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Mdulo de administrao de bases de dados

guia de utilizao

verso 2011.09 | Setembro 2011

Ficha tcnica
Ttulo Autor Co-Autor Colaborao Reviso Edio Copyright biblio.NET mdulo de administrao de bases de dados : guia de utilizao Antnio Manuel Freire Licnia Santos Rui Pina, Paulo Almeida Tiago Grilo 1 edio, Setembro 2011 Bibliosoft, 2011

Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida, armazenada em sistema informtico, transmitida sob qualquer forma atravs de qualquer meio eletrnico ou mecnico, por fotocpia ou outra forma de reproduo, sem autorizao prvia dos autores.

Reviso 1.0 (8 de Outubro de 2011)

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ndice
Apresentao Geral ............................................................................. 5 Iniciar uma sesso no mdulo............................................................ 6 Menus e opes................................................................................... 6
Aplicao ........................................................................................................7
Pgina inicial................................................................................................................... 7 Fechar este mdulo........................................................................................................ 7

Menus e opes................................................................................... 8
Estrutura .........................................................................................................8
Seleccionar uma estrutura de dados ........................................................................... 8 Gerir estrutura de dados ............................................................................................... 9 Edio de formato de base de dados .............................................................. 10 Gerir campos ................................................................................................................ 11 Gesto de subcampos ..................................................................................... 13 Gesto de componentes .................................................................................. 15 Gerir modelos ............................................................................................................... 16 Gerir tabelas do sistema (XML)................................................................................... 19 Gerir tabelas do sistema (TAB e CONV) .................................................................... 20

Parmetros ...................................................................................................21
Lista de prefixos de pesquisa ..................................................................................... 21 Os prefixos aqui definidos tm de estar em sintonia com os prefixos definidos na tabelas de criao dos ndices de pesquisa (bibliogrfico e existncias) ................................................. 21 Tabela de criao de ndices (bibliogrficos) - index_table.tab .............................. 22 Tabela de criao de ndices (existncias) - index_table_holdings.tab ................. 22

Utilitrios ......................................................................................................23
Gestor de formatos ...................................................................................................... 23 Opes do formulrio....................................................................................... 24 Gesto de pastas e ficheiros....................................................................................... 25

Favoritos.......................................................................................................27
Abrir Favoritos.............................................................................................................. 27 Editar Favoritos ............................................................................................................ 27

Mdulos ........................................................................................................28
Ajuda.............................................................................................................................. 28

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Pgina principal - Mdulos.......................................................................................... 28

Tabelas de uma base de dados ..................................................................29


Lista de campos das tabelas....................................................................................... 30

Sugestes - guia de utilizao rpida .......................................................31


Criar uma biblioteca ..................................................................................................... 31 Criar uma base de dados............................................................................................. 31 Criar novos utilizadores (staff) ................................................................................... 32 Criar perfis de utilizao (permisses) ...................................................................... 33 Barra Superior do Mdulo Administrao e Gesto de Acessos........................ 33 Menu Aplicao ............................................................................................. 33 Menu Bibliotecas ........................................................................................... 33 Menu Bases de Dados .................................................................................. 33 Menu Utilizadores .......................................................................................... 33 Menu Perfis.................................................................................................... 34 Menu Utilitrios .............................................................................................. 34 Menu Favoritos .............................................................................................. 34 Menu Mdulos ............................................................................................... 34

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Apresentao Geral
Este mdulo tem como objetivo gerir e garantir a manuteno das estruturas das bases de dados bibliogrficos utilizadas pelo Mdulo de Catalogao. Neste mbito, sempre que houver alteraes aos formatos Marc (como por exemplo, novos campos ou subcampos), modelos de recolha de dados, ou s tabelas que gerem os ndices de pesquisa, deve ser usado este mdulo. O acesso a este mdulo deve estar reservado apenas a utilizadores com permisses de administrao. Este mdulo permite: Gerir formatos de bases e dados Gerir modelos de recolha Criar e parametrizar ficheiros de configurao

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Iniciar uma sesso no mdulo


Para executar o mdulo deve ter as permisses necessrias e iniciar uma sesso com as credenciais atribudas (utilizador e password). O acesso ao mdulo feito diretamente da pgina StartModules apresentada aps a identificao (Login). A partir da pgina principal seleccione a opo Administrao e gesto de bases de dados

Menus e opes
Os pontos que se seguem descrevem resumidamente os menus e as opes deste mdulo. Ao iniciar o mdulo apresentada a pgina Start. Esta pgina tem as opes mais relevantes do mdulo. Contudo, todas as funcionalidades oferecidas por este mdulo esto disponveis no menu superior.

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Aplicao
Disponvel em todos os mdulos este menu permite o retorno pgina inicial e/ou fechar o mdulo corrente.

Pgina inicial
Abre a pgina inicial do mdulo corrente (Start.aspx). Esta pgina contm apenas as opes mais relevantes do mdulo corrente.

Fechar este mdulo


Encerra o mdulo corrente. O mdulo pode ser novamente executado a partir da pgina principal (StartModules.aspx). Antes de fechar solicitada a confirmao.

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Menus e opes
Os pontos que se seguem descrevem resumidamente os menus e as opes deste mdulo.

Estrutura
Seleccionar uma estrutura de dados
Permite a seleo da estrutura de dados. Estas estruturas (que agregam inmeros tipos de ficheiros de configurao) contm todas as definies associadas s bases de dados utilizadas pelo mdulo de catalogao. As restantes opes deste mdulo so executadas em funo do contexto (estrutura seleccionada).

Da lista de nomes apresentados seleccione uma estrutura.

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Gerir estrutura de dados


Cada base de dados bibliogrficos tem associado um conjunto de regras que definem quais os campo e subcampos (entre outros elementos) que compem um registo. Esta definio registada num ficheiro de configurao. Esta opo permite criar ou eliminar ficheiros de estruturas de dados. Esta opo permite a edio dos elementos de identificao da estrutura de dados seleccionada.

Opes: Novo Permite criar uma nova estrutura. Deve preencher o formularia que contm os elementos mnimos de identificao. Editar Permite alterar os elementos de identificao da estrutura de dados Apagar Elimina a estrutura seleccionada. Este procedimento remove o ficheiro de configurao mas no as bases de dados a ele associados. No entanto a edio das bases de dados fica impossibilitada por falta do ficheiro. Duplicar Faz a clonagem de um modelo j existente. Esta opo copia integralmente o ficheiro de definio e as pastas a ele associadas (formatos tabelas etc)

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Edio de formato de base de dados


O formulrio de recolha de dados do formato (ou estrutura da base de dados) tem os seguintes campos:

Designao Nome completo atribudo estrutura Descrio Descrio sumria da estrutura Ficheiro Nome do ficheiro de salvaguarda da estrutura de dados (no editvel) Extenso Extenso do ficheiro da estrutura (no editvel) Verso Verso do ficheiro (no editvel) Data de criao - Data de criao do ficheiro (no editvel)

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Gerir campos
Um registo composto por campos e subcampos. Estes no podem ser introduzidos de forma aleatrio, mas obedecem a um conjunto de regras estabelecidas pela estrutura associada base de dados. Esta opo apresenta a lista de todos os campos da estrutura de dados corrente. Atravs desta pgina pode adicionar, eliminar ou alterar os campos apresentados.

Opes Novo Permite criar um novo campo. Deve preencher o formularia que contm os elementos mnimos de identificao. Editar Permite alterar os elementos de identificao dos campos Apagar Elimina o campo da estrutura de dados. Este procedimento remove os campos da configurao mas no os dados j criados. No entanto a edio dos registos fica impossibilitada por falta do mesmo. Duplicar Faz a clonagem de um campo existente. Esta opo copia integralmente a estrutura de um campo para outro (com outro nmero) Alterar estado Apesar de uma estrutura ter definidos vrios campos, apenas alguns podem estar disponveis (por exemplo campos novos em fase de parametrizao). Esta opo permite ativar ou desativas um campo sem o eliminar. Os campos assinalados com a cor verde indicam que so ativos. Com a cor amarela esto ativos mas so de uso nacional (campos 9). Com a cor vermelha so campos inativos. Para mudar o estado de um campo basta seleccionar o icon com aor atual. .

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Para alterar os dados que caraterizam um campo deve seleccionar o icon

associado.

Os dados associados ao campo so os seguintes: Etiqueta N identificador do campo (ou etiqueta do campo). Este o n com que um campo ser identificado num registo. O fato de ser um nmero garante a universalidade do mesmo. Designao - Designao do campo. Esta ser o texto apresentado nos modelos de recolha de dados Descrio Texto breve com uma descrio do campo Grupo Grupo a que o campo deve ficar associado nos modelos de recolha de dados. Esta uma forma de organizar os dados pelas suas caratersticas. Tipo de dados Permite caraterizar o tipo de dados que podem ser recolhidos no campo (Ex: Alfabtico, Numrico, Alfanumrico, Data ou Booleano verdadeiro ou falso) Tipo de edio Permite definir a forma de preenchimento do campo. As possibilidades so : Texto livre (sem controlo), Lista de valores associado (por exemplo, uma lista de cdigos vlidos para o campo), texto com introduo a partir de lista de valores associado, Texto Livre + Lista de valores predefinido (preenchimento misto de texto livre e com auxilio de uma tabela de valores) e pr-formatado (deve obedecer a uma dimenso e tipo de dados prestabelecida) Tabelas Tabela associada ao campo. Estas tabelas esto em formato XML e podem ser periodicamente atualizadas

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Ajuda rpida Ficheiro de ajuda Atributos - Ativo, visvel, leitura, link, ortografia, tamanho fixo, dimenso Subcampo s Lista de subcampo s que compes o campo. Os subcampo s tm um formulrio de edio especial (ver a seguir) Indicadores - permite definir os Indicador 1 e 2 de cada campo

Gesto de subcampos
Os subcampo s so elementos que podem ou no fazer parte de um campo. Para criar novos subcampo s seleccione Adicionar-subcampo. Para alterar um sub-campo seleccione o cone associado ao identificador respetivo

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Os dados associados ao formulrio so os seguintes: Identificador cdigo identificador de subcampo (deve ser alfabtico ou numrico apenas 1 carater) Designao Designao do subcampo. Esta ser o texto apresentado nos modelos de recolha de dados Descrio Texto breve com uma descrio do subcampo Tipo de dados Permite caraterizar o tipo de dados que podem ser recolhidos no subcampo (Ex: Alfabtico, Numrico, Alfanumrico, Data ou Booleano verdadeiro ou falso) Tipo de edio Permite definir a forma de preenchimento do subcampo. As possibilidades so : Texto livre (sem controlo), Lista de valores associado (por exemplo, uma lista de cdigos vlidos para o subcampo), texto com introduo a partir de lista de valores associado, Texto Livre + Lista de valores predefinido (preenchimento misto de texto livre e com auxilio de uma tabela de valores) e pr-formatado (deve obedecer a uma dimenso e tipo de dados prestabelecida) Tabelas Tabela associada ao subcampo. Estas tabelas esto em formato XML e podem ser periodicamente atualizadas Ajuda rpida Ficheiro de ajuda Atributos - Ativo, visvel, leitura, link, ortografia, tamanho fixo, dimenso Componentes Um subcampo pode ter uma estrutura fixa em que cada posio tem um preenchimento prprio. Neste caso definem-se os componentes para caraterizar cada uma dessas posies.

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Gesto de componentes
Alguns campos possuem uma estrutura de comprimento fixo em que as vrias posies tm uma forma de preenchimento ou tipo de dados especfica. O modelo de recolha de dados seguinte permite a parametrizao de um campo/subcampo de comprimento fixo.

Os dados associados ao formulrio so os seguintes: Ordem Nmero que indica a ordem de apresentao dos elementos. Esta ordem importante. Apesar de gerada automaticamente pode posteriormente ser alterada. Designao Designao do subcampo. Este ser o texto apresentado nos modelos de recolha de dados Descrio Texto breve com uma descrio a parte do campo/subcampo Valor por defeito Texto predefinido (Ex: uma data ou um cdigo qualquer) Carater em branco Indicao do carater que deve ser usado para justificar o campo. Alinhado Se marcado o campo ser alinhado direita compensado com o n de carateres necessrios definidos em Carater em branco at completar a dimenso estabelecida Dimenso Dimenso mxima do componente Tamanho mnimo Dimenso mnima. Formato Estrutura de preenchimento do componente Tabela de valores Tabela associada ao componente. Estas tabelas esto em formato XML e podem ser periodicamente atualizadas

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Gerir modelos
Esta opo permite criar ou modificar modelos de recolha de dados utilizados no mdulo de catalogao e pesquisa.

Os modelos de recolha de dados so os formulrios que permitem criar e modificar registos bibliogrficos. Os campos/subcampos que so apresentados na edio dependem da complexidade do formato (Ex. formato Unimarc, Marc21, etc.). A estrutura de dados Unimarc possui vrios modelos de recolha de dados de acordo com os tipos de documento Estes possuem um sub-conjunto da estrutura base apropriados ao tipo de documento que se pretende registar (monografia, peridico, material vdeo, etc). Os modelos alm da seleo de campos/subcampos podem ter dados predefinidos. Ao seleccionar para edio um dos modelos da lista so apresentados todos os campos que fazem parte da estrutura corrente (Ex: Unimarc). A partir da lista de campos candidatos, devem ser assinalados os campos especficos para o tipo de documento que se pretende gerir com o modelo. Designao Nome atribudo ao modelo de recolha de dados Nvel bibliogrfico cdigo que identifica o nvel bibliogrfico. Este cdigo ser guardado no registo. Tipo de documento cdigo que identifica o tipo de documento. Este cdigo ser guardado no registo. Campo por defeito Deve seleccionar um dos campos da lista. Ao ser criado o registo este ser o primeiro campo a ser apresentado para edio ao utilizador

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Associado a cada campo podem existir subcampos que devem ser assinalados. Para cada campo/subcampo deve ainda indicar se de preenchimento obrigatrio, se repetvel e qual o texto por defeito na fase de criao do registo (valor por defeito) e/ou na fase de criao do campo (automtico)

A eliminao de campos desta estrutura no afeta os registos j criados. Apenas retira a possibilidade de criar ou modificar este campo. Os dados associados aos campos/subcampos so os seguintes: Campo - Assinalar o campo/subcampo para fazer parte do modelo Obrigatrio - Se assinalado, na fase de preenchimento dar origem a uma mensagem de erro caso no seja preenchido Repetvel - Se assinalado permite a criao de vrias ocorrncias do campo Valor por defeito - Texto inicial assumido por defeito para o campo. Neste caso devem introduzir-se os indicadores do campo (2 primeiros carateres do campo) e os subcampo com os respetivos contedos. Por exemplo:

O valor por defeito s assumido se o campo for criado (novo campo) ainda possvel incluir variveis de ambiente do sistema biblio.NET que sero automaticamente descodificadas. Por exemplo, %DATE% dar origem data corrente. As variveis devem se escritas em maisculas e limitadas por "%". DATE Data corrente segundo a frmula AAAAMMDD

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DATE-SEP DATETIME DATETIME2-SEP DATETIME-NOSEP DATETIME-SEP DAY DBNAME ENTITY HOUR LIBRARY LIBRARY-ADRESS LIBRARY-EMAIL LIBRARYID LIBRARY-TEL1 LIBRARY-TEL2 MINUTE MONTH MONTHNAME2 RAND10 RAND100 RAND1000 RAND100000 SECOND TIME TIME-NOSEP USERID USERNAME WEEKDAY WEEKDAY2 WEEKNUM YEAR

Data corrente segundo a frmula AAAA-MM-DD Data e hora corrente segundo a frmula AAAAMMDD HH:MM:SS Data e hora corrente segundo a frmula AAAA-MM-DD HH:MM:SS Data e hora corrente segundo a frmula AAAAMMDDHHMMSS Data e hora corrente segundo a frmula AAAA-MM-DD HH:MM Dia corrente Nome da base de dados corrente Nome da entidade licenciada Hora corrente Nome da bibloteca corrente Morada Email Cdigo da biblioteca corrente Telefone 1 Telefone 2 Minuto Ms (0-12) Ms (Janeiro Dezembro) Nmero aleatrio entre 0-10 Nmero aleatrio entre 0-100 Nmero aleatrio entre 0-1000 Nmero aleatrio entre 0-1000000 Segundos Hora corrente segundo a frmula HH:MM:SS Hora corrente segundo a frmula HHMMSS Utilizador corrente Nome do utilizador corrente Dia da semana (Seg - Dom) Dia da semana (Segunda-feira - Domingo) Nmero da semana (no ano) Ano corrente

Automtico - ao criar o um registo os dados assumidos ara este campo sero automaticamente criados. O preenchimento deste campo evita a criao manual do campo.

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Gerir tabelas do sistema (XML)


Existem inmeros ficheiros e de vrios tipos associados estrutura corrente. Estes, apesar de j estarem preenchidos com dados standard podem necessitar de correes ou atualizaes. Os ficheiros XML esto normalmente associados ao preenchimento de tabelas de dados predefinidos (utilizadas na recolha de dados (por exemplo, cdigos de lngua, pas, etc)

A edio das tabelas feita atravs de um editor criado para o efeito.

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Gerir tabelas do sistema (TAB e CONV)


Esta opo permite a edio de ficheiros do tipo TAB e CONV utilizados em diversas situaes pelos vrios mdulos.

A edio destas tabelas feita atravs de um editor criado para o efeito.

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Parmetros
Sempre que um registo modificado ou criado (manualmente ou por importao) passa por um processo que se designa por indexao que consiste na extrao de uma forma controlada do contedo de determinados campos/subcampos. Estes dados, depois de passaram por vrias fases de tratamento alimentam os vrios ndices que permitem a pesquisa. As opes seguintes permitem editar as tabelas de criao de ndices.

Lista de prefixos de pesquisa


Permite a edio do ficheiro onde esto definidos os prefixos utilizados na identificao dos diversos ndices. Alm dos prefixos (AUT, TIT, ASS, etc) tm associado a designao nas vrias lnguas de dilogo. Estes prefixos tm de estar em sintonia (rigorosamente iguais) aos definidos nas tabelas de criao de ndices bibliogrficos e de existncias.

Nota
Os prefixos aqui definidos tm de estar em sintonia com os prefixos definidos na tabelas de criao dos ndices de pesquisa (bibliogrfico e existncias)

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Tabela de criao de ndices (bibliogrficos) - index_table.tab


Esta opo permite editar a tabela que gere os ndices da parte bibliogrfica das bases de dados da estrutura seleccionada.

Tabela de criao de ndices (existncias) index_table_holdings.tab


Esta opo permite editar a tabela que gere os ndices das existncias das bases de dados da estrutura seleccionada.

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Utilitrios
Gestor de formatos
A formatao de alguns contedos (nomeadamente os bibliogrficos) extrada atravs de formatos. Estes so o resultado de uma linguagem prpria com uma sintaxe muito idntica da linguagem C e com funes especialmente desenvolvidas para manipular a estrutura de dados Marc. Deste modo, possvel criar e ou alterar os formatos que geram os contedos no mdulo de catalogao. Uma parte importante da aplicao dos formatos ainda a que se refere extrao dos termos que constituem o ndice de pesquisa. Um formato para poder ser manipulado tem de ter a sua linguagem fonte. Esta compilada e dar origem ao formato que ser utilizado pela aplicao. Deste modo um formato passa sempre pela escrita da linguagem fonte e depois compilada.

Este utilitrio tem como objetivo facilitar a criao e simulao de formatos. Estes formatos so ficheiros que contm um conjunto de comandos que ao serem interpretados pelo sistema permitem a formatao de contedos de um registo. Com esta linguagem obtm-se por exemplo, os termos que compem os ndices de pesquisa ou a visualizao de contedos (ISBD, NP405, etc). A linguagem que est por detrs destes formatos foi desenvolvida no mbito do projeto biblio.Net e a sua sintaxe muito simples.

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Opes do formulrio

Bases de dados Apresenta o nome de todas as estruturas de dados criadas no sistema. Os formatos dependes destas estruturas porque o seu contedo tambm varia (nome dos campos, subcampos, etc) Tipos de formatos As estruturas utilizam os formatos em vrios contextos (visualizao, impresso, etc). Esta opo permite seleccionar os ficheiros associados a cada tipo) Carregar cdigo fonte Obtm o cdigo fonte para poder ser editado. O ficheiro pode estar no servidor ou no servidor. Permite carregar do disco local ou do servidor um formato na linguagem fonte. O contedo deste ficheiros ser apresentado na caixa de texto, podendo ser alterado (de acordo com as regras sintticas da linguagem). Compilar formato para o ficheiro Aps a definio de um formato este deve ser compilado para poder ser executado no sistema. Permite criar um novo formato compilado. Neste caso deve ser atribudo um nome ao ficheiro. Este ser guardado no servidor com o nome indicado. Cdigo fonte Esta caixa apresenta o contedo do ficheiro (que pode ser editado) Limpar texto Limpa o contedo da caixa de edio Aplicar formato Compila e executa o formato definido (na caixa de texto). Ao executar esta opo, os registos da base sero apresentados de acordo com as instrues definidas no formato (caixa do lado direito). Executar formato compilado - Permite executar um formato previamente compilado. Este pode existir no disco local ou no servidor. Se for seleccionado a opo "Ficheiros no servidor" ser apresentada uma lista de formatos. Isto permite executar/testar formatos dos quais no haja o programa fonte. Formato - Caixa de texto com o formato na linguagem fonte. Pode escrever um formato obedecendo s regras sintticas da linguagem. MFN N de registo a ser testado (incio). Um formato carregado ou escrito de novo pode ser testado nos registos da base. Pode simular-se o resultado aplicado a um registo indicando o seu MFN. Registos por pgina Total de registos a serem apresentados no teste de simulao do formato

Exemplo

Um formato para poder ser manipulado tem de ter a sua linguagem fonte. Esta compilada e dar origem ao formato que ser utilizado pela aplicao. Deste modo um formato passa sempre pela escrita da linguagem fonte e depois compilada. Por exemplo, escrever a seguinte instruo "<b>Ttulo: </b>"V200^a,| / |V200^f e premir em "Aplicar formato"

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Gesto de pastas e ficheiros


Este um utilitrio de aplicao genrica que permite navegar nas pastas e ficheiros do servidor (apenas a partir da pasta de instalao do biblio.NET). Associadas navegao tem associadas algumas funcionalidades como por exemplo: apagar, mover, criar pasta, etc.

Tem disponveis dois modos de detalhe: o primeiro modo, destinado ao utilizador comum, filtra um conjunto de pastas e tipos de ficheiros que podem ser administrados por ele, tais como ficheiros que resultam de listagens, relatrios, etc; o segundo modo d acesos a todas as pastas e ficheiros e deve ser exclusivo dos administradores. Este modo pode ser ativado na caixa de seleo Acesso a todas as pastas.

Nota Para realizar algumas das aes a seguir indicadas pode ser necessrio ter permisses ao nvel do sistema de ficheiros do servidor.

Opes da pasta barra de ferramentas do explorador de ficheiros Opes de navegao - Navegar na lista pastas j consultadas Abrir (pasta ou ficheiro depende do contexto) Reler (atualiza a lista de pastas e ficheiros faz nova leitura dos dados do servidor) Nova pasta Cria uma nova pasta a partir da localizao. Para realizar esta operao necessrio ter permisses ao nvel do sistema de ficheiros do servidor. Apagar Pasta/Ficheiro Elimina a pasta ou ficheiro (depende do contexto). Para realizar esta operao necessrio ter permisses ao nvel do sistema de ficheiros do servidor.

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Upload Permite transferir do computador local para o servidor um ou mais ficheiros.

Opes contextuais (disponveis com o boto do lado direito do rato): Abrir Apagar Renomear Nova pasta Transferir ficheiro para o servidor Copiar Colar

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Favoritos

Abrir Favoritos
Cada utilizador pode definir um conjunto de ligaes a pgina Web que no contexto do biblio.NET lhe possam ser teis, nomeadamente, catlogos, instituies de normalizao, bibliotecas, etc.

Ao seleccionar umas das ligaes definidas aberta uma nova pgina no explorador.

Editar Favoritos
Abre o ficheiro de configurao dos favoritos. Este ficheiro obedece uma estrutura muito simples: Cada linha representa uma entrada na lista de favoritos Cada ligao composta pelo nome pelo URL separados por = Cada linha separadora no menu representada pelo carter _ Cada linha que inicie pelo carter # representa um comentrio

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Mdulos
Ajuda
Abre pgina de ajuda biblio.NET.

Pgina principal - Mdulos


Abre a pgina principal da aplicao biblio.NET (StartModules.aspx)

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Tabelas de uma base de dados


Cada base de dados criada consiste num conjunto de tabelas relacionadas que suportam vrios tipos de dados (registos, ndices, existncias associadas, etc)

Master_Index

Master_Holdings Master_Record

Master_QueueIndex

Master_Postit

Master_Record_Log

Master_Record Contm os dados de identificao do registo e dados bibliogrficos numa estrutura interna definida de acordo com o formato da base de dados (por exemplo, UNIMARC). Cada registo tem um n de registo (designado por MFN) e um identificador nico (Guid). Alm de informao codificada relativa ao estado do registo (ativo ou apagado), nome do utilizador e data de criao, ltima atualizao e validao, tipo de documento, etc), contm o registo estruturado em campos/subcampos. Master_Index Esta tabela contm todos os termos de pesquisa, associados aos vrios ndices da base de dados. Cada termo aponta para um ou vrios registos na base de dados. Os termos so gerados com base numa tabela que contm os formatos de extrao dos termos dos campos/subcampos. Sempre que um registo e criado, modificado ou apagado o ndice atualizado. O sistema biblio.NET disponibiliza ainda vrias opes de gesto do ndice de pesquisa. Master_Holdings Esta tabela contm os registos relativos aos exemplares existentes nas vrias unidades orgnicas (bibliotecas). Um registo bibliogrfico pode ter vrios registos de exemplares associados. Cada registo na mesma unidade orgnica deve ter um cdigo de identificao nico (cdigo de barras). a partir dos dados desta tabela que so controladas as operaes de emprstimo. Master_QueueIndex Contm a lista de registos que aguardam para ser processados. Sempre que um registo criado, modificado ou apagado, adicionado a esta tabela um registo com referncia o MFN na base de dados. Atravs do gestor de tarefas, esta tabela analisada periodicamente e os registos nela referenciados so processados. Master_postIt Contm notas atribudas aos registos pelos operadores Master_Record_Log - Contm o histrico das intervenes de todos os registos da base de dados.

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Lista de campos das tabelas


Master_Holdings
Id MFN RecordId LibraryCode CreateDate CreateUser ModifyDate ModifyUser UserLevel LibraryDepartment RecordProcessingStatus BarCode Colection Fundo Location1 Location2 MaterialType ItemNumber Fasciculo Tomo Volume Tiragem ItemNote AcquisitionMode SuporteType InventoryNumber AcquisitionDate Price Deposito MaxTimeLoan MaxTimeHold MaxTimeRenew AllowHomeLoan AllowLibraryLoan AllowLocalLoan AllowPermanentLoan AllowHold AllowRenew AllowPhotoCopy OpacNote GeneralNote InternalNote LoanNote BookingNote ReturnNote EncadernationNote RenewNote UrlNote Url AllowLoan

Master_Record
MFN Record_Id Record_Status Record_Marc_Format Record_Processing_Level Record_Processing_Status Record_Lock Record_Date_Create Record_Date_Modify Record_Date_Validation Record_User_Create Record_User_Modify Record_User_Validation Record_Material_Type Record_Library_Code Record_Label_Record_Status Record_Label_Document_Type Record_Label_Bibliographic_Level Record_Label_Hierarchical_Level Record_Label_Encoding_Level Record_Label_Cataloguing_Form Record_Line

Master_Index
MFN IndexType DisplayTerm SearchTerm SortTerm IndexedTable LinkAut

Master_Record_Log
Id MFN Record_Id StaffLogin ActionDate Action

PostIt
Id MFN RecordId CreateUser CreateDate Field SubField Note Url

Queue_Index
ID MFN DateHour UserName Priority Marker ModificationType

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Sugestes - guia de utilizao rpida


Criar uma biblioteca
entrar em Administrao e Gesto de Acessos / Gerir Bibliotecas clicar em Adicionar. no caso de se tratar de uma alterao, clicar em .

a) Separador Identificao preencher os campos com a sigla, nome e departamento (caso exista) da biblioteca.

b) Separador Contactos c) preencher os vrios campos. O email um campo de preenchimento obrigatrio.

Separador Dados Tcnicos fica automaticamente fixado o utilizador que criou os dados de identificao da biblioteca, bem como a data em que o fez. possvel activar ou desactivar a biblioteca, fazendo com que a catalogao e o emprstimo possam ficar suspensos. Basta clicar em Activa ou em No activa. pode ser colocada uma data de fim, a partir da qual a biblioteca fica automaticamente No activa. A data de incio colocada pelo sistema e coincidente com a data de criao dos dados de identificao da biblioteca.

d) Separador Observaes e) pode ser usado para colocar notas, chamadas de ateno, etc.

Separador Bases de Dados clicar em Adicionar. No caso de se tratar de uma alterao, clicar em seleccionar as bases que se pretendem adicionar. colocar posteriormente um visto por baixo de Emprstimo, de modo a permitir que se faam movimentos naquela base. clicar em Guardar, no canto superior direito da janela.

Criar uma base de dados


entrar em Administrao e Gesto de Acessos / Gerir bases de dados. clicar em Adicionar. no caso de se tratar de uma alterao, clicar em para remover a base, clicar em

a) Separador Identificao preencher o campo nome com a designao da base de dados. em tipo e categoria pode-se especificar de que base se trata. Ex: Tipo: testes ; Categoria: pessoal. O campo descrio permite que se descreva a base de dados em causa, fazendo algumas observaes.

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b) Separador Dados Tcnicos c) fica automaticamente fixado o utilizador que criou os dados de identificao da biblioteca, bem como a data em que o fez. em formato, possvel escolher o formato da base de dados. O mais habitual o formato Unimarc, no entanto est disponvel tambm o Marc21, bem como outros formatos especficos para determinadas reas (ex: Bibliolex). Em Key Words, caso pretenda criar a base de dados num Servidor SQL diferente do principal deve indicar o IP do Servidor, o utilizador de administrao do SQL Server e respectiva palavra-passe.

Separador Bibliotecas podem-se adicionar ou remover as bibliotecas nas quais a base de dados ir estar disponvel. Clicar em Guardar, no canto superior direito da janela.

Criar novos utilizadores (staff)


entrar em Administrao e Gesto de Acessos / Gerir Utilizadores. clicar em Adicionar. no caso de se tratar de uma alterao, clicar em .

a) Separador Identificao preencher os campos nome, data de nascimento e sexo. procurar foto (tamanho ideal de cerca de 100x120 px) e clicar em aplicar foto.

b) Separador Contactos c) preencher os vrios campos. O email um campo de preenchimento obrigatrio.

Separador Dados Tcnicos preencher os campos. O campo cdigo de utilizador e senha de acesso so ambos de preenchimento obrigatrio. para a recuperao da senha, escrever algo que o possa relembrar da sua palavra-passe. O nvel de utilizador No necessita de colocar a data de fim.

d) Separador Observaes e) pode ser usado para colocar notas, chamadas de ateno, etc.

Separador Bibliotecas podem-se adicionar ou remover bibliotecas nas quais o utilizador tem permisses para operar. Clicar em Guardar, no canto superior direito da janela.

Guia de utilizao

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Criar perfis de utilizao (permisses)


entrar em Administrao e Gesto de Acessos / Gerir Perfis de Utilizadores (staff). clicar em Adicionar. no caso de se tratar de uma alterao, clicar em .

a) Separador Identificao inserir o nome do perfil (ex: Administrao, Tcnicos BD, etc) descrever genericamente o tipo de operaes que os utilizadores do perfil podem efectuar.

b) Separador Chaves Pertencentes ao Perfil no esquema em rvore que representa toda a aplicao, possvel dar autorizaes a cada mdulo, e dentro deles, permisses para cada tipo de operao.

b) Separador Utilizadores Pertencentes ao Perfil permite adicionar ou remover os utilizadores pertencentes ao perfil criado. clicar em Adicionar para dar acesso lista de utilizadores e escolher os que faro parte do perfil. para remover um utilizador do perfil, clicar em esquerda do respectivo nome. Clicar em Guardar, no canto superior direito da janela.

Barra Superior do Mdulo Administrao e Gesto de Acessos


Menu Aplicao
opo Pgina inicial: permite que a qualquer momento se possa voltar pgina inicial do Mdulo de Emprstimo. opo Fechar este Mdulo: fecha o Mdulo de Administrao.

Menu Bibliotecas
opo Gesto de Bibliotecas: uma alternativa entrada pela pgina inicial do Mdulo de Administrao / Gerir Bibliotecas

Menu Bases de Dados


opo Gesto de Bases de Dados: uma alternativa entrada pela pgina inicial do Mdulo de Administrao / Gerir Bases de Dados

Menu Utilizadores
opo Gesto de Utilizadores: uma alternativa entrada pela pgina inicial do Mdulo de Administrao / Gerir Utilizadores

Guia de utilizao

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Menu Perfis
opo Gesto de Perfis e Permisses: uma alternativa entrada pela pgina inicial do Mdulo de Administrao / Gerir Perfis de Utilizadores (Staff)

Menu Utilitrios
opo Gestor de Formatos: permite criar e simular formatos de visualizao dos registos (ver pg. 18) opo Importao de Ficheiro: permite a importao de ficheiros em formato ISO2709 (recomendado) MARCXML ou txt. opo Exportao para Ficheiro: permite a exportao de ficheiros em formato ISO2709 (recomendado) MARCXML ou txt opo Criao de ndices da Base de Dados: deve ser usada quando h a importao de um nmero elevado de registos ou quando se efectua uma grande quantidade de alteraes aos registos. opo Reiniciar Tabelas: permite apagar definitivamente as bases de dados de Catalogao e de Emprstimo. Nota: Este processo irreversvel. Nunca deve escolher esta opo sem ter a certeza de que deseja apagar o contedo das bases, ou sem ter efectuado cpias de segurana das mesmas. opo Gesto de Pastas e Ficheiros: permite navegar nas pastas de instalao do BIBLIO.net e apagar, mover ou criar ficheiros no servidor opo Resultados da Impresso Ficheiros Criados: permite visualizar as listagens e estatsticas efectuadas. uma alternativa rpida entrada pela pgina inicial no Mdulo Listagens e Estatsticas / Listagens opo Ficheiros de Eventos (Logs) opo Registo de Logs de actividade do sistema opo Enviar email: permite o envio de emails aos leitores / funcionrios sem ter que sair da aplicao BIBLIO.net.

Menu Favoritos
opo: Editar Favoritos: permite definir um conjunto de ligaes a pginas a catlogos bibliogrficos, instituies de normalizao, bibliotecas, etc. opo Abrir Favorito: mostra a lista de ligaes que o utilizador pr-definiu como favoritos.

Menu Mdulos
opo Ajuda: apresenta a descrio das funcionalidades do Mdulo de Administrao e Gesto de Acessos. opo Pgina Principal Mdulos: regressa pgina inicial do BIBLIO.net opo Pgina Anterior Histrico: permite navegar para a pgina anterior. opo Pgina Seguinte Histrico: permite navegar para a pgina seguinte.

Guia de utilizao

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