UNIFIEO CENTRO UNIVERSITRIO FIEO

CONCEITOS BSICOS DE AUTOMAO COMERCIAL

REGIANE RELVA ROMANO

Resumo Esse trabalho tem como objetivo a demonstrao dos principais recursos disponveis para a rea de automao comercial, tanto nvel de hardware quanto nvel de servios e legislao, bem como salientar a importncia da automao comercial para a sobrevivncia dos estabelecimentos comerciais, tornando-a uma ferramenta imprescindvel de apoio deciso.

Palavras-chave Automao Comercial, EDI - Intercmbio Eletrnico de Documentos , ECR - Resposta Eficiente ao Consumidor, ABC - Custeio Baseado em Atividades. Summary This work has as objective the demonstration of the main available features for the area of commercial automation, as much to the level of the hardware how much to the level of jobs and legislation, as well as pointing out the importance of the commercial automation for the survival of the commercial establishments, becoming it an essential tool of bracket the decision.

Keywords Commercial Automation,, EDI - Eletronic Data Interchange, ECR - EFFICIENT CONSUMER RESPONSE, ABC - Activity Based Costing.

1.

Introduo

A concorrncia e o surgimento de novas tecnologia vem incentivando o aprimoramento do sistema de distribuio das empresas, que tem, na automao comercial, seu grande aliado. Muitas indstrias preocupam-se j algum tempo, em proporcionar agilidade, pontualidade e eficincia na prestao de servios ao comrcio. O conjunto de todos estes fatores, englobando um conceito amplo, denominado Nvel de Servio , gera vantagens indiretas que atingem o consumidor. Afinal , a satisfao do cliente objetivo comum ao intercmbio indstria e comrcio. Para que este nvel tenha um desenvolvimento ideal e desejado, os empresrios devero, no entanto, transpor um grande obstculo: a ausncia de um sistema de informao, que permite, com preciso, a tomada de decises. Isto s ser conseguido, por meio de investimentos macios, na rea de automao comercial. fundamental que a indstria , consciente da necessidade de atender melhor a seus consumidores finais, invista, com prioridade, em inovaes. Os benefcios que podem advir deste nvel de prestao de servios e a conseqente satisfao do consumidor , indicam que a indstria e o comrcio, mais do que nunca, precisam caminhar na mesma direo, o que j est acontecendo. A evoluo veloz e crescente do nmero de produtos codificados, sua aceitao e a utilizao do EDI - Eletronic Data Interchange so bons exemplos destas iniciativas conjuntas. Atualmente, uma srie de empresas do varejo, em funo das presses do negcio, tentam, desesperadamente reduzir custos. Na maioria dos casos, atingem 50% de sucesso, sendo que o mais importante a implantao de um programa contnuo de reduo de custos, que integre dados estrutura organizacional da empresa. Para a realizao destes projetos, necessrio o uso de metodologias testadas e aprovadas, utilizando-se ferramentas, as quais viabilizam a modelagem do negcio ideal. O futuro aponta para um estreitamento mais significativo na relao indstria e comrcio, num maior conhecimento de suas logsticas e de uma troca cada vez mais aberta de informaes. Somente desta maneira os benefcios da automao chegaro, em sua totalidade aos consumidores, visando esta integrao, vrias empresas tm destinado grandes esforos para transferncia eletrnica de informaes e em uma administrao mais eficaz. 2- O que automao comercial ? A automao comercial um processo que visa a mecanizao, a desburocratizao e a busca pela Excelncia de um ponto de venda, que abrange desde a entrada da mercadoria at a sada da mesma. No pode ser entendida pela instalao simples de equipamentos, mas sim como um projeto complexo que pode levar a empresa a ter aumento em seus lucros ou uma ferramenta capaz de levar o comerciante falncia. A automao causar grande impacto na sociedade com repercusses positivas e negativas. Tanto gerar desemprego, como desencadear uma demanda de mo-de-obra especializada . Em um processo de automao comercial, vrias pessoas e processos estaro envolvidos direta ou indiretamente. importante salientar que a diretoria e/ou pessoas com poder de deciso devero estar integradas ao projeto, participando de todas as suas fases e dificuldades. A automao est totalmente ligada tecnologia e quando falamos em tecnologia falamos na elevao do nvel de conhecimento, novos recursos e consequentemente novos investimentos. No devemos entender que automatizar sinnimo de demisso de funcionrios, mas devemos lembrar que esses devero ser reciclados e s vezes remanejados. Ela no deve ter como objetivo principal a eliminao de pessoas, mas sim maior produtividade, controle e qualidade; fatores que desencadearo um aumento de lucros. No Brasil, a automao como um todo, ainda uma questo delicada, pois pode agravar ainda mais o problema de desemprego e por outro lado, pode aumentar a produo e diminuir custos, o que fundamental para superar a crise que ainda enfrentamos. 2.1 - Composio de um projeto bsico de automao comercial O projeto de automao composto basicamente pela :

1) 2) 3) 4) 5)

Identificao das Necessidades Definio do Software e Hardware Treinamento e envolvimento dos usurios Implantao e acompanhamento Manuteno e Suporte 3

2.2.1 - Identificao das Necessidades

Essa a tarefa que exige maior empenho da equipe. O mercado oferece vrios pacotes prontos, com solues milagrosas , porm at que ponto essas solues serviro para a sua empresa ?
Nesse momento, fundamental levantar as necessidades de todos os departamentos / setores da empresa (ou loja). Quais so as informaes que a empresa necessita para tomar decises , tanto na hora da compra de mercadorias , quanto na hora da venda. O processo de informatizao de uma loja pode variar de acordo com a disponibilidade financeira e necessidade de controle da loja. Existem estabelecimentos que se contentam com o simples controle de estoque e de caixa; outros porm, necessitam de um controle de compras integrado com contas a pagar, contabilidade, estoque, distribuio de mercadorias por filiais, controle de recebimento de informaes das filiais e centralizao Se a empresa possuir filiais, temos que identificar como todas as filiais sero implantadas, quais sero os custos, como as informaes sero coletadas e/ou centralizadas, quais sero as formas de visualizao dessas informaes (consultas em telas, relatrios, grficos, etc) , qual o melhor lay-out, entre outros detalhes que desencadearo vrios processos. Alm da definio desses detalhes, temos que pensar no lay-out da loja : mveis, formas de atendimento, perifricos, enfim, toda a parafernlia envolvida na montagem de uma nova loja. 2.2.2 - Definio do Software e do Hardware Aps o detalhamento de todas as necessidades, ser possvel definir quais sero os equipamentos e os sistemas que sero utilizados . Nessa hora, fundamental efetuar um levantamento detalhado dos parceiros e fornecedores que sero contratados, como atendem o mercado, o grau de satisfao dos clientes, os problemas mais corriqueiros, as falhas, as vantagens e as desvantagens de cada um. As empresas maiores, tm um nome a zelar, mas isso no significa que so as melhores. Existem empresas pequenas que possuem solues excelentes, porm, temos que tomar todos os cuidados e precaues. O porte do parceiro, os equipamentos e o nvel de informatizao / automatizao dependero das prioridades da empresa, detalhadas durante a fase de definio das necessidades. A informatizao poder ser parcial ou total e o nvel de automatizao depender dos investimentos que sero disponibilizados.

2.2.3 - Treinamento e Envolvimento dos usurios

Para que o processo de automao seja bem sucedido, todos devero estar envolvidos. normal a rejeio dos funcionrios, pois todos entendero que a automao ser sinnimo de demisso. Com o envolvimento e o comprometimento de todos , ficar mais fcil o processo de automao. Nessa etapa, o treinamento do pessoal far com que os mesmos tornem-se motivados e importantes. 2.2.4 - Implantao e Acompanhamento A fase de implantao tem que estar sincronizada entre todos os parceiros e fornecedores. A infra-estrutura, os mveis, as instalaes eltricas e lgicas, os equipamentos, o sistema, enfim, tudo dever estar pronto e testado para a inaugurao do sistema. Aps a instalao, o acompanhamento a pea fundamental, pois nessa fase sero eliminados todas as possveis pendncias e eliminadas as dvidas. 3 - Histrico da Automao Comercial no Brasil O processo de automao comercial no Brasil est crescendo em rtimo frentico. Quem no se modernizar vai quebrar ! Com a recesso econmica, os estabelecimentos comerciais, sobretudo os de pequeno e mdio porte, tm investido na automao para reduzir custos, baixar preos e facilitar o acesso s ferramentas de gesto. As 4

grandes redes de departamentos e supermercados, esto impulsionando esse mercado e hoje, e o processo da Automao Comercial no Brasil pode ser caracterizado como : um fator decisivo para se assegurar a competitividade das empresas de varejo; um fator abrangente que no se restringe ao setor varejista, mas, a partir dele, se estende aos atacadistas, aos fornecedores, aos transportadores, aos bancos, s seguradoras, ao fisco, s agncias governamentais de estatstica e, agora ao MERCOSUL.

4- Implicaes Legais 4.1 - Evoluo histrica dos equipamentos fiscais Devido expanso das relaes comerciais ocorrida em todo o mundo, houve a necessidade da criao de um instrumento mais eficiente para controlar o processo de venda e de controle interno de uma loja, realizados durante uma operao comercial. At chegar ao registro em papel, houve uma evoluo que partiu desde a argila at aos equipamentos que temos hoje, passando nesse meio tempo por caixas de madeiras, gavetas, mquinas de somar e a mquina de calcular. A primeira caixa registradora foi inventada por James e John Ritty em 1878 nos Estados Unidos e destinava-se ao controle do dinheiro recebido durante as vendas do dia. Tratava-se de uma Caixa Registradora parecida com um relgio e possua dois ponteiros um para os centavos e o outro para os dlares. Com o passar do tempo, tornou-se obsoleta pois foram surgindo outras formas de pagamentos que obrigou o surgimento de novas caixas registradoras, logo em seguida apareceram as caixas registradoras eletrnicas (CRE) e por fim, os primeiros terminais de ponto de venda (PDV), sendo que os mais modernos permitiam a utilizao de canetas pticas e leitores de cdigo de barras. No Brasil, a primeira loja a instalar os equipamentos com finalidade fiscal foi a Loja Sears, em 1949; sendo que na dcada de 50, com o aparecimento do auto-servio em outros ramos varejistas fez com que surgissem os primeiros fabricantes nacionais de caixas registradoras. Porm, apenas em 1976 foram instalados os primeiros sistemas de PDV no Brasil e somente por volta dos anos 80 surgiram os primeiros fabricantes nacionais . 4.2 Convnios Devido ao forte impacto econmico e as facilidades geradas pelos novos sistemas, foram elaborados alguns convnios fiscais com o objetivo de normatizar o controle da operao do ICMS. Esses convnios datam de 1986, mas o 156/94 trata diretamente dos ECF, conforme segue : ICMS-156/94 Cria e nomatiza o uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, com capacidade para emitir cupom fiscal, compreendendo trs tipos bsicos : ECF - MR : emissor de cupom fiscal - mquina registradora ECF - PDV : emissor de cupom fiscal - terminal de ponto de venda ECF - IF : emissor de cupom fiscal - impressora fiscal Determina ainda : 1. o uso do ECF continuaro sendo autorizados pelos Estados, conforme Pedido de Uso e Cessao de Uso a ser preenchido pelo Usurio 2. adoo da memria fiscal nos equipamentos 3. a proibio de tecla, dispositivo ou funo que iniba a emisso de documentos fiscais e o registros de operaes ; vede a acumulao dos valores das operaes sujeitas ao ICMS, e que permita a emisso de documentos, para outros controles, que se confunda com o cupom fiscal. 4. o cupom fiscal dever conter a indicao da situao tributria de cada item registrado, mesmo que por meio de cdigo, observando quatro situaes tributrias : tributado, substituio tributria, iseno ou no incidncia 5. a necessidade da discriminao, cdigo, quantidade e valor unitrio da mercadoria ou servio no cupom fiscal 6. uma seo especfica para a nota fiscal de venda a consumidor e bilhetes de passagem 5

7. a possibilidade dos ECF-PDV e ECF-IF interligarem-se a computador ou a perifricos que permitam um posterior tratamento de dados, bem como a utilizao desses equipamentos para registro conjunto de operaes sujeitas e no sujeitas ao ICMS 8. os ECF-PDV e ECF-IF podero emitir cupom fiscal cancelamento, desde que seja imediatamente aps a emisso do cupom a ser cancelado 9. ser permitida a interligao do ECF-MR a computador, desde que o software bsico no possibilite que o aplicativo altere totalizadores e contadores e permita modificar a programao residente no equipamento software bsico homologado pela COTEPE 10. fica vedado o uso de ECF exclusivamente para operaes de controle interno do estabelecimento e de qualquer outro equipamento emissor d cupom, que possa ser confundido com cupom fiscal, no local de atendimento pblico 11. no caso da substituio de MR ou PDV por ECF, os equipamentos substitudos podero ser transferidos at 31/12/96, para outro estabelecimento da mesma empresa, localizado no mesmo Estado. Para cada equipamento recebido por transferncia, dever ocorrer, no estabelecimento de destino, a baixa e inutilizao de uma MR ou PDV 12. o cdigo utilizado para identificao das mercadorias registradas em ECF deve ser o padro EAN-13. A utilizao de qualquer outro padro dever ser previamente comunicada ao Fisco Estadual 13. os equipamentos que no atendem s exigncias deste Convnio, mas que j se encontram homologados pela COTEPE, podero continuar a ser autorizados at 31/12/95, desde que observados os convnios ICM 24/86 e 44/87 AJUSTE SINIEF O5/94 1. alterou o convnio que instituiu o Sistema Nacional Integrado de Informaes Econmicas Fiscais em relao emisso de cupom fiscal por ECF 2. estabelece que em substituio nota fiscal, nas vendas vista a consumidor em que a mercadoria for retirada ou consumida no prprio estabelecimento pelo comprador, poder o contribuinte emitir cupom fiscal por meio de ECF; ou, em substituio ao cupom fiscal emitido por equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), poder ser emitida a nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2). Alm desses convnios, vrios outros foram criados para prorrogar os prazos de implantao dos ECF nos estabelecimentos comerciais, os quais no fazem parte do escopo deste trabalho.

5- INSTRUMENTOS DISPONVEIS PARA AUTOMAO COMERCIAL Atualmente, os instrumentos disponveis para automao comercial nvel de loja so : PDV (Ponto de Venda)

Utilizados para automatizar as funes dos caixas. Trata-se de um microcomputador (especial ou no), compatvel com a arquitetura PC, com perifricos voltados rea de automao comercial, tais como : impressora fiscal, leitor ptico de barras, impressora de cheques, gavetas, teclados com ou sem display e com ou sem slot, torres / display para clientes, enfim, uma mquina que substitui uma caixa registradora aliada a todas as vantagens de um PC. Esse conjunto de equipamentos, acoplados a um balco na sada de uma loja so tambm denominados como Check-out. Pelo fato de estar interligado ao sistema interno da loja, dependendo do software, os PDVs podero baixar o estoque, atualizar os mapas de caixas e gerar dados gerenciais. Impressoras de Cheques

Como o prprio nome diz, uma mquina destinada impresso de cheques. Podem ser conectadas ou no ao PDV, e nos modelos de PDV mais modernos so parte integrante da impressora de cupom fiscal. Leitores pticos / Scanners

So equipamentos destinados leitura de cdigo de barras. Existem leitores de mesa ou manuais e podem ser do tipo CCD (charge coupled device - dispositivo de acoplamento por carga, que projetado para detectar alteraes repentinas de tenso) ou Laser que utiliza a emisso de um raio laiser de baixa densidade e h captao da reflexo deste raio sobre o cdigo. Existem diversos fabricantes de leitores pticos com um nmero significativo de modelos; de acordo com a aplicao, dever ser escolhido o tipo de leitor a ser utilizado. Assim como o modelo e a capacidade do leitor, os preos variam bastante. Modem

um equipamento (pode ser uma placa - interno ou um hardware externo), que tem como finalidade efetuar uma ponte entre os sinais analgicos (sistema telefnico) e os digitais (computadores). 7

Os dados so trafegados atravs da linha telefnica e a funo do modem a modulao e a demodulao dos sinais. Teclados especiais com displays e slots

So teclados com um nmero diferenciado de teclas que possuem ou no display de cristal lquido. Alguns possuem slot para carto magntico, que so utilizados para efetuar a leitura dos cartes de crdito. Impressoras de Cdigo de Barras

So impressoras especiais, destinadas emisso de etiquetas de cdigo de barras. Podem utilizar um processo trmico e de termo-transferncia (nesse caso utilizam ribbons ou filmes para impresso). Dependendo do fabricante e do modelo, as impressoras podem imprimir texto, logotipos, figuras, linhas e vrios padres de cdigo de barras. O sistema por termotransferncia dispensa o uso de papel trmico e utiliza uma fita termossensvel (Ribbon) que funciona atravs de aquecimento controlado por um microprocessador. As impressoras trmicas usa cabeotes impressores e papel termosensvel. Atravs de um microprocessador, o sistema controla o processo de aquecimento fazendo com que os produtos qumicos que impregnam o papel adquiram colorao preta ou marrom.

Impressoras Fiscais

So impressoras com uma unidade de processamento prprio. Gerencia e monitora todas as operaes fiscais (sujeitas a impostos); possuem um mdulo fiscal que tm como funo o gerenciamento das informaes sobre os totalizadores, alquotas, situao do mdulo fiscal, contadores de operaes, de redues, enfim, um gerenciador de todos os processos sofridos pela impressora (fiscal e no fiscal). Existem vrios modelos de impressora fiscal, os mais completos possuem impressora de cheques, autenticadora e impressora de documentos avulsos, todos em um mesmo hardware. A cada item vendido, a impressora armazena automaticamente todos os valores e alquotas em sua memria fiscal. Coletor de Dados 8

Trata-se de microcomputadores portteis destinados coleta de dados sendo especialmente projetados para uso industrial, comercial e de campo. Os modelos variam, porm as principais caractersticas so : memria RAM esttica, interface serial RS 232 C, interface tica infravermelho bidirecional, teclado alfa-numrico de borracha ou de policarbonato, alguns possuem relgio-calendrio no voltil; podem ser alimentados por bateriais alcalinas ou recarregveis, podem estabelecer comunicao por cabos, rdio-frequncia ou modem, podem ser acopladas impressoras portteis, leitores de cdigo de barras e base para comunicao ptica. Essas mquinas podem operar com diversos sistemas operacionais, tais como o DOS e o CP/M, entre outros. Terminais de Consultas de Preos So microcomputadores que possuem alguns perifricos como leitores de cdigo de barras, telas de touchscreen, podem ter ou no recursos de multi-media e so destinados consultas de preos e de estoque. Balanas Eletrnicas As balanas eletrnicas alm de executarem suas funes bsicas, permitem a interligao com o microcomputador podendo com isso passar informaes ao sistema, permitindo assim um controle integrado de estoque (em alguns casos). Alguns modelos possuem uma impressora de cdigo de barras acoplada que geram as informaes de preo e peso em barras, facilitando assim a captura das informaes quando submetidas ao check-out. Gavetas Eletrnicas As gavetas eletrnicas so acopladas nos microcomputadores do caixa (sada serial), ou diretamente na impressora fiscal. Dispositivos de Backup

Existem diversos equipamentos disponveis no mercado para efetuar um backup seguro. Esses equipamentos podem ser :
Fita Dat Zip-Drive O prprio Drive do micro entre outros

fundamental que a loja tenha uma cpia de suas informaes fora das instalaes da mesma, pois no caso de uma eventualidade, os dados podero ser recuperados, sem maiores problemas. 6 - SERVIOS DISPONVEIS 6.1 - TEF (Transferncia Eletrnica de Fundos) TEF - Transferncia Eletrnica de Fundos uma nova forma de pagamento que est sendo adotada pelo comrcio. Atravs dela, todas as transaes que envolvam cartes de crdito, cartes de dbito, consultas ao telecheque, dbitos automticos em conta corrente, cancelamento de pagamentos, resumo de vendas e consultas a cheques, podero ser realizadas automaticamente de forma rpida, segura e gil. Opera em microcomputadores compatveis com o IBM-PC e o sistema operacional poder variar de acordo com o software a ser utilizado. uma tecnologia que traz benefcios para todos os membros envolvidos em uma transao comercial, pois :

1)

Para o Cliente :

O pagamento agilizado pois o tempo para uma transao de TEF mnima; 9

 Facilita no sentido de no necessitar carregar dinheiro, evitando assim os eventuais problemas de furto / roubo Dispensa a apresentao de documentos de identificao como por exemplo o RG. A compensao do servio ocorre apenas no dia seguinte.

2)

Para o Lojista :

Agiliza o processo de atendimento do cliente, gerando com isso maior satisfao para o cliente e a possibilidade de atender mais clientes por dia; Reduz custo pois diminui a burocracia existente em um processo de venda. Diminui o riscos de roubos / furtos, pois o volume fsico de dinheiro diminui; Facilita o troco e evita a contagem de dinheiro no fechamento do caixa;

3)

Para o banco

Devido substituio do cheque pelo carto e o processamento eletrnico, os custos bancrios diminuem sensivelmente pois no h a necessidade da digitao dos dados dos cheques e consequentemente h a diminuio dos custos operacionais. 6.2 - EDI (Eletronic Data Interchange ) A sigla EDI - "Electronic Data Interchange", ou, em portugus, Intercmbio Eletrnico de Documentos, representa uma nova forma de transferncia de dados eletrnica, que est sendo utilizada para a comunicao entre fornecedores, bancos e clientes; trata-se portanto, de uma troca eletrnica de documentos padronizados entre as aplicaes de duas ou mais empresas. Empresas diferentes tm necessidades, processos, formas, sistemas de computadores, softwares e sofisticao tcnica diferentes. Quando estiverem implementando o processo de EDI, ser preciso levar em considerao como os dados e os processos sero integrados, respeitando as necessidades e as caractersticas entre os parceiros. Devido ao problema da padronizao das linguagens existentes, foi criado na dcada de 70 a Organizao das Naes Unidas que estabeleceu um grupo de trabalho para definir uma linguagem padronizada para o EDI, vlida para todas as empresas em qualquer segmento de mercado e em qualquer pas. Essa nova linguagem surgiu nos anos 80 e foi batizada como UN/EDIFACT, ou simplesmente EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Esse padro congrega hoje mais de 200 documentos eletrnicos, ou "mensagens" no padro EDIFACT, que atendem s necessidades de negcio de muitos segmentos do mercado. Existem desde mensagens para implementar a compra de mercadorias, por exemplo, o Pedido de Compra, at mensagens para transmitir o pronturio mdico de um paciente de um hospital para outro. Os principais objetivos atingidos com a implantao do EDI so: 6.2.1) Reduo de custo: A reduo significativa na operacionalizao de informaes resulta em economia imediata em custos administrativos e com o pessoal, pois no h mais necessidade de emisso de papis e controle do fluxo dos mesmos. A racionalizao de custos, atinge 70% do processo de digitao referentes sada da mercadoria e 25% do processamento dos dados de entrada da mesma. 6.2.2 - Agilidade: Reduo de prazos de entrega e garantia de eliminao de erros. O processo de comunicao muito rpido aumentando assim a produtividade e a conseqente diminuio dos estoques. O gerenciamento do estoque tambm agilizado pois a entrada de dados poder ser realizada eletronicamente, diminuindo assim os erros operacionais. O EDI permite que as empresas controlem melhor as necessidades de produo, de compras e de entregas. O EDI um componente chave nos elos de ligao entre cliente, fornecedor e transportador na fabricao "just-intime" e na "quick response", resultando em significativas redues nos nveis de estoque. 6.2.3 - Estreitamento de Parcerias 10

A parceria entre Cliente X Fornecedor fica muito mais estreita pois atravs desse processo, o fornecedor poder se programar para entregar as mercadorias ao cliente e esse por sua vez, poder reduzir seu estoque e ter a certeza que ser suprido em tempo hbil, tornando dessa forma o negcio bom e rentvel para ambos os lados O processo de EDI gerar benefcios para os dois lados : a indstria e o comrcio : Para a indstria : Diminuio dos tempos Diminuio dos custos Melhor utilizao da fora de venda Diminuio de erros Melhor planejamento da produo

Para o comrcio : Melhora no desembarque de mercadorias Automao do processo de compras Eliminao da redigitao dos dados Melhor gerenciamento de estoque

As mensagens mais utilizadas no EDI so : Cadastro de Empresas (PARTIN) Catlogo de Produtos (PRICAT) Mensagens de Cotao (QUOTES, REQOTE) Mensagens de Ordem de Compra (ORDERS, ORDRSP, ORDCHG) Mensagens de Transportes e Logstica (IFTMIN, IFTSTA, RECADV) Fatura (INVOIC) Mensagens de Entrega, Venda e Estoque de Produtos (DELFOR, SLSRPT, SLSFCT, INVTRPT)

6.3 - ECR - EFFICIENT CONSUMER RESPONSE O ECR - Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente ao Consumidor, um conceito de negcios desenvolvido nos EUA, que visa promover a colaborao entre fornecedores e varejistas como uma forma de minimizao de custos na cadeia de distribuio, disponibilizando um melhor produto e melhores servios ao consumidor final. O movimento ECR iniciou-se na Europa em 1994, e um corpo executivo ECR foi formado para promover a implementao da ECR pela indstria alimentcia europia. As ferramentas para a eficiente implantao da ECR so: 6.4 - ABC - ACTIVITY BASED COSTING O ABC - Activity Based Costing (Custeio Baseado em Atividades) uma ferramenta bsica para a ECR, pois trata-se de um mtodo de controle que permite aos controladores da empresa melhor entender como e onde se produzem lucros. Todas as atividades em um centro de custos so identificadas, e os custos decorrentes das atividades so calculados, incluindo aqueles que se estendem por diversas funes. Os custos so atribudos aos produtos, s linhas de produtos, clientes ou fornecedores que sejam objetos daquela atividade. Incluem tambm os custos que adicionam ou retiram o valor para o cliente. 6.5 CAO - Computer Assisted Ordering Trata-se de um sistema operado pelo distribuidor que, automaticamente, gera pedido de reposio quando as vendas causam diminuio num nvel de estoque pr-determinado. 6.6 - CROSS DOCKING Sistema de re-distribuio no qual a mercadoria que chega a um depsito logo redirecionada para expedio s lojas do varejo. 11

6.6 CRP - Continuos Replenishment Program Trabalho em conjunto dos parceiros comerciais, operando a partir de informaes sobre as vendas reais, comparadas com a previso de demanda previamente acordada entre os parceiros. 6.7 - DSD - Entrega Direta em Loja Forma de distribuio na qual as mercadorias so entregues diretamente s lojas, sem passar por depsitos do comerciante. 6.8 - GERNCIA DE CATEGORIAS Processo colaborativo entre o fabricante e o distribuidor para gerenciar em comum categorias de produtos como se fossem unidades estratgias de negcios. Tudo, sob o ponto de vista de acrescentar valor ao Consumidor final. 6.9 - Mix Eficiente de Produtos Destina-se a melhorar a produtividade dos estoques nos depsitos e nas lojas. Usando a aplicao Negocial de Category Management, objetiva-se aumentar as vendas, as margens por m2 e a rotao. Estima-se que esse procedimento gerar economias de cerca de 1,5% em preos ao Consumidor. 6.10 - Reposio Eficiente de Estoques Destina-se a integrar os esforos da cadeia de distribuio em benefcio do sistema de resposta rpida. Objetiva-se melhorar tempos e custos no sistema de reposio de estoques, atravs de pedidos automatizados vindos de depsitos ou de lojas. Quanto aos fornecedores, visa melhorar os trabalhos de logstica, reduzir erros de faturamento e o nmero de produtos danificados e devolvidos. Esse procedimento, estima-se, gerar economias de cerca de 4,1% em preos ao Consumidor. O EDI tem importante papel a desempenhar na viabilizao desse ganho. 7- ESTUDO DE CASO A ttulo de ilustrao, segue abaixo um estudo de caso verdico: Trata-se de um projeto onde a Vip-Systems (empresa onde sou proprietria e diretora tcnica) ficou encarregada de desenvolver um sistema para controlar integralmente os processos de automatizao das lojas e efetuar todo o controle para a integrao das 140 filiais espalhadas pelo territrio nacional, que sero tratadas nesse documento como XYZ COMRCIO E VAREJO LTDA, que por questes de tica profissional o nome real no ser revelado. O objetivo do projeto alm dos j citados , atrela-se ao cumprimento da legislao em vigor (ICMS-156) e ao ECR - Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente ao Consumidor, que um conceito de negcios desenvolvido nos EUA, que visa promover a colaborao entre fornecedores e varejistas como uma forma de minimizao de custos na cadeia de distribuio, disponibilizando um melhor produto e melhores servios ao consumidor final. O projeto foi dividido nas seguintes etapas :

1 FASE DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAO E MANUTENO DO SISTEMA

Esta etapa era a responsvel pela informatizao bsica da loja. Foi dividida nas seguintes tarefas : 1) 2) 3) 4) 5) Identificao das Necessidades Definio do Software e Hardware Treinamento e envolvimento dos usurios Implantao do sistema e acompanhamento Manuteno e Suporte

2 FASE INTEGRAO / CENTRALIZAO DOS DADOS Esta fase tinha como objetivo a centralizao dos dados na matriz. Foi dividida nas seguintes tarefas : 1) Integrao das filiais com a matriz 2) Integrao da matriz com seus fornecedores 12

3) Projeto de comunicao para centralizao da comunicao via terrestre e via satlite 3 FASE DATAWAREHOUSE / BUSINESS INTELLIGENCE

13

1 FASE DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAO E MANUTENO DO SISTEMA

A primeira fase do processo de informatizao ocorreu durante os anos de 1997 e 1998, cujo objetivo era o desenvolvimento, a implantao do sistema, o treinamento e as manutenes / adaptaes necessrias para a adequao aos parmetros da loja e dos fornecedores. Basicamente, o projeto foi dividido em dois grandes grupos :
1. CHECK-OUT 2. RETAGUARDA

1- CHECK-OUT
mdulo responsvel pela captura dos tens das vendas e clculo do total a pagar . Permite selecionar mais de uma forma de pagamento e calcula o troco para o cliente. composto por : Microcomputador Impressora Fiscal (pode ser IBM, Sweda ou Procomp) Teclado com display e slot (para cartes de crdito) Gaveta eletrnica Monitor / Display para o cliente Scanner de Cdigo de Barras O software tem por objetivo : Efetuar a captura dos dados das vendas Efetuar o controle do caixa Atualizar o estoque, a cada item vendido Atualizar a comisso das balconistas, a cada item vendido Efetuar o controle das rotinas de segurana do sistema Controlar e administrar o processo de venda (on ou off-line)

2- RETAGUARDA
Esse mdulo o responsvel pelo gerenciamento de toda a loja. Em termos de hardware, composto por : 2.1 - SERVIDOR O servidor o equipamento responsvel pelo armazenamento e centralizao local dos dados. O software que o administra o NOVELL 4.11 com intranet. O cabeamento utilizado do tipo par tranado. 2.2 - NO-BREAK Sua funo manter os micros ligados quando houver uma queda ou paralizao de energia eltrica, por um perodo mximo de 2 horas. O equipamento utilizado da SMS. 2.3 - HUB o responsvel pela comunicao entre os micros do caixa, retaguarda, estoque e servidor. Nele esto conectados todos os cabos dos respectivos micros. O equipamento utilizado da 3Com, com 16 portas. 2.4 - MODEM o equipamento utilizado para efetuar uma comunicao via linha telefnica. Est ligado ao micro da retaguarda. Atravs dele feita comunicao com a Central ou com a Vip-Systems. 2.5 - MICRO DA RETAGUARDA: Trata-se de um microcomputador que ser composto por uma CPU, teclado, monitor, modem, zip drive (para backup) e impressora laser e ter como funo : efetuar a reorganizao dos arquivos lanamento de notas fiscais 14

manuteno no cadastro de produtos, fornecedores, balconistas emisso dos relatrios gerenciais remarcaes de preos pesquisas diversas sobre produtos e fornecedores comunicao com a VIP e a Matriz entre outros

2.6 - IMPRESSORA LASER o equipamento responsvel pela emisso dos relatrios. O modelo utilizado a HP 6 L. 2.7 - MICRO DO ESTOQUE: Trata-se de um microcomputador composto por uma CPU, teclado, monitor e impressora de etiquetas de cdigo de barras (Allegro). Sua funo : emisso das etiquetas de cdigo de barras consulta de mercadorias lanamento de borders ressuprimento controle de estoque em geral

2 FASE INTEGRAO / CENTRALIZAO DOS DADOS O item 1 - Integrao das filiais com a matriz - j est em funcionamento, porm de forma caseira . As lojas possuem comunicao com a matriz atravs de software de comunicao (PC Anywhere) e atravs de conta de EDI da IBM. O item 2 - Integrao da matriz com seus fornecedores tambm funciona de forma artesanal. A matriz troca mensagens de EDI com seus maiores fornecedores e depois distribui os pedidos eletronicamente para as filiais. Quando o item 3 estiver concludo, alguns fornecedores iro controlar o estoque de suas mercadorias on-line e sero responsveis pelo seu ressuprimento. O item 3 da segunda fase - Projeto de comunicao para centralizao da comunicao / via terrestre e via satlite - est sendo executado atualmente. As lojas esto sendo interligadas atravs de uma rede interna que conta com uma infra-estrutura de linhas privadas, fibras pticas e canais de satlite. O objetivo deste projeto de comunicao deixar as lojas on-line com a matriz e alguns fornecedores alm de disponibilizar recursos para o TEF (transferncia eletrnica de fundos) centralizado . Com esta modalidade de TEF as lojas no necessitaro de um servidor em cada filial, barateando assim processo. 3 FASE DATAWAREHOUSE / BUSINESS INTELLIGENCE A terceira fase j est em andamento e o datawarehouse j est dando seus frutos. Atravs dele possvel fazer cruzamento de dados e gerar informaes que esto auxiliando nas tomadas de decises. Assim que a 2 fase estiver totalmente concluda, as lojas estaro on-line com a matriz e o processo de recepo dos dados das filiais ser automtico e eficiente, permitindo um processamento mais rpido e gerando informaes precisas para as ferramentas de B.I. Esta fase dever ser concluda at o final de 2.001. 8 CONCLUSO O nvel de integrao exigido para definio de informaes que atendam as necessidades de varejo tal, que se torna ilusria a inteno de se desenvolver sistemas de informaes para a rea de varejo, sem encarar o problema de forma integrada. Para tanto, no se requer um tempo maior para a implantao das tecnologia de ponta e sim uma reduo do ciclo de vida de manuteno dos sistemas, por meio de uma identificao da empresa para aquisio e uso das tecnologia. A implantao de um cdigo de barras nas pontas desde o processo de manufatura at a comercializao do produto, o uso de tecnologia de apoio a venda nas lojas, EDI, TEF e outras, sem dvida alguma, so benefcios que trazem retorno ao negcio e minimizam as perdas, mas, sua aplicao se bem planejada e orientada, pode resultar em retornos superiores aos almejados antes de sua aplicao. Para tanto, h necessidade da formao de um modelo e processos estruturados, de forma a garantir que a arquitetura dos sistemas de informaes da empresa seja orientada para atender aos objetivos do negcio. A definio da arquitetura que ir suportar as operaes das empresas a nvel estratgico, ttico e operacional, envolve uma srie de fases que retratam um 15

novo modelo de negcio, resultado de um esforo conjunto de executivos, profissionais de informtica e consultores especializados em adequar o uso da tecnologia s necessidades do dia--dia das empresas de varejo. 9- BIBLIOGRAFIA 1- Encartes tcnicos : http://www.eanbrasil.org.br/d03_serv/servicos_publi.html Revista Automao - Publicao mensal que relata assuntos relacionados ao mundo da automao, marketing, negcios, logstica. Guia de Referncia Legislao Fiscal - Apresenta orientao e esclarecimento aos usurios e interessados, quanto aos procedimentos fiscais necessrios a aquisio, uso e instalao de equipamentos emissores de cupom fiscal (ECF) Http://www.eanbrasil.org.br/d03_serv/guia%203/publi_guia3-indice.html Guia de Referncia "Como Automatizar sua loja" - Desenvolvido com o objetivo de atender s necessidades de pequenos e mdios comerciantes, de todos os ramos, que tm planos de adotar a automao 2- Vera Dantas Guerrilha Tecnolgica (Livros Tcnicos e Cientficos Editora Ltda1988). 3- Revista Automasoft (edies de jan/97, fev/97,mar/97, abr/97) 4- SIMPRO - Instituto Brasileiro para Simplificao de Procedimentos Comerciais http://www.alternex.com.br/~simpro/ 10- GLOSSRIO CONVNIO Norma contratual celebrada em reunies com as Secretarias da Fazenda Estaduais e publicada pelo Poder Executivo (CONFAZ), que ratifica ou no na forma de Decreto. COTEPE Comisso Tcnica Permanente do ICMS, rgo que tem a responsabilidade de homologar os equipamentos fiscais e elaborar os convnios fiscais. CRE Caixa Registradora Eletrnica CUPOM FISCAL Documento fiscal emitido em bobina de papel nas operaes realizadas pelo equipamento fiscal. EAN Entidade internacional que administra o sistema padro de numerao de produtos, servios e locais, o uso dos cdigos de barras e a linguagem EANCOM para EDI. A EAN BRASIL sua representante oficial em nosso pas. EAN significa "European Article Numbering". ECF Equipamento Emissor de Cupom Fiscal com capacidade de efetuar o clculo do imposto por alquota incidente, indicando, no cupom fiscal, o grande total (GT) acumulado, o smbolo caracterstico de acumulao no totalizador, e situao tributria da mercadoria. ECF-IF Atende as disposies para o ECF-PDV, sendo constitudo de mdulo impressor, mdulo gerenciador e perifricos. ECF-MR Equipamento que apresenta a possibilidade de identificar as situaes tributrias das mercadorias atravs da utilizao de totalizadores parciais. ECF-PDV 16

Equipamento que apresenta a possibilidade de identificar a descrio, quantidade e situao tributria de cada mercadoria registrada. EDI Ferramenta de comunicao que possibilita a transmisso, entre computadores de empresas, de documentos de negcios pr-formatados segundo um padro comum. A comunicao ,em geral, intermediada por empresas chamadas VAN que operam servios de recepo, guarda e retransmisso de mensagens, como se fossem "caixas postais eletrnicas". A sigla EDI significa "Eletronic Data Interchange" ou, no Brasil, "Intercmbio Eletrnico de Dados". IF Impressora Fiscal. PDV Terminal Ponto de Venda. Principal ferramenta da automao de lojas. Equipamento que, alm de registrar a venda ao cliente, funciona como a principal estao de captao de dados dentro da loja. A ele acoplam-se outros recursos (scanners, leitores de carto, impressoras de cheque, consultas, etc.). atravs dele que so registrados os produtos vendidos, as devolues, os preos cobrados, descontos concedidos, as operaes com dinheiro/cheques/cartes, hora, data, etc., bem como so acionados os sistemas de baixa e controle de estoque, apurao de tributos, contabilizao e outros. Hoje chamado de ECF - Emissor de Cupons Fiscais. TEF Sistema que liga "on-line" a loja ao banco, permitindo que, pela leitura do carto magntico e digitao da senha do correntista, ocorra a transferncia automtica da conta bancria do cliente para a conta bancria da loja.

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