Manual Gesta Ore Fei To Rios Primavera

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Manual de Gesto de Refeitrios Primavera
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Manual de Gesto de Refeitrios Primavera

Cliente: - CCD da Tranquilidade Data do documento: 15 de Junho de 2012 Reviso: 1.3 Elaborado por: o Nelson Andr | nelson.andre@maeil.pt
Manual de Gesto De Refeitrios Primavera
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Copyright Maeil Consultores, Lda.
Indice
Arquitectura da soluo ................................................................................................................................ 4 Entrada no Primavera ................................................................................................................................... 5 Criao de Adiantamentos ............................................................................................................................ 6 Verificao da conta corrente de um scio ................................................................................................ 11 Consulta de Extracto no Wintouch ............................................................................................................. 13 Importao Ficheiro GALP .......................................................................................................................... 15 Impresso de recibos .................................................................................................................................. 20 Listagem de documentos emitidos ............................................................................................................. 22 Anulao/estorno de documentos ............................................................................................................. 24 Pagamento antecipado de adiantamentos................................................................................................. 29 Importao do ficheiro da farmcia ........................................................................................................... 33 Fecho do ms / Processamento Mensal ..................................................................................................... 38 Exportao ficheiro Departamento de Pessoal .......................................................................................... 40 Exportao ficheiro Europ Assistance ......................................................................................................... 42 Gerao dos Extratos por email .................................................................................................................. 43 Fecho do ms Wintouch ............................................................................................................................. 44 SEDE ........................................................................................................................................................ 44 Sincronizao (Exportao) ................................................................................................................. 48 Prtico ..................................................................................................................................................... 50 Sincronizao PORTICO (exportao) ................................................................................................. 56 Sincronizao SECTORMAIS (exportao)........................................................................................... 59 Sincronizao (Importao) .................................................................................................................... 60
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Arquitectura da soluo
O esquema abaixo apresenta o workflow da soluo implementada.
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Entrada no Primavera
A entrada na aplicao efectuada na opo PRIMAVERA PROFISSIONAL v8.00
Por definio o Primavera coloca no campo Utilizador, o username que est logado na mquina.
O utilizador a utilizar ccd e a password ccd
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Criao de Adiantamentos
possvel aceder opo de criao de novo adiantamento de 3 formas :
1) Caso j tenha criado documentos , o Primavera mostra na zona Os mais recentes os ltimos ecran acedidos. Aqui pode aceder atravs da opo Vendas/Encomendas. 2) Caso a opo Vendas/Encomendas no esteja visvel, pode aceder via opo Todas as tarefas >> Vendas >> Vendas/Encomendas.
3) ainda possvel pesquisar, caso saibamos o nome da opo que queremos aceder Manual de Gesto De Refeitrios Primavera
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No Editor de Vendas, os campos que so necessrios preencher so os seguintes:
Documento : Neste campo devemos indicar qual o tipo de adiantamento que estamos a criar. o A nomenclatura dos cdigos segue a mesma do sistema antigo mas com um A no incio , ou seja : A10 Adiantamento artigo 10 A30 Adiantamento artigo 9 o Para ver a lista de documentos, deve-se clicar no boto F4 ou clicar na tecla F4 do teclado
O Primavera automaticamente atribui um nmero sequencial para identificar o documento (no exemplo apresentado o valor 53) Data do documento : Neste campo dever ser colocado a data de incio do adiantamento, por exemplo, o primeiro dia do ms da 1 prestao.
Entidade : Neste campo deve ser colocada a identificao do scio
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Ao iniciar o preenchimento do campo, o Primavera sugere uma lista de scios que correspondem aos valores digitados
Ao clicar na linha correspondente, so preenchidos os restantes detalhes do scio
Artigos De seguida necessrio preenchermos os valores do adiantamento e dos encargos. Para tal, necessrios criarmos 2 linhas no documento.
No exemplo apresentado acima, temos um adiantamento de 1000 com encargos de 80 para um total de 1080.
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Para o valor do adiantamento criamos uma linha com o cdigo de artigo igual ao tipo de adiantamento (Neste caso cdigo 30 para Artigo 9), onde colocamos o valor 1000 no campo Pr. Unit. Para o valor dos encargos, usamos o artigo de cdigo ENC, onde colocamos o valor 80. Como podemos ver na tabela do lado direito, o total do documento de 1080. Condies de pagamento : De forma a definirmos a quantidade de prestaes, acedemos ao separador Condies, para preenchermos o cdigo correspondente ao nmero de prestaes o Para o exemplo usmos o cdigo 12 que corresponde a 12 prestaes o Para ver a lista de condies de pagamento, deve-se clicar no boto F4 ou clicar na tecla F4 do teclado
Neste momento temos preenchidos todos os dados necessrios, pelo que devemos GRAVAR o documento.
Ao gravar apresentado o plano de pagamentos, com as 12 prestaes assim como o valor de cada prestao e a respectiva data de vencimento. As vrias prestaes so geradas com periodicidade de 31 dias.
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Clica-se no boto CONFIRMAR se toda a informao estiver correcta, ou no boto CANCELAR caso seja necessrio voltar ao documento para corrigir alguma informao. O Primavera automticamente posiciona-se no contador seguinte (neste caso 54), para permitir a criao de um novo documento do mesmo tipo. Caso se queira navegar para o documento que acabmos de criar, deve-se clicar na seta para baixo, para alterar o valor do contador para o nmero anterior. Tambm possvel digitar o nmero do contador, caso se saiba o valor.
Se o tipo de documento for diferente, necessrio clicar no boto NOVO para ser possvel escolher outro tipo de documento.
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Verificao da conta corrente de um scio

Para aceder ficha do cliente usamos a opo de menu Vendas >> Cliente
~ Depois de seleccionado qual o scio, acedemos ao menu Contexto >> Pendentes do Cliente
So apresentados todos os documentos que o scio tem pendentes de pagamento, ou seja, todas as prestaes no pagas. No final da listagem apresentado o valor total em dvida.
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Se pretendermos ver s os valores e pagar num determinado perodo, define-se o intervalo de datas usando a opo Vencidos entre, com a data de vencimento do documento, ou seja, a data em que o documento vai entrar para o ficheiro do Departamento de Pessoal.
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Consulta de Extracto no Wintouch

No Wintouch para acedermos ao extracto de um determinado cliente , aceder ao Menu Explorao -> Contas Correntes -> Extractos /Pendentes
Nesta janela podem filtrar por nmero do carto e por intervalo de datas :
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Os documentos RECCLI/RECPOR/RECSEC so criados no procedimento de fecho do ms de forma s contas correntes ficarem a zero, mas s engloba os documentos do ms em questo (neste caso Maro) Usando a opo IMPRIMIR -> PR VISUALIZAR -> EXPORTAR/ENVIAR possvel exportar para Excel ou Pdf
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Importao Ficheiro GALP

No menu principal, Menus do Utilizador -> Importar Ficheiro GALP
Na nova janela, clicar no boto PROCURAR... para seleccionar o ficheiro Excel a importar Depois de escolhido o ficheiro clicar no boto IMPORTAR
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O sistema valida se todos os ns de scio presentes no ficheiro existem no Primavera. Caso exista pelo menos 1 scio que no exista no Primavera apresentada uma lista com os ns de scio e a importao abortada.
Em caso contrrio a importao prossegue e apresentada uma mensagem de sucesso no final : Ficheiro Importado com sucesso.
De forma a validarmos os documentos criados, aceder opo Operaes s/Contas Correntes
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No separador RESTRIES, escolher apenas o documento relativo GALP : A7 Carto GALP e clicar em Actualizar
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apresentada a lista de todos os documentos gerados pela importao do ficheiro, com o respectivo valor total pelo documento.
possvel imprimir a listagem, usando o boto Imprimir, o sistema cria uma pr-visualizao da impresso, onde possvel verificar o valor por scio e o valor total na ltima pgina.
Imprimir esta listagem para controlo do dbito em conta Da grelha apresentada acima tambm possvel navegar para o detalhe de cada documento, seleccionando o documento pretendido na coluna Num Doc, boto direito do rato e opo DRILL DOWN
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Impresso de recibos
Na janela Operaes S/Contas Correntes, ao criar um recibo, aparece a janela Resumo de Liquidaes. Clicar em IMPRIMIR
No fim da criao do recibo apresentada uma janela de pr-visualizao da impresso e de seguida podemos escolher, por exemplo, imprimir ou guardar em PDF:
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Listagem de documentos emitidos

Para obter a listagem dos documentos emitidos de um determinado tipo, por exemplo FARES Factura de Restaurante Menu Vendas -> Explorao -> Documentos Emitidos Neste exemplo foram seleccionados todos os documentos Factura Restaurante entre 1 e 29 de Fevereiro 2012
Seleccionar IMPRIMIR, aberta a pr-visualizao de impresso com todos os documentos emitidos , respectivos valores e totais na ltima pgina. Se seleccionarmos vrios tipos de documentos , so apresentados totais por tipo de documento e no fim um total global.
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De notar que esta listagem apresenta todos os documentos que foram efectivamente criados no Primavera, para excluir documentos estornados tem que seleccionar a opo Excluir Docs. Convertidos
Imprimir listagem para controlo da Factura do Sector Mais e reembolso da companhia
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Anulao/estorno de documentos
Quando os os documentos em questo j esto parcialmente pagos, no possvel fazer o estorno directo do documento. Ser necessrio fazermos apenas o estorno das prestaes em falta. Para tal necessrio criar uma Nota de Crdito, com o valor em falta :
A criao da Nota de Crdito, s por si no faz desaparecer as prestaes da conta corrente do scio. Para tal necessrio criar o documento Regularizao de Cliente para fazer a Nota de Crdito anular as prestaes em falta. Menu Tesouraria -> Pagamentos e Recebimentos -> Operaes s/Contas Correntes O documento que vamos criar :
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Nas Restries escolhemos os tipos de documento : Nota de Crdito e o documento que tem as prestaes que queremos anular :
Para este n de carto vo aparecer : 1 Nota de Crdito Prestaes de 2 documentos do tipo A30 : n48 e 49
Para ordenarmos a lista pelo n de documento, selecciona-se a coluna NumDoc. , clica-se com o boto direito do rato e escolhe-se a opo ASCENDENTE :
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Como podem ver pela imagem abaixo, a Vermelho temos a Nota de Crdito, a Azul o A30/48 e a Verde o A30/49
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Para anularmos as prestaes duplicadas temos que escolher a Nota de Crdito e as prestaes de 1 dos 2 documentos, para este exemplo vamos escolher o A30/48
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De notar que no canto superior direito, o valor tem que ficar a ZERO, indicando que os documentos seleccionados se anulam. De seguida, clicar em CONFIRMAR.
No fim deste procedimento ficamos apenas com o documento A30/49.
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Pagamento antecipado de adiantamentos

Menu Tesouraria -> Pagamentos e Recebimentos -> Operaes s/Contas Correntes
O documento que vamos criar :
Filtramos por tipo de documento :
E por n do carto :
Tem que se seleccionar quais as prestaes que queremos incluir no recibo, neste caso so todas.
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De notar , no canto superior direito, o valor total que estamos a seleccionar.
De seguida clicar em CONFIRMAR.
Se quisermos imprimir o recibo para o scio, clicar em IMPRIMIR na janela seguinte :
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Clicar em CONFIRMAR
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O Primavera gera uma pr-visualizao de impresso que pode ser impressa ou gravada para PDF, por exemplo.
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Importao do ficheiro da farmcia

No menu principal, Menus do Utilizador -> Importar Ficheiro Farmcia
Na nova janela, clicar no boto PROCURAR... para seleccionar o ficheiro Excel a importar Depois de escolhido o ficheiro clicar no boto IMPORTAR
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O sistema valida se todos os ns de scio presentes no ficheiro existem no Primavera. Caso exista pelo menos 1 scio que no exista no Primavera apresentada uma lista com os ns de scio e a importao abortada.
Em caso contrrio a importao prossegue e apresentada uma mensagem de sucesso no final : Ficheiro Importado com sucesso.
De forma a validarmos os documentos criados, aceder opo Operaes s/Contas Correntes
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No separador RESTRIES, escolher apenas o documento relativo Farmcia : A2 FARMACIA N. INFANTADO e clicar em Actualizar
apresentada a lista de todos os documentos gerados pela importao do ficheiro, com o respectivo valor total pelo documento.
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possvel imprimir a listagem, usando o boto Imprimir, o sistema cria uma pr-visualizao da impresso, onde possvel verificar o valor por scio e o valor total na ltima pgina.
Da grelha apresentada acima tambm possvel navegar para o detalhe de cada documento, seleccionando o documento pretendido na coluna Num Doc, boto direito do rato e opo DRILL DOWN
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Fecho do ms / Processamento Mensal

No menu principal, Menus do Utilizador -> Fecho do Ms
Na nova janela, digitar a data em que estamos a fazer o processamento no formato AAAA-MM-DD, e clicar em FECHAR.
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Este processamento vai criar recibos para todos os documentos em aberto com as seguintes datas: Todos os documentos de adiantamentos com vencimento no ms digitado Todos os consumos de cantina, galp e farmcias com a data do ms anterior ao ms digitado
No fim do processamento vai ser apresentada uma mensagem a indicar a quantidade de recibos criados.
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Exportao ficheiro Departamento de Pessoal
Na nova janela que apresentada , tem que se definir o local para onde o ficheiro vai ser exportado, mantendo o nome do ficheiro como ZY90CPS.txt e qual a data do processamento, no formato AAAAMM-DD
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De seguida clica-se em EXPORTAR. Este procedimento vai agregar todos os recibos criados para scios efectivos no processamento mensal e gerar o ficheiro para o Departamento de Pessoal. O ficheiro fica guardado na pasta definida e enviado por email para dpes.gap@tranquilidade.pt, barbara.serrao@tranquilidade.pt e ccdtranquilidade@gmail.com .
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Exportao ficheiro Europ Assistance
Na nova janela que apresentada , tem que se definir o local para onde o ficheiro vai ser exportado e qual a data do processamento, no formato AAAA-MM-DD
De seguida clica-se em EXPORTAR. Este procedimento vai agregar todos os recibos criados para os funcionrios da Europ Assistance no processamento mensal e gerar o ficheiro excel. O ficheiro fica guardado na pasta definida e enviado por email para nuno.rodrigues@europassistance.pt, barbara.serrao@tranquilidade.pt e ccdtranquilidade@gmail.com . Manual de Gesto De Refeitrios Primavera
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Gerao dos Extratos por email

O extrato respectivo de cada scio efectivo enviado a dia 28 de cada ms, s 01:00, automaticamente sem qualquer interveno do utilizador, para o email de cada scio definido na ficha de cliente no Primavera. Para os scios que no tenham email definido, enviado para o endereo ccdtrqlisboa@gmail.com Havendo a necessidade de reenviar os extratos, pode ser feito no website com o seguinte endereo http://ccdsrv/ccd . Este endereo pode apenas ser acedido dentro da rede do CCD.
Com a opo EXTRATOS so enviados todos os extratos para todos os scios efectivos. Com a opo 2 VIA EXTRATO enviado o extrato apenas para o o n de scio digitado.
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Fecho do ms Wintouch
O Fecho do ms nos POS Wintouch tem que ser efectuado na Sede e no Prtico.
SEDE
Acesso Team Viewer Id : 281106585 Password : P0SCCD Aceder ao wGES instalado no POS.
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Acesso ao wGES Login : ccd Password : ccd aconselhvel fazer backup da base de dados antes de se efectuar o fecho do ms. Para fazer o backup, aceder opo wMANAGER no menu lateral e de seguida opo EMPRESAS na barra superior.
De seguida, clicar com o boto direito do rato na empresa CCD, selecionar Cpias de Segurana e de seguida Criar Cpia Manual de Gesto De Refeitrios Primavera
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Na janela seguinte clicar no icone com a lupa para escolher o local onde guardar a cpia de segurana.
Depois de escolher o local clicar em SAVE
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E de seguida em CONFIRMAR
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A opo fecho do ms est acessvel pelo menu CCD Fechar Ms
apresentada um mensagem para confirmao do fecho do ms :
Clicando na opo Yes o ms fechado, na opo No no feito qualquer processamento. No fim do processamento apresentada a seguinte mensagem :
Sincronizao (Exportao)
Depois de se fazer o Fecho do Ms necessrio proceder sincronizao dos recibos criados. Aceder opo wFILIAIS no menu lateral.
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Selecionar a opo Enviar/Receber :
Limpar a opo Importar Ficheiros e de seguida Confirmar.
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Prtico
No Prtico existem 2 bases de dados pelo que necessrio fazer o processo anterior 2 vezes. Acesso Team Viewer Id : 352311775 Password : P0SCCD
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Acesso ao wGES Login : ccd Password : ccd No Prtico esto configuradas 2 empresas : 1. PORTICO 2. SECTOR MAIS
necessrio fazer o fecho nas 2 empresas.

aconselhvel fazer backup das bases de dados das 2 empresas antes de se efectuar o fecho do ms. Para fazer o backup, aceder opo wMANAGER no menu lateral e de seguida opo EMPRESAS na barra superior.
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De seguida, clicar com o boto direito do rato na empresa PORTICO, selecionar Cpias de Segurana e de seguida Criar Cpia
Na janela seguinte clicar no icone com a lupa para escolher o local onde guardar a cpia de segurana.
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De pois de escolher o local clicar em SAVE
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E de seguida em CONFIRMAR
Repetir este processo para a empresa SECTORMAIS

Para efectuar o fecho do ms clicar em wGES no menu lateral. Validar qual a empresa que est activa no wGES. Manual de Gesto De Refeitrios Primavera
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A opo fecho do ms est acessvel pelo menu CCD Fechar Ms
apresentada um mensagem para confirmao do fecho do ms :
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Clicando na opo Yes o ms fechado, na opo No no feito qualquer processamento.
No fim do processamento apresentada a seguinte mensagem :
Sincronizao PORTICO (exportao)
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De seguida necessrio activar a empresa SECTORMAIS para se fazer o fecho nesta empresa.
Aceder ao menu Sistema -> Empresa
Fazer duplo clique em SECTORMAIS
Validar que a empresa SECTORMAIS fica activa.
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Aceder ao menu CCD -> Fechar Ms. apresentada um mensagem para confirmao do fecho do ms :
Clicando na opo Yes o ms fechado, na opo No no feito qualquer processamento.
No fim do processamento apresentada a seguinte mensagem :
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Sincronizao SECTORMAIS (exportao)
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Sincronizao (Importao)
Com a exportao feita nas 3 bases de dados, necessrio proceder ao inverso tambm nas 3 , ou seja, importar para cada uma a informao das outras 2 bases de dados. Sendo assim necessrio ir a cada uma fazer o seguinte procedimento :
Aceder opo wFILIAIS no menu lateral.
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Limpar a opo Exportar Ficheiros e de seguida Confirmar.
Regra geral, o processo de importao mais demorado que o de exportao.
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No Editor de Vendas, os campos que so necessrios preencher so os seguintes:

Entidade : Neste campo deve ser colocada a identificao do scio

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Ao clicar na linha correspondente, so preenchidos os restantes detalhes do scio

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Importao Ficheiro GALP

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De forma a validarmos os documentos criados, aceder opo Operaes s/Contas Correntes

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Listagem de documentos emitidos

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No fim deste procedimento ficamos apenas com o documento A30/49.

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Pagamento antecipado de adiantamentos

O documento que vamos criar :

Filtramos por tipo de documento :

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De notar , no canto superior direito, o valor total que estamos a seleccionar.

De seguida clicar em CONFIRMAR.

Se quisermos imprimir o recibo para o scio, clicar em IMPRIMIR na janela seguinte :

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Importao do ficheiro da farmcia

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De forma a validarmos os documentos criados, aceder opo Operaes s/Contas Correntes

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Fecho do ms / Processamento Mensal

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Exportao ficheiro Departamento de Pessoal

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