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MS-PROJECT

MS-PROJECT

SISTEMA FIES

CONSELHO REGIONAL DE SERGIPE Eduardo Prado de Oliveira Presidente

SUPERINTENDENTE CORPORATIVO Paulo Sérgio de Andrade Bergamini

SENAI DEPARTAMENTO REGIONAL Paulo Sérgio de Andrade Bergamini

GERÊNCIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL - GEP Silvia Regina Delmondes Freitas Dantas

NÚCLEO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO DE MATERIAL DIDÁTICO Vanessa Alves de Oliveira

FEDERAÇÃO DAS INDÚSTRIAS DO ESTADO DE SERGIPE SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL DEPARTAMENTO REGIONAL DE
FEDERAÇÃO DAS INDÚSTRIAS DO ESTADO DE SERGIPE SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL DEPARTAMENTO REGIONAL DE

FEDERAÇÃO DAS INDÚSTRIAS DO ESTADO DE SERGIPE SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL DEPARTAMENTO REGIONAL DE SERGIPE

MS-PROJECT

2011

©2011.SENAI.DR.SE

Qualquer parte desta obra pode ser reproduzida, desde que citada a fonte

SENAI.DR.SE Centro de Educação e Tecnologia Albano Franco

Este trabalho foi elaborado por uma equipe cujos nomes estão relacionados na folha de crédito

Ficha Catalográfica

MS-PROJECT. Aracaju: SENAI-SE, 2010. 47 p.il.

1. MS-PROJECT. 2. ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS. 3. PLANEJAMENTO. ADMINISTRAÇÃO. 4. SOFTWARE I. Título.

CDU: 681.31.06

SENAI.DR.SE CETAFAJU - Centro de Educação e Tecnologia “Albano Franco” – Aracaju Av. Tancredo Neves, 2001 Inácio Barbosa 49.040-490 Aracaju SE Tel.: 0800-728-0303 E-mail: materialdidatico@se.senai.br

SUMÁRIO

1.

MS-PROJECT

7

1.1

COMPONENTES DA TELA DO MS-PROJECT

8

1.2

CRIANDO UM NOVO PROJETO

9

1.3

CONFIGURANDO OPERAÇÕES PADRÃO DO MS-PROJECT

10

1.4

INSERINDO TAREFAS

13

1.5

CRIANDO DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS DO PROJETO

15

1.6

ALTERANDO A DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS

15

1.7

INSERINDO UMA TAREFA RECORRENTE

16

1.8

DEFININDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS

16

2.

CRIANDO TABELA PERSONALIZADA

16

3.

CONFIGURANDO UM PROJETO PARA CONTROLE

21

3.1

SALVANDO OU ATUALIZANDO UM PLANO DE LINHA DE BASE

21

4.

REGISTRANDO O ANDAMENTO DAS TAREFAS

22

4.1

ATUALIZANDO AS DATAS DE INÍCIO E DE TÉRMINO REAL

24

4.2

ATUALIZANDO A DURAÇÃO REAL DA TAREFA

24

4.3

ATUALIZANDO O TRABALHO REAL

25

4.4

ACOMPANHANDO O PROJETO

26

5.

OS RECURSOS NO MS-PROJECT

27

5.1

INSERINDO RECURSOS AO PROJETO

28

5.2

DEFININDO DISPONIBILIDADE DO RECURSO

29

5.3

ATRIBUINDO UM CALENDÁRIO BASE A UM RECURSO

29

5.4

ALTERANDO PERÍODOS PARA RECURSOS INDIVIDUAIS

30

5.5

REMOVENDO ALOCAÇÃO DE RECURSOS

31

5.6

ALOCANDO RECURSOS MATERIAIS

31

5.7

SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS

32

5.8

ATRIBUINDO PRIORIDADES ÀS TAREFAS

34

5.9

RESOLVENDO A SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS

34

6.

CRONOGRAMA E ANALISE PERT-CPM

35

6.1

CRIANDO UM MODELO PROBABILÍSTICO

36

6.2

EXIBINDO CÓDIGOS DE ESTRUTURA DE DIVISÃO DE TRABALHO

38

7.

REPORTANDO O STATUS DO PROJETO NO FORMATO IMPRESSO

38

7.1

IMPRIMINDO UM RELATÓRIO

39

7.2

CRIANDO UM NOVO RELATÓRIO

40

7.3

IMPRIMINDO UM MODO DE EXIBIÇÃO

41

8.

FORMULÁRIOS PERSONALIZADOS

42

REFERÊNCIAS

46

FOLHA DE CRÉDITOS

47

MS-PROJECT

1. MS-PROJECT

O MS Project é um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos.

Dentre os diversos recursos disponíveis, destacamos:

Recursos Gerais

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados; Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e
Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados; em programas da década de 60 mas totalmente superados; Aceita relações de precedências entre tarefas tipo
Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início- Início, Fim-Fim, e Início-Fim; automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados; Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva).
Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras; tipo Fim-Início, Início- Início, Fim-Fim, e Início-Fim; Permite estabelecer níveis hierárquicos através de
a realização de reuniões todas as segundas-feiras; Permite estabelecer níveis hierárquicos através de Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho; Permite uso de subprojetos;
Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios;Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho; Permite uso de

Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação; de operação;

Tempo (Datas e Folgas)

O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente; Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados; O cálculo da rede
dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente; Permite definição de “semana de trabalho”, expediente Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;
“semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados; O cálculo da rede pode ser feito “do O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;
Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas; da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”; Permite o uso do modelo probabilístico

MS-PROJECT

Recursos

Os recursos são ligados diretamente às tarefas; Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.MS-PROJECT Recursos Custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou

Custos

Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.(ou nivelamento de recursos), manual ou automática. Custos 1.1 COMPONENTES DA TELA DO MS-PROJECT Alguns componentes

1.1 COMPONENTES DA TELA DO MS-PROJECT

Alguns componentes da tela do Ms-Project fazendo parte dos componentes padronizados do Microsoft Office, como é o caso das barras de Rolagem, Barras de ferramentas, etc. Outros componentes são específicos do Ms-Project e serão especificados abaixo.

BARRA DE FERRAMENTAS PAINEL DE TAREFAS GUIA DO PROJETO GRUPOS FILTROS GRÁFICO DE GANTT BARRA
BARRA DE FERRAMENTAS
PAINEL DE TAREFAS
GUIA DO PROJETO
GRUPOS
FILTROS
GRÁFICO DE GANTT
BARRA DE MODOS
BARRA DE ROLAGEM
DE TABELA
TABELA DE ENTRADA
BARRAS DE ROLAGEM
DO GRÁFICO DE GANTT

MS-PROJECT

1.2 CRIANDO UM NOVO PROJETO

Ao iniciar o Ms-Project será aberto, automaticamente, um projeto em branco no qual poderemos começar a trabalhar. Caso seja necessária a criação de um novo projeto já com o Ms-Project aberto, basta acessar o menu Arquivo e selecionar a opção novo. Outra forma de criar um novo projeto é clicar no botão novo na barra de ferramentas, como mostrado abaixo.

botão novo na barra de ferramentas, como mostrado abaixo. ou acesse: NOVO Definindo Informações Gerais Sobre

ou acesse:

na barra de ferramentas, como mostrado abaixo. ou acesse: NOVO Definindo Informações Gerais Sobre o Projeto
NOVO
NOVO

Definindo Informações Gerais Sobre o Projeto

Ao criar um novo projeto precisamos configurar as informações gerais relativas ao mesmo. Devemos acessar o menu Projeto, selecionando a opção Informações sobre o projeto. A tela ao lado será aberta permitindo que possamos configurar os dados do nosso projeto.

que possamos configurar os dados do nosso projeto. Nessa tela podemos especificar as seguintes informações:

Nessa tela podemos especificar as seguintes informações:

Data de início: Deve-se digitar a data de início do projeto. Para que o agendamento das tarefas seja mais preciso, podemos colocar também o horário de início do projeto, após a data (Ex: Seg 14/09/09 8:00).

Data de término: Esse campo indica a data de conclusão do projeto sendo calculado automaticamente pelo sistema assim que criarmos e vincularmos todas as tarefas do projeto.

Agendar a partir de: Nesse campo podemos definir o método de agendamento das tarefas. Esse agendamento pode ser feito pela data de início ou pela data de término do projeto, como podemos ver na figura a direita.

pela data de término do projeto, como podemos ver na figura a direita. SENAI – Departamento

MS-PROJECT

Se a opção escolhida for a data de término do projeto, deveremos determinar a data de término no campo acima, sendo a data de início do projeto calculada automaticamente pelo sistema.

Data atual: A data atual é utilizada como referência a algumas ações executadas pelo Ms-Project como apropriação de custos, apropriação do percentual de execução das tarefas, etc.

Data de status: A data de status representa uma data que você define (em vez da data atual) para reportar as condições de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Essa data serve para controlar como o progresso é exibido ou como os totais do valor acumulado são calculados. O valor NA significa não disponível.

Calendário: Essa opção serve para escolhermos o calendário padrão a ser utilizado pelo projeto.

Prioridade: A prioridade pode ser definida através de um número que varia de 1 a 1000, onde 1 indica a menor prioridade e 1000 a prioridade máxima. A prioridade serve como critério para a distribuição de recursos.

1.3 CONFIGURANDO OPERAÇÕES PADRÃO DO MS-PROJECT

Acesse o menu ferramentas, e clique em Opções.

a) Selecione a guia geral e desmarque a caixa de seleção Adicionar novos recursos e tarefas automaticamente.

b) Clique no botão definir como padrão para torná-la uma opção padrão para todos os projetos futuros. Caso contrário alterará as configurações apenas para o projeto atual.

alterará as configurações apenas para o projeto atual. c) Selecione a guia calendário e defina os

c) Selecione a guia calendário e defina os valores em cada caixa descrita na guia para atender à agenda de trabalho de sua empresa. Essas são opções essenciais que determinam como o Ms-Project

MS-PROJECT

interpretará os dados inseridos, por isso é importante que elas reflitam as praticas da sua empresa.

é importante que elas reflitam as praticas da sua empresa. d) Selecione a guia cronograma e

d) Selecione a guia cronograma e desative a caixa de seleção da opção as novas tarefas são controladas pelo empenho e da opção vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas. Essas opções serão explicadas posteriormente.

inseridas ou movidas . Essas opções serão explicadas posteriormente. SENAI – Departamento Regional de Sergipe 11

MS-PROJECT

INSERINDO INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO

O Project possibilita a inclusão de informações como: quem está gerenciando o projeto, a empresa, e outras informações adicionais que podem ser utilizadas para personalizar o projeto ou conforme necessidade.

Para isso basta clicar no menu Arquivo e selecionar a opção Propriedades. Aparecerá a tela abaixo onde podemos digitar as informações do projeto.

DEFININDO O PERÍODO DE TRABALHO

informações do projeto. DEFININDO O PERÍODO DE TRABALHO Acesse o menu Ferramentas, clicando na opção Alterar

Acesse o menu Ferramentas, clicando na opção Alterar o período Útil.

Ferramentas, clicando na opção Alterar o período Útil. Para alterar as datas de trabalho em um

Para alterar as datas de trabalho em um calendário, siga estas etapas:

Selecione o calendário que você quer modificar na caixa de listagem Para; Utilize a barra de rolagem no calendário para alterar o mês e o ano. No guia Exceçõesdefina o nome e uma data específica cujo estado de trabalho você queira alterar, no botão “Detalhes” ao lado direito definir os detalhes para esta data. Para alterar um dia da semana para todas as semanas (por exemplo, para mudar todas as sextas-feiras), no guia “Semanas de Trabalho” e no botão “Detalhes” ao lado direito definir o dia da semana para alteração do período de trabalho.

Atenção:

Registre quaisquer feriados ou outras datas em que não se trabalha, pois o Project precisa considerá-los em seu agendamento.

MS-PROJECT

1.4 INSERINDO TAREFAS

Para inserir as tarefas no seu projeto basta acessar o modo de exibição Gráfico de Gantt e, na área de tarefas, digitar as tarefas do seu projeto. Vamos considerar as tarefas do projeto plano de marketing, para melhor exemplificarmos esse procedimento.

As tarefas a serem inseridas são:

(Incluir as tarefas sem os números do lado esquerdo)

1. Plano de Marketing

2. Análise do Mercado

3. Definir público-alvo

4. Analisar divisão do mercado

5. Analisar forças e fraquezas do produto

6. Análise da Concorrência

7. Analisar pontos fortes e fracos

8. Posicionar produto para cada concorrente

9. Avaliar oportunidades e ameaças

10. Análise do mercado finalizada

11. Definição de Metas

12. Definir volume de vendas no primeiro ano

13. Definir participação no mercado no primeiro ano

14. Definição de metas concluído

15. Planejamento dos Canais de distribuição

16. Definir canais de distribuição

17. Definir estratégias e políticas de distribuição

18. Selecionar os canais de distribuição

19. Definir os preços para revenda

20. Planejamento dos canais de distribuição finalizado

21. Estratégias de Comunicação

22. Definir mensagens de acordo com o público-alvo

23. Definição de calendários editoriais

24. Palestras e Workshops estratégicos

25. Definir cronograma de palestras/workshops

26. Ministrar evento de lançamento do produto

27. Ministrar palestras e workshops estratégicos

28. Planejamento da campanha publicitária

29. Contatar veículos de propaganda

30. Definir campanha publicitária

31. Análise do programa publicitário

32. Obter aprovação da campanha publicitária

33. Campanha publicitária aprovada

34. Selecionar canais de veiculação

35. Comprar material de publicidade

36. Conferir material de publicidade

37. Veiculação Comercial na Mídia

38. Estratégias de Comunicação finalizadas

39. Plano de Marketing Finalizado

Ao incluirmos todas as tarefas, vamos exibir a numeração da estrutura das tarefas (No menu Ferramentas selecione Opções e no guia Exibir marque o item “Mostrar numero da estrutura de tópicos” que fica na parte inferior da janela e clique no botão “OK” e teremos uma tela da seguinte forma:

MS-PROJECT

MS-PROJECT Agora precisamos definir as sub-tarefas, pois, segundo as atividades do nosso projeto, teremos que ter

Agora precisamos definir as sub-tarefas, pois, segundo as atividades do nosso projeto, teremos que ter uma estrutura da seguinte forma:

1. Plano de Marketing

1.1 Análise do Mercado

1.1.1 Definir público-alvo

1.1.2 Analisar divisão do mercado

1.1.3 Analisar forças e fraquezas do produto

1.2 Análise da Concorrência

1.2.1 Analisar pontos fortes e fracos

1.2.2 Posicionar produto para cada concorrente

1.2.3 Avaliar oportunidades e ameaças

1.3 Análise do mercado finalizada

1.4 Definição de Metas

1.4.1 Definir volume de vendas no primeiro ano

1.4.2 Definir participação no mercado no primeiro ano

1.5 Definição de metas concluído

1.6 Planejamento dos Canais de distribuição

1.6.1 Definir canais de distribuição

1.6.2 Definir estratégias e políticas de distribuição

1.6.3 Selecionar os canais de distribuição

1.6.4 Definir os preços para revenda

1.7 Planejamento dos canais de distribuição finalizado

1.8 Estratégias de Comunicação

1.8.1 Definir mensagens de acordo com o público-alvo

1.8.2 Definição de calendários editoriais

1.8.3 Palestras e Workshops estratégicos

1.8.3.1 Definir cronograma de palestras/workshops

1.8.3.2 Ministrar evento de lançamento do produto

1.8.3.3 Ministrar palestras e workshops estratégicos

1.8.4 Planejamento da campanha publicitária

1.8.4.1 Contatar veículos de propaganda

1.8.4.2 Definir campanha publicitária

1.8.4.3 Análise do programa publicitário

1.8.4.4 Obter aprovação da campanha publicitária

1.8.4.5 Campanha publicitária aprovada

1.8.4.6 Selecionar canais de veiculação

1.8.4.7 Comprar material de publicidade

1.8.4.8 Conferir material de publicidade

1.8.4.9 Veiculação Comercial na Mídia

1.9 Estratégias de Comunicação finalizadas

2. Plano de Marketing Finalizado

MS-PROJECT

Para conseguirmos criar as sub-tarefas devemos clicar na tarefa a ser transformada em sub-tarefa, como vemos na figura abaixo.

ser transformada em sub-tarefa, como vemos na figura abaixo. 1.5 CRIANDO DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS DO

1.5 CRIANDO DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS DO PROJETO

Após decidir quais devem ser as suas tarefas, você estará pronto para ordená-las vinculando as tarefas relacionadas. Por exemplo, talvez algumas tarefas precisem terminar antes de outras iniciarem. Outras poderão depender do início de outra tarefa.

a) No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que você deseja vincular na ordem desejada.

Para selecionar tarefas não-adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique no nome da tarefa.ou mais tarefas que você deseja vincular na ordem desejada. Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada

Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na primeira e na última tarefa que você deseja vincular.pressionada a tecla CTRL e clique no nome da tarefa. b) Clique em Vincular tarefas. 1.6

b) Clique em Vincular tarefas.
b) Clique em Vincular tarefas.

1.6 ALTERANDO A DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS

Para alterar a dependência criada pelo Ms-Project ou definida pelo usuário basta acessar o Gráfico
Para alterar a dependência criada pelo Ms-Project ou definida pelo usuário
basta acessar o Gráfico de Gantt, dar um duplo clique na a dependência e, na caixa
Tipo, selecionar a dependência desejada.

MS-PROJECT

1.7 INSERINDO UMA TAREFA RECORRENTE

Se você tiver uma atividade como uma reunião agendada regularmente e quer incluí-la na lista de tarefas, pode criar uma tarefa recorrente. O Ms-Project lhe perguntará com que frequência à tarefa ocorrerá e indicará quanto tempo durará cada vez. Em seguida, o Project agendará cada uma das ocorrências e criará uma tarefa de resumo para a série de eventos. Para criar a tarefa recorrente devemos clicar abaixo da tarefa a qual queremos inserir a tarefa, acessar o menu Inserir e clicar na opção Tarefa Recorrente. Aparecerá a janela onde poderemos programar a nossa tarefa recorrente.

a janela onde poderemos programar a nossa tarefa recorrente. 1.8 DEFININDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS Você

1.8 DEFININDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS

Você pode usar as abreviações a seguir:

meses = me semanas = s dias = d horas = h minutos = m

2. CRIANDO TABELA PERSONALIZADA

Os vários campos de dados disponíveis para cada tarefa e recurso para que seja exibido simultaneamente, visualizar todos os dados na mesma tela seria mais prático mais o Project permite aos usuários que decidam quais os campos eles desejam utilizar. As TABELAS são formadas por um conjunto de campos, são 15 tabelas definidas, com o padrão de nove delas relacionadas no menu TABELAS. Além disso, os usuários podem criar sua tabela personalizada, formatando em diversas opções.

Tabelas de Campos de Tarefas

Veja as etapas necessárias para se alternar entre as tabelas de campos de tarefas:

MS-PROJECT

a) Selecione qualquer modo de tarefas.

b) Selecione o comando EXIBIR e o item TABELA.

c) Selecione uma das tabelas que se encontram no menu principal, OU selecione o menu MAIS TABELA:

d) Escolha a Tabela que deseja e clique no botão APLICAR.

d) Escolha a Tabela que deseja e clique no botão APLICAR . Tabelas de Campos de

Tabelas de Campos de Recursos

Veja as etapas necessárias para se alternar entre as tabelas de campos de recursos:

a) Selecione qualquer modo de recursos, por exemplo, Planilha de Recursos.

b) Selecione o comando EXIBIR e o item TABELA.

c) Selecione uma das tabelas que se encontram no menu principal, OU selecione o menu MAIS TABELA.

d) Escolha a Tabela deseja e clique o botão APLICAR.

d) Escolha a Tabela deseja e clique o botão APLICAR. Personalizando uma Tabela já Existente De

Personalizando uma Tabela já Existente

De uma tabela existente, podemos executar as alterações da tabela de acordo com as necessidades do usuário, por exemplo, inserir ou excluir campos.

a) Selecione o comando EXIBIR e o item TABELA.

b) No submenu selecione MAIS TABELA, a seguinte caixa de diálogo é exibida:

MS-PROJECT

MS-PROJECT c) Selecione a tabela que deseja alterar. d) Clique o botão EDITAR. e) Efetue as

c) Selecione a tabela que deseja alterar.

d) Clique o botão EDITAR.

e) Efetue as alterações desejadas e clique no botão OK.

e) Efetue as alterações desejadas e clique no botão OK. Criar uma Nova Tabela Podemos também

Criar uma Nova Tabela

Podemos também criar novas Tabelas no Project com informações que atendam as necessidades do usuário sem ter que alterar as tabelas padrão.

a) Selecione o comando EXIBIR e o item TABELA.

b) No submenu selecione MAIS TABELA. A seguinte caixa de diálogo é exibida:

MS-PROJECT

MS-PROJECT c) Clique o botão NOVA. d) No campo NOME digite o nome para a tabela.

c) Clique o botão NOVA.

MS-PROJECT c) Clique o botão NOVA. d) No campo NOME digite o nome para a tabela.

d) No campo NOME digite o nome para a tabela.

e) Preencha a coluna NOME DO CAMPO com os campos desejados.

f) Clique o botão OK.

DO CAMPO com os campos desejados. f) Clique o botão OK. Agora no seu projeto já

Agora no seu projeto já passa a possui mais uma tabela.

2.20 Modelo GLOBAL.MPT / ORGANIZADOR

As alterações feitas nas tabelas existentes como as novas tabelas criadas são mantidas somente no arquivo em questão essa mesma regra para as visualizações e relatórios. Através do ORGANIZADOR do Project o usuário poderá disponibilizar as alterações feitas com as novas tabelas para os demais arquivos.

MS-PROJECT

a. Selecione o comando EXIBIR e o item TABELA. b. No submenu selecione MAIS TABELA. A seguinte caixa de diálogo é exibida:

MAIS TABELA. A seguinte caixa de diálogo é exibida: g) Clique o botão ORGANIZADOR. h) Na

g) Clique o botão ORGANIZADOR.

de diálogo é exibida: g) Clique o botão ORGANIZADOR. h) Na guia TABELA, no lado direito

h) Na guia TABELA, no lado direito da tela, temos todas as tabelas alteradas e novas no arquivo atual.

i) Clique a tabela que deseja disponibilizar para todos os arquivos.

j) Clique o botão COPIAR.

Obs.: O GLOBAL.MPT, arquivo de padrões do Project, passa a possui sua nova tabela personalizada, que agora qualquer outro arquivo poderá acessar.

MS-PROJECT

3. CONFIGURANDO UM PROJETO PARA CONTROLE

Embora o Ms-Project torne fácil o controle, você deverá seguir várias etapas

antes de começar a controlar o andamento de um projeto. Em primeiro lugar, decida

o método de controle que será usado e os itens que serão controlados, como:

que será usado e os itens que serão controlados, como: Datas de início e de término

Datas de início e de término das tarefas; Trabalho e custos dos recursos. Depois, certifique-se de que o seu grupo de trabalho esteja configurado para o método de controle escolhido.

Obtendo dados para atualização o controle do Projeto

a) Decida quais informações sobre o projeto você deseja controlar e atualizar. Por exemplo, você poderá atualizar as datas de início e de término, as porcentagens de conclusão e os custos das tarefas.

b) Identifique e obtenha os dados com as fontes de informações. Por exemplo, para atualizar as datas de início e de término, obtenha as datas reais com os recursos que estão atribuídos às tarefas. Para obter dados sobre custos, talvez você precise obter os custos reais com o pessoal da contabilidade.

c) Escolha um método para obter dados. Você poderia obter os dados ativamente telefonando para suas fontes ou entrevistando-as pessoalmente. Também poderia pedir que elas preenchessem um formulário e o entregassem a você.

d) Determine uma agenda realista para obter os dados e siga-a. Com que freqüência você deseja ou precisa obter e atualizar as informações sobre

o projeto? Uma vez por semana? Uma vez por mês? A escolha de uma freqüência conveniente e adequada à sua agenda aumentará a

probabilidade de que você obtenha informações sobre o status do projeto

e as incorpore ao plano do projeto.

Atenção:

Quanto mais simples forem os métodos manuais para obter dados, maior a probabilidade de que você obtenha as informações em tempo hábil. O método usado para obter relatórios de status da equipe deverá ser tão simples quanto às necessidades de que o projeto venha a permitir.

3.1 SALVANDO OU ATUALIZANDO UM PLANO DE LINHA DE BASE

Após você concluir o processo inicial de criação de uma agenda (isto é, inserir

tarefas, estabelecer dependências, atribuir recursos e possivelmente custos, verificar

e ajustar sua agenda) e antes de controlar a agenda, convém salvar um plano de

linha de base. Uma linha de base é um conjunto de estimativas chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto. Ao comparar as informações contidas no plano de linha de base com a agenda atualizada posteriormente no projeto, você poderá identificar e resolver as discrepâncias e fazer um planejamento mais preciso para projetos futuros

semelhantes. Ao adicionar tarefas ao projeto ou alterar outras informações, você pode atualizar um plano de linha de base.

MS-PROJECT

Salvando a Linha de Base

Acesse o menu Ferramentas, aponte para Controle e clique em Definir linha de base. Selecione a opção Projeto inteiro e clique em OK.

. Selecione a opção Projeto inteiro e clique em OK . Atenção: Por que devo criar

Atenção:

Por que devo criar uma linha de base?

A linha de base é essencial para controlar o andamento do projeto. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição. Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos.

4. REGISTRANDO O ANDAMENTO DAS TAREFAS

Após escolher os itens que você deseja controlar e o método de controle a ser usado, você poderá começar a controlar esses itens. Na maioria das vezes, você controlará o andamento trocando informações sobre o status das tarefas com os integrantes do grupo de trabalho e, depois, incorporando as informações mais atualizadas ao plano do projeto.

MS-PROJECT

Durante a execução do projeto precisamos acompanhar o andamento das tarefas para poder determinar se os cronogramas estão sendo seguidos e como as tarefas estão sendo realizadas. Assim que as tarefas forem sendo executadas, registraremos essa execução através do Gráfico de Gantt. Dando um duplo clique sobre o nome da tarefa a ser registrada, aparecerá a tela de informações sobre a tarefa, abaixo. Nessa tela podemos registrar o percentual concluído da tarefa, através da opção Porcentagem concluída.

da tarefa, através da opção Porcentagem concluída . Outra forma de registrar o andamento das tarefas

Outra forma de registrar o andamento das tarefas é, posicionar o cursor no início da barra da tarefa a ser registrada, no Gráfico de Gantt. Nesse momento, o

. Devemos clicar no botão esquerdo do mouse

a arrastar até a data que queremos registrar como executada. Podemos visualizar a

cursor será alterado para a forma

Podemos visualizar a cursor será alterado para a forma data na janela abaixo. Após o registro

data na janela abaixo.

a cursor será alterado para a forma data na janela abaixo. Após o registro do andamento

Após o registro do andamento da tarefa, visualizaremos, no Gráfico de Gantt, esse percentual concluído da tarefa através de uma barra que será exibida na barra da tarefa.

através de uma barra que será exibida na barra da tarefa. TAREFA COM PERCENTUAL CONCLUÍDO SENAI

TAREFA COM PERCENTUAL CONCLUÍDO

MS-PROJECT

4.1 ATUALIZANDO AS DATAS DE INÍCIO E DE TÉRMINO REAL

O controle das datas de início e de término das tarefas pode ajudá-lo a gerenciar sua agenda de modo mais eficaz. Se souber que uma tarefa iniciou ou terminou com atraso, você poderá tomar medidas para evitar que ela atrase outras tarefas ou a data de término do projeto. Além disso, se souber que uma tarefa está iniciando ou terminando antes do planejado, você poderá reatribuir seus recursos às tarefas que estejam atrasadas. Selecione a exibição do Gráfico de Gantt e escolha a tarefa que deseja atualizar. No menu Ferramentas, aponte para Controle e clique em Atualizar tarefas. Na janela Atualizar tarefas, mostrada abaixo, digite as datas de início e término, na opção Real.

as datas de início e término , na opção Real . Atenção: Ao inserir uma data

Atenção:

Ao inserir uma data de início ou de término real de uma tarefa, você altera a data agendada correspondente. No entanto, as datas da linha de base não são afetadas pelas alterações efetuadas nas datas reais ou agendadas. Se você inserir a data de término real de uma tarefa, o Ms-Project calculará sua porcentagem concluída como 100%. Se várias tarefas tiverem iniciado e terminado no prazo final, você poderá definir as informações sobre o início e o término reais de todas essas tarefas de uma só vez. No campo Nome da tarefa, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique nas tarefas que iniciaram e terminaram no prazo final. No menu Ferramentas, aponte para Controle e clique em Atualizar projetos. Na caixa Atualizar trabalho como concluído até, insira uma data e clique em Tarefas selecionadas. Após a seleção, clique em OK.

Tarefas selecionadas . Após a seleção, clique em OK . 4.2 ATUALIZANDO A DURAÇÃO REAL DA

4.2 ATUALIZANDO A DURAÇÃO REAL DA TAREFA

Se você souber há quanto tempo uma tarefa está em andamento, e ela estiver ocorrendo conforme o planejado, você poderá inserir a duração real da tarefa. Quando você especifica a duração real de uma tarefa, o Ms-Project calcula a porcentagem de conclusão e a duração restante de acordo com as fórmulas:

MS-PROJECT

(Porcentagem concluída = Duração real / Duração) e (Duração restante = Duração - Duração real).MS-PROJECT Para atualizar a duração da tarefa devemos clicar no menu Exibir e selecionar a opção

Para atualizar a duração da tarefa devemos clicar no menu Exibir e selecionar

a opção Mais modos de exibição. Na lista Modos de exibição devemos selecionar a

opção Planilha de Tarefas e, depois, clicar em Aplicar. Devemos acessar novamente

o menu Exibir, apontar para Tabela e clicar em Controle. No campo Dur. real (duração real), vamos inserir as durações reais das tarefas que desejamos atualizar. Os valores recalculados para a porcentagem de conclusão e a duração restante serão exibidos nos campos % concl. (Porcentagem concluída) e Dur. rest. (Duração restante), respectivamente.

e Dur. rest. (Duração restante), respectivamente. Atenção : Se você atribuir recursos às tarefas e usar

Atenção:

Se você atribuir recursos às tarefas e usar o agendamento controlado pelo empenho (o padrão), insira o trabalho real e não a duração real. Se você inserir uma duração real maior do que a duração agendada antes de a tarefa ser concluída, o Ms-Project atualizará a duração agendada para que seja igual à duração real, alterará a duração restante para zero e marcará a tarefa como 100% concluída.

4.3 ATUALIZANDO O TRABALHO REAL

Se souber a quantidade de trabalho realizada em uma tarefa, você poderá inserir o trabalho real da tarefa. Quando você especifica o trabalho real de uma tarefa, o Ms-Project calcula a porcentagem de trabalho concluída e o trabalho restante de acordo com as fórmulas:

(Porcentagem de trabalho concluída = Trabalho real/Trabalho) e (Trabalho restante = Trabalho - Trabalho real).concluída e o trabalho restante de acordo com as fórmulas: Para atualizar a duração da tarefa

Para atualizar a duração da tarefa devemos clicar no menu Exibir e selecionar

a opção Mais modos de exibição. Na lista Modos de exibição devemos selecionar a

opção Planilha de Tarefas e, depois, clicar em Aplicar. Devemos acessar novamente

o menu Exibir, apontar pata Tabela e clicar em Trabalho.

MS-PROJECT

No campo Real, vamos inserir os valores do trabalho real. Os valores recalculados para a porcentagem de conclusão e a duração restante serão exibidos nos campos % trab. concl. (Porcentagem do Trabalho concluído) e Restante, respectivamente.

do Trabalho concluído) e Restante, respectivamente. 4.4 ACOMPANHANDO O PROJETO Quando você gerencia um projeto,

4.4 ACOMPANHANDO O PROJETO

Quando você gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do triângulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de recursos podem causar problemas em sua agenda. Se você mantiver as informações do projeto atualizadas, você sempre poderá ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, você pode identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Ms-Project para encontrar soluções. Para manter o seu projeto dentro da programação, certifique-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Você pode então ajustar a dependência entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais. O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibição Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. Para acompanhar um projeto no Ms-Project, siga os passos abaixo:

No menu Exibir , clique em Gantt de controle . Para exibir os campos de variação, no Exibir, clique em Gantt de controle. Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variação.
Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação. No menu no menu Exibir , aponte para Tabela e clique em Variação . Exibir , aponte para Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle.

Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.Exibir , aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle . SENAI – Departamento Regional

MS-PROJECT

Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e,MS-PROJECT , na Barra de em seguida, clique em Atualizar como agendado ferramentas controle. Se a

, na Barra de

conforme o agendamento, clique na tarefa e, , na Barra de em seguida, clique em Atualizar

em seguida, clique em Atualizar como agendado

ferramentas controle.

Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt . Exibir, clique em Gráfico de Gantt.

Na Barras de ferramentas controle, clique em atualizar tarefas .agendado, No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt . Em Real, digite ou selecione

de ferramentas controle, clique em atualizar tarefas . Em Real, digite ou selecione uma data na

Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término. Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluída; o Ms-Project assumirá que a data está correta e reagendará as tarefas apropriadamente.de ferramentas controle, clique em atualizar tarefas . Clique em OK. 5. OS RECURSOS NO MS-PROJECT

Clique em OK.data está correta e reagendará as tarefas apropriadamente. 5. OS RECURSOS NO MS-PROJECT O MS Project

e reagendará as tarefas apropriadamente. Clique em OK. 5. OS RECURSOS NO MS-PROJECT O MS Project

5. OS RECURSOS NO MS-PROJECT

O MS Project permite a alocação de recursos para a realização das tarefas. Os recursos para o seu projeto incluem pessoas que gerenciam e fazem o trabalho, assim como instalações, equipamentos, materiais e fornecedores que eles utilizam para completar as tarefas. A equipe pode ser constituída por empregados, empreiteiros, vendedores ou empregados temporários. Nesse momento do planejamento do processo, todos os recursos já devem estar identificados, aprovados e obtidos. Você deve saber quem está em sua equipe e que equipamentos e materiais está comprando para alcançar as metas do projeto. Agora, você precisa inserir as informações sobre recursos no plano do projeto. A atribuição de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padrão, o Ms-Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuídos e na sua alocação à tarefa. Além disso, se você atribuir recursos, o Ms- Project poderá fornecer informações para ajudá-lo a gerenciá-los. Por exemplo, identificar os recursos que precisarão trabalhar com horas extras e informar o custo de cada recurso.

Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na conclusão das tarefas.custo de cada recurso. Use recursos em seu projeto quando sua meta for: SENAI – Departamento

MS-PROJECT

Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor.MS-PROJECT Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de

Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua provável conclusão.o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor. Monitorar os recursos aos quais tenha

Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho.para as tarefas e a data de sua provável conclusão. Controlar o tempo e os custos

Controlar o tempo e os custos dos recursos.tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho. 5.1 INSERINDO RECURSOS AO PROJETO Para podermos inserir

5.1 INSERINDO RECURSOS AO PROJETO

Para podermos inserir recursos em nossos projetos, devemos selecionar a Planilha de Recursos, na barra de modos.

Na

Planilha

de

recursos

devemos

especificar

todos os recursos que serão utilizados no nosso projeto, sejam eles humanos ou materiais.

Para cada recurso devemos lançar as suas especificidades como tipo, valor da hora, valor da hora extra, grupo, etc. Essas configurações serão levadas em conta durante o acompanhamento do projeto e com as alocações dos recursos às suas devidas tarefas.

e com as alocações dos recursos às suas devidas tarefas. Após registrar todos os recursos devemos
e com as alocações dos recursos às suas devidas tarefas. Após registrar todos os recursos devemos

Após registrar todos os recursos devemos fazer a alocação dos mesmos nas tarefas. Essa alocação poderá ser feita de duas formas. Na barra de modos, clique em Gantt de Controle. Na coluna Nomes de recursos devemos escolher um recurso para vinculá-lo à tarefa. Outra forma de atribuir recursos às tarefas é selecionando na tarefa desejada e, na barra de ferramentas, clicando no

selecionando na tarefa desejada e, na barra de ferramentas, clicando no SENAI – Departamento Regional de

MS-PROJECT

MS-PROJECT ícone Atribuir recursos . A tela ao lado será exibida onde poderemos selecionar um ou

ícone Atribuir recursos . A tela ao lado será exibida onde poderemos selecionar um ou mais recursos para a referida tarefa.

5.2 DEFININDO DISPONIBILIDADE DO RECURSO

Para que possamos planejar, de forma eficaz, precisamos configurar a disponibilidade dos recursos a serem usados. Para isso, selecione a Planilha de recursos, dê um duplo-clique no nome do recurso desejado para que a janela Informações sobre o recurso seja exibida. Clique na guia geral e na opção disponibilidade de recurso, selecione o intervalo de datas.

disponibilidade de recurso , selecione o intervalo de datas. 5.3 ATRIBUINDO UM CALENDÁRIO BASE A UM

5.3 ATRIBUINDO UM CALENDÁRIO BASE A UM RECURSO

O calendário Padrão do Ms-Project é, automaticamente, o calendário do projeto. O calendário do projeto é aplicado a todos os recursos à medida que você os adiciona. Você pode atribuir um calendário base diferente ao recurso, ou pode modificar o calendário do recurso individual. Para poder modificar o calendário devemos acessar a planilha de recursos, através da barra de modos ou do menu exibir. Selecione o recurso desejado e clique no botão Informações sobre o recurso, na barra de ferramentas. A tela abaixo será exibida.

na barra de ferramentas. A tela abaixo será exibida. Clique no botão “Alterar Período Útil” para
na barra de ferramentas. A tela abaixo será exibida. Clique no botão “Alterar Período Útil” para

Clique no botão “Alterar Período Útil” para atribuir ao recurso. Por exemplo, se o recurso selecionado trabalha no turno da noite, clique em Turno da noite para atribuí-lo como o calendário base do recurso.

MS-PROJECT

MS-PROJECT 5.4 ALTERANDO PERÍODOS PARA RECURSOS INDIVIDUAIS Para alterar os períodos de trabalho, férias e folgas

5.4 ALTERANDO PERÍODOS PARA RECURSOS INDIVIDUAIS

MS-PROJECT 5.4 ALTERANDO PERÍODOS PARA RECURSOS INDIVIDUAIS Para alterar os períodos de trabalho, férias e folgas

Para alterar os períodos de trabalho, férias e folgas individuais,devemos acessar o menu ferramentas, clique na opção Alterar período útil. Especifique, na opção Para Calendário, o recurso que deseja configurar.

opção Para Calendário , o recurso que deseja configurar. No guia “Exceções” defina o dia ou

No guia “Exceções” defina o dia ou os dias que este recurso não trabalha ou terá horário diferenciado clicando também no botão “Detalhes”.

Para alterar um dia da semana para o calendário inteiro, selecione o guia “Semanas de Trabalho” clique na primeira linha no nome Padrão e depois no botão “Detalhes” “Semanas de Trabalho” clique na primeira linha no nome Padrão e depois no botão “Detalhes” para definir o período de trabalho.

Para alterar todos os dias de trabalho, selecione o guia “Semanas de Trabalho” clique na primeira linha no nome Padrão e depois no botão “Detalhes”. P ara definir o período de trabalho depois clique no primeiro depois no botão “Detalhes”. Para definir o período de trabalho depois clique no primeiro dia da semana na janela de detalhes no lado esquerdo, pressione a tecla SHIFT, clique no último dia e no lado esquerdo da janela escolha a opção desejada como também o definindo o horário de trabalho.

MS-PROJECT

MS-PROJECT 5.5 REMOVENDO ALOCAÇÃO DE RECURSOS Selecione a tarefa que deseja remover o recurso alocado e

5.5 REMOVENDO ALOCAÇÃO DE RECURSOS

Selecione a tarefa que deseja remover o recurso alocado e clique no

a tarefa que deseja remover o recurso alocado e clique no botão Atribuir recurso , na

botão Atribuir recurso , na barra de ferramentas. Na janela de atribuição de recursos, clique no recurso a ser retirado, e clique no botão Remover.

no recurso a ser retirado, e clique no botão Remover . 5.6 ALOCANDO RECURSOS MATERIAIS Os

5.6 ALOCANDO RECURSOS MATERIAIS

Os recursos materiais representam todos os insumos e materiais necessários à execução da tarefa, como ferro, areia, caminhão, computador, etc. Cada recurso deve conter uma unidade de medida que deve ser definida no campo Unidade do Material. (metro, centímetro, tonelada, etc.) Para alocar recursos materiais oi procedimento será o mesmo da alocação dos recursos humanos.

Selecione a tarefa desejada, dê um clique no botão Atribuir recurso , escolha o recurso material a ser alocado e defina a quantidade. A unidade de medida será atribuída, automaticamente, pelo Ms-Project, de acordo com a definição feita no cadastramento do recurso. Após a digitação, clique no botão Atribuir.

do recurso. Após a digitação, clique no botão Atribuir. SENAI – Departamento Regional de Sergipe 31
do recurso. Após a digitação, clique no botão Atribuir. SENAI – Departamento Regional de Sergipe 31

MS-PROJECT

5.7 SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS

Os recursos materiais representam todos os insumos e materiais necessários

à execução da tarefa, como ferro, areia, caminhão, computador, etc. Cada recurso deve conter uma unidade de medida que deve ser definida no campo Unidade do Material. (metro, centímetro, tonelada, etc.).

O que é um recurso superalocado?

É um recurso ao qual é atribuído mais trabalho do que ele pode fazer em seu tempo disponível. Quando o Microsoft Project agenda tarefas, ele calcula a agenda baseada nos requisitos da tarefa, não na disponibilidade dos recursos atribuídos. Por exemplo, a disponibilidade de Maria é de oito horas por dia; no entanto, o Microsoft Project poderá agendar uma tarefa de quatro horas e uma tarefa de oito horas para ela para o mesmo dia. Você precisa redistribuir a superalocação de Maria para resolver esse conflito.

As superalocações podem ser resultadas pelo seguinte:

Um recurso estiver sendo atribuído para um trabalho de período integral em mais de uma tarefa; Duração de tarefas aumentada; Unidades de atribuição para recursos aumentados; Disponibilidade da unidade para recursos aumentada; Atribuir um recurso a uma tarefa de resumo bem como a uma ou mais das subtarefas.

Podemos encontrar recursos superalocados rapidamente em qualquer modo de exibição de recurso, nos quais os nomes dos recursos superalocados são realçados em vermelho. O modo de exibição Uso do recurso em particular pode mostrar a quantidade de tempo em que o recurso está superalocado em um período de tempo selecionado. Você também pode usar o modo de exibição Alocação de

recursos para ajudá-lo a encontrar e examinar informações detalhadas sobre tarefas

e sobre a atribuição de recursos superalocados.

sobre tarefas e sobre a atribuição de recursos superalocados. SENAI – Departamento Regional de Sergipe 32
sobre tarefas e sobre a atribuição de recursos superalocados. SENAI – Departamento Regional de Sergipe 32

MS-PROJECT

O que é redistribuição de recursos?

Redistribuição de recursos é uma solução para quando se tem muito trabalho atribuído a recursos, conhecida como superalocacão de recursos. Uma maneira de fazer a redistribuição é atrasar uma tarefa até que o recurso atribuído tenha tempo para trabalhar nela. Outro método é dividir uma tarefa, de forma que parte dela esteja concluída no prazo final planejado e o resto seja concluído posteriormente, quando o recurso atribuído tiver tempo. Você pode redistribuir os recursos ou deixar que o Ms-Project o faça para você. O recurso de redistribuição do Microsoft Project examina os seguintes fatores para determinar quais tarefas devem ser atrasadas ou divididas:

Identificação da tarefa Tempo de margem de atraso disponível Prioridade da tarefa Dependência entre tarefas Restrições da tarefa Datas de agendamento

Quando o Ms-Project redistribui recursos, as atribuições dos recursos e as informações sobre as tarefas não são alteradas. Ele somente atrasa ou divide tarefas. Quando você redistribui recursos, você pode observar os fatores relevantes e ajustar a tarefa ou recurso para solucionar superalocações. Por exemplo, você pode Adiar uma tarefa ou atribuir recursos adicionais. Os métodos que você escolher para reduzir superalocações dependem das limitações de seu projeto, como orçamento, disponibilidade de recursos, data de término e, flexibilidade no agendamento de tarefas.

O que prioridades têm a ver com a redistribuição?

Há dois tipos de prioridades que você pode definir para controlar a ordem na qual o Ms-Project redistribui tarefas para recursos superalocados: prioridades da tarefa e do projeto. As prioridades variam de 0 a 1000, sendo 1000 a maior prioridade e 0 a menor. Esse intervalo abrangente permite uma maior flexibilidade na redistribuição.

A prioridade de tarefa padrão é 500.

Defina prioridades de tarefa quando você desejar definir prioridades sobre tarefas específicas para controlar como elas são redistribuídas em relação umas a

outras. A maior prioridade, 1000, tem o efeito de "Não redistribuir", significando que

o Ms-Project nunca irá atrasar ou dividir essa tarefa ao redistribuir, nem irá remover

os atrasos ou divisões de redistribuição existentes. Defina prioridades de projeto quando você desejar definir prioridades em projetos específicos em um plano de vários projetos o que significa compartilhar recursos entre projetos diferentes. As prioridades no nível do projeto controlam como as tarefas no projeto são redistribuídas em relação a outros projetos e tarefas em um plano de vários projetos. Não há sobreposição de prioridades entre projetos. Por exemplo, se o projeto

A tiver a prioridade de 500 e o projeto B a prioridade de 400, as tarefas no projeto A

sempre terão uma prioridade maior para redistribuição do que as do projeto B.

MS-PROJECT

Dessa forma, uma tarefa de prioridade 1000 no projeto B terá uma prioridade menor do que uma tarefa de prioridade 0 no projeto A.

5.8 ATRIBUINDO PRIORIDADES ÀS TAREFAS

Para atribuirmos prioridades às tarefas, vamos selecionar a exibição do Gráfico de Gantt. Após selecionar o Gráfico de Gantt, vamos escolher a tarefa

selecionar o Gráfico de Gantt, vamos escolher a tarefa desejada e clicar no botão Informações sobre

desejada e clicar no botão Informações sobre a tarefa . Clique na aba Geral e digite ou selecione a prioridade desejada.

na aba Geral e digite ou selecione a prioridade desejada. 5.9 RESOLVENDO A SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS

5.9 RESOLVENDO A SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS

Você pode usar o recurso de redistribuição do Ms-Project para reduzir as superalocações de recursos. A redistribuição promove um reagendamento dividindo as tarefas e adicionando um atraso às mesmas até que os recursos atribuídos a essas tarefas não estejam mais sobrecarregados. Devido a essas alterações nas tarefas, a redistribuição pode estender a data de término do projeto. Durante a redistribuição, o Microsoft Project não altera quem está atribuído às tarefas. Além disso, apenas os recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) são redistribuídos e não os recursos materiais. Para fazer a redistribuição devemos selecionar a Planilha de recursos, no menu Exibir, ou na barra de modos. Na Planilha de recursos, selecione o recurso que deseja redistribuir, acesse o menu Ferramentas, e clique na opção Redistribuir recursos.

o menu Ferramentas , e clique na opção Redistribuir recursos . SENAI – Departamento Regional de

MS-PROJECT

Depois de selecionar as opções desejadas, clique em redistribuir agora, selecionando a opção recursos selecionados.

Vemos, abaixo, um exemplo de um recurso redistribuído:

. Vemos, abaixo, um exemplo de um recurso redistribuído: Superalocação do Recurso Gerente de Marketing Gráfico

Superalocação do Recurso Gerente de Marketing

Gráfico de Gantt após a redistribuição:

de Marketing Gráfico de Gantt após a redistribuição: Recurso após a Redistribuição 6. CRONOGRAMA E ANALISE

Recurso após a Redistribuição

6. CRONOGRAMA E ANALISE PERT-CPM

Modelo Probabilístico

O Project possibilita a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Etapa em que o usuário pode informar para cada tarefa a duração otimista, a esperada e a pessimista.

Para o calculo padrão o peso estar distribuído da seguinte forma:

Duração Otimista - DO: Peso padrão = 1

Duração Esperada - DE: Peso padrão = 4

Duração Pessimista - DP: Peso padrão = 1

Podendo ser alterados pelo usuário nos seguintes passos.

No Menu Principal, Clique em Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e selecione Análise PERT. Na barra de ferramentas que será exibida, clique no botão Níveis de importância PERT.

MS-PROJECT

Com a duração definida, o Project calculará a duração mais provável (DMP) da seguinte formula: DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6. Ao clicar no botão Calcular PERT na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Duração das tarefas.

6.1 CRIANDO UM MODELO PROBABILÍSTICO

O Microsoft Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa.

1. Selecione o comando EXIBIR e o item TABELA.

2. Selecione o comando MAIS TABELA.

3. Selecione o item Planilha de ENTRADA PARA PERT PA.

3. Selecione o item Planilha de ENTRADA PARA PERT PA . Obs.: Caso não mostre este
3. Selecione o item Planilha de ENTRADA PARA PERT PA . Obs.: Caso não mostre este

Obs.: Caso não mostre este item na lista será necessário exibir a barra de ferramenta ANALISE PERT e clicar sobre o botão PLANILHA DE ENTRADA PERT.

Atividade:

Cadastre o seguinte projeto:

botão PLANILHA DE ENTRADA PERT. Atividade: Cadastre o seguinte projeto: SENAI – Departamento Regional de Sergipe
botão PLANILHA DE ENTRADA PERT. Atividade: Cadastre o seguinte projeto: SENAI – Departamento Regional de Sergipe

MS-PROJECT

Modelo probabilístico (Exibir>Barras de Ferramentas>Análise PERT) :

(Exibir>Barras de Ferramentas>Análise PERT) : Através da barra de tarefa ANALISE PERT visualizar o

Através da barra de tarefa ANALISE PERT visualizar o gráfico GANNT da duração OTIMISTA, MAIS PROVAVÉL e PESSIMISTA.

GANNT da duração OTIMISTA, MAIS PROVAVÉL e PESSIMISTA. Modos de visualização do gráfico de Gantt 5.4

Modos de visualização do gráfico de Gantt

5.4 OTIMIZANDO A EXIBIÇÃO DAS TELAS

Objetivando termos uma visão geral do projeto à medida que vamos acompanhando e atualizando as ações vamos incluir na Tabela de Entrada dos Dados as seguintes colunas: % concluída; Início da linha de Base; Início Real; Duração Real. Para inserirmos o campo % concluído na Tabela de Entrada o primeiro passo é escolher o local da inserção da nova coluna. Por exemplo, vamos inseri-la antes da coluna Nomes de recursos. Para isso basta marcar a coluna Nomes de recursos, ir no menu Inserir e selecionar a opção Coluna. A caixa abaixo será exibida.

%

concluída e clique em OK, para confirmar a

inclusão.

caixa você poderá especificar,

também, um título de coluna, o alinhamento de título e coluna, e a largura da coluna.

Na

caixa

Nome

do

Campo

selecione

Nesta

Atenção:

da coluna. Na caixa Nome do Campo selecione Nesta Atenção: Para ocultar a coluna % concluída,

Para ocultar a coluna % concluída, pressione o botão direito sobre a coluna e clique sobre a opção Ocultar coluna.

MS-PROJECT

6.2 EXIBINDO CÓDIGOS DE ESTRUTURA DE DIVISÃO DE TRABALHO

Uma estrutura de divisão de trabalho, ou EDT é a hierarquia das tarefas no projeto representada por uma série de números, letras ou uma combinação de ambos. Um código de EDT identifica a posição exclusiva de uma tarefa na estrutura do projeto. Para trabalhar com códigos de EDT, você poderá adicionar uma coluna a um modo de exibição de planilha. Para exibir códigos de EDT, selecione um modo de exibição de planilha que exiba tarefas. Clique no campo a direita do qual você deseja inserir uma coluna para o código EDT, como o campo Nome da tarefa, para inserir códigos de estrutura de tópicos imediatamente à esquerda dos nomes de tarefa. Para isso basta ir no menu Inserir e selecionar a opção Coluna. Na caixa Nome do Campo selecione EDT e clique em OK, para confirmar a inclusão. Na caixa Alinhar dados, clique em À esquerda. Selecione a opção Melhor ajuste.

7. REPORTANDO O STATUS DO PROJETO NO FORMATO IMPRESSO

Para gerenciar um projeto de forma eficiente, você pode, eventualmente, precisar comunicar as informações sobre o projeto a várias pessoas. Com o Ms- Project, você pode imprimir modos de exibição e relatórios que apresentam as informações que você desejar. O processo de impressão das informações necessárias pode ser tão simples quanto clicar em um botão ou tão difícil quanto criar e visualizar relatórios personalizados. A facilidade ou dificuldade do processo não importam; Imprimir um modo de exibição ou relatório consiste essencialmente nas mesmas tarefas:

a) Selecione o modo de exibição ou relatório que apresenta melhor as informações desejadas. Se um modo de exibição ou relatório não atender às suas reais necessidades de informação, você pode aplicar tabelas ou filtros diferentes ou alterar a forma como os itens são agrupados ou classificados.

b) Faça alterações na exibição do modo de exibição ou relatório se você desejar. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo de sua empresa à parte superior de cada página, incluir o nome do projeto na parte inferior de cada página ou dimensionar as informações para que caibam em uma única página. Para configurar cabeçalhos e rodapés, bem como imagens em relatórios e modos de exibição basta acessar o menu Arquivo e clicar na opção Configurar página.

c) Imprima o modo de exibição ou relatório. Para tornar a impressão o mais eficiente possível, especifique as opções desejadas. Por exemplo, você pode imprimir um intervalo de páginas (definido por números de página e datas), eliminar (não imprimir) páginas vazias e imprimir várias cópias.

MS-PROJECT

Você pode visualizar um modo de exibição ou relatório antes dele ser impresso. Visualizar um relatório pode ajudá-lo a verificar o conteúdo e exibir alterações feitas para que possa ajustá-las novamente se necessário.

7.1 IMPRIMINDO UM RELATÓRIO

Há várias formas de imprimir um relatório. O método que você usar depende

se

deseja adaptar o relatório para apresentar exatamente as informações desejadas.

O

Ms-Project inclui relatórios de tarefa, recurso e tabela de referências cruzadas

predefinidos. Para determinar qual relatório você deseja imprimir, analise a lista de

relatórios disponíveis. Se nenhum dos relatórios predefinidos atender às suas necessidades, você pode decidir criar um relatório personalizado.

Na

tela abaixo você deverá escolher o tipo de relatório a ser impresso e clicar em Selecionar.

Para acessar os relatório vá no menu Relatório e clique em Relatórios

relatório vá no menu Relatório e clique em Relatórios Após escolher o tipo de relatório, a

Após escolher o tipo de relatório, a janela a seguir aparecerá para que você

possa selecionar o relatório desejado. Caso você deseje alterar alguma configuração

do relatório escolhido, clique clicar no botão Editar.

configuração do relatório escolhido, clique clicar no botão Editar. SENAI – Departamento Regional de Sergipe 39

MS-PROJECT

7.2 CRIANDO UM NOVO RELATÓRIO

 

Para criar um novo relatório vá no menu Relatório e clique em Relatórios

Na

tela

abaixo

você

deverá

escolher

a

opção

PERSONALIZADOS

e

clicar

em

Selecionar.

opção PERSONALIZADOS e clicar em Selecionar. Após a janela abaixo clicar no botão NOVO; Escolha qual

Após a janela abaixo clicar no botão NOVO;

em Selecionar. Após a janela abaixo clicar no botão NOVO; Escolha qual o tipo de relatório;

Escolha qual o tipo de relatório;

clicar no botão NOVO; Escolha qual o tipo de relatório; Na janela seguinte fazer configurações necessárias

Na janela seguinte fazer configurações necessárias para o novo relatório, visualizando em seguida.

MS-PROJECT

MS-PROJECT Para a versão do MS Project 2007 você pode acessar os relatórios com formato de

Para a versão do MS Project 2007 você pode acessar os relatórios com formato de tabelas e gráficos do Microsoft Office Excel ou diagramas do Microsoft Office Visio, vá no menu Relatório e clique em Relatórios Visuais. Na tela abaixo você deverá escolher o tipo de relatório a ser impresso e clicar em Exibir. Obs.: Neste modo somente será exibido o relatório se no computador estiver instalado Microsoft Office 2007 ou seja o Excel e o Visio 2007.

Microsoft Office 2007 ou seja o Excel e o Visio 2007. 7.3 IMPRIMINDO UM MODO DE

7.3 IMPRIMINDO UM MODO DE EXIBIÇÃO

Quando você estiver pronto para imprimir um modo de exibição, imprima-o sem alterar as opções de impressão usando o botão Imprimir ou altere as opções de impressão e visualize a forma que ele terá depois de imprimi-lo. No menu Exibir, clique no modo de exibição que deseja imprimir. Se o modo de exibição que desejar usar não estiver no menu, clique em Mais modos de exibição, clique no modo de exibição que deseja usar na lista Modos de exibição e, em seguida, clique em Aplicar. Depois é só acessar o menu Arquivo e clicar em Imprimir. Caso deseje você pode visualizar a impressão antes de mandá-la para a impressora. O comando imprimir fará a impressão do modo de exibição que estiver na tela do Ms-Project.

MS-PROJECT

8. FORMULÁRIOS PERSONALIZADOS

Os formulários apresenta campos pré-definidos relacionados a tarefa ou recurso selecionado para visualização, entrada e edição dos dados existentes no projeto, podendo ser editados como como também criar novos modelos de acordo com as necessidades do usuário. Exibir a barra de ferramentas FORMULARIOS PERSONALIZADOS

1. Selecione menu EXIBIR.

2. Selecione o comando FERRAMENTAS.

3. Selecione FORMULÁRIOS PERSONALIZADOS.

FERRAMENTAS. 3. Selecione FORMULÁRIOS PERSONALIZADOS. Exemplos de alguns formulários: Para acessar os
FERRAMENTAS. 3. Selecione FORMULÁRIOS PERSONALIZADOS. Exemplos de alguns formulários: Para acessar os

Exemplos de alguns formulários:

PERSONALIZADOS. Exemplos de alguns formulários: Para acessar os formulários personalizados: 1. Selecione

Para acessar os formulários personalizados:

1. Selecione menu FERRAMENTAS.

2. Selecione o comando PERSONALIZAR.

3. Selecione FORMULÁRIOS

MS-PROJECT

MS-PROJECT Na próxima janela escolha o formulário para EDITAR, COPIAR ou RENOMEAR . O seguinte ambiente

Na próxima janela escolha o formulário para EDITAR, COPIAR ou RENOMEAR.

escolha o formulário para EDITAR, COPIAR ou RENOMEAR . O seguinte ambiente de edição para o

O seguinte ambiente de edição para o formulário aparecerá.

Formulário para edição
Formulário
para edição

Menu para

inclusão ou

edição dos

campos do

formulário

Menu para inclusão ou edição dos campos do formulário SENAI – Departamento Regional de Sergipe 43

MS-PROJECT

Para criar um novo formulários personalizados, siga os passos anteriores até a janela abaixo:

siga os passos anteriores até a janela abaixo: Clique no botão NOVO defina o Nome e

Clique no botão NOVO defina o Nome e se necessário uma tecla de atalho para entrar no ambiente de criação do formulário:

atalho para entrar no ambiente de criação do formulário: No ambiente de criação você irá definir

No ambiente de criação você irá definir os itens, textos e campos a serem adicionados no formulário definindo também a sua posição e tamanho.

Lista de itens Itens adicionados Janela de formatação dos campos Área de layout e edição
Lista de itens
Itens adicionados
Janela de formatação
dos campos
Área de layout e
edição do formulário

Atividade:

Criar o seguinte formulário:

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REFERÊNCIAS

MOREIRA; BERNARDES, Maurício; Silva. Microsoft Project 2007: Gestão e Desenvolvimento de Projetos: Érica, 2007. 224p.

OLIVEIRA, Guilherme Bueno de. MS Project e gestão de projetos. São Paulo:

Makron Books, 2005. 95p.

VARGAS, Ricardo Vianna. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos: Brochura, 2009. 276p.

FOLHA DE CRÉDITOS

SENAI-SE

Equipe Pedagógica SENAI CETAF-AJU Centro de Educação e Tecnologia Albano Franco - Aracaju

Compilação

Frederico Augusto Siqueira Gentil

Aloisio Bomfim Costa

Diagramação

Vanessa Alves de Oliveira

SENAI CETAF-AJU Centro de Educação e Tecnologia Albano Franco - Aracaju

SENAI CETAF-AJU Centro de Educação e Tecnologia Albano Franco - Aracaju

SENAI GEP Gerência de Educação Profissional

NBE Núcleo de Biblioteca Escolar Normalização Bibliográfica

Genilda Mendes de Farias

SENAI GEP Gerência de Educação Profissional