Tutorial de Project - Aspectos Preliminares

Los proyectos son formas de organizar actividades que no se pueden tratar dentro de los lmites operativos normales de una empresa u organizacin. Es decir, que son actividades que pueden tomar varios das o meses, involucrar a una o varias personas y puede requerir la inversin de mucho capital as como de bienes y equipos. Los proyectos se realizan con el fin de alcanzar metas y objetivos que se pueda trazar una organizacin o incluso una persona, por ello es importante planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de los que se dispone para que, en un plazo estipulado se cumplan. Tringulo de Proyecto Cada proyecto en general tiene tres elementos: un lmite de tiempo, un presupuesto limitado y un alcance definido. Estos tres factores interactan entre s y de acuerdo a como se comporte uno de ellos se vern afectados los otros dos. La administracin de proyectos se vuelve ms interesante cuando se debe equilibrar el tiempo, el costo y el alcance del proyecto. Una forma de representar este equilibrio es mediante el Tringulo del proyecto que se muestra en la figura 1.

Fig. 1 Tringulo de Proyecto. a. Tiempo Todo proyecto est sujeto al tiempo o una determinada duracin. La mayora de los proyectos tienen fecha lmite o plazo de entrega. Durante el tiempo asignado, habrn determinados puntos de control (denominados hitos) en los cuales se va verificando si el proyecto se est cumpliendo de acuerdo a lo planificado. b. Costo El costo es la cantidad monetaria de inversin necesaria para que se cumpla el proyecto. Este costo no siempre ser econmico, puede ser un costo de personal (pintor, electricista), equipamiento (computadora, impresora), material (hojas, tinta), inmuebles

(alquiler de un local). Estos costos se traducen como presupuesto econmico. Todo proyecto depender del costo o presupuesto. c. Alcance Es el trabajo que se requiere hacer para lograr las metas del proyecto. Tambin se le denomina mbito. El alcance del proyecto est conformado por las tareas que a su vez se dividen en sub tareas. Tambin en el alcance del proyecto participan las caractersticas, especificaciones y la calidad final que se desea en el proyecto. Ajuste de Proyectos Se dice que un proyecto es ajustado cuando uno de los tres factores se cambia sustancialmente variando as los otros dos factores. Por ejemplo si queremos que un proyecto se realice en menos tiempo, puede que sea necesario aumentar ms recursos y por ende se deber de contar con mayor presupuesto. Esto se muestra en la figura 2.

Fig. 2 Tringulo de Proyecto ajustado, el tiempo disminuye. Si por el contrario queremos realizar el proyecto con un menor presupuesto del estimado deberemos contar con mayor tiempo porque las tareas se realizarn con menos recursos y adems el proyecto tendr un mayor alcance, pues las tareas se demorarn ms de lo previsto, tal como se puede apreciar en la figura 3.

Fig. 3 Tringulo de Proyecto ajustado, el costo disminuye.

Cuando se trata de modificar el alcance del proyecto es necesario reajustar los costos o el tiempo o incluso ambos. En otras palabras, si el proyecto tendr ms objetivos y caractersticas que cumplir deberemos invertir ms tiempo y/o ms presupuesto. Modificar el alcance de un proyecto puede ser perjudicial si el administrador del proyecto no planifica correctamente los nuevos requerimientos (fig. 4).

Fig. 4 Tringulo de Proyecto ajustado, el alcance aumenta. Aspectos a tener en cuenta para la creacin de un Proyecto La calidad del producto en la Administracin de Proyectos utilizando aplicaciones como Microsoft Project, depende de la calidad de la informacin que le suministremos. En otras palabras, si ingresamos buena informacin en Project, obtendremos buenos informes y resultados. Por ello es importante tomar en cuenta ciertos aspectos para crear nuestro proyecto. a. El nombre del proyecto Aunque muchas personas no lo consideran importante, es preferible definir el nombre de un proyecto para tener una idea de lo que se desea realizar. El nombre del proyecto deber ser conciso, claro y concreto. Deber expresar de forma precisa qu es lo que deseamos conseguir. b. Los objetivos o metas del proyecto Desde el punto de vista de la Gestin de Proyectos, todo proyecto debe contar con un objetivo o meta especfica. Sabremos que el Proyecto ha culminado cuando hayamos alcanzado con xito el objetivo propuesta inicialmente, y este xito por supuesto est asociado a la terminacin de las tareas o actividades en el plazo previsto y sin haber incurrido en excesos en cuanto a los costos estimados. De esta forma, la definicin de una meta para el proyecto, pese a parecer sencillo en principio, involucra tener en cuenta los alcances asociados a ella.

c. Las tareas y actividades a ejecutarse Cada tarea tendr un nombre que la identifique claramente. Microsoft Project facilita el proceso de introduccin de sus nombres y descripciones, siendo posible clasificarlas, si es el caso, por captulos o ttulos que engloben tareas asociadas a ste. Tambin es posible disgregar una tarea grande en pequeas tareas o sub-tareas. Es importante indicar que existen tareas cuyo inicio puede depender de la finalizacin de otra. As mismo existen tareas que puede iniciar paralelamente sin la necesidad de correlacin. Adicionalmente, es necesario que establezcamos, la duracin de las tareas, as como su secuencia o dependencia, los cuales son los parmetros bsicos para poder calcular la duracin del proyecto. d. Los recursos que se emplearn Con la informacin mencionada anteriormente, osea lo relativo a las tareas, se tiene la informacin mnima para construir un Proyecto con Microsoft Project, informacin que resulta suficiente, inclusive para actualizar dicho proyecto en trminos de avance en el tiempo. Sin embargo, para poder obtener informacin de los costos de las tareas as como del proyecto, ser necesario introducir informacin asociada a los recursos que sern asignados a dichas tareas, ya que Microsoft Project calcular los costos de las tareas a partir de la Informacin de los recursos disponibles. De esta forma tendremos que recopilar informacin como la siguiente:

Listado de los recursos (tanto humanos como materiales) y sus costos por trabajo, por hora o por uso. A cules tareas estn estos recursos asignados (y cunto tiempo dedicarn en su ejecucin)

e. El seguimiento de las tareas Finalmente, contando ya con toda la informacin necesaria para generar un Proyecto, queda slo definir lo relacionado con el seguimiento del mismo. El seguimiento es un control de las actividades ejecutadas y permitir realizar ajustes cuando se detecta que el tiempo o los costos se estn saliendo de lo previsto.

Tutorial de Project - Recopilar y organizar la informacin

A fin de aplicar los conceptos de trabajo en Microsoft Project, vamos a desarrollar un proyecto simple y sencillo que incluir las tareas bsicas para la construccin de una pequea vivienda. Por ello, como vimos en el captulo anterior, es necesario y fundamental recopilar la informacin necesaria referente al proyecto, definir el ttulo, el objetivo del proyecto, las tareas a realizarse, las dependencias entre las tareas y los recursos a utilizarse. El ttulo del Proyecto El proyecto a realizar ser: Construccin de una vivienda unifamiliar. No se requiere de mayor informacin en este detalle puesto que est claramente definido el trabajo a realizarse. Objetivo del Proyecto Se cuenta con un terreno no afirmado, con todos los papeles en regla y con los servicios bsicos saneados. Sobre este terreno se desea construir una vivienda unifamiliar de un solo piso. Para ello, el cliente ha decidido contar con nuestros servicios, por ello debemos realizar el estudio del proyecto, costos y presupuesto para que el cliente pueda cumplir sus objetivos en los plazos establecidos. Informacin de las tareas Una vez definidos los objetivos de lo que se quiere realizar y con los datos preliminares se pueden deducir las siguientes tareas a realizarse:

Trabajos Preliminares. Construccin de Cimientos. Construccin de Muros y Tabiques Construccin del techo Acabados. Aceptacin Final.

Como podemos apreciar, las tareas designadas en este punto son tareas muy grandes o que tomarn mucho tiempo. Esto puede acarrear un problema a la hora de realizar el seguimiento del proyecto con precisin. Por ello debemos disgregar estas tareas en tareas ms pequeas tambin denominadas sub tareas.

Durante el desarrollo del proyecto ser necesario incluir puntos de control o puntos crticos, en los cuales deberan de haberse realizado ciertas tareas antes de pasar al una siguiente etapa. Estos puntos son conocidos como Hitos.

Despus de haber puesto atencin a estas recomendaciones procedemos a reelaborar nuestras tareas incluyendo las sub tareas e hitos a tener en cuenta:

Trabajos Preliminares o Deforestacin y limpieza del terreno o Afirmacin del terreno o Delimitacin del terreno o Adquisicin de materiales para la obra (hito) Construccin de Cimientos o Excavacin de zanjas o Acero de refuerzo o Vaciado de concreto Construccin de Muros y Tabiques o Acero de refuerzo en columnas o Encofrado y vaciado de concreto en columnas o Construccin de muros o Construccin de tabiques Construccin del techo o Acero de refuerzo en techo o Encofrado de techo o Vaciado de concreto Acabados o Revestimiento de paredes o Cermica de baos y cocina o Instalacin de sanitarios o Instalaciones elctricas o Puertas y Ventanas o Pintura Aceptacin Final o Inspeccin de obra o Entrega de obra (hito)

Duracin de las tareas Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario que definamos la duracin de cada una de ellas independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminacin definida Es importante tener un estimado del tiempo que se tomar ejecutar determinada tarea, es as que preliminarmente estimaremos la duracin de las tareas en funcin de la informacin disponible (rendimiento, recursos disponibles, tiempos, etc.) y dejaremos que Microsoft Project nos indique la fecha de finalizacin estimada. Considerando que para nuestro ejemplo no se ha definido un plazo especfico de culminacin ni una fecha de inicio, fijaremos por ahora las duraciones en das:

Dependencia entre tareas Es importante conocer la relacin existente entre las diversas tareas y sub tareas que hay en nuestro proyecto. As pues podremos saber con exactitud cunto tiempo ha de pasar para cumplirse los objetivos. En relacin con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: Se puede iniciar la construccin sin haber recibido los materiales para la obra?, o Se podrn pintar las paredes sin antes haber hecho los revestimientos?, entre otras. En la siguiente tabla hemos definido las dependencias entre las tareas de una forma bsica, para posteriormente afinar el proyecto en a fin de reducir los tiempos de ejecucin. Para este propsito, se han asignado nmeros a cada tarea (y subtareas) para luego poder identificarlas en la columna Depende de:

Los recursos necesarios para el Proyecto

La disponibilidad, as como el costo, de los recursos que se involucran con el proyecto es otro de los aspectos que debemos haber definido antes de empezar con su creacin en Microsoft Project. Como se ha mencionado, slo con la informacin que tenemos ahora (tareas, sub tareas y duraciones, dependencia entre tareas) nos basta para definir la duracin del Proyecto mismo. Pero para poder analizar los costos es necesario definir recursos. No es necesario que los recursos humanos que asignaremos al proyecto tengan un nombre (Por ejemplo Juan Lpez), lo que si es necesario definir es si nuestro proyecto necesitar, por ejemplo, un albail cuyo costo por da trabajado (jornal) sea conocido. Por supuesto que la disponibilidad (perodo en que el recurso puede ser utilizado) es otro factor importante y que podr ser controlado fcilmente con Microsoft Project a travs de la creacin de un Calendario para el recurso en cuestin.

Es importante recordar que los datos mostrados aqu no pretenden ser una imposicin a la hora de realizar un proyecto, recuerde que estos datos son solo un ejemplo y definitivamente variarn entre los distintos proyectos que usted tenga en mente. Ya teniendo todos los datos necesarios para nuestro proyecto podemos dar paso a conocer la interfaz de Microsoft Project en el siguiente captulo.