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Como administrar o

Idias para voc gerenciar seu conhecimento e seu tempo

conhecimento
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As ltimas dcadas trouxeram grandes revolues e evolues para a humanidade. A Revoluo da Internet mudou completamente a forma como trabalhamos. Antigamente, o telex era uma das poucas formas para trocar informaes. Hoje, em segundos, voc recebe um e-mail. A Globalizao aproximou os pases e acelerou as mudanas. A tecnologia gerou tantas inovaes que impossvel acompanhar as novidades que surgem diariamente. Paralelo a todas essas mudanas e inovaes, surgem sinais de uma nova ordem: uma Sociedade do Conhecimento,onde a gesto dos recursos de conhecimento se tornam vitais para os negcios e para as pessoas. O trabalho manual d lugar ao trabalho intelectual. De acordo com o The Economist (1 de novembro de 2001), a porcentagem de trabalhadores fazendo trabalho manual nos Estados Unidos caiu de 70% em 1900, para 35% em 1950 e 15% em 2000. Essa nova sociedade determina a necessidade do perfil de um profissional que busque dados e informaes para transformar em conhecimento, de forma a gerar valores e resultados para sua empresa, sua carreira e sua vida. Podemos afirmar que o conhecimento precisa ser gerenciado, pois ele a nova moeda do sculo XXI. E podemos ento, a partir da, definir Gesto do Conhecimento como a adoo de tcnicas e estratgias estruturadas que nos permitem organizar, recuperar, compartilhar e armazenar esse conhecimento. O objetivo principal da Gesto do Conhecimento aumentar a produtividade deste novo perfil de trabalhador, que vai muito alm de armazenar dados ou informaes. um processo humano, vivo e dinmico.
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Gostaria de saber como anda a gesto do seu conhecimento pessoal? Abaixo voc tem um teste simples que permitir identificar em que nvel voc se encontra.

Teste: Qual seu nvel de gesto de conhecimento?


Pergunta

Responda s perguntas abaixo, levando em considerao o seu grau de concordncia com a pergunta:

No s Vezes Sim

Os livros que leio , interessantes e importantes, so resumidos ou catalogados, de forma que eu possa reaproveitar o conhecimento que absorvi com a leitura? Possuo um local que centraliza todo o conhecimento, informaes e dados aos quais tenho contato em meu dia-a-dia? Consigo localizar as informaes que preciso em menos de 5 minutos? Consigo facilmente compartilhar o conhecimento que tenho armazenado quando algum solicita ou precisa? Meu departamento ou empresa possui uma forma organizada para gerenciar e compartilhar o conhecimento? Armazeno meus e-mails importantes de forma que possam ser recuperados facilmente? Antes de tomar decises, costumo consultar minha base de conhecimentos armazenados, para uma deciso mais acurada? Sinto-me mais produtivo por ter uma forma organizada de armazenar, recuperar e compartilhar meu conhecimento? Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala: Nunca 1 ; s Vezes 2 ; Sempre 3 e veja seu resultado: At 10 pontos Voc no possui uma estratgia de organizao do seu conhecimento. Isso pode lev-lo a perder tempo diariamente na localizao de informaes e ainda no aproveitar todo o conhecimento que voc absorveu de forma eficiente. necessrio que voc adote as tcnicas de gesto de conhecimento pessoal, para melhorar sua produtividade. At 18 pontos Voc tem bons hbitos de gerenciamento do conhecimento, com algumas medidas simples voc poder ter ainda mais resultados e ser mais produtivo. Acima de 19 pontos Parabns! Voc parece ter uma boa estratgia para gerenciar o conhecimento que possui. Espero que este artigo possa trazer algumas dicas para melhorar ainda mais a sua performance.

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pretado aps a releitura de uma informao recuperada, pode ser adquirido observando-se outras pessoas, etc. Enfim, existem diversas formas do conhecimento surgir.

Gesto do Conhecimento Pessoal Qual a origem do seu conhecimento?


De acordo com o dicionrio Aurlio, conhecimento : ato ou efeito de conhecer. Informao ou noo adquiridas pelo estudo ou pela experincia. Gosto de sintetizar conhecimento como experincia de vida e capacidade de discernimento que transformam dados em informaes, necessidades em ao, com base em informaes anteriores. O seu conhecimento basicamente a transformao das informaes que voc absorve diariamente somadas a sua experincia de vida. Estas informaes vm das mais variadas fontes: Internet, revista, jornal, pessoas, cursos, televiso, livros, etc. No existe uma ordem perfeita para a criao do conhecimento. O conhecimento pode surgir de um insight, pode ser baseado em alguma informao, pode ser interAdministrar esse conhecimento pessoal algo essencial, que muitas vezes s percebido quando voc sabe que conhece algo, mas no consegue se lembrar onde o adquiriu e como recuperar este conhecimento. Vamos supor que voc leu em uma revista um artigo interessante. Aps a leitura, guardou-a em seu armrio de revistas. Alguns meses depois, seu chefe solicita um trabalho que precisa de dados e informaes. Voc lembra que leu algum artigo sobre o assunto, mas no sabe direito onde e nem quando. O prximo passo neste cenrio v-lo com uma escada e uma pilha de revistas reviradas at encontrar o que deseja. E l se vo alguns minutos ou horas preciosas do seu dia. Em nossos seminrios sobre produtividade pessoal, comum as pessoas afirmarem que gastam muito tempo localizando informaes. Uma pesquisa comprovou que as pessoas gastam em mdia 40 minutos com esta tarefa por dia. A gesto do seu conhecimento pessoal composta basicamente por 3 etapas: capturar (armazenar o conhecimento de forma a no ser perdido); taxonomizar (classificar o conhecimento) ; recuperar (reutilizar e pesquisar o conhecimento quando necessrio). Estarei sintetizando algumas tcnicas neste artigo. Para maiores informaes consulte o captulo sobre Organizao no livro A Trade do Tempo, Editora Campus.

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Iniciando a sua Gesto de Conhecimento Pessoal


Passo 1 - Crie Categorias Taxonomia Pessoal
Esse conceito explica que voc deve ter um mapa de categorias, com os principais itens da sua vida. Este mapa servir para classificar todo e qualquer tipo de informao. A recomendao que o aplique a todos os nveis de sua organizao: fsica (armrios, gavetas, pastas, etc), lgico (computador) e do conhecimento. Veja a taxonomia abaixo. Voc poderia, por exemplo, ter uma pasta azul chamada Marketing, guardada na primeira gaveta do seu armrio, para armazenar informaes e conhecimentos de artigos de marketing. Toda vez que fosse armazenar alguma informao sobre Marketing faria automaticamente nesse repositrio.

Passo 2 Sua Base de Conhecimento (KBASE)


O prximo passo para gerenciar seu conhecimento e o mais fundamental de todos ter um repositrio de informaes. Eu chamo esse repositrio de KBASE Base de Conhecimento, em homenagem base de conhecimento do suporte tcnico da Microsoft na Internet (que muito precisa e eficiente, reconhecida inclusive pelos concorrentes, e que j me salvou muitas vezes!). Essa base de conhecimento conter artigos, informaes, imagens, textos, formulrios com resumo de informaes, anotaes, etc. Aqui convm fazer um comentrio: voc no precisa ter a informao propriamente dita na base, no h necessidade de sair rasgando suas revistas ou livros, basta utilizar um formulrio que contenha a referncia para a informao, que mencione o tipo de informao, data, fonte, palavras chave e principalmente a localizao de onde esta pode ser recuperada. (estes formulrios podem ser baixados gratuitamente no site www.maistempo.com.br) Esse repositrio precisa ter algumas caractersticas importantes: nico Voc precisa ter apenas um

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ponto para armazenar suas informaes. Se voc tiver mais de um, ter mais dificuldades e levar mais tempo para localizar e armazenar as informaes. Expansvel Espao no pode ser um problema para armazenar seu conhecimento. Se voc escolher um repositrio de papel, escolha um que possa crescer facilmente (um caderno por exemplo, pode no ser uma boa escolha. Como alternativa, use pastas ou fichas). muito mais complicado mudar seu repositrio depois que ele for iniciado. Se sua opo for ter sua base de conhecimento em software esse problema no existir. O software permite ampla possibilidade de ajustes e arquivamentos para consultas posteriores durante a fase de confeco da sua base de conhecimento. Seu Jeito No existe um padro ideal ou regras fixas para montar seu repositrio. Quanto mais personalizado,mais eficiente tende a ser. Fique vontade para achar a forma que mais combine com voc. Distribudo Voc no fica exclusivamente em um nico ambiente, mas independente do lugar em que esteja, seu conhecimento precisa estar disposio. Isso significa que voc precisa de um mtodo distribudo (mantendo a unicidade) para armazenar e consultar. Um exemplo um dispositivo PALM, que pode estar sempre com voc e ainda ser sincronizado com seu computador. Ou utilizar a Internet. Se voc utiliza meios de papel para sua base de conhecimento, pode ter em sua agenda ou ficha, um ndice com as informaes armazenadas na sua base (mas neste caso, existir mais um local para atualizar e inserir conhecimento).

Escolha um local para armazenar e centralizar seu repositrio Utilize arquivos que possam ser categorizados, como pastas suspensas, fichrios com etiquetas divisoras, pastas organizadoras, pastas plsticas com sacos de plstico divisores, etc. Separe seu arquivo com etiquetas de categorias, conforme sua taxonomia pessoal Utilizar cores para dividir suas categorias pode ajudar na localizao de itens Insira novos conhecimentos (papis, textos, e-mails, imagens, formulrios de informao) de acordo com a classificao do item Se desejar crie um ndice geral para que todo o conhecimento inserido seja indexado para fcil localizao Reveja constantemente a validade do seu conhecimento, para manter apenas coisas importantes e limpar o lixo

Softwares para sua base de conhecimento


A forma mais recomendada para manter sua base de conhecimento a utilizao de softwares. Eles so fceis de manter e agilizam a incluso e pesquisa de informaes quando necessrio.

Microsoft Outlook
Se voc usurio do Outlook, poder criar sua base de conhecimento utilizando o recurso de Dirio (Jornal). Este recurso permite armazenar informaes por data e tipos de eventos, os quais so visualizados por padro em uma linha de tempo, com a data em que a informao foi gerada. Se

Dicas para criar sua KBase (Papel)


Caso voc opte por montar sua base de conhecimento utilizando meios fsicos ao invs de um computador, seguem algumas dicas:

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desejar, ele pode inclusive criar automaticamente novas entradas toda vez que um novo e-mail for enviado. Caso voc esteja em uma empresa que utilize o servidor de correio Microsoft Exchange, poder acessar esta base via Internet (utilizando o Outlook Web Access). Se desejar, poder criar um arquivo PST exclusivo para sua kbase e copiar o arquivo para sua casa.

ser capturada para sua base de conhecimento, de forma a ser recuperada quando necessrio. Acho mais fcil explicar este tpico exemplificando: Vamos supor que voc deseja processar esta revista que est lendo e armazenar os artigos que achar interessante em sua base de conhecimento. No caso de uma revista, voc tem duas alternativas provveis:

Triad Software
O Triad Software um programa de planejamento pessoal.Ele o permite controlar e administrar sua produtividade, inclusive com grficos que monitoram seus resultados. O software permite, atravs da opo Informaes, que voc crie e pesquise sua base de conhecimento. Ele pode inclusive ser configurado para monitorar a gravao de arquivos no seu computador e catalogar automaticamente a sua base de conhecimento. Pensando no conceito de distribuio, o Triad Software possibilita que voc sincronize suas informaes do escritrio para sua casa , ou acessando diretamente atravs da Internet ou do seu celular, tudo com total segurana e privacidade. Para baixar uma verso demonstrao, acesse: www.maistempo.com.br Existem outros softwares como o Microsoft OneNote, Google Desktop Search, Copernicus, etc que podem ajud-lo a criar e indexar uma base de conhecimento.

1 Manter a Revista
Vamos supor que voc colecione a Revista Voc S/A desde o primeiro exemplar. Duvido que voc deixe algum destacar alguma pgina com um artigo da sua coleo. Neste caso, o seu processamento deve ser feito atravs de referncias. Particularmente, eu adiciono um novo registro no Planejador Voc S/A do tipo Informao, como nome: Revista Voc S/A Edio 100. Nesse registro escrevo as matrias que julguei importante, com ttulo, autor, um breve resumo e meus comentrios pessoais. Para facilitar a pesquisa adiciono palavras chaves referentes aos assuntos processados, a localizao de onde encontrar a revista e categorizo de acordo com a taxonomia pessoal. Voc poderia tambm fazer um Mapa Mental, com o resumo das principais informaes e mant-lo impresso ou como arquivo ou usar o formulrio de informao, seguindo o mesmo conceito e guardando-o na sua KBASE.

Passo 3 Processando sua Informao


A gesto do conhecimento pessoal acontece de forma mais tangvel no passo que chamo de Processamento da Informao. Toda informao que importante precisa

2 Manter apenas o Importante da Revista


No caso de revistas, jornais, informativos, etc, que voc no faz questo de guardlos, simplesmente destaque a informao. Faa seus comentrios em um formulrio e

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anexe ao documento armazenando-o fisicamente na sua base de conhecimento, devidamente classificado e categorizado.

Mapas Mentais
Um recurso que se encaixa muito bem na captura de informaes so os mapas mentais. Eles so um mtodo visual de organizao de informaes, criado por Tony Buzan como resultado de suas pesquisas sobre o estudo do crebro. Eu utilizo os mapas mentais para representao da taxonomia pessoal, para processar livros, matrias, metas, etc. Eles so muito prticos e permitem que a informao seja facilmente recordada. Existem softwares que facilitam a criao de mapas mentais e diversos sites na Internet com exemplos e tutoriais sobre o assunto.

Gerenciar Conhecimento Gerenciar Tempo!


Gerir conhecimento algo to essencial quanto a gesto da sua carreira, e uma questo de sobrevivncia para os prximos anos. Quanto mais voc aprimorar suas tcnicas pessoais para gerenciar seu conhecimento, mais tempo conseguir economizar no seu dia a dia para dedicar-se atividades importantes da sua vida. Bom trabalho!

Passo 4 Recuperando Conhecimento


Aps o conhecimento ser capturado e classificado, ele precisa ser pesquisado para ser reutilizado. Este passo o final e o mais desafiante, pois ele reflete a eficcia do seu processo de gesto de conhecimento. Se voc utiliza um software, fica fcil pesquisar em alguns segundos, digitando as palavras chaves. O prprio computador se encarrega de trazer as informaes que voc precisa. Se voc utiliza uma base de conhecimento em papel, o primeiro passo pensar na categoria do assunto que est sendo pesquisado. Com esta categoria em mente, localize na sua taxonomia pessoal este item (presumindo que voc dividiu sua base de conhecimento pelos nveis da taxonomia pessoal). Desta forma voc conseguir encontrar de forma rpida e eficaz a informao de que necessita.
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Christian Barbosa

Christian Barbosa um dos maiores especialistas em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial do Pas. Conferencista, empreendedor, scio da Blue Eagle, empresa de tecnologia web. Scio da Trade do Tempo - empresa de treinamento, consultoria e produtos especializada em produtividade.

Master Practtioner em Programao Neurolingustica. Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/Onu - Empretec. Autor do livro A Trade do Tempo - A Evoluo da Produtividade Pessoal, pela Editora Campus e do livro exclusivo para mulheres: Voc, Dona do Seu Tempo - Editora Gente. Sua metodologia e teorias sobre produtividade ganharam grande destaque e importncia nacional e internacional devido inovaes e solues diferenciadas.

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