Gua prctica para realizar backups

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El jueves pasado se celebr el primer da mundial del Backup, no es que fuese una celebracin a bombo y platillo que acaparase los informativos y las portadas de la prensa, sin embargo, me parece un hecho significativo como para que dediquemos un poco de tiempo a pensar en las copias de seguridad, sobre todo, porque, en muchos casos, nos acordamos de las copias de seguridad demasiado tarde, de hecho, a principios de ao comentbamos que casi un tercio de los usuarios jams realizaba copias de seguridad. Por experiencia de gente muy cercana a mi, mantener una rutina personal para hacer copias de seguridad es algo bastante importante y que, adems, nos puede ahorrar ms de un disgusto, tanto personal como laboral.

Qu es una copia de seguridad? Para qu sirve?

Comnmente conocemos por copia de seguridad, o backup, a la salvaguarda que realizamos

de ciertos datos, que consideramos de importancia, de manera que, en caso de avera o un desastre, podamos restaurar toda nuestra informacin y podamos continuar trabajando. Mantener una copia de respaldo de todos nuestros archivos ms crticos es fundamental hoy en da, imaginad que perdemos nuestro porttil con todo nuestro trabajo el da de antes de una entrega en el trabajo o que, por ejemplo, nuestro equipo se infecta con un virus y sufrimos una prdida de informacin; precisamente, estos son las situaciones en las que, una vez que nos pasan, nos acordamos del backup demasiado tarde.

Qu informacin debo salvaguardar?

Una copia de seguridad no debera ser una copia completa de nuestro disco duro, realmente, no tiene sentido y, adems, nos exigira una considerable capacidad de almacenamiento, sobre todo, si queremos mantener versiones de las copias. El primer paso que hay que acometer es el discriminar entre la informacin que es importante y la que es prescindible. Sobre esto, realmente, no hay nada fijo y, cada persona, realmente, tiene conceptos distintos sobre lo que es importante y lo que no. Si os sirve de referencia, a nivel profesional, se suele considerar importante la documentacin de los proyectos (aunque lo normal es que si existe un servidor de ficheros en la red, estn almacenados en ste y no en local) o los correos electrnicos (el PST de Microsoft Outlook o el Local Folders de Thunderbird). Un error habitual consiste, precisamente, en la repeticin de archivos ya que, en determinadas ocasiones, trabajamos en un documento en local y cuando lo terminamos, lo copiamos al servidor de ficheros de la empresa, con lo cual, al final acaba duplicado y, si hacemos copias de seguridad, tambin las estaremos haciendo por duplicado. En el caso de datos de ndole ms personal, como fotos, vdeos o archivos de msica, no es lo mismo un archivo con fondos de escritorio que las fotos de nuestras vacaciones de hace un par de aos, por tanto, hay que intentar dar prioridad a lo que no podramos encontrar en la red frente a lo que s que hemos podido descargar. Pero bueno, como comentaba, la seleccin de archivos depender de tres factores, principalmente, lo que consideremos importante (que es algo bastante subjetivo y, sobre

todo, personal), el tipo de copia de seguridad que vayamos a hacer y el espacio de almacenamiento que tengamos disponible.

Qu tipo de copia de seguridad voy a hacer?

La eleccin del tipo de copia de seguridad es un factor importante del proceso. Tambin est ntimamente relacionada con el almacenamiento que tengamos y, lgicamente, de nuestra propia forma de trabajar. Sobre los tipos de copias de seguridad podramos hablar un buen rato, pero una clasificacin, comnmente aceptada, sera la siguiente: Copia de seguridad completa: en este tipo de copia de seguridad realizamos una salvaguarda completa del conjunto de datos seleccionado que ser exportado a un soporte distinto del contenedor origen. Al copiarse todos los datos sobre el mismo destino, el tiempo de recuperacin es pequeo, puesto que encontramos toda la informacin en un mismo lugar, sin embargo, es el que mayor espacio de almacenamiento requiere. Copia de seguridad incremental: en este caso realizamos una copia con las modificaciones que se han realizado desde el ltimo backup realizado, de manera que cuando se requiera una restauracin, habr que superponer todas las copias de seguridad incrementales que tengamos. En estos casos, es habitual realizar una copia completa tras realizar varios incrementales, para, as, comenzar desde cero la secuencia y minimizar los fallos en la recuperacin en el caso de que alguna copia incremental estuviese corrupta. Copia de seguridad diferencial: en este caso se realiza una copia de los cambios realizados desde el ltimo backup completo, es decir, que si se realiza ms de una copia diferencial, stas se realizarn con respecto al ltimo completo y, por tanto, estaremos duplicando datos durante la salvaguarda de ficheros. Dependiendo de nuestra eleccin, tambin podremos aadir un factor ms a esta ecuacin puesto que, en muchos casos, si tenemos espacio para almacenarlo, podremos mantener versiones anteriores de nuestras copias de seguridad, de manera que

mantengamos un histrico reciente de los cambios realizados en vez de sobrescribir una copia sobre otra.

Cundo voy a realizar las copias?

La periodicidad de las copias de seguridad tambin es otro factor de vital importancia. Si realizamos copias con demasiada frecuencia de archivos que apenas tienen movimiento, si guardamos histricos, estaremos almacenando informacin redundante o grabando, una y otra vez, lo mismo; sin embargo, si la frecuencia con la que realizamos las copias es muy baja, corremos el riesgo de perder informacin. Lo recomendable es llegar a una solucin de compromiso entre la periodicidad con la que modificamos nuestros archivos, el espacio de almacenamiento disponible y, lgicamente, el tiempo que se le puede dedicar a esta tarea. Si hemos sido capaces de valorar nuestros activos y asignarles cierta prioridad, podemos intentar dar un paso ms y evaluar su frecuencia de actualizacin. De esa forma, podramos plantearnos distintas programaciones en nuestras copias de seguridad y asignar mayores frecuencias a aquellos datos que cambian con asiduidad frente a datos consolidados que pueden ser respaldados con menor frecuencia, porque apenas cambian.

Cmo voy a guardar la informacin? En qu soporte?

Una vez que tenemos claro qu archivos vamos a guardar, qu tipo de copia vamos a hacer y cundo vamos a realizarla, tan slo nos resta elegir dnde vamos a almacenarla. La eleccin

depender de cunta informacin vamos a salvar y, sobre todo, su criticidad y disponibilidad. Hoy en da, salvo para datos que no vayan a tener muchos cambios, realizar copias de seguridad en CD o DVD quizs no compense mucho, bsicamente, por la relacin entre el coste y la velocidad en la realizacin de la copia. En fin, si en muchos casos es complicado implantarnos una rutina de backup, ms complicado va a ser si, adems, implica pasar largos ratos grabando CDs o DVDs. Teniendo en cuenta que el almacenamiento en discos duros no es excesivamente caro, utilizar discos USB como almacn de datos podra ser una opcin o, por ejemplo, algn NAS en nuestra red o, simplemente, montar un par de discos en RAID en nuestro equipo y usarlos como unidad de backup. Personalmente, adems de una unidad externa de disco (para imgenes, vdeos y archivos de audio), he incluido un tercer destino para mis archivos personales: la nube; servicios como Dropbox, por ejemplo, pueden ser un interesante destino en el que mantener a salvo nuestros archivos ms crticos, o si hablamos de documentos, Google Docs tambin es otro interesante contenedor en el que podemos almacenar cantidad archivos. Los usuarios de Mac OS en esto de los backups tienen algo de ventaja con el Time Machine, aunque parece que Windows 8 quizs lo incluya, mientras tanto, podemos abordar esta tarea de dos formas: Copiar los datos de manera manual, fijndonos esta rutina en algn da fijo de la semana, o del mes, y copiando a mano los ficheros crticos en el destino elegido. Usando una aplicacin para realizar backups que nos permita automatizar esta tarea. Personalmente, me gusta mucho Cobian Backup pero en la seccin de Descarga del Da podris encontrar otras muchas.

Ya tengo montado mi sistema de copias, he terminado?

Una vez tengamos en marcha nuestro sistema de copias de seguridad podemos respirar algo ms tranquilos, sin embargo, no debemos dormirnos porque cualquier eslabn del proceso podra fallar y, por tanto, las copias podran no estar realizndose: fallo en algn archivo, un corte de luz o de red, fallo en el dispositivo de almacenamiento, etc. Por tanto, dentro de nuestra rutina, tendremos que incluir algn punto de control que, de manera peridica, nos obligue a revisar que las copias de seguridad se estn realizando correctamente y que, adems, funcionan y, por tanto, nos permitiran continuar con nuestro trabajo en el caso de realizar una restauracin. Programar una copia de seguridad peridica de nuestros datos es una inversin que puede recuperar nuestra actividad ante casi cualquier tipo de desastre, es una rutina que debemos incorporar a nuestro da a da y no nos consumir mucho tiempo ni tampoco recursos, por tanto, no nos acordemos del backup demasiado tarde.