Sistema de Facturacin E Inventario Automatizado (SIFIA) Santo Domingo, D.

N 3/7/09

Fundada el 12 de Enero del 1966

Nombre del Proyecto:

SISTEMA DE FACTURACION E INVENTARIO AUTOMATIZADO (SIFIA)
ASESORIA FINANCIERA MULTIPLE MOTORS S.A (AFIMOSA)

Sustentado por:

Katherin Vera Heredia 06-EISM-1-064 Natacha Joseph 06-MISM-1-026 Lucie Devilas 06-EIST-1-201
Asignatura

Elaboracin de Proyecto
Profesor:

Kervin martines
Seccin
1050 Santo Domingo, D. N. 3 de Julio 2009

SISTEMA DE FACTURACION E INVENTARIO AUTOMATIZADO (AFIMOSA) ELABORACION DE PROYECTO DE SOFTWARE ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN TRABAJO Parcial
ndice Introduccin Antecedentes del proyecto Nombre del proyecto Justificacin Objetivos Alcance Planteamiento inicial del problema Diagrama De Actividades Ruta Critica del Proyecto
3 4 4 4 4 5 6 7 7

INTRODUCCION
A continuacin podemos apreciar el desarrollo de un proyecto de actualizacin enfocado a la bsqueda de solucin de un sistema automatizado de facturacin de venta de vehculos. Una actualizacin de un sistema, con lleva mucho sacrificio, ya que debe superar en gran manera al sistema existente y demostrarle a los usuarios que el sistema propuesto ser de mucho beneficio para la empresa, por ejemplo pretendemos que sea un sistema amigable, confiable, eficiente. Para poder cumplir con los objetivos, nuestro equipo trabajar de forma continua en el desarrollo del presente proyecto. Esperamos que los usuarios (directos y finales) se sienten comprometidos y satisfechos.

SISTEMA DE FACTURACION E INVENTARIO AUTOMATIZADO Antecedente del proyecto

Historia de la Empresa (Surgimiento) La empresa AFIMOSA MOTOR surgi como una empresa dedicada al financiamiento de vehculos en el ao 1999, luego esta paso a incursionar en la venta de vehculo usado importado desde Miami, al momento de iniciar esta operacin esta presentaba ineficiencia al momento de realizar algunas operaciones ya que se hacan de forma manual. Adems no existe una relacin directa entre el inventario y el departamento de compra. Adems este sistema no genera una actualizacin de inventario, por lo que hay que hacerlo de manera manual.

Justificacin AFIMOSA MOTORS S.A. tiene presente en su organizacin un sistema de facturacin y de manejo de inventario que opera de forma manual lleva los procesos en un libro (ctedra), no cumple con los requerimientos de la institucin en cuanto al manejo del volumen de informacin, rapidez, manejo de diferentes tipos de transacciones, adems no permite una fluidez estandarizada en los datos de los compradores.
Para elevar la efectividad en el manejo de los datos, reducir las probabilidades de cometer errores en los resultados, eliminar cualquier operacin dudosa de redundancia manual que pueda generar o provocar cualquier error, perdida o dificultad en los clculos de alguna operacin y disminuir el tiempo de respuesta requerido de los procesos, este proyecto establecer una estructura de informacin que administre los datos de cada elemento activo (vehculos) de la institucin.

Objetivos generales
Elaborar un sistema de inventario y facturacin operacional que permite un monitoreo total sobre los datos de factura y de todas las entidades (automviles) de la institucin. Proponer cambios factibles positivos desde punto informticos poner en funcionamiento el sistema actualizado aplicando los cambios necesarios despus de una enriquecedora investigacin.

Objetivos especficos
Reducir la acumulacin de papeles (facturas). Garantizar la calidad y la seguridad de la informacin. Situar la institucin a la vanguardia de la tecnologa para reducir los gastos innecesarios. Proveer que todas las transacciones y operaciones se asienten en el registro indicado.

 Realizar clculos y estimaciones que actualmente de manera manual resultan complejos. Eliminar las operaciones manuales en los clculos de dichas deducciones. Reducir el tiempo de respuesta requerido para los procesos. Mantener el sistema y crear expectativas entre los usuarios directos y finales. Capacitar a los usuarios directos

Visin
Convertir Asesora Financiera Mltiple (AFIMOSA MOTORS) en una de la empresa ms segura en el mbito de venta de vehculos.

Misin
Organizacin confiable para con sus clientes, y colaborar en el desarrollo de sus empleados y clientes.

Alcance del proyecto

En nuestro proyecto pretendemos abordar la actualizacin de AFIMOSA MOTORS ya mencionado anteriormente teniendo en cuenta que el alcance es toda capacidad fsica, intelectual o de otra ndole que permite realizar o abordar algo o acceder a ello, especficamente el departamento de compras y todo lo que esto acarrea. El crculo del alcance del proyecto ser delimitado en los siguientes puntos: Creacin de la estructura de informacin que maneje los datos de cada comprador. Reestructuracin parcial de la base de datos, especficamente de las tablas relacionadas con el pago de un vehculo. La adquisicin de equipos de hardware que permitan la eficiencia y optimizacin del sistema. Creacin de un modulo de control de las entradas. Creacin de un mdulo flexible de facturacin automatizado que recibir actualizacin en cualquier cambio posible de las leyes salariales.

Planteamiento Inicial del Proyecto

Nombre del Proyecto: Administradora(Lder): Fecha: Sistema de Facturacin e Inventario Afimosa Motors Natacha Joseph 01/07/09

Visin General del Proyecto

El objetivo principal es de desarrollar un sistema de facturacin automatizado que satisfaga los requerimientos y necesidades de la empresa realizando as un proyecto que aporte en el crecimiento de dicho negocio.

DIAGRAMAS DE PERT/CPM, RUTA CRTICA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Actividades Presidente de la empresa Administrador PREREQUESITOS 1 2 2 3-4 5 6 6 7-8 9 TIEMPO FECH INICIO 3 16/06/09 4 4 4 1 2 4 3 4 5 20/06/09 26/06/09 29/06/09 1/07/09 3/07/09 7/07/09 10/07/09 12/07/09 17/07/09 FECHA FINAL 17/06/09 23/06/09 28/06/09 30/06/09 2/07/09 4/07/09 9/07/09 11/07/09 13/07/09 20/07/09

gerente de ventas
La secretaria Programador Lder del proyecto Entrenadores especialista de base datos

El administrador
- Act. criticas del proyecto

3 1 2 4 5 6

7 9 8 1 0

I N I C I O

1 1

1 2

1 3 1 4

1 5

1 6

1 7 1 8

1 9

2 0

2 1

F I N

: Ruta Crtica

1+2+3+5+6+7+9+10+11+12+13+15+16+17+19+20+21=187 ruta critica

CTIVIDAD Presidente de la empresa administrador gerente de ventas la secretaria programador lider del proyecto entrenadores especialista de base de datos

PREREQUESITOS 1 2 2 3-4 5 6 6 7-8 9

TIEMPO 3 2 3 2 5 3 4 3 7 5

INICIO + fecha 06/06/09 14/06/09 27/06/09 5 4/07/09 15/07/09 20/07/09 28/07/09 2/08/09 10/08/09

INICIO + fecha 08/06/09 15/06/09 28/06/09 1/07/09 5/07/09 16/07/09 21/07/09 29/07/09 4/08/09 15/08/09

FIN + FIN + fecha fecha HOLGURA 09/06/09 13/06/09 0 23/06/09 29/06/09 2/07/09 8/07/09 17/07/09 24/07/09 30/07/09 6/08/09 18/08/09 25/06/09 30/06/9 3/07/09 13/07/09 19/07/09 26/07/09 31/07/09 8/08/09 20/08/09 0 0 1 0 0 0 1 0 0

el administrador

0- Act. criticas del proyecto

Organizacin de las actividades en el equipo tcnico

Este equipo principalmente consta de dos integrantes quienes desarrollaran cada una de las actividades con la debida responsabilidad e integridad a la hora de realizarlas. Otros integrantes como asesores deben de poseer cualidades acorde con los lineamientos del proyecto como; responsabilidad, tica, honestidad entre otras.

INVOLUCRADO EN LAS ETAPA DE LEVANTAMIENTO Presidente de la empresa: es la persona que necesitar saber el estado de todas las entidades, para conocer lo relevante del mismo y darle el seguimiento adecuado. El administrador: es quien lleva la administracin de todas las informaciones de la empresa, sea esta financiera o no. Gerente de ventas: es la persona que tiene el conocimiento para ofertar el vehculo, presentndole a los clientes la caracterstica del vehculo, valor y facilidad del mismo. La secretaria: que conoce del manejo del la compra, traspaso, las bsqueda en los archivos de los historiales de las compra y ventas de los vehculos. ETAPA DE DESARROLLO

Programadores: son aquello que desarrollan la automatizacin del sistema manual mediante el lenguaje de programacin. Especialista en base de datos: es la persona encargada de modelar y configurar la base de datos. Lder del proyecto: es la persona que debe supervisar y verificar que todas las actividades se desarrollen de maneras satisfactorias y en el tiempo previsto. ETAPA DE IMPLEMENTACION Entrenadores: son aquella persona que mostraran el sistema con todos los pormenores del funcionamiento del mismo. La secretaria: que tiene la funcin de crear los perfiles de los vehculo de nuevos ingresos. El administrador: que puede actualizar los historiales de los vehculos.

Soluciones a los posibles riesgos. Plan de Seguridad fsica Para mantener la seguridad fsica del sistema primero empezaremos definiendo que es la seguridad fsica. La seguridad Fsica: se refiere a la proteccin del hardware y los soportes de datos, as como la seguridad de las instalaciones que los albergan. En este caso se contemplan situaciones como

incendios, inundaciones, sabotajes, robos, catstrofes naturales, etc. Algunos de los aspectos a tomar en cuenta para mantener la seguridad fsica del sistema estn: Instalar cmaras de seguridad en los lugares donde estar el servidor. Mantener copias de llaves de los centros de computadores. Mantener extinguidores en caso de incendios. Contratar personal de seguridad para evitar robos. Contar con una planta de emergencia para el caso de que se vaya la luz poder seguir trabajando. Tener restringido el paso a personal no autorizado. Contar con equipos extras como Mouse, teclados, y monitores en caso de daos. Ubicar los terminales que manejen informacin y datos sensibles en lugares donde se reduzca el riesgo de que aquellos estn a la vista.

Plan de Seguridad lgica La seguridad lgica: se refiere a la seguridad en el uso de software, la proteccin de los datos, procesos y programas, as como la del acceso ordenado y autorizado de los usuarios a la informacin. La auditoria de seguridad lgica cubre los siguientes aspectos: arquitecturas, servidores (Windows, Unix y Linux). Algunos de los aspectos a tomar en cuenta para mantener la seguridad fsica del sistema estn: Crear copias de seguridad de los archivos y bases de datos. Mantener los archivos protegidos con claves o contraseas. Definir el rol de cada usuario, donde solo las personas autorizadas tengan acceso a cierta informacin. Solo el administrador del sistema tendr todas las claves de seguridad de cada uno de los archivos. Contar con antivirus. Contar con sistemas de monitoreo de entrada y salida de archivos. Contar con copias impresas de las Facturas. Contar con polticas que definan la forma de realizar los backup.

Plan de continuidad operacional Un Plan de Continuidad operacional consiste en un anlisis pormenorizado de las reas
que componen la organizacin que servir para establecer una poltica de recuperacin ante un desastre

Es importante definir los procedimientos y planes de accin para el caso de una posible falla, siniestro o desastre en el rea Informtica, considerando como tal todas las reas de los usuarios que procesan informacin por medio de la computadora. Cuando ocurra una contingencia, es esencial que se conozca al detalle el motivo que la origin y el dao producido, lo que permitir recuperar en el menor tiempo posible el proceso perdido. Las actividades a realizar en un Plan de Recuperacin de Desastres se pueden clasificar en tres etapas:

Actividades previas al desastre Actividades durante el desastre Actividades despus del desastre

Actividades previas al desastre

Son todas las actividades de planeamiento, preparacin, entrenamiento y ejecucin de las actividades de resguardo de la informacin, que nos aseguren un proceso de recuperacin con el menor costo posible Dentro de las actividades previas al desastre podemos identificar los siguientes:

Establecimiento del plan de accin: en esta fase se deben plantear medidas relativas

a la proteccin de los sistemas y la informacin, los equipos de cmputos, el lugar donde se encuentran los equipos de cmputos, las medidas de proteccin de los back up.

Para la proteccin de los sistemas y la informacin se deben detallar una serie de datos entre los que se destacan los siguientes: Nombre del sistema, plataforma que utiliza el sistema, el lugares donde se encuentra resguardada la informacin, el volumen de archivos con los que trabaja el sistema, las unidades o departamentos que usan la informacin del sistema, la cantidad de usuarios que tiene acceso al sistema, la cantidad de usuarios con acceso al servidor y otros perifricos importantes e imprescindibles para el buen funcionamiento del sistema.