Cmo organizar un evento

Del caos al orden carlos@protocolo.com

El Protocolo de hoy no es el de ayer

Ni Ni Ni Ni Ni Ni

en en en en en en

las formas el fondo la manera de planificarlo los pblicos la estrategia la tica profesional

VIVIMOS OTROS TIEMPOS, AUNQUE RESPETAMOS LAS TRADICIONES

VAMOS A PLANIFICAR UN ACTO

Por dnde empezamos???? Puzzle.pero sin foto de referencia Slo ideas, referencias, datos. Comparaciones, previsiones.

CAOS INICIAL

PERO HAY QUE HACER EL ACTO

Cmo darle forma?

El inicio
El trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligacin, originadas por determinadas circunstancias. En la organizacin protocolaria hay tres secuencias que resultan extremadamente complicadas: la creacin, la gestin y la ejecucin del acto.

Por donde empezamos?

A la teora del caos hemos llegado como consecuencia de nuestra experiencia docente ante miles de alumnos que encuentran muchas dificultades para ordenar el planificar un acto. Tampoco existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden preciso. Esa sensacin que tiene el alumno sobre la organizacin de un acto es la misma que tiene un profesional, aunque ste salva el caos con su experiencia y su adecuada gestin.

El puzzle y el caos
Partimos de una caja imaginaria donde vamos echando las piezas que necesitamos para armar nuestro puzzle: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseos, megafona, iluminacin, flores, atriles, mesas, adornos, programas, invitados, medios de comunicacin Todo lo que se nos ocurre lo echamos a esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle protocolario.

Visualizar el final del caos

El buen profesional ha de partir de una idea clara de cmo quiere que sea el acto, antes de empezar a casar las piezas. Es la fase de la creacin. Sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de cmo quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrin tiene, los medios con que cuenta y el presupuesto que se le asigna. Hace su primera foto imaginaria.

El perfeccionamiento
Esto no quiere decir que esa imagen inicial sea esttica. Probablemente, en la gestin de los preparativos, esa fotografa ir sufriendo los retoques propios de la maduracin organizativa y de las realidades que se van encontrando.

Las preguntas iniciales

Qu me han encargado? Qu pretenden transmitir y cules son los objetivos? A quin me dirijo o qu tipo de pblicos? Dnde puedo hacer el acto o cmo organizo el espacio que me han asignado? Dnde instalo la presidencia y cmo la decoro? Dnde sito a los invitados? Cmo estructuro el acto? Qu orden tiene?

Las preguntas iniciales

Dnde recibo a los invitados? Qu criterio sigo para recibirlos? Quines deben de hablar y en qu orden? Qu materiales y elementos utilizo? Cmo fijo la imagen corporativa de este acto? Cmo puedo lograr en una sola fotografa lo que con l nuestros promotores quieren transmitir? Qu ambiente puedo transmitir?

Primer paso: para quin?

A quin nos dirigimos con el acto. Definicin de pblicos objetivos Elaboracin de listados por grupos

Segundo paso: Qu se pretende?

Cules son los objetivos del acto? Qu pretenden nuestros anfitriones? Definicin Ya comenzamos a salir del caos Entramos en la casacin de piezas del puzzle.

Tercer paso: Estudio de campo

Fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc. Hagamos una composicin mental de las posibilidades del programa. Elaboremos nuestros propios planos y croquis.

Cuarto paso: La creatividad

Elaboremos el primer borrador de anteprograma. Sometmoslo a la discusin del equipo de protocolo. Presentemos el proyecto a los superiores o a nuestros clientes. Tomemos nota de sus sugerencias Elaboremos en borrador de programa

Quinto paso: Organizar las piezas

El acto y su contenido. La imagen corporativa. Los medios de comunicacin. Los invitados y la taquilla Los proveedores. El equipo organizador.

El acto y su contenido

Recibimiento de los invitados. Ordenacin de los asistentes. Explicacin de los objetivos del acto (y visita si procede). Ejecucin del hecho que lo motiva. Parlamento del anfitrin e invitados de honor, aunque no tiene sentido hacerlo en todos los actos. Encuentro entre anfitrin e invitados (vino de honor, cctel, comida, etc.). Despedida.

El programa
Descripcin paso a paso de todo el desarrollo del acto o de los actos. Guin del acto, que ha de conocer los principales protagonistas. Planificacin detallada que busca facilitar la actuacin del anfitrin y los invitados Flexibilidad y previsin de tiempos colchn

Partes del Programa

Cronograma Anexos

(con planos y grafismos) Libro de ruta Listados Notas de Protocolo Documentacin Organizacin Interna

Cronograma
21,00 h.Llegada del Ministro de Educacin a Reciben: Acceso al vestbulo principal donde saludar a los miembros del Consejo de Administracin........ Descubrimiento de una placa conmemorativa. Recorrido por las nuevas instalaciones, acompaado de

21,05 h.-

21,10 h.21,15 h.-

Recibimiento

Ayuntamiento

Polica Local de Gala

Conserje principal

Corporacin Municipal Alcalde

Pblico

Saludo a los concejales Autoridad invitada

Parada coche principal

Pblico Valla

Ordenar y ubicar a los invitados

Explicacin a los invitados

Ejecucin del hecho que motiva el acto

Parlamentos

Encuentro Anfitrin e invitados

Y una despedida

Estudio de movimientos
Quiz en Protocolo, despus de disear el evento, lo ms importante son los estudios de los movimientos de todos los protagonistas de los actos. Hay que intentar hacer movimientos sencillos que no exijan volver sobre lo andado. Ayuda para facilitar los movimientos.

PANELE S

Sala para aperitivo

Acceso servicio

Paneles Protocolo almuerzo

cocina Anfitrin que recibe

Guarda ropa

TV AUTO RIDA DES PREN. GRAFICA

Radio Mesa de Sonido

INVITADOS

PRENSA LITERARIA

PRENSA LITERARIA

La imagen corporativa
La imagen corporativa no debe verse slo como los rtulos o anagramas que vayamos a utilizar, sino desde el punto de vista del conjunto de los diseos generales. Todo debe respirar a las formas, colores y diseos de la marca de la casa, identificarse plenamente con la tarjeta de presentacin de la empresa que es su imagen, hecha oportunamente por los especialistas en la materia.

Los medios de comunicacin

Tenemos que atraer a los medios de comunicacin y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, tenemos que disear nuestro acto teniendo en cuenta las tcnicas de inters periodstico y las necesidades de los medios: prensa escrita, fotgrafos, radios, televisiones. Cada uno tiene sus propias exigencias y lo que puede ser bueno para televisin tal vez no lo sea tanto para la radio o viceversa

Los invitados y la taquilla

Elaboracin de la invitacin Envo de la misma Seguimiento sobre su recepcin Establecimiento de sistema de confirmacin Creacin de la taquilla y su coordinacin con el responsable de protocolo. Programa informtico adecuado.

Los proveedores y su gestin

Gestin de un evento: integral, parcial y descentralizada. La gestin del evento exige el control peridico del estado de trabajo de los proveedores y la celebracin de reuniones sistemticas para comprobar que todo sigue el curso fijado. Deben establecer plazos y calendarios de actuaciones, realizando la correspondiente programacin y velando por el cumplimiento de la misma.

El equipo organizador
Establecimiento de un organigrama de trabajo. Director de Protocolo del evento Coordinador (segundo/s de abordo) Tcnicos de protocolo Enlaces Auxiliares de Protocolo

La seguridad
Elaboracin del Plan General de Seguridad Proteccin Accesos Sanidad Evacuaciones Control comidas Temperatura Etc

La comunicacin interna
Programas personalizados Notas de protocolo generales Notas de protocolo personalizadas Instrucciones al equipo de trabajo Explicaciones al anfitrin y a los invitados de honor Contactos con los medios de comunicacin

El ensayo previo y el general

Durante la fase de preparacin se van realizando ensayos parciales para comprobar las diferentes propuestas. Hoy se utilizan mucho los recursos informticos y audiovisuales La vspera, con todo el escenario acabado, se hace el ensayo general con toda laorganizacin y el anfitrin. Se corrigen los ltimos defectos.

Medios materiales

Banderas

Tarimas

Cordones y vallas

Atriles

Reposteros y carteles

Flores

Alfombras

Sillas

Mesas

Micrfonos

Iluminacin

Altavoces

Mesita auxiliar

Intrpretes

Placas

Caso Dupont Espaa

Situaciones crticas para un Consultor de Protocolo

Caso Dupont Espaa

Inauguracin de su nueva fbrica Tres partes implicadas: Gobierno central, gobierno regional y la empresa. Quin preside el evento si asisten el Presidente del Gobierno, el Presidente de la autonoma, el Presidente de Dupont Mundo y Presidente de Dupont Espaa? Y dnde colocamos a otros altos cargos oficiales y de la empresa?

Dupont 7 6 5 4 3 2 Regin 1 Dupont Nacin 1 Dupont

Autoridades 2 3 4 5 6 7

ESCENARIO

Pblico

Y qu banderas ponemos y dnde

Escenario

Carpa para el cctel Invitados

Factora a inaugurar

Banderas

Y en qu orden?