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Modelo de Intervención en Municipios

REVISION ESTRATEGICA PARTICIPATIVA

(Diagnóstico certero)

PLANES CONCRETOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO

(Posibles, sustentables)

RAPIDO IMPACTO EN LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE PROCESOS

PRIORITARIOS

VISIBLE Y PRONTA SATISFACCION DEL CIUDADANO

Lic. Guillermo Tomás Schaer

guillermoschaer@yahoo.com.ar
Modelo de Intervención en Municipios

LA MISION MISION
DECLAMADA DEFINIDA

ESTRUCTURA ORGANIZACION
DE CARGOS FUNCIONAL
0 - 1 -2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10
PUESTOS
INEFICIENCIA

TAREAS DE TRABAJO

CIRCUITOS PROCESOS
ESTATICOS TRAZABLES

ESTATUTOS 0 - 1 -2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10 MANUALES
ORIENTACION AL CIUDADANO
RESOLUCIONES OPERATIVOS

IMPROVISACION PLANIFICACION /
DESCONTROL GESTION
Modelo de Intervención en Municipios

ALTO IMPACTO POLITICO A BAJO COSTO DE IMPLEMENTACION

El modelo se basa en los siguiente puntos considerados críticos:

IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTION PRIORITARIOS E IMPLEMENTABLES

ORGANIZACIÓN ESPECIFICA PARA LLEVARLOS ADELANTE CON RECURSOS DISPONIBLES

IDENTIFICACION Y GESTION DE LOS PUESTOS DE TRABAJO ESTRATEGICOS PARA EL LOGRO

Gente propia alineada y motivada

Baja resistencia a los cambios

Satisfacción del ciudadano


MODELO DE CAMBIO “ CON LA GENTE”
DIAGNOSTICO MINUCIOSO DE PROCESOS DE SERVICIO
(FORMULADO POR LA GENTE, FORMALIZADO POR EL METODO)

OPORTUNIDADES DE MEJORA
(A NIVEL DE OPERACION DE PROCESO)

METAS CONSENSUADAS
(ALTO NIVEL DE MOTIVACION Y COMPROMISO CON EL CAMBIO)

BAJA RESISTENCIA A LA IMPLENTACION DE MEJORAS


(LAS PROPUESTAS DE CAMBIO SURGEN DE LA MISMA GENTE)

ECONOMÍA DE RECURSOS
(CAMBIOS FOCALIZADOS - BAJO COSTO DE IMPLEMENTACION)
REVISION ESTRATEGICA PARTICIPATIVA

Modelo de Intervención en Municipios


REVISIÓN DE PROCESOS MUNICIPALES PARA IDENTIFICAR PRIORIDADES DE GESTION

PROCESOS MISIONALES ADMINISTRACION TRIBUTARIA PROCESOS APOYO

PROVISION DE SERVICIOS PUBLICOS GESTION TRIBUTARIA LOGISTICA

GESTION DE INCUMPLIMIENTOS COMUNICACIONES


PROMOCION DEL DESARROLLO REGIONAL
APOYO TECNICO NORMATIVO
ASISTENCIA SOCIO- SANITARIA ADMINISTRACION FINANCIERA.
SOPORTE INFORMATICO
PROMOCION SOCIAL Y PARA LA SALUD INGRESOS Y OBLIGACIONES
COMPRAS RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE
INFRAESTRUCTURA PÚBLICA CONTROL PRESUPUESTARIO
ASISTENCIA JURIDICA
EDUCACION DEL CIUDADANO CONTABILIDAD
ORGANIZACIÓN Y METODOS
TESORERÍA
PRESERVACION DEL PATRIMONIO PUBLICO
GESTION Y SEGUIMIENTO TRAMITES
ADMINISTRACION DE PERSONAL
PRESERVACION DEL MEDIO AMBIENTE
CONTROL DE GESTION PLANIFICACION
ORDENAMIENTO URBANO Y RURAL
AUDITORIA INTERNA INDICADORES DE GESTION
INFORMACION AL CIUDADANO
GESTION DE CALIDAD DE SERVICIOS NECESIDADES DE CIUDADANOS
PREVENCIÓN Y ASISTENCIA EN
MATERIA DE CATASTROFES O CATACLISMOS ESTADISTICAS MUNICIPALES GESTION PRESUPUESTARIA

INSERCION E INTEGRACION COMUNITARIA AUDITORIA EXTERNA


PLAN ANUAL DE GESTION
CONTROL SOCIAL
TABLERO DE COMANDO
Modelo de Intervención en Municipios
ENFRENTAR CON CREATIVIDAD LA PROBLEMATICA BASICA DEL SERVICIO

1- LA RELACION DE LAS AREAS OPERATIVAS CON LAS AREAS CENTRALES

2- LA FALTA DE ENCUADRES NORMATIVOS RACIONALES Y PROCEDIMIENTOS

3- LA FALTA O INADECUADA UTILIZACION DE LA TECNOLOGÍA.

4- LA FALTA DE RESPONSABILIDAD (NADIE ES RESPONSABLE).

5- LOS USOS Y COSTUMBRES.

6- LA INEXISTENCIA DE INDICADORES DE GESTION.

7- LA ESPECIALIZACION DE LOS RRHH EN RELACIÓN A TAREAS.

8- LOS MULTIPLES E INEFICIENTES REGISTROS.

9- LA COMPARTIMENTACION DE LOS SECTORES FUNCIONALES.

10- LOS SISTEMAS DE CONTROL DE CONTROL.


Modelo de Intervención en Municipios
ENFRENTAR CON CREATIVIDAD LA PROBLEMATICA BASICA DEL SERVICIO

12- LA FALTA DE SISTEMAS DE SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Y LA CULTURA DEL


EXPEDIENTE.

13- EL PERVERSO SISTEMA DE AUTORIZACIONES.

14- LAS PLANTAS FÍSICAS.

15- LA INMOVILIDAD DE LOS RRHH.


16- LAS DESIGNACIONES IRRESPONSABLES DE FUNCIONARIOS

17- LA INEQUIDAD EN LA DISTRIBUCION DEL TRABAJO Y LA FALTA DE


INCENTIVOS A LOS QUE REALMENTE TRABAJAN.
18- LA FALTA DE CONTROL DE SERVICIOS CONTRATADOS.

19- LA FALTA DE INFORMACIÓN Y DE UNA RESPONSABILIDAD PRIMARIA


SOBRE COMUNICACIONES.

20- LA INSUSCEPTIBILIDAD FRENTE A LA PROBLEMÁTICA DE LOS


CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS
REVISION
ModeloESTRATEGICA DEL
de Intervención en MUNICIPIO
Municipios
Permite identificar los objetivos prioritarios de Gestión Municipal , establecer un
plan realista y superar obstáculos para llevarlo adelante.

Identificación de procesos críticos

Análisis de procesos e identificación de oportunidades

Plan de acción (Mejora, innovación, ajuste) OS


T OD N
, A
Estructura organizativa para el logro de objetivos RO PL ,
O N
R TE L U UA
A L
CE BRE RM VA
Puestos de trabajo ES SO E A E E
I CO N R, S E, S A
S T DA E T C
Ejecución N O ER AC AN IFI
U H L D
I AG AC UE DE MO
L
D Q AA E
E Y V S
Evaluación A
H L E
U E L
Q S E
Revisión
Modelo de Intervención en Municipios
Se basa en la identificación, análisis y rediseño de procesos (Enfoque por Procesos)

PROVISION DE SERVICIOS PUBLICOS

1 1- RECEPCIÓN DE LA DEMANDA : / Detección sistemática de la demanda

2 2- ANALI SI S DE LA DEMANDA Encuadre jurídico / Normativo Factibilidad, Costos y estudios de


mercado / Servicio Propio / tercerizado / dictamen de pertinencia

3 3- PLANIFICACION Tiempos / responsabilidades / tareas /

4 4- AUTORIZACION Aprobación Plan / Ordenanza

5 5- GESTION ADMINISTRATIVA: Imputación Preventiva / Orden de Compra / Licitaciones


/Contrataciones /
66-- EJECUCION: Seguimiento de implementación / Cumplimiento de Plazos / Tecnología / Capacitación

7 8-- IMPLEMENTACION: Vigencia de comodatos Certificado de implante / seguimiento clínico / renovaciones


/ situación social/ etc.

8 8- CONTROL:
CONTROL Calidad, Sistema de detección y gestión de desvíos
Modelo de Intervención en Municipios
Se basa en la identificación, análisis y rediseño de procesos (Enfoque por Procesos)
PROVISION DE SERVICIOS PUBLICOS A REQUERIMIENTO DE UN USUARIO

1 1- RECEPCIÓN DE LA DEMANDA : / Información de requisitos de accesibilidad / Registro de la demanda /


Verificación de antecedentes del solicitante / Formulario de solicitud
Verificación de documentación.

2 2- ANALI SI S DE LA DEMANDA Verificación técnico normativa / Categorización tipo usuario /


Determinación tasa/

3 3- PLANIFICACION Fecha prevista de otorgamiento / Fecha primer pago / forma de pago

4 4- APROBACION Autorización de la solicitud

5 5- GESTION ADMINISTRATIVA: Alta en registro de usuarios / Débito automático / Orden de


provisión.

66-- EJECUCION: Cumplimiento de orden de provisión / habilitación del servicio.

7 8-- OTORGAMIENTO: Alta del servicio / Conformidad del solicitante

8
CONTROL Calidad,
CONTROL: Sistema de detección y gestión de desvíos
Modelo de Intervención en Municipios
Se basa en la identificación, análisis y rediseño de procesos (Enfoque por Procesos)
CONTROL DE TRIBUTOS POR SERVICIOS PUBLICOS

1 1- DETECCION DE DESVIOS : / Mora en Pagos / Usuarios no registrados / Categorización incorrecta


Discordancias ingresos declarados /

2 2- ANALI SI S DE DESVIOS Tipificación de desvíos / Verificación de antecedentes /


Evaluación de causales / Determinación deuda

3 3- PLANIFICACION Intimaciones / Moratorias / Verificaciones, Controles / Reclamos


Acciones legales / Cortes de servicios /

4 4- APROBACION Aprobación / autorización de acciones correctivas

5 5- GESTION ADMINISTRATIVA: Presupuestaciòn de acciones / Remisión de reclamos / Intimaciones

66-- EJECUCION: Cumplimiento de la planificación de acciones correctivas .

7 8-- EVALUACION: Seguimiento y evaluación de resultados de acciones correctivas

8 8- CONTROL:
CONTROL Verificación de cumplimiento de las distintas operaciones / Resultados
Modelo de Intervención en Municipios
Se trabaja con la misma gente del Municipio motivada, entrenada y alineada con la tarea
ESQUEMA DE TRABAJO

1 - Conformación y entrenamiento de los equipos de trabajo

Sensibilización y entrenamiento en la metodología

Presentación del Plan de trabajo

2 - Actividades en talleres

identificación, tipificación e inventario procesos municipales


revisión estratégica
identificación de objetivos críticos y procesos prioritarios
análisis de procesos y detección de oportunidades
planes concretos
Modelo de Intervención en Municipios
Se trabaja con la misma gente del Municipio motivada, entrenada y alineada con la tarea

3 - Implementación de cambios y mejoras


Ajuste de encuadres normativos
Implementación de nuevos servicios y productos
Ajustes organizativos (Rediseño funcional)
Gestión de RRHH (Capacitación y Desarrollo)
Tecnología

4 - Evaluación de impacto de los cambios concretados


Satisfacción del Ciudadano
Impacto económico
Calidad y Productividad
Imagen del Gobierno
RESULTADOS A OBTENER
Reportes escritos
.Elaboración de informes integrados
.Formulación de recomendaciones

Plan de acción
-Elaboración del plan de acción
-Estimación de recursos

Estrategia de implementación
-Diseño estratégico de implementación de recomendaciones
-Mapeo de prioridades, oportunidades y obstáculos

-Implementación de los cambios


.Ejecución del Plan de Acción en el encuadre estratégico planteado para
implementación (opciones prioritarias)
Modelo de Intervención en Municipios
Se conforman equipos para las distintas fases de intervención

Participantes
(A ser designados por cada sector funcional, proceso o servicio involucrado )

Se Sugiere convocar
•1era y 2da. Línea de cada sector

•Empleados con conocimiento cabal de


los procesos del municipio o de algún proceso específico

Todos los Sectores Funcionales


deben estar representados

URGENTE IMPORTANTE

A VECES LO IMPORTANTE SE VUELVE URGENTE


Modelo de Intervención en Municipios
ACTIVIDADES DE CONSULTORÍA Y DETERMINACION DE COSTOS

Los costos de la consultoría se calculan en relación a los siguientes conceptos

1 – Horas taller: 100$ Coordinación presencial de actividades en talleres

2 – Horas presenciales: 80$ Reuniones, relevamientos, investigaciones in


situ. Apoyo técnico, seguimiento de proyectos.

3 – Horas no presenciales: 60$ Estimación en horas de la elaboración de


productos tangibles, como ser, informes, manuales u otros documentos.

4 – Capacitación : 150$ Cantidad de horas preestablecidas de acuerdo al


curso o actividad formativa

5 – Viáticos : 150$ Cobertura de costos de alojamientos y refrigerios o


provisión por parte del Municipio. Traslados a convenir según medio.
Modelo de Intervención en Municipios
MODULOS DE CAPACITACION

1 – Liderazgo para el Cambio: Horas Capacitación: 16

2 – Negociación efectiva: Horas Capacitación 8

3 – Gestión pública: Horas Capacitación 20

4 – Gestión de RRHH: Horas Capacitación 12

5 – Comunicación : Horas Capacitación


8
6 – Gestión del cambio : Horas Capacitación
16
Modelo de Intervención en Municipios
INTERVENCION TÍPICA MODULADA POR PROCESO (Costos estimados)

1 – Revisión estratégica proceso: Horas Taller: 24

2 – Diagnóstico documentado : Horas no presenciales


12

3 – Formulación plan de cambio: Horas no presenciales 12

4 – Puesta en marcha: Horas Presenciales


14
5 – Seguimiento y asistencia técnica: Horas Presenciales 2x Sem.

6 – Informe de Evaluación : Horas no presenciales 16

7 – Manuales / Documentos : Horas no presenciales 20

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