Creacin de Una Pmo 1199081828810340 4

Project Management Office - PMO
Creating a PMO
Janneth Chicaiza Espinosa Danilo Jaramillo Hidalgo Grupo 2

Gestin de Carteras de TI
Objetivos Especficos
Conocer los fundamentos tericos de una Oficina de Gestin de Proyectos, PMO. Aprender los pasos necesarios para crear una PMO.
CONTENIDOS
Objetivos Bibliografa
Generalidades
Planeacin y Creacin
Bibliografa (1)
[1] WALTON Jane, Creating a PMO. Pacific Edge Software, 2004 [2] RODRIGUEZ, Ivete, SBRAGIA, Roberto y GONSALEZ, Fabio. Oficina de Gerencia de Proyectos: Teora y prctica. [online]. mayo 2002, vol.23, no.2 [citado 14 Julio 2006]. Disponible en: <http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S079810152002000200007&lng=es&nrm=iso>. [3] IAPP, Instituto Argentino de Administracin de Proyectos. PM14 La oficina de Proyectos, [citado 14 Julio 2006], Disponible en http://www.iaap.com.ar/cursos/pm14.pdf.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Bibliografa (2)
[4] ARTEMIS. Disponible en http://es.aisc.com/Service/2, [12 de julio del 2006]. [5] PMI, 1er Congreso de Direccin de Proyectos 24-Feb-04. JORDI ORTIZ SED. Disponible en http://www.pmies.org/ponencias/2004/Ponencia%20Jordi%20O rtiz%20Sedo.pdf, [12 de julio del 2006]. [6] Oficina de Gestin de Proyectos. Disponible en http://www.iil.com.mx/cursos%202005/deworde nhtml/La%20oficina%20de%20Admon%20de%2 0Proyectos.htm, [11 de julio del 2006].
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Seccin 1
Generalidades
A n t e c e d e n t e s (1)
La gerencia de proyectos, GP ha pasado por una casi revolucin en las dos ltimas dcadas [2].
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Los proyectos eran administrados de forma ad hoc. La moderna GP se preocupa por mtodos y tcnicas que sean aplicables a proyectos de diferentes tamao y complejidad.
Al ser reconocida la GP como una habilidad especfica, comenzaron a surgir las Project Management Offices, PMOs (Oficina de Gestin de Proyectos, OGPs).
A n t e c e d e n t e s (2)
Los profesionales vinculados a proyectos trabajan bajo una gran presin para poder entregar un producto en el tiempo y dentro de los costos estimados [3]. La alta direccin busca incrementar las operaciones utilizando nuevas tecnologas para tener una mejor visibilidad, integrar sistemas y tener informes en tiempo real. Entonces, cmo gestionar mltiples proyectos, mantenerlos a todos visibles y permitir tomar decisiones basadas en informacin verdadera PMO.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Q u e s u n a P M O (1)
La Oficina de Gestin de Proyectos OGP representa el centro corporativo por excelencia para la gestin de proyectos, tomndolo como un elemento esencial para el establecimiento de una cultura de proyectos, la optimizacin de proyectos y la colaboracin de recursos [4]. Utiliza mtodos y procesos de planeamiento, acompaamiento y control. Vincula al gerente de proyecto y la alta administracin, por medio de un sistema de feedback que permite el perfeccionamiento continuo de la disciplina en la organizacin.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Q u e s u n a P M O (2)
Componentes de una PMO [1].
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
O b j e t i v o s d e u n a P M O [5]
Potenciar la figura del Director de Proyectos, con competencias y habilidades para liderar los proyectos. Implantar la metodologa de Direccin de Proyectos alineada a los procesos y la cadena de valor de la compaa. Formar y transmitir los conocimientos de la metodologa, ordenar las ideas y establecer un lenguaje comn. Transmitir al resto de los departamentos de la compaa la visin de que el rea Tcnica aplica metodologas orientadas a proyectos, dirigiendo y responsabilizndose de los proyectos que implanta. Buscar la excelencia y los buenos resultados en la gestin de proyectos. Impulsar la implantacin de herramientas informticas que faciliten la gestin y soporten el proceso.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Funciones de una PMO

Evaluacin de las necesidades de la organizacin para una PMO -> disea el tipo de PMO que ser el ms efectivo [6]. El rol especfico de la OGP puede variar de acuerdo a los requerimientos de la organizacin, y puede incluir [2]:
a) prestar
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Generalidades
Planeacin y Creacin
servicios internos en GP; b) desarrollo / implementacin de mtodos, procesos y medidas de evaluacin; c) anlisis de mejores prcticas y d) ser depositario de la memoria tcnica de los proyectos para que modelos y estimaciones puedan ser usadas por gerentes de proyectos.
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Seccin 2
Planeacin y Creacin
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Planeacin
Antes de crear una PMO se debe verificar los siguientes elementos [6].

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Generalidades
Planeacin y Creacin
Determinar los problemas, barreras y factores de xito que afectarn la implementacin de una PMO. Determinar el alcance y responsabilidades de la PMO dentro de diferentes niveles de la organizacin. Planear e implementar una PMO mediante un enfoque orientado a proyectos. Fijar objetivos a ser cumplidos en cortos perodos de tiempo (por ejemplo en 6 meses). Obtener el apoyo por parte de la Alta Gerencia y de la organizacin. Preparar el plan de contratacin y presupuestacin de una PMO alineado con las necesidades organizacionales.
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r e a s d e E n f o q u e [1]
Problemas
PROJECT FAILURES
COSTS OUT OF CONTROL
CONTENIDOS
Focus area
Execution Excellence
Financial Reform
Portfolio Information Transparency
INSUFFICIENT INFORMATION NO DECISION FRAMEWORK RESOURCE BOTTLENECKS
Portfolio Decision Support Resource Allocation
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Para que una PMO sea exitosa, inicialmente debe enfocarse en pocas metas clave. Con el tiempo puede agregarse otras metas. Crear una proyeccin, con una lnea base para agregar reas de enfoque adicionales.
Modelos
Para escoger el modelo adecuado se debe tomar en cuenta el nivel de madurez de la GP en la organizacin.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Fig. 1: Modelos de PMOs [2].

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Implementacin
Los diez pasos de implementacin de Proceso de la PMO [6]
Definicin de la(s) meta(s). 2. Obtencin del compromiso para proceder. 3. Evaluacin de las prcticas actuales de la organizacin en la GP. 4. Definicin de las funciones. 5. Establecimiento de roles y responsabilidades. 6. Identificacin de procesos y herramientas. 7. Estimacin de recursos. 8. Obtencin de aprobacin y presupuesto. 9. Asignacin de personal a la PMO. 10.Asimilacin de la PMO en la organizacin.
1.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Modelo de Madurez (1)

Para asegurarse de que una PMO se mantendr exitosa en el tiempo, se debe disear un modelo de madurez propio. El crear un modelo de madurez abarca 5 pasos [1]:
CONTENIDOS
1.
Generalidades
Planeacin y Creacin
2.
3. 4. 5.
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Seleccionar las capacidades de una PMO perfecta (conceptualmente), incluyendo temas como: anlisis financiero, anlisis de riesgos, planeacin de proyectos, asignacin de recursos, etc. Determinar una escala de progresin para cada capacidad, empezando con el nivel inicial y progresando a la madurez. Realizar un anlisis del estado actual. Fijar metas por cada capacidad. Crear una proyeccin de cmo llegar del estado actual al estado deseado.
Modelo de Madurez (2)

Ejemplo:
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Fig. 2: Escala de progresin para la capacidad de anlisis financiero [1].

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Concentrador de Comunicaciones(1)
Una PMO es un concentrador de comunicaciones, por lo que debe proveer [1]: Definir qu informacin es necesaria, para quin y cundo. Crear reportes simples y eficientes. Crear los mecanismos adecuados para integrar la informacin. Validacin constante y mejora de datos reportados Demostracin continua del valor de la informacin tanto a los agentes emisores como destinatarios. Mantener controlados los cambios de necesidades de informacin. Keeping in touch with changing needs for information.
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Concentrador de Comunicaciones(2)
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Fig. 3: Informacin necesaria por tipo de audiencia

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Factores
Restrictivos
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
Los factores que facilitan o restringen la implementacin de una OGP son bsicamente los mismos que estn presentes en cualquier proceso de cambio organizacional. Existen resistencias a la implementacin de las OGP, debidas a [2]: sensacin de prdida de poder. la falta de apoyo o patrocinio de la alta direccin de la empresa, la poca atencin dada a la comunicacin a lo largo del proceso.
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Factores
Facilitadores
Estn directamente ligados al grado en que se encuentra la organizacin en trminos de la utilizacin de los procesos de GP, unidos al grado de madurez en estos procesos.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Nivel de desarrollo de los conceptos de GP en la empresa. Forma de administrar las expectativas en relacin a la PMO y a la forma de comunicar los xitos y la evolucin de implementacin. El papel de la educacin y capacitacin de los equipos de proyecto en GP es muy importante en el inicio del proceso. Implementacin que considere la satisfaccin de las necesidades inmediatas de los gerentes de proyectos auxilia la venta interna de un proyecto de implementacin de OGP. Gestin de Carteras de TI
Conclusiones
La demanda por una gerencia eficaz, la multiplicacin del nmero de proyectos, as como la creciente complejidad de los mismos, son aspectos que justifican la implementacin de una PMO [2]. Diferentes tipos de PMOs resuelven diferentes problemas. La estructura interna de la PMO depende de las atribuciones de la misma. El patrocinio de un nivel ms elevado en la organizacin es factor de xito para la implementacin de la PMO. La PMO debe evolucionar en sus atribuciones y complejidad -> crear metas alcanzables.
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Conclusiones
Las decisiones sobre modelo, tamao y atribuciones de la OGP deben llevar en consideracin los factores crticos de xito y fracaso. Una OGP, para obtener xito, debe funcionar como un catalizador, estableciendo lazos internos y transformando las informaciones dispersas en conocimiento organizacional. La oficina debe venir para facilitar y no para complicar las acciones de los gerentes de proyectos. En este sentido, debe ser la guardiana de la metodologa, pero no esclava de ella, evitando el papel de simple auditora [2].
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Preguntas de control
Cules son los beneficios que una PMO aporta a la organizacin?. Cundo se requiere una PMO?. Una PMO es un agente de cambios?. Cul es el primer paso en la planeacin de una PMO?.
jachicaiza@utpl.edu.ec djaramilloh@utpl.edu.ec
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
25
Debate
Cmo integrar una PMO en una organizacin mientras se evita la burocracia, y otras resistencias a su implementacin?. Qu modelo de PMO es el ms adecuado para la UTPL?
CONTENIDOS
Generalidades
Planeacin y Creacin
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Funciones de una PMO

INSUFFICIENT INFORMATION NO DECISION FRAMEWORK RESOURCE BOTTLENECKS

Portfolio Decision Support Resource Allocation

Fig. 1: Modelos de PMOs [2].

Modelo de Madurez (1)

Modelo de Madurez (2)

Fig. 2: Escala de progresin para la capacidad de anlisis financiero [1].

Fig. 3: Informacin necesaria por tipo de audiencia

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