Você está na página 1de 76

Processo Gerenciamento Eletrnico de Documentos

WebDesk
Produto e Tecnologia

Ol! Seja bem-vindo ao treinamento Processo Gerenciamento Eletrnico de Documentos parte II do WebDesk 3.0 Vamos iniciar o treinamento apresentando o objetivo principal e os objetivos especficos a serem atingidos. Clique no boto Play para avanar no treinamento.

Objetivo do Treinamento

Verificar e utilizar as funcionalidades de Gerenciamento Eletrnico de Documentos disponveis no WebDesk.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O objetivo principal deste treinamento Verificar e utilizar as funcionalidades de Gerenciamento Eletrnico de Documentos disponveis no WebDesk.

Objetivos Especficos do Treinamento


Aps o treinamento nesse processo, voc estar apto a realizar as seguintes tarefas: Identificar as caractersticas dos grupos de colaboradores. Cadastrar novos grupos de colaboradores. Relacionar colaboradores com grupos. Configurar segurana em pastas e documentos. Definir aprovao por pasta. Definir aprovao por documento. Verificar tarefas de aprovao de documentos. Aprovar documentos. Verificar notificaes de aprovao. Copiar documentos.
www.totvs.com 2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Para atingir o objetivo principal foram definidos alguns objetivos especficos e, aps participar deste treinamento, voc dever estar apto ou apta a: - Identificar as caractersticas dos grupos de colaboradores. - Cadastrar novos grupos de colaboradores. - Relacionar colaboradores com grupos. - Configurar segurana em pastas e documentos. - Definir aprovao por pasta. - Definir aprovao por documento. - Verificar tarefas de aprovao de documentos. - Aprovar documentos. - Verificar notificaes de aprovao. - Copiar documentos.

Objetivos Especficos do Treinamento


Aps o treinamento nesse processo, voc estar apto a realizar as seguintes tarefas: Mover documentos. Eliminar documentos. Publicar fichrios. Efetuar alteraes em fichrios j publicados. Publicar fichas. Efetuar alteraes em fichas j publicadas. Reconhecer as caractersticas e pr-requisitos da digitalizao de documentos. Digitalizar documentos.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

- Mover documentos. - Eliminar documentos - Publicar fichrios. - Efetuar alteraes em fichrios j publicados. - Publicar fichas. - Efetuar alteraes em fichas j publicadas. - Reconhecer as caractersticas e pr-requisitos da digitalizao de documentos. - Digitalizar documentos.

Conhecendo Grupos de Colaboradores


No dicionrio, Grupo o conjunto de pessoas ou coisas que tm caractersticas, traos, objetivos, interesses comuns. (Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa). O WebDesk utiliza esse mesmo conceito no intuito de identificar e reunir em grupos os colaboradores que possuem os mesmos interesses e objetivos.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo Grupos de Colaboradores No dicionrio, Grupo o conjunto de pessoas ou coisas que tm caractersticas, traos, objetivos, interesses comuns. Da mesma forma o WebDesk rene grupos de colaboradores que possuem os mesmos interesses e objetivos.

Conhecendo Grupos de Colaboradores


Essa reunio dos colaboradores em grupos facilita a definio de permisses de acesso s vrias funes do produto, agiliza as atribuies de tarefas em um workflow e tambm possibilita a segmentao nos envios de publicaes. Exemplos de Grupos de Colaboradores: ADM Administradores; VEN Vendedores; FIN - Financeiros; TOD - Todos os Usurios.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Os grupos de colaboradores servem para facilitar a definio de permisses de acesso em pastas, documentos e outras funes do WebDesk, agilizando a distribuio das tarefas workflow. Aqui temos alguns exemplo de grupos de Colaboradores: - ADM Administradores; - VEM Vendedores; - FIN Financeiros; - TOD Todos os Usurios. Esse grupos servem para voc centralizar pessoas que tem a mesma atividade na empresa, e veremos as funcionalidades que o WebDesk tem para estes grupos.

Conhecendo Grupos de Colaboradores


No gerenciamento eletrnico de documentos o grupo de colaboradores utilizado na definio de Segurana de acessos em documentos, pastas, fichas e fichrios.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

No GED o grupo de colaboradores utilizado na definio de Segurana de acessos em documentos, de pastas, fichas, fichrios, processos workflows etc

Conhecendo Grupos de Colaboradores


Grupos de colaboradores so tambm utilizados em diversas funcionalidades no WebDesk, como por exemplo, na indicao de leitura.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Como vimos, esse conceito de grupos de colaboradores utilizado para diversas funcionalidades no WebDesk, um outro exemplo a indicao de leitura. Como vimos no curso de GED I

Cadastrando Novos Grupos de Colaboradores


Para criar novos grupos deve-se acessar o cadastro de Grupos de Usurios, na opo de Menu Painel de Controle, informando cdigo, descrio do grupo e definir os colaboradores do mesmo.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Cadastrando Novos Grupos de Colaboradores Para criar novos grupos, deve-se acessar o cadastro de Grupos de Usurios, na opo de Menu Painel de Controle, Informando cdigo, descrio do grupo e definir os usurios que estaro relacionados com este grupo. Atravs deste link, necessrio relacionar os usurios para este grupo.

Relacionando Colaboradores com Grupos


Para relacionar colaboradores ao grupo, deve-se acessar a aba Colaboradores do Grupo e clicar em Adicionar.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Relacionando Colaboradores com Grupos Para relacionar usurios ao grupo, deve-se acessar a aba Colaboradores Ser exibido a tela onde define-se os colaboradores associados a este grupo. Nessa mesma tela, tambm relacionado os usurios que j esto cadastrados nesse grupo e tambm posso adicionar novos usurios.

10

Relacionando Colaboradores com Grupos

No cadastro do colaborador tambm possvel efetuar a relao entre o mesmo e os grupos j cadastrados.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Podemos tambm fazer o processo inverso, podemos acessar o cadastro de colaboradores e definir os grupos de colaboradores que esto relacionados. Um exemplo: Da mesma forma que temos o colaborador Joo associado a vrios grupos, tambm podemos cadastrar novos grupos para o Joo.

11

Revisando Grupos de Colaboradores


Os grupos de colaboradores so conjuntos de pessoas que possuem os mesmos interesses e objetivos. No GED so utilizados na definio de Segurana de acessos em documentos, pastas, fichas e fichrios. Para relacionar colaboradores aos grupos deve-se acessar o link Definir Colaboradores do Grupo, e selecionar os colaboradores desejados. tambm possvel relacionar grupos com colaboradores no cadastro de colaboradores.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Revisando Grupos de Colaboradores - Os grupos de colaboradores so conjuntos de pessoas que possuem os mesmos interesses e objetivos. - No GED so utilizados na definio de Segurana de acessos em documentos, pastas, fichas e fichrios - Para relacionar colaboradores aos grupos deve-se acessar a aba Colaboradores, e selecionar os colaboradores desejados. - tambm possvel relacionar grupos com colaboradores no cadastro de colaboradores.

12

Conhecendo as Configuraes de Segurana


A configurao de segurana garante o controle de acesso e aes sobre os documentos e pastas. O WebDesk oferece facilidade e agilidade na tarefa de configurao de segurana, centralizando essas configuraes em uma nica funo. Essa funo pode ser acessada no momento da publicao ou na edio de pastas, sub-pastas e documentos, possibilitando que as configuraes sejam definidas e alteradas a qualquer momento.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo as Configuraes de Segurana A configurao de segurana garante o controle de acesso e aes sobre os documentos e pastas. Com o WebDesk temos maior facilidade e agilidade quando se trata de configurao de segurana, porque centraliza as configuraes em uma nica funo. Podemos acessar essas funes sempre na publicao ou na edio de pastas, sub-pastas e documentos, possibilitando que as configuraes sejam definidas e alteradas a qualquer momento.

13

Configurando Segurana
Para configurar a segurana de pastas e documentos basta acessar o cone Editar Metadados na coluna Opes do mesmo e acessar a opo Segurana, nas propriedades do documento:

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Configurando Segurana E para acessar as configuraes de segurana de pastas e documentos, basta acessar o cone Editar Metadados que fica na coluna Opes, como mostra a figura. Em seguida, acessar a opo Segurana, nas propriedades do documento: Cada documento tem um cone de acesso, na opo de Editar metadados, temos a seo de segurana.

14

Configurando Segurana Herda Segurana do Pai?

Na configurao de segurana, a opo de Herda Segurana do Pai, garante que as configuraes de segurana efetuadas na pasta "PAI" sejam automaticamente consideradas para documentos, pastas e sub-pastas publicadas abaixo da pasta em questo.
www.totvs.com 2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Configurando Segurana Herda Segurana do Pai? A primeira opo na tela de configurao de segurana a opo de Herda segurana do Pai , que garante que as configuraes de segurana efetuadas na pasta PAI sejam automaticamente consideradas para documentos, pastas e subpastas publicadas abaixo da pasta em questo.

15

Configurando Segurana Listar Contedo


Listar contedo uma opo de configurao de segurana especfica para pastas. Essa opo serve para determinar se os contedos publicados em determinada pasta devem ou no ser exibidos quando da navegao na mesma, possibilitando que os mesmos somente sejam acessados por intermdio do link de acesso, respeitando as configuraes de segurana configuradas para o documento.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Configurando Segurana Listar Contedo Uma outra opo, j na parte de permisses, Listar contedo, que uma opo de configurao de segurana especfica para pastas e tambm fichrios. Essa opo serve para determinar se os contedos publicados em determinada pasta ou fichrio devem ou no ser exibidos quando navegamos na mesma, possibilitando que os mesmos somente sejam acessados por intermdio do link de acesso, respeitando as configuraes de segurana configuradas para o documento. Esta opo de listar contedo uma opo especfica para pastas e fichrios. Para documentos essa opo no ser exibida. Podemos selecionar grupos onde tero permisso de acesso, onde o contedo da pasta seja exibido quando estiver navegando pelo WebDesk.

16

Configurando Segurana Listar Contedo


Dessa forma possvel definir que determinados colaboradores, grupos de colaboradores ou ainda que todos os colaboradores ativos no WebDesk, quando navegarem na pasta em questo, no "vejam" os contedos publicados, mesmo que possuam permisso de leitura e gravao para os documentos. Mesmo no "vendo" os documentos, os mesmos podem ser acessados por intermdio de link de acesso direto aos documentos ou por intermdio de documentos espelhos, publicados em pastas onde a opo listar contedo est assinalada, porm sempre respeitando as demais configuraes de segurana definidas para o documento ou pasta. Essa funcionalidade muito til, pois evita a publicao duplicada de documentos e complementa as configuraes de segurana.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Dessa forma possvel definir que determinados colaboradores, grupos de colaboradores ou ainda que todos os colaboradores ativos no WebDesk, quando navegarem na pasta em questo, no vejam os contedos publicados, mesmo que possuam permisso de leitura e gravao para os documentos. Mesmo no vendo os documentos, atravs da navegao de pasta, os mesmos podem ser acessados por intermdio de link de acesso direto, (que seriam os links, por exemplo aquele link de indicao de leitura que vimos no GED I, que nos d acesso direto ao documento... Neste caso, se eu der permisso de leitura, outro usurio conseguir acessar este documento atravs deste link do email...mas navegando nas pastas do WebDesk, esta opo no ir funcionar, somente pelo link) E ainda, para os documentos que eu no tenho permisso de leitura, posso visualizar atravs de documentos espelhos, publicados em pastas onde a opo listar contedo est assinalada, porm sempre respeitando as demais configuraes de segurana definidas para o documento ou pasta. Essa funcionalidade muito til, pois evita a publicao duplicada de documentos e completa as configuraes de segurana. Exemplo: Pode ter casos em que uma determinada pasta que possui assuntos confidenciais, onde no queremos listar o contedo para todos. Dessa forma, defino permisso de segurana nos documentos abaixo dela, e eventualmente atravs de acesso direto ao contedo, os aprovadores podem visualizar.

17

Configurando Segurana Definindo Permisses


A configurao de permisses pode ser efetuada por colaborador, grupo de colaboradores ou para Todos os colaboradores ativos no WebDesk.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Configurando Segurana Definindo Permisses Ainda em configurao de segurana, temos a seo 1 -> Permisses. A configurao de permisses pode ser efetuada por colaborador, grupo de colaboradores ou para Todos os colaboradores ativos no WebDesk. possvel definir permisses para um ou vrios colaboradores, para um ou vrios grupos de colaboradores cadastrados no WebDesk ou ainda para todos os colaboradores ativos do WebDesk. Ento estes cones apresentados nessa tela, so para identificar qual o tipo de permisso feita. *quando tem um bonequinho uma permisso por colaborador, *quando tem um cone com 2 bonequinhos seria pra grupo *e de 3 seria para todos os usurios ativos no WebDesk

18

Configurando Segurana Entendendo as Permisses


Leitura, determina que o colaborador ou grupo de colaboradores somente tem acesso para leitura de documentos. Gravao, permite ao colaborador ou grupo de colaboradores publicar documentos abaixo da pasta em questo. Modificao, determina que o colaborador ou grupo de colaboradores em questo possui permisso para ler, publicar documentos abaixo da pasta, alterar propriedades de documentos ou pastas, exceto alterar as configuraes de segurana dos mesmos. Controle Total, determina que o colaborador ou grupo de colaboradores em questo possui todas as permisses disponveis no nvel Modificao e ainda a permisso de efetuar alteraes nas configuraes de segurana da pasta e documentos.
www.totvs.com 2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Configurando Segurana - Entendendo as Permisses Quais so os nveis de permisses que o WebDesk tem? Primeiro nvel - Leitura: determina que o colaborador ou grupo de colaboradores somente tem acesso para leitura de documentos; Nvel - Gravao: permite ao colaborador ou grupo de colaboradores publicar documentos abaixo da pasta em questo. (somente para pastas e fichrios) Modificao: determina que o colaborador ou grupo de colaboradores em questo possui permisso para ler, publicar documentos abaixo da pasta (como acessar documentos, comentrio adicional, datas de expirao e outros, s que ele no ir conseguir alterar as permisses de segurana, ento consegue ler, gravar abaixo de pastas, notificar propriedades de pastas e documentos, mas no consegue configurar segurana, no tem permisso pra isso), alterar as configuraes de segurana dos mesmos. Nvel mximo - Controle Total, determina que o colaborador ou grupo de colaboradores em questo possui todas as permisses disponveis no nvel Modificao e ainda a permisso de efetuar alteraes nas configuraes de segurana da pasta e documentos. Notem que estes nveis aqui so gradativos, o nvel mais baixo de Leitura e o nvel mximo o Controle Total.

19

Configurando Segurana Definindo Restries


A configurao de restries contempla os mesmos tipos de atribuies existentes na configurao de permisses, objetivando a definio de restries especficas que so consideradas no resultado final da permisso do documento. Importante: A restrio utilizada para anular permisses. Dessa forma uma restrio sem uma permisso, seja especfica ou herdada, no tem efeito na regra de definio de permisses.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Configurando Segurana Definindo Restries A prxima seo ainda em configuraes de segurana a seo 3 - Restries A configurao de restries contempla os mesmos tipos de atribuies existentes na configurao de permisses, objetivando a definio de restries especficas que so consideradas no resultado final da permisso do documento. Importante: A restrio utilizada para anular permisses. Dessa forma uma restrio sem uma permisso, seja especfica ou herdada, no tem efeito na regra de definio de permisses. Da mesma forma que eu cadastro permisses para um documento eu posso eventualmente, isto opcional, cadastrar restries para este documento, que iremos ver aqui como funciona esta lgica de combinao de permisses e restries que vai resultar na permisso final do colaborador logado sobre um referido documento.

20

Entendendo a Regra de Definio de Permisses do Colaborador


O WebDesk oferece opes na configurao de segurana de definir permisses e restries de acesso e aes sobre pastas e documentos. Essas configuraes de segurana podem ser definidas especificamente para o colaborador, para grupos nos quais o colaborador est relacionado ou ainda para "Todos" os colaboradores ativos do WebDesk. Dessa forma, um mesmo colaborador pode estar configurado com vrios tipos de permisses e restries para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permisses e restries definidas para o colaborador logado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Entendendo a Regra de Definio de Permisses do Colaborador O WebDesk oferece opes na configurao de segurana de definir permisses e restries de acesso e aes sobre pastas e documentos. Essas configuraes de segurana, podem ser definidas especificamente para o colaborador, para grupos nos quais o colaborador est relacionado ou ainda para Todos os colaboradores ativos do WebDesk. Dessa forma, um mesmo colaborador pode estar configurado com vrios tipos de permisses e restries para uma mesma pasta ou documento, sendo considerada as maiores permisses e restries definidas para o colaborador logado. Eu posso, atravs da configurao de segurana, ter configuraes cadastradas pro meu usurio de forma especfica. Exemplo: por grupos, onde eu posso estar relacionada em vrios grupos ou na opo Todos os usurios, e dentre esse vrios nveis na qual meu usurio est relacionado sempre ser considerada a maior permisso/restrio pra mim que estou logado no produto.

21

Entendendo a Regra de Definio de Permisses do Colaborador


Para definir o resultado entre permisses e restries o WebDesk considera a maior permisso e a maior restrio conforme a seguinte regra: Considerando os seguintes nveis de acesso: 0 - Leitura 1 - Gravao 2 - Modificao 3 - Controle Total A maior permisso possvel definida pelo nvel "3 - Controle Total" e a maior restrio definida pelo nvel "0 - Leitura". Assim, o resultado da permisso do colaborador obtido pelo menor valor que pode ser a Maior Restrio menos ( - ) 1 ou a maior permisso, caso no exista restrio.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Para definir o resultado entre permisses e restries o WebDesk considera a maior permisso e a maior restrio conforme a seguinte regra: Considerando os seguintes nveis de acesso: 0 leitura 1 Gravao 2 Modificao 3 Controle Total A maior permisso definida pelo nvel 3 Controle Total e a maior restrio definida pelo nvel 0 - Leitura. Ento tem uma lgica inversa, a maior permisso que uma pessoa pode ter o 3 Controle Total, porm a maior restrio tem a lgica inversa que a opo de Leitura. Para calcular o resultado final de permisso que o usurio logado vai ter sobre o documento ou uma pasta, o WebDesk considerada a maior permisso que este colaborador tem em todos os nveis, seja para os grupos que eventualmente este usurio estar relacionado naquele documento ou uma restrio especfica para ele, ento o WebDesk vai considerar a maior permisso. Ir considerar tambm a maior restrio, que seja relacionado para este usurio. O menor valor absoluto entre a maior permisso e maior restrio. Ento a formula utilizada : a maior restrio menos 1 (porque se eu restrinjo, por exemplo, uma permisso de Controle Total, estou restringindo a ao de Controle Total, ento o usurio vai ter o nvel inferior que seria Modificao, Se eu restrinjo eventualmente uma Gravao o colaborador vai ter a Leitura possivelmente, caso ele tenha uma permisso configurada pra ela tambm. Assim, o resultado da permisso do colaborador obtido pelo menor valor que pode ser a Maior Restrio menos (-) 1 ou a maior permisso, caso no exista restrio. Veremos alguns exemplo para ficar mais claro

22

Entendendo a Regra de Definio de Permisses do Colaborador


Os exemplos a seguir descrevem o funcionamento da regra de definio das permisses do colaborador: Exemplo 1:

0 - Leitura 1 - Gravao 2 - Modificao 3 - Controle Total Como no existe restrio para o colaborador, o resultado da permisso do mesmo obtido pela maior permisso, que nesse caso "3 - Controle Total".

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Os exemplos a seguir descrevem o funcionamento da regra de definio das permisses do colaborador: Imagine que eu tenho a seguintes permisses configuradas para um determinado documento no WebDesk. Eu tenho uma configurao para o meu usurio que de Leitura. Atravs dos grupos que estejam cadastrados para este documento eu tenho uma permisso de Modificao. Nesta atribuio de Todos foi dado para os usurios a permisso de Controle Total. Ento o resultado final na minha permisso para este documento vai ser a mair permisso que vai a ser a Controle Total. Como no existe restrio para o colaborador, o resultado da permisso do mesmo obtido pela maior permisso, que nesse caso 3 Controle Total.

23

Entendendo a Regra de Definio de Permisses do Colaborador


Exemplo 2:

0 - Leitura 1 - Gravao 2 - Modificao 3 - Controle Total Apesar do colaborador possuir permisso de "3 - Controle Total", existem restries configuradas para o mesmo, sendo que a maior restrio "0 - Leitura" invalida todas as outras permisses e nega o acesso para o colaborador.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Exemplo 2: Tenho uma permisso por usurio, configurada pra mim que de Leitura. Por Grupo, tenho o nvel de modificao e tenho, como anteriormente, a opo em Todos uma permisso de Controle Total. S que agora existem restries cadastradas pro meu usurio. Ento eu tenho uma restrio de Modificao pro meu usurio. Por grupo existe a restrio de leitura E a opo TODOS foi dada a opo de Controle Total. Apesar do colaborador possuir permisso de 3 Controle Total, existem restries configuradas para o mesmo, sendo que a maior restrio 0 - Leitura invalida todas as outras permisses e nega o acesso para o colaborador. Ento se tiver uma permisso de controle Total e uma restrio de Leitura, significa que o usurio no possui acesso para este documento, porque o nvel de leitura o ltimo nvel que existe.

24

Entendendo a Regra de Definio de Permisses do Colaborador


Exemplo 3:

0 - Leitura 1 - Gravao 2 - Modificao 3 - Controle Total Nesse exemplo possvel verificar que a maior permisso do colaborao "3 - Controle Total", porm existem restries parametrizadas e a maior delas de "1 - Gravao". Nesse caso, o resultado obtido pela maior restrio menos ( - ) 1, ento: 1 - Gravao menos 1 = 0 - Leitura. Assim o colaborador em questo ir possuir somente permisso de leitura.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Exemplo 3: Temos vrias permisses cadastradas para o usurio, sendo que a maior dela controle total. Tenho tambm restries para este usurio, sendo que a maior delas a opo de Gravao que seria o nvel 1. Nesse exemplo possvel verificar que a maior permisso do colaborador 3 Controle Total, porm existem restries parametrizadas e a maior delas de 1 Gravao. Nesse caso, o resultado obtido pela maior restrio menos ( - ) 1, ento: 1 Gravao menos 1 = 0 Leitura. Assim o colaborador em questo ir possuir somente permisso de leitura.

25

Revisando Configuraes de Segurana


As configuraes de segurana podem ser definidas especificamente para o colaborador, para grupos nos quais o colaborador est relacionado ou ainda para "Todos" os colaboradores ativos do WebDesk. As restries so utilizadas para anular permisses. Dessa forma uma restrio sem uma permisso no tem efeito na regra de definio de permisses. Para definir o resultado entre permisses e restries o WebDesk considera a maior permisso e a maior restrio. O resultado da permisso do colaborador obtido pelo menor valor, que pode ser a Maior Restrio menos ( - ) 1 ou a maior permisso, caso no exista restrio.
www.totvs.com 2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Revisando Configuraes de Segurana - As configuraes de segurana podem ser definidas especificamente para o colaborador, para grupos nos quais o colaborador est relacionado ou ainda para Todos os colaboradores ativos do WebDesk. - As restries so utilizadas para anular permisses. Dessa forma uma restrio sem uma permisso no tem efeito na regra de definio de permisses. - Para definir o resultado entre permisses e restries o WebDesk considera a maior permisso e a maior restries. - O resultado da permisso do colaborador obtido pelo menor valor, que pode ser a Maior Restrio menos ( - ) 1 ou a maior permisso, caso no exista restrio. Revisando Configuraes de Segurana - As configuraes de segurana podem ser definidas especificamente para o colaborador, para grupos nos quais o colaborador est relacionado ou ainda para Todos os colaboradores ativos do WebDesk. - As restries so utilizadas para anular permisses. Dessa forma uma restrio sem uma permisso no tem efeito na regra de definio de permisses. - Para definir o resultado entre permisses e restries o WebDesk considera a maior permisso e a maior restries. - O resultado da permisso do colaborador obtido pelo menor valor, que pode ser a Maior Restrio menos ( - ) 1 ou a maior permisso, caso no exista restrio.

26

Conhecendo o Recurso de Aprovao de Documentos


A aprovao de documentos permite que as publicaes efetuadas pelos colaboradores sejam validadas por outros colaboradores do WebDesk. Cada colaborador aprovador recebe, por e-mail, uma notificao de que h pendncias de aprovao.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo o Recurso de Aprovao de Documentos A Aprovao de documentos uma funo do WebDesk que permite que documentos publicados sejam validados por outros usurios do WebDesk. Mas como este usurio aprovador tem conhecimento de que h uma pendncia de aprovao para um documento? Cada colaborador/aprovador recebe, por email, uma notificao de que h pendncias de aprovao para um documento. Conhecendo o Recurso de Aprovao de Documentos A Aprovao de documentos uma funo do WebDesk que permite que documentos publicados sejam validados por outros usurios do WebDesk. Mas como este usurio aprovador tem conhecimento de que h uma pendncia de aprovao para um documento? Cada colaborador/aprovador recebe, por email, uma notificao de que h pendncias de aprovao para um documento.

27

Definindo Aprovao por Pasta


A aprovao por pasta permite especificar um conjunto de aprovadores que devem validar tudo o que for publicado na pasta. Isto permite criar uma pasta onde vrios colaboradores tm direito de publicao mas todo novo documento precisa ter o aval do gerente de marketing, por exemplo. Uma pasta que necessita aprovao identificada pelo seguinte cone:

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Definindo Aprovao por Pasta A provao por pasta uma funo no WebDesk que permite especificar um conjunto de aprovadores que devem validar tudo o que for publicado abaixo de uma pasta. Isto permite criar uma pasta onde vrios colaboradores tm direito de publicao mas todo novo documento precisa ter a aprovao do gerente de marketing, por exemplo. Uma pasta que necessita de aprovao identificada por este cone:

28

Definindo Aprovao por Documento


A aprovao por documento funciona de forma similar aprovao por pasta, exceto pelo fato de que o colaborador publicador, durante a criao de um novo documento, quem determina a aprovao de um ou mais colaboradores. A aprovao por documento s possvel quando publicado um documento em uma pasta que no possui aprovadores.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Definindo Aprovao por Documento A aprovao por documento semelhante a aprovao por pasta. A diferena que o colaborador publicador, durante a criao de um novo documento, quem determina a aprovao de um ou mais colaboradores. Importante aqui que a aprovao por documento s possvel quando publicado um documento em uma pasta que no possui aprovadores. Se eu publico um documento em uma pasta que j possui aprovadores, o WebDesk no permite que eu defina os aprovadores, pois necessrio respeitar os aprovadores da pasta.

29

Definindo Lista de Aprovadores


Nas propriedades de uma pasta ou documento, possvel definir os aprovadores atravs da pasta Aprovao. possvel especificar vrios aprovadores na opo Adicionar, clicando nos links Colaborador ou Grupo. Para que um documento ou pasta no tenha aprovadores, basta eliminar todos os aprovadores.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Definindo Lista de Aprovadores Nas propriedades de uma pasta ou documento, possvel definir os aprovadores atravs da aba Aprovao. possvel especificar vrios aprovadores clicando no link Adicionar. Aqui temos um exemplo de uma tela de aprovador de um documento onde exibe os aprovadores atuais deste documento e eu posso cadastrar novos aprovadores. Para que um documento ou pasta no tenha aprovadores, basta eliminar todos os aprovadores e confirmar.

30

Definindo Condio de Aprovao


Caso exista mais de um aprovador para um documento ou pasta, necessrio especificar a condio de aprovao utilizada. A primeira opo (E) exige que todos os colaboradores aprovadores aprovem os documentos. Caso qualquer um dos colaboradores rejeite a publicao, o documento no ser liberado. A segunda opo (OU) exige que apenas um dos aprovadores tome a deciso, ou seja, a ao tomada pelo primeiro colaborador (aprovao ou rejeio) ser aplicada ao documento.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Definindo Condio de Aprovao Como estamos vendo, temos aqui um exemplo da tela de aprovao que alm de informar os colaboradores, existe um campo Condio de Aprovao. Caso exista mais de um aprovador para um documento ou pasta, necessrio especificar a condio de aprovao utilizada. A primeira opo (e) exige que todos os colaboradores aprovadores aprovem os documentos. Caso qualquer um dos colaboradores rejeite a publicao, o documento no ser liberado. A segunda opo (OU) exige que apenas um dos aprovadores tome a deciso, ou seja, a ao tomada pelo primeiro colaborador (aprovao ou rejeio) ser aplicada ao documento. Definimos ento uma condio de aprovao do documento. Caso seja a opo (E), todos os aprovadores tem que aprovar este documento para que o documento seja liberado. Caso seja a opo (OU), a primeira ao do colaborador que for aprovar ou rejeitar, que ser aplicada pro documento.

31

Definindo Aprovao em Nveis

O TOTVS ECM tambm possui a funcionalidade de aprovao em nveis, ou seja, podemos determinar que a publicao de uma pasta ou documento possa passar por vrios nveis de aprovao.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O TOTVS ECM tambm possui a funcionalidade de aprovao em nveis, ou seja, podemos determinar que a publicao de uma pasta ou documento possa passar por vrios nveis de aprovao. Exemplo: Podemos determinar que um informativo comercial seja aprovado primeiramente pela rea de Marketing. Depois de aprovado, necessrios ter a aprovao da rea financeira. E por ltimo a provao final da gerncia. E uma coisa interessante que para as aprovaes em nveis tambm podemos utilizar as condies E, Ou e nica.

32

Verificando as Tarefas de Aprovao Viso do Publicador


Quando um novo documento publicado e exige aprovao, uma nova tarefa apresentada na Central de Tarefas do publicador, na seo Meus Documentos. Para visualizar o documento, necessrio acessar a Central de Tarefas que inicialmente lista as tarefas relacionadas ao tipo selecionado. No monitor de tarefas, basta clicar no documento desejado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Verificando Tarefas de Aprovao Viso do Publicador Quando um novo documento publicado e exige aprovao, uma nova tarefa apresentada na Central de tarefas do publicador, na seo Meus Documentos. Para visualizar o documento, necessrio acessar a Central de Tarefas, que inicialmente lista as tarefas relacionadas ao tipo selecionado. No monitor de tarefas, basta clicar no documento desejado. Na tela de menu do GED exibido a Central de Tarefas, quando colocamos um documento para aprovao, o WebDesk exibe uma seo Meus Documentos, onde clicando nesta opo, ele abre o monitor de tarefas na qual podemos verificar detalhes deste documento. Este documento, quando em aprovao, s visualizado pelo autor. Para os demais usurios do WebDesk no est disponvel para visualizao, at que ele seja realmente aprovado.

33

Verificando as Tarefas de Aprovao Viso do Aprovador


O colaborador, cuja aprovao exigida em um documento, recebe uma nova tarefa que exibida na rea de tarefas do Webdesk, na seo Documentos a Aprovar. Para visualizar o documento, necessrio acessar a funo Central de Tarefas que inicialmente lista as tarefas relacionadas ao tipo selecionado. Na Central de tarefas, basta clicar no documento desejado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Verificando Tarefas de Aprovao Viso do Aprovador O colaborador, cuja aprovao exigida em um documento, recebe uma nova tarefa que exibida na rea de tarefas do WebDesk, na seo Documentos a Aprovar. Para visualizar o documento, necessrio acessar a funo Central de tarefas que inicialmente lista as tarefas relacionadas ao tipo selecionado. Quando selecionar a opo Documentos a Aprovar, O WebDesk exibe a Central de tarefas com os documento que eu tenho que aprovar. Para acessar o documento, basta selecionar o link do documento na Central, e ser exibido a tela de aprovao.

34

Verificando as Tarefas no Monitor de Tarefas


Ao clicar em um dos tipos de tarefas apresentados na Resumo de Tarefas, exibido a lista de tarefas relacionadas ao tipo selecionado. As tarefas so listadas e apresentadas em forma de tabela. As colunas de informaes possuem links que permitem ordenar as tarefas apresentadas, conforme a informao da coluna.

Na rea esquerda do monitor so listados os tipos de tarefas da mesma forma que apresentados na tela "Meu WebDesk".

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Verificando as Tarefas no Monitor de Tarefas Ao clicar em um dos tipos de tarefas apresentados na Resumo de Tarefas, exibido a lista de tarefas relacionadas ao tipo selecionado. As tarefas so listadas e apresentadas em forma de tabela. As colunas de informaes possuem links que permitem ordenar as tarefas apresentadas, conforme a informao da coluna. Temos aqui, nmero do documento, qual a verso/reviso do documento, a descrio, autor e data de atualizao. Se clicarmos nestas colunas, vamos classificar a exibio de acordo com a coluna selecionada. Na rea esquerda do monitor, so listados os tipos de tarefas que meu usurio teria disponibilidade. Temos aqui Resumo de tarefas, Tarefas a concluir, Minhas solicitaes, Minhas tarefas sob gerncia, Meus Documentos e Documentos a Aprovar.

35

Aprovando Documentos
Para aprovar ou rejeitar um documento, inicialmente o colaborador precisa acessar a aba de Aprovao, exibido durante a visualizao do documento.

Uma vez na tela de aprovao, basta escolher a opo no campo Aprova Documento, inserir uma observao e Confirmar.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Aprovando Documentos Para aprovar ou rejeitar um documento, inicialmente o colaborador precisa clicar na aba Aprovao, exibido durante a visualizao do documento. Quando visualizo o documento, e sou usurio aprovador. Clico nesta aba de aprovao de documento, e ser exibido detalhes como descrio, comentrios e autor. Ento existe aqui um campo Aprovar Documento. Atravs deste campo, Aprovamos a leitura do documento. Ento temos a opo de aprovar ou no, colocamos uma informao e confirmamos

36

Verificando Notificaes de Aprovao


Quando uma nova pendncia de aprovao criada, um e-mail enviado a cada um dos aprovadores com links para a visualizao e aprovao do documento.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Verificando Notificaes de Aprovao Quando uma nova pendncia de aprovao criada, um email enviado a cada um dos aprovadores com links para a visualizao e aprovao do documento. enviado um email para os usurios aprovadores com o link para acessar o documento e no corpo do email ele comenta quais so os usurios aprovadores e qual opo de condio se do tipo (E) ou se do tipo (OU).

37

Verificando Notificaes de Aprovao


O Webdesk tambm envia notificaes aos colaboradores nas seguintes situaes: Quando o documento aprovado so enviados e-mails para o autor do documento e, quando a condio de aprovao for OU, para os demais aprovadores. Quando o documento reprovado, so enviados e-mails para o autor e para os demais aprovadores. Quando o documento excludo, so enviados e-mails para os aprovadores do documento em questo. Quando o documento aprovado e existem verses anteriores ao documento aprovado, sero enviadas notificaes para os aprovadores da verso anterior.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O Webdesk tambm envia notificaes aos colaboradores na seguintes situaes: Quando o documento aprovado so enviados emails para o autor do documento e, quando a condio de aprovao for (OU), para os demais aprovadores, para que saibam que o documento foi aprovado e que eles no necessitam mais aprovar aquele documento Quando o documento reprovado, so enviados emails para o autor e para os demais aprovadores para que todos saibam que o documento foi reprovado. Quando o documento excludo, so enviados emails para os aprovadores do documento em questo. Quando uma verso excluda, e tendo viso de aprovador, os aprovadores so notificados porque eventualmente eles aprovaram este documento em dia e vo ficar cientes que este documento foi eliminado. Quando o documento e aprovado e existem verses anteriores ao documento aprovado, sero enviadas notificaes para os aprovadores da verso anterior. Ento quando eu elimino uma verso, caso a verso e reviso tenha aprovadores, estes tambm sero notificados.

38

Revisando Aprovao de Documentos


possvel especificar aprovadores para pastas ou documentos: Quando h aprovadores na pasta, no possvel especificar aprovadores para documentos publicados nesta pasta. Quando a condio de aprovao E, todos os aprovadores precisam aprovar o documento para que o mesmo seja liberado. Quando a condio de aprovao OU, o documento liberado aps a aprovao do primeiro colaborador.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Revisando Aprovadores para Pastas ou Documentos possvel especificar aprovadores para pastas ou documentos: - Quando h aprovadores na pasta, no possvel especificar aprovadores para documentos publicados nesta pasta. - Quando a condio de aprovao (E), todos os aprovadores precisam aprovar o documento para que o mesmo seja liberado. - Quando a condio de aprovao (OU), o documento PE liberado aps a provao do primeiro colaborador.

39

Revisando Aprovao de Documentos


O Webdesk tambm envia notificaes aos colaboradores nas seguintes situaes: Quando uma nova pendncia de aprovao criada. Quando o documento aprovado. Quando o documento reprovado. Quando o documento excludo. Quando o documento aprovado e existem verses anteriores ao documento aprovado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O Webdesk tambm envia notificaes aos colaboradores nas seguintes situaes: - Quando uma nova pendncia de aprovao criada. - Quando o documento aprovado. - Quando o documento reprovado. - Quando o documento excludo. - Quando o documento aprovado e existem verses anteriores ao documento aprovado.

40

Copiando um Documento
Para copiar um documento necessrio acessar a pasta em que o documento est publicado e no menu, clicar em Copiar.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Copiando um Documento Veremos agora como copiar um documento. Para isso necessrio acessar a pasta onde o documento est publicado, escolher a opo Copiar no menu como mostra a figura.

41

Copiando um Documento
Na tela apresentada, necessrio informar a pasta destino, selecionar o documento a ser copiado e clicar em Ok. Concluindo este procedimento, ser criado, na pasta destino, um documento com as mesmas propriedades da ltima verso/reviso do documento copiado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Abrir esta tela onde apresenta todos os documentos publicados nesta pasta. Basta inserir o nmero da pasta destino ou se no souber o nmero, basta clicar na lupa para encontr-la e clicar em OK para confirmar. Aps este procedimento, ser criado na pasta destino um documento semelhante, com as mesmas propriedades do documento copiado.

42

Movendo um Documento
O WebDesk permite que documentos, sub-pastas e fichrios sejam movidos de uma pasta para outra independentemente do volume relacionado s pastas origem e destino. Para mover um documento necessrio acessar a pasta em que o documento est publicado e, na opo Documento do menu, clicar em Mover.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Movendo um Documento Movendo um Documento de uma pasta para outra. possvel tambm mover um documento, sub-pasta ou fichrio de uma pasta para outra independentemente do volume relacionado s pastas origem e destino. Para isso necessrio acessar a pasta onde o documento est publicado e escolher a opo Mover no menu

43

Movendo um Documento
Na tela apresentada necessrio informar a pasta destino, selecionar o documento a ser movido e clicar em Aplicar.

Concluindo este procedimento, o documento selecionado (com todas as verses/revises) ser transferido para a pasta destino.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Aps este procedimento, abrir esta tela onde deve-se selecionar o documento a ser transferido e inserir o nmero da pasta destino ou se no souber o nmero, poder utilizar a lupa e clicar em ok para confirmar. Aps este procedimento, o documento selecionado ser transferido para a pasta selecionada com todas as verses/revises.

44

Eliminando um Documento
Para eliminar um documento necessrio acessar a pasta em que o documento est publicado e, na opo Documento do menu, clicar em Eliminar.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Eliminando um Documento Para eliminar um documento, o procedimento semelhante. Basta acessar a pasta onde o documento est publicado e selecionar a opo Eliminar no menu como ilustrado.

45

Eliminando um Documento
Na tela apresentada necessrio selecionar o documento e clicar no link OK.

Ao eliminar uma pasta ou fichrio, todos os documentos sero eliminados.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Aps selecionar o opo Eliminar, ser apresentado esta tela. necessrio selecionar o documento, pasta ou fichrio a ser eliminado e clicar em OK para confirmar. Uma informao importante: Ao eliminar uma pasta ou fichrio, todos os documentos relacionados a eles sero eliminados.

46

Conhecendo a Lixeira
O WebDesk permite recuperar ou excluir permanentemente pastas e documentos excludos pelo colaborador. Qualquer documento, pasta ou fichrio quando excludos, ficam armazenados na lixeira at que sejam excludos definitivamente. Para visualizar um documento na lixeira, o usurio dever ter pelo menos permisso de modificao para este documento. Somente o administrador tem permisso para visualizar todos os documentos.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo a Lixeira O WebDesk 3.0 apresenta uma nova funcionalidade que a Lixeira. Com ela pode-se recuperar ou excluir permanentemente pastas, fichrios e documentos excludos pelo usurio. Depois de excludos, eles ficam armazenados na lixeira para serem restaurados ou eliminados definitivamente. De acordo com a segurana pr estabelecida na criao/publicao, esses documentos, pastas ou fichrios s podero ser visualizados se o usurio tiver permisso de modificao. Somente o usurio administrador tem permisso para visualizar todos os arquivos na lixeira.

47

Conhecendo a Lixeira
Funo que restaura os Documentos selecionados. Quando um documento restaurado, ele volta para a pasta de origem. Funo que exclui definitivamente todas as verses/revises dos itens selecionados (arquivo fsico e registro na base). Uma vez eliminado no se pode mais restaurar. Funo que Restaura todos os Documentos da Lixeira numa nica ao. Funo que Exclui definitivamente todas verses/revises dos Documentos da Lixeira (arquivo fsico e registro na base).

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Aqui nos so apresentados todas as funes da lixeira. - Restaurar documento: permite que o arquivo seja restaurado, voltando para a pasta origem onde foi criada. - Excluir Documentos: Permite que documentos que esto selecionados sejam excludos definitivamente da lixeira. Uma vez excludo no se pode mais efetuar a restaurao. - Restaurar todos Documentos: Permite que todos os arquivos postados na lixeira sejam restaurados em uma nica ao. Aps restaurados, todos os documentos, pastas e fichrios retornaro para a pasta de origem onde foram publicados/criados. - Excluir Todos Documentos: permite que todos os arquivos postados na lixeira sejam eliminados em uma nica ao. Aps excludos, no h mais como voltar atrs. O sero excludos tanto fisicamente quanto seu registro na base de dados.

48

Revisando a Manuteno em Documentos


Para copiar, mover ou eliminar um documento deve-se acessar a pasta em que o documento est publicado e utilizar o menu Documento. Ao eliminar uma pasta ou fichrio, todos os documentos tambm sero eliminados. Na cpia de um documento, o novo documento ser igual a ltima verso/reviso do original.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Revisando a Manuteno em Documentos - Para copiar, mover ou eliminar um documento deve-se acessar a pasta em que o documento est publicado e utilizar o menu - Ao eliminar uma pasta ou fichrio, todos os documentos tambm sero eliminados. - Na cpia de um documento, o novo documento ser igual a ltima verso/reviso do original.

49

Conhecendo Fichrio no WebDesk


Fichrio um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos abaixo(fichas) desta estrutura tero o mesmo formato. Ex.: Solicitao de Equipamento, onde todas as solicitaes tem o mesmo formato e os mesmos campos a serem preenchidos. Esse modelo(formatao) da solicitao o fichrio.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo Fichrio no WebDesk Vamos conhecer Fichrio no WebDesk O que um fichrio? Fichrio um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos abaixo (que chamamos de fichas) desta estrutura tero o mesmo formato. Um Exemplo de fichrio. Solicitao de Equipamento, onde todas as solicitaes tem o mesmo formato e os mesmos campos a serem preenchidos. Esse modelo(formatao) da solicitao o fichrio.

50

Publicando Fichrio

Para a publicao de um fichrio necessrio primeiro a criao de um documento HTML que contenha um formulrio. Esse formulrio pode ser criado em qualquer editor HTML.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Publicando Fichrio Aqui temos uma exemplo de ficha. Um fichrio possui vrias fichas como este exemplo. Para criar um fichrio, necessrio primeiro a criao de um documento HTML que contenha um formulrio. Esse formulrio poder ser criado em qualquer editor HTML.

51

Publicando Fichrio
Aps a criao do documento HTML, selecione a pasta onde o fichrio deve ser gravado e, no menu, acesse a opo Novo Fichrio.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

E como publicamos um fichrio? Depois que criamos o documento html, necessrio selecionar a pasta onde o fichrio dever ser criado, selecionar a opo Novo Fichrio no menu como a figura.

52

Publicando Fichrio
necessrio efetuar o processo de upload dos formulrios HTML e dos arquivos anexos a esse documento. Aps, deve-se selecionar o Modelo(formulrio) e os Anexos(imagens) e clicar no link confirmar.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O WebDesk apresentar esta tela onde devemos efetuar o upload do documento html e arquivos anexos a esse documento. Aps este procedimento, ser necessrio selecionar o formulrio como documento principal e os anexos e Confirmar

53

Publicando Fichrio
Nesta etapa so informadas as propriedades, iguais as informadas em uma pasta normal, apenas possuindo uma propriedade h mais que a Descrio da Ficha. Essa propriedade diz qual atributo do formulrio ser utilizado para formar a descrio das fichas, durante a navegao pelo Fichrio.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Depois de confirmado, temos vrias etapas de publicao como a criao de uma pasta normal, com uma propriedades a mais que a Descrio da Ficha. Essa propriedade diz qual atributo do formulrio ser utilizado para formar a descrio das fichas, durante a navegao pelo Fichrio.

54

Alterando um Fichrio j Publicado

Para alterao de um fichrio basta clicar no cone Editar Metadados na coluna opo.

A alterao de um fichrio possui dois processos distintos. O primeiro processo permite apenas as alterao das propriedades do fichrio j criado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Alterando um Fichrio j Publicado possvel alterar um fichrio? Sim, para isso basta clicar no cone Editar Metadados na coluna opo. Igual a este cone apresentado. A alterao de um fichrio possui dois processos distintos. O primeiro processo permite apenas as alterao das propriedades do fichrio j criado.

55

Alterando um Fichrio j Publicado


Tambm possvel a alterao do formulrio HTML e dos arquivos anexos.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Tambm podemos alterar o formulrio HTML e arquivos em anexo. Basta fazer o upload do novo formulrio e anexos.

56

Alterando um Fichrio j Publicado


Aps a seleo do novo formulrio, ser gerada uma nova verso do Fichrio. Assim somente as novas fichas passam a utilizar o novo formulrio, as antigas permanecem sendo visualizadas conforme o formulrio antigo. O mesmo vale para a descrio da ficha, a no ser que o usurio marque a opo Alterar a descrio em todas as fichas ativas.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Aps a seleo do novo formulrio, ser gerada uma nova verso do Fichrio. Assim somente as novas fichas passam a utilizar o novo formulrio, as antigas permanecem sendo visualizadas conforme o formulrio antigo. O mesmo vale para a descrio da ficha, a no ser que o usurio marque a opo Alterar a descrio em todas as fichas ativas. Que indicar como as fichas sero ordenadas dentro do fichrio.

57

Entendendo o Sub-Fichrio
So fichrios apenas com o intuito de organizar melhor as fichas, pois o modelo do sub-fichrio herdado do fichrio principal. Ex.: No Classificados poderamos querer separ-los em Veculos, Imveis e Informtica.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Entendendo o Sub-Fichrio O que so os Sub-fichrios? So fichrios que servem para organizar as apresentao das fichas, pois o modelo do sub-fichrio herdado do fichrio principal. Aqui temos um exemplo: No Classificados poderamos querer separ-los em Veculos, Imveis e Informtica.

58

Conhecendo Ficha
No WebDesk, Ficha um documento publicado em uma pasta do tipo Fichrio. Uma Ficha identificada pelo cone Toda ficha criada conforme o Formulrio HTML definido no cadastro do Fichrio em que est contida.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo Ficha Vejamos agora o que so as fichas. So os documentos publicados abaixo da pasta do tipo fichrio e so identificadas por esse cone. Outro detalhe que todas as fichas so criadas conforme o formulrio HTML que definimos no cadastro do fichrio em que a ficha est contida.

59

Publicando Ficha

A publicao da ficha composta de trs etapas: 1) - So digitadas as informaes da ficha no layout do fichrio.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Publicando Ficha E como publicamos uma ficha? Para a publicao so necessrias 3 etapas. A primeira delas o preenchimento com as informaes da ficha no layout do fichrio.

60

Publicando Ficha
2) - Caso existam arquivos anexos nos fichrios, permitido, para cada ficha, modificar o arquivo anexo. Ex.: Imagem do carro a ser vendido.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O segundo passo verificar se h anexos, pois para cada ficha podemos modificar o arquivo em anexo. Aqui temos um exemplo: Podemos anexar a imagem do carro a ser vendido.

61

Publicando Ficha
3) - Devem ser informadas as propriedades da ficha, semelhante publicao dos documentos normais. Ex.: Autor, Data de Validade e Segurana.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

O terceiro e ltimo passo informar as propriedades da ficha. Essas informaes so semelhantes a da publicao dos documentos. Exemplo: Autor, Data de Validade e Segurana

62

Alterando uma Ficha j Publicada


Para alterao de uma ficha, basta clicar no cone Editar Metadados na coluna Opes.

Deve-se informar os valores das propriedades. Ex.: Autor, Comentrios, Aprovadores.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Alterando uma Ficha j Publicada Mesmo depois que a ficha estiver publicada, podemos alter-la. Basta clicarmos no cone Editar Metadados que se encontra na coluna Opes. Depois informamos os valores das propriedades como autor, comentrio e aprovadores.

63

Alterando uma Ficha j Publicada


Nesse processo possvel alterar os arquivos anexos da ficha. Bastando apenas clicar na seta para acessar a prxima pgina, selecionar o novo arquivo e clicar no check verde.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Tambm podemos alterar os arquivos anexos da ficha. Basta clicar na seta e selecionar o novo anexo.

64

Alterando uma Ficha j Publicada

Alm disso tambm possvel alterar as informaes contidas na ficha. Basta clicar na opo 1 Edio da Ficha. Alterar todas as informaes necessrias e clicar no check verde, qualquer alterao nos campos do formulrio, ser gerado uma nova verso.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Alm de alterarmos as propriedades e anexos de uma ficha, podemos tambm alterar as informaes contidas na ficha. Basta clicar na opo 1 Edio da Ficha. Depois de efetuado as alteraes necessrias, basta clicar no check verde para confirmar, caso seja alterado algum campo do formulrio ser gerada uma nova verso.

65

Revisando Fichrio e Ficha


Para efetuar uma publicao de fichrio primeiro necessrio o formulrio HTML. possvel selecionar qual atributo do formulrio HTML ser utilizado como Descrio das Fichas. possvel substituir os anexos que so do fichrio por anexos que sero apenas para uma ficha. Informaes de publicao da ficha so iguais as informaes dos documentos e informaes de publicao do fichrio sero iguais as informaes da Pasta.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Revisando Fichrios e Fichas - Para efetuar uma publicao de fichrio primeiro necessrio o formulrio HTML. - possvel selecionar qual atributo do formulrio HTML ser utilizado como Descrio das Fichas. - possvel substituir os anexos que so do fichrio por anexos que sero apenas para uma ficha. - Informaes de publicao da ficha so iguais as informaes dos documentos e informaes de publicao do fichrio sero iguais as informaes da Pasta.

66

Revisando Fichrio e Ficha


possvel alterar o formulrio HTML e seus anexos, que esto relacionados com o fichrio. possvel selecionar qual atributo do novo formulrio ser utilizado como Descrio das Fichas. possvel alterar os anexos da ficha e os dados contidos na mesma.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

- possvel alterar o formulrio HTML e seus anexos, que esto relacionados com o fichrio. - possvel selecionar qual atributo do novo formulrio ser utilizado como Descrio das Fichas. - possvel alterar os anexos da ficha e os dados contidos na mesma.

67

Conhecendo a Digitalizao de Documentos


Digitalizao de documentos um recurso do WebDesk que possibilita o upload de documentos que no esto em formato digital. Dessa forma possvel digitalizar um documento, foto, imagem utilizando um scanner, cmera digital ou qualquer outro dispositivo de captura de imagem.

=> => =>


.jpg

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Conhecendo a Digitalizao de Documentos Existe no WebDesk um recurso que possibilita o upload de documentos em formato digital. Ento podemos digitalizar um documento, foto, imagem utilizando um scanner, cmera digital ou qualquer outro dispositivo de captura de imagem.

68

Verificando os Pr-requisitos para Digitalizar Documentos


Para digitalizar documentos necessrio que esteja instalado, na mquina do colaborador, um scanner, cmera digital ou outro dispositivo de captura de imagem que utilize o padro TWAIN.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Verificando os Pr-requisitos para Digitalizar Documentos E quais so os pr-requisitos para digitalizar documentos? necessrio que esteja instalado, na mquina do colaborador, um scanner, cmera digital ou outro dispositivo de captura de imagem que utilize o padro TWAIN.

69

Digitalizando Documentos
Para digitalizar documentos necessrio acessar a rea de Upload em uma das opes de publicao de documentos. Na tela de upload est disponvel o boto Digitalizar

O WebDesk gera uma arquivo da imagem digitalizada, faz o upload, transferindo o mesmo para o diretrio de upload do colaborador. O arquivo gerado pelo webdesk gravado com o seguinte nome fsico: <dia>_<ms>_<ano>_<hora>_<minuto>_<segundo>.jpg.
www.totvs.com 2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Digitalizando Documentos Vamos ento aos procedimentos para a digitalizao de documentos. O primeiro passo para a digitalizao de um documento acessar a rea de upload de na publicao de documentos. Nesta tela aparecer o boto Digitalizar. O WebDesk gera uma arquivo da imagem digitalizada, faz o upload, transferindo este documento digitalizado para o diretrio de upload do colaborador. Este arquivo salvo da seguinte forma: <dia>_<ms>_<ano>_<hora>_<minuto>_<segundo>.jpg

70

Digitalizando Documentos
Ao acionar o boto Digitalizar apresentada a tela a seguir:

Para utilizar o recurso de digitalizao de documentos necessrio aceitar a utilizao do applet especfico, distribudo pelo WebDesk.

O applet utilizado para acessar a API do scanner instalado. Essa tela no apresentada, caso o colaborador j a tenha aceitado anteriormente, utilizando o boto Always.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Quando acionamos o boto Digitalizar nos apresentado esta tela. Para utilizar o recurso de digitalizao de documentos necessrio aceitar a utilizao do applet especfico, distribudo pelo WebDesk. O applet utilizado para acessar a API do scanner instalado. Essa tela no apresentada, caso o colaborador j a tenha aceitado anteriormente, utilizando o boto Always.

71

Digitalizando Documentos
Ao acionar o boto Yes ou Always, disponveis na tela Warning Security, apresentada a tela para digitalizar documentos, conforme exemplo a seguir:

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Depois que acionamos o boto yes ou always, apresentada a tela de digitalizao que pode ser esta tela de exemplo, s que no nosso exemplo nenhuma imagem est sendo capturada.

72

Digitalizando Documentos
Para efetuar a digitalizao devem ser utilizados os botes disponveis:

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Vejamos para que serve cada um dos botes que aparecem na tela para digitalizar documentos. Capurar: para quando acionado, acessa o software do fornecedor do scanner instalado na mquina do colaborador, permitindo efetuar os ajustes na imagem e executar o processo de digitalizao do documento. Upload: quando acionado, executa a transferncia do documento digitalizado, enviando o mesmo para o diretrio de upload do colaborador. Selecionar Origem: Quando acionado, permite selecionar o dispositivo a ser utilizado na captura do documento (scanner, cmera). Importante: necessrio que o dispositivo atenda o padro TWAIN.

73

Digitalizando Documentos
A figura a seguir apresenta um exemplo de um documento digitalizado.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Aqui temos um exemplo de um documento digitalizado.

74

Revisando Digitalizao de Documentos


Digitalizao de documentos um recurso do WebDesk que possibilita o upload de documentos que no esto em formato digital. Para digitalizar documentos necessrio que esteja instalado, na mquina do colaborador, um scanner, cmera digital ou outro dispositivo de captura de imagem que utilize o padro TWAIN. Para digitalizar documentos necessrio acessar a rea de Upload em uma das opes de publicao de documentos.

www.totvs.com

2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

Revisando Digitalizao de Documentos Vamos revisar a digitalizao de Documentos: - Digitalizao de documentos um recurso do WebDesk que possibilita o upload de documentos que no esto em formato digital. - Para digitalizar documentos necessrio que esteja instalado, na mquina do colaborador, um scanner, cmera digital ou outro dispositivo de captura de imagem que utilize o padro TWAIN. - Para digitalizar documentos necessrio acessar a rea de Upload em uma das opes de publicao de documentos.

75

Agradecimento

OBRIGADO!

universidade@totvs.com.br

Este material de propriedade da TOTVS S/A, sendo proibida a sua reproduo em qualquer meio, total ou parcial, sem aprovao por escrito. Todos os direitos esto reservados. A informao contida aqui confidencial e no pode ser utilizada fora da empresa ou das franquias que fazem parte da nossa rede, no podendo ser divulgada para clientes, parceiros ou outra empresa ou indivduo sem o prvio consentimento de um diretor da TOTVS S/A. As opinies expressas aqui esto sujeitas a modificao sem aviso prvio.
www.totvs.com 2009 - TOTVS Todos os direitos reservados

A TOTVS agradece a sua participao. Por favor, lembre-se de preencher a avaliao de reao e os comentrios para este treinamento. Essas informaes so importantes para melhorarmos a qualidade dos treinamentos oferecidos. Se voc tiver alguma dvida, entre em contato pelo e-mail universidade@totvs.com.br. Acesse o portal da TOTVS e conhea os demais treinamentos e as certificaes disponveis. Obrigado novamente e at um prximo treinamento.