Certmenes Y Eventos

CERTAMEN
Es un suceso especial que tiene periodicidad. Ejemplo: IV Congreso Nacional de Pediatra.

EVENTO
Se denomina as al suceso que se da espordicamente Ejemplo: La inauguracin de una sucursal

OPC
Organizador profesional de Certamen. Se requiere una licencia expedida por la Corporacin Nacional de Turismo. Si el organizador est en la misma empresa, no hace falta cumplir este requisito.

HAY DOS TIPOS DE EVENTOS O CERTMENES Mayores: renen mucha gente, como: congresos, ferias, seminarios. Su duracin es mayor de un da beben ir numerados. Ejemplo: IV Congreso Nacional de Psiquiatra Menores: su duracin es corta y con menos asistentes, como: mesa redonda, conferencia, rueda de prensa, simposio, foro, panel. No lleva numeracin.

Aspectos por considerar en la organizacin de un certamen o evento.

La efectiva realizacin de un evento o certamen exige una planeacin detallada, en la que se especifiquen claramente cada uno de los siguientes aspectos:

DENOMINACIN
CARCTER OBJETIVOS EMBLEMA O LOGOSMBOLO FECHA INSCRIPCIONES

LUGAR

FINANCIACION ESTRUCTURA ACADEMICA DOCUMENTACION FINAL EXPOSICION O MUESTRA

RECEPCION PROGRAMAS SOCIALES

DURACION
PARTICIPACIONES

ELABORACION ORGANIGRAMA
PROMOCION HOTELES EQUIPO TECNICO TRANSPORTE LOCAL SEGURIDAD INSTALACION Y CLAUSURA

PUESTO DE INFORMACIN
IMAGEN CORPORATIVA SECRETARA IDIOMAS AEROLNEAS

ALIMENTACION PROGRAMA ACOMPAANTES ELEMENTOS VARIOS

SEGUROS

DENOMINACIN DEL EVENTO O CERTAMEN

Un evento especial debe tener un nombre descriptivo que sirva de estimulo a la imaginacin del pblico y que ofrezca buenas posibilidades de publicidad. La entidad que patrocina el evento y el enfoque o tema del mismo se consignan en el nombre, el cual, en ltima instancia, se constituye en medio de difusin y promocin del evento. El nombre incluye la identificacin y la mencin particular del evento. Ejemplos: II SEMINARIO INTERNACIONAL DE OTORRINOLARINGLOGOS. CUARTO CONGRESO NACIONAL DE SERVICIO AL CLIENTE

CARCTER DEL EVENTO O CERTAMEN

El rea o extensin geogrfica en donde se va a aplicar el programa determina el carcter de los certmenes y eventos. Estos pueden ser: Internacionales: relativos a dos o mas naciones Nacionales: pertenecientes a un pas. Regionales: cubren reas determinadas por su clima, topografa y otros. Locales: se limitan al rea de una ciudad como barrios, comunas, distritos, entre otros.

Para tener en cuenta:

Para que un evento sea calificado como internacional, debe tener tres das de duracin, 300 participantes y la asistencia de personas de dos pases como mnimo. Cada caso exige una planeacin especifica. A mayor rea de cubrimiento del evento, mayor complejidad en su organizacin

OBJETIVOS
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propsitos que persiguen las relaciones publicas de la compaa. Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebracin.

En la determinacin de los objetivos, se consideran los intereses particulares y el conocimiento del publico asistente. Entre los propsitos que se persiguen con la organizacin de un evento, tenemos: Intercambiar experiencias o resultados. Transferir conocimientos. Mercadear productos o servicios. Divulgar ideas. Entablar relaciones de tipo social y de negocios.

EMBLEMA O LOGOSMBOLO
El emblema del evento debe simbolizar, lo mas grficamente posible, la labor por realizar o el campo de accin profesional de las asociaciones organizadoras. Al disear el emblema o smbolo del evento, se debe tener en cuenta que concuerde con sus objetivos. Esto aumenta su valor y eficiencia propagandstica. El emblema del evento debe figurar en todos los impresos referentes al mismo.

FECHA
Las asociaciones internacionales fijan generalmente en sus estatutos la fecha de celebracin de sus eventos. Es costumbre que los eventos importantes se celebren con intervalos de uno a tres aos. El evento se planea con anterioridad, estableciendo un tiempo adecuado para cada una de las etapas que conforman su organizacin. Para los eventos internacionales, se debe estudiar el calendario de das festivos y las condiciones climatolgicas. En el caso de eventos de tipo acadmico, en los que participen profesores y estudiantes universitarios, deben examinarse las fechas que corresponden a finales de trimestre o semestre con el fin de que estas, no sean un impedimento que limite la asistencia.

 Decidir si las sesiones tendrn lugar entre semanas o a finales. Esto se har con base en las ocupaciones de los profesionales asistentes.

Es preciso consultar, en el caso de eventos nacionales e internacionales, los horarios de los vuelos areos ya que puede darse el caso de que los delegados tengan que llegar al lugar previsto para el evento con dos o tres das de antelacin a su iniciacin. Esto implica el tenerse que hacer cargo de los gastos que diere lugar.
Estudiar si, paralelamente al evento, van a celebrarse en la ciudad sede, oros acontecimientos. Si esto sucede, es probable que se presenten dificultades a la hora de buscar alojamientos, organizar transportes o disponer de locales apropiados. En ciertos casos, puede resultar conveniente que las fechas de evento coincidan con las de algn evento complementario, con ferias o exposiciones que contribuyan a dar mayor realce al mismo. El elegir la fecha con la debida anticipacin, facilita que los programas se cumplan de acuerdo con lo previsto y que los recursos y dems implementos para su desarrollo hayan sido habilitados de la mejor manera.

LUGAR
En el caso de un evento de carcter local o regional, las posibilidades de eleccin del lugar no exigen mayores alternativas y se limitan por lo general, a considerar factores referentes al local, sede y comodidad de los participantes. Sin embargo, cuando se trata de eventos de carcter nacional o internacional deben tenerse en cuenta factores como: locales y posibles alojamientos, facilidades de transporte, situacin geogrfica, industria y comercio y atracciones tursticas, entre otras.

La sede es donde se va a realizar la mayor parte del certamen. Debe reservarse por lo menos con nueve meses de anticipacin, mediante solicitud escrita y se debe analizar lo siguiente:

Facilidad de acceso. Salones modulares que permitan ampliarse o reducirse. Servicios auxiliares. Red de comunicaciones interna. Buena iluminacin. Saln para secretarias. Sala para recibir a los invitados. Sala de prensa para periodistas Aire acondicionado.

Salones para las actividades acadmicas. Sitio amplio y muy visible para inscripciones. Dispones de una bodega para papelera. Sitio para la instalacin y la clausura. Sala para personas VIP. Sitios para actos sociales. Disponer de una bodega para papelera.

DURACIN
Lo mas recomendable es que el evento no exceda de ocho das, con el fin de evitar que se presente el llamado cansancio del evento y por las limitaciones de los asistentes que generalmente tienen otras ocupaciones que cumplir. Casi siempre son dos das, el otro es de regreso a la ciudad de origen. Se debe tener una duracin de las actividades en das y en horas. Para las sesiones, se aconseja que sean interrumpidas cada dos horas ya que la posibilidad de disfrutar de relajamiento fsico es siempre de agrado para los asistentes.

PARTICIPANTES
Determinar las personas que van a participar como: Conferencias. Invitados especiales(VIP). Entre ellos, figuran los representantes de la prensa y los miembros de alta jerarqua de los sectores publico y privado. Delegados: son personas directamente relacionadas con la entidad que patrocina el evento, tienen derecho a voz y voto. Observadores: asisten sin la calidad de delegados. Tienen derecho a voz pero no poseen poder decisorio. Asistentes, estudiantes, acompaantes, coordinadores, personal de apoyo

 Es conveniente conocer muy bien la informacin de los asistentes: edad, sexo, origen, ubicacin social, gustos y aficiones. Un certamen debe soportar un 15 20% mas de las personas presupuestadas. Tener en cuenta que la persona que asiste, viene a que lo atiendan bien. La induccin del personal que va a intervenir es fundamental en la organizacin. Permite eliminar las desviaciones y comprende el entrenamiento y la educacin. Al personal que trabaja en la realizacin del evento, debe entregrsele un manual de funciones en el que se especifiquen las tareas que le corresponde desarrollar y otro de procedimientos que establece formas para llevarlas a cabo. En algunos casos, ambos manuales se compendian en uno solo.
Un certamen nunca se debe improvisar

Elaboracin del organigrama del evento

Para conseguir una perfecta sincronizacin en todas las manifestaciones del evento, es conveniente trabajar con unos mtodos de organizacin que establezcan, en sus diferentes fases, el orden y el desarrollo de las reuniones en su aspecto cronolgico y con la mayor sencillez de exposicin posible, para que se puedan prever con antelacin los errores.

Para una visin clara del conjunto, es conveniente elaborar un organigrama o carta de organizacin que sea el compendio del plan general.
El organigrama debe considerar los responsables, en quienes pueden delegar estos y las reas que les corresponde. Tambin se deben establecer las relaciones de dependencia, bien sean de lnea o Staff.

COMISION DE HONOR
COMISION ORGANIZADORA

AUDITORIA ASESOR DEL CERTAMEN

COORDINADOR DEL CERTAMEN

COMIT FINANCIERO

COMIT OPERATIVO

COMIT ACADEMICO

COMIT DE COMUNICACIONES

COMISIN DE HONOR
Es una comisin figurativa porque nunca trabaja. Todo lo que se enva est respaldado por ellos. Van el da de la instalacin y el de la clausura para presidirlas. Son persona que traen la publicidad. Ejemplo: Presidente Honorario: Carlos Ardila Lule.

COMISIN ORGANIZADORA
Es un grupo encargado de facilitar los medios y la accin operativa de todas las actividades previas al evento. Tienen a su cargo la direccin del programa general de trabajo. Se renen dos a tres veces antes del evento, luego asesoran. Saben de dinero de organizacin detallan algunas cosas.

AUDITORA
Revisa y vigila el cumplimiento de lo planeado. Esta por encima del coordinador.

ASESOR DEL CERTAMEN

Ayuda a visualizar para que el certamen no sea nicamente acadmico.

COORDINADOR DEL CERTAMEN

Es la persona responsable de la parte logstica y operativa. Tiene un asesor y una auditora. Es la que ejecuta el trabajo con cuatro comits: acadmico, operativo, financiero y comunicaciones.

COMIT ACADMICO
Edita las memorias. Se encarga de conseguir la informacin de los conferencistas y la que se enva a los medios. Hay un moderador que conoce el tema, es el puente entre el auditorio y el conferenciante, coordina el grupo para elaborar las conclusiones o documento final.

COMIT FINANCIERO
Maneja las finanzas, el flujo de caja menor, los pagos, pasacalles, carpetas, revisar que estn bien los contratos, presupuesto y las propuestas de patrocinios.

COMIT OPERATIVO
Tiene que ver con la impresin, la documentacin, interpretacin, traduccin y grabacin, archivo y correspondencia, ayudas didcticas, seguridad, inscripciones, transporte, lugar, sedes, recintos, suministros (papelera), mensajera, secretaria, inscripcin (cuando llegan), seguros y hoteles.

COMIT DE COMUNICACIONES
Maneja el protocolo (instalacin y clausura del
evento). La promocin, la publicidad, la informacin del evento, las relaciones con la prensa,

sealizacin,

guas,

fotografa,

listados,

correspondencia, recepcin, programas sociales, dibujantes, el stand de la exposicin y el envi de las

invitaciones, presenta informaciones claras, rpidas

y fidedignas acerca del evento.

Periodicidad de las reuniones

Se debe comenzar a planear el certamen con seis meses de anticipacin. Al principio, los comits se renen cada 20 das, luego semanalmente. Las ultimas dos semanas diariamente y durante el certamen, por la maana y por la tarde.

Normas para el equipo de trabajo

Puntualidad. Presentacin personal: no usar escotes ni minifaldas. La presentacin debe ser impecable, ojala con uniformes. Discrecin. Estabilidad emocional. Hay que tener disponibilidad para atender a los dems. iniciativa

 Se puede financiar por canje con una empresa. Por ejemplo, una lnea area o un hotel de la ciudad se consideran los patrocinadores oficiales del certamen, a cambio de obsequiar los plegables o los afiches. Manejar el capital con todo un plan. Se debe tener una cuenta independiente para los dineros del evento. El presupuesto de un evento varia notablemente de acuerdo con el carcter del mismo. Existen muchos imprevistos a lo largo de un evento. Se debe disponer del dinero necesario para los casos de emergencia. Debe existir caja menor para pagar los pequeos gastos. Determinar el punto de equilibrio: por ejemplo: a partir de 80 personas se empieza a ganar. Sistemas de pago (se puede efectuar descuentos especiales por pronto pago de inscripciones, para una mayor motivacin) Buscar otra forma de financiacin con la venta de las conferencias y otros materiales.

 La estructura acadmica es el aspecto mas importante en un evento o certamen. Es la columna vertebral, representa el 70% de un evento. Se refiere a como se desarrollara el evento en su parte acadmica: conferencistas, ponencias, audiovisuales, muestra de equipos. Un evento acadmico debe corresponder a un grupo deliberante. A todos los eventos y certmenes, no se les puede poner el nombre que se quiera (congreso, seminario, panel, simposio, entre otros).

 En la primera y ultima hora en la maana y la primera de la tarde, se debe contar con un conferenciante de trayectoria. Ojala que la ultima conferencia de la tarde, no sea magistral. Dentro de la planeacin, se debe procurar que el evento maneje varias metodologas (mesa redonda, panel, conferencia, entre otras). Los eventos acadmicos se programan todo el da. Un seminario de ocho horas, por ejemplo, no da resultados. Al definir los expositores, se indica el tiempo de cada sesin y cales ayudas se van a necesitar. Se debe tener contacto penamente con los conferenciantes y moderadores. El comit acadmico se encarga de entregarlos discursos y los originales del documento final. As mismo, nombra una comisin para que elabore las conclusiones y recomendaciones de todas las conferencias. Supervisar los salones donde se va a realizar la parte acadmica. Vigilan que exista buena iluminacin y sonido por lo general el comit acadmico es quien recibe al conferenciante por el contacto que ya tuvieron.

 Solicita a los conferenciantes el resumen escrito de la hoja de vida y de las ponencias y conferencias, con el tiempo suficiente. Evala que los contenidos de las conferencias sean de buena calidad.
Establece un control del tiempo de duracin de la conferencia. Existen semforos para indicar el tiempo. Tiene alternativas por si falta algn conferenciante. Por ejemplo, un video, un casete, una mesa redonda o un foro relacionado con el tema.

Deben manejar perfectamente el material audiovisual. Al terminar la conferencia, inmediatamente se levanta.

Obsequiar regalos a los conferencistas. Puede ser un libro o un recuerdo de la ciudad. Para lograr puntualidad en las sesiones, se pueden rifar obsequios entre los madrugadores. Al finalizar la conferencia, se leen los nombres de las personas que van a participar.

Documentacin final
Controlar los documentos de trabajo para que no se repartan sin autorizacin. Manejar la distribucin en los casilleros o en las habitaciones. Tener informacin de la cantidad de documentos que se reproducen. Entregar el documento final o memorias y los certificados el ultimo da, a quienes asistieron. Adems, incluir:

 Conferencias y conferenciante. Asistentes(direccin , telfono y empresa). Programa acadmico y social. Agradecimientos a los diferentes, patrocinadores y personal de apoyo. Quienes dieron los discursos.

Elaborar las memorias con todo el material (plegable, tiraje, afiche, cartas, modelo, sealizacin, carteleras, gallardete) sirven como manual y memoria. Redactar formulario de evaluacin para asistentes y grupo de trabajo, con preguntas sobre los aspectos como valor, inscripciones, transporte, alimentacin, conferencias. Recibirlo al momento de entregar el certificado.

Exposicin o muestra
En el evento o certamen, se hace una exposicin con elementos alternativos a la parte acadmica. Por ejemplo: en una conferencia de informtica, se pueden exponer computadores. Prever un espacio adecuado para la exposicin, a la que se pueda asistir despus de la conferencia. Se deben tener normas como horario y fecha de instalacin. El stand se desmonta despus de terminada la exposicin. Manejar bien la distribucin de las reas que queden cerca al saln

 Se puede dejar de cobrar a los expositores en dinero, pero se solicita a cambio papelera, carpetas, medio cartel de instalacin, entre otros. Para la decoracin, tener en cuenta que hay quienes alquilan sillas, matas y otros accesorios. Disponibilidad de personal auxiliar que reemplace en el stand. Control de ingreso y salida de elementos y que conste en los contratos. Pre y post-exposicin. Un da antes de iniciar y un da despus de la clausura. Determinar el tiempo que se pueda demorar para desmontarla. Reglamento (lo que se puede y no se puede exhibir y/o vender).

Es conveniente instalar tres puestos de recepcin en el hotel. En el aeropuerto y en la terminal de transportes, en el horario indicado. Cuando se trate de eventos internacionales o nacionales en los que los delegados lleguen por va area, se nombrara un asistente de recepcin quien coordinara los asuntos de aduana y entrega de equipajes y supervisara el transporte de los delegados hasta el hotel.

 Se requieren guas expertas debidamente uniformadas. Los uniformes llevarn los mismos colores utilizados como distintivos del evento. El sonido de la oficina de informacin del aeropuerto nos puede ayudar para la ubicacin de los participantes. Las guas deben tener el listado de las personas segn el alojamiento y el numero de vuelo. tener las rutas de desplazamiento del aeropuerto o de la terminal o la sede. Entregar a las personas invitadas por la organizacin, las cartas que indiquen a que tienen derecho para evitar malos entendidos. Dejar copia en al recepcin del hotel. El gerente o director del evento debe revivir en la puerta del recinto a los invitados.

 Formulario previamente establecido para un evento, el cual debe ser diligenciado por cada uno de los participantes en el momento de hacerse la inscripcin. Se elabora en tamao carta, media carta o desprendible, lleva e logo smbolo del evento, membrete y debe decir: ficha de inscripcin. Se deben tener cupones disponibles por si alguien falta por diligenciarlo. El sistema de inscripciones puede ser en orden alfabtico, deben ubicarse las letras inciales en la parte superior del puesto para mejor visualizacin.

 Entrega de documentacin. Plegable actualizado con horarios y conferenciantes y dems documentos, en la carpeta correspondiente. No incluir en la carpeta las invitaciones o tiqueteras para evitar reclamos posteriores. Entregar un listado provisional para controlar el numero de personas que van inscritas. Debe programarse una hora para montar el puesto de inscripciones y otra para desmontarlo. El personal de inscripciones debe conservar su puesto organizado, evitando tener carpetas o materiales regados por todas partes. Reservar una bodega para el material.

 El puesto de informacin debe funcionar permanentemente. Es diferente al de las inscripciones, pero ambos van en la misma parte, para que los coordinadores se puedan reunir. El puesto de informacin es diferente al de inscripciones. Debe ser visible y tener telfono. Reconfirmar los pasajes de los asistentes. Monedas para el cambio y lista con los nombre y telfonos del personal de apoyo: conductores, electricistas, coordinadores de los otros comits.

Requiere de material informativo sobre el certamen y sobre la sede. Por ejemplo: ubicacin de los baos, los telfonos. Informacin sobre la ciudad, tarifas de vuelos de las diferentes compaas de aviacin, hoteles. Este personal maneja carteleras con: recados, conferencias, actos sociales, cambios, recortes del peridico sobre el evento, entre otros.

 Tiene sus funciones propias: se encargan de toda la correspondencia durante el evento, pasan discursos, elaboran tarjetas y otros documentos. Trabaja en en el pre-evento, en el evento y en el pos-evento. Elaboran listados provisionales de personas inscritas hasta la vspera y luego, los definitivos. Esta listado se entrega con las memorias. El personal que trabaja en inscripciones luego pasa a secretaria. Se encargan de digitar: ponencias, hojas de vida y las memorias del evento. Estas ultimas pueden entregarse en disquete.

 En todo lo que visualmente orienta sobre el evento. Se deben usar los mismos colores y el mismo logo smbolo en : pancartas, plegables, afiches, gallardetes, pasacalles, escarapelas. Sealizacin en los salones y en donde se solicitada por las dientes reas: registros de maletas. Paletas, pasacalles, avisos de prensa. Carpetas, porta nombres, sitios de vidita, restaurantes, sede, vehculos y otros. El papel para la correspondencia ser sobrio y elegante ( Kimberley gris o bond). En la sede o sitios tursticos, exhibir el gallardete del evento. La mesa de inscripcin e informacin llevaran el logo smbolo en la parte frontal. Los patrocinadores tambin lo incluirn. Impresos: afiches, tiquetes de alimentacin, tiquetes de maletas, certificados de asistencia y documento final deben tener los mismos colores e igual identificacin

Los idiomas se definen con base en las informaciones suministradas por los participantes en las papeletas de inscripcin o segn la lengua de la mayora de los expositores. Cuando en un evento se van a utilizar varios idiomas con carcter oficial, la interpretacin y traduccin requieren una atencin especial.

 Interpretacin: cuando la persona que traduce, da sentido a lo que se dice. Traduccin. La persona traduce simultneamente y literalmente lo que el conferenciante dice. Susurro: cuando solo hay una persona que necesita a alguien informndole, exclusivamente lo que sucede.

 Los interpretes necesitan trabajar en cabinas aisladas desde las que se pueda observar el expositor. Para cada idioma, se necesita de una cabina independiente numerada, con su respectivo canal. Indicar los expositores la entrega priva de los documentos resumen para tener tiempo de transcribirlos. Grabarlos y fotocopiarlos. Es mejor contratar y dejar que el proveedor se encargue de los reclamos

Una de las cualidades profesionales fundamentales que se exige a los interpretes y a los traductores, es la discrecin y la reserva mas absoluta.

AEROLINEAS
Tener una lnea area oficial que aparezca en el volante, tiene la ventaja de que pueden obsequiar algunos pasajes o patrocinar la papelera, plegables o afiches. Se deben conseguir con la aerolnea, un listado de los vuelos y adems, algunos descuentos. Identificacin de las maletas con el distintivo especial, ojala con colores llamativos y en un mismo diseo. Relacin excelente entre las agencias de viajes y la aerolnea. Ellos pueden llevar plegables y papelera gratuitamente a las ciudades donde viajan. Definir y establecer claramente los requisitos necesarios para entrar al pas (pasaportes, visas, seguros e impuestos, averiguar si se requieren tramites adicionales de emigra con como vacunas).

 Prever los manejos de emergencia que se emplearan para suplir las omisiones de lo anterior. Especificar los artculos que n dejen ser incluidos en el equipaje. Adoptar procedimientos para evitar el registro minucioso de los delegados y sus equipajes en la aduana. Es conveniente que la organizacin que patrocine el evento asegure a los delegados contra accidentes areos y perdidas

HOTELES
La eleccin del alojamiento implica tener en cuenta una serie de recomendaciones de tipo practico y sicolgico. Se deben investigar los precios y categoras de los hoteles, as como la distancia de estos a la ciudad o estacin terminal. Si se efecta en baja temporada, se pueden obtener tarifas especiales. Destacar esta promocin en el plegable. Condiciones de reserva. Pre registr para que no hay a que hacer fila al llegar al hotel, teniendo todas las tarjetas lista en orden alfabtico, que solo sea firmar. Se debe tener el costo y el numero de habitaciones sencillas, dobles y el valor por persona adicional. Equipos en las habitaciones (aire acondicionado, calefaccin).

 Para la reservacin del hotel, debern elaborarse y enviarse al publico comunicaciones especificas acerca del sitio seleccionado como sede del evento e informaciones sobre mnimo dos hoteles mas, de menor valor, como posible alternativa. Indicar el trato para las personas VIP (algn conferenciante o un presidente de agremiacin), tiene derecho a todo. Se puede utilizar el sistema de llamadas del hotel sede para despertar en la maana cada invitado. El alojamiento que se seleccione, debe brindar a los participantes el mximo confort posible. Conocer los sistemas de seguridad por si algn personaje invitado lo necesita. Es conveniente tener sealizacin, dentro y fuera del hotel. El puesto de informacin debe tener al logo del evento.

Equipo tcnico
Comprende todas las maquinas y equipos que usen requieran . Se deben ajustar previamente al evento. Vigilar que el material que traen los conferenciantes se les reserva los equipos. Revisar aspectos como: Traduccin simultanea (cabina de grabacin). Grabacin por audio o video. Circuito cerrado (alternativa para estudiantes si hay mucha gente). Computador para las inscripciones.

Equipo de transcripcin. Faz propio. Telfono. Computador. Maquinas de escribir. Equipo de video compatible. Fotocopiadora. Equipo de proyeccin. Iluminacin. Sonido.

Un certamen es como un programa turstico, si separa, se debe recibir un buen servicio. Pongmonos en lo zapatos del otro.

Transporte local
Del aeropuerto al hotel y de los hoteles a la sede del certamen, averiguar e informar si hay parqueadero o no. Tipo de servicio: es individual y colectivo. Control de equipaje: lo ideal es que la persona lleve el equipaje en el mismo vehculo.

 Tener en cuenta por cuales sitios se puede desplazar el vehculo y tener guas en cada vehculo por los problemas o inquietudes que puedan presentarse. Debe hacerse sealizacin tambin los vehculos con el nombre del evento (calcomanas). Conductores: se considera personal del evento, con sentido de pertenencia del vehculo. Desplazamiento del personal de apoyo. Garantizar transporte antes de la hora normal y despus.

 Discrecin. Se debe buscar que los guardaespaldas se confundan con el resto del personal. Seguridad en el aeropuerto, en la sede y en los trayectos. Si es un personaje, el DAS, la Brigada o la Gobernacin la proveen. Deben existir puestos de primeros auxilios; las clnicas para urgencias, corren por cuenta de la organizacin.

ELEMENTOS VARIOS
Sillas Mesas Banderas Astas con sus respectivas bases Manteles Pendones Atril Papelera (mdulos) Sonido Grabacin Instalaciones elctricas en perfecto estado Control de iluminacin en el saln de conferencias Distribucin del saln a travs de planos

Plizas de seguros. Existen seguros por los dos o tres das que dura el evento. Es conveniente contratar seguros: De manejo de proveedores y cumplimiento, por si se cierra el evento. Para las personas que participan como asistentes. Para las personas que estn trabajando en el evento. Para los equipos.

 Las escarapelas se entregan a los miembros de los comits un da antes. Debe efectuarse una reunin previa, para indicar el sistema de trabaja (quien era el jefe, la hora y labor por realizar, entre otros). Se da la hora de ingreso, no la de salida. Cada comit pone la sealizacin que le corresponde y supervisa el area que le correspondi. Por ejemplo: alimentacin, suministros, salas de conferencias.

 Debe coordinarse el horario de alimentacin del personal de cada uno de los comits. No deben comer en el mismo sitio de los clientes no todos al mismo tiempo. Todos los suministros deben estar listos (clips, papel carbn, ganchos). Se debe ser racional en la solicitud del material que se requiera. La presencia de representantes del gobierno como: presidentes, gobernador o alcalde permite que nos divulguen el evento.

Al jefe del rea social, le corresponde elaborar el programa social del evento. Sobre este aspecto se le recomienda:

 Definir el tipo de recepcin y personas que se invitaran y fijar con antelacin el da y la hora de la recepcin. Seleccionar el lugar de acuerdo con el tipo de excepcin y la cantidad de publico que se invite. Considerar las posibles formas de distraccin(actos folclricos, por ejemplo) y establecer variedad en los mismos. Tener encuentra que en todos ellos debe haber msica. Generalmente solo el acto de clausura podra ser bailable; en los dems se debe acudir a msica que ambiente y amenice. Incluir siempre a las esposas de los delegados en los actos sociales y culturales que se programen. Los actos sociales estn constituidos por banquetes, almuerzos, comidas, recepciones y cocteles. Un acto social de mas de dos horas implica desgaste.

 Los banquetes siempre se consideran como actos sociales de carcter formal. Los almuerzos y comidas pueden ser formales, semi-formales o informales. Las invitaciones a los actos sociales semiformales se efectan por tarjeta o en forma personal. A los informales, se invita en forma personal o por telfono. No ofrecer nunca reuniones sociales paralelas a las de trabajo, una excepcin la constituye el programa para seoras.

Se invita por tarjeta Se usa el traje estipulado en la invitacin Se elaboran tarjetas indicativas del puesto Se alternan en los puestos las damas y los seores Trazar un plan para la acomodacin de las mesas con el fin de determinar la ubicacin de los invitados especiales y la prensa, en los deferentes actos culturales y sociales Los obsequios y las rifas se efectan al final de la fiesta social Lo ideal es empezar a tiempo. Lo mximo que se debe esperar son 15 minutos, as no se inicie con el anfitrin.

Recordar que debe establecerse un control para consumo de bebidas. Tener en cuenta los alimentos y bebidas que se van a dar y sus horarios:

Refrigerios Bebidas Almuerzos Comidas

Dietas especiales Adecuacin de los sitios. Si es bufe se necesita mas espacio Promover valores tpicos culinarios

 El coordinador es la persona que define la hora para la alimentacin de los participantes y para el personal de apoyo. En la cartelera del hotel debe aparecer por escrito el men de cada da. El personal de apoyo almuerza aparte del bufe. Todos deben manejar etiquetera para un mejor control. Informar en el plegable que si se pierde la escarapela o la tiquetera se deba cancelar determinada suma de dinero.

El acompaante tambin tiene derecho a participar de los tours, salir a comerciar, disfrutar de los actos culturales, desfiles y danzas. Se debe pagar por este servicio.

Las acompaantes que no estn obligadas profesionalmente o por un inters directo a asistir a las tareas del evento, tiene derecho a un programa que le proporcione esparcimiento, mientras sus esposos se hallan en las sesiones de trabajo. Al elaborar este programa se debe considerar:

 Las actividades no deben iniciarse antes de la mitad de la maana ni terminas despus de la mitad de la tarde, con el fin de dejar amplios mrgenes de receso. Deben seleccionarse para las visitas, lugares tranquilos y pintorescos. Si se organizan das de compras. Estos deben programarse en sitios que ofrezcan productos de buena calidad. Sin embargo, es funcin del asistente de esta seccin, establecer contactos con los almacenes que puedan ofrecer descuentos especiales. Coordinar las actividades de las guas tursticas que acompaaran a las damas en los tours y establecer contactos con e encargado de transporte, adems, conseguir los obsequios conmemorativos que se distribuirn entre los asistentes teniendo en cuenta que sean de alguna utilidad o significacin para las damas como: telas nacionales, artculos tpicos, discos autctonos, mapas y libros, fciles de transportar.

 El programa se hace detallado (sitio, conferenciante, da, hora, refrigerios) Tener cronograma de actividades que especifique todo: envi de plegables, contacto conferenciantes, envo de ponencias, negociaciones de equipo, hotel, guas, alimentacin y dems aspectos.

 Cuando se realiza un certamen o un evento, la gente viene tambin a un descanso, se puede contactar con una agencia de viajes y contratar con ellos el programa turstico. Ellos pueden ofrecer tours, alquiler de vehculos con conductor, visitas a museos, reservas de pasajes y otros. Contratar un fotgrafo oficial el cual regale fotos oficiales del evento por la venta de otras a los participantes. Todo debe estar por escrito y planeado con el grupo de trabajo, antes de salir a ejecutarlo.

 El trabajo del personal organizador no termina una vez concluido el evento. Continua despus del da de la clausura y comprende los siguientes aspectos:
Propaganda final en los medios de comunicacin Inventario de bienes y traslado de estos al almacn de la empresa
Organizacin de la sede Liquidacin del personal Evaluacin de la participacin Elaboracin de la carpeta memoria

A la terminacin del evento, ha de recurrirse una vez mas a los medios de comunicacin para ofrecer al publico nacional y extranjero un panorama retrospectivo de la labor realizada y sus resultados. Esta informacin debe ser redactada de un modo tan inteligible que incluso la mesa comprenda a importancia del evento. Debe despertarse el inters de los medios de comunicacin ya que ello motivara al publico a valorar el evento y sentara las bases para promocionar futuras reuniones.

Un vez terminado el evento debe hacerse un inventario de los equipos, muebles, utilera, de sus seccin. Elaborar listas, pasar copias al encargado del almacn y proceder a trasladarlas al mismo. Esto se hace con el fin de centralizar los bienes y determinar las devoluciones.

Reunidos los equipos en el almacn, ser obligacin de los jefes de rea y de los asistentes, organizar los salones, recoger el material promocional y publicitario, desprender los indicativos de sealizacin, entre otros. La responsabilidad de la entidad patrocinadora, entregar la sede completamente organizada. En el caso de presentarse daos o averas den los salones o dems sitios de trabajo, el administrador del local, se entender con el encargado de los seguros.

En la organizacin de un evento interviene no solo el personal de la entidad patrocinadora sino tambin personal temporal. Al primero podr fijrsele de antemano una bonificacin por su trabajo extra. Al segundo, se le cancelara el respectivo contrato. No obstante es recomendable que la entidad organizadora celebre un acto especial con el fin de demostrarles su agradecimiento. As mismo, se debe enviar tarjetas o cartas a todos aquellos que de una u otra forma, estuvieron vinculados al evento.

Comprende: Balance de ingresos por inscripciones Valoracin de los resultados La valoracin ofrece la confirmacin practica de las cosas que han sido bien hechas y las sugerencias para detalles que, en el futuro, pueden ser objeto de mejoras.

Esta carpeta se hace con el fin de que sirva como referencia para la organizacin de prximos certmenes y como historia del evento realizado. La carpeta contendr los siguientes datos:
Preparativos (etapa preevento) Desarrollo (etapa evento) Resultados (etapa post-evento)

Preparativos (etapa pre-evento)

Historia y antecedentes del certamen. Invitaciones. Estatutos de la asociacin internacional y reglamento del congreso. Programa general. Carta de organizacin. Programas de las distintas reas. Comunicaciones enviadas. Alojamientos en los hoteles. Consecucin de la sede. Conferencistas. Interpretes y traductores. Relacin y categoras de o congresistas. Asuntos relacionados concambios de divisas y aduanas.

 Planos, mapas y decoracin de la sede. Copias de los discos pronunciados en las sesiones de apertura y clausura. Copias de las conferencias, ponencias y dems intervenciones

Datos sobre actos sociales y culturales. Material grafico, publicitario y promocional,. Formatos de toda la papelera del evento. Copias de las resoluciones y conclusiones.

 Presupuesto general y balance del evento. Archivos de prensa y fotografa.