Você está na página 1de 62

Gestin de Operaciones

CEMA MADE Semana 8 Administracin de Proyectos en Operaciones

GESTION DE OPERACIONES Ing Pedro del Campo

Objetivos
Identificar los factores de xito de la administracin de proyectos Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administracin de proyectos Representar graficamente una red de actividades Identificar la secuencia de actividades crticas de un proyecto Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mnimo
2
- GESTION DE OPERACIONES

Definiciones Preliminares
PROYECTO:
es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo

temporario: principio y fin definidos nico: definido especficamente

- GESTION DE OPERACIONES

Ejemplos de proyectos
Adquisicin de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificacin de nuevas localizaciones Ejecucin de auditoras Campaas publicitarias Administracin de una campaa de ayuda en desastres Certificacin de calidad Alianza estratgica 4

- GESTION DE OPERACIONES

Definiciones Preliminares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas; aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto

- GESTION DE OPERACIONES

Definiciones Preliminares
STAKEHOLDER personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecucin o finalizacin del Proyecto

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos


Uso de Recursos / Costos

Implementacin

Desarrollo

Cierre

Concepcin

Tiempo

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos


FASE I Concepcin

Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobacin

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos


FASE II Desarrollo
Plan de Recursos
Personal Materiales Equipos Fondos

Plan General
Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos


FASE III Implementacin Organizacin Comunicacin Liderazgo del Proyecto Motivacin Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Accin Correctiva

10

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos


FASE IV Cierre

Negociar desactivacin Reduccin progresiva equipos proyecto

Evaluacin Final Lecciones aprendidas

11

- GESTION DE OPERACIONES

Recursos del Proyecto


Personas
os
os nd Fo

Eq ui p

Informacin y Tecnologa 12

- GESTION DE OPERACIONES

Ed Te if rr icio en s os y

at M er le ia s

mp os

s sto Co

Ti e

Recursos
Resultados / Tecnologa

13

- GESTION DEFuente: OPERACIONES Harold Kezner

Factores crticos en la Administracin de Proyectos

Gerente de Proyecto Sistema de Administracin Equipo de Proyecto

14

- GESTION DE OPERACIONES

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades


Responsabilidades

Gerente de Proyecto

integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas reas de la organizacin para alcanzar los objetivos del proyecto definir la metodologa de trabajo proveer recursos asegurar contrataciones adecuadas evaluar progresos establecer medidas correctivas

15

- GESTION DE OPERACIONES

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerente de Proyecto

Competencias
Liderazgo Comunicacin Coordinacin Motivacin Negociacin Capacitacin
16
- GESTION DE OPERACIONES

Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto

Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto representan generalmente reas funcionales u organizaciones desempean roles especficos su nmero suele variar durante el avance del proyecto al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones

17

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos


Estructura Organizacional

Sistema de Administracin

Sistema de Informacin 18
- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos


ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

19

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos


ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

20

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos


ORGANIZACION MIXTA

Sistema de Administracin

Estructura de Matriz
Gerente Funcional Gerente Funcional

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente de Project Managers

Project Manager

Coordinacin Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin del Proyecto A


- GESTION DE OPERACIONES

21

Sistema de Administracin de Proyectos Sistema de Informacin


proporciona los medios para la planificacin integradora y el control del proyecto provee una base de informacin de
desempeo el uso de recursos los costos incurridos interrelaciones tiempos y costos proyectados para la terminacin del proyecto

Sistema de Administracin

22

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos


Condiciones que destacan su importancia Esfuerzo de magnitud Necesidad de coordinacin

Sistema de Administracin

Incorporacin de conocimientos y competencias Necesidad de flexibilidad para responder a cambios Independencia de las reas funcionales Importancia crucial del xito del Proyecto 23
- GESTION DE OPERACIONES

Mtodos de Planificacin de Red


Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre s que pueden representarse por un diagrama de red formado por nodos y arcos que representan las relaciones

24

- GESTION DE OPERACIONES

PERT (Program Evaluation and Review Technique)


Creada en la dcada del 50 Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas

25

- GESTION DE OPERACIONES

CPM (Critical Path Method)


Creada en la dcada del 50 Desarrollada por Remington Rand y Du Pont para la programacin de operaciones de mantenimiento durante la suspensin de actividades

26

- GESTION DE OPERACIONES

Ventajas de los mtodos


Identifican y organizan las actividades Proporcionan una base de discusin Permite estimar el tiempo de finalizacin de los proyectos y sus interrelaciones Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalizacin del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos
27
- GESTION DE OPERACIONES

Pasos en la Administracin de Proyectos

1. 2. 3. 4.

descripcin del proyecto elaboracin del diagrama de red estimacin del tiempo de terminacin monitoreo de los progresos del proyecto

28

- GESTION DE OPERACIONES

1.- Descripcin del Proyecto


Punto final: producto / servicio Descripcin de todos los aspectos que lo componen Actividades y relaciones de precedencia
Actividad: unidad ms pequea de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse Precedencia: secuencia de actividades

29

- GESTION DE OPERACIONES

2.- Elaboracin del diagrama de red


Red de actividades en arcos (AOA)
Actividades = arcos Nodos = eventos

S 3 U 4
S y T debern completarse antes de que se inicie U
- GESTION DE OPERACIONES

T 30

2.- Elaboracin del diagrama de red


Red de actividades en nodos (AON)
Enfoque orientado a actividades

S U T 31
- GESTION DE OPERACIONES

S y T debern completarse antes de que se inicie U

Traslado de Hospital
Actividad A B C D E F G H I J K Descripcin Seleccionar personal administrativo y mdico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribucin fsica para la construccin definitiva Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes Predecesor

A B B A C D A E,G,H, F,I,J

32

- GESTION DE OPERACIONES

Actividad en los nodos


Actividad

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE 33
- GESTION DE OPERACIONES

Red AON para el proyecto del Hospital


I 15

A 12

F 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4
- GESTION DE OPERACIONES

34

Estimacin de tiempos de terminacin


Fecha temprana de comienzo Ftc
es el tiempo de terminacin ms prximo de la actividad que la precede en forma inmediata cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf


es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE Ftf = Ftc + dE

35

- GESTION DE OPERACIONES

Nodos Fechas tempranas


Actividad

Fecha temprana de comienzo Ftc

12 C 22 14 10 24

Fecha temprana de finalizacin Ftf

Duracin de la actividad dE 36
- GESTION DE OPERACIONES

Rutas A-I , A - F
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

37

- GESTION DE OPERACIONES

Ruta A C G
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

38

- GESTION DE OPERACIONES

Rutas B D H , B E - J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

J 4

39

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 4

40

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo K
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

41

- GESTION DE OPERACIONES

Camino Crtico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere ms tiempo
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

42

- GESTION DE OPERACIONES

Estimacin de tiempos de terminacin


Fecha Tarda de Finalizacin FTF
es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de esas actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC


es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada de la tarea FTC = FTF dE

43

- GESTION DE OPERACIONES

Representacin completa del nodo

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

12 C 22 14 10 24

Fecha temprana de finalizacin Ftf

Fecha Tarda de Comienzo FTC

Fecha Tarda de Finalizacin FTF Duracin de la actividad dE


- GESTION DE OPERACIONES

44

12 I 27 48 15 63

A 12 12

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

45

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo A
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

46

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo B
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

0 0

B 9

9 9

9 D 19 9 10 19

19 H 59 19 40 59

9 E 33 35 24 59

59 J 63 59 4 63

47

- GESTION DE OPERACIONES

Traslado Hospital
septiembre Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y mdico Seleccionar lugar y realizar estudio Seleccionar el equipo Preparar planos y distribucin Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar Comprar equipo y supervisar entrega Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes octubre noviembre diciembre enero Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 das 9 das 10 das 10 das 24 das 10 das 35 das 40 das 15 das 4 das 6 das

48

- GESTION DE OPERACIONES

Holgura La holgura de una actividad (H) es la mxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto Se puede calcular de dos modos
H = FTF Ftf H = FTC - Ftc 49
- GESTION DE OPERACIONES

Clculo de Holguras
Nodo A B C D E F G H I J K Duracin 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6 Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63 FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63 Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0

50

- GESTION DE OPERACIONES

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto


Supuestos
Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo C G J K D H E I F Duracin 10 35 4 6 10 40 24 15 10 Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16 FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53 Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37
- GESTION DE OPERACIONES

51

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto


Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendr que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendr que ser en D-H Si consigue ese ahorro habr dos caminos crticos: C-G-J-K Y D-H-J-K

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto Supuestos


Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo C G J K D H E I F Duracin 10 35 4 6 10 40 24 15 10 Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16
50

FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53

Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37
- GESTION DE OPERACIONES

52

- GESTION DE OPERACIONES

Estimaciones probabilsticas de Tiempo Introduccin de factores de incertidumbre


1. El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien El tiempo ms probable (m) es el tiempo que probablemente se requerir para realizar la actividad El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo que se requerir para la realizacin de la tarea

2. 3.

53

- GESTION DE OPERACIONES

Distribucin de probabilidades
En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribucin de probabildad beta

media

a 54

b
- GESTION DE OPERACIONES

Supuestos
Es posible estimar con precisin a,m, y b. Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarn a cargo de las actividades Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas 55
- GESTION DE OPERACIONES

Clculo
La media se calcula ponderando

a + 4m + b 6

La varianza para cada actividad

ba ( ) 6

56

- GESTION DE OPERACIONES

Anlisis de probabilidades Actividades variables independientes


Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto
Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta
= ( ( Varianzas
2

ba ) ruta crtica) en la 6
2

Probabilidad de terminacin en una fecha determinada


z = T Te

Tabla distribucin Normal


- GESTION DE OPERACIONES

57

Consideraciones sobre costos


Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificacin para acortar una semana
Costo de intensificacin por semana= CI CN / TN - TI

58

- GESTION DE OPERACIONES

Relaciones entre costos y tiempo


Costo directo (pesos)
8000 Costo Intensivo 7000 6000 5000 4000 3000 2000 0 5 Tiempo Intensivo 6 7 8 9 10 Tiempo Normal

Suposicin de costo lineal

Costo de reducir el tiempo dos semanas

Costo Normal

59

- GESTION DE OPERACIONES

Programa de costo mnimo


Se determina el camino crtico Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificacin ms bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo ms, otra ruta se convierta en crtica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos 60
- GESTION DE OPERACIONES

Software de proyectos
Capacidades
Diagramas Gantt Diagramas PERT/CPM Informes de estado Informes de rastreo Mltiples proyectos

Productos
Primavera Microsoft Project Scitor

61

- GESTION DE OPERACIONES

Conclusiones
Solamente mediante la administracin de Proyectos se puede garantizar la coordinacin de diferentes actividades la disponibilidad oportuna de los recursos lograr los resultados del Proyecto en los tiempos programados a los costos presupuestados y la satisfaccin de los clientes del Proyecto 62

- GESTION DE OPERACIONES