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GUIA DE ORIENTAO FISCALIZAO TRABALHISTA

ELABORADO PELA EMIS


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NDICE PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DO MINISTRIO DO TRABALHO Conceito.................................................................................................................................................................................................02 Como atender o fiscal .........................................................................................................................................................................02 Principais documentos exigidos pela fiscalizao Livro de Inspeo do trabalho ...........................................................................................................................................................02 Livro ou Fichas de Registro ..................................................................................................................................................................03 Registro de Ponto..................................................................................................................................................................................03 Ficha ou Papeleta de horrio de servio externo...........................................................................................................................04 Acordo de Prorrogao de horrio de trabalho ............................................................................................................................04 Acordo de Compensao de horrio de trabalho .......................................................................................................................04 Escala de revezamento por turnos ....................................................................................................................................................05 Escala de revezamento de folgas semanais ...................................................................................................................................05 Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS).................................................................................................................................05 Comprovante de contribuio sindical patronal ...........................................................................................................................05 Comprovante de contribuio sindical dos empregados............................................................................................................05 Relao dos empregados que recolhem a contribuio sindical ..............................................................................................05 Cpia das Convenes Coletivas de Trabalho ..............................................................................................................................05 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)....................................................................................................05 CTPS Recibos de Entrega e Devoluo .........................................................................................................................................05 Aviso e Recibo de Frias......................................................................................................................................................................06 Aviso Prvio ............................................................................................................................................................................................06 Pedido de Demisso ............................................................................................................................................................................06 Recibo da Quitao da Resciso do Contrato de Trabalho........................................................................................................06 Extrato da conta vinculada do FGTS (demitidos) ...........................................................................................................................07 PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional (NR 7)....................................................................................07 PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais (NR 9)........................................................................................................07 Fichas Financeiras dos Empregados..................................................................................................................................................07 Documentos Relativos a Cooperativa / Cooperados ...................................................................................................................07 Convnio / Reembolso Creche..........................................................................................................................................................07 Registro de firma, Contrato Social e Alteraes .............................................................................................................................07 Ata de Assemblia de Constituio e Alteraes..........................................................................................................................07 Livros Caixa / Dirio / Razo / Doctos. Contbeis / Plano de Contas .......................................................................................07 Contrato de Aprendizagem ...............................................................................................................................................................07 Documentos Relativos Estgio ........................................................................................................................................................08 Carto do CNPJ....................................................................................................................................................................................08 Atestados Mdicos ...............................................................................................................................................................................08 Vale Transporte......................................................................................................................................................................................08 Comprovantes de Seguro Desemprego...........................................................................................................................................08 Recibos e Folha de Pagamento.........................................................................................................................................................08 GFIP .........................................................................................................................................................................................................09 GRFC .......................................................................................................................................................................................................09 FGTS relao dos estabelecimentos centralizados (REC) .............................................................................................................09 Relao nominal dos empregados com cargo, data de admisso e salrio...........................................................................09 Certido de objeto e p (liminar) ......................................................................................................................................................10 CIPA (NR 5).............................................................................................................................................................................................10 NR 4 (portaria 3214778 e alteraes) ................................................................................................................................................10 DIRF Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte .............................................................................................................10 Procedimento no caso de autuao e imposio de multas .....................................................................................................10 PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DA PREVIDNCIA SOCIAL Conceito.................................................................................................................................................................................................11 Principais documentos exigidos pela fiscalizao GPS Guia de Previdncia Social ........................................................................................................................................................11 Ficha de Salrio Famlia .......................................................................................................................................................................11 Salrio Maternidade.............................................................................................................................................................................12 Procedimentos no caso de autuao e imposio de multas....................................................................................................12 Discas para arquivar documentos.....................................................................................................................................................12 Anexo 1 Tabela tempo de guarda de documentos ...................................................................................................................14 Anexo 2 Tabela de multas administrativas fixas e variveis em Reais ......................................................................................15

PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DO MINISTRIO DO TRABALHO


Conceito Incumbe s autoridades competentes a proteo dos direitos trabalhistas, para tal utilizam-se dois meios, o administrativo que se d atravs da inspeo ou fiscalizao do trabalho, e o judicial atravs dos Tribunais do Trabalho. O agente da inspeo do trabalho ter livre acesso a todas as dependncias do estabelecimento, sendo as empresas, por intermdio de seus dirigentes, ou prepostos, obrigadas a prestar todos os esclarecimentos necessrios ao desempenho de suas atribuies legais e a exibir, quando exigidos, quaisquer documentos que digam respeito ao fiel cumprimento das normas trabalhistas. Os documentos sujeitos inspeo devero permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho. O ideal seria que a fiscalizao do Ministrio do Trabalho fosse orientadora, preventiva e no meramente repressiva principalmente com relao s micro e mdias empresas, levando-se em considerao que a legislao deixa claro que a orientao e as exigncias para saneamento das irregularidades precedem a imposio de multas. Como atender o fiscal A recepo do fiscal deve ser feita de forma tranqila, de preferncia por pessoas capacitadas (membros da gerncia ou diretoria), seguindo as orientaes abaixo: Solicitar a identificao do Auditor Fiscal; Recepcionar a notificao, se for o caso;

O fiscal poder marcar uma data de retorno ou pedir para que a empresa comparea na DRT para apresentao documentao solicitada. Contatar a EMIS, para que sejam tomadas as devidas providncias para a conduo dos trabalhos. Principais documentos exigidos pela fiscalizao Livro de Inspeo do Trabalho - No ato da abertura da empresa dever ser feito o livro de inspeo, este dever ficar no estabelecimento a disposio do auditor fiscal, mesmo que a empresa no possua funcionrios. Neste livro ser declarado a 3

data e a hora do incio e trmino da fiscalizao, bem como o seu resultado. (Irregularidades / Exigncias / Prazos e Autos Lavrados) Livro ou Fichas de Registro Este livro o documento que comprova o registro do funcionrio devendo este atender os seguintes requisitos: conter todos os dados do funcionrio; conter a foto; estar devidamente assinado; estar devidamente atualizado.

OBS: SE O FISCAL ENCONTRAR FUNCIONRIOS IRREGULARES OU SEM REGISTRO, IR EXIGIR O IMEDIATO REGISTRO COM O RECOLHIMENTO DE TODOS OS ENCARGOS DESDE O INCIO DA ATIVIDADE LABORATIVA, ALM DA APLICAO DA MULTA. ATENO: AUTNOMOS QUE PELA NATUREZA DO SEU TRABALHO POSSUAM AS SEGUINTES CARECTERSTICAS: HABITUALIDADE, SUBORDINAO E PAGAMENTO DE SALRIO, PODERO SER DEFINIDOS COMO FUNCIONRIOS IRREGULARES. Registro de Ponto O registro de ponto um dos itens fiscalizados pelos auditores do Ministrio do Trabalho, portanto para evitar problemas futuros muito importante observar os seguintes itens: O horrio de trabalho dos funcionrios dever estar sempre atualizado nos controles, ou seja, o horrio que estiver constando do quadro de horrio, carto de ponto, livro de ponto ou folha de presena, deve ser rigorosamente igual ao horrio anotado pelo funcionrio, constando inclusive o intervalo para refeio e ou descanso. Informamos que quando ocorrem alteraes de horrio esta deve ser de comum acordo entre as partes, portanto muito importante que a Emis seja informada a respeito destas alteraes para que sejam providenciadas as documentaes necessrias. Os controles no podem ter rasura, caso o funcionrio erre na anotao o mesmo deve fazer uma ressalva anotando o horrio correto nas observaes (no usar corretivo, no tentar apagar e no rabiscar). A jornada de trabalho deve obedecer rigorosamente o estipulado pela legislao, para saber maiores detalhes consultar iNFORMATIVO RH NRO.30 (novembro de 2004).

ERROS MAIS COMUNS NO REGISTRO DE PONTO QUE COSTUMAM GERAR MULTAS 4

O horrio anotado excede as 44 horas semanais, sem o devido pagamento das horas extras. Ex: muito comum a empresa estabelecer o horrio das 08:00 as 18:00 com intervalo de 01:00, este horrio esta incorreto pois a carga horria semanal para aqueles que trabalham de segunda a sexta-feira ser de 45 horas, gerando assim 01 hora extra por semana; ou quando o funcionrio anota horas excedentes e estas no so devidamente pagas em folha de pagamento. Anotao errada efetuada pelo funcionrio sem a devida correo. Ex. O funcionrio vem trabalhar na segunda-feira e anota por engano seu horrio no domingo, o que iria caracterizar como horas extras no pagas. Trabalho aos domingos Pela legislao proibido o trabalho aos domingos, exceto para atividades autorizadas pelo Ministrio do Trabalho. OBS: Em casos excepcionais qualquer empresa pode solicitar previamente esta autorizao. A no marcao do horrio de intervalo. OBS: Em qualquer trabalho contnuo, cuja durao exceda 06 horas, obrigatria a concesso de um intervalo pra repouso e alimentao de no mnimo 01 hora e no mximo duas horas. Caso a jornada diria seja inferior a 06 horas, imediatamente aps 04 horas trabalhadas obrigatria a concesso de um intervalo de 15 minutos. Anotaes por terceiros ou qualquer outro tipo de fraude que venha ser apurada pelo fiscal do trabalho. Ex: O funcionrio trabalha efetivamente todos os dias das 08:00 s 19:00 e anota em seu registro de ponto que trabalha das 08:00 s 17:48, o fiscal pode perguntar ao funcionrio o horrio trabalhado e se este no confirmar o horrio registrado caracteriza-se a fraude; no caso do fiscal encontrar o funcionrio trabalhando, quando este est de frias ou afastado pelo INSS, mesmo que o registro de ponto no esteja sendo anotado. Ficha ou Papeleta de horrio de servio externo Somente nos casos em que a natureza do trabalho assim o exigir. Acordo de Prorrogao do horrio de trabalho Esta documentao necessria quando for estabelecido de comum acordo entre o funcionrio e a empresa um horrio fixo que exceda as 44 horas semanais, no podendo esta prorrogao ser superior a 02 horas extras dirias. Acordo de Compensao de horrio de trabalho Esta documentao necessria quando houver prorrogao da jornada diria, com a conseqente supresso do trabalho num determinado dia. OBS: O acordo de compensao geralmente celebrado quando a jornada de trabalho de segunda sexta feira com descanso aos sbados.

Escala de revezamento por turnos - Somente nos casos em que a natureza do trabalho assim o exigir. Escala de revezamento de folgas semanais - Somente nos casos em que a natureza do trabalho assim o exigir. Relao anual de informaes sociais (RAIS) Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministrio do Trabalho as informaes referentes aos seus vnculos empregatcios por intermdio da Rais, esta declarao entregue anualmente. Comprovante de contribuio sindical patronal Toda empresa est obrigada a recolher anualmente a contribuio sindical patronal em favor do sindicato representativo de sua categoria. Este recolhimento normalmente efetuado no ms de janeiro de cada ano, sendo o seu percentual determinado de acordo com o valor do seu capital social. Comprovante de contribuio sindical dos empregados - Toda empresa est obrigada a descontar na folha de pagamento e recolher anualmente a contribuio sindical dos seus empregados em favor do sindicato representativo da classe. Este recolhimento normalmente efetuado no ms de maro de cada ano, ou no ms posterior a admisso quando esta ocorrer aps o ms de contribuio, sendo o seu valor correspondente a 1/30 avos de sua remunerao. Relao dos empregados que recolhem a contribuio sindical Lista dos funcionrios que tiveram o desconto da contribuio sindical na folha de pagamento em determinada competncia. OBS: Esta lista deve estar anexa a guia de recolhimento sindical correspondente. Cpia das Convenes Coletivas de trabalho O auditor fiscal pode solicitar esta documentao para verificar o devido cumprimento das clusulas estabelecidas. Ex: Piso salarial / Carga horria / Fornecimento de Cesta Bsica / Adicionais de hora extra, etc. Cadastro Geral de empregados e desempregados (CAGED) Declarao entregue mensalmente quando ocorrerem as seguintes movimentaes de empregados : ADMISSO / DEMISSO OU TRANSFERNCIA. CTPS recibos de entrega e de devoluo Toda vez que o funcionrio entregar a CTPS para devidas anotaes (admisso ou atualizao) o empregador dever devolv-la no prazo de 48 horas, sendo que na sua entrega e devoluo dever ser feito um recibo. OBS: A Emis compromete-se a enviar informaes referentes a registro e atualizao da CTPS em 48 horas, devendo o empregador proceder as anotaes no documento original, caso contrrio, no nos responsabilizamos pelo cumprimento deste prazo. 6

Aviso e Recibo de Frias Transcorrido um ano de trabalho o empregado tem direito a 30 dias de frias. A remunerao deste perodo deve ser acrescida de 1/3 do valor do salrio e devendo ser paga dois dias teis antes do incio das frias. As frias devem ser concedidas durante o ano seguinte ao perodo aquisitivo. Se isso no acontecer, o empregador dever pagar frias em dobro. Em casos de frias coletivas, estas sero concedidas em dois perodos, sendo que nenhum deles poder ser inferior a dez dias corridos. Aos menores de 18 anos e aos maiores de 50 anos de idade, as frias sero sempre concedidas de uma s vez. Os avisos e recibos de frias devero estar devidamente assinados. OBS: Existem neste documento dois campos onde o funcionrio dever assinar, a parte superior refere-se ao aviso com data de 30 dias de antecedncia do incio das frias, a parte inferior refere-se ao recibo com data de pagamento dois dias teis antes do incio das frias. Aviso prvio O aviso prvio uma notificao que uma das partes do contrato de trabalho faz outra, dando-lhe cincia da resciso do mesmo. Sua validade est condicionada ao recebimento da carta e assinatura de ciente na data em que efetivamente for comunicada a dispensa do funcionrio. O aviso prvio trabalhado dado pelo empregador nulo de pleno direito caso o funcionrio no tenha a devida reduo de sua carga horria, que pode ser de 07 dias corridos, um dia por semana, ou reduo de 02 horas dirias. O pedido de dispensa de cumprimento do aviso no exime o empregador de pagar o valor respectivo, salvo comprovao de haver o funcionrio obtido um novo emprego. Quando o empregador dispensa o funcionrio do cumprimento do aviso prvio este considerado aviso prvio indenizado. Pedido de Demisso Sua validade est condicionada ao recebimento da carta e assinatura de ciente na data em que efetivamente for comunicado o pedido de demisso. A carta dever ser escrita de prprio punho pelo funcionrio, caso este seja analfabeto a carta poder ser digitada, porm dever ser assinada por duas testemunhas, alem do responsvel. Recibo da quitao da resciso do contrato de trabalho o termo de resciso do contrato de trabalho quitado de acordo com a legislao vigente, e homologado conforme o caso.

Extratos da conta vinculada FGTS (demitidos) Pode ser emitido a qualquer tempo atravs do conectividade social, desde que a empresa possua este cadastro. PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional. (NR 7) - Estabelece a obrigatoriedade de elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados, independentemente do grau de risco ou porte da empresa, com objetivo de promoo e preservao da sade do conjunto de seus trabalhadores. O PCMSO deve ser coordenado por um Mdico do Trabalho devidamente habilitado, podendo o fiscal solicitar os exames mdicos (admissional, peridico e demissional), o relatrio geral do programa e o relatrio anual. PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais. (NR 9) - Estabelece a obrigatoriedade da elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados, independentemente do grau de risco da empresa e porte da empresa. Este programa visa a preservao da sade e da integridade dos trabalhadores, atravs da antecipao, reconhecimento, avaliao e conseqente controle da ocorrncia de riscos ambientais existentes ou que venham existir no ambiente de trabalho, tendo em considerao a proteo do meio ambiente e dos recursos naturais. Trata-se de um relatrio elaborado por engenheiro ou tcnico do trabalho devidamente habilitado, devendo ser renovado anualmente. Fichas financeiras dos empregados Podem ser emitidas a qualquer tempo, para conferncia e apurao geral. Documentos relativos a cooperativa / cooperados - Somente nos casos em que a natureza do trabalho assim o exigir. Convnio / Reembolso creche obrigatria a instalao de local destinado a guarda de crianas com idade de amamentao nos estabelecimentos em que trabalharem pelo menos 30 mulheres com mais de 16 anos de idade, podendo a manuteno desta ser substituda pelo reembolso creche. Registro de firma, contrato social e alteraes - Apresentar ao fiscal o contrato social e todas as suas alteraes. Ata de assemblia de constituio e alteraes - Somente nos casos em que a natureza do trabalho assim o exigir. Livros Caixa / Dirio / Razo / doctos. Contbeis / plano de contas - Somente nos casos em que a legislao assim o exigir. Contrato de aprendizagem Contrato de trabalho especial ajustado por escrito por prazo determinado de at dois anos em que o empregador se compromete a 8

assegurar ao maior de 14 e menor de 18 anos inscrito em programa de aprendizagem a formao tcnica profissional adequada. Este tipo de contrato aplica-se a escolas tcnicas de educao, entidades sem fins lucrativos e outras com estrutura adequada ao desenvolvimento dos programas de aprendizagem. A durao ao trabalho do aprendiz no poder exceder 08 horas dirias, sendo que 02 delas devem ser destinadas a aprendizagem terica. Ao final do perodo ser conferido ao aprendiz certificado de qualificao profissional atravs da entidade competente. Documentos relativos estgio Termo de compromisso celebrado entre o estudante e a empresa, com a intervenincia obrigatria da instituio de ensino e aplice de seguro de acidentes pessoais. Deve constar do termo de compromisso as seguintes disposies: Qualificao da empresa concedente, do estagirio e da instituio de ensino; Durao do estgio no podendo ser inferior a um semestre letivo Objeto do estgio que deve coincidir com programas estabelecidos pela instituio de ensino; Valor da bolsa quando pactuado; Horrio do estgio; Companhia seguradora e nmero da aplice que garanta ao estagirio cobertura sobre acidentes pessoais;

Carto do CNPJ Pode ser emitido a qualquer tempo. Atestados Mdicos Aqueles apresentados pelos funcionrios para abono de faltas e atrasos. Vale Transporte O fiscal poder solicitar os seguintes documentos: Declarao de Opo de VT; Recibo de entrega do VT; Recibo de compra do VT.

Comprovantes de Seguro Desemprego Quando ocorrer dispensa sem justa causa ou trmino do contrato de experincia o funcionrio ter direito ao formulrio do Seguro Desemprego. O canhoto marrom que a comunicao de dispensa dever ser assinado e permanecer em poder da empresa, devendo ser apresentado conforme a solicitao do fiscal. Recibos e Folha de Pagamento Os recibos de pagamentos devem ser apresentados com a data de pagamento preenchida at o 5 dia til do ms 9

subseqente e devidamente assinados. Nesta documentao o fiscal ir verificar se o pagamento do salrio est ocorrendo na data de seu vencimento, se o valor pago referente as horas extras e respectivo DSR est correto, se os valores descontados esto de acordo com a legislao, etc. As folhas de pagamento devem ser apresentadas sem nenhum tipo de rasura ou anotao. O fiscal far a conferncia do valor referente ao recolhimento do FGTS e contribuies sindicais. GFIP Esta guia comprova o recolhimento do fundo de garantia, ela composta por trs documentos a saber : Protocolo de Conectividade o comprovante de envio das informaes referentes ao fundo de garantia para a Caixa Econmica Federal, atravs de meio eletrnico; Guia de Recolhimento do FGTS e informaes para a Previdncia Social (GFIP) a guia onde constam os valores totais a serem recolhidos; devendo conter autenticao bancria ou comprovante de pagamento quando este for efetuado pela Internet. Relao dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP lista onde constam os dados de cada funcionrio. ATENO: O RECOLHIMENTO DO FGTS O TEM MAIS IMPORTANTE PARA A FISCALIZAO DO TRABALHO, CASO HAJA GUIAS EM ATRASO O FISCAL IR SOLICITAR O SEU IMEDIATO RECOLHIMENTO, OU EM ALGUNS CASOS O FISCAL PODER ACEITAR QUE A EMPRESA ENTRE COM PEDIDO DE PARCELAMENTO DO FGTS, MAS ESTE S SER VLIDO APS O DEFERIMENTO PELA CAIXA ECONOMICA FEDERAL, SENDO QUE ESTAS MEDIDAS NO ISENTARO A EMPRESA DE MULTA POR ATRASO NOS RECOLHIMENTOS. GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e da contribuio (mais conhecida como guia de multa do fgts) nesta guia constam os valores totais a serem recolhidos; quando ocorrer resciso sem justa causa por parte do empregador ou resciso por trmino de contrato, devendo conter autenticao bancria ou comprovante de pagamento quando este for efetuado pela Internet. FGTS relao dos estabelecimentos centralizados (REC) - Somente nos casos em que a legislao assim o exigir. Relao nominal dos empregados com cargo, data de admisso e salrio - Pode ser emitido a qualquer tempo.

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Certido de objeto e p (liminar) Certido que d a posio de andamento de processos perante a justia federal, mediante solicitao da parte interessada. Aplica-se somente nos casos em que o fiscal exigir. CIPA (NR 5) - Estabelece uma Comisso Interna de Preveno de Acidentes que tem como objetivo a preveno de acidentes e doenas profissionais. Esta comisso obrigatria a todas as empresas regidas pela CLT, com mais de 50 empregados (o nmero mnimo de empregados para composio da CIPA pode cair para 20 dependendo do grau de risco da empresa estabelecido no Quadro I desta NR). Esta NR tambm estabelece que quando a empresa no for obrigada a constituir a CIPA, dever designar um responsvel e promover anualmente seu treinamento para o devido cumprimento dos objetivos desta NR. O fiscal poder solicitar o certificado deste treinamento. NR 4 (portaria 3214778 e alteraes) Somente nos casos em que a legislao assim o exigir. DIRF Declarao de Imposto de Renda retido na fonte uma declarao onde constam todos os dados referentes as retenes de Imposto de Renda efetuadas pelo empregador, onde o fiscal poder apurar se os valores retidos dos funcionrios foram devidamente declarados. Procedimentos no caso de autuao e imposio de multas Caso o fiscal encontre irregularidades, e decida pela autuao da empresa a mesma ser da seguinte forma : O auto de infrao ser lavrado em duas vias, sendo uma via entregue ao infrator contra recibo, ou enviada dentro do prazo de 10 dias. O auto dever ser lavrado no local da inspeo; O infrator ter dez dias contados a partir do recebimento do auto, para a apresentao da defesa; Tendo a autoridade competente decidido pela aplicao da multa o infrator ter o prazo de dez dias contados do recebimento da notificao da multa para interpor recurso, sendo que para isto dever efetuar o pagamento da multa; A multa ser reduzida em 50% se o infrator, renunciando ao recurso, a recolher dentro do prazo de 10 dias contados a partir do recebimento da infrao ou publicao do edital. A aplicao da multa no eximir o infrator da responsabilidade em que incorrer por infrao das leis penais; 11

Alm das multas acima a empresa tambm pode estar sujeita a multa por descumprimento de clusulas da conveno coletiva.

PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DA PREVIDNCIA SOCIAL


Conceito de responsabilidade das autoridades competentes assegurar o cumprimento das obrigaes previdencirias das empresas e dos segurados. A ao fiscal realizada pelos auditores fiscais da previdncia social. A aes fiscais podero resultar no lanamento de crdito previdencirio, lavratura de auto de infrao, apreenso de documentos de qualquer espcie, emisso de termo de arrolamento de bens e emisso de lanamento de dbito confessado. Principais documentos exigidos pela fiscalizao GPS Guia de Previdncia Social - Esta guia comprova o recolhimento das contribuies previdencirias. Ficha de Salrio Famlia - O salrio-famlia um benefcio pago aos trabalhadores com a finalidade de ajudar no sustento dos filhos de, no mximo, 14 anos de idade ou invlidos. O salrio-famlia que pago mensalmente ao empregado pela empresa, ter sua veracidade apurada, pois seu valor deduzido da GPS. O fiscal ir verificar se o funcionrio atende todos os requisitos necessrios para o recebimento do benefcio, portanto a empresa deve ter um controle rigoroso dos seguintes documentos: Termo de responsabilidade do salrio-famlia; Cpia da certido de nascimento dos filhos ; Cpia da caderneta de vacinao ou documento equivalente, quando o filho ou equiparado for menor de 7 anos, atualizada nos meses de maio e novembro de cada ano, a partir do ano 2000; Comprovante de freqncia escola, a partir de 6 anos de idade do filho ou equiparado, atualizada nos meses de maio e novembro de cada ano, a partir do ano 2000;

O pagamento do benefcio deve ser suspenso se no houver a apresentao dos atestados de vacinao e freqncia escolar dos filhos, pois a empresa incorre em irregularidade se efetuar a deduo na GPS sem ter os documentos exigidos conforme a legislao.

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Salrio Maternidade O salrio maternidade devido a funcionria durante 120 dias, podendo ter incio 28 dias anteriores ao parto e trmino 91 dias aps ele. O salrio maternidade que pago mensalmente a empregada pela empresa, ter sua veracidade apurada, pois seu valor tambm deduzido da GPS. O fiscal ir verificar se o funcionrio atende todos os requisitos necessrios para o recebimento do benefcio, portanto a empresa deve ter arquivado o atestado mdico que dever indicar a finalidade a que se destina, ou seja, dever estar especificado como licena maternidade, constando a data de incio do afastamento. Procedimentos no caso de autuao e imposio de multas Se forem constatadas irregularidades no que diz respeito legislao previdenciria o fiscal ir lavrar um auto de infrao - AI, entretanto, se for apurado atraso nos recolhimentos o fiscal lavrar uma notificao fiscal de lanamento de dbito NFLD. Aps o recebimento do AI ou NFLD a empresa ter o prazo de 15 dias para efetuar o pagamento/ parcelamento ou apresentar defesa sob pena de inscrio em Dvida Ativa. ATENO: CONSTITUI CRIME DE AO PENAL PBLICA A FALTA DE REPASSE AO INSS DOS VALORES DESCONTADOS DOS CONTRIBUINTES APROPRIAO INDBITA, OU SEJA, O NO PAGAMENTO DA PARTE DESCONTADA DOS EMPREGADOS NAS GPS, PODENDO HAVER PENA DE RECLUSO DE 02 A 05 ANOS, ALM DA MULTA. Dicas para arquivar documentos A legislao trabalhista exige que sejam emitidos um grande nmero de documentos que devem ser conservados por um longo perodo de tempo, para facilitar o acesso a esses documentos no caso de uma fiscalizao aqui vo algumas dicas de como seu arquivo pode ser organizado: Cada funcionrio dever possuir uma pasta pronturio, onde devero ser arquivados os documentos individuais, tais como: cpia dos documentos pessoais (RG/CPF/Comprovante de Endereo/CTPS/PIS/Ttulo de Eleitor e comprovante da ltima votao/Comprovante de Escolaridade/Carteira de Reservista/CNH); Contrato de Experincia; Acordo de Compensao, e ou Prorrogao; Declarao de Vale Transporte, Recibo de Entrega de Uniforme; Fichas de Salrio Famlia e anexos; Fichas de Salrio Maternidade e anexos; Atestados Mdicos ; Folhas de Presena ou Carto de Ponto; Recibos de Entrega de Vale Transporte; Recibos de Entrega de Cesta Bsica; Aviso e Recibo de Frias; e Recibos de Pagamentos, sendo que este devero ser ordenados em ordem cronolgica crescente, podendo ser arquivado cada tipo de documento em um saquinho separado identificado dentro da pasta, conforme modelo abaixo: 13

Recibo Frias Recibo VT

Preencher o nome do funcionrio na pasta

Cpia Doctos Carto Ponto

Os impostos (GPS/GFIP/DARF/Sindicais/etc), declaraes (RAIS/CAGED/DIRF) e folhas de pagamento podero ser arquivados em ordem cronolgica crescente em pastas individuais previamente identificadas, preferencialmente separadas por ano, conforme modelo abaixo:

ANO 2002 ANO 2003 ANO 2004 ANO 2005

Preencher a identificao na pasta Ex: GPS

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Anexo 1 - Tabela tempo de guarda de documentos

Documentos Acordo de Compensao de Horas Acordo de Prorrogao de Horas Recibo de Pagamento de Frias e 13 salrio Contrato Social e Alteraes Posteriores Carto do CNPJ CIPA Comisso Interna Preveno de Acidentes DIRF Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte DARF PIS RAIS Relao Anual de Informaes Sociais PCMSO (Exames Mdicos Admissionais, Peridicos, Demissionais) FGTS ( GFIP Guia do Fundo de Garantia e Informaes a Previdncia Social , Protocolo de Conectividade e RE Relao de Empregados) Folha de Pagamento Folhas ou Cartes de Ponto (devidamente assinados e sem falta de marcaes) Formulrio CAGED GRCS Contribuio Sindical / Assistencial Patronal e de Empregados (Guia e Relao) GPS Guia da Previdncia Social Atestados Mdicos Ficha de Salrio Famlia e anexos (Cpias de Certides de Nascimento, Comprovantes de Escolaridade e Comprovantes de vacinao) Documentao de Salrio Maternidade Hollerith / Recibos de Pagamento Laudo PPRA Livro de Inspeo do Trabalho Livro ou Ficha de Registro de Empregados Pronturios de Funcionrios Comunicao de Aviso Prvio Termo de Resciso de Contrato de Trabalho Carta de Pedido de Demisso GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Contribuies Seguro Desemprego Recibos de Vale-Refeio / Cesta Bsica Recibos de Entrega Vale-Transporte

Prazos de Guarda 06 anos 06 anos 06 anos Indeterminado Atualizado 05 anos 07 anos 10 anos Indeterminado 20 anos 35 anos 35 anos 06 anos 10 anos 05 anos 35 anos 35 anos 35 anos 35 anos 10 anos 20 anos Permanente Indeterminado Indeterminado 02 anos Indeterminado 02 anos 35 anos 05 anos 10 anos 06 anos

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Anexo 2 - Tabela de multas administrativas fixas e variveis em reais

Natureza da Infrao
Falta de registro de empregado Falta de atualizao de livro ou ficha de empregado Contrato individual de trabalho Frias Falta de Anotao ou Anotao Indevida na CTPS Extravio / Inutilizao ou Reteno da CTPS Cobrana da CTPS pelo Sindicato Atraso no pagamento de salrio No pagamento de verbas rescisrias no prazo Trabalho do menor Trabalho da mulher 13 salrio Vale Transporte Entrega de CAGED com atraso at 30 dias Entrega de CAGED com atraso 31 at 60 dias Entrega de CAGED com atraso acima de 60 dias Durao do trabalho Salrio mnimo Segurana do Trabalho

Valor da Multa
R$ 402,53 Por empregado, dobrado na reincidncia R$ 201,27- Dobrado na reincidncia R$ 402,53 Dobrado na reincidncia R$ 170,26- Por empregado ,dobrado na reincidncia R$ 402,53 R$ 201,27 R$ 1.207,60 R$ 170,26- Por empregado prejudicado R$ 170,26- Por empregado prejudicado + multa 1 salrio corrigido para o empregado R$ 402,53 Dobrado na reincidncia R$ 80,51 at R$ 805,07 Valor mximo na reincidncia, artifcio, simulao ou fraude R$ 170,26 Por empregado, dobrado na reincidncia R$ 170,26-Por empregado, dobrado na reincidncia R$ 4,47-Por empregado R$ 6,70-Por empregado R$ 13,41-Por empregado De R$ 40,25 at R$ 4025,33 Dobrado na reincidncia, oposio ou desacato De R$ 40,25 at R$ 1610,13 Dobrado na reincidncia De R$ 670,89 at R$ 6.708,88 Valor mximo na reincidncia, embarao, resistncia, artifcio, simulao. De R$ 402,53 at R$ 4025,33 Valor mximo na reincidncia, embarao, resistncia, artifcio, simulao De R$ 8,05 at R$ 8050,65 De R$ 201,27 at R$ 2012,66 De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado na reincidncia, fraude, simulao, artifcio, resistncia, embarao ou desacato De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado na reincidncia, fraude, simulao, artifcio, resistncia, embarao ou desacato De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado na reincidncia, fraude, simulao, artifcio, resistncia, embarao ou desacato

Medicina do Trabalho

Contribuio Sindical Fiscalizao FGTS Falta de depsito

FGTS - Deixar de computar parcela de remunerao

FGTS Deixar de efetuar o depsito aps notificao

FGTS Apresentar informaes com erro ou omisso sobre a conta vinculada do trabalhador Seguro - Desemprego De R$ 425,64 at reincidncia, oposio RAIS: no entregar no prazo previsto, entregar com De R$ 425,64 at erro, omisso ou declarao falsa. reincidncia, oposio

R$ 42564,00 ou desacato R$ 42564,00 ou desacato

Dobrado na Dobrado na

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