ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Profa. Elaine Vignon

CARTA
Forma de comunicao externa dirigida a pessoa (fsica ou jurdica) estranha administrao pblica, utilizada para fazer solicitaes, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informaes. Suas partes componentes so: 1. Local e data, por extenso, esquerda da pgina. 2. Endereamento (alinhado esquerda): nome do destinatrio, precedido da forma de tratamento, e o endereo. 3. Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatrio, e de vrgula. 4. Texto paragrafado, com a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo da carta. 5. Fecho de cortesia, seguido de advrbio adequado: Cordialmente, Atenciosamente, ou Respeitosamente. 6. Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.

Exemplo de Carta
Rio de Janeiro, 28 de abril de 1999 Ilm. Sr. Professor Evanildo Bechara Rua da Ajuda n. 0 / apto 208 Centro - Rio de Janeiro - RJ 20000-000 Senhor Professor, A Secretaria de Estado de Administrao e Reestruturao vem desenvolvendo aes no sentido de uniformizar e racionalizar os procedimentos administrativos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, visando transparncia dos atos governamentais, melhoria dos servios prestados e ao controle, por parte do cidado, das polticas pblicas implementadas. Para atender aos objetivos propostos, esto sendo desenvolvidos diversos projetos que alcanam diferentes setores da administrao, dentre eles, o Manual de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro. Os trabalhos de seleo dos atos, conceituao e elaborao de modelos foram realizados por grupo de especialistas das reas de direito, letras, administrao, documentao e comunicao e j se encontram em fase final. No entanto, ainda se faz necessria uma reviso por profissional de reconhecida experincia, para garantir a excelncia da publicao. Para este fim, conforme entendimentos anteriores havidos com a Professora Helenice Valias de Moraes, venho solicitar sua colaborao. Na expectativa de pronunciamento favorvel, agradecemos antecipadamente a gentileza. Atenciosamente HUGO LEAL MELO DA SILVA Secretrio de Estado de Administrao e Reestruturao

 CERTIDO Declarao feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em reparties pblicas. Podem ser de inteiro teor transcrio integral, tambm chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o contedo do original. Observao: Certides autenticadas tm o mesmo valor probatrio do original e seu fornecimento, gratuito por parte da repartio pblica, obrigao constitucional (Const

CIRCULAR Comunicao oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionrios. Suas partes componentes so: 1. Ttulo (a palavra CIRCULAR), em letras maisculas, sigla do rgo que o expede e nmero, esquerda da folha. 2. Local e data direita da folha, e por extenso, na mesma linha do ttulo. 3. Destinatrio, aps a palavra Para (com inicial maiscula). 4. Assunto, expressado sinteticamente. 5. Texto paragrafado, contendo a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular. 6. Fecho de cortesia, seguido do advrbio Atenciosamente. 7. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular.

EXEMPLO CIRCULAR SARE / SUPDIN / n. 227 Rio de Janeiro, 10 de maro de 1999 Para: Titulares de rgos Pblicos Assunto: Manual de Organizao do Poder Executivo A Secretaria de Estado de Administrao e Reestruturao dever elaborar, no prazo de 90 (noventa) dias, o Manual de Organizao do Poder Executivo, conforme o art. 9 do Decreto n. 25.205 de 05 de maro de 1999. Para este fim, solicito encaminhar Superintendncia de Desenvolvimento Institucional, unidade administrativa daquela Secretaria e responsvel pela organizao do citado Manual, documentos referentes estrutura bsica, competncia e organogramas para subsidiar os trabalhos de edio. Atenciosamente MARIA JOS DA SILVA Superintendente de Desenvolvimento Institucional

 CONTRATO o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigaes recprocas. Tratando-se de negcio jurdico bilateral ou plurilateral, pressupe o consenso, capacidade das partes (contratantes), objetivo lcito e vontade sem vcio.

CONVNIO Acordo firmado por entidades pblicas de qualquer espcie, ou entre estas e entidades particulares, para realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes. Convnio acordo, mas no contrato. No convnio, a posio jurdica dos signatrios uma s, idntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperao de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecuo do objetivo comum. Observao: No Convnio os signatrios so chamados de partcipes, pois manifestam pretenses comuns (unio de esforos e recursos). Suas partes componentes so: 1. Ttulo (a palavra CONVNIO), em letras maisculas. 2. Ementa, em letras maisculas, no alto da pgina, direita. 3. Introduo, constando dos nomes e qualificao dos convenentes. 4. Clusulas, seqenciadas em ordinal, por extenso e em letras maisculas, tratando de tpicos especficos: objeto, obrigaes, prazos de vigncia etc. 5. Termo (ou fecho). 6. Assinaturas das partes convenentes e das testemunhas.

CORRESPONDNCIA INTERNA o instrumento de comunicao para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo rgo. o veculo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que no venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigaes, nem tratar de assuntos de ordem pessoal. Observao: A Correspondncia Interna - CI substitui o memorando, cuja nomenclatura no deve ser mais utilizada. Suas partes componentes so: 1. Ttulo (abreviado - CI - com a sigla do rgo emitente e o nmero do documento), em letras maisculas 2. Data, por extenso, direita da pgina 3. Destinatrio, precedido da preposio Para 4. Remetente, precedido da preposio De 5. Assunto, expresso sinteticamente 6. Texto, paragrafado, explanando o assunto da CI 7. Fecho de cortesia, com o advrbio Atenciosamente 8. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a CI

EXEMPLO CI SARE / CCP n. 020 Rio de Janeiro, 10 de abril de 1999 Para: Departamento de Pessoal De: Coordenao de Capacitao de Pessoal Assunto: Divulgao de Manual Encaminhamos a esse Departamento exemplar do MANUAL DE REDAO OFICIAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, elaborado por esta Coordenao, para auxiliar os servidores nas tarefas que exijam a composio de textos oficiais. Solicitamos que a publicao fique exposta em local visvel, de fcil acesso queles que dela necessitem. Atenciosamente JOS DA SILVA Coordenador de Capacitao de Pessoal

DECRETO Ato administrativo destinado a prover situaes gerais e individuais, abstratamente previstas de modo expresso, ou implcito na lei. So da competncia exclusiva dos chefes do Executivo. O Decreto pode ser: regulamentar, visando a explicar a lei e a facilitar a sua execuo; individual ou coletivo, relacionando-se a situaes funcionais. Suas partes componentes so: 1. Prembulo 1.1. Ttulo (a palavra DECRETO), nmero e data de expedio em letras maisculas. 1.2. Ementa da matria do Decreto, em letras maisculas e direita da pgina. 1.3. A palavra CONSIDERANDO em letras maisculas, seguida de dois pontos esquerda. Abaixo dela, as consideraes discriminadas. 1.4. A palavra DECRETA, em letras maisculas e negrito, esquerda, seguida de dois pontos. 2. Ordem de Execuo Texto: exposio do contedo do Decreto, constitudo de tantos artigos quantos forem necessrios, todos numerados. Os artigos podem conter pargrafos, itens e alneas. A expresso "pargrafo nico" deve ser grafado por extenso. 3.Encerramento 3.1. Clusula de vigncia. 3.2. Clusula revogatria. 4. Fecho 4.1. Local e data, por extenso. 4.2. Assinatura do Chefe de Governo

 DECLARAO Declarao o documento de manifestao administrativa, declaratrio da existncia ou no de um direito ou de um fato.

DECLARAO Declaro, para os devidos fins, que o servidor .......................................................... .........................................................................., matrcula no ................................. cargo ou funo .................................................................................... ...., exerceu, no perodo de ......../......../........ a ......../......../........, os seguintes cargos em comisso: ............................................................... . Florianpolis, ........ de .......................... de ............ . Assinatura Nome por extenso Cargo

EDITAL Instrumento pelo qual a Administrao d conhecimento ao pblico sobre: licitaes, concursos pblicos, atos deliberativos etc. Observao: obrigatria a divulgao do edital, pela imprensa, integralmente ou como "aviso de Edital", dando informaes gerais e o local onde possvel obt-lo na ntegra. Suas partes componentes so: 1. Ttulo (a palavra EDITAL, em letras maisculas, em negrito e centralizada sobre o texto). 2. CITAO DO OBJETO DO EDITAL em letras maisculas, em negrito alinhado esquerda. 3. Prembulo: parte introdutria, apresentando o assunto e a identificao do rgo responsvel. 4. Texto: parte fundamental do edital que define o objeto e estabelece as condies de participao. 5. Fecho: encerramento do edital, com as determinaes finais sobre sua divulgao 6. Local e data por extenso. 7. Assinatura e cargo da autoridade responsvel.

PORTARIA Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de rgos) determinam providncias de carter administrativo, visando a estabelecer normas de servio e procedimentos para o(s) rgo(s), bem como definir situaes funcionais e medidas de ordem disciplinar. Suas partes componentes so: 1. Ttulo ( a palavra PORTARIA), seguido da sigla do rgo, numerao e data, em letras maisculas, e em negrito. 2. Ementa da matria da Portaria, em letras maisculas, direita da pgina. 3. Prembulo: denominao completa da autoridade que expede o documento, em maisculas e negrito; fundamentao legal, seguida da palavra RESOLVE, tambm em maisculas, acompanhada de dois pontos, esquerda da folha. 4. Texto, subdividido em artigos, pargrafos e alneas, explicitando a matria da Portaria. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.

PROCURAO Procurao o instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para, em nome dela, praticar atos ou administrar haveres. Estrutura 1. denominao do ato - PROCURAO; 2. texto: 2.1. qualificao do outorgante e do outorgado; 2.2. objeto da procurao e substabelecimento quando for o caso; 3. local e data; 4. assinatura; 5. nome. Observaes 1. A procurao pode ser por instrumento particular, se passada de prprio punho ou digitada, e por instrumento pblico, se lavrada em cartrio. 2. Deixa de haver exemplificao de procurao por instrumento pblico por ser especfica de cartrio. 3. A assinatura deve ser reconhecida em cartrio.

PROCURAO | 1 Por este instrumento particular de procurao, eu, ....................................................., portador da Carteira de Identidade no ................................, CPF no ........................................., residente ............................................................., na cidade ......................................., nomeio e constituo meu bastante procurador o Sr. ......................................................................, portador da Carteira de Identidade no .................................., CPF no ....................................... e residente ....................................................., na .................................................... para o fim especfico de ................................................................, estando, para tal fim, autorizado a assinar recibos e documentos e a praticar todos os atos necessrios ao fiel desempenho deste mandato. ||||||| 2 So Jos do Rio Preto, ........ de ...................... de .......... . | 3 Assinatura Nome por extenso || 4,5

RELATRIO a exposio circunstanciada de atividades levadas a termo por funcionrio, no desempenho das funes do cargo que exerce, ou por ordem de autoridade superior. geralmente feito para expor: situaes de servio, resultados de exames, eventos ocorridos em relao a planejamento, prestao de contas ao trmino de um exerccio etc. Suas partes componentes so: 1. Ttulo (a palavra RELATRIO), em letras maisculas. 2. Vocativo: a palavra Senhor(a), seguida do cargo do destinatrio, e de vrgula. 3. Texto paragrafado, composto de introduo, desenvolvimento e concluso. Na introduo se enuncia o propsito do relatrio; no desenvolvimento - corpo do relatrio - a exposio minudente dos fatos; e, na concluso, o resultado ou sntese do trabalho, bem como a recomendao de providncias cabveis. 4. Fecho, utilizando as frmulas usuais de cortesia, como as do ofcio. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo ou funo do signatrio. 7. Anexos, complementando o Relatrio, com material ilustrativo e/ou documental.

EXEMPLO RELATRIO Senhor Secretrio Ao trmino do 1 semestre de 1999, vimos apresentar a V.Ex. o Relatrio de Atividades pertinentes Superintendncia de Desenvolvimento Institucional, ao qual se anexam quadros demonstrativos onde se expressam os dados quantitativos das atividades operacionais. Seguindo as diretrizes determinadas pelo plano Estratgico desta Secretaria para o ano de 1999, pde esta unidade alcanar as metas previstas nos projetos, conforme se segue. _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Apesar das dificuldades em relao s condies de trabalho, com nmero reduzido de pessoal qualificado e carncia de materiais especficos e equipamentos, consideramos bastante positivos os resultados obtidos nestes primeiros meses da atual gesto. Rio de Janeiro, 10 de julho de 1999 JOS DA SILVA SUPERINTENDENTE DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL Anexos:

REQUERIMENTO Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder Pblico algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique. Suas partes componentes so: 1. Vocativo: a palavra Senhor, precedida da forma de tratamento, o ttulo completo da autoridade a quem se destina, seguida de vrgula. 2. Prembulo: nome do requerente (em maisculas), seguido dos dados de identificao: nacionalidade, estado civil, filiao, idade, naturalidade, domiclio, residncia etc. Sendo funcionrio do rgo, apresentar apenas os dados de identificao funcional. 3. Texto: exposio do pedido, de forma clara e objetiva, citando o fundamento legal que permite a solicitao. 4. Fecho: parte que encerra o documento, usando-se, alinhada esquerda a frmula: Nestes Termos, Pede Deferimento. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura do requerente. Observao: Entre o vocativo e o prembulo praxe deixarem-se oito espaos.

 EXEMPLO Excelentssimo Senhor Governador do Estado do Rio de Janeiro, JOS JOAQUIM, agente administrativo, nvel I, matrcula n. 0000-0, lotado nesta Secretaria, com exerccio no Departamento Geral de Administrao, requer reviso de seus proventos, por discordar do disposto em seu contracheque. Nestes Termos, Pede Deferimento. Rio de Janeiro, 26 de abril de 1999 Assinatura

TERMO ADITIVO Documento firmado pelas partes contratadas e que visa a alterar clusulas contratuais para incluir ou excluir novas obrigaes relacionadas com os objetivos do contrato original. O Termo Aditivo tambm pode ser aplicado a Convnios e Termos de Cooperao Tcnica. Observao: Reproduzimos a minuta - padro n. 38, aprovada pela Resoluo Normativa n. 120, de 31 de agosto de 1982, da Procuradoria Geral do Estado. Suas partes componentes so: 1. Ementa, onde se destacam o ttulo e o propsito do ato, em letras maisculas. 2. Caracterizao das partes convenentes e respectivos representantes. 3. Texto, subdividido em clusulas, pargrafos e alneas. 4. Fecho. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinaturas na seguinte ordem: contratante(s), contratado(s) e testemunhas, esquerda da pgina.