El archivo vertical

CONSEJO NACIONAL PARA LA CULTURA Y LAS ARTES PRESIDENTA Sari Bermdez SECRETARIOS TCNICOS Andrs Roemer Luis Vzquez Cano DIRECTOR GENERAL DE BIBLIOTECAS Jorge von Ziegler 2002, Segunda edicin corregida y aumentada Consejo Nacional para la Cultura y las Artes Direccin General de Bibliotecas Tols No. 6, Col. Centro, Mxico, D.F., C.P. 06040 Impreso y hecho en Mxico ISBN 970-18-7665-2

En la realizacin de esta edicin participaron: Direccin: Juan Domingo Argelles; propuesta de contenidos para la segunda edicin: Oscar Castro, Adriana Mira y Martn Hernndez; diagramacin, supervisin y formacin editorial: Ariadna Vaca y Jess Figueroa; dibujos y fotografas: Said Hernndez y Juan Toledo; revisin de contenidos: Gorgonio Martnez, Luz Trejo, Roco Guerrero y Armando Fuentes; diseo de portada e interiores: Natalia Rojas Nieto.

Contenido

PRESENTACIN INTRODUCCIN EL ARCHIVO VERTICAL Integracin Materiales que lo componen ASIGNACIN DE TEMA EN LOS MATERIALES PREPARACIN FSICA DE LOS MATERIALES Preparacin fsica de una obra Ordenamiento SU UTILIDAD SU MANTENIMIENTO CMO ACCEDER A L

Presentacin
El ptimo funcionamiento de una biblioteca es el resultado de toda una diversidad de actividades relacionadas con el adecuado manejo de sus mltiples elementos y recursos. Cada una de esas actividades requiere conocimientos especficos, que una buena prctica fija y enriquece para contribuir al mejoramiento constante del bibliotecario, uno de los pilares de la calidad de la biblioteca y sus servicios. Para introducir al bibliotecario al dominio de estos conocimientos y habilidades, la Direccin General de Bibliotecas del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes publica estas series de manuales, instructivos y reglamentos que apoyan los talleres y cursos de capacitacin y formacin bibliotecarias que imparte ao con ao en toda la Repblica. Capacitacin y formacin de recursos humanos dirigidas a servir cada vez mejor a los miles de usuarios que diariamente acuden a las bibliotecas pblicas en busca de informacin, disfrute y conocimiento a travs de la lectura. DIRECCIN GENERAL DE BIBLIOTECAS

Introduccin
La biblioteca pblica cuenta con diferentes recursos para dar respuesta a las mltiples y diversas necesidades de informacin de los usuarios que asisten a ella. Uno de estos recursos es el archivo vertical, el cual forma parte del servicio de consulta. Su nombre deriva del mueble (archivero) en el cual se colocan los documentos que lo integran; sin embargo el trmino es ms amplio y hace referencia al conjunto de materiales con caractersticas diversas (volantes, folletos, recortes, fotocopias, mapas, guas, programas, etctera) que proporcionan informacin actual y relevante sobre numerosos temas. Este instructivo tiene la finalidad de dar a conocer los materiales que integran el archivo vertical, la forma en que se preparan fsicamente para identificarlos, ordenarlos y recuperar la informacin del modo ms fcil para ponerla a disposicin de los usuarios.

EL ARCHIVO VERTICAL

Integracin
El archivo vertical se constituye por diversos documentos que son necesarios para proporcionar un servicio completo y eficiente. El bibliotecario encargado de la integracin del archivo vertical debe estar atento a las necesidades de los usuarios para identificar las fuentes o recursos disponibles, seleccionar la informacin adecuada, recopilarla, prepararla fsicamente e integrarla al archivo vertical. Algunas de las fuentes o recursos tiles para obtener informacin son: Gobiernos federal, estatal y municipal. Peridicos y revistas (artculos e ilustraciones). Agencias de viajes (mapas, horarios, etctera). Instituciones pblicas (museos, bibliotecas, escuelas). Centros de servicio, de salud, de empleo, de recreacin, etctera. Fbricas y empresas (informacin sobre productos y tecnologa). Internet (a travs de sus diversos portales). Lugares que tengan o puedan proporcionar informacin de utilidad para los usuarios. Es importante mencionar que la conformacin del archivo vertical requiere que se dedique tiempo a la bsqueda y preparacin del material, por lo que si la biblioteca no cuenta con el personal suficiente para realizar esta tarea, se debern buscar los tiempos en que haya menor afluencia de usuarios para integrarlo, de este modo no se afectar la prestacin del resto de los servicios.

Materiales que lo componen

La coleccin del archivo vertical puede incluir los ms diversos materiales: Recortes de publicaciones peridicas Fotocopias de artculos de revistas, peridicos o libros Fotografas o lminas Folletos, trpticos e instructivos actualizados Cuadros sinpticos Grficas Mapas Programas o calendarios de instituciones pblicas Guas de museos o ciudades

Directorios de instituciones Boletines y hojas de informacin Catlogos y programas Informacin solicitada por la biblioteca a otras instituciones Encuentros de trabajo (sntesis de memorias) Encuentros institucionales Biografas de personajes o acontecimientos de mayor inters y actualidad Dibujos o imgenes Conferencias o ponencias Volantes u hojas sueltas Lminas Resmenes Informacin obtenida de la Internet

Es importante seleccionar con cuidado la informacin que se va a integrar al archivo vertical, teniendo presente la utilidad y el inters que tenga para los usuarios. Cada biblioteca se ubica en una comunidad con caractersticas propias y necesidades especficas, por lo que los materiales documentales que son de inters para los usuarios de una biblioteca pueden no serlo para los de otra.

Asignacin de tema en los materiales

El archivo vertical est integrado por materiales con caractersticas diversas en cuanto a formato y contenido, lo que dificulta aplicar las tcnicas de clasificacin convencionales; adems, la mayora de ellos son materiales que se adquieren y descartan con frecuencia por lo que resulta innecesario aplicar tales tcnicas. Sin embargo, se requiere organizar estos materiales de tal forma que sean fcilmente manejables, que se puedan ordenar y tener acceso a ellos. La manera ms conveniente es asignarles un tema y organizarlos de acuerdo con l. El encargado del manejo del archivo vertical debe conocer con precisin el contenido de los documentos para asignar correctamente el tema. Al asignar el tema, el personal a cargo del archivo vertical debe hacer uso de:

Trminos que permitan encontrar fcilmente la informacin; por ejemplo:

Ciencia Computacin y no y no Avances cientficos Informtica

Trminos que sean familiares o ms conocidos por los lectores; por ejemplo:

Animales Poblacin

y no y no

Zoologa Demografa

Trminos que reflejen asuntos de actualidad; por ejemplo:

Ecologa Ciberntica y no y no Medio ambiente Robtica

Los documentos se integran dentro de un tema general; dentro de ste pueden agruparse temas particulares. Para organizar y recuperar la informacin de los materiales del archivo vertical es conveniente asignarles un subtema, ya que en ocasiones el ttulo del artculo o el recorte de peridico no hace referencia clara al contenido del mismo, lo que dificulta recuperar la informacin. Para asignar el subtema es importante conocer el contenido del material y, al igual que se hace para asignar el tema general, utilizar trminos sencillos, conocidos y actuales.

Ejemplo:
Materiales Tema general Tema especfico ANIMALES - ESPECIES EN PELIGRO DE EXTINCIN

Artculos de revistas, recortes de ANIMALES peridico, informacin obtenida en la Internet, fotocopias sobre: Aves, reptiles, distintas especies en vas de extincin.

Para identificar y facilitar la organizacin de los materiales se coloca primero el tema general y despus, separado de ste con un guin, el tema especfico o subtema. Ejemplo:
COMPUTACIN - INTERNET ECONOMA - GLOBALIZACIN

Si en algn momento la cantidad de material sobre un subtema aumenta (debido a que es de actualidad y muy solicitado por los lectores) y ello dificulta su manejo dentro del tema general, ser necesario tratarlo de manera independiente e integrarlo en un flder aparte. Esta prctica slo debe llevarse a cabo si el tema es de gran demanda ya que, en general, debe evitarse asignar continuamente nuevos temas. Ejemplo:

MEDICINA

Prevencin, prcticas de riesgo, grficas, estadsticas, avances mdicos... respecto al sida.

SIDA

Una vez determinado el tema que habr de utilizarse, se anota ste en una etiqueta, la cual deber pegarse en la pestaa del flder. Si no se cuenta con etiquetas se hace la anotacin con bolgrafo de tinta negra.

Tambin ser necesario elaborar una tarjeta (de 7.5 x 12.5 cm), en la que se anota el tema asignado. Esta tarjeta permite saber sobre qu temas generales existe informacin, as como controlar los trminos utilizados.
Tema general
COMPUTACIN

Incluye documentos sobre el tema en general: equipo, programas, paquetes, redes, Internet.

La tarjeta se incorpora a un tarjetero que contiene todas las tarjetas de los temas asignados, denominado Tarjetero del archivo vertical, ordenadas alfabticamente por tema.
COMPUTACIN

B A

TARJETERO DEL ARCHIVO VERTICAL

Es importante mencionar que no se requiere una tarjeta (ni un flder) para cada documento que ingresa al archivo.

Preparacin fsica de los materiales

Antes de incorporar los materiales al archivo vertical, es preciso someterlos a un proceso de preparacin fsica a fin de que puedan identificarse, organizarse y prestarse con eficiencia. Tal proceso consiste en colocar en las hojas, las marcas de identificacin (fuente y fecha) y de propiedad (sello de la biblioteca y del archivo vertical); y en el flder la anotacin requerida para ordenarlas en el archivo (asignacin de tema). En el caso de artculos de varias pginas, podrn fotocopiarse o recortarse (si la publicacin peridica ya no es de utilidad) y engraparse de acuerdo con su secuencia. La primera pgina del documento llevar los datos de identificacin y las dems se integrarn con sta en el flder correspondiente. A continuacin se muestra el procedimiento que ha de realizarse para efectuar la preparacin fsica de diferentes materiales del archivo vertical.

Preparacin fsica de una obra

1. Pegar o engrapar los recortes y hojas sueltas sobre una hoja blanca para conservarlos mejor, dejando un espacio en la parte superior para anotar los datos de la fuente. En el caso de los artculos de peridicos, revistas, boletines, etctera, puede considerarse la posibilidad de fotocopiarlos para evitar su mutilacin, si es que estos materiales son tiles para la biblioteca.

2. Anotar origen o fuente,* es decir, ttulo de la publicacin, as como ttulo del artculo, da, mes, ao, nmero y pgina de la publicacin sobre el lado superior izquierdo de la hoja.

Muy interesante Internet. La red est llena de trucos, trampas y... regalos, abril 2000, nm. 7, p. 41.

* En caso de documentos de los cuales no se puedan obtener los datos de origen o fuente, anotar la fecha de adquisicin, (da, mes y ao) en que este material ingres a la biblioteca.

3. Estampar el sello de la biblioteca sobre el lado superior izquierdo (debajo de la fuente).

Muy interesante Internet. La red est llena de trucos, trampas y... regalos, abril 2000, nm. 7, p. 41.

4. Pegar la etiqueta que contiene el tema y subtema asignados, o anotarlos en el lado superior derecho de la hoja separados por un guin.

Muy interesante Internet. La red est llena de trucos, trampas y... regalos, abril 2000, nm. 7 p. 41.

COMPUTACIN - INTERNET

5. Poner el sello de archivo vertical o hacer la anotacin con bolgrafo de tinta negra, en el lado derecho de la hoja, abajo del tema y subtema.

Muy interesante Internet. La red est llena de trucos, trampas y... regalos, abril 2000, nm. 7, p. 41.

COMPUTACIN - INTERNET

ARCHIVO VERTICAL

En el caso de los folletos, trpticos, directorios, guas de museos, mapas y otros materiales similares, la preparacin fsica se realizar directamente sobre el documento procurando no obstruir la informacin.
23 DE MAYO 2002 TURISMO

ARCHIVO VERTICAL

Trptico
20 de mayo de 2002 DERECHOS HUMANOS DELITOS SEXUALES

ARCHIVO VERTICAL

Folleto

6. Pegar en el flder la etiqueta con el tema correspondiente.

COMPUTACIN

7. En caso de que se haya asignado un nuevo tema, elaborar la etiqueta para el flder y su tarjeta correspondiente.
SIDA

SIDA

8. Colocar el material en el flder correspondiente.

Muy interesante Internet. La red est llena de trucos, trampas y... regalos, abril 2000, nm. 7, p. 41.

COMPUTACIN - INTERNET

ARCHIVO VERTICAL

El archivo vertical alberga documentos que por sus caractersticas no pueden integrarse al resto de las colecciones, por lo que se mantienen en flderes agrupados por temas. Esta organizacin permite que sean fcilmente manejables, desde el punto de vista de la prestacin de los servicios como del ordenamiento de los documentos. Los materiales, ya seleccionados y con su preparacin fsica, se integran al flder del tema que tratan ordenados alfabticamente por subtema.

Internet Advisor

Muy interesante

Muy interesante Preguntas y Respuestas: Cmo funciona una impresora de burbujas? abril 2000, nm. 7, p. 79.

Si existen varios documentos con el mismo subtema se ordenan alfabticamente por ttulo del documento.

C O M I C TA PU

Ordenamiento

N
COMPUTACIN - PROGRAMAS COMPUTACIN - INTERNET COMPUTACIN - EQUIPO ARCHIVO VERTICAL

Internet Advisor Mxico.com mayo 2002, nm. 2, p. 26-29.

COMPUTACIN - INTERNET ARCHIVO VERTICAL

Muy interesante Internet: sorpresas y fraudes de la red

COMPUTACIN - INTERNET

Internet Advisor Direcciones tiles en la red mayo 2002, nm. 2, p. 52-53.

COMPUTACIN - INTERNET ARCHIVO VERTICAL

Cada flder se ordena tambin alfabticamente de acuerdo con el tema asignado dentro de un archivero o un mueble similar que permita integrarlos, ordenarlos y conservarlos adecuadamente.

P-Z

Su utilidad

El archivo vertical constituye una herramienta importante para proporcionar un servicio de informacin completo, siempre y cuando cuente con el material adecuado; su utilidad es mltiple: Complementa la informacin del resto de las colecciones. Permite el uso de informacin precisa y actual sobre temas de inters. Ofrece al usuario informacin que muchas veces no llega a editarse en un libro. Conserva y controla el uso de diversos materiales impresos. Ahorra al usuario tiempo en la bsqueda de informacin. Ampla y actualiza el servicio de consulta.

Su mantenimiento

Para que el archivo vertical funcione adecuadamente se requiere efectuar ciertas tareas para mantenerlo: Cubrir la pestaa del flder, donde aparece el tema general, con cinta Sper 3M, para protegerlo del desgaste y conservar con nitidez el tema asignado. Mantener el orden alfabtico de los flderes y de los materiales que contienen. Revisar peridicamente los documentos y desechar el material que ha perdido vigencia o ha dejado de ser til. Evitar saturar los flderes. Colocar separadores entre los flderes que indiquen dnde inicia cada letra. Evitar saturar los cajones del archivero o mueble para facilitar su manejo. Colocar fuera de los cajones las letras iniciales de los temas que contienen.

Cmo acceder a l

Para que el archivo vertical se utilice adecuadamente y cumpla su funcin es necesario darlo a conocer a los usuarios, colocando sealamientos sobre el mueble del catlogo pblico, sobre el mostrador del rea de consulta o en lugares estratgicos de la biblioteca. Estos sealamientos deben indicar a los usuarios que el archivo vertical cuenta con informacin actual y adicional a la del acervo. Ejemplo:
Contamos con informacin actual sobre diversos temas. Pregunta al bibliotecario.

Necesitas informacin sobre algn tema en particular? Consulta el Tarjetero del archivo vertical o pregunta al bibliotecario.

El usuario puede tener acceso al material del archivo vertical consultando el Tarjetero del archivo vertical, donde encontrar los temas de los cuales existe informacin. Este tarjetero se puede colocar sobre los cajones del catlogo pblico o en un rea especfica de la sala de consulta.

Si el lector encuentra en el tarjetero el tema que busca debe solicitar el material al bibliotecario. ste debe tener una idea precisa de la informacin que requiere el usuario, para localizarla dentro del archivo por el tema general o subtema. Una vez localizada la informacin, el bibliotecario extraer los documentos del flder y se los entregar al usuario, quien al terminar de consultarlos se los devolver al bibliotecario para que los reintegre al flder correspondiente.

La informacin actual que contenga el archivo vertical as como la atencin y trato hacia el usuario son de gran importancia para el buen funcionamiento de este servicio.

El archivo vertical SE TERMIN DE IMPRIMIR EN LOS TALLERES DE LITOARTE, S.A. DE C.V. EN EL MES DE AGOSTO DE 2002. LA EDICIN CONSTA DE DOS MIL EJEMPLARES MS SOBRANTES PARA REPOSICIN.