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Conceitos bsicos

Transferir informaes
Rapidez Preciso Segurana

computador-a-computador

EDI- Eletronic Data Interchange


pilha de papis, digitao, relatrios para imprimir, tempo e esforo para a informao chegar corretamente e ao destino certo

EDI

uma troca automatizada, computador-a-computador, de informaes e negcios estruturadas, entre uma empresa e seus parceiros comerciais de acordo com um padro reconhecido internacionalmente

Ferramenta tecnolgica Informaes vo e voltam sem interferncias Rede eletrnica e caixas postais Automatizao Formato padronizado (documentos eletrnicos) Troca entre departamentos ou empresas diferentes Regras definidas de transferncia de informaes

Componentes bsicos

Integrao Sistemas Internos Ferramenta de Traduo

Sistema Central Caixas Postais


Facilidade de Comunicao

Facilidades de comunicao
Habilitao para transmitir e receber informaes de parceiros comerciais Anlise custo x benefcio aplicao nica VAN Rede de Valor Agregado
o o o
o o o

Prestadora de servios em EDI Opera uma rede de comunicao de dados Disponibiliza softwares de comunicao de dados
Microcomputador Modem Linha telefnica para acesso discado

Ferramentas

Parceiro comercial 1

VAN

Parceiro comercial 2

Caixas Postais Eletrnicas


Anlogo ao sistema tradicional de envio de cartas Local de armazenamento de documentos eletrnicos Processo de utilizao
o o o o

Endereamento Identificao da caixa postal pela central Senha de acesso Recebimento

Parceiro A

Parceiro A Parceiro B Parceiro B Caixas Postais

Traduo de formatos
Linguagem comum que permite que o computador de uma empresa possa interpretar e tratar os documentos EDI de uma nica forma, independente d nmero de parceiros e seus respectivos sistemas

Softwares de traduo Produtos/servios de traduo das VANs


Arquivo em formato A Software de traduo VAN recebimento Mensagem EDIFACT/EANCOM Software de traduo Arquivo em formato A Mensagem EDIFACT/EANCOM EDI EDIFACT

envio

Integrao com sistemas internos

Garantia da agilidade do processo EDI Sistemas internos


o o o

Informao de estoques Pedido de compra Pedido recebido Nota fiscal Nota fiscal recebida Aviso de pagamento

Integrao Eficincia
Redesenho de processos
o

Erros Redigitao

Ajuste entre parceiros comerciais

Principais impactos do uso de EDI

Intra-organizacional
o o o

Negcios, tarefas, processos, pessoal rea de informtica Fortalecimento de parcerias comerciais

Sistemas internos Parcerias

Ex: Pedido de compra-Nota fiscal

Benefcios
Erros Custos operacionais Tarefas redundantes Nveis de estoque Situaes de emergncia Custos de processamento Digitao e conferncia Devolues Ciclo de pedido

Agilidade na troca de informaes Qualidade das informaes Fortalecimento de parcerias comerciais Nvel de servio ao cliente Vendas

Utilizao do EDI

Transaes de negcio por meio eletrnico


o

Compra / Venda
Pedido Nota Fiscal

Transporte / Operador Logstico


Notificao Status

Bancos
Pagamento

Transaes de negcio
Transaes de transporte Transportadoras

Transaes comerciais Indstria


Comrcio

Transaes financeiras Banco Cobrador Banco Pagador

Transaes comerciais
Pontos-chave
o o

Abastecimento de mercadorias
Produtos no local e tempo certo para o consumidor

Forma de atendimento do pedido


Gesto de estoques Nvel de servio Previso de demanda Ciclo de pedido
Troca de informaes + movimentao de mercadorias

EDI

Menor ciclo de pedido Nota fiscal enviada previamente ao comrcio(recepo imediata do caminho) Eliminao da visita do vendedor, digitao, conferncias manuais, riscos de interpretao, etc

Mensagens Comerciais
Tabela de Produtos/Preos (PRICAT) Pedido (ORDERS) Alterao de Pedido (ORDCHG)

Indstria

Resposta ao Pedido (ORDRSP) Nota Fiscal (INVOIC) Aviso de Recebimento (RECADV) Relatrio de Vendas (SLSRPT) Relatrio de Estoque (INVRPT)

Comrcio

Transaes de transporte

Ponto-chave
o

Recebimento de Notas Fiscais


Conhecimento de Transporte

EDI

Antecipao da gerao dos conhecimentos, retirada dos produtos na empresa e entrega imediata Notificao embarcadora sobre o status da carga (como e quando foi realizada a entrega), facilitando pagamentos e cobranas

Mensagens de Transporte

Dados de Notas Fiscais (IFTMIN)

Indstria

Status de Carga (IFTSTA)

Op. Logstico/ Transportadora

Transaes financeiras

Pontos-chave
o o

Cobrana aps venda Efetuao do pagamento

EDI

Processos de cobrana e pagamento de forma gil e segura Otimizar os processos e reduzir custos

Mensagens Financeiras
Nota Fiscal (INVOIC)

Indstria

Aviso de Pagamento (REMADV) Pagamento Realizado (REMADV)

Comrcio

Extrato (RFINSTA)

Pagamento (PAYMU

Banco

Liquidao/Compensao

Banco

Implementao de EDI
Somente a substituio de um documento de papel no maximiza o retorno de um processo

necessria a reviso dos processos Estruturas organizacionais Estruturas tecnolgicas Parcerias comerciais

Principais fases

EXPANSO

IMPLANTAO

PREPARAO

DEFINIO

Definio do projeto EDI


Estabelecer uma equipe
o

Varia conforme abrangncia


Uma pessoa da alta direo da empresa Um coordenador (rea de negcios) Equipe multidisciplinar

Definir objetivos gerais


o o o o

Principais motivos Prazos a serem alcanados Oramento, custo x benefcio, retorno sobre o investimento Comunicaes internas e treinamento

Preparar o ambiente interno Tratar as resistncias


o o

Mudanas de procedimentos de trabalho Esforo e comprometimento dos recursos alocados

Classificao de parceiros comerciais


o o

Nvel de envolvimento no negcio Critrios para entrada de parceiros (Ex: 100 maiores)

Critrios para avaliao de desempenho


o

Abrangncia
Nmero de parceiros ligados Nvel de utilizao dos documentos (evoluo com cada parceiro

Nvel de envolvimento
Quantidade de processos de negcio revisados e implementados Integrao das aplicaes com os sistemas internos Nmero de problemas com as informaes (qualidade) Problemas em sistemas ou de comunicao Nvel de utilizao do padro EDIFACT/EANCOM

Preparao

Redesenho dos processos


o o

Analisar os processos candidatos a mudanas


Automatizao de um erro descrdito do projeto

Resultados esperados
Definio (Ex: reduo de papis, ciclo de pedido,etc)

Redesenho
Conhecimento dos processos internos da empresa Envolvimento de representantes das reas com maior quantidade de mudanas Critrios
Simplificao dos trabalhos Automao Integrao de atividades (combinaes ou consolidaes) Um nico ponto de contato responsvel em cada processo Previso das variaes nos negcios

Medio dos resultados Ajuste da estrutura (menos nveis hierrquicos e mais integrao entre reas) Viso integrada da cadeia de suprimentos
o

Resultados
Lista dos processos redesenhados Fluxo de informaes Plano de trabalho Impactos na organizao Definio das novas habilidades pessoas/reas Requisitos de treinamento Estrutura de relacionamento com os parceiros comerciais Cronograma

Adequao dos sistemas internos


o

Estudo dos sistemas internos e anlise de integrao


Ajustes e novas funes considerando os relacionamentos com os principais parceiros comerciais

Desenvolvimento e teste do suporte em tecnologia da informao


o o o o o o o

Ajuste ou desenvolvimento dos sistemas internos Busca de suporte (provedor) para mapeamento/traduo Hardware Acesso VAN Value Added Network
Testes envolvendo situaes reais Repeties a cada implementao de novos documentos EDI Usurios diretamente envolvidos com os novos processos e operao do EDI

Teste de aplicao Desenvolvimento de programas de treinamento

Implantao
Definio da primeira rea de implantao
o

rea com alto retorno com a implementao


Priorizao dos documentos a serem implementados

Escolha de parceiros para a realizao de piloto


o o

Busca de parceiro e definio de um documento especfico Parceiro


Alinhado com os objetivos da empresa Disponibilidade para a realizao do trabalho dentro do prazo

o
o o o

Reviso da priorizao dos documentos


Realinhar esforos visando a integrao com os parceiros comerciais Teste de validao com documentos reais Depende do estgio de implementao EDI do parceiro comercial

Envolvimento da rea de negcios Teste das aplicaes de integrao com o parceiro

Piloto
Oportunidade de troca de documentos em paralelo Estabelecer perodos no muito longos Envolver as pessoas do processo tradicional na verificao e acompanhamento dos documentos EDI o Realizar e acompanhar os processos integrados com o parceiro comercial
o o o

Passagem para produo


o o o

Data Condies Acompanhamento dos novos procedimentos adotados


Gesto dos novos processos e resultados Reunies com os parceiros comerciais
Avaliao do uso do EDI Incluso de novos documentos

Novo acordo comercial


o o o o o

Novos procedimentos Documentos trocados Horrios de corte Aes em caso de divergncias Etc

Expanso
Incluso de novos parceiros e/ou documento
Acordo comercial Alinhamento de cadastros Realizao de testes, troca de documentos e plano de passagem para produo o Entrada em produo e acompanhamento
o o o

Investimento
o

Seminrios, reunies de integrao e documentos informativos sobre o seu projeto EDI

Gesto de pilotos e acompanhamento da produo Lista de parceiros previstos em sua estratgia para a integrao via EDI

Resultados de cada fase


Fase Resultados
Projeto EDI e critrios de gesto Projeto disseminado Plano para o relacionamento com parceiros comerciais Oramento estimado Processos redesenhados e operacionais Sistemas preparados para enviar e receber informaes via EDI Integrao dos sistemas internos com EDI Projeto EDI implementado na empresa, apto para expanso Integrao com novos parceiros Reposio Contnua

Definio

Preparao

Implantao Expanso

Desafios

Promover o ambiente de MUDANAS COMPROMETIMENTO interno Estreito RELACIONAMENTO com parceiros comerciais Alocar e priorizar RECURSOS para o projeto Acompanhar as TENDNCIAS em aplicaes e padres Utilizar adequadamente os CDIGOS DE BARRAS (EAN) para identificao de produtos de consumo, unidades de despacho e localizao Obter o SUPORTE adequado s necessidades da empresa junto ao PROVEDOR DE SERVIOS EDI ALINHAMENTO de dados Realizar a GESTO dos PILOTOS ACOMPANHAMENTO dos resultados internos e junto aos parceiros

Pontos de alerta
Ausncia de um plano de trabalho para a implementao Resistncia a mudanas Processos inadequados Falta de treinamento dos envolvidos direta e indiretamente Falta de acompanhamento dos prazos e resultados esperados Utilizao de padres proprietrios

Expectativas no atendidas, custos e descrdito

FOCO na implementao e eficincia

Servios EDI
Complementares Bsicos
Caixas Postais Acesso Traduo Relat Logs/Auditagem Protocolos Lista de distribuio Distribuio Geogrfica Suporte Usurio e Instalao Controle de Fluxo Criptografia

Especiais
Suporte Consultivo Expanso Parceiros Aplicativos

Bsicos
Caixas Postais
Armazenagem de documentos enviados por um parceiro comercial para outro o Segurana
o

Acesso somente ao usurio atravs de senha Troca de informaes entre parcerias previamente autorizadas
o

Servio
Cobrana por estacionamento dos documentos aps 2 ou 3 dias

Acesso
o o o

Rede de valor agregado (VAN), redes de pacotes, rede telefnica Softwares de acesso disponibilizados pelas VANs Facilidades: compactao, recuperao de conexes, etc.

Servios de traduo
o

Ferramentas de traduo (empresa usuria)


Sistemas de traduo de formatos (EDIFACT arquivo texto)

Traduo no Sistema Central


o o

Traduo de formatos pelo Sistema Central da VAN Maiores custos e menor flexibilidade para alterao/customizao

Relatrios de auditagem e logs


o o o o

Relatrio de trfego dos documentos em sua(s) caixa(s) postal(is) Data e horrio (gerao e retirada), documento, origem e destino Servio de acompanhamento de entrega e retirada de informaes Disponveis na tela de consulta no prprio software de comunicao
ENVIO RETIRADA

Protocolos

Parceiro Remetente Caixas Postais


Protocolo de Envio Protocolo de Retirada

Parceiro Destinatrio

Listas de Distribuio
o

nico envio para vrios destinatrios


Cobrana de 1 envio + n recepes Ex: catlogo de produtos para vrios clientes

Complementares
Distribuio Geogrfica
o o

Definio de localidades com acesso ao servio Acesso


Chamada telefnica local Toll free (0800) Internacional
canais prprios ou integradas a outros provedores

Suporte ao usurio
o

Help desk (24hs, 7 dias por semana)


Problemas de acesso/comunicao, recuperao de documentos, relatrios de envio/recebimento de documentos, esclarecimento de dvidas, etc.

Suporte em instalaes
o o

Telefone ou visita de um tcnico empresa (instalao on-site) Pode incluir: treinamento, testes de conexo, acompanhamento da primeira interligao com um parceiro, testes de aplicao (EDI), etc.

Controle de fluxo
o

Monitoramento de documento crticos (definidos pela empresa)


Documentos no retirados pelo parceiro no prazo acordado Notificao automtica aos parceiros

Criptografia
o o

Segurana (no violao durante a troca de informaes) Embaralhamento e desembaralhamento das informaes trafegadas

Especiais
Suporte consultivo
o

Apoio especializado na realizao de tarefas


Reavaliar processos Definio adequada das aplicaes de integrao com os sistemas internos Plano de expanso de parceiros

Apoio na expanso de parceiros comerciais


Divulgao do projeto EDI da empresa, treinamento e suporte aos parceiros na implementao de EDI, etc o Avaliar potencial de cada parceria, respectivos ganhos e formas de integrao
o

Aplicativos
o

Aplicativos de gesto
EX: gesto de compras

VAN- Value Added Network

Movem eletronicamente informaes de um parceiro para outro Soluo nica para interligao com parceiros comerciais Possibilidade de concentrar esforos em seus negcios principais Acesso 24horas/dia, 7 dias/semana (em geral) Expanso sem altos investimentos em facilidades de comunicao Implementao EDI facilitada com o apoio da VAN Melhor custo x benefcio em relao soluo ponto-a-ponto Melhor integrao com os parceiros comerciais (padronizao) Suporte em EDI

Seleo de uma VAN


Conhecimento e experincia Servios de comunicao
o

Protocolos, velocidades, comunicao/roteamento, conexo e recuperao de conexo, acessos

Padres suportados Sistemas de entrega


o o

Processos, horrios, relatrios Backup, auditagem, sistemas em redundncia e procedimentos de contingncia Nvel, experincia, disponibilidade, identificao de problemas Implementao, cobranas fixas, trfego, traduo,etc. Monitorao, acesso, comunicao

Confiabilidade Suporte
o o o

Custos Segurana

Importante
Atuao
o o o o o o

Definio de hardware e software necessrios Suporte para definio de layouts para integrao com sistemas internos Escolha das ferramentas de traduo de formatos Identificao da forma de comunicao de dados (linha privada ou discada) Acompanhamento de testes e planos para pilotos Apoio na expanso de parceiros

VANs no Brasil MCI-EMBRATEL, GE INFORMATION SERVICES, IBM GLOBAL SERVICES, INTERCHANGE, PROCEDA

Intervan

Interconexo entre VANs


Depende de acordo entre elas Brasil: fase de implantao Problema atuais
o o o

Parceiro A : VAN A Parceiro B : VAN B Soluo: contratao de uma segunda VAN

Piloto INTERVAN
o o

Viabilidade tcnica Anlise de viabilidade comercial entre as Vans

Motivos para implementar EDI


Indstria
Agilidade na Cadeia de Suprimentos Atendimento solicitao de uma parceiro o Avano Tecnolgico
o o

Benefcios
Indstria
o

Melhoria do nvel de servio ao cliente

Atacado/Distribuidor
o o

Agilidade na Cadeia de Suprimentos

Varejo
Agilidade na Cadeia de Suprimentos o Avano Tecnolgico

Atacado/Distribuidor
o

Reduo das despesas administrativas


Agilidade das informaes Agilidade das informaes

Transportadora
Agilidade no relacionamento com embarcadores o Atendimento solicitao de uma parceiro
o

Varejo
o o

Transportadora

Indicadores
Anlise das estatstica de entrega e reentrega Falta de produtos no ponto de venda Respostas dos parceiros Comparao dos custos anteriores x atuais Evoluo das negociaes com os clientes

Dificuldades
Varejo Indstria
o o o o o o o o o

Integrao com sistemas internos Resistncia dos parceiros Adequao de layouts Resistncia interna Venda interna do projeto Integrao com sistemas internos Parceiros no conhecem EDI Adequao de layouts Resistncia interna

o o o o o o

Integrao com sistemas internos Parceiros no conhecem EDI Adequao de layouts Adequao de layouts Resistncia dos parceiros Integrao com sistemas internos

Transportadora

Atacado/Distribuidor

Piloto Ciro-Kolynos
Foco
o
o o

Pedido de compra (ORDERS) e Nota Fiscal (INVOIC)


Maio a agosto de 1998

Perodo Metodologia
Analisar a situao atual do abastecimento de produtos Kolynos para a Ciro atacadista o Implementar os documentos ORDERS e INVOIC o Analisar resultados
Impactos nos pedidos de compra Nvel de atendimento ao cliente Entregas com sucesso e com problemas Nmero de devolues e respectivos motivos Tempo de espera do caminho para decarregar os produtos

Antes da Implantao do EDI

Pedidos
o o o o
o o o o

No havia alto nmero de erros (utilizao de Palm top) Frequncia de visitas: quinzenal, necessidade semanal Falta de estoque e perda de venda Compra de alto volume para suprir falta de estoque

Entregas
Identificao do caminho na chegada e entrega da Nota fiscal Digitao da nota fiscal e aguardo do motorista atravs de senha Tempo de espera, no mnimo, 1 hora Chamada do caminho e direcionamento ao local de recebimento o Tempo de descarregamento total = 2 horas

Aps a implantao
Pedidos
o o

No houve erros Ciro gera os pedidos, enviando a qualquer tempo e respeitando os pedidos mnimos Recepo = 2 minutos (senha disponibilizada automaticamente) No houve devoluo

Entregas
o o

Ciro
o o o o o o
o

Liberdade para colocao de pedidos Agilidade na conferncia entre pedidos e notas fiscais Eliminao de erros de digitao e codificao Agilidade na entrada do caminho para descarga Maior aproveitamento do vendedor para o gerenciamento da conta Mais agilidade no recebimento de mercadorias (conferncia antes da chegada do caminho) Relacionamento mais aberto, transparente e de parceria

Kolynos

Impactos
o

Ciro
Adaptaes nos sistemas internos Instalao de software de comunicao e facilidades de traduo de formatos Mudanas na forma de comercializao Descontos Resistncia a mudanas

Kolynos
Eficincia do vendedor

Planos Futuros
o

Implementao de Reposio Automtica de Mercadorias

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