Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental

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Índice 1. Objetivo 2. Abrangência 3. Referências 4. Definições e Abreviaturas 5. Fluxograma 6. Realização 6.1. Geração dos Documentos 6.1.1 Manual de Gestão Ambiental 6.1.2 Procedimentos 6.1.3 Resto da Documentação 6.2 Revisão, Aprovação e Registro da Documentação 6.3 Distribuição e Controle da Documentação 6.4 Modificações 6.5 Atualização do Relatório de Aspectos Ambientais Significativos 7. Responsabilidades 8. Registros 9. Mudanças na Documentação ANEXO A: Formato de Lista de Distribuição da Documentação do SGA. ANEXO B: Formato de Lista de Documentos em Vigor. ANEXO C: Formato de Folha de Entrega da Documentação. ANEXO D: Formato de Programa Ambiental.

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O termo inclui um documento interno como procedimentos e instruções e documentos externos.Documento: Meio utilizado para descrever ou controlar o que deve ser feito.010) 4. 3. revisão. . . Definições e Abreviaturas Definições: .SGA: Sistema de Gestão Ambiental.4. quem deve fazer. onde e como deve ser feito e poder ser revisto para refletir as suas mudanças. Manual de Gestão Ambiental da Engevali Cerâmica Procedimento para identificação. Abrangência Este procedimento abrange toda a documentação que integra o Sistema de Gestão Ambiental da Engevali Cerâmica.Formato: Impresso para os resultados das atividades e dados.5 da Norma NBR ISO 14. -Abreviaturas: .Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 2 Código: 002 1. Referências Item 4. Objetivo Descrever as diretrizes a serem seguidas na elaboração. quando. acesso e atualização da legislação ambiental incidente (código . .001:2004.4.Unidade: A organização e o espaço físico onde é implantado o SGA. aprovação. tais como regulamentos e padrões. distribuição e modificação da documentação que integra o Sistema de Gestão Ambiental da Engevali Cerâmica.004) Procedimento para Gestão da Formação e Sensibilização (código . 2.4 e 4.

1 Geração dos Documentos Os modelos dos formatos para os diferentes documentos do SGA se encontrão em formato eletrônico no Departamento Ambiental.1 Manual de Gestão Ambiental O Manual de Gestão Ambiental tem seu formato feito através de tópicos. 6. .no meio da página consta o nome do documento. o cabeçalho no meio e no canto superior direito a numeração da pagina correspondente. Realização 6. O formato do manual é descrito da seguinte maneira:  Primeira página: .Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 3 Código: 002 5.no cabeçalho consta o logotipo da empresa.1. O corpo técnico do SGA também possui uma cópia dos referidos modelos. Fluxograma 6. . sendo que cada tópico corresponde a um capitulo do manual.

que se repetem durante todo o documento e que contém da esquerda para a direita: . revisam e aprovam o documento. O corpo técnico do SGA e o Departamento Ambiental elaboram os procedimentos gerais aplicáveis a empresa. o cabeçalho e a numeração correspondente no canto superior direito. . de acordo com as seguintes especificações (se algum conteúdo não é aplicável. bem como o cabeçalho indicando o conteúdo e o tipo de procedimento. O corpo técnico do SGA. Os procedimentos se redigem.Última pagina deve conter a seguinte notificação: fim do documento.no final da página consta a data de finalização do documento .em todo documento consta o logotipo da empresa. bem como o cabeçalho indicando o conteúdo e o tipo de procedimento. junto ao departamento ambiental.  Para as páginas seguintes: . revisam e aprovam o referido documento.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 4 Código: 002 . . Objetivo: Descreve claramente o motivo do documento.1. coloca-se não procede ou não se aplica): 1.  Para última página: .2 Procedimentos  Primeira página: Todos os procedimentos apresentam uma estrutura que começa com um cabeçalho.a numeração segue o procedimento da primeira página .em todo documento consta o logotipo da empresa.contêm o procedimento do item mencionado na primeira página  Para última página: .consta na ultima página a relação das pessoas que preparam.o logotipo da empresa no canto esquerdo da página.Na última página consta a relação das pessoas que preparam. sempre que possível. elabora o manual de gestão ambiental.o titulo indicando o conteúdo e o tipo de procedimento. .  Para as páginas seguintes: . . bem como a entrada em vigor do referido documento.a ultima pagina deve conter a seguinte notificação: fim do documento 6.

o âmbito de aplicação. Responsabilidades: Indica-se mediante tabelas quem são as partes implicadas (e seu grau de responsabilidade). bem como outros documentos que o completam. especificando como. Diagrama de Fluxo: Sempre que possível é construído um diagrama de fluxo que permita uma melhor compreensão e seguimento dos procedimentos. etc. responsáveis por arquivar os registros. . Programa de Formação.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 5 Código: 002 2. Definições e Abreviaturas: Citam-se as palavras e definições das siglas usadas. nos casos que procede. qual é sua função. Abrangência: Descreve-se a referência e.. No final da página constam as respectivas pessoas que preparam. 6. 3. e quem realiza. Realização: Descreve a forma de realizar as atividades propostas no procedimento. constam de informações onde estão os nomes dos documentos. 9. Registros: Se incluem. 7.3 Resto da Documentação O restante da documentação que seriam o Programa Ambiental (Anexo D). período de realização. Referências: Indica-se os documentos utilizados como referência para a elaboração do procedimento. 6.1. a que e quando se aplica o procedimento. revisam e aprovam os documentos. uma tabela em que se indica o nome dos registros. bem como o período de arquivamento. Anexos: São os documentos ou formatos que geram os procedimentos. Mudanças na Documentação: Indica-se as mudanças em relação às revisões anteriores. 5. 4. 10. quando. 8. em cada uma das etapas do procedimento.

O Presidente do comitê do SGA aprova a documentação do SGA e registra os documentos. onde constam a relação das pessoas que possuem o documento. O Presidente do SGA da empresa e o corpo técnico do SGA se reúnem periodicamente com o Departamento Ambiental para revisar e aprovar aqueles documentos do SGA resultem de aplicação a empresa. como também de cópias para todos os destinatários considerados como oportunos ou interessantes à empresa. A data de entrada em vigor do documento é o dia seguinte da sua data de de aprovação. Para o caso de cópias em formato papel. sendo que serão marcadas com a especificação “Cópia em Vigor”. Os destinatários de um documento do SGA são identificados pelos membros do Comitê. O Corpo Técnico do SGA é responsável pela atualização dos novos documentos e da comunicação necessária. . O Presidente do Comitê do SGA dispõe de uma cópia em papel do conjunto da documentação.3 Distribuição e Controle da Documentação A documentação do SGA é distribuída em formato papel. quer seja através do uso de correio eletrônico ou outro meio necessário. Estas pessoas são responsáveis pela custódia. como também a data em que o receberam. sob a responsabilidade do Comitê do SGA e do Departamento Ambiental. 6. serão feitas tantas quanto forem o número de destinatários.2 Revisão. sendo realizadas listas de distribuição (Anexo A). O Corpo Técnico do SGA é o responsável pela gestão e arquivamento das listas de distribuição.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 6 Código: 002 A elaboração e formato do Programa de Formação estão descritas no procedimento para a gestão da formação e sensibilização e no Manual de Gestão Ambiental estão descritos os restantes documentos. Aprovação e Registro da Documentação A documentação do SGA é revisada pelo Comitê do SGA e assinada por um dos seus membros representantes do comitê. 6. As pessoas que recebem a documentação devem assinar em uma folha de entrega de documentação (Anexo C). exceto naqueles casos que explicitamente são justificados pelo Comitê do SGA.

que se responsabiliza pela revisão e atualização de toda a documentação. O Corpo Técnico do SGA e o Departamento Ambiental dispõem de uma cópia em papel de toda a documentação e mantém um registro atualizado das revisões de cada documento mediante uma listagem de documentos em vigor (Anexo B). ou alguma mudança de atividade que implique mudar algum documento. São proibidas cópias de qualquer conceito que não tenham sido controladas pelo Comitê do SGA. na documentação do SGA. Instruções e ao Manual de Gestão Ambiental. Cada vez que um documento for modificado deve-se mudar o respectivo número de revisão. 6.). . Está a critério do Corpo Técnico do SGA a necessidade de revisão imediata se alguma mudança for significativa para o bom andamento do SGA. Se forem identificadas mudanças em algum documento de caráter específico para a empresa.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 7 Código: 002 e informam o Comitê do SGA sobre qualquer extravio ou alteração do referido documento para poder ser novamente reposta. faz-se as anotações no documento original e se leva em conta para a próxima revisão. Toda a documentação está no Departamento Ambiental onde tem acesso de leitura todas as pessoa relacionadas ao SGA. exceto a original. etc. de forma. Estas cópias se identificam por “Obsoletas”. sendo que todas as cópias obsoletas deverão ser recolhidas no momento da entrega da nova documentação.4 Modificações A documentação do SGA tem um prazo de validade de três anos. Se alguém identificar erros (ortográficos. que será guardada no Departamento Ambiental. acesso e atualização dos requisitos legais. regulamentos. etc. juntamente com o Departamento Ambiental. Qualquer mudança na documentação do SGA é revisada e aprovada de igual forma que os demais documentos originais das revisões anteriores e pelos mesmos responsáveis. Todas as cópias obsoletas são destruídas. transcorrido este tempo se identifica se há mudanças significativas na mesma. sendo os responsáveis por esta identificação o Comitê do SGA.). por pelo menos duas revisões ou três anos. está incluso no procedimento para identificação. o Presidente do SGA notifica o Departamento Ambiental. aplicável a Procedimentos. O controle da documentação externa (legislação aplicável. exceto no caso dos anexos que correspondam a formatos de registros. normas.

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 8 Código: 002 7. Responsabilidades Departamento Presidente do Corpo técnico Atividades Geração do Manual de Gestão Ambiental Geração de Procedimentos e Instruções Identificação dos Destinatários da Documentação de cada Unidade Distribuição da Documentação Controle da Documentação Atualização da Documentação e Divulgação das Mudanças Modificações da Documentação R: Revisa N R/E R/E R/E E A E R R/E E A E R R/E A/N E E E R/E R/G E E E E R/E R/E E N N RE: Relatado N N A: Aprova E: Executa N: Notifica o Departamento Ambiental de cada setor Responsável Comitê do Comitê do Ambiental do SGA Diretor SGA SGA .

além do seu controle e acompanhamento Descrição dos objetivos e metas ambientais Programa Ambiental estabelecidas pelo Comitê do SGA.Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 9 Código: 002 8. Registros Nome Função Responsabili dade de Revisar Folhas de Distribuição Controle da distribuição do Manual de Gestão Ambiental Departamento Ambiental Departamento Ambiental Corpo Técnico do SGA Responsabilidade de Arquivar Período de Arquivo Até a seguinte revisão do documento Lista de Documentos em Vigor Pasta de Cópias Obsoletas Atas do Comitê do SGA Manual de Gestão Ambiental Departamento Ambiental Controle geral de documentos Departamento Ambiental Corpo Técnico do SGA Presidente do Comitê do SGA Controle geral de documentos obsoletos . além do seu controle e acompanhamento Corpo Técnico do SGA Comitê do SGA Presidente do Comitê do SGA 3 anos Fim do Documento .revisar e aprovar a documentação -definir as modificações Corpo Técnico do SGA Descrição do SGA Comitê do SGA Departamento Ambiental Presidente do Comitê do SGA Corpo Técnico do SGA Documentação do SGA Departamento Ambiental Departamento Ambiental Presidente do Comitê do SGA Corpo Técnico do SGA Documentação do SGA Departamento Ambiental Departamento Ambiental Presidente do Comitê do SGA Descrição das atividades de formação Corpo Técnico do SGA Comitê do SGA Presidente do Comitê do SGA 3 anos 3 anos 3 anos 3 anos Comitê do SGA Corpo Técnico do SGA 3 anos Departamento Ambiental 2 revisões ou 3 anos 3 anos Departamento Ambiental Procedimento s de Gestão Ambiental Instruções de Gestão Ambiental Programa de Formação estabelecidas pelo Comitê do SGA.

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 10 Código: 002 OLHA DE DISTRIBUIÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Lista de Distribuição da Documentação do SGA Folha n°: Nome Cargo Data Código Estado da Revisão Assinatura Presidente: Data: .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 11 Código: 002 LISTA DE DOCUMENTOS EM VIGOR Data: Título Código Estado da Revisão .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 12 Código: 002 FOLHA DE ENTREGA DA DOCUMENTAÇÃO Destinatário: Setor: Cargo: Telefone: E-Mail: Código Título N° Revisão Recebi em: ___/___/_____ Assinatura: .

Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 13 Código: 002 Programa Ambiental da Engevali Cerâmica Ano Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Data: Data de entrada em vigor: Data: Data: .

Objetivos Ambientais      3. Introdução 2. Controle e Acompanhamento das Modificações .Procedimento de Elaboração e Controle da Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Pagina: 14 Código: 002 Índice 1. Metas e Programas 4.

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