DOCUMENTOS Y FORMAS

PRESENTAN:

Karla Herrera Martnez Lucero Guzmn Berenice

5.1 CONCEPTUALIZACION DE LAS FORMAS Y LOS DOCUMENTOS

Objetivo: Comprender la diferencia entre un formato y un registro sus caractersticas e identificara los distintos formatos en una oficina.

INTRODUCCION

Dentro del estudio de sistemas y procedimientos, es importante analizar los documentos que se generan en ellos. Por tal motivo es necesario conocer lo que es un formato sus caractersticas y usos que nos va servir para transmitir informacin

CONCEPTUALIZACION DE LAS FORMAS Y DOCUMENTOS

FORMA Es un papel impreso que proporciona un espacio para poner informacin que ser trasmitida a otra persona Es importante que al disear una forma se acuda con un experto en diseo de formas. EJEMPLOS: Etiquetas de costos, cuentas de gastos, ordenes de fabrica

FRANKIN DEFINE A LAS FORMAS COMO:

Es una herramienta o medio de comunicacin escrito normalmente impreso que contiene informacin fija y con espacio para aadirle informacin.

FORMATOS
Son todas aquellas formas o documentos que se utilizan peridicamente para registrar informacin en cualquier sistema de trabajo de la organizacin. USOS: Recopilar y analizar informacin Monitorear y rastrear informacin Solicitar actividades especificas

DOCUMENTO

Se trata de una demostracin objetiva, material y tangible de un hecho.

Es una evidencia de una operacin o de algn hecho y registro es hacer esa evidencia por escrito es decir algo fsico.

REGISTRO

Un registro es cualquier dato que se haga para un uso futuro

MACHOTE

Es un formulario con espacios en blanco para rellenar trminos

administrativo, sin embargo es correcto decir requisicin del formato.

5.2. Relacin de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos

Es evidente la relacin de las FORMAS y DOCUMENTOS con los procesos y/o procedimientos. La organizacin para alcanzar sus fines realiza un conjunto de operaciones mediante la optimizacin de los recursos. En algunas de estas actividades, se requiere la utilizacin de formatos, lo cual va a crear evidencias de su realizacin, En cuanto este formato sea requisitado, se convierte en documento.

Esto a simple vista parece lgico; pero el uso de formatos en los procedimientos adquiere una perspectiva muy importante si consideramos que los formatos son recursos que el profesional en administracin debe optimizar en todo momento.

Es indispensable que se estudie en la organizacin cada uno de los formatos para incluir informacin necesaria, uso del papel adecuado, distribucin, archivo y destruccin de la misma.
Siempre destruye la informacin. Nunca hagas esto.

 Hacer comparaciones de un periodo a otro. Solicitar actividades especificas (materiales, documentos, informacin, etc. Obtener aprobaciones / autorizaciones. Servir como base para la innovacin y mejora continua.

CONCEPTO DE DOCUMENTO.

En la actualidad nos servimos de l para constatar mediante la escritura, ciertos hechos que nos interesan. Por ello, diferenciar el documento con el registro es fcil. El documento es una evidencia de una operacin o algn hecho y registro es hacer esa evidencia por escrito. Por eso es indispensable conocer el concepto de registro.

ESTRUCTURA DE UNA FORMA Y/O PROCEDIMIENTO:

Introductoria rea de trabajo Conclusin

Introductoria: Por lo general se encuentra en la parte superior e incluye el ttulo y el nmero de la forma, la ruta, la leyenda despchese a el nombre del cliente y su direccin, las instrucciones principales sobre la manera de llenar la forma. rea de trabajo: Es el cuerpo principal, es la parte ms grande de la forma. Aqu, lo importante es determinar para la informacin un espacio y arreglo adecuados; el espacio debe ser el suficiente para toda la informacin y esta diseado para facilitar los asientos y reducir los errores. Conclusin: Al final de la forma, incluye informacin relativa a lo que le sucede a sta. La autorizacin, firma y la declaracin de las condicione bajo las cuales son vlidos los datos tipifican el contenido de esta seccin de la forma.

Las formas pueden clasificarse en generales, de oficina y de interoficina y estos a su vez en internos y externos.

INTERNAS TIPO DE FORMA

FORMAS GENERALES

CARACTERISTICAS Son aquellas que se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa. Son aquellas que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon. Son aquellas que se originan en un oficina y pasa a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.

Se refieren a los asuntos operados dentro de la empresa, como las que ocupan los empleados. EXTERNAS Se refieren a las transacciones fuera de la misma, como las que se ocupan con clientes o proveedores.

FORMAS DE OFICINA

FORMAS DE INTEROFICINA

DISEO DE LA FORMA Y/O PROCEDIMIENTOS

Para comprender la relacin de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos se pueden contemplar siete consideraciones funcionales

1) Propsito de la Forma: Es el trabajo, esta es un mapa de carreteras de trabajo, muestra el flujo y la secuencia que debe seguirse. 2) Qu propsito incluir? : La informacin necesaria para la propsito, quien la usa, que hace cada uno de los empleados, como se transfiere la secuencia, problemas de la forma. 3) Identificacin adecuada: Nombre de la forma, folio en la original y en las copias, estas pueden ser de color. 4) Secuencia de los renglones: Debe ser el flujo de trabajo. 5) Modelo general de la forma: El espacio debe ser el adecuado para escribir, sin amontonar las palabras. 6) Numero de copias: Son necesarias cuando alguien o cuando se necesita la copia. 7) Tipos de Formas.

Respecto al punto 5 existen varias formas para determinar el espacio como:

Casillas Espacios con renglones De columnas Mixto

Nombre Edad Direccin

Si

No

_________________________________ _________________________________ _________________________________

Respecto al punto 7 hoy formas como:

Pieza postal Diseo continuo Automatizadas Receptculos para datos Tipo taln

Consideraciones fsicas Son como:

Tinta: De acuerdo con el papel, debe ser clara y uniforme. Tipo de impresin: De acurdo con el tipo de forma. El papel: debe tener caractersticas como: Peso: De ser del papel ms ligero por su facilidad de manejo y de copias. Grado: Se refiere a la calidad del papel, tomando en cuenta la duracin de el. Grano: Determina su rigidez, tomado en cuenta la facilidad con que se dobla. Color: Blanco para las originales y color para las copias para su mejor manejo. Tamao: Tomando en cuenta el tipo de forma, mquina, el costo. Copias carbn: se puede utilizar a mano, intercalado pero de un solo uso, o carbn en la mquina.

Requisitos para el diseo:

El propsito principal del diseo es poder dar la informacin adecuada de manera sencilla y de fcil comprensin para un buen procesamiento de ella. As mismo se deben contemplar las necesidades de quien las va a ocupar, para evitar errores de comprensin o de transmisin de la informacin. Las formas son un mtodo para controlar la administracin de una empresa, sobre todo si en la organizacin se maneja un sistema de control de calidad. Ya que su primer funcin de estas es:

Coordinacin. Medio de informacin. Disposicin de ellas.

Manejo de formas en las organizaciones

Cheque: Orden de pago girada contra un documento de crdito. Deposito bancario: Suma girada por un depositante al banco. Nota de crdito: Por medio de ella se comunica al cliente que se ha recibido una suma mayor a la establecida. Recibo: Documento utilizado para aclarar que se ha recibido algn objeto. Vale: Representa un valor convertible en dinero. Factura: Detalla las mercancas compradas. Etiqueta o marbete: Es para facilitar el traslado de un paquete, con las caractersticas del mismo. Letra de Cambio: ES un docto por medio del cual una persona obliga a otra a pagar a la orden de un tercero.

 Pagar: Es un Promesa de pago Contrato: Es un convenio entre dos personas para construir un vnculo jurdico. Nmina: Regulacin de pago a los trabajadores por medio de una empresa o negocio. La minuta y el acta: La minuta es el borrador de algn argumento para una junta etc., y el acta es el docto original ya transcrito en el papel final. Memorando: Es la comunicacin de alguna actividad que va a incorporarse a la empresa. Carta circular: Es el escrito por medio del cual se comunica a varias personas o negociaciones simultneamente el mismo mensaje. Oficio: Este sustituye a la carta, siempre y cuando el comunicado sea gubernamental o a los partidarios que a ellas acudan. Informe: Este se da por efecto de alguna investigacin que una persona encarga a otra.

TIPOS
Cheque Memorando Deposito bancario Carta circular Nota de crdito Oficio Nota de debito Informe Recibo Vale Factura Etiqueta o Marbete Letra de cambio Pagar Contrato Nomina La minuta y el acta

Manejo de formas en las organizaciones

5.6 INTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

Es importante que una vez diseada la forma se debe de especificar el llenado de la misma. Es importante sealar que cuando se llena una forma se le conoce como requisitar y una vez que se requisita se le conoce como documento.

PARA REPRESENTAR UNA FORMA EN UN MANUAL SE REQUIERE: Que se presente el formato original, En caso de que no pueda ser difundido para todos los departamentos o reas se tiene que poner una leyenda que diga no esta permitida su difusin Despus hacer el instructivo de llenado especificando la forma en como debe ser llenado:

EL INSTRUCTIVO DE LLENADO SIRVE PARA:

Requisitar correctamente el formato Capacitar a los individuos en el uso del formato No cometer errores en el llenado Evitar la supervisin Aumentar la productividad