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Auxiliar Administrativo Prof.

Ismael

O que um Auxiliar Administrativo?


profissional indispensvel em qualquer rea. Afinal, o sucesso de uma empresa, seja ela grande ou pequena, comea com uma boa organizao, administrao e atendimento. Devido a sua importncia para empresas e instituies, o mercado de trabalho encontra-se sempre aquecido, em todos os setores.

O que faz um Auxiliar Administrativo?


Entre as principais atribuies deste profissional esto: realizar as tarefas e rotinas administrativas; atender clientes e visitantes; organizar e manter o arquivo e armrio de materiais; organizar o espao de atendimento e escritrio; fazer contatos por meio do telefone e e-mail; agendar atividades internas e externas; elaborar relatrios, etc.

Os princpios para administrar

Planejar Organizar Dirigir Controlar

A Empresa um organismo econmico que atravs do qual so reunidos os recursos humanos, a matria prima, os equipamentos e o capital, com a inteno de desenvolver uma determinada atividade econmica para o fornecimento tanto de BENS e SERVIOS sempre objetivando o LUCRO.

CLASIFICAO DAS EMPRESAS


FIRMA INIVIDUAL: So aquelas que pertencem a um nico proprietrio, ou seja, uma pessoa apenas, este tem responsabilidade limitada sobre os atos praticados na empresa, ou seja, a mesma responde sozinha por todos os atos da entidade. SOCIEDADE: So empresas que pertencem a mais de um proprietrio, estes chamados de SOCIOS, os mesmos tm responsabilidade limitada perante aos compromissos assumidos pela empresa, ou seja, todos os scios tm responsabilidade por os atos praticados na empresa. Existem dois tipos de sociedade: Sociedade Annima S.A e Sociedades de Responsabilidade Limitada LTDA

SOCIEDADE POR COTAS DE RESPONSABILIDADE LIMITADA (LTDA)

E o tipo de sociedade mais encontrada, neste tipo de empresa a responsabilidade dos scios e limitada para com os compromissos que a empresa assume que podem ser obrigaes, os direitos e deveres, conforme apontado em seu contrato social, ou seja, cada um responde conforme o seu percentual que possui na SOCIEDADE ANNIMA ( S.A) sociedade. E o tipo de sociedade existente em grandes empresas onde o capital social da empresa e divido em inmeras parcelas denominadas aes as quais so comercializadas em bolsas de valores, ou seja, pessoas normais compram aes da empresa com o objetivo de ter um rendimento e um crescimento sobre o valor investido veja agora algumas caractersticas de uma sociedade annima.

MICROEMPRESA
A microempresa e determinada pelo seu faturamento, ou seja, atravs de seu faturamento e possvel observar se est tratando de uma microempresa ou no. Hoje e considerada micro empresa a empresa que tenha gerado durante o ano todo, uma receita bruta de ate R$ 1.200,000 mil reais, este limite de faturamento e importante, pois atravs deste saber qual ser a carga tributaria da empresa

EMPRESAS DE PEQUENO PORTE


So consideradas empresas de pequeno porte aquela a qual sua receita bruta ultrapasse o valor de R$ 1.200 000,00 (um milho e duzentos reais) podendo chegar ate R$ 10.500.000,00 (dez milhes e quinhentos mil reais)

MDIAS EMPRESAS Receita operacional bruta anual ou anualizada superior a R$ 10.500 mil (dez milhes e quinhentos mil reais) e inferior ou igual a R$ 60 milhes (sessenta milhes de reais). GRANDES EMPRESAS Receita operacional bruta anual ou anualizada superior a R$ 60 milhes (sessenta milhes de reais).

PESSOA JURDICA a entidade abstrata com existncia e responsabilidade jurdicas como, por
exemplo, uma associao, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito pblico (Unio, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas, sociedades simples, associaes etc.). Vale dizer ainda que as empresas individuais, para os efeitos do imposto de renda, so equiparadas s pessoas jurdicas. Pessoas jurdicas possuem o CNPJ (cadastro nacional de pessoas jurdicas)

PESSOA FSICA
Pessoa fsica a pessoa natural, isto , todo indivduo (homem ou mulher), desde o nascimento at a morte. A personalidade civil da pessoa comea do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade econmica, a pessoa fsica pode atuar como autnomo ou como scio de empresa ou sociedade simples, conforme o caso. Pessoa Fsica Possui CPF (Cadastro de Pessoas Fsicas)

FINANCEIRO E FATURAMENTO MOVIMENTO E FATURAMENTO


E essencial que todas as empresas faam o controle de caixa, independente do porte da empresa, pois o mesmo serve para registrar as sadas de dinheiro atravs de pagamentos efetuados e tambm serve para registrar as entradas atravs das vendas. Tambm e importante que todos os lanamentos sejam feitos com comprovantes como notas fiscais e recibos. A cada final de dia devera se fazer o fechamento do caixa onde se deve somar todas as entradas bem como somarmos tambm todas as sadas, agora basta descontarmos a sada da entrada e saberemos qual foi o saldo do dia. Aps deve se conferir se o dinheiro que esta no caixa e o mesmo que esta no saldo do livro, o qual deve ser obrigatoriamente igual.

TIPOS DE MOVIMENTAO
CONTA CORRENTE Movimentao esta que pode ser utilizada tanto por uma pessoa fsica como uma pessoa jurdica basta mesma ter uma relao com o banco, sendo que esta conta serve de suporte para a emisso de cheques, para pagamento de dividas e tambm depsitos para suprir a emisso de cheques, sempre deixando o saldo da conta corrente positivo para que no possa haver futuras complicaes. Para as empresas a conta corrente poder ser utilizada tambm para o recebimento de duplicatas referente a vendas a prazo que ela forneceu as seus clientes, de forma que quando o cliente efetuar o pagamento da duplicata no banco, aumentara o saldo da conta corrente da empresa. APLICAES Geralmente ser utilizada a conta aplicao quando j estiver disponvel um bom saldo na conta corrente, onde o cliente estar transferindo este dinheiro da conta corrente para a conta aplicao com o intuito de render mais lucros, na maioria das vezes conta aplicao j esta vinculada com a conta corrente sempre que se estiver um saldo disponvel na conta corrente, este ser repassado a conta aplicao, sempre com o consentimento do responsvel. (dono da conta )

POUPANA Estilo de movimentao mais utilizado por pessoas fsicas, que no possuem uma conta corrente. Ela pode estar da mesma forma como a conta aplicao vinculada com a conta corrente sempre que se tiver um saldo disponvel na conta corrente este valor ser repassado a conta poupana. Porem e importante lembrar que as pessoas fsicas podem utilizar-se da conta poupana, mesmo no possuindo uma conta corrente, pois sempre que estiverem com um dinheiro disponvel, as mesmas depositaro no banco, com a inteno de trazer segurana par este dinheiro. Os rendimentos da conta poupana So inferiores a conta Aplicao, outro dado importante em relao conta corrente e que seus juros so mensais, ou seja, o cliente que efetuar o resgate antes da data de aniversario da conta perder o juro referente aquele ms. CHEQUE Muito utilizado tanto por pessoas fsicas como pessoas jurdicas, o cheque e uma ordem de pagamento a vista, o mesmo como vimos anteriormente esta anexado conta corrente, ou seja, e atravs da conta corrente que se e possvel fazer o controle dos cheques o seu funcionamento funciona da seguinte forma: Sempre quando emitirmos um cheque a algum o saldo da conta corrente vai se diminuindo por isso quando o saldo estiver se esgotando e necessrio que seja feito um novo deposito para que o mesmo no ultrapasse o limite da conta corrente No entanto e necessrio sempre que possvel no utilizar do saldo limite de uma conta corrente, pois se voc utiliz-lo ter de pagar juros altos desnecessrios se o saldo da conta fosse suficiente para validar os cheques.

CONTAS A RECEBER Toda a empresa que vende um produto ou presta um servio a prazo esta gerando uma conta a receber Sempre quando a empresa vendedora emite uma nota fiscal nela devem estar contidos tambm as condies para o pagamento da mesma . Geralmente emitimos uma duplicata para que o cliente possa efetuar o pagamento na data de vencimento , e de grande importncia que no corpo desta duplicata estejam contidos qual ser o percentual de juro a ser cobrado por dia aps a data de vencimento da mesma , em caso do cliente paga-la aps o prazo estabelecido os juros devero ser cobrados por dias de atraso do pagamento obedecendo s normas previstas pelo PROCOM (Programa de Orientao e Proteo do Consumidor). COBRANA BANCARIA A cobrana bancaria poder ser utilizada desde que a empresa tenha uma conta corrente, sendo assim quando a empresa emite a um cliente uma duplicata relativa a uma compra a prazo, uma via ficar ao cliente a segunda via ficar com o banco e a terceira ficar em poder da empresa para que a mesma possa fazer o seu controle. Desta forma o banco fica encarregado de mandar ao cliente um boleto bancrio para que o mesmo possa efetuar o pagamento na data estabelecida, no prprio banco. COBRANA EM CARTEIRA A cobrana em carteira se destinge da cobrana bancaria por um fator fundamental, o de no utilizar-se de um banco para efetuar a cobrana, ser preenchida uma duplicata no ato da emisso da nota fiscal, e o cliente voltara empresa na data estabelecida para efetuar o pagamento.

E necessrio para se ter um maio controle sobre as cobranas em carteiras a elaborao de uma ficha ou planilha, para registra as mesmas, sempre seguindo o mesmo formato, de que a cada venda feita a prazo aumenta o saldo a receber, e para cada conta que e recebida diminui o saldo a receber, e em contra partida aumenta o dinheiro no caixa da empresa. SPC SERVIO DE PROTEO AO CRDITO Para que as empresas tenham um controle, bem como uma garantia em relao s contas a receber elas utilizam o SPC para os clientes inadimplentes, ou seja, os clientes que no pagarem seu debito para com a empresa, tero o seu nome enviado ao SPC, desta forma ficaro impossibilitado de realizar compras a prazo em outra empresa, alm de varias outras restries, como impossibilidade de conseguir um emprstimo ou financiamento. NOTA FISCAL Definio o documento que comprova a existncia de um ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestao de servios); tem a necessidade maior de atender s exigncias do Fisco, quanto ao trnsito das mercadorias e das operaes realizadas entre adquirentes e fornecedores. Tipos de Notas Fiscais : Mod. 1 - Nota Fiscal de entrada e sada de mercadorias.

FATURA Definio: o documento que comprova a venda a prazo. Numa mesma fatura podem ser includas vrias notas fiscais. A duplicata tem esse nome por ser uma cpia da fatura. A lei permite a emisso de vrias duplicatas para uma mesma fatura ( no concebido, no entanto, a emisso de uma duplicata para vrias faturas). Ou seja, e o documento expedido para que a pessoa possa efetuar o pagamento. DUPLICATA Definio: um ttulo de crdito resultante da venda mercantil ou prestao de servios. Trata-se, portanto, de ttulo causal. Duplicata fria : sacador e aceitante incorrem em crime de estelionato. Figuras da duplicata: sacador (emitente, vendedor ) e sacado ( comprador, devedor, aceitante). E essencial para que a empresa tenha um bom controle de suas contas a receber, que ela faa uma planilha ou uma ficha onde possa controlar as contas que a mesma tem a receber de seus clientes.

CONTAS A PAGAR
Quando uma empresa efetua uma compra por ex. de mercadorias para estoque ela esta aumentando a conta estoque, porm tambm se esta elevando as obrigaes(dividas) da empresa. Uma ttica muito aderida pelas empresas, e de comprar a mercadoria a prazo e vende-la a vista, desta forma a empresa consegue levantar um valor sem ter que dar uma contrapartida Imediata (entrada), esta ttica e muito utilizada por empresas que dispem de um capital de giro menor, desta forma e possvel levantar um dinheiro sem investir. Tanto como a empresa faz o controle das contas a receber de seus clientes mesma devera fazer o controle das contas a pagar. importante ressaltar que para um bom andamento das obrigaes, o ideal e que ela salde as mesmas no perodo certo nem antes nem depois, saldando as suas contas antes ela dificilmente ira obter algum beneficio em contrapartida ela ira extrair este dinheiro de uma conta onde poderia estar obtendo resultados como uma conta bancaria ou conta estoque.

PEDIDO DE COMPRA E de extrema importncia que a empresa quando realize uma compra, a mesma emita ou pea para emitir, pois e com ele que se contrata a compra acordada entre partes. Ele pode ser expedido tanto pelo setor de vendas da empresa que esta vendendo um produto ou prestando um servio. ou pelo setor de compras da empresa que esta recebendo o produto ou o servio. E importante lembrar que sua emisso no e obrigatria (facultativa) porem atravs do recibo e que se da origem a nota fiscal esta obrigatria.

Todas as empresas necessitam muitas vezes fazer um planejamento futuro para poder estabelecer metas e tomar decises para isso foi criado o FLUXO DE CAIXA a previso de entradas e sadas de recursos monetrios, por um determinado perodo. Essa previso deve ser feita com base nos dados levantados nas projees econmico-financeiras atuais e anteriores da empresa, levando, porm em considerao a memria de dados que respaldar essa mesma previso. O principal objetivo dessa previso fornecer informaes para a tomada de decises, tais como: prognosticar as necessidades de captao de recursos bem como prever os perodos em que haver sobras ou necessidades de recursos; aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentveis para a empresa sem comprometer a liquidez.