Audit externe

Dec 2010

Audit
Dfinition

Examen a posteriori des livres comptables, tats financiers, relevs des oprations et systmes financiers Examen de ladquation des systmes et procdures comptables, de la capacit tenir des comptes et des tats appropris des dpenses des projets/dons

Objectifs sous-jacents
donner crdibilit et garantir la responsabilit Vrifier la conformit avec les clauses des accords prt concernant les questions financires Dceler les faiblesses des contrles internes/ systmes financiers, et formuler des recommandations cet gard Annuelle remettre au FIDA normalement six moins aprs la fin de lanne
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Frquence

Types dAudit
Audit des tats financiers Lauditeur exprime son opinion sur les tats financiers du projet Obligatoire pour les projets du FIDA Lauditeur vrifie la conformit avec les rgles internes, rglementations, procdures et processus mis en place par la direction Examen approfondi des techniques de gestion et des rsultats du projet. tude de tous les domaines fonctionnels, recensement des problmes dexcution et recommandations sur les mesures prendre pour amliorer lefficience et lefficacit des oprations
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Audit de conformit

Audit oprationnel

Rles de laudit
Emprunteur/bnficiaire dun don Prpare le mandat, gre le processus de slection (le cas chant) et nomme lauditeur Prsente les tats financiers annuels Applique les mesures correctives Auditeur externe Excute le travail daudit, y compris 3 rapports/opinions daudit

Indique les dpenses non admissibles/ irrgularits

Prsente une lettre de recommandations

FIDA Approuve le mandat et nomme lauditeur aprs valuation de ses capacits Suit attentivement la prsentation et lexamen des rapports daudit

Suit lapplication des mesures correctives

Applique des sanctions/ autres mesures sil y a lieu, y compris la suspension des dcaissements et/ou lannulation du reliquat du financement

Dispositions de laccord de financement/LE concernant laudit

Section 5.02 a) de laccord de financement: dlai prescrit pour la nomination des auditeurs pour la 1re anne (habituellement 90 jours partir de la date dentre en vigueur) et pour les annes suivantes (90 jours compter du dbut de lexercice) Section 5.02 b) de laccord de financement: le rapport daudit doit tre prsent au Fonds dans les six mois suivant la fin de exercice budgtaire. Y sont aussi stipules les opinions spcifiques que doivent exprimer les auditeurs ED et gestion du compte spcial. Y est galement nonc que les auditeurs doivent prsenter une lettre de recommandations indiquant les faiblesses des contrles internes et les mesures correctives prendre cet gard Section 6.04 de laccord de financement: si lemprunteur ne prsente pas le rapport daudit dans le dlai prescrit la section 5.02 b) et que de lavis du Fonds il parat peu probable quil le fasse dans un dlai raisonnable, le Fonds peut engager des auditeurs indpendants pour mener bien laudit Section 6.01: la non prsentation du rapport daudit dans le dlai de 12 mois donne au Fonds le droit de suspendre les dcaissements (NB: aux termes des nouvelles conditions gnrales, cest aussi le cas si le rapport daudit nest pas satisfaisant)

Dispositions de laccord de financement/LE concernant laudit

Section 9.03 a) des conditions gnrales dispose que les tats financiers y compris le relev du compte spcial et les tats de dpenses doivent tre audits conformment aux principes daudit gnralement accepts Section 9.03 b) des conditions gnrales prvoit que lauditeur doit vrifier:

Ladquation des systmes de comptabilit et de contrle interne

permettant de suivre les dpenses et autres oprations financires

Ladquation des systmes de comptabilit de de contrle interne permettant de protger les actifs du projet

Ladquation des relevs conservs sur les oprations pertinentes

Section 10.04 des conditions gnrales stipule que lemprunteur et les parties au projet doivent cooprer pleinement avec les auditeurs dans le cas dun audit entrepris linitiative du Fonds

Porte et objectifs de laudit

Des auditeurs acceptables par le Fonds doivent tre nomms de faon quitable, ponctuelle et transparente pour conduire laudit des systmes de gestion financire du projet pour la 1re anne du projet et chaque anne suivante (note: lobligation daudit peut tre leve par le Fonds pour la
premire anne si les circonstances le justifient (par exemple, absence de dcaissements, etc)

Laudit doit comprendre le rapport daudit exprimant une opinion sur les tats financiers, le rapport daudit de conformit concernant la conformit avec les dispositions du prt et une lettre de recommandations. Sil le juge appropri, le Fonds peut insister pour quun audit oprationnel soit entrepris

Doit tre conduit conformment des normes daudit admises (habituellement les normes internationales daudit (ISA) ou les normes nationales, si elles sont acceptables), Dans le cas contraire, il est ncessaire de signaler dans quelle mesure elles sen cartent.
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Auditeur externe Qui est-il?

Qui est-il?

Un professionnel externe indpendant

Dans certains pays, cest obligatoirement loffice national des comptes / institution suprieure de contrle des finances publiques; sinon, un cabinet du secteur priv convenir avec le FIDA

Mission de lauditeur externe

Un audit professionel comprend des opinions sur:

o o o

Les tats financiers du projet Lutilisation du compte spcial/des comptes spciaux conformment laccord de financement Ladmissibilit des dpenses figurant sur les DR/ ED

Une lettre de recommandations sur les contrles internes et les systmes

Le signalement des dpenses non admissibles

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Auditeur externe Base de travail

Base de travail

Normes daudit:

o
o

Renseignent sur les objectifs et les principes gnraux rgissant laudit des tats financiers
Comprennent un ensemble de directives mthodiques utilises par les auditeurs pour la conduite des audits, et assurant lexactitude, la cohrence et la vrificabilit des actions et des rapports des auditeurs

Il existe differents systmes de normes daudit gnralement admises (GAAS)

Les projets du FIDA sont gnralement tenus dutiliser les normes internationales daudit (ISA)/ Organisation internationale des institutions suprieures de contrle des finances publiques (INTOSAI) Les normes nationales peuvent tre utilises avec laccord du FIDA Les normes daudit utilises doivent tre spcifies dans le rapport de lauditeur

Laudit des tats financiers vrifie

Si les tats financiers sont tablis conformment des principes comptables
internationalement reconnus (IFRS/ IPSAS) ou des normes nationales

acceptables appliques de faon cohrente et sur une dure raisonnable

Si les dpenses sont admissibles en vertu des dispositions de laccord de

financement

Si les relevs et les tats financiers et comptables sont exacts

Si les diffrentes dpenses comprises dans les totaux indiqus dans les RD sont correctement approuves, classes, accompagnes de pices justificatives et admissibles aux termes de laccord de financement. Si

des dpenses non admissibles sont dtectes, le Fonds peut revoir le droit
de lemprunteur utiliser le mcanisme du RD: lemprunteur peut tre invit rembourser au compte spcial le montant de toute dpense non admissible
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Laudit des tats financiers vrifie

Si le mcanisme du compte spcial est utilis de faon approprie, le
CS correctement rapproch, les retraits du CS dment autoriss

Si le solde de fin danne du financement est rapproch des tats du

FIDA

Si le projet est dot de contrles internes et comptables adquats pour

enregistrer et rapporter les oprations financires avec ponctualit et exactitude et pour protger les actifs du projet. Si le systme daudit interne est la mesure de la taille et de la complexit du projet

Si les actifs du projet existent physiquement, sont en bon tat de

fonctionnement et sont dtenus au nom du projet

Tout autre sujet sur lequel le Fonds peut demander spcifiquement aux
auditeurs de rendre compte, quil figure ou non dans laccord de financement
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Rapport dAudit Teneur

Le rapport doit tre prsent selon un plan normalis:

Le paragraphe 1: retrace le travail daudit accompli. Dfinit les

responsabilits respectives de lauditeur et de laudit

Le paragraphe 2: dcrit de faon dtaille la porte du travail daudit,

fournit une description gnrale de la nature du travail, donne des exemples des procdures appliques, signale toute limitation de laudit imputable la nature du travail. Ce paragraphe prcise aussi que laudit a t excut conformment aux GAAS de rfrence

Le paragraphe 3: expose lopinion de lauditeur sur les tats financiers,

par exemple, sils ne comportent pas dinexactitudes ou de problmes importants (par exemple erreurs importantes ou graves), donnent une image exacte et fidle des rsultats oprationnels, de la situation financire et de la trsorerie de laudit, et sils sont conformes aux principes comptables de rfrence indiqus

Sil le juge ncessaire, lauditeur peut aussi ajouter des informations supplmentaires au rapport sans modifier lopinion gnrale du rapport
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Rapports daudit Opinion

On distingue 4 diffrents types dopinion: 1. Opinion sans rserve*

2. Opinion avec rserve**

3. Opinion dfavorable*** 4. Refus de certifier***
Dans certains cas, lopinion sans rserve exprime nest pas entirement cohrente avec les conclusions de laudit sur les donnes financires, la lettre de recommandations ou les constatations du FIDA loccasion de la superivision des activits ventuellement non acceptable par le FIDA les normes daudit du FIDA prvoient quune opinion sans rserve doit tre reue pour tous ses projets, programmes et dons. Une opinion avec rserve ne peut tre accepte que sil est avr quun plan, assorti de dlais dtermins, a t adopt pour mettre en oeuvre les changements ncessaires ou si la rserve ne porte pas atteinte aux responsabilits fiduciaires du FIDA

**

*** Non acceptable par le FIDA. Les tats financiers doivent tre tablis et audits nouveau

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Rapport daudit Opinion

1. Opinion sans rserve
Cest lquivalent de bon tat de sant pour un patient

2. Opinion avec rserve

Il existe 2 types de rserve: Simple irrgularit par rapport aux GAAP sur un point au moins les comptes ne sont pas conformes aux GAAP, mais la prsentation du reste des tats financiers est sincre, par exemple, charges damortissement errones Limitation de la porte lauditeur na pas t en mesure de vrifier les tats financiers sur un ou plusieurs points. Par exemple, il na pas pu voir et vrifier les stocks de lentit Le rapport avec rserve dclare que la prsentation des tats financiers est sincre, une exception prs. Un paragraphe spcial explique alors les raisons de cette rserve

3. Opinion dfavorable
Les tats financiers ne sont pas conformes aux GAAP. Cest linverse dune opinion sans rserve; les donnes sont entaches derreurs, dincertitudes et dinexactitudes importantes

4. Refus de certifier
Cette opinion est rare; Elle est exprim quand lauditeur na pas t en mesure de se faire une opinion, parce quil na pas pu achever le travail daudit pour diverses raisons, par exemple, le caractre trs limit des vrifications

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Lettre de recommandations

Doit accompagner le rapport daudit

Doit identifier les points faibles ventuels des contrles internes et recommander des mesures correctives.

La direction doit rpondre dans le dlai de 30 jours

Dans sa rponse, la direction doit indiquer son accord/ dsaccord avec lauditeur et prsenter un plan daction assorti de dlais dtermins pour rsoudre le(s) problme(s) identifi(s)

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Audit Responsabilits de lUGP

tablir le mandat de lauditeur et obtenir lapprobation du FIDA
Sassurer que les informations obligatoires figurent dans les tats financiers (conformment aux directives du FIDA concernant les rapports) Prsenter les tats financiers au FIDA dans les 3 mois suivant la clture de lexercice budgtaire Le FIDA prsentera des observations sur les points manquants/obscurs qui peuvent tre corrigs par lUGP, plutt que den faire une question dexamen du rapport daudit En cas de doute, contacter le FIDA!

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Audit Responsabilits du FIDA

Sassure que le rapport daudit est prsent avec ponctualit Vrifie que lauditeur sest conform au mandat, concernant notamment chacun des 3 rapports daudit et la lettre de recommandations Si le rapport met des rserves, dterminer la gravit des rserves, et si des mesures immdiates simposent La suspension des dcaissement peut tre dcide dans les cas suivants:

Non prsentation des rapports dans le dlai prescrit

(180 jours compter de la date initialement prvue)

Non conformit avec les normes du FIDA

(Par exemple, rserves sur les comptes et absence de plan daction satisfaisant)
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Slection et nomination des auditeurs

Habituellement par mise en concurrence de 3 6 cabinets qualifis Sur la base dune valuation technique et financire Doivent justifier dune exprience et dune performance satisfaisantes dans des missions analogues Doivent prsenter des rfrences satisfaisantes Doivent dclar que ni le cabinet ni le personnel ne sexposent un conflit dintrt en acceptant la mission Doivent affecter du personnel suffisamment qualifi et expriment Ne doivent tre nomms pour aucune autre mission conseil en gestion, audit interne, comptabilit, services consultatifs, etc Doivent tre en mesure de remplir leur mission en toute indpendance aucune relation avec une partie au projet ou toute autre partie y tant lie

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Teneur de la lettre de mission relative laudit

Description du projet, du financement et des parties concernes Description et chantillons des tats financiers

Stipulation concernant lutilisation de normes daudit acceptables

Accs aux livres, tats, documents, et disponibilit du personnel durant laudit Dure du mandat deux exercices budgtaires ou plus (sous rserve dune performance satisfaisante lanne prcdente)

Suivi des problmes relevs lanne prcdente

Teneur du rapport daudit et opinions spcifiques prsenter Dlai de prsentation du rapport daudit Livrables, rsultats et opinions Soumission du programme daudit, du plan de dotation en personnel et de la proposition daudit Prsentation de la lettre de recommandations
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Responsabilits de lauditeur

Soumettre une proposition indiquant les mthodes daudit, le plan de dotation en personnel, le programme daudit et les honoraires de lauditeur Formuler des opinions daudit conformment au mandat Remettre une lettre de recommandations conformment au mandat Fournir la traduction dans les langues officielles du FIDA du rapport daudit si ce report est rdig dans la langue locale

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Suivi des recommandations issues de laudit

Le suivi des recommandations issues de laudit est aussi important que lexcution de laudit elle-mme

Lagent du projet doit tre dot dun systme de suivi de la mise en conformit, de faon ponctuelle, avec les recommandations issues de laudit
Un journal des observations de laudit doit tre tenu Le journal doit enregistrer chaque observation de laudit et la validation par lauditeur que des mesures correctives ont t prises Doit tre mis jour priodiquement et soumis aux missions de supervision Ltat du suivi doit tre examin priodiquement par le coordonnateur du projet/ le FIDA/lauditeur interne/ lauditeur externe
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tat des audits

Pour chaque projet, un tat des audits doit tre tabli et prsent de la faon suivante
Rapport daudit pour la priode Date prvue Prsent par les auditeurs le Prsent par le FIDA le Remarques

Doit tre mis jour rgulirement et soumis aux missions de supervision

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Formulaire dexamen de laudit/liste de contrle

Outil itratif, tabli par le FIDA pour lappui lexcution Importance accrue suite au regain dattention apport aux responsabilits fiduciaires dans le cadre de la supervision directe Analyse si:

Les tats financiers Les opinions formules Le travail daudit accompli

Sont complets et raisonnables numre les principales mesures de suivi que le projet doit mettre en oeuvre Peut exiger ltablissement dun plan daction Un modle jour sera adopt dans le nouveau systme de suivi des rapports daudit (ARTS)
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Merci