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Procedimento de Elaborao e Controle da Documentao do Sistema de Gesto Ambiental

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ndice 1. Objetivo 2. Abrangncia 3. Referncias 4. Definies e Abreviaturas 5. Fluxograma 6. Realizao 6.1. Gerao dos Documentos 6.1.1 Manual de Gesto Ambiental 6.1.2 Procedimentos 6.1.3 Resto da Documentao 6.2 Reviso, Aprovao e Registro da Documentao 6.3 Distribuio e Controle da Documentao 6.4 Modificaes 6.5 Atualizao do Relatrio de Aspectos Ambientais Significativos 7. Responsabilidades 8. Registros 9. Mudanas na Documentao ANEXO A: Formato de Lista de Distribuio da Documentao do SGA. ANEXO B: Formato de Lista de Documentos em Vigor. ANEXO C: Formato de Folha de Entrega da Documentao. ANEXO D: Formato de Programa Ambiental.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprovado por:

Data:

Data:

Data:

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1. Objetivo Descrever as diretrizes a serem seguidas na elaborao, reviso, aprovao, distribuio e modificao da documentao que integra o Sistema de Gesto Ambiental da Engevali Cermica. 2. Abrangncia Este procedimento abrange toda a documentao que integra o Sistema de Gesto Ambiental da Engevali Cermica. 3. Referncias Item 4.4.4 e 4.4.5 da Norma NBR ISO 14.001:2004; Manual de Gesto Ambiental da Engevali Cermica Procedimento para identificao, acesso e atualizao da legislao ambiental incidente (cdigo - 004) Procedimento para Gesto da Formao e Sensibilizao (cdigo - 010) 4. Definies e Abreviaturas Definies: - Documento: Meio utilizado para descrever ou controlar o que deve ser feito, quem deve fazer, quando, onde e como deve ser feito e poder ser revisto para refletir as suas mudanas. O termo inclui um documento interno como procedimentos e instrues e documentos externos, tais como regulamentos e padres. - Formato: Impresso para os resultados das atividades e dados. - Unidade: A organizao e o espao fsico onde implantado o SGA. -Abreviaturas: - SGA: Sistema de Gesto Ambiental.

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5. Fluxograma

6. Realizao

6.1 Gerao dos Documentos

Os modelos dos formatos para os diferentes documentos do SGA se encontro em formato eletrnico no Departamento Ambiental. O corpo tcnico do SGA tambm possui uma cpia dos referidos modelos.

6.1.1 Manual de Gesto Ambiental

O Manual de Gesto Ambiental tem seu formato feito atravs de tpicos, sendo que cada tpico corresponde a um capitulo do manual. O formato do manual descrito da seguinte maneira: Primeira pgina: - no cabealho consta o logotipo da empresa, o cabealho no meio e no canto superior direito a numerao da pagina correspondente; - no meio da pgina consta o nome do documento;

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- no final da pgina consta a data de finalizao do documento - consta na ultima pgina a relao das pessoas que preparam, revisam e aprovam o documento, bem como a entrada em vigor do referido documento. O corpo tcnico do SGA, junto ao departamento ambiental, elabora o manual de gesto ambiental. Para as pginas seguintes: - em todo documento consta o logotipo da empresa, bem como o cabealho indicando o contedo e o tipo de procedimento; - a numerao segue o procedimento da primeira pgina - contm o procedimento do item mencionado na primeira pgina Para ltima pgina: - a ultima pagina deve conter a seguinte notificao: fim do documento

6.1.2 Procedimentos

Primeira pgina:

Todos os procedimentos apresentam uma estrutura que comea com um cabealho, que se repetem durante todo o documento e que contm da esquerda para a direita: - o logotipo da empresa no canto esquerdo da pgina, o cabealho e a numerao correspondente no canto superior direito; Para as pginas seguintes:

- o titulo indicando o contedo e o tipo de procedimento; - em todo documento consta o logotipo da empresa, bem como o cabealho indicando o contedo e o tipo de procedimento; Para ltima pgina:

- Na ltima pgina consta a relao das pessoas que preparam, revisam e aprovam o referido documento. - ltima pagina deve conter a seguinte notificao: fim do documento. O corpo tcnico do SGA e o Departamento Ambiental elaboram os procedimentos gerais aplicveis a empresa. Os procedimentos se redigem, sempre que possvel, de acordo com as seguintes especificaes (se algum contedo no aplicvel, coloca-se no procede ou no se aplica): 1. Objetivo: Descreve claramente o motivo do documento;

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2. Abrangncia: Descreve-se a referncia e, a que e quando se aplica o procedimento; 3. Referncias: Indica-se os documentos utilizados como referncia para a elaborao do procedimento, bem como outros documentos que o completam; 4. Definies e Abreviaturas: Citam-se as palavras e definies das siglas usadas; 5. Diagrama de Fluxo: Sempre que possvel construdo um diagrama de fluxo que permita uma melhor compreenso e seguimento dos

procedimentos; 6. Realizao: Descreve a forma de realizar as atividades propostas no procedimento, especificando como, quando, e quem realiza; 7. Responsabilidades: Indica-se mediante tabelas quem so as partes implicadas (e seu grau de responsabilidade), em cada uma das etapas do procedimento; 8. Registros: Se incluem, nos casos que procede, uma tabela em que se indica o nome dos registros, qual sua funo, responsveis por arquivar os registros, bem como o perodo de arquivamento; 9. Mudanas na Documentao: Indica-se as mudanas em relao s revises anteriores; 10. Anexos: So os documentos ou formatos que geram os procedimentos.

6.1.3 Resto da Documentao

O restante da documentao que seriam o Programa Ambiental (Anexo D), Programa de Formao, etc., constam de informaes onde esto os nomes dos documentos, perodo de realizao, o mbito de aplicao. No final da pgina constam as respectivas pessoas que preparam, revisam e aprovam os documentos.

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A elaborao e formato do Programa de Formao esto descritas no procedimento para a gesto da formao e sensibilizao e no Manual de Gesto Ambiental esto descritos os restantes documentos.

6.2 Reviso, Aprovao e Registro da Documentao

A documentao do SGA revisada pelo Comit do SGA e assinada por um dos seus membros representantes do comit. O Presidente do comit do SGA aprova a documentao do SGA e registra os documentos. A data de entrada em vigor do documento o dia seguinte da sua data de de aprovao, exceto naqueles casos que explicitamente so justificados pelo Comit do SGA. O Presidente do SGA da empresa e o corpo tcnico do SGA se renem periodicamente com o Departamento Ambiental para revisar e aprovar aqueles documentos do SGA resultem de aplicao a empresa.

6.3 Distribuio e Controle da Documentao

documentao do SGA

distribuda

em

formato

papel,

sob

responsabilidade do Comit do SGA e do Departamento Ambiental. O Presidente do Comit do SGA dispe de uma cpia em papel do conjunto da documentao, como tambm de cpias para todos os destinatrios considerados como oportunos ou interessantes empresa. O Corpo Tcnico do SGA responsvel pela atualizao dos novos documentos e da comunicao necessria, quer seja atravs do uso de correio eletrnico ou outro meio necessrio. Para o caso de cpias em formato papel, sero feitas tantas quanto forem o nmero de destinatrios, sendo que sero marcadas com a especificao Cpia em Vigor. Os destinatrios de um documento do SGA so identificados pelos membros do Comit, sendo realizadas listas de distribuio (Anexo A), onde constam a relao das pessoas que possuem o documento, como tambm a data em que o receberam. O Corpo Tcnico do SGA o responsvel pela gesto e arquivamento das listas de distribuio. As pessoas que recebem a documentao devem assinar em uma folha de entrega de documentao (Anexo C). Estas pessoas so responsveis pela custdia,

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e informam o Comit do SGA sobre qualquer extravio ou alterao do referido documento para poder ser novamente reposta. So proibidas cpias de qualquer conceito que no tenham sido controladas pelo Comit do SGA, exceto no caso dos anexos que correspondam a formatos de registros. O Corpo Tcnico do SGA e o Departamento Ambiental dispem de uma cpia em papel de toda a documentao e mantm um registro atualizado das revises de cada documento mediante uma listagem de documentos em vigor (Anexo B), aplicvel a Procedimentos, Instrues e ao Manual de Gesto Ambiental. Todas as cpias obsoletas so destrudas, exceto a original, que ser guardada no Departamento Ambiental, por pelo menos duas revises ou trs anos. Estas cpias se identificam por Obsoletas, sendo que todas as cpias obsoletas devero ser recolhidas no momento da entrega da nova documentao. Toda a documentao est no Departamento Ambiental onde tem acesso de leitura todas as pessoa relacionadas ao SGA.

6.4 Modificaes

A documentao do SGA tem um prazo de validade de trs anos, transcorrido este tempo se identifica se h mudanas significativas na mesma, sendo os responsveis por esta identificao o Comit do SGA, juntamente com o Departamento Ambiental. Se forem identificadas mudanas em algum documento de carter especfico para a empresa, o Presidente do SGA notifica o Departamento Ambiental, que se responsabiliza pela reviso e atualizao de toda a documentao. Se algum identificar erros (ortogrficos, de forma, etc.), na documentao do SGA, ou alguma mudana de atividade que implique mudar algum documento, faz-se as anotaes no documento original e se leva em conta para a prxima reviso. Est a critrio do Corpo Tcnico do SGA a necessidade de reviso imediata se alguma mudana for significativa para o bom andamento do SGA. Cada vez que um documento for modificado deve-se mudar o respectivo nmero de reviso. Qualquer mudana na documentao do SGA revisada e aprovada de igual forma que os demais documentos originais das revises anteriores e pelos mesmos responsveis. O controle da documentao externa (legislao aplicvel, normas,

regulamentos, etc.), est incluso no procedimento para identificao, acesso e atualizao dos requisitos legais.

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7. Responsabilidades

Departamento

Presidente do

Corpo tcnico

Atividades Gerao do Manual de Gesto Ambiental Gerao de Procedimentos e Instrues Identificao dos Destinatrios da Documentao de cada Unidade Distribuio da Documentao Controle da Documentao Atualizao da Documentao e Divulgao das Mudanas Modificaes da Documentao R: Revisa N R/E R/E R/E

R/E

R/E

A/N

E E R/E

R/G

E E E

R/E

R/E

N RE: Relatado

A: Aprova E: Executa

N: Notifica o Departamento Ambiental

de cada setor

Responsvel

Comit do

Comit do

Ambiental

do SGA

Diretor

SGA

SGA

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8. Registros Nome Funo Responsabili dade de Revisar


Folhas de Distribuio Controle da distribuio do Manual de Gesto Ambiental Departamento Ambiental Departamento Ambiental Corpo Tcnico do SGA

Responsabilidade de Arquivar

Perodo de Arquivo
At a seguinte reviso do documento

Lista de Documentos em Vigor Pasta de Cpias Obsoletas Atas do Comit do SGA Manual de Gesto Ambiental

Departamento Ambiental Controle geral de documentos Departamento Ambiental Corpo Tcnico do SGA Presidente do Comit do SGA Controle geral de documentos obsoletos - revisar e aprovar a documentao -definir as modificaes Corpo Tcnico do SGA Descrio do SGA Comit do SGA Departamento Ambiental Presidente do Comit do SGA Corpo Tcnico do SGA Documentao do SGA Departamento Ambiental Departamento Ambiental Presidente do Comit do SGA Corpo Tcnico do SGA Documentao do SGA Departamento Ambiental Departamento Ambiental Presidente do Comit do SGA Descrio das atividades de formao Corpo Tcnico do SGA Comit do SGA Presidente do Comit do SGA 3 anos 3 anos 3 anos 3 anos Comit do SGA Corpo Tcnico do SGA 3 anos Departamento Ambiental 2 revises ou 3 anos 3 anos

Departamento Ambiental

Procedimento s de Gesto Ambiental

Instrues de Gesto Ambiental

Programa de Formao

estabelecidas pelo Comit do SGA, alm do seu controle e acompanhamento Descrio dos objetivos e metas ambientais

Programa Ambiental

estabelecidas pelo Comit do SGA, alm do seu controle e acompanhamento

Corpo Tcnico do SGA Comit do SGA Presidente do Comit do SGA 3 anos

Fim do Documento

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OLHA DE DISTRIBUIO DA DOCUMENTAO Lista de Distribuio da Documentao do SGA

Folha n: Nome Cargo Data Cdigo Estado da Reviso

Assinatura Presidente: Data:

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LISTA DE DOCUMENTOS EM VIGOR Data: Ttulo Cdigo Estado da Reviso

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FOLHA DE ENTREGA DA DOCUMENTAO

Destinatrio: Setor: Cargo: Telefone: E-Mail:

Cdigo

Ttulo

N Reviso

Recebi em: ___/___/_____ Assinatura:

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Programa Ambiental da Engevali Cermica

Ano

Elaborado por:

Revisado por:

Aprovado por:

Data: Data de entrada em vigor:

Data:

Data:

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ndice

1. Introduo 2. Objetivos Ambientais 3. Metas e Programas 4. Controle e Acompanhamento das Modificaes