Formacin para auditores internos

Tcnicas de Auditora Evidencia Objetiva Levantamiento de hallazgos de auditora

TCNICAS DE AUDITORA
La aplicacin de tcnicas de auditora permite

encontrar evidencia para decidir si hay o no:

Documentacin que soporte el sistema de gestin.

Control efectivo de los procesos que influyen en la

calidad. Cumplimiento con los criterios de auditora.

TCNICAS DE AUDITORA
Entrevista

Rastreo
Muestreo Observacin

AYUDAS DE MEMORIA
Listas de verificacin

OBSERVACIN
La tcnica de observacin es una tcnica de

investigacin que consiste en observar personas, fenmenos, hechos, casos, objetos, acciones, situaciones, etc., con el fin de obtener determinada informacin necesaria para la auditora.

OBSERVACIN
La observacin nos da pautas para establecer

hacia donde debemos enfocar, las dems tcnicas de auditora: entrevistas, muestreo y rastreo.

ENTREVISTA
Haga preguntas utilizando los 7 amigos del auditor:
QU? POR QU? CUNDO? DNDE? CMO? QUIN?

MUSTREME

ENTREVISTA
Las preguntas...

- Deben dirigirse a la informacin relevante. - No deben sugerir respuestas. - No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. - Usar palabras coloquiales, de difcil entendimiento. - Se incorporan en la conversacin. - Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.
- Evitar preguntas cerradas: S/No (pocas palabras) Desventajas: No generan mucha informacin. Si se usan frecuentemente pueden hacer sospechar investigacin cruzada.

MUESTREO
En

las carpetas o donde se almacenen los registros, elegir muestras del inicio, mital y final, generalmente tomar (3 muestras). Tomar muestras adicionales cuando se encuentra alguna desviacin, para comprobar si se trata de algo significativo. Seleccionar muestras de diferentes etapas del proceso.

MUESTREO
Comprobar:
Que cada paso de la actividad se realiza como se

describe en el procedimiento. Que en los registros cada espacio es llenado. La utilizacin de revisiones actualizadas Si existen correcciones hechas a mano.

RASTREO
Si durante la investigacin aparecen otras pistas

potenciales, el auditor puede:

Tomar notas e investigar ms tarde

Preguntar acerca de ello

USO COMBINADO DE LAS TCNICAS

Preguntar

como se realiza una actividad, verificando procedimientos. Comprobar que los procedimientos y registros, corresponden a la prctica observada. Comenzar por el principio de una actividad y seguir la secuencia. Comenzar por el final y seguir la secuencia hasta el punto inicial. Comenzar en un punto de la norma donde interactan varios elementos.

EVIDENCIA OBJETIVA
Informacin cualitativa o cuantitativa, registros informes de hechos pertinentes a la calidad de un artculo servicio o de la existencia e implementacin de un elemento en un Sistema de Calidad, el cual est basado en la observacin, medida prueba y el cual pueda ser verificado.

HALLAZGO
Resultado de la evaluacin de la EVIDENCIA OBJETIVA de auditora reunida, contra los CRITERIOS DE AUDITORA.
Un

auditor

debe

usar

el

acercamiento

de

mustreme.
Los hallazgos no deben estar basados solamente

en una explicacin verbal.

Deben ser comunicados al auditado

GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

La evidencia de auditoria evaluada

frente a los criterios de auditoria genera los hallazgos de auditoria Los hallazgos de auditoria pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditoria. Los hallazgos de auditoria pueden identificar una oportunidad para la mejora.

HALLAZGOS DE LA AUDITORA
Un hallazgo de la auditora puede ser:

No conformidad (Mayor o menor) Oportunidad de mejora Observacin

NO CONFORMIDAD
Puede ser una falla en:
Cumplimiento de la norma, procedimientos,

estndares, polticas, instructivos, normas de seguridad, requisitos de operacin, etc.

Implementacin

de un proceso u otros requisitos documentados Implementacin de requisitos legales o contractuales

REDACCIN DE NO CONFORMIDADES
Consta de 3 partes:

1. El Hecho

Genrico, breve, preciso y aceptado por el auditado.

El hallazgo, el respaldo de la evidencia objetiva demostrado por observacin, documentos o ensayo. legal, de la norma Puede ser y/o procedimiento interno. Un requisito a la vez, el que ms aplica o ms cercano.

2. La

Evidencia
3. El Requisito

EJEMPLO DE REDACCIN DE NO CONFORMIDAD

Produccin Proyecto W 4. Turno de la maana Se observa que 9 de 18 equipos facilitados por el cliente no constaban en el registro RG01-P-GP-06 Lista de propiedad del cliente o tercero. El procedimiento P-GP-06 para manejo de propiedad de cliente y de terceros, requiere que los equipos facilitados por el cliente para cada proyecto sean registrados y controlados. El procedimiento est vigente y publicado.

EJEMPLO DE REDACCIN DE NO CONFORMIDAD

1.El Hecho
Propiedad del Cliente
En la revisin del Proyecto W 4, se observa que 9 de 18 equipos facilitados por el cliente no constaban en el registro RG01-P-GP-06 Lista de propiedad del cliente o tercero. El procedimiento P-GP-06 para manejo de propiedad de cliente y de terceros, requiere que los equipos facilitados por el cliente para cada proyecto sean registrados y controlados.

2.La Evidencia 3.El Requisito

CATEGORIZACIN DE LAS NO CONFORMIDADES

MAYOR: Incumplimiento total de un proceso, procedimiento u operacin del SGI Ausencia total de un requisito Nmero de fallas menores indicando una ruptura total del SGI Riesgo inminente al SGI MENOR: Fallas menos severas en un procedimiento u operacin del SGI proceso,

Oportunidad de mejora / Observacin

Oportunidad de mejora

Existe un proceso implementado pero podra ser mejor

Observacin

No existe suficiente evidencia para documentar una no conformidad Se les otorga el beneficio de la duda

INFORME DE AUDITORA
Redactar procesos, actividades o tareas revisadas. Dejar constancia de muestras tomadas, pruebas documentos, presentados. Redactar no conformidades, observaciones, hallazgos y conformidades encontradas en cada proceso. La redaccin debe ser en forma imparcial tratando de no involucrar frases como: Me parece, tengo la impresin, es posible, yo creo, en mi opinin.