SISTEMA DE CONTROL DE LA LOGSTICA

ALEJANDRO ARGUELLO
MARIA AMELIA OTAZO APONTE

INGENIERIA INDUSTRIAL FIUNA

I N G . R U B E N TA P I A I N G . B L A S R I Q U E L M E L O G S T I C A

DECIMO SEMESTRE 2013

Sistemas de control de la logstica

El control de la actividad de la empresa no puede ser ejercido de forma correcta sin un buen soporte informativo que cumpla los siguientes requisitos: + Agilidad + Fiabilidad + Sencillez + Eficiencia

1. Control logstico
La informacin de control debe facilitar el conocimiento de la realidad de la empresa en el mnimo tiempo posible. Para ello debe resumirse la situacin real de la empresa de forma muy reducida, procurando utilizar informacin lo ms grfica posible.
Esta informacin es de dos clases: De seguimiento. Tiene dos objetivos: Informar de la evolucin de la actividad, por comparacin con el presupuesto mensual. Detectar anomalas en el funcionamiento, por anlisis de la evolucin diaria de los diferentes parmetros. De evolucin. Para: Analizar la evolucin de la situacin. Fijar objetivos. Comprobar la consecucin de los mismos.

1. Control logstico
Para gestionar adecuadamente la actividad logstica se deben obtener los datos ms significativos de la evolucin de las funciones que engloba:

Aprovisionamiento

Stock

Logstica interna

Transporte de distribucin

1. Control logstico
Aprovisionamiento Stock

Cada una de estas funciones ser analizada en aquellos aspectos que interese, como:
Logstica interna Transporte de distribucin

La definicin de los ratios que midan la evolucin del aspecto a controlar, debe cumplir dos requisitos: Facilidad de clculo. Consistencia.

Volumen Calidad Rendimiento o productividad Costo

1. Control logstico
Es interesante que la informacin de control represente la situacin de forma clara y completa, facilitando la deteccin de problemas y la toma de decisiones.

2. Aprovisionamiento
Se puede dividir en

Gestin de aprovisionamiento

Transporte de aprovisionamiento Gestin aduanera

Gestin de aprovisionamiento
Aspectos para controlar una buena poltica de compras

2. Aprovisionamiento

TAM Compras = Valor compras 12 ltimos meses ($ y/o unidades) Costo pedido = Costo Dpto / n pedidos ($/pedido) Concentracin compra:

Valor compras / n pedidos ($/pedido)

Lneas pedido / n pedidos (lneas/pedido)

Unidades compradas / lneas de pedido cursadas (unid./lnea) Financiacin del stock = saldo medio proveedores * 100 / stock medio (%)

Plazo de espera medio = Valor pedidos pendientes * 360 / TAM compras (das)
ndice de rupturas = n rupturas * 100 / lneas pedido (%) Fiabilidad del proveedor = Valor pedidos retraso * 360 / TAM (das) Nivel servicio proveedor = N lneas pedido en plazo * 100 / total lneas pedido (%) ndice calidad del proveedor = Devoluciones * 100 / recepciones (%)

2. Aprovisionamiento
Transporte de aprovisionamiento
Si el transporte de aprovisionamiento depende del proveedor no ser necesario ejercer un control sobre el mismo, siendo suficiente valorar y negociar su costo y calidad durante la propia gestin de compras.

Si el transporte depende del comprador, para controlar el costo y servicio en el caso de carga completa:

Costo

del transporte ($/tn o m3 y km) porcentaje de retrasos de los camiones (%)

Servicio:

Aprovechamiento Nmero

de puntos de carga por ruta

2. Aprovisionamiento
Gestin aduanera
En el caso de empresas con un flujo de comercio exterior importante, es interesante conocer las alternativas a la gestin habitual del agente de aduanas y evaluar el costo de las mismas; alternativas como despacho en factora y almacn franco. Las principales ventajas de la gestin aduanera propia son: Servicio: tramitacin mas gil de las gestiones aduaneras, con lo cual se reduce el plazo de aprovisionamiento. Costo: ahorro de gastos de agentes de aduanas, si la gestin la realiza la propia empresa a travs de un sistema informtico.

3. Gestin de stocks

En la actualidad se necesita cada da mas una buena gestin de stock, ya que la competitividad exige un continuo aumento de:

Optimizacin de los recursos. Disminucin de stocks. Relativo. Minimizar rotura de stock.

Esto requiere un seguimiento continuo basada en tres principales aspectos:

Nivel de Stock Problemas puntuales Inventario

GESTION DE STOCK

Nivel de Stock Problemas puntuales Inventario

GESTION DE STOCK

Problemas puntuales Nivel de Stock Inventario

Nivel de Stock
El

aspecto mas bsico a conocer para ejercer un control sobre la gestin de stocks es la cantidad de stock disponible. analizar correctamente dicho nivel de stock es necesario disponer de informacin del mismo de dos maneras diferentes:

Para

Nivel de Stock

Absoluto
El valor del stock en unidades o ptas.
Naturalmente desglozado al nivel que se desee analizar

Relativo
En relacin al consumo de dicho stock.
Para ello se utiliza normalmente uno de los dos ndices siguientes: Cobertura Rotacin de Stock

Nivel de Stock
Relativo

GESTION DE STOCK

Problemas puntuales Problemas puntuales

Inventario

Problemas puntuales

Es necesario disponer de informacin puntual de los problemas que afecten a la gestin de stock. Esta informacin debe facilitar datos de aquellos artculos que estn por debajo del mnimo fijado y de los que estn por encima del mximo, de forma diaria. La calidad de stock se mide definiendo varios ratios, donde fundamentalmente interesan dos VALORES:

Problemas puntuales

PORCENTAJE DE ROTURA = Numero de referencias con stock nulo 100/ Total de referencia BAJO MINIMOS : anlogo al anterior, pero considerando las referencias cuyo stock sea inferior al de seguridad (no solo = 0) SOBRE MAXIMOS = numero de entregas / ndice de rotacin Artculos de los cuales se tiene exceso de stock, que estn en funcin del consumo y del ciclo de aprovisionamiento
Valor optimo
Menor a Mayor a el stock medio cubrir la mitad del consumo que se realiza entre dos pedidos Roturas de stock Sobre stock

GESTION DE STOCK

Inventario

Inventario

Para medir esta realidad y realizar los ajustes informticos necesarios, se deben realizar los correspondientes inventarios fsicos.

Actualmente la gestin de stocks informatizada requiere que el grado de ajuste entre stock fsico e informtico sea muy alto.

Inventario
La informacin de control debe facilitar datos sobre las diferencias encontradas sobre el grado de cumplimiento del plan de inventario.
ndices

Desfase de inventario: Importe positivo o negativo, que representa los ajustes que deban realizarse a consecuencia del inventario. Errores de inventario: Importe absoluto que representan los ajustes de stock realizados. Avance del inventario rotativo = Referencias inventariadas * 100/Referencias a inventariar (%) Representatividad del inventario = Referencias contadas / referencias en stock (%)

Inventario 4. Logstica Interna

ALMACN
MANIPULACIN PREPARACION DE PEDIDOS

ALMACN Inventario

Se debe disponer de dos tipos de informacin

Estudio de ampliacin o cambio de las instalaciones.

De manera a optimizar las ocupaciones y los costes del mismo.

RATIOS:

UTILIZACION: superficie o volumen tiles*100 / superficie o volumen total (%) CAPACIDAD: pallets / superficie total (pallets/m2)

ALMACN Inventario

RATIOS:

NIVEL DE OCUPACIN: Huecos libres * 100 / huecos totales (%)

Reserva Picking

COSTE ALMACENAJE: total coste anual almacn / capacidad en npallets ($/pallet*ao) ROTACION DEL ALMACEN: nopales entrados al ao / capacidad en almacn de pallets
mide el promedio de pallets que ocupan un mismo hueco del almacn en un ao

COSTE PALET ALMACENADO: total coste anual almacn / n pales entrados ($/palet)

Inventario

MANIPULACIN

MANIPULACIN Inventario

La informacin til a extraer del anlisis de ratios es un estudio de la evolucin de los mismos y la comparacin del resultado obtenido por diferentes empleados en las mismas condiciones. Esto puede aportar datos sobre la productividad de los diferentes empleados y la mejora aportada por la modificacin del sistema de trabajo.

ERRORES DE UBICACIN: nerrores de ubicacin encontrados por pedido. % ROTURAS: ndesperfectos / nmovimientos.

Inventario

PREPARACION DE PEDIDOS

PREPARACION Inventario DE PEDIDOS

VOLUMEN

Aspectos a controlar

PRODUCTIVIDAD
CALIDAD

VOLUMEN: El volumen de preparaciones se suele medir en numero de bultos o pallets y en lineas de pedido o albaranes preparados al dia. PRODUCTIVIDAD: La medida de la productividad de preparacion de pedidos se debe realizar, analogamente a la manipulacion, por comparacion de los ratios de productividad obtenidos por diferentes preparadores y a lo largo del tiempo. Pedidos por hora y hombre. Lineas de pedido por hora y hombre. Pallets, cajas o unidades por hora y hombre.

PREPARACION Inventario DE PEDIDOS

Al existir multiples factores que influyen de forma decisiva en el tiempo de preparacion de pedidos, resulta todavia mas dificil la comparacin de los ratios, lo cual obliga a analizar de forma exahustiva la variacion de condiciones en los diferentes casos para evitar conclusiones erroneas. Pero por medio de algunos ratios podemos justificar las diferencias obtenidas de los ratios anteriores como son: Media de bultos por albaran o pedidos. Media de lineas por pedido. Media de unidades por linea de pedido. Pese a la dificultad de analizar las causas que motivan una diferencia sustancial en la productivdidad de preparacion de pedidos, es interesante analizar esta problemtica, ya que el esfuerzo realizado puede permitir una correcta evaluacion del coste que representa la preparacion de ciertos pedidos.

PREPARACION Inventario DE PEDIDOS

CALIDAD: Es importante llevar un control de los errores detectados en la preparacion de pedidos, asi como de las reclamaciones efectuadas por los clientes. Los errores de preparacion se dividen en 4 tipos:
SUSTITUCIN CONTEO OMISIN INCLUSIN

Adems hay que conocer los siguientes datos:

Plazo de preparacion: dias transcurridos entre peticion del cliente y la preparacion del pedido. Demoras: porcentaje de pedidos pendientes de servir.

Inventario 5. Transporte de Distribucin

Productividad

Media de albaranes y bultos por vehculo

Media de albaranes y bultos por repartidor

Media de albaranes y bultos por ruta Media de albaranes y bultos por da $ / vehculo y da $ / kg (o bulto) y km (o entrega) $ / puntos de entrega o albaranes Nmero de das de entrega % de bultos perdidos o deteriorados % de errores de envo

Costos

Calidad del servicio

CARACTERISTICA MAS IMPORTANTE

Inventario 6. Cuadro de Mando

La informacin bsica es la que debe formar parte del cuadro de mando.
Las principales caractersticas que debe reunir ste son:

Brevedad: informacin mnima pero sin Claridad: informacin clara y actual Sencillez: lo mas simple posible

El cuadro de mando debe ser un resumen de la actividad logstica de la empresa.

CUADRO DE MANDO

VOLUMEN

PRODUCCIN

COSTE

CALIDAD

APROVISIONAMIENTO

M$. pedidos

Por hombre y da

$ / pedido, lnea

T. S., Devoluciones

STOCK

M$.

Rotacin, Obsoletos

% ventas

Inventario Rupturas

ALMACN

Palets., ref. picking

% Ocupacin

$ / palet

Das, preparar. Demoras

TRAT. PEDIDOS

Lneas, pedidos

Por hombre y da

$ / pedido, lnea

Tasa servicio, Errores

TTE. DISTRIBUCIN

Bultos, albaranes

Por ruta

$ / ruta, albarn

Das estregas. Errores

TOTAL LOGSTICO

Facturacin

Por hombre y da

% facturacin

Das y tasa servicio

Inventario 7. Optimizacin Continua

El sistema de control ser til para la gestin logstica en la medida en que permita la adopcin de medidas encaminadas a mejorar la situacin.

La mejora se debe reflejar en una DISMINUCIN DE COSTOS o en una MEJORA DEL SERVICIO.
La optimizacin continua pretende llevar a cabo esta mejora mediante:
El La El

anlisis de la situacin, adopcin de medidas correctoras y; posterior anlisis de evolucin de la situacin.

AUDITORIA
---------------------COMPARACIN REALIDAD INFORME

CONTROL LOGSTICO BUDGET

---------------------COMPARACIN REALIDAD BUDGET

ACTIVIDAD LOGSTICA

INFORMES DE ACTIVIDAD

RATIOS DE CONTROL

ABIERTO
Decisin humana

ACCIN CORRECTORA

SISTEMA

CERRADO
Decisin Automtica