Gestiunea timpului

OBIECTIVE:
1. Definirea conceptului de gestiune a
timpului şi a conceptelor asimilate;
2. Identificarea factorilor care
influenţează gestiunea timpului;
3. Identificarea cauzelor care
generează risipa.
 1. Gestiunea timpului

- GT implică noţiunea de eficacitate.

- Eficacitatea cere ca timpul fiecărui individ să
fie utilizat în mod raţional şi productiv, în
funcţie de ritmul şi de resursele personale, cu
scopul de a îndeplini anumite activităţi precise
într-o perioadă dată.
- GT are trei puncte de sprijin: planificarea,
organizarea şi controlul timpului.
 Gestiunea timpului

GT este un proces:
- de alocare a unor secvenţe de timp precise
pentru fiecare activitate de îndeplinit
(planificare),
- de direcţionare a tuturor eforturilor în
vederea respectării alocărilor făcute
(organizare) şi,
- de evaluare a rezultatelor obţinute (control).
 Concepte derivate
- Timpul: este o durată limitată
considerată în raport cu activitatea
pentru care este destinat.

- Măsurarea timpului: nu se poate

face decât prin rezultatul fiecărei
activităţi realizate într-un timp
specificat anterior.
 Istoric
Antichitate:
- speranţa de viaţă foarte scurtă (30 ani);
- oamenii lucrau în ritmul lor;
- sărbătorile erau mai numeroase.

Prima jumătate a secolului XX:

- preocupările se orientează către eliminarea
pierderilor de timp;
- organizarea ştiinţifică a timpului (Taylor);
- apariţia sindicatelor şi a legislaţiei de protecţie a
salariaţilor.
 Istoric
După cel de-al doilea război modial:
- îmbunătăţirea condiţiilor de muncă;
- flexibilizarea orarelor de muncă.
Astăzi:
- salariatul occidental îşi împarte timpul pe
trei destinaţii: timp de muncă, timp pentru
familie, timp pentru propria persoană.
- timpul a devenit preţios pentru organizaţie
(optimizare) dar şi pentru salariaţi (cele trei
destinaţii).
Utilizarea timpului disponibil

- 168 ore/săptămână: 40 ore pentru

activităţi profesionale; 56 ore pentru
somn; 72 ore activităţi personale.

Lucrul prelungit conduce la

oboseală, raţionamente greoaie,
demotivare, stres, uzură fizică şi
mentală.
 Percepţia timpului

Legi generale:

- cu cât o activitate este mai fracţionată

cu atât ea pare mai lungă (bandă, lucrul
artizanal);
- cu cât o activitate este mai interesantă,
ea pare mai scurtă şi invers;
- timpul pare mai lung când aşteptăm.
 Mituri legate de timp
- Pierdem timp din cauza celorlalţi;
- Cu cât lucrăm mai mult cu atât facem mai multe
lucruri;
- Cu cât suntem mai încărcaţi, cu atât suntem mai
indispensabili;
- Rapiditatea este lucrul cel mai important;
- Judecăţile îndelungate conduc la decizii mai bune;
- Cu cât delegăm mai mult cu atât înfăptuim mai multe;
- Timpul este duşmanul nr. 1. (De fapt timpul este
totdeauna neutru dar gestiunea sa poate fi eficace
sau dezastruasă.)
2. Factori care influenţează GT

- factori culturali;
- factori individuali;
- factori organizaţionali;
- factori sociali;
- factori tehnologici.
 Influenţe culturale în GT
Ţarile latine:
- se acţionează pe mai multe fronturi;
- se admit întreruperile şi schimbarea ocupaţiilor;
- în comunicare se fac dese referiri la context;
- relaţiile dintre indivizi sunt mai importante decât atingerea
scopurilor;
- programele şi proiectele sunt frecvent şi uşor de modificat;
- exactitatea este relativă;
- relaţiile sunt mai intense şi mai durabile;
- indivizii sunt lipsiţi de răbdare şi tind să treacă direct la acţiune;
- angajamentele considerate cele mai restrictive privesc
persoanele.
 Influenţe culturale în GT
Ţări anglo-saxone, Germania:
- nu se acţionează decât pe un singur front;
- există o consacrare totală şi exclusivă faţa de sarcinile
întreprinderii;
- în comunicare, referirile la context sunt rare;
- executarea proiectului sau a sarcinii are prioritate faţă de
raporturile dintre indivizi;
- se urmează întocmai programele stabilite;
- exactitatea este împinsă la extrem;
- relaţiile sunt mai superficiale şi mai efemere;
- indivizii sunt mai lenţi, mai metodici şi mai puţin angajaţi;
- constrângerile cele mai importante privesc timpul, datele,
duratele.
 3. Cauze care generează risipa
- telefonul;
- vizitele neaşteptate;
- urgenţele;
- incapacitatea de a spune NU;
- încercarea de a face prea mult;
- delegarea insuficientă;
- lipsa spiritului organizatoric;
- lipsa autodisciplinei;
- tendinţa de amânare;
- birocraţia;
- proasta comunicare;
- reuniunile...
 Telefonul
Efecte pozitive: permite
economisirea considerabilă de timp
şi reduce deplasările.

Efecte negative: riscă să-i

transforme pe indivizi în sclavi ai
muncii lor, riscă să deranjeze în
permanenţă;
 Telefonul

Soluţii posibile:
- limitarea apelurilor personale;
- înregistrarea mesajelor;
- răspunsul la apeluri în momentele cele mai favorabile;
- definirea scopului apelurilor şi a punctelor de discuţie,
pregătirea documentelor şi a informaţiilor necesare;
- reducerea duratei apelurilor şi concentrarea politicoasă
asupra lucrurilor esenţiale;
- încercarea de a vorbi direct cu persoana cea mai avizată;
- transferarea rapidă a apelului către persoana solicitată;
- întocmirea unei note de serviciu dacă mesajul trebuie
transmis mai multor persoane...
 Vizitatori neaşteptaţi

Efecte pozitive: permite testarea

capacităţii de adaptare a unei
persoane în muncă;

Efecte negative: anulează

concentrarea persoanei în muncă,
reduce productivitatea muncii.
 Vizitatori neaşteptaţi
Soluţii posibile:
- stabilirea de perioade specifice în care nici o
întrerupere nu este acceptată şi avizarea persoanelor
implicate;
- lucrul la proiecte speciale se va desfăşura la ore
ideale;
- fixarea unei întâlniri la o anumită dată şi oră pentru
persoanele care sosesc neanunţat, indiferent de
subiectul discuţiei şi de timpul necesar;
- zgârcenia cu propriul timp în toate situaţiile;
- utilizarea unor semne foarte vizibile pe perioada în
care nu doriţi să fiţi deranjaţi...
 Urgenţe
Efecte pozitive: permite verificarea
eficacităţii gestiunii aplicate în condiţiile
de muncă existente.

Efecte negative: deranjează organizarea

activităţilor anterior stabilite, pune în
mod constant în discuţie capacitatea
salariatului de a regla lucrurile la
momentul prevăzut.
 Urgenţe
Soluţii posibile:
- evitarea panicii şi a supraîncărcării;
- verificarea deţinerii autorităţii de a acţiona şi a
documentelor necesare;
- judecarea caracterului de urgenţă şi stabilirea
priorităţilor;
- culegerea informaţiilor necesare pentru buna definire
a problemei;
- formarea unei echipe speciale, competentă pentru
rezolvarea urgenţelor;
- fixarea termenelor scadente pentru fiecare urgenţă şi
respectarea lor întocmai...
 Reuniunile
Înaintea reuniunii:
- nu sunt invitate la reuniune decât persoanele implicate;
- pregătirea ordinii de zi;
- distribuirea acesteia înaintea reuniunii;
- respectarea unor reguli de bază privind ordinea de zi.
Aceasta va include: obiectivul reuniunii, ora de început şi de
sfârşit, subiectele de abordat, persoanele responsabile cu
fiecare subiect şi timpul acordat, data, locul…
Subiectele vor fi aşezate în ordinea importanţei: mai întâi temele
care presupun decizii, apoi subiectele care presupun consultare
şi în final informaţiile care trebuie difuzate.
Se vor indica şi distribui documentele ce trebuie consultate în
vederea adoptării deciziilor şi cele care vor servi consultărilor.
Se va verifica dacă participanţii au primit documentele necesare.
 Reuniunile

La începutul reuniunii:

- începerea la ora fixată;

- prezentarea fiecărui participant (dacă este o reuniune
specială) şi exprimarea de către aceştia a aşteptărilor pe care
le au de la reuniune;
- definirea cu claritate a motivelor şi a obiectivelor reuniunii şi a
rolului fiecăruia;
- prezentarea punctelor de pe ordinea de zi;
 Reuniunile
La începutul reuniunii:

- trecerea în revistă a deciziilor şi a acţiunilor desfăşurate

în urma ultimei reuniuni;
- verificarea existenţei documentelor ce urmează a se
dezbate şi a cunoaşterii lor;
- stabilirea unei persoane care să prezideze reuniunea şi
care să aibă calităţile necesare: animator, spirit de
sinteză, calităţi de lider…
- desemnarea persoanei care va nota informaţiile privind
derularea reuniunii.
 Reuniunile
Pe parcursul reuniunii:
- asigurarea dreptului de exprimare liberă;
- abordarea succesivă a punctelor propuse;
- menţionarea intervalului prevăzut pentru fiecare punct
abordat;
- limitarea discuţiilor la subiectele în cauză;
- evitarea tuturor întreruperilor provocate de ceilalţi participanţi
sau din exterior;
- orientarea participanţilor către oferirea de soluţii la problemele
abordate;
- reţinerea unor intervenţii adecvate;
- impunerea unei discipline dar conservarea simţului umorului;
- încheierea la ora prevăzută.
 Reuniunile
Finalizarea reuniunii:
- rezumarea subiectelor care vor fi urmărite, cărora li se vor
asocia sarcini specifice, date de realizare, persoane
responsabile, supunerea la vot;
- fixarea datei şi locului următoarei reuniuni;
- încheierea reuniunii la momentul prevăzut şi adresarea de
mulţumiri participanţilor;
- redactarea unui proces verbal şi difuzarea lui în termen de
trei zile;
- punerea în practică a deciziilor adoptate în timpul cel mai
scurt posibil (24-36 ore);
- culegerea informaţiilor necesare pregătirii următoarei
reuniuni.