PROCEDIMENTO Auditoria Interna

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1. OBJETIVO Estabelecer sistemtica de funcionamento e aplicao das Auditorias Internas da Qualidade, fornecendo diretrizes para instruir, planejar, executar e documentar as mesmas. Este procedimento se aplica s auditorias internas do Sistema de Gesto Integrado. 2. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES de responsabilidade do Representante da Direo elaborao, implementao e atualizao deste procedimento, sendo de responsabilidade do Diretor, a sua aprovao. 3. REFERNCIAS S NORMAS EXTERNAS 3.1. 3.2. NBR ISO 9001 Requisito 8.2.2 Auditoria interna, e; NBR ISO 19011.

4. HISTRICO DE REVISES 4.1. 4.2. 4.3. Reviso 0 - 06/03/2002 Reviso 1 - 09/02/2010 Reviso 2 11/04/2011

Elaborado

Aprovado

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5. DEFINIES 5.1. Auditorias internas Auditoria sistemtico e independente, para determinar se as atividades da qualidade e seus resultados esto de acordo com as disposies planejadas, se estas foram efetivamente implementadas e se so adequadas consecuo dos objetivos. 5.2. No conformidade evidenciada em uma auditoria interna

No atendimento a um requisito especificado e/ou documento/registro estabelecido pelo Sistema de Gesto Integrado. 5.3. Ao imediata

Ao implementada para eliminar a no conformidade evidenciada em uma auditoria interna. 5.4. Ao corretiva

Ao implementada para eliminar a(s) causa(s) de uma no conformidade evidenciada em uma auditoria interna, a fim de evitar sua repetio. 5.5. Ao preventiva

Ao implementada para eliminar as causas de uma potencial no conformidade evidenciada em uma auditoria interna, a fim de prevenir sua ocorrncia. 5.6. Ao de follow-up (acompanhamento)

Ao implementada para acompanhar as implementaes e eficcias de aes corretivas. 6. OBSERVAES 6.1. Elaborar / divulgar o programa das auditorias internas. O Representante da Direo deve elaborar um Programa Anual de Auditorias e submet-lo a aprovao dos Diretores. Cada processo abrangido pelo Sistema de Gesto Integrado ser auditado, no mnimo uma vez por ano, conforme Programa Anual de Auditorias Internas. Aps a aprovao do Programa Anual de Auditorias Internas o Representante da Direo deve divulgar o mesmo junto s reas.

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Este Programa Anual de Auditorias Internas deve ser atualizado periodicamente pelo Representante da Direo de forma a atender as necessidades detectadas posteriormente, inclusive com incluso de auditorias internas extraordinrias, se conveniente. Neste caso, os Diretores devem reaprovar o Programa Anual de Auditorias Internas. 6.2.2. Planejar a rodada de auditorias internas.
A partir do Programa Anual de Auditorias Internas o Representante da Direo em conjunto com os participantes do Grupo Gestor, com antecedncia de no mnimo 15 (quinze) dias, planejam as rodadas de auditorias internas gerando o(s) Plano(s) de Auditoria(s) Interna(s). A EMPRESA define os seguintes objetivos a serem alcanados nas auditorias internas: a. b. Avaliao da capacidade do sistema de gesto da qualidade para assegurar a concordncia com requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais; Avaliao da eficcia / eficincia do Sistema de Gesto Integrado em atingir seus objetivos especificados, e;

c. Identificao de processos / atividades do Sistema de Gesto Integrado para potenciais melhorias. As fontes utilizadas para definir os assuntos a serem auditados so os seguintes: a. b. c. d. e. Relatrios de Auditorias Internas anteriores; Relatrios de No Conformidade; Planos de Ao Corretiva em andamento /concludo; Planos de Ao Preventiva em andamento / concludo, e; Aes / Decises de Atas de Reunio de Anlise Crtica.

A aprovao do(s) Plano(s) de Auditoria(s) Interna(s) so realizadas pelo Representante da Direo.

6.2.3. Selecionar a equipe de auditorias internas. Aps o planejamento da rodada de auditorias o Representante da Direo seleciona os colaboradores que iro formar as equipes de auditorias, ou seja, Auditor Lder e Auditor (es) Auxiliar (es) levando em conta a competncia necessria conforme sequencia 4 do fluxograma deste procedimento. Se s h um Auditor Interno para auditar um processo especfico, convm que ele execute todos os deveres aplicveis a um Auditor Lder de equipe de auditoria. As responsabilidades dos Auditores Lderes e Auxiliares devero ser apresentadas no treinamento de Formao de Auditores Internos.

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O Representante da Direo considera os seguintes critrios para decidir-se pelo tamanho e a composio da equipe de auditorias:
a. b. c. d. e. Objetivos e durao estimada de cada auditoria interna; Competncia global necessria da equipe de auditoria para alcanar os objetivos da auditoria interna; Requisitos estatutrios, regulamentares, contratuais, se aplicveis; Necessidade de se assegurar a independncia da equipe da auditoria em relao s atividades a serem auditadas e evitar conflito de interesse; Habilidade dos membros da equipe da auditoria de interagir, eficazmente com o auditado e trabalhar em conjunto;

O Representante da Direo pode incluir nas equipes de auditorias colaboradores considerados Auditores Internos em treinamento sendo que os mesmos no realizam auditorias internas sem direo ou orientao do Auditor Lder. As auditorias internas podero ser realizadas por pessoal externo, desde que estas pessoas possuam qualificao e experincia comprovadas para executarem as auditorias, atravs de referncias e qualificao como Lead Assessor para Sistemas de Gesto da Qualidade baseados nas normas NBR ISO 9001. Os documentos (Relatrios de Auditoria) destas auditorias sero considerados registros desse procedimento. O Representante da Direo dever incluir no Planejamento das Auditorias Internas os nomes dos Auditores considerados Lideres e/ou Auxiliares considerando os critrios definidos neste item. 6.2.4. Realizar anlise crtica de documentos e preparar as auditorias. No mnimo uma semana antes da auditoria, o Auditor Lder dever solicitar verbalmente ao Representante da Direo uma cpia no controlada da Lista de Verificao padro do processo a ser examinado, e juntamente com o(s) Auditor (es) Auxiliar (es) podero fazer as alteraes necessrias para a execuo dos auditorias. Tambm sero fornecidos pelo Representante da Direo os principais documentos do sistema de gesto (Manual de Gesto, Procedimentos e Processos) que sero auditados. A fim de elaborar com segurana a Lista de Verificao, o Auditor Lder em conjunto ou no com o(s) Auditor (s) Auxiliar (es) devero realizar visitas nas reas envolvidas no processo a ser examinado buscando entrar em contato com os responsveis das reas e informando o objetivo destas visitas, ou seja, a preparao de um futuro auditoria em um processo nos quais as reas esto envolvidas. Nesta visita a equipe auditora ter condies de ter acesso a outros documentos do sistema de gesto da qualidade, tais como, instrues de trabalho. Aps a preparao da auditoria, a efetiva marcao da data / horrio de incio e a elaborao da Lista de Verificao, a equipe auditora dever reunir-se quantas vezes haja a necessidade antes de iniciar a auditoria propriamente dito.

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O uso de Lista de Verificao no deve restringir a abrangncia da auditoria, pois a mesma pode mudar devido aos resultados de informaes coletadas durante o auditoria. A equipe auditora no deve restringir-se Lista de Verificao. Aps a realizao da auditoria, o Auditor Lder dever entregar para o Representante da Direo a Lista de Verificao utilizada no respectivo processo auditado. O Representante da Direo atualizar, caso necessrio, a Lista de Verificao padro do processo a ser examinado, destruindo logo aps a Lista de Verificao que foi utilizada pela equipe auditora. 6.2.5. Realizar as reunies de abertura. A equipe auditora e os representantes do processo auditado, ou seja, os auditados devem realizar uma reunio de abertura, no incio da auditoria, na data e hora agendadas conforme Planejamento das Auditorias Internas, em ambiente indicado pelos representantes do processo auditado. Deve ser esclarecido e conduzido, pelo Auditor Lder, os propsitos, tais como: a.
b. c. d. Apresentao da equipe auditora, incluindo um resumo de suas responsabilidades; Confirmao dos objetivos da auditoria interna; Confirmao da programao da auditoria e outros arranjos pertinentes com o auditado, como data / horrio da reunio de encerramento; Mtodos e procedimentos a serem usados para realizar a auditoria interna, incluindo um alerta ao auditado que a evidncia de uma conformidade e / ou no conformidade ser somente uma amostra das informaes disponveis; Confirmao dos canais formais de comunicao entre a equipe auditora e o auditado, ou seja, o Auditor Lder; Confirmao que o auditado, assim como o (s) responsvel (is) pelo (s) processo (s), sero mantidos informados do progresso da auditoria; Apresentao e objetivos dos formulrios a serem utilizados durante e aps

e. f.

g. h.

auditoria;

Mtodo de relatar as conformidades e / ou no conformidades e possveis oportunidades de melhoria.

6.2.6. Coletar e verificar as informaes. A equipe auditora, sob o comando do Auditor Lder, deve conduzir as avaliaes de cada atividade do processo que est sendo examinado, aps a reunio de abertura. Deve-se seguir o Planejamento das Auditorias Internas utilizando-se a Lista de Verificao.

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Durante a auditoria as informaes pertinentes, tais como: a. b. c. d. e. f. Informaes relativas s interfaces entre as atividades (entradas e sadas) do processo que esta sendo examinado; Funes envolvidas nas atividades do processo que est sendo examinado; Meios utilizados para execuo das atividades do processo que est sendo examinado; Controles / indicadores do processo que est sendo examinado, e; Mtodos utilizados para execuo das atividades do processo que est sendo examinado. Atividades de melhoria do processo que est sendo examinado.

Devero ser coletadas por amostragem apropriada e sejam verificadas atravs dos requisitos da NBR ISO 9001 e da documentao do Sistema de Gesto Integrado. Somente as informaes que so verificveis podem ser evidncia da auditoria. Os mtodos utilizados pela equipe auditora para coletar informaes incluem: a. b. c. d. e. f. Entrevistas com os auditados, conduzidas pelo Auditor Lder; Observaes de atividades e do ambiente e condies de trabalho circunvizinho, conduzidas pelo Auditor Lder e /ou Auditor Auxiliar; Anlise crtica de documentos conduzidas pelo Auditor Lder e auxiliadas/ou Auditor Auxiliar; Anlise crtica de registros conduzidas pelo Auditor Lder e auxiliadas pelo Auditor Auxiliar; Relatrios de outras fontes, como por exemplo, realimentao de cliente, outras informaes pertinentes de partes externas e classificaes de fornecedor, e; Bancos de dados computadorizados e web sites.

Consideramos que as entrevistas conduzidas pelo Auditor Lder so um dos meios importantes para coletar informaes e convm que sejam conduzidas de maneira adaptada situao e pessoa entrevistada, considerando os seguintes pontos: a. b. c. d. As entrevistas sejam realizadas com colaboradores de nveis e funes apropriadas e que executem atividades dentro dos itens da auditoria interna; As entrevistas sejam conduzidas durante o horrio normal de trabalho e, onde possvel, no local normal de trabalho do colaborador sendo entrevistado; O possvel seja feito para colocar o colaborador que esta sendo entrevistado vontade, antes e durante a entrevista; As razes da entrevista e de qualquer anotao realizada pelo Auditor Lder e / ou Auditor Auxiliar sejam explicadas;

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As entrevistas podem ser iniciadas pedindo para os colaboradores que descrevam seu trabalho; As perguntas que influenciam as respostas (isto , perguntas direcionadas) sejam evitadas; Os resultados da entrevista sejam resumidos e analisados criticamente com o colaborador que foi entrevistado; Aps o trmino da entrevista, o Auditor Lder agradece aos colaboradores que foram entrevistados pela sua participao e cooperao.

As evidncias de auditoria devero ser anotadas pelo Auditor Auxiliar, com a orientao / acompanhamento do Auditor Lder. O Auditor Auxiliar utilizar os campos de comentrios do auditor da Lista de Verificao a fim de anotar as evidncias. As descries das evidncias devem indicar as localizaes, funes ou atividades que foram examinadas. 6.2.7. Gerar constataes das evidncias coletadas. Durante a coleta e verificao, as evidncias, ou seja, as informaes que foram coletadas e verificadas atravs dos requisitos da NBR ISO 9001 e da documentao do Sistema de Gesto Integrado iro gerar as constataes da auditoria interna. Constataes da auditoria interna podem indicar tanto conformidade quanto no conformidade, assim como potenciais no conformidades. As no conformidades e as evidncias de auditoria interna que as suportam devero, tambm ser anotadas pelo Auditor Auxiliar em campos especficos (No conformidade) do Relatrio de Auditoria Interna, tais como: a. b. Descrio: uma completa evidncia que descreva total e precisamente o que foi visto pelos auditores, e; Requisito da norma: referncia a uma clusula da norma.

As Potenciais No Conformidades, ou seja, casos que no chegam a se configurar uma no conformidade do Sistema de Gesto Integrado, mas que, na opinio do Auditor Lder, so situaes de potenciais de no conformidade, e que para tanto merecem ateno por parte dos auditados, devero tambm ser registradas em campos especficos (Potenciais No Conformidades) do Relatrio de Auditoria Interna. As Conformidades consideradas significativas, ou seja, que despertaro junto aos auditados a importncia de manter o processo auditado em constante melhoria podem ser registradas em campos especficos (Conformidades) do Relatrio de Auditoria Interna.

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6.2.8. Preparar os Relatrios de Auditoria Interna. Aps as atividades de coleta de informaes e verificaes e gerao das constataes, a equipe de auditoria deve reunir-se e analisar as constataes obtidas (conformidades, no conformidades e potenciais no conformidades) e elaborar o Relatrio de Auditoria Interna. Logo aps a incluso das informaes descritas acima nos campos especficos do Relatrio de Auditoria Interna, conforme o item 6.2.7, o Auditor Lder dever preencher o campo de Concluso. As concluses da auditoria interna podem apontar os seguintes assuntos: a. A extenso da conformidade do sistema de gesto da qualidade da EMPRESA e, b. A implementao eficaz, manuteno e melhoria do sistema de gesto da qualidade da EMPRESA. 6.2.9. Realizar a reunio de encerramento. Logo aps a finalizao do Relatrio de Auditoria Interna, a equipe de auditoria devese reunir com os representantes do processo auditado e, atravs do Auditor Lder, apresentar as constataes (conformidades, no conformidades e potenciais no conformidades) e a concluso da auditoria interna de tal maneira que elas sejam compreendidas e reconhecidas pelos representantes do processo auditado. Convm que os colaboradores que foram auditados sejam includos, ou seja, convidados para a reunio de encerramento. As no conformidades devem ser analisadas criticamente com o auditado para obter reconhecimento de que a evidncia de auditoria interna precisa e que as no conformidades foram compreendidas. Quaisquer opinies divergentes relativas s concluses e / ou constataes (conformidade, no conformidade e potencias no conformidades) da auditoria interna entre a equipe de auditoria e os representantes do processo auditado sejam discutidas e, se possvel, resolvidas. Se no forem resolvidas, convm que sejam registradas todas as opinies em material anexo ao Relatrio de Auditoria Interna. A reunio de encerramento ser concluda quando o Relatrio de Auditoria Interna aprovado pelos representantes do processo auditado em campo especfico for distribudo. No trmino da reunio de encerramento o Auditor Lder deve agradecer aos representantes do processo auditado e seus colaboradores pela sua participao e cooperao. O Auditor Lder deve, aps a aprovao do Relatrio de Auditoria Interna providenciar cpias dos mesmos. Cada representante do processo auditado deve receber uma cpia, assim como o Representante da Direo.

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6.2.10. Conduzir aes de acompanhamento dos auditorias. Os representantes do processo auditado devem registrar a proposta de ao imediata em campo especfico do Relatrio de Auditoria Interna. Os prazos mximos das aes imediatas so de 5 (cinco) dias teis aps o trmino do auditoria. O Auditor Lder deve verificar a execuo da ao imediata proposta registrando a execuo da ao imediata em campo especfico do Relatrio de Auditoria Interna. O acompanhamento do tratamento das no conformidades, ou seja, a anlise e tratamento das causas devem ser feitos conforme Procedimento de Melhoria Contnua. O acompanhamento do tratamento das potenciais no conformidades definidas pelo Auditor Lder e representantes do processo auditado como necessrias a serem analisadas os potenciais efeitos devem ser feitos conforme Procedimento de Melhoria Contnua. 6.2.11. Realizar avaliaes contnuas do desempenho dos auditores internos. A EMPRESA avalia no final do ano, seus Auditores Internos, atravs de desempenho nas auditorias do ano, atravs da Avaliao de Desempenho dos Auditores Internos. O Auditor Interno que obtiver mdia superior a 7 (sete), nesta avaliao, ser mantido como Auditor Interno qualificado. Caso o Auditor Interno obtenha mdia inferior a 3 (trs) nesta avaliao, poder ser utilizado em auditorias futuras somente como Auditor Auxiliar, sendo que poder ser requalificado como Auditor Interno a partir de nova avaliao de desempenho, se obtiver mdia superior a 3 (trs). A avaliao do desempenho dos auditores internos, durante as auditorias, efetuada pelo Representante da Direo. Quando o Auditor Interno ficar afastado do processo de auditoria interna por um perodo superior a 1 (um) ano, dever ser submetido a uma reciclagem no treinamento para formao de auditores internos, antes de iniciar suas atividades como Auditor Interno. 6.1. REGISTROS DA QUALIDADE Programa Anual de Auditorias Internas (R1-PR2); Planejamento das Auditorias Internas (R2-PR2); Lista de Verificao (R3-PR2); Relatrio de Auditoria Interna (R4-PR2), e; Avaliao de Desempenho dos Auditores Internos (R5-PR2).

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