INSTITUTO TECNOLGICO DE SONORA

Investigacin de Operaciones / Simulacin de Sistemas

SISTEMAS Y LA SOLUCIN DE PROBLEMAS

El enfoque de sistemas es esencialmente una forma de percibir y concebir un problema, identificndolo y enfocndose en los elementos crticos relativos a l. En otras palabras, para poder aplicar el enfoque de sistemas se necesita conocer primero acerca de la naturaliza del problema y con que clase de problemas estamos tratando.

2.1. Qu es un problema?
Un problema puede ser definido como una desviacin de una situacin actual de una deseada en un punto de tiempo dado, es decir, es un estado intencionado con el cual un individuo intencionado est insatisfecho y acerca del cual tiene duda de los posibles cursos de accin a tomar para cambiar este estado a uno satisfactorio. De lo anterior se deduce que un problema satisface tres condiciones: Un individuo o grupo tomador de decisiones tiene disponibles cursos de accin alternativos. La eleccin tomada puede tener un efecto significativo. El tomador de decisiones tiene duda acerca de cual alternativa debera ser seleccionada. En general un problema tiene cinco componentes: 1. Aquel o aquellos que se enfrente al problema, el o los que toman las decisiones. 2. Aquellos aspectos de la situacin del problema que puede controlar quien toma las decisiones, esto es las variables controlables. 3. Aquellos aspectos de la situacin del problema que se escapen al control de quien toma la decisin, pero que juntos con las variables controlables, pueden afectar el resultado de la seleccin, las variables no controlables. 4. Las restricciones que se imponen desde adentro o desde afuera sobre los posibles valores de las variables controlables e incontrolables. 5. Los posibles resultados producidos en conjunto por la seleccin del que hacer la decisin y las variables controlables.

Caractersticas de los problemas.

Cuando los puntos que a continuacin se mencionan existen, la situacin de califica como un verdadero problema.

Lista de caractersticas de un problema.

Comunicacin deficiente: la conversacin se frustra o ni siquiera puede comenzar por lo que no hay un completo entendimiento. Incgnitas: falla de informacin. Informacin incorrecta: parte de la informacin conocida es equivocada. Confusin: la gente implicada se siente desorientada, tensa o abrumada por los estmulos y las opciones. Emociones ocultas: sentimientos que surgen conforme se analiza la situacin. Puntos de vista diferentes: cuando se tienen ideas contradictorias. Impresiones variables: conforme se investiga la situacin, las ideas, las emociones las explicaciones cambian, a veces de manera radical. Dilema equilibrado: una lucha crtica existe donde no hay una persona o una idea capaces de ganar. Persistencia: la situacin no desaparece.

2.2. Anatoma de los problemas.

Un problema es bsicamente, un dilema aparentemente sin salida, una situacin indeseable sin solucin o una pregunta que no se puede responder normalmente. Es un conflicto, o crisis que se repite continuamente sin que se pueda evitar. La anatoma de un problema se reduce a esta sencilla ilustracin:

OPOSICIN EQUILIBRADA
(Conflicto)

Dicho en otras palabras, un problema es una... Idea Fuerza Meta Opuesta por una Opuesta por una Opuesta por una Idea contraria; o una Fuerza contraria; o una Meta contraria.

2.3. El Anlisis de Sistemas y la Formulacin de problemas.

Debido a que el analista de sistemas se dirige a problemas de sistemas del mundo real, al considerar como formular problemas debe darse cuenta de cmo este contexto difiere de la ciencia y tecnologa clsica, donde los experimentos del laboratorio son del dominio natural. En el laboratorio un cientfico reduce la variedad de factores que debe considerar, y as puede definir con alguna precisin el problema sobre el que se propone trabajar; l puede decidir con considerable arbitrariedad cules factores variar y cules mantener constantes, y dnde colocar los lmites de su investigacin. La posicin del analista de sistemas, sin embargo, es completamente diferente: sus problemas existen en el mundo real, los fenmenos que l investiga no pueden ser llevados a un laboratorio, y estn tan generalmente tan relacionados a muchos factores que aparecen inseparablemente ligados a ellos. De hecho, al buscar contribuir con las decisiones del mundo real, siempre se encuentran a s mismo encarando no un problema bien definido, sino una situacin o rea problema; su problema es realmente un nexo de problemas. El problema del analista de sistemas surge debido a que alguien siente que algo en la situacin del mundo real necesita cambiarse, y se requiere tomar decisiones para apartarlo de una posicin insatisfactoria. Puesto que la forma de pensar y disertar del analista sigue el patrn pblico racional de la ciencia, debe evitar prudentemente dos trampas: En su tarea inicial de formulacin del problema, debe evitar comprometerse a un solo punto de vista. Debe evitar pensar demasiado rpido en trminos de soluciones posibles. El analista comienza su trabajo con precaucin, debido a que su meta inicial debe ser apreciar el contexto de su estudio sin imponerle una estructura rgida. Desde el comienzo debe tener claros dos conceptos importantes, relacionados con la idea de formular un problema: 1. La fase de formulacin del problema define el sistema que contiene el problema y la naturaleza del sistema que soluciona el problema y sus recursos. 2. Estar consciente de los diferentes tipos de problemas y sus caractersticas; el espectro del problema se extiende desde problemas bien definidos a los cuales se les llama "duros", hasta problemas mal estructurados a los cuales se les llama "blandos".

Exploracin del rea del problema.

El cliente, el tomador de decisiones y los participantes de la situacin pueden percibir la situacin problemtica de diferentes maneras. Pero la percepcin de una situacin como problemtica implica que existe una necesidad reconocida para el cambio, y la tarea del analista es construir una descripcin pictrica de quin percibe qu clase de cambio es necesario y porqu razones. Las preguntas que el analista puede formular en esta etapa son las siguientes: Cul es el problema? Porqu es un problema? Cmo surgi? Qu acciones previas han conducido a l?

 Quin cree que es un problema? Por qu es importante solucionarlo? Si se realiza un anlisis, qu se lograr de l? Quin pudiera participar en las recomendaciones? Cmo sera una solucin? Qu solucin se considera actualmente como aceptable? Qu clases de cambios implicara una solucin? De qu problema mayor o ms profundo es parte el problema en cuestin? Cules son las implicaciones de confrontar los problemas ms relacionados con el problema en cuestin? Qu recursos son utilizados en qu procesos operacionales bajo que procedimientos de planeacin, dentro de que estructura, en que ambiente y sistemas mayores y por quines? Y cmo es este despliegue de recursos monitorizado y controlado? Construir el conocimiento de la situacin problemtica de esta forma permite al analista comenzar a formarse una visin de una posible direccin para su trabajo, es decir, una perspectiva del trabajo a realizarse dentro del sistema de solucin del problema. Es importante que el analista defina si el problema es "duro" o "blando", o su es hasta cierto punto de ambos tipos. Lo anterior es crucial para la tarea de ensamblar un equipo de estudio apropiado. En cuanto al Ambiente del sistema es importante la adecuada identificacin de este, puesto que la situacin problemtica, la cual contiene al cliente de estudio y aquellos que tomarn las decisiones para solucionar los problemas, est en s misma localizada en un nmero de ambientes, algunos de los cuales son concretos y algunos otros son abstractos; todos son importantes en el anlisis como fuente de influencias, posibilidades y restricciones. El analista de sistemas debe poner mucha atencin en el ambiente que rodea a la situacin problemtica; pero tambin, obviamente, para el analista es completamente imposible conocer toda la variedad de ambientes relevantes, por lo que debe encontrar algunos medios para reducir tanta informacin abrumadora externa.

APRECIAR LA HISTORIA DE LA SITUACIN PROBLEMTICA

DOCUMENTAR LOS SISTEMAS QUE CONTIENEN Y SOLUCIONAN EL PROBLEMA

SISTEMAS QUE CONTIENE SISTEMAS QUE CONTIENE EL PROBLEMA EL PROBLEMA Clientes? Clientes? Dueos del problema Dueos del problema yy tomadores de decisiones? tomadores de decisiones? Sus objetivos valores? Sus objetivos yyvalores? Posibles sistemas relevantes? Posibles sistemas relevantes? Restricciones del ambiente? Restricciones del ambiente?

SISTEMAS QUE SOLUCIONA SISTEMAS QUE SOLUCIONA EL PROBLEMA EL PROBLEMA Recursos probables: Recursos probables: Humanos. Humanos. Fsicos. Fsicos. Intelectuales. Intelectuales. Financieros. Financieros. Tiempo. Tiempo. Restricciones probables? Restricciones probables?

Verificar concordancia entre el sistema que contiene el problema y el que soluciona el problema.

Modificar las definiciones de los sistemas que contiene y soluciona el problema para lograr balance.

Definir y ensamblar el equipo del sistema que soluciona el problema.

Reunir datos relevantes a la situacin problemtica.

Preparar documentacin del problema. ltimas etapas de la formulacin del problema.

2.4

CONCEPTOS Y ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA ETAPA DE FORMULACIN DEL PROBLEMA.

La informacin de etapas posteriores puede reabrir la formulacin del problema.

No siempre es fcil tomar seriamente las actividades involucradas con la formulacin del problema. Existe la creencia que hasta que los modelos se construyan o las alternativas sean evaluadas, no ha comenzado el verdadero trabajo, en los diferentes tipos de situaciones en los cuales el anlisis de sistemas es apropiado, los problemas no son nada obvios, y la forma en que el problema sea formulado determina el curso del estudio. El analista debe documentar el sistema que contiene el problema y el que soluciona el problema. Son preguntas importantes: para el primer sistema cul ser la naturaleza del estudio? y para el segundo cules son sus recursos?. La figura anterior muestra como interactan estas actividades.

2.5. FORMATO PARA LA DOCUMENTACIN DE PROBLEMAS.

Un formato estndar para una documentacin del problema incluye estas secciones principales: A. B. C. D. E. F. G. H. Fuente y antecedentes del problema. Razones para la atencin. Grupos o instituciones hacia los cuales se dirige la actividad correctiva. Beneficiarios y perdedores. Programas relacionados y actividades. Metas y objetivos. Medidas de efectividad. Estructura para el anlisis: 1. Clases de alternativas. 2. Mtodos posibles. 3. Suposiciones crticas. I. Alternativas: 1. Descripciones. 2. Efectividad. 3. Costos. 4. Excesos (efectos indirectos). 5. Comentarios sobre la clasificacin de alternativas. 6. Otras recomendaciones. J. Recomendaciones que puedan surgir. K. Apndices (segn necesiten).

EL USO DE COMPLEJAS.

MODELOS

PARA

COMPRENDER

LAS

SITUACIONES

Es posible tratar de entender, modificar, mejorar o dar sugerencias de accin sobre una situacin humana o sistema humano, haciendo uso de un MODELO. Un modelo es la interpretacin explcita del entendimiento sobre una situacin, o al menos la representacin de algunas ideas sobre la situacin... puede ser normativo o descriptivo pero, sobre todas las cosas, debe ser "UTIL". La utilidad de un modelo depender directamente de la RELEVANCIA que ese modelo tenga en la situacin bajo estudio. Segn Woodburn, "Un modelo de sistemas es

relevante a una situacin si, y solo si, ste ayuda a una OBSERVAODR/ANALISTA a entender o modificar la SITUACIN. De acuerdo a lo anterior se presenta la siguiente figura que contiene el papel que juegan los sistemas en el contexto de la solucin de problemas, y donde encontramos planteados dos contextos dentro del proceso: CONTEXTO CONCEPTUAL QU PROBLEMAS EXISTEN? Problema: Definir y estructurar los problemas relacionados a una situacin problemtica que se manifiesta y se percibe como indefinida. Se utilizan: Sistemas conceptuales "apreciativos" de una situaciones problemtica indefinida y no estructurada. El paradigma de sistemas se utiliza tomando una postura "epistemolgica" hacia la realidad que se confronta, son el fin de: APRECIAR, ESTRUCTURAR Y DEFINIR LA SiTUACIN PROBLEMTICA. CONTEXTO OPERATIVO CMO PUEDEN SOLUCIONARSE? Problema: Disear e implantar formas e instrumentos administrativos que permitan tener una situacin problemtica definida bajo control. Se utilizan: Sistemas operativos "descriptivos" de una situacin problemtica definida y estructurada. El paradigma de sistemas se utiliza tomado una postura "ontolgica" hacia la realidad que se confronta, con el fin de: ANALIZAR, DISEAR, OPTIMIZAR Y OPERAR SISTEMAS PARA CONTROLAR LA SITUACIN PROBLEMTICA.

Por ltimo, tratando de sintetizar podemos concluir lo siguiente:

1. Existen situaciones en las que est involucrado el ser humano como actor que son demasiado complejas para ser comprendidas inmediatamente. 2. Las situaciones humanas tienen dos dimensiones fundamentales, la Ecologa, natural y emergente, y la Artificial, creada, con propsito y por lo mismo controlada. 3. La utilizacin de modelos Relevantes es una forma de incrementar el conocimiento o entendimiento de la situacin para posteriormente intervenir en ellas. 4. Independiente del tipo de modelo o lenguaje de modelacin, estos modelos slo pueden ser utilizados de dos formas: Como una "descripcin de lo que sucede en la realidad, esto es, utilizar el modelo como una Ontologa, o bien como una "apreciacin" a lo que existe con el fin de seguir explorndolo, o sea, utilizar el modelo como una Epistemologa. 5. Esta intervencin ha hecho que surjan dos paradigmas de intervencin en situaciones problemticas. El Enfoque de Sistemas Duros que parte de la existencia Ontolgica de los Sistemas, y el Enfoque de Sistemas Blandos, que aboga por un proceso Sistmico de Exploracin.

6. El lenguaje de modelacin de lo Sistemas de Actividad Humana slo puede representar partes de la dimensin Artificial de la Situaciones Humanas, an no hay herramientas para modelar los procesos o relaciones Ecolgicas Humanas. Por otro lado, un individuo intencionado tiene tres maneras de confrontar un problema: Resolucin, Solucin y Disolucin. La resolucin de un problema, es la eliminacin de la situacin problemtica por un individuo intencionado que est en ella, mediante una seleccin arbitraria, que es lo suficientemente buena, que satisface o basta. A este enfoque se le llama "clnico", debido a que depende fuertemente en la experiencia pasada y la prueba y error comn para sus entradas. La mayora de los administradores son solucionadores de problemas. Defienden su enfoque a los problemas al citar la carencia de informacin y tiempo requerido para hacer algo ms. Los mdicos tambin argumentan que los problemas reales estn desordenados como para interpretar enfoques alternativos que podran ser inaplicables e inapropiados. Adems, agregan que su enfoque minimiza el riesgo y por lo tanto maximiza la probabilidad de la supervivencia. La solucin de un problema es la seleccin de un curso de accin sobre un conjunto de cursos de accin disponibles, que realiza un individuo como resultado de un proceso de bsqueda, y que el individuo considera ms idneo para producirle un estado de satisfaccin u optimizacin, y que de hecho le produce este estado. En el proceso de bsqueda el solucionador del problema tiene la creencia de que existe un curso de accin ms eficiente para producir un resultado deseado.

La solucin a un problema involucra la respuesta a dos preguntas:

1. Qu alternativas estn disponibles? 2. Cul es la mejor? O Cul es suficientemente buena? A la solucin de problemas se le llama el enfoque de la investigacin, debido a que est basado fundamentalmente en mtodos cientficos, tcnicas y herramientas. Hace un uso extensivo de modelos matemticos y experimentacin real o simulada: por lo tanto, depende fuertemente en la observacin y la medicin y aspira a la objetividad completa. Los investigadores, ms que los administradores, tienden a resistirse de la dilucin de soluciones ptimas con consideraciones cualitativas y a menudo prefieren una solucin ptima de un problema no formulado completamente que una solucin menos ptima de un problema formulado en forma completa. En cuanto a la disolucin de un problema es la eliminacin de una situacin problemtica por un individuo intencionado que est en ella, mediante el cambio en las intenciones de ese individuo, o sea un cambio en la naturaleza y/o el ambiente del problema. Las personas que disuelven problemas ms que satisfacer u optimizar, idealizan, porque su objetivo es cambiar el sistema involucrado o su ambiente, de tal forma que sea

acercado aun estado finalmente deseado, uno en el cual el problema no surja o no pueda hacerlo. A esto se le llama enfoque de diseo. El diseador hacer uso de los mtodos, tcnicas y herramientas tanto del administrador como del investigador, pero las usa sintticamente ms que analticamente. El trata de disolver problemas al cambiar las caractersticas de los sistemas mayores que lo contiene, ms que soluciones de las partes contenidas. El enfoque de diseo es utilizado por esa minora de administradores y cientficos de la administracin cuyo principal objetivo organizacional es el desarrollo ms que el crecimiento o la sobrevivencia, y que conocen la diferencia. Desarrollar es incrementar la propia habilidad y desear mejorar la propia calidad de vida y la de otros. Desarrollo y crecimiento no son la misma cosa y ni siquiera estn necesariamente relacionados.