Base de Datos Access

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL
FACULTAD REGIONAL BAHIA BLANCA Fundamentos de Informtica
Lic. Lucrecia Lavirgen
CONCEPTOS BSICOS SOBRE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la informacin sobre un tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una coleccin de msica, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefnico La informacin contenida en una tablas tiene mltiples utilidades. Campo Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico de informacin, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc. Registro Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es una parte de un registro. En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las columnas corresponden a los campos, que son una parte nica de un registro. De manera tal que la informacin contenida en una tabla "Directorio Telefnico", podra tener la siguiente estructura: Nombre del Usuario Ramn Padilla Julio Medina Marvin Zelaya Denis Martnez Numero Telefnico 555-6232 555-9878 999-9856 999-2564 Direccin San Salvador Soyapango Apopa Miralvalle
CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS Tablas Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia stas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la informacin contenida en dicha tabla. Es decir, una vez creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar informacin. Consultas Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa ndole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.

Formularios Los formularios son otra herramienta de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace ms ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarse en la tabla visualizando toda la informacin y realizando operaciones sobre los registros. Informes Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas as tambin como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen clculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catlogos
INGRESANDO A ACCES 2003 Al iniciar Access aparece una pantalla inicial.
Hacer clic para crear una Base de Datos en Blanco
CREANDO UNA BASE DE DATOS EN ACCESS Si este panel no est visible podemos utilizar en el men Archivo de la barra de mens la de la barra de herramientas. En estos opcin Nuevo. O bien hacer clic sobre el icono Nuevo dos casos aparecer el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco. A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.
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En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Crear. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana Base de datos: En la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas. En principio se debe seleccionar Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya stas aparecern en la parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear...
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Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.
Abrir una base de datos.

Se puede abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: Desde la barra de mens: Ir al men Archivo. Elegir la opcin Abrir... Desde la barra de herramientas: Hacer clic sobre el icono Abrir de la barra de herramientas.
Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla: La opcin que es ms conveniente utilizar es la Vista Diseo
Aparecer la ventana Diseo de tabla: En la barra de ttulo tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda.
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Ejemplo de creacin de Tabla
Los diferentes tipos de datos de Access son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo, un documento, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo.
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Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. Luego de crear la Tabla, debemos cerrarla con el botn Cerrar desean guardar los cambios. . Access preguntar si se
Pregunta por el nombre de la Tabla, y le ingresamos Mdicos.
Luego, al no haber creado una clave principal, Access da el siguiente mensaje
Siempre conviene que el usuario defina la clave Principal, de la siguiente forma:
Un campo clave es aquel que identifica al registro, por ejemplo un nmero de legajo, un nmero de documento, etc. Una vez marcado como campo clave, en el momento de ingresar datos, no se permitir ingresar valores repetidos, ni nulos.
Seleccionar el campo clave, y luego hacer clic en la Llave
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Propiedades de los campos Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
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Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/07, 05:34:00 PM y 3/4/07 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 07 de mayo de 2007. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 7-May-2007. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 07/05/07. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados.
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numrico o Moneda.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
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La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Seccin Primera Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").
Segunda
Tercera
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carcter 0 9 # L ? A a & C .,:;-/ < > ! Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha. Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
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Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Buenos Aires, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Buenos Aires y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. Hoja N10

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S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
Bases de datos relacionales.

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla . Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes Provincias y otra con las Ciudades, una Provincia puede tener ms de una ciudad, pero una ciudad pertenecer a una nica provincia. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.
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Definicin de las relaciones

Para definir una o ms relaciones, en la base de datos que se encuentra activa se accede a la opcin Base de datos, disponible en el men Ventana, y luego se desarrolla la secuencia Herramientas Relaciones. Como resultado, aparece la ventana Relaciones y, en forma superpuesta, se presenta el cuadro de dilogo Mostrar tabla. En este ejemplo se ha creado la tabla Especialidades, para relacionarla con la Tablas de Mdicos
Para crear relaciones en primero deberemos acceder a la ventana Relaciones, podemos optar por: ir al men Herramientas, y elegir la opcin Relaciones. O Hacer clic sobre el botn barra de herramientas. de la
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Se agregar los dos Tablas : Especialidades y Mdicos
Para crear la relacin ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso Cdigo_Especialidad). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo cod_Especialidad de la tabla Mdicos.Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente: La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access
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para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access que no nos deje introducir datos en la tabla Mdicos si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla Especialidad. Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones
Es una Relacin de 1 a varios. Hay muchos mdicos por cada Especialidad y cada Mdico tiene una sola Especialidad.
Siempre se debe comenzar a cargar los datos de la Tabla que NO tenga el smbolo infinito La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el cdigo de la especialidad Pediatra : de 1 lo cambiamos a 100 en la tabla Especialidades, automticamente en la tabla Mdicos, todos los cdigos de especialidades de 1 se cambiarn a 100 Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la especialidad Pediatra en la tabla Especialidades, automticamente todos los Mdicos Pediatras se borrarn de la tabla de Mdicos. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.
Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
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Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono herramientas.
de la barra de
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
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Una vez que se han establecido las relaciones deseadas entre las tablas, se pueden crear consultas, formularios e informes con la finalidad de manipular la informacin final proveniente de distintas tablas. Elaboracin de consultas. Obtencin de nuevos valores numricos en una consulta El trabajo con consultas permite realizar ciertas operaciones, mediante la aplicacin de las funciones incorporadas y/o los operadores artimticos bsicos sobre los datos contenidos en ciertos campos de una tabla u hoja de respuestas dinmica y colocar el resultado en uno nuevo. Access realiza una distincin entre los siguientes tipos de operaciones: los clculos predefinidos, a los que denomina Totales, y los clculos personalizados. Clculos Predefinidos Para realizar un clculo predefinido (Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta, etc.) hay que crear una consulta de seleccin y, trabajando en modo Vista diseo, agregar las tablas que contienen los registros sobre los cuales se va a realizar el clculo. Se crea la consulta y se seleccionan los campos sobre los cuales se realizar el clculo. Para introducir un clculo predefinido se utiliza la fila Total de la cuadrcula de diseo, y sta se obtiene presionando el botn sumatoria de la barra de herramientas. Se visualiza entonces dicha fila. En la fila Total se puede desplegar una lista que presenta las distintas posibilidades de clculos predefinidos de Access. Access combina en forma automtica los nombres de la funcin predefinida con los de los campos, para asignar el nombre al nuevo campo de la hoja de respuestas dinmica. Clculos predefinidos sobre un grupo de campos Tambin es posible obtener un resultado como el anterior trabajando solamente sobre grupos de campos. Clculos personalizados o definidos por el usuario Los clculos personalizados se generan mediante la creacin de un campo que permite visualizar los resultados de una cierta expresin. Para ello se trabaja con una consulta en modo Vista diseo y se escriben, en la fila Campo, una o varias operaciones que se deseen efectuar. Al presionar simultneamente las teclas Shift y F2, se accede a la ventana Zoom, en la que se puede trabajar ms cmodamente. La sintaxis empleada por Access es la siguiente: Expr1:[Nombre de la tabla]![Nombre del campo] Funciones aplicables a datos de tipo "Fecha" Nombre de la funcin Da(X) Mes(X) Ao(X) DaSemana(X) Fecha() Da como resultado: Un nmero entero entre 1 y 31. Un nmero entero entre 1 y 12. Un nmero entero entre 100 y 9999. Un nmero entero entre 1 (Domingo) y 7 (Sbado). La fecha actual del sistema.
Funciones incorporados o predefinidas Nombre de la funcin Suma Descripcin del valor obtenido El resultado de la adicin de todos los valores
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contenidos en el campo activo. Promedio Mn Mx Cuenta Primero Ultimo La media aritmtica de todos los valores contenidos en el campo activo. El menor valor encontrado en el campo activo. El mayor valor encontrado en el campo activo. La cantidad de valores contenidos en el campo activo que sean distintos del valor nulo. El contenido del campo activo encontrado en el primer registro considerado. El contenido del campo activo encontrado en el ltimo registro considerado.
Relaciones entre Tablas Es comn que informaciones de una tabla estn asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relacin entre las dos tablas. Es a travs de la relacin que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a uno, uno a varios, varios a varios. Relaciones uno a uno. La relacin uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como mximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A. Esta relacin est presente en el nmero de gerente/nmero de empleado, entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada nmero de gerente identificamos apenas un registro en el PADRN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento. Relaciones uno a varios. La relacin uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A. Esta relacin est presente en la sigla del departamento entre el PADRN DE DEPARTAMENTO y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRN DE DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con esta sigla en el PADRN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRN DE EMPLEADOS identificamos como mximo un registro en el PADRN DE DEPARTAMENTOS. Tambin debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin funcionarios y funcionarios que momentneamente no estn asignados a ningn departamento. Relaciones varios a varios. La relacin varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B y, anlogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A.
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Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relacin de esta naturaleza. Cada empleado ocup varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos empleados. En esta relacin queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo probablemente estarn asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el empleado asumi el cargo en cuestin. Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access. Es necesario la creacin de una tabla intermediaria que en nuestro caso podra tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sera compuesto de tres campos: Nmero de empleado, Cdigo del cargo y Fecha de admisin a este cargo. Como se observa, se cre una relacin uno a varios entre el PADRN DE EMPLEADOS y el PADRN DE CARGOS OCUPADOS y, anlogamente, otra relacin uno a mucho entre el PADRN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRN DE CARGOS OCUPADOS. Por lo tanto una relacin varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados. Creacin de relaciones. En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta especifica, o relaciones globales que posiblemente tendrn un uso ms general. Relaciones de uso localizado sern vistas mas adelante en el captulo referente a consultas. Las Relaciones de uso general son tiles porque pueden ser usadas automticamente en nuevas consultas, facilitan la generacin de subformularios y subinformes y permiten un cierto grado de proteccin en operaciones de actualizacin al imponerse la integridad referencial para las relaciones como ser visto mas adelante. La creacin y edicin de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como muestra la figura 2.1. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y lneas de asociacin con campos de otras tablas. Estas lneas representan las relaciones.
Ventana de Relaciones Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botn Relaciones de la barra de herramientas de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la ventana acompaada de la ventana de dilogo Mostrar tabla. Si el dilogo no aparece, basta cliquear el botn Mostrar tabla en la barra de herramientas. En el caso fueron adicionadas tres tablas anteriormente construidas. Las tablas adicionales pueden ser arrastradas y redimensionadas hasta que queden visualmente legibles. Para crear una relacin entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE EMPLEADOS, picar sobre el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN DE DEPARTAMENTOS y se arrastra asta el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN DE EMPLEADOS. En respuesta surge la ventana de dilogo de relaciones (figura 2.3.) Para que sean provistas mas especificaciones
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sobre la ligazn en cuestin. En el caso que se desee alterar posteriormente estas especificaciones basta dar un doble clic sobre la lnea de unin, esto hace aparecer la ventana de dilogo relaciones. En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar el empadronamiento de empleados en departamentos inexistentes en el PADRN DE DEPARTAMENTOS. Al activar esta opcin pasa a ser necesario especificar tambin cual es el tipo de relacin El tipo uno a varios ya aparece seleccionado porque es el padrn del Access. Adems de eso, es necesario indicar si desea guardar el layout de esta ventana. Conviene guardarlo si una nueva distribucin de las tablas fuera visualmente mas adecuada. Se debe observar que el diseo de las relaciones indica si l es del tipo uno a varios (algoritmo 1 y smbolo de infinito 8) o un a uno (algoritmo 1). Los bordes ms gruesos de la lnea de unin indican que la integridad referencial fue impuesta por la relacin. Borrado de relaciones. Para borrar una relacin basta seleccionar la lnea de unin y accionar la tecla DEL. Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar tambin la tecla DEL. Es importante recordar que la eliminacin de una tabla no borra la relacin. Si la ventana relaciones fue cerrada y accionada de nuevo, entonces la tabla borrada es mostrada nuevamente con todas sus relaciones. Por lo tanto, para borrar una relacin es necesario seleccionar la relacin explcitamente y accionar DEL, enseguida se borra la tabla. Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones. Para eso, basta en el men Edicin accionar Borrar diseo. Pero esto no borra las relaciones registradas Internamente. Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar el botn de la barra de herramientas. Mostrar todas relaciones directas para exhibir apenas las relaciones directamente asociadas a la tabla. Para exhibir todo, accione el botn Mostrar todas las relaciones.
Barra de herramientas de la ventana relaciones
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Ventana de dilogo relaciones Formularios. Son pantallas de ingreso para los registros de una tabla con la diferencia de que los campos se muestran de manera grafica dentro del formulario, en otras palabras, la interfase es ms amigable con el usuario. En el formulario no solamente pueden existir campos en donde se ingresen datos simples, sino tambin crearse campos que calculen datos, porcentajes y complejas operaciones. En suma, un formulario contempla una variedad de usos, los cuales pueden ser de ingreso de registros, clculos, consulta y todos los requerimientos que el usuario desee en un proyecto de Access. Creando un Formulario: En la base de datos creada anteriormente, observemos la columna de Objetos y hagamos clic en Formularios.
A continuacin nos presenta dos tem: Crear un formulario en vista diseo y Crear un formulario utilizando el asistente.
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Hagamos clic en el segundo item.
Inmediatamente nos presenta una nueva ventana llamada Asistente para formularios. 1. 2. 3. Esta ventana tres opciones las cuales son: Tablas/Consultas Campos disponibles campos seleccionados En la primera opcin seleccionemos una de las dos tablas existentes.
1. 2.
En la segunda opcin escogeremos todos los campos: Id_emp empleado
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3. 4. 5.
salario fecha de ingreso observacin
con el icono > se seleccionar uno por uno o para seleccionarlos todos lo haremos con el icono >>. Damos clic en Siguiente>
Nos presenta cuatro opciones, que son las que nos darn la ubicacin de cada campo de la Tabla en el formulario, pero para uniformidad del ejercicio seleccionaremos justificado.
Damos clic en Siguiente>
A continuacin el asistente nos muestra los tipos de estilo que podemos darle al fondo del formulario, seleccionemos uno y hagamos clic en Siguiente>
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Finalmente el asistente nos pide el nombre que deseamos darle al formulario y muestra dos opciones: Abrir el formulario para ver o introducir informacin. Modificar el diseo del Formulario. Para efectos de creacin del Formulario, haremos un clic en la primera opcin y posteriormente en Finalizar
As pues Access nos mostrara un Formulario con los mismos campos que contiene la Tabla, de manera que lo podemos comenzar a utilizar ingresando registros.
CREANDO UNA BASE DE DATOS PARA COMENZAR
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Para comenzar este Mdulo crearemos una Bd. Nueva que contendr lo siguiente: 1. 2. 3. Una Tabla. Un Formulario. Un Informe.
con la finalidad de ver el resultado de los ejercicios que sern realizados en el curso.
o o o o o
Una tabla con al menos 5 campos; dicha tabla contendr por lo menos 20 registros. Debe contener fechas continuas de un mes a otro, ejemplo: 01/02/01 02/02/01 03/02/01 04/02/01 . . . . 01/03/01 Los primeros 10 registros
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o o o
02/03/01 03/03/01
Los siguientes 10 registros
04/03/01 . . . . Adems elaboraremos un formulario ya sea en vista diseo o utilizando el asistente.
Consultas. Son parmetros y criterios que se utilizan para filtrar, ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas utilizando los criterios que especifique y despus los muestra en el orden que desee. Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de dilogo que solicita informacin, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Por lo tanto se recuperara todos los registros que quedan entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para los formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, se muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe. Cuando se introduce un mes, entonces se imprime el informe apropiado.
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CREANDO UNA CONSULTA
asistente. sencillas.
En la base de datos creada, hagamos clic en crear una Consulta utilizando el Posteriormente nos presenta una nueva ventana llamada Asistente para consultas
Esta contiene Tablas/Consultas y campos disponibles de las que estan formadas, los cuales pueden ser escogidos segn nuestra necesidad o requerimiento.
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Escogeremos algunos campos: con el icono >> se seleccionar todos los campos.
para retirar campos no deseados o seleccionados por error lo haremos con el icono < el cual los retirara uno por uno o en su defecto el icono << retirara todos los ya seleccionados.
Despus de haber escogido los nombres de los campos damos clic en Siguiente>
A continuacin nos pregunta si deseamos una consulta que nos presente los registros de forma detallada o en resumen, lo cual seleccionaremos segn nuestro requerimiento.
Damos clic en Siguiente>
Para terminar la creacin de la consulta nos pregunta que nombre deseamos darle y si queremos abrirla para ver la informacin o modificar el diseo. Para efectos de creacin de la consulta, haremos un clic en la segunda opcin y posteriormente en Finalizar
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A continuacin maximizamos mejor visibilidad de su forma.
la ventana de consulta para tener una
Como podemos ver nos presenta el cuadro de campos de la BD en la parte superior, y en la parte inferior los campos ya desplegados. Adicionalmente nos muestra los siguientes items:
o Orden: se refiere a s los registros sern ordenados en forma ascendente, descendente o ningn orden. o Mostrar: Indica si los registros sern vistos al ejecutar la consulta.
o Criterios: Son la ubicacin donde se colocara el parmetro que regir la bsqueda o filtro al ejecutar la consulta. o O: Es el lugar donde se ubicaran criterios adicionales para la consulta. En el campo que contiene las fechas ingresadas con anterioridad en la tabla y ubicndonos en el lugar de los criterios, digitaremos lo siguiente: [INGRESE FECHA]. A continuacin haremos clic al icono de ejecucin .
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Inmediatamente despus aparecer un cuadro de mensaje el cual le solicita que ingrese fecha, digitemos lo siguiente: 02/02/01. Damos clic en Aceptar
Podemos observar como la consulta nos muestra el resultado del parmetro puesto en el criterio, o sea, registros con la fecha especificada por nosotros. Probemos otros parmetros de ejemplo: (cada uno es un ejemplo independiente de parmetro) En el campo Nombre, en la fila de Criterio digitemos lo siguiente: Criterio: C* (o cualquier otra letra) Criterio: [INGRESE UN NOMBRE] o: [INGRESE UN NOMBRE] Es Nulo Criterio: Negado JUAN . (escriba cualquier nombre que no desea que se liste o se muestre al ejecutar la consulta) En el campo Fecha de Ingreso, en la fila de Criterio digitemos lo siguiente: Criterio: #02/02/01# Criterio: Entre #01/02/01# y #28/02/01# Criterio: >= #01/03/01# y <=#31/03/01# En el campo Salario, en la fila de Criterio digitemos lo siguiente: Criterio: >4000 Criterio: >4000 Y <=6000
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Consultas de Accin Las consultas de accin son consultas que realizan cambios en muchos registros en una sla operacin. A continuacin te explicamos cada uno de los tipos de consultas de accin. Consultas de eliminacin. Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. Para crear una consulta de eliminacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Eliminacin. La ventana de diseo se modificar ligeramente: Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda aunque se borrarn los registros enteros. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar, se asignar el valor directamente al especificar el campo de bsqueda. Ojo! si no indicamos un criterio de bsqueda, se eliminarn todos los registros de la tabla. Cuando ejecutamos una consulta de eliminacin nos avisa del borrado de registros. Consultas de actualizacin. Las consultas de actualizacin son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. Para crear una consulta de actualizacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta de la barra de herramientas. 3 Elegir el tipo Actualizacin. La ventana de diseo se modificar ligeramente: Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en el campo de la de la barra de herramientas.
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columna. Cuando ejecutamos una consulta de actualizacin nos avisa de sta. Consultas de datos anexados. Las consultas de datos anexados son consultas que aaden registros de una tabla al final de otra tabla. Para anexados: crear una consulta de datos
1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo datos anexados. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Nombre de a tabla. 5 Elegir la tabla a la que vamos a aadir los registros. 6 Hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana de diseo se modificar ligeramente. Funciona igual que una consulta de seleccin. Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar, se asignar directamente el nombre de la tabla donde vamos a aadir los registros. Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de la modificacin que va a realizar. Consultas de creacin de tabla. Las consultas de creacin de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra tabla. Para crear una consulta de creacin de tabla: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo creacin de tabla. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin y funciona igual. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin. Tambin nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. de la barra de herramientas. de la barra de herramientas.
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Ejemplo de un Practico Resuelto

Crear una Base de Datos llamada Mdicos, dentro de la carpeta Alumnos, y dentro 1. del curso correspondiente.
2.
Luego crear las siguientes Tablas:
3.
Las Tablas se relacionan de la siguiente manera: Reglas de Validacin de las Tablas: El campo codigomedico, se debe exigir que los valores sean entre 1 y 15. Para ello se debe poner en Regla de Validacin Entre 1 y 15 en el campo codigomedico, El campo codigoEspecialidad debe ser entre 1 y 10
Al cargar datos, se debe cargar en principio en las tablas donde las relaciones sean 1. En este caso se debe cargar primero Especialidades, luego Doctores y Pacientes, y por ltimo Atenciones. Al exigir integridad referencial (1 a infinito o muchos), significa los campos relacionados sean del mismo tipo de datos, y que haya consistencia entre ambos, por ejemplo que no se cargue una especialidad en doctores que no exista en la tabla de especialidades.
4.
Cargar los datos de los especialidades, mdicos y pacientes
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5. 6.
Realizar un Formulario para cargar por lo menos 6 Atenciones. Utilizar el Asistente para formularios Consulta 1: Realizar una Consulta que muestre los siguientes campos: Nombre, Nombre del medico que atiende a cada paciente
7.
Consulta 2: Mostrar todos los mdicos de una especialidad determinada
8.
Consulta 3: Mostrar todos los pacientes de un determinado mdico
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9.
Consulta 4: Contar cuntos pacientes tiene cada mdico. Una vez elegido los campos a utilizar, hacer clic en el icono de Totales
10.
Consulta 5: Contar cuntos mdicos hay en cada especialidad
11.
Consulta 6: Mostrar los mdicos segn la cantidad de pacientes que atiendan, ordenados de mayor a menor segn la cantidad de pacientes que atiendan Hoja N33

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12.
Informe 1: Hacer un informe que muestre los medicos divididos por Especilialidad. Dentro de cada medico deben aparecer los pacientes que atiende cada uno. Utilizar el asistente para informes
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13. Consulta de Actualizacin: Modificar el Nombre de un Mdico.
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Podra ser con parmetros
14. Consulta de Eliminacin: Eliminar todos las atenciones de los pacientes del mdico cuyo cdigo es 2
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FACULTAD REGIONAL BAHIA BLANCA Fundamentos de Informtica

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INGRESANDO A ACCES 2003 Al iniciar Access aparece una pantalla inicial.

Hacer clic para crear una Base de Datos en Blanco

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Cerrar la base de datos.

Abrir una base de datos.

Crear una tabla de datos.

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Ejemplo de creacin de Tabla

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Pregunta por el nombre de la Tabla, y le ingresamos Mdicos.

Luego, al no haber creado una clave principal, Access da el siguiente mensaje

Siempre conviene que el usuario defina la clave Principal, de la siguiente forma:

Seleccionar el campo clave, y luego hacer clic en la Llave

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Tamao del campo

Formato del campo

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Permitir longitud cero

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Bases de datos relacionales.

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Definicin de las relaciones

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Quitar tablas de la ventana Relaciones.

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Barra de herramientas de la ventana relaciones

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En la segunda opcin escogeremos todos los campos: Id_emp empleado

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salario fecha de ingreso observacin

Damos clic en Siguiente>