INICIATIVA CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIN PBLICA

1 QUE ES CERO PAPEL

Aprovechamiento de TIC en buenas BUENAS practicas PRCTICAS Cambio cultura organizacional

una reduccin sistemtica del uso del papel mediante la sustitucin de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrnicos.
DOCUMENT OS ELECTRNICOS

establecer lineamientos para hacer ms eficientes y efectivos los trmites y eliminar el uso del papel en la gestin que realizan las entidades pblicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos.

Manejo seguro de activos de informacin Aplicaciones de gestin documentos electrnicos Uso de estndares

PROCESOS ELECTRNICOS
Racionalizacin y optimizacin de procesos Automatizacin (BPM)

1.1 Experiencia USA Gobierno Federal: Buenas prcticas

SITUACIN GOB. FEDERAL (2009)
Gasto anual en impresiones USD 1.3 billones. Ahorro potencial: USD 440 millones Impresin promedio da x empleado: 30 hojas Baja implementacin de buenas prcticas en entidades: Polticas de impresin 11% Impresin doble cara 9% Control individual impresin 5% Razones para excesos de impresin Necesidad firmas en papel 57% Para revisar en reuniones 54% Para compartir con otros 51% Requisitos de archivo / almacenamiento 38%

LECCIONES APRENDIDAS
Cambio de mentalidad; los empleados no son conscientes del costo de imprimir.

Es posible lograr grandes ahorros solo mediante la implementacin de buenas prcticas de impresin
Es necesario desarrollar mecanismos habilitantes que superen la necesidad de usar papel (firmas, revisin, archivo) 30 Hojas impresas 12

Teletrabajo

Casa

Oficina

Informe 2009 de impresin del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009

1.2 Experiencia: Europa: eficiencia de procesos

SITUACIN EMPRESAS (2011)
Cada ao se dedican al menos 362 millones de horas y 147 mil millones de euros a gestionar procesos de documentacin empresarial crtica El 31% de todas las organizaciones europeas siguen perdiendo documentos importantes Solo 22% disponen de procesos completamente automatizados para gestionar la informacin empresarial crtica En promedio, el 42% de la informacin crtica est disponible solo en formato impreso.

LECCIONES APRENDIDAS
Importante comenzar lineamientos con estndares y

El proceso de automatizacin de procesos y documentos lleva tiempo Existen oportunidades en gestin del conocimiento, la seguridad y la efectividad en las organizaciones Las barreras principales para optimizar procesos son la falta de tiempo, falta de personal asignado, y falta de apoyo real de la direccin. (no hay tiempo para mejorar porque estamos ocupados debido a que no somos eficientes)

ndice de Eficiencia de Procesos. Coleman Parkes Research para RICOH Junio 2011 . 458 organizaciones en Blgica, Francia, Alemania, Italia, los Pases Bajos, Suecia, Finlandia, Noruega y Dinamarca, Espaa, Suiza y el Reino Unido.

2 QUE IMPACTOS SE ESPERAN DE LA INICIATIVA

Costos papel Costos impresin Costos almacenamiento Costos de consulta Costos de transporte y distribucin

Consumo de madera / rboles Contaminacin agua y atmsfera Gastos de energa Generacin de desechos

Horas hombre dedicadas a localizacin y gestin de documentos Perdida de conocimiento Flujos de informacin ineficientes

ECONMICO

AMBIENTAL

DE EFICIENCIA

Que podemos hacer al reducir el consumo de papel

25 Kg x ao 4 mil hojas x ao 20 hojas/da

809 mil servidores pblicos**

20 mil toneladas 4.4 billones hojas

Ahorro aproximado

$ 631 millones

Consumo anual per cpita*

diarios
Se estima que el 35% de las impresiones se desechan casi de inmediato***

en impresiones innecesarias

* http://earthtrends.wri.org/ estadstica ao 2005 ** Departamento Nacional de Estadstica DANE ao 2010 *** Informe 2009 de impresin del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009

2 MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL

CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES
Canal presencial
Canal electrnico
IDENTIFICACIN SEGURA SEDE ELECTRNICA
e-registro e-consulta e-notificacin Buzn virtual

OTRAS ENTIDADES
SISTEMAS DE INFORMACIN

IDENTIFICACIN SEGURA
Interoperabilidad

GESTIN DOCUMENTAL
Correspondencia
(entrada - salida)

ENTIDAD / FUNCIONARIO
Preservacin y Acceso

Expediente electrnico
(fsico electrnico)

IDENTIFICACIN SEGURA SISTEMAS DE INFORMACIN

GESTIN DE TRMITES Y PROCESOS

Interoperabilidad

Financiera

Talento humano

Contratacin

Otros

PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLGICAS COMUNES

3. PASOS DE ACCIN EN LAS ENTIDADES

INICIAL
Diseo del plan de eficiencia

BSICO
Desarrollo e implementacin

AVANZADO
Masificacin

MEJORAMIENTO PERMANENTE
Medicin y seguimiento

SOCIOCULTURAL

Sensibilizacin implementacin de buenas prcticas Evaluacin de sistemas existentes Evaluacin de soluciones externas

Programa de formacin y gestin del cambio Implementacin soluciones GDoc y Workflow Adopcin de estndares

Cultura cero papel apropiada en la entidad Interoperabilidad interna y externa Infraestructura ajustada a arquitectura GEL Automatizacin de la mayora de los procedimientos internos

TECNOLGICO

ORGANIZACIONAL

Anlisis y priorizacin de procesos, flujos documentales, funciones y responsabilidades

Automatizacin procedimientos internos priorizados Adopcin de estndares

Evolucin, mantenimiento y optimizacin Adopcin de mejores prcticas Mejoramiento de indicadores Sostenibilidad de la iniciativa

POLTICO / LEGAL

Reglamentacin interna ajustada conforme a la normatividad generada en el marco de la iniciativa

4. CMO PONER EN PRCTICA CERO PAPEL EN MI ENTIDAD

1. Hacer un diagnstico (cuanto consumimos) 2. Adoptar buenas prcticas y promover el cambio de cultura 3. Seguimiento y monitoreo

BUENAS PRCTICAS
1. Hacer una caracterizacin y priorizacin de procesos 1. Identificar requerimientos y necesidades en materia de documentos (valor/riesgos) 2. Evaluar los sistemas existentes 3. Identificar estrategias para gestionar los documentos electrnicos 4. Presentar proyecto 5. Implementacin piloto 6. Masificar 7. Evaluacin y mejora continua En que me apoyo? NTC/ISO 15489-1 Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN Circular Coinfo 04 de 2010 Gua interoperabilidad Gua seguridad

En que me apoyo? Gua de buenas prcticas para reducir el consumo de papel Gua de primeros pasos para implementar una estrategia cero papel Formularios y cuestionarios de ejemplo

DOCUMENT OS ELECTRNICOS PROCESOS ELECTRNICOS

1. Hacer una caracterizacin y priorizacin de procesos 2. Optimizar procedimiento priorizados 3. Optimizar otros procedimientos 4. Implementar herramientas de gestin de procesos (BPM) En que me apoyo? NTCGP 1000 / MECI / Gua de racionalizacin de tramites y procedimientos

4.1 Implementar buenas prcticas para reducir consumo de papel

1.Hacer un diagnstico (lnea base: cuanto consumimos?) 2.Identificar oportunidades clave 3.Adoptar buenas prcticas y promover el cambio de cultura 4.Seguimiento y monitoreo En que me apoyo? Gua de buenas prcticas para reducir el consumo de papel Gua de primeros pasos para implementar una estrategia cero papel Formularios y cuestionarios de ejemplo

BUENAS PRCTICAS

4.1 Mecanismos de gestin electrnica de documentos

Planificar la incorporacin de esquemas de gestin de documentos electrnicos (ISO 15489-1): anlisis de los procesos y negocios de la entidad, identificar requisitos y necesidades, evaluar sistemas existentes, definir estrategias, disear el sistema, implementar, seguimiento y mejoramiento. En que me apoyo? NTC/ISO 15489-1 Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN Circular Coinfo 04 de 2010 Gua interoperabilidad Gua seguridad

DOCUMENTOS ELECTRNICOS

ISO 15489

Caractersticas de los documentos

DOCUMENTOS ELECTRNICOS

INTEGRIDAD

ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma

Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creacin. Cualquier anotacin, adicin o supresin autorizada debe dejar evidencia.

DISPONIBILIDAD

AUTENTICIDAD

FIABILIDAD

Es lo que afirma ser;

El documento esta completo y no ha sido alterado.

Su contenido es una representacin completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentacin debe mostrar la actividad u operacin que lo produjo Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin Mantener vnculos entre documentos que reflejan secuencias de actividade

ISO 15489
FIABILIDAD

Caractersticas de los sistemas de gestin documental

EXHAUSTIVIDAD
DOCUMENTOS ELECTRNICOS El sistema debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organizacin.

CARCTER SISTEMTICO

CONFORMIDAD

INTEGRIDAD

Controlar el acceso, la identificacin del usuario, la destruccin autorizada y la seguridad.

Cumplir con los requisitos reglamentarios y expectativas de la sociedad. Deben evaluarse peridicamente y conservar los resultados.

Sistematizar mediante el diseo y funcionamiento de sistemas de gestin de documentos como de otros sistemas de gestin

Funciona de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables. Incorporar todos los documentos ligados a las actividades Organiza los documentos de manera que reflejen los procesos

Protege los documentos de modificaciones o disposiciones no autorizadas

4.3 Optimizar, racionalizar y automatizar procedimientos

PROCESOS ELECTRNICOS

1.Hacer una caracterizacin y priorizacin de procesos 2.Optimizar procedimiento priorizados 3.Optimizar otros procedimientos 4.Implementar herramientas de gestin de procesos (BPM) En que me apoyo? NTCGP 1000 / MECI / Gua nacional de simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites

GRACIAS
Oscar Javier Almanza R. Consultor Iniciativa Cero Papel en la Administracin Pblica