Business Intelligence - Conjunto de softwares que ajudam em decises estratgicas

Conforme anlises e entendimentos atravs de pesquisas feitas em jornais, revistas, e meios eletrnicos, trazemos um breve relato sobre Business Intelligence, abordando seu surgimento, utilidade, benefcios. O BI tem vrias definies por parte dos especialistas mas um assunto que vem se tornando parte do cotidiano das grandes corporaes do Mundo Globalizado cada vez mais competitivo, onde as empresas disputam cliente a cliente. Os clientes, por sua vez, esto mais exigentes em relao qualidade e a prestao de servio sobre determinado produto e que somado a evoluo da tecnologia de informao vem exigindo das grandes empresas uma sria reformulao na forma de analisar e conduzir seu ambiente interno e tambm o externo, tentando sempre antecipar as aes junto aos concorrentes, fornecedores, clientes, etc. A melhor maneira para compreender o que o Business Intelligence vem agregar numa gesto empresarial, entender a analogia a seguir: Imagine estar sentado em uma cabine de um grande jato e tendo sua frente um painel de instrumentos com mostradores e indicadores que informam o estado interno da aeronave velocidade, altitude, combustvel, presso do leo, e assim por diante... Bons pilotos gastam muito do seu tempo estudando o painel de instrumentos e fazendo ajustes necessrios para assegurar que a aeronave esteja voando em tima condio. Ento, provvel que esse piloto no esteja apto a voar em uma tempestade ou situaes piores. Por isso os avies so equipados com radar. Um sistema de radar a ferramenta que o piloto usa para ver alm do avio visualizar o que est acontecendo no ambiente em que a aeronave est voando, ou seja, o ambiente externo. Com a viso que um sistema de radar prov (informaes sobre topografia, tempo e outras aeronaves) o piloto pode fazer os ajustes de curso necessrios para alcanar seu destino com segurana O fundamental para se implantar o Business Intelligence em sua empresa a metodologia de implantao, pois a nvel competitivo no podemos nos dar ao luxo de fazer projetos de longo prazo e de implementao de elevado custo.

OS ACONTECIMENTOS

O final do sculo XIX caracterizou-se por um perodo de desacelerao da economia e desgaste dos avanos da primeira revoluo industrial. No entanto, por outro lado, a virada do sculo caracterizada por uma mudana da situao econmica mundial: Essa desacelerao s foi revertida por volta da passagem do sculo, quando uma srie de grandes avanos abriu novas reas de investimento. Esses anos assistiram vigorosa infncia, seno ao nascimento, da energia e dos motores eltricos; da qumica orgnica e dos sintticos; do motor de combusto interna e dos dispositivos automotores; da indstria de preciso e da produo em linhas de montagem um feixe de inovaes que mereceu o nome de segunda revoluo industrial. a partir da que o sistema capitalista se consolida, a cincia e a tecnologia se casam e surge um nova base tcnica, a qual representada pela indstria eletromecnica. Inicia-se um aumento de produtividade e conseqente acumulo de capital. Neste estgio nos deparamos com a necessidade da Informao e com significativas mudanas, se no dizer uma nova vida empresarial e de negcios. uma etapa inovadora, onde prevalece a criao e adequao das necessidades. Algumas empresas acreditam e vivem numa fase de prosperidade e oportunidades nos negcios. Outras nem tanto, sendo massacradas e extintas por completo. So muitas mudanas acontecendo de forma muito acelerada e se antepem aos profissionais da atualidade. Com esta nova era, torna-se essencial organizar o crescimento e o uso da informao para que os recursos (pessoas, mquinas, sistemas) sejam utilizados de forma mais produtiva, correta e eficiente: A informao transformou-se em recurso fundamental em qualquer organizao. Ela vista como um conjunto de dados que possuem valor no processo de tomada de deciso. Sob este aspecto, a informao associada a um valor (seja ele esttico, moral, tico, econmico ou social) que afeta as decises humanas, de qualquer tipo. Entretanto existe uma importante questo que deve ser bastante considerada: A informao no apresenta valor nenhum se analisada isoladamente, passando a ter muito valor quando associada a um conjunto de outras informaes e tornando-se um produto essencial num processo de deciso. neste momento que chegamos no que queremos apresentar, um produto chamado INTELIGNCIA DE NEGCIOS, bastante conhecido no exterior e que vem se tornando ferramenta fundamental no processo de gesto empresarial de grandes empresas nacionais e multinacionais. Como estamos falando do produto informao, temos que entender seu processo de utilizao desde o incio.

Para gerar, armazenar, acessar, analisar e gerenciar a informao utilizada a TI TECNOLOGIA DA INFORMAO, que abrange os mtodos, o software e a infra-estrutura que suporta o uso de sistemas de informao e pode auxiliar as empresas a se conhecerem, descobrir potenciais e novos mercados. Em meio a toda essa avalanche moderna, est o BUSINEES INTELIGENCE, ou INTELIGNCIA DE NEGCIO que trataremos a seguir como BI.

O FOCO
Antes de qualquer iniciativa da empresa em investir numa mudana para melhorar sua produtividade com base nas informaes e ferramentas que tem a sua disposio, ela deve traar e definir sua META e em que patamar deseja se encontrar daqui a determinado perodo de tempo com base num planejamento estratgico. Uma empresa deve planejar: - Transformar a MARCA de determinado produto em lder de mercado, sendo percebida como sinnimo de qualidade, confiana e excelncia de produtos e servios; - Garantir nveis de RENTABILIDADE satisfatria, dentro dos padres racionais e uniformes, permitindo auto sustentao e reinvestimento continuo no seu ramo e prospeco de novos negcios; - Consolidar a CULTURA e POLTICA entre seus colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros e demais componentes do seu negcio. Partindo destas premissas, a empresa deve ento rever seus recursos e investir numa estrutura de informao de confiabilidade e qualidade para atingir tais metas.

O QUE ANTECEDEU O BUSINESS INTELLIGENCE

Uma febre chamada SISTEMAS INTEGRADOS de GESTO (ERPs), cuja definio: Enterprise Resouces Planning (Planejamento de recursos de um Empreendimento), uma evoluo natural dos sistemas integrados. Tambm chamado de Pacotes integrados de Gesto Empresarial. O EPR um software que abrange toda a cadeia de suprimentos ou suplly chain. Resumindo, so sistemas que controlam uma empresa de ponta a ponta, da produo s finanas. Estes surgiram no final do sculo XX e sacudiram as grandes empresas, prometendo otimizar ainda mais os seus processos de forma integrada, ou seja, desde o pedido do cliente, passando por todo o processo de produo, administrativo, financeiro e outros, at chegar no produto final, ou seja, o produto acabado devidamente entregue ao cliente. Com eles as empresas vislumbraram principalmente agilidade e preciso no processamento de toda sua cadeia e conseqentes economias, gerando mais recursos (dinheiro) para ampliao e reinvestimento nos negcios, gerando um retorno de mdio e longo prazo (h quem diga de curto prazo).

Realmente as empresas conseguiram melhorar seus processos mas faltava algo que auxiliasse na anlise da INFORMAO. Informaes to importantes mas que acaba caindo no esquecimento, armazenadas nos grandes bancos de dados deste sistemas. Eis ento que surge o Business Intelligence como soluo para ordenao e aproveitamento de toda informao gerada na empresa, se tornando ferramenta indispensvel para uma gesto empresarial slida e prspera, aliada, claro, as competncias de cada segmento.

O QUE BUSINESS INTELLIGENCE

Um dos principais conceitos disponveis atualmente no que diz respeito a gesto empresarial o BI. Business Intelligence um termo muito utilizado mas ainda pouco compreendido no mundo dos negcios. Podemos notar, pelas diversas definies que apresentaremos adiante, que o assunto est longe de apresentar uma definio nica. No site da Dall Piero Agncia de Inteligncia Competitiva (www.dallpiero.inf.br) encontramos uma definio bem focada para BI: o conjunto de softwares que ajudam em decises estratgicas Segundo Carlos Barbieri, BI , de forma mais ampla, a utilizao de variadas fontes de informao para se definir estratgias de competitividade nos negcios da empresa. Uma das maiores fornecedoras de software para BI MICROSTRATEGY define Business Intelligence como, Injetar inteligncia nas informaes latente nas empresas para traduzir medidas tangveis em estratgia e objetivos para a empresa. Segundo Tyson (1997), Business Intelligence um processo que envolve a coleta, anlise e validao de informaes sobre concorrentes, clientes, fornecedores, candidatos potenciais aquisio, candidatos joint-venture e alianas estratgicas. Inclui tambm eventos econmicos, reguladores e polticos que tenham impacto sobre os negcios da empresa. O processo de BI analisa e valida todas essas informaes e as transforma em conhecimento estratgico A definio acima a que mais se enquadra com nosso entendimento, fazendo apenas um adendo que para se montar uma ferramenta confivel para anlise de informao se faz necessrio ter equipamentos (hardwares) e, principalmente, sistemas de informao (softwares) compatveis a estrutura e necessidade da sua empresa. Conhecimento do negcio na era da competio global e das comunicaes on-line, passou a ser chamado de BI ou IN (Inteligncia de Negcios).

Como falamos anteriormente, a empresa deve traar suas metas e possuir ferramentas compatveis estrutura da mesma, para ento pensar em implantar um Business Intelligence. J que inteligncia o resultado de um processo que comea com a coleta de dados e esses dados so organizados e transformados em informaes, a empresa deve possuir ferramentas e estrutura compatveis com o que deseja alcanar. Falamos tambm sobre os SISTEMAS INTEGRADOS de GESTO (ERPs), mas como ser que so armazenadas todas as informaes que esses sistemas geram ao longo do tempo referente as operaes de determinada empresa? Um bom projeto de Business Intelligence deve ser feito modularmente, isto , com a construo de pequenos Datamarts (repositrio de dados departamentais. Por exemplo, datamart de marketing), cujos resultados sejam rapidamente visveis. Uma abordagem mais corporativa, que vise a construo de um grande DATAWAREHOUSE corporativo, j mostrou ser um grande risco, pois o projeto torna-se demasiadamente longo (mais de um ano) e caros (centenas de milhares de dlares). Ao mesmo tempo, um projeto com abordagem departamental deve ser feito com cuidado para que haja integrao total entre os datamarts e no haja retrabalho. Como se pode observar, um projeto de BI bastante complexo e deve ser feito a partir da anlise das informaes do cliente. Mas nem sempre a implantao do Business Intelligence um bom negcio. Existem muitos casos de fracasso. Geralmente isso acontece quando h falha da integradora ou consultoria que implementa o projeto, por permitir que a empresa organize os dados sem antes estabelecer qual a prioridade e que tipos de benefcios espera conseguir. Pelo fato de no atuar em pontos estratgicos, o sistema acaba sendo pouco utilizado e no se obtm o retorno esperado sobre o investimento.

ETL (Extrao , Transformao e Carga dos Dados)

A etapa de ETL um das mais crticas de um projeto de DW, pois uma informao carregada erroneamente trar conseqncias imprevisveis nas fases posteriores. O objetivo desta fase fazer a integrao de informaes de fontes mltiplas e complexas. Esta etapa divide-se, basicamente, em trs passos:

extrao; transformao;

carga de dados.

Embora tenhamos hoje em dia ferramentas que auxiliam na execuo do trabalho, ainda assim um processo trabalhoso, complexo e tambm muito detalhado. Carga: Num processo de ETL, primeiramente devemos definir as origens das fontes de dados e fazer a extrao deles. Essas origens podem ser vrias e tambm possuir diferentes formatos, podendo ser desde os sistemas transacionais das empresas (SAP BSCS Outros) at planilhas, arquivos textos e arquivos DBF (base) ou do Microsoft access; Limpeza: Definidas as fontes, partimos para a transformao e limpeza dos dados. A limpeza necessria porque os dados normalmente advm de uma fonte muitas vezes desconhecida, concebida h muito tempo, contendo muita inconsistncia. Exemplo: Uma empresa de carto de crdito, o vendedor est mais atento para a venda do produto do que na qualidade de dados que est inserindo. Se o cliente no tiver o nmero do RG na hora da venda, o vendedor cadastrar um nmero qualquer para agilizar a venda. Se for feita uma consulta posterior, levando-se em conta o nmero do RG dos clientes, no mnimo informaes estranhas aparecero (algo como RG nmero 9999999-99). Por isso, nessa fase do DW, faz-se necessrio a limpeza desses dados, para houver compatibilidade entre eles. Transformao: Uma vez que a origem dos dados podem ser de sistemas diferentes, s vezes necessrio padronizar os diferentes formatos. Exemplo: Em alguns sistemas a informao sobre o sexo do cliente pode estar armazenada no seguinte formato: M para masculino e F - para feminino. Porm, em algum outro sistema pode estar guardado como: H - para masculino e M para feminino e assim sucessivamente.

DATA WAREHOUSE
Segundo W.H.Inom (um dos pais dos conceitos de DW), um data warehouse uma coleo de dados orientada por assuntos, integrada, variante no tempo, e no voltil, que tem por objetivo dar suporte aos processos de tomada de deciso. Podemos dizer tambm que o data warehouse um conjunto de tabelas (banco de dados) contendo dados extrados dos sistemas de operao da empresa (ERPs, tarifadores, etc...), tendo sido otimizados para processamento de consulta e no para processamento de transaes. Em geral, um data warehouse requer a consolidao de outros recursos de dados alm dos armazenados em BDs relacionais, incluindo informaes provenientes de planilhas eletrnicas, documentos textuais, etc... O objetivo de uma data warehouse fornecer uma imagem nica da realidade do negcio.

De uma forma geral, sistemas de data warehouse compreendem um conjunto de programas que extraem dados do ambiente de dados operacionais da empresa, um banco de dados que os mantm e sistemas que fornecem estes dados aos seus usurios. Pode-se dizer que sistemas de data warehouse revitalizam os sistemas da empresa, porque:

Permitem que sistemas mais antigos continuem em operao; Consolidam dados inconsistentes dos sistemas mais antigos em conjuntos coerentes; Extraem benefcios de novas informaes oriundas das operaes correntes; Provm ambiente para o planejamento e arquitetura de novos sistemas de cunho operacionais.

Como se v, existem diferentes vises do que seria uma data warehouse: uma arquitetura, um conjunto de dados semanticamente consistente com o objetivo de atender diferentes necessidades de acesso a dados e extrao de relatrios, ou ainda, um processo em constante evoluo, que utiliza dados de diversas fontes heterogneas para dar suporte a consultas, relatrios analticos e tomada de deciso.

DATAMART
O datamart, tambm conhecido com Warehouse Departamental, uma abordagem descentralizada do conceito de data warehouse. Como os projetos sobre Data Warehouse (DW) referiam-se a uma arquitetura centralizada, onde sua implementao torna-se uma tarefa complexa, embora fosse interessante as caractersticas de uniformidade, controle e segurana. A implementao de um DW completo requer uma metodologia rigorosa e uma completa compreenso dos negcios da empresa. Esta abordagem pode ser longa e dispendiosa e por isto sua implementao exige um planejamento bem detalhado (em outras palavras, muito tempo). Neste contexto e com a necessidade de agilizao de implantao dos projetos de DW, o datamart passou a ser uma opo de arquitetura interessante. Existem duas maneiras distintas de criao de data marts: a top-down e bottonup. TOP-DOWN: quando a empresa cria um DW e depois parte para a segmentao, ou seja, divide o DW em reas menores gerando assim pequenos bancos orientados por assuntos departamentalizados. BOTTON-UP: quando a situao inversa. A empresa por desconhecer a tecnologia, prefere primeiro criar um banco de dados para somente uma rea. Com isso os custo so bem inferiores de um projeto de DW completo. A partir

da visualizao dos primeiros resultados parte par a outra rea e assim sucessivamente at resultar num Data Warehouse completo.

OLAP (On-Line Analytic processing)

O OLAP proporciona as condies de anlise de dados on-line necessrias para responder s possveis torrentes de perguntas dos analistas, gerentes, executivos e diretores de determinada empresa. OLAP implementado em um modo de cliente/servidor e oferece respostas rpidas as consultas, criando um microcubo na mquina cliente ou no servidor. As ferramentas OLAP so as aplicaes que os usurios finais tm acesso para extrarem os dados de suas bases e construir os relatrios capazes de responder a suas questes gerenciais. Elas surgiram juntamente com os sistemas de apoio a deciso para fazerem a consulta e anlise dos dados contidos nos Data Warehouses e Data Marts. A funcionalidade de uma ferramenta OLAP caracterizada pela anlise mutidimensional dinmica dos dados, apoiando o usurio final nas suas atividades, tais como: Slice and Dice e Drill. Em vrios tipos de OLAPs que so utilizados atualmente (Consultas ad-hoc, slice-and-diec, drill down/up), temos as QUERIES onde sua gerao no OLAP se d de uma maneira bastante simples, amigvel e transparente para o usurio final, o qual precisa ter um conhecimento mnimo para obter as informaes desejadas.

BENEFCIOS DE INTELLIGENCE

UM

SISTEMA

FORMAL

DE

BUSINESS

Antecipar mudanas no mercado Antecipar aes dos competidores; Descobrir novos ou potenciais competidores; Aprender com os sucessos e as falhas dos outros; Conhecer melhor suas possveis aquisies ou parceiros; Conhecer novas tecnologias, produtos ou processos que tenham impacto no seu negcio; Entrar em novos negcios; Rever suas prprias prticas de negcio; Auxiliar na implementao de novas ferramentas gerenciais.

VANTAGENS DO BUSINESS INTELLIGENCE

Em vez de dedicar tempo coleta de dados e preparao de relatrios, as empresas agora concentram-se no que as informaes revelam sobre tendncias de negcio. Num relatrio que contm informaes de toda a empresa, cuja preparao exigia at 5 dias, hoje gerado com um toque no teclado. As equipes agora podem dedicar-se mais anlise crtica de resultados, gerando inteligncia.

O Business Intelligence aumenta o nvel de conhecimento e enriquece as discusses de negcio. Chama-se a ateno para o carter gradual desse tipo de vantagem - na medida em que os conhecimentos se acumulam, as prticas gerenciais se aprimoram, levando a melhores resultados. Muitos executivos tm receio, pois temem que o novo recurso exponha omisses e erros decisrios, ou at mesmo que venha a substituir pessoas. A ferramenta de Business Intelligence no foi feita para substituir ningum. Ela apenas auxilia no processo de tomada de deciso. Ela otimiza o tempo dos usurios, garantindo informaes mais rpidas e precisas, tornando o gestor mais eficaz. Em caso de erros decisrios, o sistema pode emitir alertas ao executivo, que, por sua vez, poder explorar as informaes at encontrar as causas da falha de desempenho.

Automatizao da informao de Mapas de Indicadores, evitando procedimentos manuais e rotineiros, obtendo uma diminuio dos custos operacionais Visualizao dinmica cruzada - apresentao disponibilizada em vrias perspectivas Importao direta de dados de outras aplicaes (ex.: Excel, aplicaes diversas ou outras bases de dados), para tratamento dessa informao Passagem dos dados estticos para informao dinmica Flexibilizao da informao Utilizao da aplicao por seleo das variveis de anlise (arrastamento e/ou filtragem por um valor determinado dessa varivel) Informao sempre atualizada, mediante definio e parametrizao prvia

O Business Intelligence tambm promete auxiliar os executivos em consultas gerenciais nas reas de vendas, compras, estoque, faturamento, PCP (Processo e Controle de Produo), custos, finanas, contabilidade, telemarketing, recursos humanos e indicadores de gesto (anlise de balano). A grande vantagem do conceito de Business Inteligence justamente a capacidade que o sistema possui para traduzir os dados armazenados em uma linguagem de fcil assimilao pelo corpo gerencial das empresas. Esse ambiente gerencial geralmente caracterizado por grficos que permitem a rpida interpretao de uma situao. Por exemplo, se perguntamos ao sistema quais so os nossos maiores clientes, a ferramenta de BI imediatamente monta um ranking entre os maiores, aplicando critrios como faturamento, por exemplo.

EXEMPLO DE INTELLIGENCE

APLICAO

DE

SISTEMAS

DE

BUSINESS

Wall-Mart, uma das maiores cadeias de hipermercados do mundo, consegue reunir informaes em tempo real das vendas de 4,5 mil lojas distribudas pelo mundo, cerca de duas mil delas nos Estados Unidos e, esse tremendo data warehouse j se tornou parmetro at mesmo para o presidente da repblica e do banco central dos Estados Unidos. O Bush e o Alan Greespan ligam toda

semana para o CEO do Wall-Mart para saber das vendas. Assim eles acompanham o andamento da economia mundial e local. Alm disto o sistema permite identificar as correlaes entre produtos que em muito ajudam no cross marchandising. Assim os gerentes das lojas experimentam novas posies para os produtos que comprovam fazer as vendas crescer em funo de uma relao at ento desconhecida. No Wall-Mart, por exemplo, os salgadinhos no caminho da cerveja ou o molho perto dos legumes so frmulas comprovadas.

CONCLUSO
A Contabilidade tem papel importante numa estrutura de Business Intelligence, desde a exatido do Plano de Contas, passando pelos registros e lanamentos contbeis, pois, muitas informaes utilizadas pelos gestores das empresas, tem origem na Contabilidade, portanto, dever estar sempre atualizada e conter informaes corretas. O Business Intelligence faz com que as empresas consigam um resultado muito mais rpido e eficaz em relao s metas a serem atingidas, tem funo de gestor onde depende de todos em conjunto para ser trabalhado. Facilitou bastante, ao contador, com a reduo de custos operacionais,pois os executivos acabam tomando decises muito mais rpido por receber informaes contnuas e representativas. Conforme pesquisas feitas, tambm podemos notar que o Business Intelligence no foi to eficaz a todas as empresas implantadas, pois no simplesmente possuir esse tipo de ferramenta que acarretar num resultado favorvel, necessrio conhec-la e verificar se ser compatvel a sua empresa.
Por: Vanessa Noronha

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Revista Brasileira para Decision Makers e Desenvolvedores de Software DEVELOPERS Ano 7 n 76 Dez/2002 (www.developers.com.br) www.decisionwarehouse.com.br/instituiciona/business.htm www.conhecimentoempresarial.com.br/define_business_intelligence.htm www.starsys.com.br/not_bicativo.asp Autor: Ana Paula Lobo Computerworld / www.informationweek.com.br / www.execplan.com.br Fonte:

Revista Information Kleek Brasil www.informationkleek.com.br ano 5 n 101

Fonte: < http://www.coladaweb.com/administracao/business-intelligence-conjunto-de-softwares-que-ajudam-em-decisoesestrategicas > acesso em 21/06/2012