REUNIES

Os principais tipos de reunies

Reunio qualquer tipo de encontro entre os elementos de uma ou varias empresas, onde so estudados diversos assuntos em busca de um senso comum e dos horizontes para tomadas de decises. As reunies so agendas com antecedncia para que haja tempo suficiente para convocao dos participantes e preparao dos materiais e documentos necessrios (ex.:reunies de: - motivao de equipe; - anlise financeira; planos de ao; - avaliao de departamentos e funcionrios; - estudo de expanso plano de parcerias etc.).

Elaborao: Cassius M. Santos

. O seminrio:exposio verbal feita para pessoas colocadas no mesmo plano. Os participantes possuem conhecimentos prvios do assunto . A mesa-redonda: H um coordenador para prepar-la e conduzi-la (o dirigente) e esse far um papel moderador, orientando a discusso para que se mantenha em torno do tema principal. A e equipe dividi-se em defesa e ataque . O simpsio: reunio de alto nvel conduzida por especialista.

. A conferencia: H um expositor em plano elevado que,por tempo limitado,aborda um determinado assunto.

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Providencias necessria para organizar / acompanhar uma reunio

. Esteja bem informado sobre o assunto necessrio em pauta: . Haja com naturalidade, ousa cuidadosamente as colocaes individuais, pois elas lhe daro argumentos compreenso do assunto abordado; . Exponha seu ponto de vista com muita simplicidade, assim todos estaro receptivos sua colocao. . E muito importante que conhea os detalhes necessrios para organizao de uma reunio. Como assistente, provavelmente em um determinado dia, assumira essa funo.

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A sala
.E necessrio que esteja limpa arrumada. .O numero de lugares deve ser suficiente para acomodar os convocados. No devemos esquecer a possibilidade da presena de pessoas chamadas de ultima hora, ou que estejam apenas acompanhando um determinado participante (deixe sempre 2 ou 3 cadeiras livres); .A temperatura de sala deve ser a mais equilibrada possvel, observe o ar-condicionado. J foi comprovado que a temperatura do ambiente influencia, totalmente, nosso rendimento fsico e psiclogo; .Quando no for vedado fumar,reservar um espao especifico para fumantes; .A iluminao outro recurso fundamental para a conduo de um encontro. Certifique-se de que esta adequada.

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Os servios
.Caf,gua e ch podero ficar na sala disposio dos integrantes da reunio, ou servidos no horrio combinado com o responsvel pelo evento; .Deixe o pessoal da limpeza orientado para retirada do lixo e reposio de corpos para gua e caf (principalmente no caso de reunies prolongadas).

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Materiais necessrios .Transparncias; .Slides; .Documentos; .Cartazes; .Vdeos; .Uniforme etc; Os participantes .Com a mxima antecedncia, deve-se encaminhar uma pauta de reunio a cada participante; .Quando possvel, interessante preparar crachs de identificao; .Verifique um profissional para dar retaguarda recepo da reunio, ou seja,algum para anotar recados e evitar que haja interrupes a todo o momento.

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PAUTA
PAUTA-documento comercial e oficial que tem como funo convocar uma reunio, fornecendo todos os dados para que o participante consiga preparar se adequadamente;aps a entrega de 1 copia, idntica,a cada participante, ao assistente caber confirmar as presenas at, no Maximo, o dia que antecede o encontro.

Treinamento 2006

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ATA DA REUNIO
Registro / relatrio do que se passou em uma reunio, assemblia,conveno.A ATA poder ser definida como ordinria (regulares) ou extraordinria (fora das datas costumeiras). A confeco da ATA deve observar as seguintes normas: .Utilizar livro especifico ou folha solta; .Escrev-la impossibilitada a condio de posterior incluso ou modificao de dados; .Na ata do dia deve-se a retificao da anterior (ultima reunio); O texto poder ser digitado ou manuscrito, mas sem rasuras; O texto ser compactado e com pargrafos numerados ou sem pargrafos Os nmeros so gravados por extenso; Quando ocorrem emendas a ATA , ou contestaes, essa s ser assinada depois de aprovadas as correes.

Elaborao: Cassius M. Santos

Estrutura do documento 1 dia,ms,ano e hora da reunio (por extenso) 2 local da reunio; 3 pessoas presentes (com respectivas de qualificao) 4 declarao do presidente e secretario. 5 fecho; 6 assinatura de presidente,secretario,participantes.

Elaborao: Cassius M. Santos

Agenda
Conceito Ferramenta necessria para que conseguimos efetuar um planejamento dirio das tarefas que sero executadas. H vrios tipo de agenda :pessoal,comercial,de telefones e endereos, de compromisso ou at um layout especifico (sob encomenda) para cada necessidades de cada usurio.

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Dicas de preenchimento
Voc poder preencher sua agenda da seguinte maneira: J no inicio do ano preencha as datas com programaes permanentes ou previstas; No esquea das datas especiais; os aniversrios de seus companheiros de trabalho, vencimentos de assinaturas, contas a pagar,etc; Anote tudo a lpis para que seja possvel cancelar ou modificar um compromisso; Confirme e atualize, constantemente,sua agenda; A programao dos dias deve ser feita com bastante antecedncia; Devemos consultar a agenda de compromissos todas as manhas para que saibamos a conduo de nosso dia;

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Atualmente a agenda eletrnica e o computador trazem recursos que facilitam o nosso dia a dia: rpida visualizao e agendamento de varias datas simultaneamente;alarmes; fcil controle de pendncias e concluses de tarefas,etc As agendas deve ser arquivadas por um perodo de 3 a 5 anos,ou,de acordo com o critrio de cada empresa.
Voc poder localizar em seu micro a agenda eletrnica Microsoft Outlook e utiliz-la diariamente Alem das agendas adquiridas em papelarias e das eletrnicas,h a possibilidade de elaborar um formulrio, de acordo com a necessidade da empresa, para uso continuo.

Elaborao: Cassius M. Santos

Data: 18/05/2003

Data: 18/05/2003

Hora
8:00 : : 10:00

Contato:
Sr. Paulo

Assunto:
Reunio sobre fornecimento de caldeiras

Controle

Banco Ita

Pagar conta de energia (urgente)

Descrio do Assunto
- Organizar arquivo - Elaborar Relatrio Mensal de Gastos

Programado para
Hoje 30/05

Controle

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Arquivo
O arquivo informatizado Atualmente, o escrito respaldado por eficientes softwares que permitem uma gama de opes para que consigamos arquivar com eficincia os documentos produzido em nossa empresa. Logicamente, os documentos que demandam amparo legal, como procuraes, requerimentos, declaraes e outros,que ficam validados pela assinatura do seu emissor, no sero scanniados ou armazenados em disquetes ou similares; esses, necessariamente,no estaro ainda arquivados conforme mtodos tradicionais (arquivos verticais, etc.) So varias as opes de apoio tecnolgico para agilizar e facilitar a vida do profissional: Disquete; Cd; Sistema ZIP (compactao de documentos para aumentar a capacidade do disco); Organizao dos documentos e subdiretrios (pastas), conforme assunto; Internet Explorer programa que permite renomear, copiar,transferir ou excluir um arquivo / pasta etc.

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Arquivo fsico Lanar um documento em uma pasta, aleatoriamente no arquivla e,sim,escond-lo!!!! Ao conjunto de documentos recebidos, expedidos por uma instituio / pessoa e armazenado de modo seguro, ordenado para que haja facilidade de manipulao (consulta, insero,retirada), e/ou local onde se guarda documentos de modo organizado, d o nome de arquivo. Na ansiedade de guardar e no perder um documento, o escondemos (arquivamos incorretamente), s vezes,at nos mesmos. As gavetas nunca devem ficar superlotadas As pastas devem estar sempre identificadas No utilize grampos e clipes, pois enferrujam e estragam o documento.
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Os papeis danificados devero ser reparados com fita adesiva Quando retirar o documento do arquivo,assinale o local,para facilitar a devoluo Papeis muito pequenos devero ser fixados em folhas maiores(a4, oficio); Verifique as condies mnimas de segurana, prevenindo,incndios,extravio ou deteriorao ; O arquivo(quanto organizao)deve ser flexvel, com capacidade de acompanhar o desenvolvimento ou o crescimento da organizao

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Tipos de arquivos Os arquivos podem ser pblicos ou privados:

PUBLICOS: documentos recebidos e expedidos por rgos governamentais.

Correntes _ atuais,em cursos, com freqente consulta Temporrios _ documentos com assuntos j solucionados,mas que apresentam interesse de consulta; Permanente _ documento com valor cultural ou cientifico(no sero eliminados).

PRIVADOS _ conjunto de documentos enviados ou recebidos por empresas no publicas ou pessoas fsicas

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Acessrios mais comuns para armazenamento

Arquivo de prosseguimento (follow up)-permite a possibilidade de se acompanhar assuntos pendentes, guardando o documento que espera a tomada de providencias(ex. duplicadas a pagar, contratos a serem assinados). Este arquivo exige consulta diria/contnua. Arquivo vertical - armrios com 3 ou 4 gavetas que comportam pastas suspensas para arquivamento de documentos
Pastas suspensas - pedaos de cartolina dobrados com dois braos metlicos , ou de outro material, com hastes nas pontas formando vincos, os quais se apiam nas laterais do arquivo. As pastas so importantes para proteger e agrupar os documentos.

Elaborao: Cassius M. Santos

Tipos de arquivos (conforme freqncia de consulta)

Ativo-documento em uso
Inativos - com menos freqncia de consulta e uso

Morto-documento com freqncia de consulta quase nula.

Elaborao: Cassius M. Santos

Os documentos sero incinerados conforme determinao (necessidade) da empresa a cada 3,5,6,7, ou 10 anos de armazenamento (os documentos permanentes nunca sero eliminados). Ex.: escrituras,documentos de veculos,registros pessoais etc.
Tipos de transferncias do arquivo ativo para inativo ou morto Transferncia peridica - com intervalo predeterminado Transferncia permanente - sem qualquer planejamento; normalmente, quando o arquivo ativo esta sobrecarregado Transferncia diria - a mais indicada,pois mantm o arquivo ativo sempre organizado

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Mtodos de arquivos (quando ao tipo de documenta)

Os principais so:
Alfabtico Numrico Alfanumrico

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Tipos de arquivos (conforme freqncia de consulta)

Ativo-documento em uso
Inativos - com menos freqncia de consulta e uso

Morto-documento com freqncia de consulta quase nula.

Elaborao: Cassius M. Santos

a) mtodo simples:

Documentos Aleatrios Marcio Franco Clara Robson Evanilda Guiomar Pablo

Documentos Arquivados Clara Evanilda Franco Guiomar Marcio Pablo Robson C E F G M P R

Referncias Utilizadas

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b) nomes duplos so organizados de acordo com o primeiro nome; havendo duplicidade, referencia-se pelo segundo nome e, assim sucessivamente: a) mtodo simples:

Documentos Aleatrios Maria Carolina Andr Luis Pablo Jos Carlos Alberto Vanessa Regina Thiago Jos Andr Martins

Documentos Arquivados Andr Luis Andr Martins Carlos Alberto Jos Henrique Maria Carolina Thiago Jos Vanessa Regina AL AM C J M T V

Referncias Utilizadas

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c) nomes com inicias idnticas so arquivados com base na prxima letra(2,3,4,ou ate o final da palavra,se necessrio).

Documentos Aleatrios Aline Amanda Alice Aparecida Aparecido Augusto urea

Documentos Arquivados Alice Aline Amlia Aparecida Aparecido Augusto urea ALC ALN AML APA APO AUG AUR

Referncias Utilizadas

Elaborao: Cassius M. Santos

Regras gerais:

Desconsiderar partculas com inicias minsculas e, de,da,das,do,dos. Ex.: Maria de Andrade.

As partculas D, Da , de, Del, Della, Di, Du, La, Le, mac, O, Van e Von, quando localizadas antes do ultimo sobrenome, o acompanham, frente. Ex.: Carla Van Portal ( Van Portal ) ; Ex.: Di Lzaro (Di Lzaro ). Processo cabvel no mtodo alfabtico tcnico : o ltimo sobrenome passa frente , seguido de virgula e com os demais componentes na ordem alfabtica. Ex.: Joo Oliviski Oliviski,Joo. A.R Torres Torres , A.R.
Elaborao: Cassius M. Santos

Na classificao alfabtica, as siglas que indicam o tipo de empresa devem ser levadas em conta, conforme sua escrita por extenso.

Sigla S.A. Co. Ltda. Sociedade Annima Company Limitada

Extenso

Elaborao: Cassius M. Santos

As siglas que designam empresas ou instituies devem ser arquivadas como se fossem palavras. Ex.: VASP => VASP.
Quando o nome comea por artigo (o, a os, as ), o artigo deve ser desprezado na classificao ; sendo colocado ao final, entre parnteses. Ex.: Estado de So Paulo => Estado de So Paulo (o). Ttulos de parentesco ou acadmicos (abreviados ou no), que antecedem ou seguem o nome,no so considerados no arquivamento,coloca-se no final entre parnteses: Ex.: Dr. Roberto Lavosier Mattos => Mattos, Roberto Lavosier (Dr.). Paulo Roberto Filho => Roberto,Paulo (Filho).
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Numrico

Classificao individual dos documentos, conforme ordem de incluso no arquivo. Subdividindo as pastas

Elaborao: Cassius M. Santos

Alfanumrico

Gerado pela unio dos mtodos alfabtico e numrico. FIM

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