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GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAO

UnB Universidade de Braslia Aluno de Graduao: Marcelo Avancini Curso de Arquivologia Disciplina: Arquivo Corrente 1 Professora: Larissa Candida Costa

RESUMO A gesto de documentos arquivsticos de fundamental importncia no andamento e desenvolvimento de uma empresa pblica ou privada. Para a tomada de decises, recuperar a informao no tempo certo para a pessoa certa com o menor custo e preservar a memria da instituio preciso estabelecer um conjunto de prticas e mtodos que garanta a organizao, preservao e conservao da massa documental dos arquivos. Esse artigo tem como objetivo abordar os principais aspectos sobre o Programa da Gesto documental, assim como a teoria, prtica e conceitos que constituem a gesto de documentos. PALAVRAS-CHAVE: Gesto de documentos. Massa documental. Informao.

INTRODUO Em primeiro lugar preciso delimitar o que significam no mbito da gesto de documentos estas duas palavras: informao e documento que so termos muito amplos usados pelos mais diferentes setores da sociedade e profissionais. Uma definio do que seja informao seria Informao so todos os dados que so organizados e comunicados (Porat, 1977,p.12). Documento tambm outro termo que precisa ser compreendido dentro da gesto de documentos, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So documentos os registros encontrados nos stios arqueolgicos, as correspondncias em fim tudo que registre informao independente do seu suporte. Os documentos considerados documentos de arquivos, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos. Os documentos de arquivos so aqueles que so produzidos e recebidos e acumulados organicamente no decorrer das atividades da instituio pblica ou privada ou da vida de uma pessoa. Organicidade segundo Jenkinson Eles os arquivos tm, conseqentemente, uma estrutura, uma articulao e uma natural relao entre suas partes, as quais so essncias para sua significao. A qualidade de um arquivo s sobrevive em sua totalidade se sua forma e relaes originais forem mantidas (Jenkinson apud Loroche, 1971, p.8). Outra caracterstica dos documentos de arquivo que so produzidos com finalidades especficas para atender a necessidade da instituio de ordem administrativa ou legal. Sendo imparciais no que diz respeito criao, autnticos no tocante aos procedimentos, e

inter-relacionados no que tange ao contedo, os registros documentais esto aptos a satisfazer os requisitos da legislao sobre valor probatrio e constituem a melhor forma no s de prova documental mas de prova em geral. De fato, os registros, alm das necessidades do direito e da histria, servem transparncia das aes, um novo e atraente nome para o que mais tradicionalmente constitui a obrigao de prestar contas tanto do ponto de vista administrativo quanto histrico. (Duranti, 1994, p.55) A grande massa documental gerada nas instituies pblica e privada, as novas tecnologias empregadas na produo e reproduo de arquivos e o crescente interesse na preservao da memria levaram a criao da gesto de documentos como forma de racionalizar e modernizar buscando economia e eficcia na produo, manuteno uso e destinao dos documentos. A arquivologia desenvolveu o ciclo de vida dos documentos e os valores relacionados em cada ciclo conhecido como as trs idades: arquivo corrente e intermedirio de valor primrio e arquivo permanente de valor secundrio. Quando os documentos no tm mais uma potencialidade de uso e no tem valor secundrio so eliminados. Dessa forma o conceito das trs idades um instrumento da gesto da informao. A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura. Outra ferramenta da gesto de documentos e considerada a principal e inicial a classificao, que tem como objetivo fazer cumprir a funo do arquivo e ter o controle da massa documental. Nesse sentido, a classificao dos documentos de arquivo deve ser feita levando em considerao a estrutura da empresa, suas funes e a natureza de seus documentos. A classificao e o agrupamento dos documentos deve atender as necessidades da empresa. Outro aspecto importante no mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privado para ter eficincia assim como os cuidados de conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento, quando for o caso deve ser repassado para todas as unidades administrativas pois a organizao dos arquivos, inicia-se com a produo dos documentos. de mxima importncia deixar claro que o arquivista ou responsvel pela gesto de documentos deixe os mtodos de classificao assim como todo o processo da gesto de documentos de uma forma transparente de fcil acesso no caso de mudana no quadro de pessoal para que se possa dar continuidade ao trabalho realizado ou quando for o caso de mudanas ou transformaes na instituio possa se fazer as alteraes necessrias. Essas definies e conceitos construdos pela arquivologia para a implantao de um Programa de Gesto de Documentos ajudam a definir o que documento de arquivo, como avaliar seu valor e, portanto sua temporalidade mantendo um controle da massa documental atingindo o objetivo que se espera a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao (Dicionrio de terminologia arquivstica: Conselho Internacional de Arquivos). Dessa forma possvel encontrar solues como o que fazer com o grande volume de massa documental que tende a se acumular de forma desorganizada dificultando o acesso s informaes e por que to difcil, principalmente no mbito das empresas pblicas encontrar as informaes que se necessita a qualquer tempo e rapidamente. Outro ponto muito importante na Gesto de Documentos so os profissionais. recomendvel um quadro de profissionais com formao diversificada como arquivistas, profissionais da rea da informtica, historiadores.

O perfil dos profissionais apresentados no entanto, no corresponde a realidade da maioria das instituies pblicas e privadas brasileira. Em geral, as empresas no investem ou investem pouco recurso na contratao do quadro de profissionais qualificados com arquivo deixando a questo de arquivo como ltimo plano fazendo com que no haja uma gesto de documentos e sim um depsito de papel nos quais no se consegue sequer recuperar uma informao ou documento. Somente com profissionais qualificado como os arquivistas uma empresa pblica ou privada tem as condies de ter um planejamento, controle, organizao do arquivo respeitando a organicidade e o ciclo vital dos documentos. Cabe ao arquivista distinguir os documentos que so de interesse da empresa denominado de informao orgnica de outros conjuntos documentais acumulados que no representam a instituio. O arquivista atinge a organizao dos documentos arquivsticos identificando as atividades desenvolvidas pela empresa. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias e mtodos difundidos pela arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem ou recebem, racionalizar o espao de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal estabelece as normas com que os arquivos pblicos e tambm aos arquivos privados e de pessoas fsicas, gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991). Portanto a gesto de documentos est por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas, na equipe de profissionais com competncia e habilidades variadas, pensando e atuando juntos para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade e necessidade da instituio.

CONCLUSO Em todas as pocas a informao apresentou-se como um instrumento importante para a sociedade, principalmente agora em que vivemos na Sociedade do Conhecimento. A informao est presente em tudo e representa as qualidades, habilidades, cultura e se aplica em todas as atividades humanas. Manter os arquivos organizados corretamente significa, em ltima anlise, manter a informao disponvel para os fins que se fizerem importantes e necessrio para as empresas, sejam pblicas ou privadas, e para a sociedade em geral. Portanto a Gesto de Documentos um instrumento para garantir a recuperao, utilizao da informao e a preservao da memria institucional e ter o controle da massa documental.

Gesto da Informao e Documentao

O que Gesto da Informao e Documentao? baseada na implantao de uma poltica de gesto documental e de arquivos, tendo em vista que, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, a tramitao, o uso, a avaliao de documentos, e ao arquivamento destes em fase corrente e intermediria, visando a eliminao ou o recolhimento para a guarda permanente. OU SEJA Um programa de Gesto da Informao e Documentao garante a organizao dos acervos institucionais acadmicos e administrativos com a finalidade de agilizar o acesso, subsidiar a tomada de deciso, treinar e dar suporte aos que se deparam no dia-a-dia com questes relacionadas organizao de documentos e fomentar a preservao da memria da nossa Faculdade, fortalecendo assim a nossa identidade institucional. Vale ressaltar que gesto de documentosno uma soluo LOCAL, esta ao deve ser INSTITUCIONAL

REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro: 1995. (Publicaes tcnicas, 47). CROTEAU, T.L. A gesto de documentos. Arquivo & Administrao, v.5, n.1, 1977, p.5-12. Dicionrio de terminologia arquivstica: Conselho Internacional de Arquivos.

DIFEL, 1984. PORAT, M. V. The information economy: definition and measuremente. Washington, DC: US Departmente of Commerce, 1977. DURANTI, Luciana, Registros Documentais Contemporneos. Estudos Histricos, Rio de Janeiro, v.7, n 13, jan/jun, 1994

JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v.2, n.2, jul-dez.1987, p.35-42
JARDIM, Jos Maria; FONSECA, Maria Odila. Arquivos. In: CAMPELLO, Bernadete Santos. Formas e expresses do conhecimento: introduo s fontes de informao. Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da UFMG, 1998, p.369-389.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991.