AUDIT KOMUNIKASI

Kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi dan keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi

KENAPA KAJIAN ?
Karena riset evaluasi yang bersifat ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan

KENAPA MENDALAM DAN MENYELURUH ?

Karena dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman tentang segala masalah dengan berbagai faktor yang mempengaruhi dan kekuatan-kekuatan kontekstualnya, seperti perubahan zaman dan lingkungan, termasuk persaingan.

KENAPA SISTEM KOMUNIKASI KEORGANISASIAN ?

Karena mempertegas wilayah jangkauan audit, yang meliputi segala macam komunikasi yang berkaitan dengan kehidupan organisasi, baik komunikasi internal maupun eksternal, namun umumnya pada komunikasi internal.

KENAPA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS ORGANISASI ?

Karena Audit dilakukan dengan tujuan yang jelas dan tegas, yakni untuk memperbaiki kinerja organisasi.

DELAPAN TUJUAN POKOK AUDIT KOMUNIKASI

1. Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun kekurangan muatan informasi (underload) terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi tertentu. 2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasi oleh dan/atau kepada sumber-sumber informasi. 3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana kepercayaan antarpribadi (trust), dukungan, komunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana kepercayaan antarpribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan. 4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas-desus (rumor), pesan-pesan sosial, dan pesan-pesan kedinasan, (job-related); kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan organisasi. 5. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottlenecks) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeepers) dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek, seperti penyendiri (isolate), penghubung (liaison), anggota-anggota kelompok (group members) dengan peran-peran yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas. 6. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalamanpengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun yang tergolong negatif. 7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi. 8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan ketrampilan yang didasarkan atas hasil analisis Audit Komunikasi.

SEMBILAN ALASAN POKOK PENYELENGGARAAN AUDIT KOMUNIKASI

1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik. 2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi, dan peluang-peluang apa saja yang tebuang percuma. 3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktekpraktek komunikasi yang terjadi. 4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakantindakan operasional lainnya baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal. 5. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi. 6. Ingin menetapkan sebuah patok banding (benchmark). 7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan. 8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi. 9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru.

PENDEKATAN PROSEDUR (PROCEDURAL APPROACH)

Pendekatan baku, yang meliputi : Perencanaan (planning) Pengumpulan data (data gathering) Penyediaan umpan balik (feedback providing) Laporan singkat tertulis (brief written report) Laporan akhir tertulis (final written report) Presentasi lisan pada pertemuan resmi (oral report feedback meeting) Rekomendasi (making recommendation)

Tahap Perencanaan Audit : Komunikasi hambatan-hambatan alternatif audit. Merumuskan tujuan khusus Audit

Membuat perkiraan awal tentang kmomunikasi yang akan ditemui Penentuan langkah-langkah Penentuan pilihan Merumuskan rencana

pelaksanaan

PERBANDINGAN ANTARA EFEKTIVITAS & EFISIENSI UNTUK AUDIT KOMUNIKASI

EFEKTIVITAS
Pengertian Umum Mengerjakan hal-hal yang benar; Mencapai tingkat diatas pesaing; Membawa hasil; Menangani tantangan masa depan; Meningkatkan labakeuntungan; Mengoptimalkan penggunaan sumber daya. KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI Penerima/pemakai: penerima pesan vs penerima yang dituju; Isi : yang diterima/tersalur vs yang dimaksudkan; Ketepatan waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal; Media : saluran yang digunakan vs saluran yang dimaksud; Format : struktur yang diterima vs yang dikirim; Sumber : orang yang melakukan vs bertanggungjawab.

EFISIENSI
Pengertian Umum Mengerjakan hal-hal secara benar; Mengurangi input atau meningkatkan output; Memecahkan masalah sekarang; Menangani tantangan masa kini; Menekan biaya; Mengamankan sumber daya. KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI Biaya : ongkos nyata vs ongkos menurut rencana anggaran; Waktu : waktu yang dibutuhkan vs yang direncanakan untuk distribusi informasi; Ketepatan : jumlah kesalahan pesan vs kesalahan isi pesan minimum yang diperkirakan; Penangkapan Pesan : tingkat kesulitan nyata menurut daya tangkap khalayak vs tingkat kesulitan menurut dugaan (berdasar pendidikan, pengalaman, dst. dari khalayak).

Public Relations Audit

Tinjauan dan studi tentang kebutuhan-kebutuhan komunikasi kehumasan dan praktek komunikasi yang sekarang sedang berlangsung

TUJUAN AUDIT PR :
Menyingkap rumpang kredibilitas antara tingkat yang diinginkan dan tingkat yang tercapai dalam praktek dan dapat digunakan untuk membangun : 1. Tujuan-tujuan jangka pendek dan jangka panjang 2. Prioritas diantara tujuan tersebut 3. Tema-tema pokok dan tambahan yang hendak ditekankan 4. Khalayak-khalayak publik utama 5. Tanggapan khalayak-khalayak publik ini terhadap program yang berlangsung 6. Metode-metode komunikasi yang paling berhasil 7. Bentuk baru dalam pendekatan-pendekatan komunikasi yang diinginkan 8. Tolok ukur standar yang menjamin obyektivitas evaluasi

KAPAN AUDIT PR DIBUTUHKAN ?

1. Perusahaan berniat melakukan re-evaluasi atas pencapaian tujuan dari sebuah program atau berbagai kegiatan dalam program tersebut. 2. Bila perusahaan melakukan perubahan arah penekanan produk/layanan jasa, masuk bursa (go publik), melakukan merger atau akuisisi. 3. Bila ada perubahan besar dalam dewan pimpinanmanajemen puncak. 4. Bila fungsi humas sedang dibangun atau mengalami restrukturisasi.

Pokok Tinjauan dalam Audit PR

1. Budaya Komunikasi Manajemen Keterbukaan Manajemen dalam pengambilan keputusan (perilaku komunikasi kalangan manajemen sebagai ungkapan kerelaan dan ketulusan untuk mendengarkjan orang lain-terutama bawahannyadalam proses manajemen. 2. Pengorganisasian Komunikasi Adanya kebijakan, aturan, prosedur, peralatan, sumber daya manusia, manual dan pelatihan. 3. Komunikasi-komunikasinya sendiri Adanya komunikasi obyektif (komunikasi resmi, tertulis) dan komunikasi subyektif (komunikasi tak resmi, lisan) 4. Umpan Balik Citra seperti apa yang dimiliki khalayak

Prosedur Pelaksanaan Audit PR

1. Menemukan apa yang kita perkirakan 2. Menemukan apa yang mereka perkirakan 3. Mengevaluasi segala perbedaan 4. Membuat sejumlah rekomendasi