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A UTILIZAO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS COMO FERRAMENTAS INDISPENSVEIS GESTO PBLICA

Antnio Oliveira Neto1

RESUMO Com a necessidade do fortalecimento da transparncia na gesto dos recursos pblicos, aumenta a responsabilidade dos gestores em corresponder aos anseios da sociedade que clama por mudanas sustentveis, cumprindo leis e normas, princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia, atos de probidade e licitao pblica. Ferramentas estas que servem para facilitar a gesto transparente, eficiente e voltada para o interesse pblico. No entanto, faz-se necessrio a insero da discusso da tica no setor pblico para assegurar a gerao de resultados com foco no interesse da sociedade e estabelecer padres de conduta efetiva. Os Governos, preocupados com resultados, buscam uma gesto participativa em que a sociedade divide responsabilidades junto com a administrao pblica, como os oramentos participativos por exemplo. Com as verbas definidas por pastas (sade, educao, meio ambiente etc.), o administrador pblico inicia a sua execuo e, para facilitar o alcance dos objetivos, normatiza os servios atravs de manuais de procedimentos que definem toda a rotina administrativa dentro de uma instituio pblica. E, ainda, a criao de controles que iro servir como indicadores para medir a eficincia organizacional. O grande desafio hoje do administrador pblico implementar um modelo de gesto que minimize custos, racionalize e elimine entraves, reduza o tempo de resposta s demandas externas e internas dos rgos e atenda s expectativas da sociedade. Palavras chaves: Normatizao. Manuais. Procedimentos. Eficincia.

1 INTRODUO A palavra burocracia frequentemente usada pela populao para sintetizar um descontentamento com o desempenho da administrao pblica. A dificuldade na obteno de informaes, a morosidade e a baixa qualidade com que os servios pblicos so normalmente prestados justificam esse julgamento negativo. A ineficincia, aliada falta de transparncia, leva a uma crescente perda de
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Analista de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado do Acre, ps graduando em Gesto Pblica com nfase em Controle Externo (IBPEX), especialista em Auditoria Fiscal e Tributria (FATEC), graduado em Administrao com habilitao em Comrcio Exterior (FIRB). E-mail: aon_ac@hotmail.com

credibilidade da administrao e a um distanciamento cada vez maior entre Estado e cidado. Por outro lado, contando com uma mquina administrativa movida por procedimentos administrativos ineficientes, equipamentos obsoletos, servidores desmotivados e muitas vezes despreparados, o gestor pblico dificilmente conseguir reverter esse quadro. No contexto organizacional, necessrio que as pessoas tenham acesso informao tanto dos aspectos relacionados organizao como um todo. Entretanto, ainda comum encontrar pessoas convictas de que informao poder, bloqueando a eficincia do processo comunicativo. Sabe-se que uma comunicao deficiente atrasa processos, eleva custos e traz problemas para a imagem da instituio. Portanto, para ter sucesso, fundamental adotar uma comunicao padronizada. Neste sentido, o presente trabalho mostra a importncia da utilizao de manuais administrativos pelas instituies pblicas como forma de padronizar seus procedimentos e, assim, evitar alguns problemas que possam causar dano a sua imagem.

2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Chinelato (1997, p. 38) descreve: Organizao a atividade voltada para a estruturao harmoniosa dos recursos disponveis, com o intuito de promover uma atuao sistmica eficiente e, assim, obter a esperada eficincia de conjunto. Organizao ou estrutura organizacional significa o conjunto de rgos e pessoas que constituem o aparato administrativo da organizao. o mesmo formato ou desenho organizacional (CHIAVENATO, 2000, p. 243). J segundo Oliveira (2001, p. 80): Organizao da empresa a ordenao e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos. Por conceito geral, estrutura organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades

organizacionais de uma instituio. De acordo com Chiavenato (2000) a organizao pode ser visualizada sob dois aspectos distintos: formal, uma organizao baseada em uma diviso de

trabalho racional que especializa rgos e pessoas em determinadas atividades; e informal, a organizao que emerge espontnea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posio na organizao formal e a partir dos relacionamentos humanos como ocupantes de cargos. Oliveira (2001, p. 82) descreve: Estrutura formal, objeto de grande parte de estudo das organizaes empresariais, aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em algum de seus aspectos, pelo organograma.
Estrutura informal a rede de relaes sociais e pessoais que no estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interao social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se renem. Portanto, apresenta relaes que, usualmente, no aparecem no organograma (OLIVEIRA, 2001, p. 82).

Naturalmente, a estrutura organizacional no esttica, mas bastante dinmica, principalmente quando so considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterizao das pessoas que fazem parte de seu esquema. A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funes de administrao como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos e o planejamento organizacional deve estar voltado para os seguintes objetivos: a) identificar as tarefas fsicas e mentais que precisam ser

desempenhadas; b) agrupar as tarefas em funes que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos, isto , organizar funes e responsabilidades; e c) proporcionar aos empregados de todos os nveis: informao e outros recursos necessrios para trabalhar de maneira to eficaz quanto possvel, incluindo feedback sobre o seu desempenho real; medidas de desempenho que sejam compatveis com os objetivos e metas empresariais; e motivao para desempenhar to bem quanto possvel.

E, finalmente, necessrio avaliar a estrutura organizacional implantada, principalmente quanto ao alcance dos objetivos estabelecidos, bem como as influncias dos aspectos formais e informais na instituio. Entre os fatores de

aspecto formal esto os manuais administrativos (mtodos de trabalho) e as normas (normatizao de rotinas), os quais permitem organizao um funcionamento mais ordenado de seus processos internos e externos.

3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Segundo Cretella (2000), ao contrrio de processo, palavra de filiao tradicional, antiga na lngua, o vocbulo procedimento, que os dicionrios definem, na acepo vulgar, como maneira de algum efetuar alguma coisa, de formao muito mais recente, indicando o modo de mover, a forma em que movido o ato. Desse modo, processo, em sentido amplo, Cretella (2000) afirma que o conjunto ordenado de atos que se desenvolvem, progressiva e dinamicamente, com objetivo determinado, desde o momento inicial at o instante final; um conjunto sistemtico de procedimentos. Logo se chega concluso que, procedimento nada mais do que a forma de como gerar um ato administrativo. O ato administrativo uma das espcies de ato jurdico, assim entendido toda manifestao de vontade que acarreta efeitos jurdicos. entendido como toda manifestao unilateral da vontade da administrao pblica que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes aos administrados ou a si prpria." Segundo Medauar (2011), o ato administrativo constitui um dos modos de expresso das decises tomadas por rgos e autoridades da Administrao, que produz efeitos jurdicos, em especial no sentido de reconhecer, modificar, extinguir direitos ou impor restries e obrigaes, com observncia legalidade. Assim, pode-se dizer que: a) ato administrativo (ato jurdico-administrativo): a declarao do Estado ou de quem lhe faa as vezes, expedida em nvel inferior lei a ttulo de cumpri-la sob regime jurdico de direito pblico e sujeita a controle de legitimidade por rgo jurisdicional; b) fato administrativo (fato jurdico-administrativo): aquele que produz efeitos jurdicos no mbito da Administrao Pblica, mas independe da vontade humana;

c) ato da administrao: todo ato (em que a vontade humana relevante) que produz efeitos jurdicos e praticado no exerccio da funo administrativa; d) fato da administrao: fato ocorrido no mbito da Administrao Pblica que no produz nenhum efeito jurdico.

4 MANUAIS ADMINISTRATIVOS 4.1 Abordagem geral O manual um conjunto de normas, instrues e documentos sobre polticas, diretrizes e sistemticas operacionais, entre outros. (CHINELATO, 1997, pg. 86).
Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidos e cumpridos pelos funcionrios da empresa, bem como a forma como estas sero executadas, quer seja individualmente ou em conjunto (OLIVEIRA, 2001, p. 388). Os manuais so documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas reas de atividades, sendo, portanto, um timo instrumento de racionalizao de mtodos, de aperfeioamento do sistema de comunicaes, favorecendo, finalmente, a integrao dos diversos subsistemas organizacionais (CURY, 2007, p. 425).

Manual Administrativo um instrumento que se destina a regulamentar uma instituio, um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo, seja na condio de executores ou na condio de clientes ou usurios. Todos os nveis hierrquicos da organizao devem ser informados de que um manual um conjunto de normas que contm a metodologia do trabalho, isto , procedimentos, orientaes, instrues, polticas, objetivos, tcnicas, atividades, informaes, sequncias de operaes e semelhantes, para que sejam seguidos; possuem a opo da crtica para alterar os contedos, mas exigem dos usurios o atendimento s especificaes e obedincia forma como sero executadas as tarefas.

Os manuais preocupam-se em divulgar na instituio aspectos relacionados estrutura organizacional e seus mtodos, rotinas e procedimentos administrativos bsicos. Entende-se rotina de trabalho como sendo aquela prtica administrativa ou organizacional que aplicada de forma constante e conhecida, procedendo-se s atividades conforme os usos e costumes j aprendidos. As rotinas procuram, de uma forma ou de outra, a integrao do homem s organizaes. Os manuais podem ser considerados na organizao como o conjunto sistemtico de normas que indicam as atividades a serem cumpridas pelos indivduos que mantm relaes de trabalho com a organizao e a forma pela qual as mesmas devero ser realizadas. Como envolvem ambientes internos e externos, os manuais agregam normas que contm a metodologia de organizao, sistemas e mtodos em sua posio de assessor da diretoria. As normas so arquivadas em manuais e podem ser consideradas na organizao como o conjunto de regras e procedimentos escritos para avaliao e realizao das atividades necessrias ao alcance de objetivos especficos e gerais, propostos pela organizao e por sua direo. A elaborao de manuais um artifcio aplicado pela maioria das organizaes de certa complexidade. Nelas existe um grande nmero de papis que resolvem as dificuldades relativas a organizao, porm isso no feito de forma acessvel, clara e sistemtica; da a necessidade da elaborao de meios informativos chamados de manuais. Ele extremamente necessrio por divulgar instrues e informaes sobre polticas e prticas. Tais informaes servem como fatos e dados em forma de regras, procedimentos operacionais, diretrizes e instrues, sendo til, portanto, para todos os nveis hierrquicos, auxiliando na execuo de pequenas rotinas at grandes diretrizes. A finalidade principal dos manuais espelhar com toda clareza e objetividade possvel as polticas e diretrizes mais interessantes, convenientes, dinmicas para a instituio e para os servidores. Tambm so considerados ferramentas disponveis para reduzir, minimizar a ineficincia ou ineficcia da organizao. As vantagens e desvantagens devero ser

detidamente avaliadas pelos encarregados de suas preparaes e aplicaes para que se obtenha os melhores resultados com sua utilizao. Apresentam como caractersticas: clareza e simplicidade; o grau de conciso das instrues depende da necessidade do seu maior ou menor detalhamento; constante atualizao para que no ocorram erros involuntrios por parte dos servidores; deve ser encaminhado a todas as pessoas que tenham necessidade de sua utilizao; e seu uso representa uma economia para a organizao, na medida em que substitui o telefone, os servios de som, os quadros de aviso e as instrues particularizadas. Para que o manual seja vlido, preciso obter dos servidores a total confiana do que foi proposto. Quanto ao contedo, o manual ser basicamente constitudo com a finalidade de alojar todas as comunicaes normativas da instituio, de acordo com critrios que devero ser estabelecidos para fins de formalizar o seu funcionamento.

4.2 Classificao A existncia de alguns tipos de manuais administrativos norteia e atenta os diferentes tipos das necessidades de instituies, que so independentes e variadas segundo a qualificao de suas atribuies, para a confeco de seus produtos e/ou servios. Sendo assim faz-se relevante o uso de manuais, que assumiro o papel de bssola (orientao). Dessa forma, Oliveira (2001) destaca: a) manual de organizao tambm conhecido como manual de funes, visa estipular os direitos e deveres de cada departamento, bem como retratar o nvel hierrquico dos cargos. Descreve os componentes da estrutura organizacional; b) manual de normas e procedimentos descreve os papis

desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execuo das tarefas; c) manual de polticas e diretrizes serve para orientar a atuao dos executivos ligados a funes de liderana ou assessoria. Seu objetivo divulgar a filosofia, os objetivos e os valores da empresa e, assim, colocar os executivos em sintonia com esses princpios;

d) manual de instrues especializadas objetiva discriminar as principais normas e instrues que se aplicam s operaes executadas pelos ocupantes de determinado cargo, ou seja, uma espcie de guia de trabalho voltado para um grupo profissional especfico; e) manual do empregado oferece uma viso geral da empresa, destacando suas principais normas, valores e nveis hierrquicos, bem como os direitos e deveres dos trabalhadores. Objetiva proporcionar um rpido entendimento sobre a organizao e lanar as bases do treinamento que ser realizado posteriormente; e f) manual de finalidade mltipla rene o contedo dos demais tipos de manuais em um nico volume, a fim de propiciar uma viso completa sobre diversos aspectos da empresa.

4.3 Estrutura Um manual tem a possibilidade de ser criado de forma mais completa possvel, chegando ao outro extremo de uma situao bastante simplificada. Logo, pode-se ter diferenas na estruturao de um manual. Porm, normalmente um manual pode conter as seguintes partes bsicas: a) apresentao (o porqu da elaborao) enfoca seu objetivo. Geralmente, esta parte corresponde a uma carta de apresentao assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionrios a obrigatoriedade de respeito ao contedo do manual; b) ndice numrico ou sumrio ndice bsico com a indicao do assunto e do nmero da pgina, devendo ser detalhado para permitir a rpida localizao da informao necessria; c) instrues para uso deve ser clara e objetiva para facilitar o seu uso pelos vrios funcionrios envolvidos no processo; d) contedo bsico parte mais extensa que contm todo o contedo principal, ou seja, a razo de ser do manual; e) apndice parte onde so colocados formulrios, fluxogramas, organogramas, grficos, exemplos etc. Normalmente representam documentos que no devem constar da parte de contedo bsico, para

evitar possvel quebra na clareza da leitura. Quando utilizado, o apndice representado por instrumentos auxiliares para melhor entendimento do manual; f) glossrio espcie de dicionrio de termos tcnicos que serve para homogeneizar a conceituao dos termos bsicos utilizados no manual, desde que colocados em ordem alfabtica; g) ndice temtico conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localizao no conjunto; h) bibliografia indicao, em ordem alfabtica, de sobrenome dos autores citados, ttulo da obra, edio, local, editora e ano de publicao.

4.4 Manualizao Segundo Arajo (2001), a ao do gerente voltado consolidao do uso correto de manuais implica o cumprimento de quatro etapas: a) itemizar os modelos manualizados necessrio que se faa um apanhado geral de todos os manuais da instituio, averiguando-se todas as informaes j existentes sobre a estrutura e funcionamento coletadas junto chefia e servidores; b) qualificar a manualizao nessa etapa ser mostrada a razo da adoo de tal e qual modelo, alm de como ser desenvolvida a coleta de dados para posterior elaborao; c) elaborar o manual a colocao em prtica dos estudos realizados; d) distribuir o manual especifica que a distribuio dos manuais deve ser feita por profissionais especializados, para que o mesmo seja valorizado perante os outros servidores.

Os indicadores para o uso de manuais aparecem quando o profissional de Organizao & Mtodos ou est desenvolvendo alguma tcnica voltada simplificao do trabalho ou usa instrumentos de anlise. Podemos citar: a) divulgao surge quando observada a falta de orientao e detalhamento em determinadas atividades, tanto em relao ao pblico

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quanto aos prprios servidores que no conseguem execut-la de maneira satisfatria; b) coordenao sugerido quando, aps ser feita anlise nas rotinas e servios de determinadas instituies, verifica-se a necessidade de mudana e reciclagem para que haja uma otimizao no servio; c) treinamento o maior indicador que justifica a adoo de manuais. Ele visa reduzir a ineficincia e aumentar a capacidade da organizao perante as dificuldades. O desenvolvimento de programas de treinamento tem como destino a melhor capacitao do seu recurso mais importante, o Recurso Humano.

4.5 Razes para a adoo de manuais Crescimento da organizao a organizao assume uma amplitude tal que j no possvel dar instrues particulares para cada servidor, devendo-se condensar cada tarefa num manual. Complexidade da operao a tarefa, s vezes, possui tantos detalhes que inevitvel o aparecimento de dvidas freqentes. Em vez de perder-se tempo com explicaes individuais, utiliza-se o manual, onde esto previstos todos os casos. Alta taxa de turnover s vezes, a rotatividade de pessoal tanta em certas reas que se torna impraticvel o treinamento intensivo de cada novo servidor, sendo prefervel dar-lhe uma viso geral do trabalho e orient-lo no sentido de pesquisar, no manual, as excees que porventura surjam.

4.6 Vantagens e desvantagens Um manual vantajoso quando cumpre sua tarefa bsica de comunicar as diferentes formas de trabalho, como faz-lo, por qu, quando, quem, onde etc. Oliveira (2001) descreve algumas vantagens e desvantagens. Assim, as vantagens para o uso de manuais so: a) correspondem a uma importante e constante fonte de informaes sobre os trabalhos na instituio; b) facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funes administrativas;

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c) ajudam a fixar critrios e padres, bem como uniformizam a terminologia tcnica bsica do processo administrativo. Com isto, possibilitam a normatizao das atividades administrativas; d) possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas vrias unidades organizacionais da instituio; e) evitam discusses e equvocos, muito freqentemente, nas instituies onde no se estabeleceu a verso oficial sobre os temas suscetveis de pontos de vista conflitantes; f) possibilitam efetivo crescimento na eficincia e eficcia dos trabalhos realizados; g) representam um instrumento efetivo de consulta, orientao e treinamento aos novos e antigos servidores da instituio; h) representam uma restrio para a improvisao inadequada que aparece na instituio nas mais variadas formas; i) aprimoram o sistema de autoridade da instituio, pois possibilitam melhor delegao mediante instrues escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceo; j) representam um instrumento que pode elevar o moral do servidor, pois possibilita que o mesmo tenha melhor viso de sua representatividade na instituio; k) representam um elemento importante de reviso e avaliao objetivas das prticas e dos processos institucionais; l) representam um legado histrico da evoluo administrativa da instituio; e m) aumentam a predisposio do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito est claramente estabelecido por escrito.

J como desvantagens tem-se que os manuais: a) constituem um ponto de partida, porm no a soluo para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na instituio;

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b) sua preparao, quando mal feita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente srios inconvenientes no desenvolvimento normal das operaes pelas vrias unidades organizacionais da instituies; c) o custo de preparao e de atualizao pode ser elevado, dentro de uma relao de custo-benefcio pela empresa; d) quando no so utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor; e) incluem somente os aspectos formais da instituio, deixando de lado os aspectos informais, cuja vigncia e importncia para o dia-a-dia da instituio muito grande; f) so pouco flexveis; g) quando muito sintticos, tomam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tomarem obsoletos diante de quaisquer mudanas pequenas; e h) seu uso pode ficar muito prejudicado e difcil devido a uma redao pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.

Passada a anlise das vantagens e desvantagens da utilizao dos manuais, tambm de acordo com Oliveira (2001), destacamos abaixo alguns requisitos aos quais eles devem atender: a) necessidade real e efetiva da instituio; b) ter diagramao estruturada e adequada para as suas finalidades; c) ter redao simples, curta, eficiente, clara e entendvel, bem como bom ndice ou sumrio; d) ter instrues autnticas, necessrias e suficientes; e) ser distribudo a todos os servidores que dele necessitem; f) ter adequada flexibilidade; e g) ter um processo contnuo de reviso, atualizao e distribuio.

4.7 Distribuio Um dos itens extremamente importantes para qualquer instituio que adote o emprego de manuais a distribuio dos mesmos. Por isso os manuais s devero

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ser entregues queles que realmente os utilizaro, devendo ser numerados com o objetivo de serem controlados. Geralmente os responsveis pelas unidades organizacionais so os que recebem os manuais e determinam depois os meios de acesso aos seus subordinados.

4.7.1 Instruo aos Usurios de responsabilidade dos analistas de O&M (Organizao e Mtodos) e dos chefes das unidades organizacionais envolvidas no processo e que, em alguns casos, pode-se envolver a rea responsvel por treinamentos. Criar situaes cujas solues dependam da utilizao do manual e mostrar, ento, aos usurios como recorrer a ele uma forma prtica e amena de cumprir esta tarefa.

4.7.2 Acompanhamento do uso Trata-se da verificao da eficincia e eficcia do manual, devendo o analista de O&M utilizar vrias tcnicas, tais como: entrevistas, observaes, elaborao de registros estatsticos etc. E para ter maior validade, o processo dever ser feito de forma sistemtica e contnua.

4.8 Processo de Atualizao Para manter a validade dos manuais preciso estabelecer algumas medidas. Devido a dinmica da instituio, os manuais podem sofrer algumas alteraes por meio de: a) reviso nada mais que a nova impresso das folhas corrigidas, na qual as folhas revistas substituem as de nmero correspondente nas publicaes existentes e ocorrer sempre que houver alteraes que afetem o manual (substituio das partes emendadas). Deve ser realizada com antecedncia a data de entrada em vigor e a folha revisada deve ser inserida antes ou depois da norma a ser substituda ou em uma sesso do manual dedicada a normas a entrarem em vigncia posteriormente;

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b) re-emisso trata-se de uma nova emisso completa do corpo do manual administrativo e/ou dos elementos adicionais, substituindo a publicao original e incluindo todas as revises e ocorrer sempre que as alteraes afetarem mais de 2/3 da publicao anterior; e c) cancelamento quando parte do manual ou todo ele for cancelado atravs da publicao da folha de cancelamento.

5 CONSIDERAES FINAIS Aprimorar nossas vidas constantemente atravs de mudanas e

melhoramentos necessrio. A princpio toda mudana gera uma forte resistncia das pessoas, mas preciso esclarecer junto a elas a importncia de desenvolver o processo e o que esta mudana trar de positivo para a instituio. E para que isto acontea preciso aceitar a sua necessidade, estar aberto ao conhecimento, ao novo e ao desconhecido. Com isso, amplia-se nossa capacidade criativa e se desenvolvem novas habilidades para nos mantermos competitivos e sermos capazes de empreender nosso futuro. Dessa forma, elaborar um manual administrativo de normas e procedimentos para qualquer instituio, alm de padronizar a forma de apresentao dos documentos oficiais e sistematizar os fluxos e rotinas administrativas, minimizaria o tempo perdido pela devoluo de documentos e custos em virtude de ter que refazer determinadas rotinas. claro que, o manual a ser constitudo no deve ser uma ferramenta que aumente a burocracia da instituio, mas que facilite o funcionamento administrativo. Sua implantao trar melhoria na comunicao interna, padronizao da informao e das rotinas, e reduo no tempo gasto para determinados processos, burocracia e de despesa, mudando assim toda a rotina, comportamento e comunicao. Por ser um instrumento, no a soluo para todos os problemas, porque nunca est pronto, sempre passa por aperfeioamento de novas rotinas e/ou demandas que vo surgindo, em virtude da instituio ser dinmica e viver num processo de reformulao constante de seus planejamentos estruturais. E por fim, para implementar um manual, devemos projet-lo para se adequar necessidade especfica para a qual ele est sendo preparado. Desse modo, no

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existe um manual padro que possa ser adotado por todas as organizaes. O mais importante que ele seja normatizado atravs de um regimento interno para que tenha veracidade na sua implantao. A chave para utilizao total do manual a adeso completa ao conceito por parte de todos aqueles responsveis por decises importantes dentro de uma instituio. Todo o pessoal deve compreender como e a que ponto o manual ser utilizado, conhecer todas as normas e rotinas l descritas e saber que poder ser responsabilizado caso deixe de cumpri-las. A dependncia do manual deve se tornar um hbito e abrir possibilidades para atualizaes que facilitem o bom desempenho das tarefas. Por isso sua elaborao deve ser participativa, envolvendo todos os servidores ou, pelo menos, os chefes de todos os setores institucionais para garantir sua validao e autenticidade. O sucesso de um manual numa instituio depende de todos. Se o manual ajudar o servidor a executar melhor uma atividade/servio e se houver recompensa adequada para tal melhora, ter justificado o esforo despendido em sua produo.

REFERNCIAS ARAJO, Lus Csar G. de. Organizao, sistemas e mtodos e as modernas ferramentas de gesto organizacional: arquitetura, benchmarking, empowerment, gesto da qualidade total, reengenharia. So Paulo: Atlas, 2001. CHIAVENATO, Idalberto. Introduo teoria geral da administrao. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. CHINELATO Filho, J. A arte de organizar para informatizar. Rio de Janeiro: L.T.C., 1993. CRETELLA Jnior, Jos. Curso de direito administrativo. Ed. revista e atualizada. Rio de Janeiro: Forense, 2000. CURY, Antonio. Organizao e mtodos: uma viso holstica. So Paulo: Atlas, 2007. MEDAUAR, Odete. Direito Administrativo Moderno. So Paulo: Revista dos Tribunais, 2011. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, organizao e mtodos: uma abordagem gerencial. 12. ed. So Paulo: Atlas, 2001.

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