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Planificao, Gesto e Avaliao de Projectos - PGAP

Docentes Prof. Doutor Carlos Barreira cabarreira@fpce.uc.pt Prof. Doutora. Maria do Rosrio Pinheiro pinheiro@fpce.uc.pt
Licenciatura em Cincias da Educao Plano de Estudos Transitrio 2, 3 e 4 anos de CE Faculdade de Psicologia e de Cincias da Educao da Universidade de Coimbra 2007/2008

Teoria e Prtica da Organizao de Eventos


PGAP 2007/2008

Eventos
Definio
Acontecimento que tem como caracterstica principal propiciar uma ocasio extraordinria ao encontro de pessoas Acontecimento com finalidade especfica que se traduz num Tema/Designao Exemplo:

Encontro Nacional de Licenciados em Cincias da Educao


desafios do/para o mercado de trabalho

Que tipo de eventos promovem as organizaes?


mbito
(ex: colaboradores da CMC)

interno

uma

formao

para

os

mbito Externo (ex: Exposio sobre 10 anos de


actividades culturais da CMC)

Comerciais Sociais Desportivos Culturais Educativos/formativos Outros

Que tipo de eventos promovem as organizaes?


Critrios para a sua escolha

Estratgia(s) de comunicao Disponibilidade financeira Tcnica (suas caractersticas, exigncias, vantagens e desvantagens Infra-estruturas Prazo de implantao

Comerciais Sociais Desportivos Culturais Educativos/fo rmativos Outros

Finalidade: promocionais e/ou institucionais Periodicidade: espordicos, peridicos ou de oportunidade rea de abrangncia: locais, regionais, nacionais e internacionais mbito: amplos (instalaes externas) ou restritos (instalaes internas) Nvel de participao: directa ou indirecta; patrocinador, organizador, participante

Que tipo de eventos promovem as organizaes?


Comerciais:
roadshows

feiras, exposies, convenes de venda

Sociais: festa de Natal, encerramento do ano lectivo Desportivos: Jogos, campeonatos Culturais: palestras, musicais, exposies Educativos/formativos: cursos, workshops, congresso

convenes, jornadas, palestras, conferncias Outros: confraternizaes; almoos, jantares, porto de honra

Que tipo de benefcios produzem os diferente eventos?


Estreitamento das relaes entre as pessoas (colaboradores, clientes, etc.) Apresentao de produtos/servios (ex: novo software existente no CRE)

Conquista de novos clientes/pblicos (ex: estudantes trabalhadores para GAE)

Obteno de informaes sobre mercado e concorrentes (ex: conhecer necessidades das organizaes locais para fazer oferta de CEFs - Cursos de Educao e Formao)

Venda e lanamento de produtos (ex: CD interactivo; novo espao, Manual de um programa de DCPS, roadshow)
Actualizao profissional (ex: congressos, workshops)

Divulgao e Promoo da imagem da organizao (ex: espectculos, Pedi papers, roadshow) Parcerias (protocolos e/ou projectos)

Angariao de fundos e outros apoios (ex: recolha de donativos, quermesses)

Planejamento de Eventos
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Planeamento de Eventos: Planeamento Preliminar


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Planejamento preliminar
1. Definir objectivos do evento
instituio, realizar uma formao...) (lanamento de um novo produto, divulgar a (antes de passar escolha (tomar

2. Verificar e analisar o oramento disponvel


das aces e estratgias)

3. Definir as estratgias para o evento e apresentar o plano


importantes decises como...)

4. Definir o tema do evento (em frase curta, objectiva, de impacto que sintetize
os objectivos esperados)

5. Definir o pblico-alvo do evento


empresas de software educativo)

(tcnicos de educao que trabalhem em

6. Definir a data do evento (fazer auscultao) 7. Escolher horrio(s) para o evento (relacionado com o tipo de evento) 8. Definir o local do evento (tem as infraestruturas e os materias
adequados....)

9. Escolher a disposio da(s) sala(s) ou do(s) ambiente(s) (de acordo


com o objectivo de cada sesso)

Planeamento de Eventos: Planejamento Processual - Operacional


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Planejamento Processual - Operacional


10. Vender quotas de financiamento do evento (patrocinadores...maior visibilidade no pblico-alvo) 11. Reunir todas as equipas de colaboradores (no planeamento, execuo e controle do evento para
discutir os procedimentos e aces a realizar)

12. Contratar servios de terceiros


equipamentos, secretariado...)

(buf,

Planeamento de Eventos: Planejamento Processual


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Planejamento Processual
13. Elaborar o programa e o contedo das palestras/conferncias/comunicaes(horrios,
duraes...)

14. Elaborar e enviar convites


completo...)

(boa apresentao, contedo (crachs, cartazes,

15. Desenvolver material promocional


folhetos...)

16. Definir promoes e atraces


sociais...)

(prmios, actividades

17. Definir mecanismos para a divulgao do evento (imprensa, televiso , rdio, associaes) 18. Contratar assessoria de imprensa (garantir maior
visibilidade...)

19. Definir mecanismos/pessoas para lidar com os acontecimentos de ltima hora

Planeamento de Eventos: Planejamento no local


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Planejamento no local
20. Preparar o sistema de registo dos participantes/visitantes (construo de base de dados) 21. Verificar o investimento total previsto para o evento (elaborao de um oramento mais preciso e
proceder a ajustes)

22. Preparar formulrios de controlo dos colaboradores (acompanhar a implementao, ver se est a
decorrer como previsto e tomar decises)

23. Preparar formulrios e questionrios de avaliao

Um ltimo passo 23. Avaliao dos resultados dos eventos


Colaboradores
Evento

Participantes
Evento Formao/Treino Produto/servio

Trabalho prticos do Carlos


Analisar o Questionrio para os participantes avaliarem a formao (cf. pags
244-246 do livro Organizao de eventos...)

Qual o nvel de avaliao utilizado no questionrio, segundo D. Kirkpatrick? Como procederiam para avaliar os outros nveis do modelo de D. Kirkpatrick?

Tarefa de trabalho autnomo


De acordo com os elementos apresentados caracterizar o tipo de evento que esto a organizar Fazer a verificao dos 23 passos Articular com os elementos do modelo MIPP e do Modelo de Avaliao do Kirkpatrick
Documentos a consultar:
Giacaglia, M. C. (2006). Organizao de Eventos: Teoria e prtica (Captulo 5). S. Paulo: Pioneira Thomson Learning Lista de Verificao da Caffarella (Componentes 10, 11 e 12) Checklists das componentes 10, 11 e 12 do Modelo MIPP Slides referentes ao modelo de avaliao de Kirkpatrick

O que se v durante o curto perodo de durao de um evento muito pouco em relao ao trabalho que d a prepar-lo.
Giacaglia (2006, p. 211)

Se alguma coisa puder dar errado na organizao de um evento, ela provavelmente dar.
Murphy citado por Giacaglia (2006, p. 211)

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


I. preciso gostar de um evento para que a organizao resulte em sucesso.
ajuda a suportar a presso

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


II. O organizador deve estar ciente de que, praticamente nunca, em qualquer evento, tudo dar 100% certo.

esta conscincia ajuda a manter a calma e a objectividade, diminui a frustrao perante as adversidades e ajuda a no desesperar

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


III. O organizador deve demonstrar conhecimento, segurana e firmeza no que faz.

organizar a sua especialidade. O organizador, planificador, executor, gestor, avaliador deve valorizar a sua especialidade.

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


IV. O organizador deve estar ciente de que ele o maior responsvel pelo evento.
no permanecer nos bastidores, no desaparecer nos momentos de execuo ou implementao, no resolver s problemas, no ficar s a verificar, no se preocupar s com a sua imagem

pessoal/profissional masser

operrio

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


V. O organizador deve saber e fazer com que os demais tambm saibam que os resultados dos eventos no se limitam ao visvel e pondervel a curto prazo.
o reflexo de um evento vai para alm do da reaco imediata importante pensar e avaliar impacto e impacte

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


VI. O organizador dever referir-se s despesas de um evento como investimento e no como custo
interna e externamente, em todo o material referente a esse item deve constar o termo investimento e no custos ou gastos

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


VII. O organizador deve estar ciente de que o bom evento no , necessariamente, aquele que tem maior nvel de investimento.
possvel aliar a eficincia eficcia com um investimento
relativamente pequeno mas com criatividade, aliada a uma estratgia eficaz

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


VIII. Mais vale um evento simples na mo que um sofisticado a voar.

o ideal elevar o padro e no baixar o padro pelo que no se deve pretender comear pelo topo

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


IX. O participante/visitante/cliente deve estar em primeiro lugar.

e no o visual e os aspectos materiais ou no humanos do evento

10 mandamentos para o organizador de eventos meditar


X. Entre muitos participantes de eventos quem tem uma diferenciao rei.

se soubermos inovar, sem quebrar as regras e as leis do bom gosto e do bom senso, perpetuaremos os eventos na memria das pessoas.

Pedras no caminho? Guardo-as todas. Um dia vou construir um castelo.


Atribudo a Fernando Pessoa