Administracin de Proyectos

Proyecto
Conjunto de actividades interrelacionadas con puntos definidos de principio y fin, que produce un resultado nico para una asignacin especfica de recursos. Ejemplos: Planificar bodas, organizar fiestas sorpresa, crear campaas de publicidad, desarrollar nuevos servicios o productos.

Metas principales:

Terminar el proyecto oportuna o anticipadamente. No rebasar el presupuesto. Cumplir con las especificaciones para la satisfaccin del cliente.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Definicin y organizacin Planificacin Ejecucin Cierre

Administracin de Proyectos
Mtodo sistematizado y progresivo para definir, organizar, planificar, monitorear y controlar los proyectos. Esta es la mejor implementacin de la estrategia de operaciones.

Programa
Conjunto de proyectos interdependientes que tienen un propsito estratgico comn. En un proyecto se da tambin una interaccin de las diferentes funciones, es decir, es probable tener la participacin de otros departamentos en un mismo proyecto.

Definicin del alcance y los objetivos de un proyecto

Declaracin de objetivos del proyecto => declaracin minuciosa del alcance, plazo y recursos asignados para el proyecto. Alcance => declaracin de los objetivos del proyecto y capta los resultados concretos del proyecto. Declaracin de los recursos => posibilita hacer ajustes en el alcance del proyecto el curso de est. Estos puntos son el foco de atencin de la gerencia durante la vida del proyecto.

El plazo de un proyecto debe ser lo ms especfico posible.

Una vez iniciado un proyecto es importante evitar grandes cambios en el alcance del proyecto, esto incrementa los costo y retrasa la conclusin.

Seleccin del gerente y el equipo del proyecto

Cualidades de un gerente de proyecto:
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Facilitador - Liderazgo Comunicador - Verosmiles Capaz de tomar decisiones

Seleccin del Equipo del Proyecto

Es tan importante como la seleccin del gerente. Caractersticas:
Competencia tcnica - Sensibilidad - Dedicacin
-

Estructura Organizativa

Funcional: el proyecto se integra a un rea funcional especfica, el gerente negocia asistencia del personal de otras reas funcionales. Proyecto puro: Los miembros del equipo trabajan exclusivamente para un proyecto determinado. Matriz: es un trmino medio entre la estructura funcional y la de proyecto puro

Estructura de divisin del trabajo (WBS)

El equipo del proyecto divide los principales componentes del trabajo en tareas ms pequeas. Actividad: La unidad ms pequea de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos que el gerente de proyecto puede programar y controlar.

NIVEL 0

Una nueva empresa

NIVEL 1

Plan estratgico

Definir la oportunidad de hacer negocios

Plan de accin

Proceder con el plan de puesta en marcha

NIVEL 2

Proporcionar Personal

Proporcionar instalaciones fsicas

Establecer la estructura De negocios

NIVEL 3

Formular el Plan de marcketing

Instalar la Base de control De operaciones

Seleccionar banco

Seleccionar nombre

Buscar ubicacin

Diagrama de Red
Mtodo de planificacin de red, diseado para describir las relaciones entre las actividades, el cual est formado por nodos (crculos) y arcos (flechas). Se considera el proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre si.
Estos ayudan a los gerentes a supervisar y controlar los proyectos.

Existen dos tcnicas claves:

Tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT) Mtodo de ruta crtica (CPM)

PERT/CPM:
Ofrecen varias ventajas a los gerentes:
-

Identificar y organizar los datos requeridos e identificar las interrelaciones entre las actividades. Foro para analizar el cracter de las diversas actividades y las necesidades de recursos. Estimar el tiempo de la terminacin de los proyectos. Identificar las actividades cruciales para completar el proyecto dentro del plazo establecido y subrayar las actividades que puedan retrasarse sin afectar la fecha de terminacin, lo cual permite liberar recursos para asignaciones crticas. Analizar las repercusiones de los trueques de unos recursos y otros en los tiempos y costos.

Relaciones de Precedencia

Relacin que determina la secuencia en que deben realizarse las actividades, especifica que una actividad no podr empezar mientras otra actividad precedente no haya sido completada.

Red de Actividades en Nodos (AON)

Mtodo empleado para crear un diagrama de red, en el cual los nodos representan las actividades y los arcos representan las relaciones de precedencia entre ellas.

AON

Relacin entre actividades

A precede a B, que a su vez precede a C

A C B

A y B deben completarse antes de que C pueda iniciarse

Desarrollo del Programa

El equipo del proyecto debe realizar estimaciones de tiempo para las distintas actividades (aspecto crucial de la administracin de proyectos). A cada secuencia de actividades, principio y fin de un proyecto se le llama: RUTA

A cada secuencia de actividades, principio y fin de un proyecto se le llama: RUTA.

RUTA CRTICA: Secuencia de actividades entre el principio y el fin de un proyecto que requiere ms tiempo para llevarse acabo.
Si una de las actividades de la ruta crtica se retrasa, todo el proyecto se retrasar tambin.

Holgura de una Actividad

Es la cantidad mxima de tiempo que una actividad puede retrasarse sin provocar retrasos en todo el proyecto. Las actividades contenidas en la ruta critica tienen holgura cero.

Tiempos de inicio y terminacin ms prximos:

Tiempo de terminacin ms prximo (EF): Tiempo de inicio ms prximo ms su duracin estimada. EF = ES + t

Tiempo de inicio ms prximo (ES) de una actividad es el tiempo de terminacin ms prximo de la que le precede. Cuando se trata actividades que tienen ms de una actividad precedente el ES es el tiempo ms lejano de los tiempos de terminacin ms prximos de las actividades precedentes.

Tiempos de terminacin ms lejanos:

Tiempo de terminacin ms lejanos (LF): es el tiempo de inicio ms lejano de la actividad que sigue inmediatamente. Si la actividad tiene ms de una actividad que las siga de forma inmediata, el LF ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de esas actividades. Tiempo de inicio ms lejanos: es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada. LS = LF - t

Punto de decisin: Las fechas de inicio ms prximas o ms lejanas pueden usarse para establecer el programa del proyecto.

Programa del proyecto: el gerente crea el programa del proyecto superponiendo las actividades de ste, a una lnea cronolgica. El diagrama resultante se llama GRFICA DE GANTT.

Holgura de una Actividad

-

Holgura total Es una funcin del desempeo de las actividades que conducen a ella. S = LS ES S = LF - EF

Holgura libre La cantidad de tiempo que puede retrasarse la fecha de terminacin ms prxima de una actividad sin retrasar el tiempo de inicio ms prximo de la actividad inmediata.

Anlisis si de debe sacrificar costo por tiempo o viceversa:

La realidad de la administracin de proyectos es que siempre debe sacrificarse costo por tiempo o viceversa.

Costo debido a la compresin

Tiempo normal (NT) Costo normal (NC) Tiempo al conciderar la compresin (CT) Costo debido a la compresin (CC)

Costo de la compresin por periodo = CC NC

NT CT

Programa de Costo Mnimo

Programa que se determina al iniciar con el programa de tiempo normal y comprimiendo las actividades da lo largo de la ruta critica, de tal modo que los costos debidos a la compresin no rebasen el monto de los ahorros obtenidos por concepto de costos indirectos y penalizacin.

Evaluacin de Riesgos
Plan de administracin de riesgos: idntica los principales riesgos para el xito de un proyecto y prescribe cmo evitarlos. Ajuste estratgico: los proyectos deben evaluarse detenidamente desde una perspectiva estratgica. Atributos del servicio o producto: riesgo de mercado, riesgo tecnolgico, riesgo legal. Capacidad del equipo del proyecto: una mala eleccin de personal, la magnitud del proyecto, la complejidad del proyecto y la experiencia tecnolgica. Operaciones: afectados por la precisin de la informacin, comunicacin, terminacin y tiempos de las actividades.
Utilizamos PERT/CPM para cuantificar los riesgos

Mtodo Anlisis Estadstico

Requiere que la duracin de las actividades se exprese en trminos de tres estimaciones de tiempo razonables:
-

Tiempo optimista (a) Tiempo ms probable (m) Tiempo pesimista (b)

Calculo de estadsticas de tiempo

t = a + 4m + b 6

Anlisis de Probabilidades
Teorema del lmite central: la suma de un grupo de variables aleatorias independientes, distribuidas en forma idntica, se aproxima a una distribucin normal a medida que el nmero de las variables aleatorias se incrementa. La meda de la distribucin normal es igual a la suma de los tiempos esperados de las actividades incluidas en la ruta. Z = T TE O

T= fecha de vencimiento del proyecto

Cadena Crtica
Los sacrificios de coso por tiempo y viceversa y la incertidumbre son dos aspectos importantes pero la disponibilidad de recursos es un factor subyacente que impulsa los costos y el desempeo hacia las fecha de vencimiento prometidas.

Problemas relacionados con los recursos

Estimaciones excesivas de la duracin de las actividades Mentalidad de la fecha ms remota. No entregar anticipadamente. Confluencias de rutas. Multitareas. Perdida de enfoque.

Mtodo de la Cadena Crtica

Propone mejorar las estimaciones de tiempo de las actividades, redefinir el concepto de ruta crtica para incluir los recursos, incorporar amortiguadores de tiempo en la estructura de divisin de trabajo, programar las actividades de acuerdo a la fecha de inicio ms lejana y controlar los aspectos conductuales del proyecto.

Monitoreo y Control de Proyectos

Un buen sistema de seguimiento ayudar al equipo del proyecto a alcanzar las metas establecidas. Los sistemas de seguimiento eficaces recopilan informacin acerca de tres temas:
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Problemas pendientes Riesgos Status del programa

Monitoreo de los Recursos del Proyecto

Para mitigar los problemas de recurso las siguientes opciones:
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Nivelacin de recursos Asignacin de recursos

Control de los Proyectos

Los gerentes de proyecto pueden ejercer control sobre el logro de las metas de tiempo y calidad del proyecto si vigilan el status y los recursos del proyecto.
ndice de desempeo del costo (CPI) = EV/AC
ndice de desempeo del programa (SPI) = EV/PC

Cierre
Actividad que comprende la redaccin de los informes finales, la conclusin de los resultados restantes y la compilacin de las recomendaciones del equipo para mejorar el proceso del proyecto.

Muchas gracias!