AUDITORIA OPERACIONAL CONCEPTO La auditoria operacional es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias reas

funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propsito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a travs de proponer recomendaciones que se consideren necesarias. La auditoria operacional involucra los siguientes tres elementos fundamentales que deben considerarse al realizarla: Debe encausarse hacia los aspectos administrativos de los mtodos y procedimientos que integran un sistema. La auditoria debe tener un enfoque constructivo El auditor o sus colaboradores no deben intervenir en el diseo detallado de los cambios que requiere un sistema o sus procedimientos. CICLO DE OPERACIONES

Los hechos econmicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una entidad se denominan transacciones. La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo constante de transacciones o de operaciones que modifican los recursos que constituyen sus finanzas. Surgen as los ciclos de operacin constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso de procedimientos y sistemas; producen informacin accesible y til para tomar decisiones. Sin embargo, la informacin que proviene de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no es siempre de carcter contable o financiero. Con frecuencia los contadores incurren en el error de creer que la informacin financiera es una panacea para las entidades. Ahora bien los ciclos de operacin de las entidades son los siguientes: Financiero o de Tesorera. Comprende los sistemas para el control de las operaciones que se relacionan con inversiones en valores y partes sociales de otras entidades. Egresos. Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, salidas de efectivo en general y conciliaciones de cuentas bancarias. Produccin o Transformacin. Comprende los sistemas que se relacionan con la determinacin de los costos de manufactura, la administracin y valuacin de inventarios, la determinacin del costo de produccin de lo vendido, el control, registro y custodia de las inversiones, incluyendo la depreciacin correspondiente. Ingresos. Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancas o servicios, la administracin de la cartera y la recepcin del efectivo y su depsito en cuentas bancarias.

 Informacin. Se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad de costos y los procedimientos para estructurar la informacin que contienen los estados financieros. METODOLOGIA La Metodologa de la Auditoria Operacional se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico; tiene un carcter gentico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin. Familiarizacin: El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto de la Empresa que esta auditando Investigacin y Anlisis: El objetivo es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin. Diagnstico: Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarizarn los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia. LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

Es la primera etapa de la auditoria operacional y es en dnde el auditor debe obtener informacin detallada respecto a las caractersticas del flujo de transacciones en rea funcional sujeta a su examen. Lo anterior implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el fin de identificar los ciclos de operacin en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los mtodos a que el auditor enfrentar. El levantamiento de informacin de basa en las siguientes tcnicas: Observaciones de Entrevistas Campo

La etapa de Levantamiento de informacin se caracteriza por el hecho de que el auditor averigua exclusivamente las caractersticas de un sistema mediante indagaciones con todo el personal involucrado, desde el ms alto ejecutivo hasta el ltimo de los ayudantes. PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO

Es la etapa, en la que como su nombre lo indica, el auditor prepara los

papeles de trabajo que contienen los detalles relativos a los mtodos y procedimientos vigentes en el rea sujeta a examen. Depende de manera sustancial del profesionalismo con que el auditor acto durante las entrevistas y las observaciones de campo. Solo es posible preparar cdulas de auditoria si se posee toda la informacin referente al sistema revisado. Existen las siguientes opciones respecto al tipo de papeles de trabajo para estructurar la informacin en la segunda etapa de la auditoria: 1. Cdulas Descriptivas 2. Grficas de Flujo 3. Una combinacin de ambas La elaboracin de las cdulas de auditoria en cualquiera de las tres opciones sealadas, debe llevarse a cabo de acuerdo con las consideraciones que se mencionan a continuacin: Deben ser planeadas mental y materialmente en forma adecuada Deben ser autosuficientes Deben ser claras y legibles Deben formularse con un alto grado de precisin y profesionalismo Se muestran a terceros solo mediante autorizacin de la direccin de la empresa, ya que son confidenciales Son propiedad del auditor por lo que l es el responsable de su custodia Son el enlace ente los informes de sugerencias y los sistemas de la empresa que han sido motivo de estudio y evaluacin. Manifiestan la calidad del trabajo y la eficiencia desarrollada por el auditor. VERIFICACION DE SISTEMAS EN VIGOR

El propsito fundamental es verificar los procedimientos y los mtodos cuyas caractersticas han quedado reflejadas en los papeles de trabajo. Es importante estar conscientes de que los sistemas que le han descrito los ejecutivos y el personal de la empresa, pueden ser planes o propsitos y no hechos y actividades efectivas. Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de programas de auditoria que estn constituidos por procedimientos de revisin cuya estructura debe considerar las caractersticas de las operaciones en las reas sujetas a estudio. Es necesario sealar que los programas de auditoria deben tener satisfechas ciertas caractersticas, con objeto de que su aplicacin permita obtener la evidencia requerida en la verificacin de los sistemas y procedimientos. EVALUACION Los cuestionarios sobre el cumplimiento de objetivos de control son un

recurso muy valioso que se utiliza en la auditoria operacional para la evaluacin de los sistemas. Aunque las caractersticas organizacionales y de operacin crean diferencias bsicas entre las entidades econmicas, es posible establecer un conjunto de lineamientos referentes al control interno, que representan los requisitos mnimos de calidad que deben cubrirse en cada uno de los cinco ciclos de operacin. Estos lineamientos son universales y provienen del estudio y la experiencia, no deben contemplarse como una frmula mgica con cuya incorporacin quedarn garantizadas la eficiencia y productividad de una entidad econmica. De acuerdo con lo anterior, la evaluacin de sistemas en la auditoria operacional se basa en el conocimiento de los estndares universales de control a los cuales deben estar referidos los mtodos y procedimientos vigentes dentro del rea sujeta a examen. DIAGNOSTICO O INFORME

El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la Empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia a la productividad. Para que la auditoria operacional sea til a la Empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. EMISION DEL INFORME

El informe debe ser mecanografiado y confrontado con el borrador para evitar que cualquier error ortogrfico desve el contexto de lo que se quiere informar. El envi del informe a los destinatarios constituye el ltimo evento de la etapa de la auditoria operacional y debe llevarse a cabo una vez que la firma del dictamen haya concluido.