MANUTENO E CONSERVAO DE VECULOS 2005/2006/2007 (at JUL)

Palestrante: Antnio R. A. Coelho

TPICOS DA APRESENTAO: 1 - Misso 2 - Aspectos legais 3 - Aspectos histricos 4 - Desenvolvimento do Sistema 5 - O Sistema

1- MISSO A Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria (Embrapa) vinculada ao Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento, foi criada em 26 de abril de 1973. Sua misso viabilizar solues para o desenvolvimento sustentvel do espao rural, com foco no agronegcio, por meio da gerao, adaptao e transferncia de conhecimentos e tecnologias, em benefcio dos diversos segmentos da sociedade brasileira.

EMBRAPA um sistema formado por 12 (doze) Unidades Administrativas, localizadas no edifcio-sede, e por 41 (quarenta e uma) Unidades Descentralizadas distribudas nas diversas regies do Brasil. As Unidades Descentralizadas so assim classificadas: Unidades de servio Unidades de pesquisa de produtos Unidades de pesquisa de temas bsicos Unidades de pesquisa agroflorestal ou agropecuria

EMBRAPA

10 15 13 03

Medir importante:

O que no medido no gerenciado.

Robert S. Kaplan & David P. Norton
A Estratgia em Ao, Editora Campus, 1997

2- ASPECTOS LEGAIS

Lei de Responsabilidade Fiscal Lei comp. N 101/2000, Art. 50 pargrafo 3

Acrdo do TCU 1078/2004

Determina adotar providncias para que a administrao pblica federal possa dispor com maior brevidade possvel de sistema de custos Promover alteraes necessrias na estrutura dos programas finalsticos e nos sistemas de planejamento, contbil e oramentrio, de forma a demonstrar, tanto na apropriao de custos como na apropriao das despesas, quais so as despesas administrativas e quais so referentes a execuo de aes finalsticas.

3 - ASPECTOS HISTRICOS Em 1996 a Embrapa desenvolveu e implantou em todas as unidades, o seu primeiro Sistema de Custos; Sistema simples, concebido para ser provisrio; Dificuldades de operacionalizao dada as limitaes do mesmo; O Sistema foi utilizado at o ano de 2003.

Fundamentos do Novo Sistema Necessidade de conhecer a sua real estrutura de custos para poder administr-la com eficincia; O reconhecimento de que o sistema anterior j no atendia satisfatoriamente administrao; A necessidade de melhoria contnua no processo de alocao de custos; A necessidade de saber os custos dos Macroprogramas, Projetos, Planos de Aes, Macroprocessos, Processos, Atividades e reas.

Metodologia de Custo Em 1999 foi iniciado o desenvolvimento de um novo Sistema de Custos; O Sistema, foi desenvolvido com base na metodologia de custos ABC; A implantao da Rede Corporativa de Informaes ajudaram nessa definio.

4- DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA

Desenvolvimento de prottipo; Teste em 03(trs) Unidades sediadas em Braslia; Perodo do teste - um ano; Alteraes foram introduzidas a partir desses testes.

Implantao do Sistema A implantao ocorre de forma gradual, em virtude das dificuldades de definies dos modelos de cada Unidade e da disperso geogrfica da empresa. O processo de implantao do Sistema ocorre no perodo de 2005 a 2008.

Implantado a partir de janeiro/2005 - (12 unidades)

Regio Sul

CNPF, CNPUV, CNPSA, CNPT, CPACT, CPPSUL

Regio Sudeste

CNPTIA, CNPDIA, CPPSE, CNPM, CTAA, CNPAB

Implantao a partir de Janeiro/2006 -(18 unidades)

Regio Nordeste Regio Norte CNPA, CNPMF,CPATC, CNPAT, CPAMN,CNPC,CPATSA CPAA, CPATU, CPAF-AC, CPAF-AP, CPAF-RR, CPAF-RO CNPH,CENARGEN CPACT CNPS, CNPMA

Regio C.Oeste Regio Sul

Regio Sudeste

Implantao a partir de Janeiro/2007 - ( 8 unidades)

Regio C.Oeste

CNPAF, CNPGC, CPAP, CPAO,CPAC

Regio Sul

CNPSO

Regio Sudeste Regio C.Oeste

CNPMS

SNT

Implantao a partir de Janeiro/2008 - ( 3 unidades)

Regio C.Oeste

SEDE , SCT, CAF

Multiplicadores
Sede Gestores do Sistema

Gestores da Unidade Unidades Empregados

Capacitao de Gestores

Os empregados responsveis pelas atividades de

implantao, receberam treinamento em Braslia por um perodo de 05 dias. Foram capacitados 80 empregados, sendo aproximadamente 02 empregados de cada Unidade

Implantao nas Unidades Sensibilizar as chefias e empregados Abordar os aspectos legais Mostrar o Sistema aos empregados Definir as estratgias de implementao Definio do Modelo de Custos As reunies foram realizadas no perodo de 05 dias

Definio do Modelo Criao dos centros de custos; Levantamento dos Planos de Ao (objetos de custos); Lotao de empregados nos centros de custos; Definio das Alocaes de custos (drivers).

Representao Grfica das Alocaes (modelo bsico)

Administrao & Suporte

Comunicao Pesquisa e e Desenvolvime Transferncia nto P&D de Tecnologias Planos de Aes

Gesto P&DCH Gesto P&D Pesquisadore s

Gesto Unidade
%

Gesto Adm.

Gesto Orc.Financ. Gesto Manuteno Gest. Logistica Gest.Patrimnio Gest.Tec.Inform. Gest.Infraestrutura Gest.Mov.Veculos Gest. Rec.Hum Gest. Bem-estar Gest.Compras Gesto Inf. Conh.

Gesto Com.Neg.

% % tens

Mapa dedicao

Equip % Km Empreg Empreg % %

Gesto de Laboratri os

Gesto de Campos Exp.

Planos de Aes de Pesquisa

Planos de Aes de Adm. Manuteno

Objetos de Custeios

Macroprogramas, Projetos, Planos de Aes, Produtos e Servios, Eventos

Exemplificao da composio Macroprograma 01...

Projetos

01 02 03...

Planos de Ao

01 02 ...

01 02 ... 01 02 ...

Diretoria Executiva Gestores do Sistema Clientes Lderes Projetos Resp. Planos Aes Chefias unidades Secretrios executivos

FINANCEIRO

VECULOS

VIAGENS

PESSOAL

INTEGRAO

SIDE

SIAFI

INFOSEG

ALMOXARIFADO

5- O SISTEMA Objetivo Dotar a empresa de ferramenta gerencial para acompanhar e rastrear os diversos custos da organizao, atravs do mapeamento das despesas desde a sua origem at o consumo final pelos projetos, e que as informaes geradas sejam disponibilizadas de forma on-line a todos aqueles que delas necessitem.

Unidades

Gestor do Sistema

I N T R A N E T

Entrada de dados

Consultas

S I S T E M A

Custos calcular

Custos calculados

S O F T W A R E

Relatrios

Tela Principal

ABERTURA DO MS

Aps o fechamento do ms anterior a Unidade faz a abertura do novo ms para entrada de dados.

Existe um cronograma que determina a data limite para fazer o fechamento.

Telas de Entrada de Dados

Mapas do Sistema

Mapa de dedicaao

Mapa de Despesas

Mapa Material

Mapa de Servios

Para acessarem os mapas os empregados recebem perfis de acesso especficos

FECHAMENTO

Aps digitar todas as informaes, o gestor de custos da Unidade inicia o fechamento do ms;

Existem crticas que impedem o fechamento.

CLCULO DOS CUSTOS

Aps o fechamento do ms pela Unidade a Sede faz a

importao dos dados para outro Software onde so realizados os clculos de todos os custos.

Em seguida os custos so exportados para o Sistema

ficando disposio para a emisso dos relatrios.

SADA DE DADOS - RELATRIOS

Os relatrios so emitidos em cada Unidade; O Acesso aos relatrios depende de um Perfil; Os relatrios podem ser impressos ou gravados.

EXEMPLOS DE RELATRIOS
Contribuio dos recursos nos planos de ao

Custos dos recursos

Custos dos projetos e planos de ao

Oramento e custos

GRUPO GESTOR DE CUSTOS

Depois dos custos calculados, as unidades comearo a visualizar onde ocorrem e como podem ser melhor apropriados, que por inmeros fatores, as formas como os custos so RECURSOS DE CUSTEIO apropriados NAS nos UNIDADES objetos de custosDE podem significativamente. Importncia da participao do grupo gestor de custos. variar

OTIMIZAO DO deve USO DE visto aperfeioando o seu modelo. A anlise ser constante, PESQUISA

Principais Dificuldades
Resistncias internas;

Solues Apresentadas
Conscientizao da importncia dos dados de custos;

Dificuldades no levantamento de Criao de documento orientador informaes ( rea, kwh, etc); (participao das unidades);

Falta de experincia na Gesto Semana de integrao entre dos custos; unidades e gestores de custos; Falta de integrao nos Sistemas Criao de grupo para promover a integrao entre os diversos Corporativos.
sistemas existentes.

Equipe de custos: - Antnio R. A. Coelho - Marcos Bischoff - Fbio Pereira Santos

Contatos: 3448-4272 / 3448-4087 E-mail: custo@embrapa.br