Administrativo

Significado do 5S

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

Utilizao, Seleo, Descarte, Classificao, Organizao

Ordenao, Arrumao, Organizao Limpeza, Inspeo, Zelo Sade, Padronizao, Higiene, Asseio, Bem-estar Autodisciplina, Disciplina, Autocontrole, Respeito

5S ADMINISTRATIVO Fundamentos Bsicos

5S como um processo educacional 5S como ferramenta para eficcia administrativa (escritrios como Fbrica de Informaes) 5S voltado para o ambiente administrativo (Etapa 1) e para a funo administrativa (Etapa 2) Busca contnua de padres de referncia mundial

5S ADMINISTRATIVO Estratgia de Implantao

Parte 1 - 5S do Ambiente
3S nos ambientes fsicos
Combate ao desperdcio de recursos materiais Combate baguna e ao desperdcio de tempo Combate sujeira em ambientes coletivos

5S nos ambientes fsicos

Manuteno dos 3S nos ambientes fsicos Criao de um ambiente de trabalho saudvel Prticas de Atitudes de qualidade

SEIRI
saber utilizar sem desperdiar.

Vamos combater o desperdcio de recurso!

Analise cada recurso que voc mantm no ambiente. Retire todas as coisas e documentos das gavetas, armrios e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que voc usa. Mantenha prximo de voc apenas o que voc usa com muita freqncia e na quantidade adequada. O que voc usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que voc no usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possveis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histrico de consumo justifica a manuteno da quantidade observada no local. Evite excessos. Tenha somente o necessrio e na quantidade necessria. Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado. Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que voc no usa com freqncia. Mantenha as instalaes e os recursos em boas condies de uso, de forma que no gerem riscos ou perdas.

SEITON
saber organizar para facilitar o acesso e a reposio.

Vamos combater a baguna e o desperdcio de tempo!

Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso mvel, visando a facilidade de acesso, a reposio, a segurana, o conforto e a preservao. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, palet, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc. Guarde os recursos de forma que seja fcil a sua localizao visual. Recursos colocados por trs, muito acima ou muito abaixo da linha de viso do usurio na posio de p, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localizao visual. Evite misturar recursos de caractersticas muito diferentes ou largar os recursos teis diretamente no piso ou sobre armrios. Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para voc e para outras pessoas que freqentam o ambiente ou utilizam os recursos.

SEISO
saber usar sem sujar.

Vamos combater a sujeira!

A melhor pessoa para manter o ambiente limpo voc. A limpeza feita pelo prprio usurio do ambiente contribui para a reduo da sujeira, o combate fonte de sujeira, a identificao e eliminao de locais de difcil acesso, a identificao de problemas de conservao, a identificao de malefcios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho. Mesmo quando a limpeza do ambiente feita por pessoal especializado, cabe a voc evitar a gerao de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde. Use adequadamente os locais de uso coletivo. Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros. Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inteis ao ambiente facilitam a manuteno da limpeza e a remoo do material descartado (quantidade, localizao, conservao, higiene, tipo, tamanho, sinalizao, identificao, freqncia de retirada do lixo e prtica da coleta seletiva. D sugestes de melhorias.

SEIKETSU
saber cuidar da sade fsica e mental.

Vamos criar um ambiente de trabalho saudvel!

Identifique os recursos de acordo com um padro. Caso ainda no existam alguns deles, d sugestes. Discuta com a equipe as Regras de Convivncia para os comportamentos que incomodam algumas pessoas, at chegar a um consenso. Tenha uma preocupao efetiva e pr-ativa com relao sade e higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se h desconfiana, solicite um estudo de um especialista. Invista na sua sade fsica e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exerccios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenas contradas fora do trabalho (obesidade, dependncia qumica, cncer, stress, sedentarismo, etc.); Crie o hbito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizaes, torneio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decorao adequada para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.

SHITSUKE
cumprir rigorosamente o estabelecido.

Vamos ter atitudes de qualidade!

Honre a sua palavra. Ela sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horrio definidos. Na impossibilidade, faa contato o mais rapidamente possvel com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e at estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades. Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranas. Aquilo que voc no concorda, apresente sugestes aos responsveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido. Analise se as suas atitudes esto prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua conscincia reconhece isto. Pea o apoio das pessoas mais prximas, pois no fcil mudar uma hbito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.

5S ADMINISTRATIVO Estratgia de Implantao

Parte 2 - 5S da Funo
5S no Computador
Estruturao do tratamento das informaes virtuais Autodisciplina no tratamentos das informaes virtuais

5S nas Funes Administrativas

Posto de trabalho como fbrica de informaes

5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador uma Fbrica Virtual de Excelncia!
1. 2. O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lgica que os arquivos fsicos. Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que voc no usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronolgica e suspeite daqueles mais antigos. Verifique se os arquivos teis esto salvos com denominaes facilmente compreensveis e se esto guardados nos diretrio apropriados. D uma denominao aos arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los. Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua funo em diretrios diferentes.

3.

4. 5.

5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador uma Fbrica Virtual de Excelncia!
6. Defina um padro de denominao para todos os arquivos e diretrios compartilhados. 7. Acostume-se em no guardar arquivos desnecessariamente; em no acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em no passar "correntes"; em no enviar cpias desnecessariamente e em no arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos. 8. D um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se que este o momento mais adequado para voc trat-lo. Faa uma crtica quando receber e-mails desnecessrios e carregados de figuras em que nada acrescentam. 9. Estabelea um perodo para fazer uma anlise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessrios. 10. Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos hoje.

5S na Funo
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritrio uma Fbrica de Informaes! 1. Identifique para que (objetivo) e para quem (processo seguinte) voc realiza cada uma de suas atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu tempo. 2. Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de que forma voc est atendendo atualmente, levando em considerao os seguintes aspectos: qualidade, meio de informao e prazo.

5S na Funo
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritrio uma Fbrica de Informaes! 3. Planeje uma forma de atend-lo atuando nas causas que atualmente dificultam o atendimento. Exemplo:
Falta de recursos Providencie os recursos adequados. Se necessrio, discuta com o seu lder; Falta de conhecimento ou habilidade Planeje uma forma de corrigir esta deficincia com auto-aprendizagem, com outros colegas e, se necessrio, participando de um curso especfico; Deficincia de outras reas ou pessoas Comporte-se como um cliente interno, apresentando s outras reas e/ou pessoas as suas necessidades (qualidade, meio de informao e prazo). Falta de tempo Desconfie do tempo que voc perde por no praticar o 5S ou por ser afetado por pessoas que no o pratica. Lembre-se que o somatrio de pequenas perdas poder representar uma grande perda no final do dia, da semana e do ms. Esteja seguro de que voc est realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu lder.

5S na Funo
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritrio uma Fbrica de Informaes!
4. Procure simplificar ao mximo o seu dia-a-dia, evitando acumular pendncias e sendo eficaz na comunicao, utilizando o meio mais apropriado (contato pessoal, contato telefnico, documento fsico e documento virtual). Seja eficaz nas reunies. Seja seletivo, verificando a necessidade real da reunio, da sua participao, da durao e das informaes necessrias. Resista a comparecer a reunies marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre pontualidade no incio e no final. Critique a cultura de se marcar um horrio para se comear em outro e de se estender a reunio alm do horrio previsto. Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. No permita que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos: o tempo.

5.

6.

5S na Funo
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritrio uma Fbrica de Informaes! 7. A sua mente obedece ao seu hbito. Acostume-se a dimensionar o seu tempo para 80% do horrio de trabalho. Estabelea compromissos em horrios de sada do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.). 8. Dedique parte de seu tempo para atividades estratgicas e de melhorias. 9. Dedique parte de seu tempo para atividades de descontrao (cafezinho, almoo, confraternizao no trabalho, etc.). 10. Evite levar trabalho para casa.

Metodologia de Implantao
Sensibilizao da alta e da mdia gerncias Estruturao do Comit Treinamentos com nfase nos 3 primeiros S

3S

Treinamentos com nfase no 2 ltimos S

Consolidao dos 3 primeiros S?

Lanamento do 5S e aes sistemticas de descarte, ordem e limpeza

5S

Auditoria

Discusso de Metas

Aes sistemticas de sade, padronizao e autodisciplina

Aes de Melhorias

Plano de Ao

Certificao

Consolidao do 5S?

Benefcios do 5S
Descarte de documentos e recursos obsoletos, alguns podendo ser aproveitados em outros locais Disponibilizao dos excessos e manuteno de quantidade estritamente necessria Utilizao adequada dos recursos e materiais de consumo, combatendo o desperdcio Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqncia Conservao das instalaes e dos recursos produtivos e de apoio Acesso recursos e aos documentos com rapidez e conforto Layout adequado Manuteno sobre a mesa de documentos que sero processados no prprio dia Ordem de locais fechados (gavetas, armrios, arquivos, etc.) Ordem dos recursos no ambiente promovendo bem-estar e uma imagem positiva.

Benefcios do 5S
Manuteno da limpeza no posto de trabalho atravs da cultura de no sujar e de atacar as fontes de sujeira. Manuteno da ordem e da limpeza em ambientes de uso coletivo (banheiro, copa, copiadora, corredores, salas de reunio, etc.). Descarte adequado do papel e do lixo. Definio de regras de convivncia Ambientes ergonmicos e exerccios de relaxamento fsico e/ou mental Padronizao de identificaes e mveis Tratamento adequado de arquivos e comunicaes por meio virtual Otimizao do tempo pela pontualidade em reunies e cumprimento de prazos Respeito mtuo, independente do nvel hierrquico Cumprimento voluntrio ao que for acordado, incluindo s regras de convivncia Menor informalidade e burocracia Menor sobrecarga de e-mails Reduo do stress

5S - Fatores de Fracasso
Falta de entendimento dos conceitos, principalmente pelas lideranas Falta de um plano estratgico Acreditar que o dia da grande limpeza consolida o 5S Ter pressa na execuo Fazer o 5S para os outros (clientes e auditores)

5S - Fatores de Sucesso
Liderana do Nmero 1 O homem como o fim. O ambiente como o meio. 5S como um processo estratgico Participao de toda a Organizao Promoo contnua Escolha da estratgia correta (usar lideranas para a conduo no dia-a-dia)

O Papel das Lideranas

Realizar visitas peridicas s instalaes com o foco para o 5S Inserir o 5S como pauta de reunies peridicas Fazer avaliao nos pontos crticos (realizao de treinamentos, realizao do lanamento de 5S, anlise das avaliaes) Introduzir o padro de 5S na anlise de resultados das instalaes sob responsabilidade de cada um dos profissionais de nvel imediatamente inferior Participar ativamente de eventos relacionados ao 5S Dar o exemplo

CONCLUSO
5S um processo educacional 5S um processo participativo (no voluntrio) 5S um termmetro do gerenciamento 5S o melhor vendedor 5S a Base para a excelncia de gesto.