CPCC.

Julin Contreras LLallico

JCLL

Normas de Auditora

Contribuyen evaluaciones

que

las

auditoras objetivas

sean y

imparciales,

confiables de la gestin gubernamental.

Constituyen un valioso marco de referencia

para el control gubernamental.

FUENTE:NAGU

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...Normas

de Auditora Gubernamental

Son de cumplimiento obligatorio por los auditores de:

La Contralora General. Los rganos de Auditora Interna. Sociedades de Auditora designadas por la CGR. Profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participan durante el proceso de la auditora gubernamental.

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Auditora Gubernamental Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe.

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Cdigo de tica del Auditor Gubernamental

Exigencias ticas cuya forma y espritu deben ser tomadas en cuenta por los auditores gubernamentales.
Aptitud

de Servicio. Calidad de Servicio. Compromiso con el Pas. Cordialidad. Cuidado y Esmero Profesional. Independencia, Objetividad e Imparcialidad. Probidad administrativa. Reserva o confiabilidad. Tecnicismo. Vocacin por la verdad y la transparencia.

Aprobado por Resolucin de Contralora N 077-99-CG de 07.Jul.99

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Normas de Auditora Gubernamental- NAGU

NAGU 3 Normas relativas a la Ejecucin de la Auditora Gubernamental

Normas para la realizacin de la auditora

3.10
Evaluacin de la Estructura del Control Interno

3.20
Evaluacin del cumplimiento de las disposiciones legales y Reglamentarias

3.30

Supervisin del Trabajo de Auditora

3.40

Evidencia suficiente, competente y relevante

3.50

3.60

Papeles de Trabajo

Comunicacin de Hallazgos

3.70

Carta de Representacin

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Tcnicas de Auditora

Mtodos prcticos de investigacin y prueba

que

el

auditor

utiliza

para

lograr

la

informacin y comprobacin necesaria para fundamentar su opinin y conclusiones.

Su empleo se basa en el criterio o juicio del auditor. Generalmente se clasifican en base a la accin que se va a ejecutar.

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LA NAGU 3.50 - PAPELES DE TRABAJO

El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas en forma de

papeles de trabajo.
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Qu son los Papeles de Trabajo?

Evidencia documental del trabajo del auditor. Conjunto de cdulas y documentos

conteniendo informacin preparada u obtenida y conservada por el auditor.

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... Qu son los Papeles de Trabajo?

Constancia del trabajo que el auditor juzg

necesario realizar, como lo realiz y de sus

conclusiones.

Evidencia del cumplimiento de las NAGU. Base del informe del auditor y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente.

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Objetivos de los Papeles de Trabajo

Contribuir a la planificacin y ejecucin de la auditora.

Constituir la fuente primordial para la redaccin del informe y la evidencia del trabajo realizado.

Facilitar la revisin y supervisin del trabajo de

auditora.

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Servir como antecedentes para futuras auditoras.

Importancia de los Papeles de Trabajo

Proporcionan el sustento para el Informe. Facilitan la conduccin y supervisin de la auditora. Permiten la revisin de la calidad.

Excepcionalmente en procesos legales, sirven para

defenderse en el caso de que se le atribuya negligencia o fraude.

Como gua para auditoras subsecuentes de una misma entidad o cliente.

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Formas de los Papeles de Trabajo

Forma de datos contenidos en documentos. Pelculas.

Medios de magntico, informticos.

almacenamiento electrnicos.

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Tipos de hojas utilizadas para la elaboracin

de los Papeles de Trabajo
Para la mayora de las cdulas de trabajo:

Hojas de tamao estndar de siete columnas. Hojas de doble tamao estndar de 14 columnas.

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Tipos de hojas utilizadas para la elaboracin

de los Papeles de Trabajo

Para documentar entrevistas, inspecciones y

otras labores presentadas en forma narrativa

Hojas rayadas de tamao estndar.

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Requisitos que deben cumplir los Papeles de Trabajo

1.
2. 3. Completos y exactos. Claros, comprensibles y detallados. Legibles y ordenados.

4. 5. 6.
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Solo informacin relevante. Informacin sobre cada fase de la auditora. Reflejo de las cualidades de destreza y experiencia del auditor que los elabora.

Tipos de Cdulas
Cdula Matrz

Cdulas Auxiliares
Cdulas Sumarias

Cdulas Analticas

Cdula principal Presenta en forma global montos objeto del examen o reas (procesos)a examinarse

Se originan de cdulas matrices.

las

Presentan las diferentes cuentas de un rubro o secuencia de una transaccin o rea operativa o proceso.

JCLL

Consideraciones sobre la elaboracin de los Papeles de Trabajo.

El encabezamiento de cada cdula incluir:

Nombre y siglas de la entidad auditada. Tipo de Examen. Perodo del examen. Ttulo de la Cdula de Trabajo.

JCLL

Encabezamiento de los P/T

(Entidad) (Tipo Examen) (Perodo) (Ttulo) Universidad La Esperanza Examen Especial al Area de Abastecimiento Del 01.Ene.2010 al 31.Dic.2011 Licitaciones Pblicas

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... Consideraciones sobre la elaboracin

de los Papeles de Trabajo.

En la parte inferior: En el lado derecho el cdigo de acuerdo al ndice que corresponda.

En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la prepar y de quien la revis, as como las fechas de preparacin y de revisin.
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... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.

Pueden prepararse a lpiz o lapicero de color o tinta

negra.

Contenido conciso mostrando relacin directa con el trabajo realmente ejecutado. Indicar la fuente de informacin. Las aseveraciones que contienen deben estar respaldadas y sustentadas.

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Pulcritud y exactitud. Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar

correctamente escritos.

... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.

Referenciacin cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditora.

Un solo asunto por cdula.

Llenadas slo por el anverso.

Informacin y documentacin obtenida como listados

informticos deben ser autorizadas y visadas por los

niveles correspondientes.
JCLL

... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.

Fotocopias debidamente (dependiendo el caso).

autenticadas

Confirmaciones de terceros, para ser considerados papeles de trabajo debern contar con: marcas de auditora, comentarios, conclusiones, codificados, referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajo.

JCLL

... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.

No existe una forma estndar para los P/T, siempre es necesario que el auditor utilice su criterio profesional. Los P/T de aos anteriores deben ser usados como una gua para el tipo de trabajo a realizarse, porque de lo contrario no se mejorara su contenido, su presentacin ni la forma de obtener evidencias.
JCLL

... Consideraciones sobre la elaboracin de los Papeles de Trabajo.

La eficiencia de un auditor se mide en sus P/T.
HBITOS DE TRABAJO DESORDENADOS DESCUIDO

PENSAMIENTOS DESORDENADOS

DESINTERS
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DEFICIENTE VERIFICACIN

Fallas comunes en la elaboracin de los Papeles de Trabajo.

No existe evidencia de que se efectu el estudio y evaluacin del control interno. No indican cuando se aclaran los problemas que surgieron en el curso de la auditora. Listados informticos sin ninguna marca de auditora. Archivos llenos de fotocopias.

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...Fallas comunes en la elaboracin de los papeles de trabajo.

No hay referencia cruzada. No hay indicacin de los procedimientos realizados. Informacin insuficiente determinado hecho. sobre un

Cdulas Resmenes incompletas(*)

(*) Deben contener Objetivo, Labor realizada, Resultados Obtenidos, Conclusiones y Recomendaciones)

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...Fallas comunes en la elaboracin de los papeles de trabajo.

Falta
Falta No

cerrar todos los circuitos de una transaccin u operacin.

de referencia en las cdulas que han originado un ajuste de auditora. sealar las bases para la valuacin de los activos ni las polticas de depreciacin (EE.FF).

JCLL

...Fallas comunes en la elaboracin de los

papeles de trabajo.

No se cuenta con la Carta de Representacin. No se indica la fuente de la que se ha obtenido

informacin.

No se indica quin elabor la cdula ni cuando. No hay evidencia de la revisin del encargado y supervisor.

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Marcas de Auditora
Signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditora realizados. Indican la naturaleza y extensin de la verificacin aplicada en cualquier etapa. Tambin se les conoce como smbolos, claves, tildes.
JCLL

Clases de Marcas de Auditora

Con significado uniforme
Estandarizadas. Tienen el mismo significado para todas las auditoras.

Con leyenda a criterio del auditor

Significado convencional. no

Significado adecuado a cada caso e indicado en c/u de las hojas de trabajo.

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Reglas para la aplicacin de las Marcas de Auditora

Uso del lpiz o lapicero rojo.
El supervisor emplear lpiz o lapicero de color distinto.

Su significado debe incluirse en la ltima hoja de cada rubro rea examinada, utilizando hojas de 14 columnas.
No se deben registrar efectuado el procedimiento.
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sin

haberse

Marcas de Auditora con Significado Uniforme

Cotejado, comprobado, correcto. Verificado y revisado con documentacin sustentatoria.

Sustentatoria:Verificado con libros oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales.

Suma correcta vertical. Suma correcta horizontal. Clculo verificado.
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Marcas de Auditora con Significado Uniforme

Circularizado. Circularizacin confirmada.

Verificacin fsica. Operacin autorizada. Pago Posterior.

JCLL

Cobro Posterior.

Ejemplo de Marcas de Auditora con leyenda a criterio del auditor

Colocada bajo una cantidad en un registro, para sealar la ltima partida del perodo actual que se haya examinado.

S
S

En el balance de comprobacin al lado de una cuenta para indicar que ser necesario elaborar una cdula respecto a dicha cuenta. Cuando la cdula de auditora mencionada en el inciso anterior ha sido concluida. Cuando un comentario ha sido investigado y a su vez aceptado, o bien que se haya ajustado y aceptado.

JCLL

Ejemplos tomados de Principios Bsicos de Auditora de Arthur W. Holmes CPA.

...Ejemplo de Marcas de Auditora con leyenda a criterio del auditor

y
N/A

Efectuado selectiva.

recuento

en

forma

No Aplicable

A,B,C...
C/I 1, C/I 2 ...
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Observaciones Observaciones

Archivos de Auditora
El auditor debe conservar la informacin que ha obtenido durante la auditora. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos. Los archivos se clasifican en:

Archivo Permanente.Se custodia la informacin de la entidad que no es de naturaleza variable y que ser importante en los prximos ejercicios.
Archivo Corriente(*).- Custodia la informacin de la auditora en curso.

JCLL

Tambin llamado archivo de la auditora en curso.

Clasificacin de los Archivos

ARCHIVO PERMANENTE. ARCHIVOS CORRIENTES II .DE PLANIFICACIN (L)

I .-PERMANENTE (P)

III.- CORRIENTE DE AUDITORA FINANCIERA (F) IV.-CORRIENTE DE AUDITORA DE GESTIN (G)

V.- DE EXAMEN ESPECIAL

(E)

VI.- COMUNICACIN DE HALLAZGOS (OC DR) VII .- RESMEN DE AUDITORA (R) VIII.- DE CORRESPONDENCIA (C) IX .X .JCLL

OPCIONAL (O) VARIOS (V)

Identificacin de los Archivos

Nombre y siglas de la entidad. Unidad a cargo del examen. Tipo de Examen. Area(s) a examinar. Perodo evaluado Integrantes del Equipo. Fecha de inicio y trmino del trabajo de campo. Nmero del Informe.

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ENTIDAD AUDITADA: ENTIDAD NN SIGLAS: NN UBICACIN: LIMA UNIDAD: GERENCIA DE . TIPO DE AUDITORA: EXAMEN ESPECIAL REA A EXAMINAR: ABASTECIMIENTO PERODO EVALUADO: DEL 01 DE ENE.2009 AL 31 DIC.2010 FECHA INICIO: 15.05.2011 FECHA TRMINO: 23.08.2011 CATEGORA: Gerente NOMBRE Juan Ramos Glvez

Supervisor Carlos Martnez Laos Auditor Encargado Mirian Hernndez Lujn Auditor Jos Luis Amador Alva Auditor
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Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

I. Archivo Permanente:
Incluye informacin general de la entidad que no es de naturaleza variable y que ser relevante en los siguientes ejercicios. Se le ha codificado con la letra P. Debe mantenerse actualizado de ao en ao segn lo establece la NAGU 2.40. Su contenido se encuentra regulado desde el P 1 hasta el cdigo P 19.
JCLL

Archivo Permanente
Documentos que han perdido su vigencia, deben exclurse del archivo permanente y formar parte del archivo corriente de la ltima auditora en que dejaron de ser aplicables.
Su nueva ubicacin debe referenciarse en el ndice del archivo permanente.

JCLL

Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

II. Archivo de Planificacin:
Contiene la documentacin relacionada con el proceso de la planificacin especfica NAGU 2.20. Se le ha codificado con la letra L. Su contenido se encuentra regulado hasta el cdigo L 13.
JCLL

Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

Archivo Corriente. Contiene informacin relacionada con la auditora en curso. Al trmino de la auditora, este archivo sirve para demostrar el debido cumplimiento del programa, lo que es ratificado con la firma de los auditores revisores.
JCLL

... Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

Archivo de Comunicacin de Hallazgos: Incluye la informacin relacionada con la comunicacin de hallazgos, en cumplimiento de la NAGU 3.60.
Para los hallazgos cursados se utiliza el cdigo OC.

Para las aclaraciones o comentarios recibidos se utiliza el cdigo DR.

JCLL

... Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

Archivo Resumen de Auditora:
Incluye el resumen general del trabajo de la auditora (Puntos pendientes superados, ltima versin del Informe, Memorndum de Control Interno, Carta de Representacin, etc.). Se le ha codificado con la letra R. Su contenido se encuentra normado hasta el cdigo R 11
JCLL

... Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

Archivo de Correspondencia: Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la Comisin de Auditora durante el proceso de la auditora. Para la Correspondencia Remitida se utiliza el cdigo C1. Para la Correspondencia Recibida se utiliza el cdigo C2.
JCLL

... Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

Archivo Opcional: Incluye informacin relacionada con los objetivos del examen, pero que por su naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo prctico y eficiente. Listado de Inventario Fsico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc. Para su codificacin se utiliza el cdigo O.
JCLL

... Descripcin de los archivos de Papeles de Trabajo

Archivos Varios:
Se incluirn papeles de trabajo y documentos sustentatorios relacionados con temas complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en el examen practicado. Para su codificacin se utiliza el cdigo V.
JCLL

Tener en cuenta que...

Archivos individuales muy gruesos,

son difciles de manipular y se

deterioran rpidamente con el uso.

Cada archivo debe tener un ndice.

JCLL

ndice y Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo. ndice de los papeles de trabajo Permite un ordenamiento lgico del contenido de los archivos. Facilita la identificacin de la informacin y de los resultados obtenidos.

JCLL

Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo

Referencia Cruzada: Permiten la interrelacin de los P/T. Facilita el acceso a las evidencias en cualquier fase de auditora.

Evita que se repitan los trabajos.

JCLL

... Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo

Criterios Uniformes de Referenciacin:
La informacin recibida se referencia por el lado izquierdo.

La informacin que se enva a otra cdula, se referencia por el lado derecho.

Las cdulas sumarias se referencian a las cdulas matrices. Las cdulas analticas se referencian a las cdulas sumarias. JCLL

...Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo

La informacin a ser cruzada puede encontrarse en
el mismo archivo o en otro; en cuyo caso,

conjuntamente a los cdigos referenciados, se

indicar el nombre del archivo del cual proviene o al cual se enva la informacin.

JCLL

...Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo.

Indicacin de las cdulas no utilizadas, para
asegurar que los P/T estn completos. Cada procedimiento del programa de auditora debe ser referenciado a los P/T donde se desarrollaron. Cada aspecto sealado en el informe de auditora, debe referenciarse a los P/T de donde emerge el hallazgo.
JCLL

...Reserva o Confidencialidad ...

Obligacin de respetar la confidencialidad de la

informacin obtenida. Solo se puede revelar informacin obtenida, cuando exista una obligacin legal o profesional y con la aprobacin respectiva. Debida proteccin, control y archivo de los P/T
JCLL

durante el proceso de la auditora.

...Reserva o Confidencialidad ...

Su naturaleza reservada y secreta debe

mantenerse inclusive despus de finalizada la auditora.

El uso no autorizado o la prdida de los P/T

genera la respectiva responsabilidad.

JCLL

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo

A quienes les pertenecen los P/T?

A los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control

JCLL

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.

Cmo cautelar su integridad y reserva?

Asegurndose de que el ambiente proporcionado a la Comisin de Auditora cuente con la seguridad necesaria. Evitando dejar los P/T durante el da en lugares accesibles al pblico.
JCLL

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo. Guardndolos en la noche en armarios o credenzas bajo llave.
Guardando bajo llave la informacin clasificada como Confidencial cuando no se utilice. En los viajes, cuando sea necesario llevar los P/T a un hotel, deben guardarse en maletines bajo llave.
JCLL

Supervisin y Revisin de los Papeles de Trabajo

Cual es el objetivo de una correcta supervisin y revisin de los papeles de trabajo? Certeza razonable de que la auditora se ha ejecutado adecuadamente y que se encuentra correctamente documentada.

JCLL

Supervisin y Revisin de los Papeles de Trabajo

Eficiencia y economa, al evitar regresar a la entidad por informacin adicional. Oportuna depuracin de los P/T para lograr un archivo integrado y conciso.

Seguridad de que los P/T estn correctamente

terminados.
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Revisin por parte del Auditor Encargado

Calidad de la evidencia.
Cumplimiento de las consideraciones mnimas para elaborar P/T.

Validez de las conclusiones.

Adecuada organizacin de los archivos. Consignar sus iniciales en cada P/T en seal de conformidad con el trabajo realizado por integrante.
JCLL

Revisin por parte del Auditor Encargado

Completar el P/T Revisin de los Papeles
de Trabajo- Auditora ao Completar el P/T Lista de verificacin de

conclusin de auditora.
JCLL

Revisin por parte del Supervisor de la Comisin

Revisin de los P/T durante el trabajo de campo en forma peridica y progresiva, consignando aprobacin. La verificacin debe comprender: sus iniciales en seal de

La adecuada planificacin de la auditora.

JCLL

 Revisin del Supervisor de la Comisin

La conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos. La calidad de las evidencias obtenidas. Revisar el P/T Revisin de los Papeles de Trabajo- Auditora ao

Revisar el P/T Lista de verificacin de

conclusin de auditora.
JCLL

Supervisin a Nivel Gerencial

Revisin de los P/T para cerciorarse de que
se cuenta con evidencia clara, demostrable

y objetiva que respalda las labores de

auditora y los hallazgos encontrados. Aprobar el P/T Lista de verificacin de conclusin de auditora.
JCLL