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Estruturao de Equipas e Comits para a Elaborao de Projectos de Eventos

Formao Modular Certificada Setembro

Formador: Antnio J Morais Cardoso

1. Planeamento Organizacional
- Introduo

Para Refletir:
Sempre se ouviro vozes em discordncia,

expressando descobrindo o

oposio errado e

sem nunca

alternativa, o certo,

encontrando a escurido em toda parte e procurando exercer influncia, sem aceitar responsabilidade.

Estrutura Organizacional
Actualmente, o evento, em funo do objectivo

fixado, do grande nmero de pessoas que envolve e das diversas expectativas e necessidades que estas pessoas apresentam, tornou-se uma importante actividade econmica e social, que deve ser tratada de forma profissional.
Isto , para o sucesso da actividade imprescindvel

que associao e/ou empresa promotora do evento contrate os servios de um organizador de eventos.

Estrutura Organizacional
Assim, para maior segurana e eficincia na

prestao dos servios, aconselhvel que seja contratada uma empresa organizadora de eventos.
Para contratao da empresa organizadora de

eventos, recomendvel abertura de um processo de licitao e/ou concorrncia em que estaro previstos os critrios e requisitos necessrios para participao.

Estrutura Organizacional
Definida a empresa

organizadora de eventos, esta, em conjunto com a associao e/ou empresa promotora do evento, ir estabelecer os procedimentos e tcnicas do planeamento e organizao do evento. firmados mediante contrato de prestao de servio.

Os termos acordados entre as partes devero ser

Aps esses passos iniciais, o evento realmente

comea a ser planeado e organizado,

Estrutura Organizacional
Evento

um

instrumento

institucional

promocional, utilizado na comunicao dirigida,

com finalidade de criar conceito e estabelecer a


imagem de organizaes, produtos, servios, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planeado, a ocorrer num nico espao de tempo com aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio

Estrutura Organizacional - Histria Os primeiros registros que identificaram esses

deslocamentos, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de ventos, foram os jogos olmpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C.
O

primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia nas lutas contra Prsia.

Estrutura Organizacional - Histria Os eventos comerciais


As feiras comerciais eram uma das formas de

comrcio mais importantes da Idade Mdia. Durante o perodo de realizao das feiras, eram concedidas liberdades e privilgios especiais, tais como suspenso de hostilidades e das guerras,

liberdade para organizar jogos proibidos e outras


liberdades para garantir as trocas, assegurando,

Estrutura Organizacional - Histria A revoluo industrial operou grandes mudanas

na sociedade transformando a economia manual em mecanizada.


Todas essas mudanas que se processaram

refletiram tambm nos tipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventos cientficos e tcnicos.

Competncias especiais
Eventos cientficos e tcnicos
So aqueles promovidos por entidades ligadas

aos ramos das cincias naturais e biolgicas. Conforme suas caractersticas, podem simpsios,

denominar-se:

mesas-redondas,

seminrios,

conferncias,

cursos,

painis,

congressos e outros. Os eventos tcnicos so aqueles realizados por entidades ligadas s

2. Estruturas Organizacionais
Evento significa:
Aco

do profissional mediante pesquisa, planeamento, organizao, coordenao, controlo e implantao de um projecto, visando atingir o seu pblico alvo com medidas concretas e resultados projectados;
de actividades profissionais desenvolvidas com o objectivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem;

Conjunto

Funes do Comit de Organizao Promotor


Para efectuar a seleo de Eventos que sero

captados, a equipa procede da seguinte forma:


Analisa o histrico do rodzio do evento em

termos de cidade, pas-sede e datas; Verifica as estimativas do nmero de participantes e acompanhantes, face infraestrutura da cidade;

Funes do Comit de Organizao Promotor


Verifica se a associao constituda no pas e

quantos membros possui; se a associao nacional est filiada entidade internacional e , ainda, se h brasileiros na diretoria da entidade internacional;
Contatada a entidade de classe nacional ou

membro nacional internacional;


Procura

associado

entidade

motivar entidade/associao/presidente/membros

a a

Funes do Comit de Organizao Promotor


A captao
A captao pode ocorrer durante o evento

da

categoria que antecede quele que se objectiva


captar. Nos casos de eventos mundiais, a

antecedncia costuma ser de, no mnimo, trs


anos(h casos de captaes ocorrerem at dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-

Objectivos, dimenso e requisitos especficos do evento


Conjunto

de actividades profissionais desenvolvidas com o objectivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem; Realizao de um acto comemorativo, com finalidade de mercado ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo;
Soma de aces previamente planeadas com o

objectivo

de

alcanar

resultados

definidos

Cada Evento nico


O evento utiliza recursos orais (discursos,

debates, explanaes), escritos ( programas, folders), auxiliares (audiovisuais) e aproximativos com objectivo de atingir resultados desejados pelas organizaes. Diferenciao entre evento, cerimnia e solenidade.
Cerimnia: sinnimo de evento Solenidade: um evento, no qual a pompa

a caracterstica; sesso solene.

Cada evento nico


O que um evento?
Um evento pode ser definido como

acontecimento que tem:


Um momento definido para comear Um tempo de durao estabelecido e um ou mais

objectivos a serem atingidos.


Podemos classificar os eventos quanto sua

natureza Desportivo Competio, apresentao. Cultural-Teatro (Apresentao) Concurso,

Congressos cientficos e internacionais


Podemos classificar os eventos quanto sua natureza
Desportivo Competio, apresentao. Cultural-Teatro

(Apresentao)

Concurso,

Festival,

Mostra
Poltico- Apresentao, comemorao, lanamento. Empresarial - Palestras, Seminrios, Cursos, Oficinas,

Encontros Profissionais, Congressos, Convenes.

Quanto ao universo de participantes


Fechados (Quando todos os participantes devem

fazer parte de um determinado grupo especfico funcionrios de uma mesma empresa ou grupo empresarial, profissionais de um mesmo segmento, scios de uma determinada entidade...)
Abertos, (quando os participantes no precisam

preencher nenhum pr-requisito para participar, a no ser fazer a inscrio).


Quanto

ao

custo

de

inscrio

(para

Quanto ao universo de participantes


As

pessoas que participam de um evento fazem-no por interesse prprio, por oportunidade ou por preciso.

Seja como for, haver sempre um custo (de

tempo, de energia ou de dinheiro) envolvido na inscrio para o evento.


A participao de uma pessoa pode, dessa

maneira, ser classificada em:

Participao gratuita e compulsria (quando o

Quanto ao universo de participantes

participante no tem escolha. Ele obrigado pelas circunstncias, a participar do evento.).


Participao gratuita e livre -neste caso, existe,

quase sempre, algum interesse por parte do promotor ou dos patrocinadores.


Participao paga e livre - quando a inscrio

para o evento tem um custo para o participante que far o desembolso por conta prpria.

Elaborar um plano de estruturas


Um projecto pode definir-se como um conjunto de

actividades, implicando a utilizao de recursos diversos, e executadas para levar a cabo um determinado objectivo.
Um projecto est normalmente associado a uma

produo unitria, de custo relativo e com um desenvolvimento limitado no tempo

Elaborar um plano de estruturas


O

objectivo associado a tipicamente trs vertentes:

um

projecto

tem

Um conjunto de especificaes de natureza tcnica ou

legal que o projecto tem que cumprir na sua execuo e no seu resultado final: a qualidade do projecto
o respeito por um conjunto de datas-chave em que parte

ou a totalidade das actividades devem estar executadas: os prazos do projecto


o

cumprimento de critrios econmicos quanto execuo do projecto ou operao do seu resultado final: os custos do projecto

Q+

reas
o conjunto de actividades de Planeamento, Coordenao da

execuo e controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do projecto e o complemento dos objectivos do projecto (qualidade, prazos, custos

As actividades de gesto do projecto podem ainda implicar, em

qualquer fase, a tomada de decises sobre a reviso ou a alterao dos objectivos

Objectivos

Planeamento

Coordenao Controlo

Comits / Conselhos
O nome adaptao do francs comit, que por

sua vez deriva do latim comits e comes, que indicava os companheiros de um lder militar ou poltico.
Um comit um grupo de pessoas destacadas

de um grupo maior (como um partido ou uma associao), geralmente com poderes deliberativos ou executivos, ou seja, com fora para tomar decises em nome dos demais.

Comits/Conselhos
Comits so figuras de organizao comuns em

entidades de cunho poltico, como partidos, governos, parlamentos, sindicatos, movimentos sociais, nos quais o poder de deciso delegado a um grupo que representa os interesses da colectividade, em vez de ser entregue a um nico indivduo.

Comits/ Conselhos
A ideia de comit difere de uma comisso porque,

enquanto esta trata de assuntos e temas especficos e normalmente tem existncia por tempo predeterminado, o comit um rgo permanente e trabalha agenciando diversos temas dentro de um grupo. Tambm difere de conselho por ser, de natureza, um destacamento relativamente pequeno partindo de um grupo maior (o que o conselho no precisa ser necessariamente).

Coordenar o Trabalho dos Diferentes Comits


Planeamento
necessrio um comit para coordenar o evento. Geralmente a organizao do evento comea com a

escolha de um Coordenador numa reunio do Comit de rea, Distrito ou Servio O Coordenador escolhe alguns membros para a formao do comit. Estes escolhem outros membros para fazerem parte dos comits de apoio. O comit do evento tem, ento, liberdade para planejar seu prprio programa, mantendo sempre um vnculo com o Comit de rea.

Coordenar o Trabalho dos Diferentes Comits


Uma equipa de gesto de projecto deve ser

liderada por um gestor de projecto


Um gestor de projecto deve:
Ter uma boa capacidade de planeamento/organizao Ter uma boa capacidade de gesto/coordenao Ter a capacidade de apreender o essencial dos problemas

tcnicos (ser tipicamente um engenheiro) Ser um bom negociador Ser um bom gestor de recursos humanos Tomar decises com rapidez em situaes de contigncia Ser um lder reconhecido pela sua equipa

Coordenar o Trabalho dos Diferentes Comits


A viso tradicional do projecto est muito associada

fase de execuo/construo h que comear quanto antes para acabar quanto antes No entanto, um bom projecto comea:
1) por uma correcta definio de objectivos; 2) por uma adequada preparao da fase de execuo.

S depois vem o controlo da execuo, que ser tanto

mais fcil quanto as primeiras fases tenham sido bem feitas.


Pode-se mesmo dizer que s um projecto limpo na

fase de preparao previne surpresas desagradveis durante a execuo e no final.

Coordenar o Trabalho dos Diferentes Comits


Muitas vezes, as derrapagens de prazo, de custo

ou de qualidade dos projectos esto associadas a deficientes definies de objectivos: compara-se um oramento inicial para uma campanha eleitoral com o seu custo final e conclui-se que se verificou uma derrapagem de 200%, para grande alegria dos jornais

Tudo comea em saber o que se quer

Contedo da ficha de projecto


Descrio do projecto Requisitos do projecto Licenciamento do projecto Estratgia de contratao e principais contratos a

estabelecer Planeamento preliminar de actividades Planeamento preliminar de meios Organigrama e forma de constituio da equipa de projecto Oramento preliminar do projecto Plano de financiamento do projecto Limites de delegao do gestor de projecto

A equipa de projecto
Gestor de Projecto

Responsvel Tcnico

Responsvel de Contratos

Responsvel pelo Controlo do Projecto Responsvel Financeiro

Responsvel pelo Contacto com Autoridades Responsvel AQS

Responsvel pela Operao

O responsvel tcnico
O responsvel tcnico no vai fazer engenharia, mas sim

gesto de engenharia, isto gerir recursos muito especializados, internos ou externos, e lev-los a certos resultados.
Ser normalmente um tcnico com uma slida experincia num

domnio especfico, mas tambm com boas capacidades de anlise pluridisciplinar, de planeamento de trabalho e de gesto de pessoas.
Os projectos tm normalmente uma primeira fase em que

predomina o projecto de engenharia e uma segunda em que predominam as questes construtivas: o responsvel tcnico poder atender a ambas, mas a estrutura que ele superitende ser em princpio adaptada a cada fase.

O responsvel de contratos
A boa gesto contractual talvez o activo mais fundamental

da gesto de projecto A gesto de contractos inclui:


A definio da estratgia de contratao O desenho de documentos para consultas de contratao e

contratos A gesto contratual corrente A gesto e negociao de reclamaes O fecho de contratos

O responsvel de contratos no um jurista, embora

necessite de suporte jurdico. um especialista que tem que possuir grande capacidade organizativa.

Planeamento Organizacional
Previso e proviso de recursos financeiros:
Ponto essencial, na economia de toda administrao previdente, que sua existncia no dependa de produtos eventuais que possam fazer falta, mas de recursos certos, regulares, de maneira que sua marcha, acontea o que acontecer, no seja embaraada.

Preparao da fase de execuo


Existem

diversas actividades que devero ser desenvolvidas em paralelo e estar concludas no dia em que comea a execuo fsica do projecto:
Projecto Base e de Detalhe

Contratao da Execuo
Licenciamento Gesto de Interfaces Financiamento Libertao de Terrenos e Vias Gesto de Sensibilidades Polticas

Arranque da execuo em condies de risco mnimo de custo e prazo

Contratao da execuo
A contratao da execuo dever estar fechada no

momento em que esta se inicia. Caso contrrio, a posio de supremacia negocial passa do dono de obra para o executante.
O processo de contratao da execuo fundamental para

a obteno dos objectivos e dever permitir:


uma minimizao do preo uma identificao e eliminao dos pontos de dvida do

contratado ou das questes que este possa levantar uma minimizao do risco de prazo (identificao e garantia de meios, etc.)

A execuo e a entrega do projecto


Num projecto bem desenvolvido, a execuo

uma fase de controlo de projecto, e os riscos j foram mitigados ou pelo menos balizados na fase de preparao.
Obviamente, iro sempre ocorrer surpresas pelo

que a qualidade do controlo (grau de cobertura e rastreabilidade) so fundamentais.


Uma ltima questo fundamental a do desenho

dos mecanismos de entrega do projecto entidade que o vai recepcionar e do processo de transferncia de responsabilidades

Cooperao e sinergias
Quanto abrangncia geogrfica
Local

(quando os participantes so da mesma cidade) cidade ou de cidades prximas).

Regional (quando os participantes so da mesma

Nacional (quando os participantes so provenientes

de varias cidades de outros estados do pas).


Internacional

(quando os participantes so provenientes de vrios outros pases do mundo)

Cooperao e sinergias
Quanto ao tamanho
O tamanho de um evento definido

pela quantidade de pessoas pela sua abrangncia geogrfica e; pela quantidade de recursos envolvidos.

Cooperao e sinergias

Pequeno evento - nmero de participantes

inferiores a 250 pessoas.


Mdio Evento - nmero de participantes entre 250 e

1000 pessoas. Grande evento nmero de participantes entre 1000 e 10.000 pessoas.

Cooperao e sinergias

Super Evento - nmero de participantes entre

10.000 e 100.000 nacional ou internacional.

pessoas.Abrangncia

Mega evento -nmero de participantes acima de

100.000 pessoas. Abrangncia internacional,recursos envolvidos na ordem de milhes de euros.

Cooperao e sinergias
O que se pode tirar de um evento?
Alguns exemplos de coisas que podem ser feitas para extrair algo mais dos eventos:
Vendas de livros Lanamento ou divulgao de outros produtos Merchandising de mercadorias ou servios Uso do espao fsico para fixao de material de

divulgao (cartazes, faixas).

Utilizao do pblico presente para execuo de uma pesquisa de marketing

Cooperao e sinergias
O que afinal um evento empresarial?
todo evento que envolve profissionais, com

objectivos de aprefeioamento tcnico ou de gerncia. Um evento empresarial caracteriza-se pelo pblico alvo (empresrios ou seus convidados, profissionais liberais ou autnomos, estudantes de reas profissionalizantes) e pelos temas centrais (desenvolvimento profissional, aquisio de

Cooperao e sinergias
Alguns objetivo possveis em um evento empresarial:
Obter resultado financeiro com a venda das

inscries, cotas de patrocnios, produtos direta ou indiretamente ligados ao evento (livros, roupas, alimentao e bebidas e at mesmo, ingressos para outros eventos). Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado; Divulgar a marca da organizao promotora; Revelar novos talentos; Divulgar um conhecimento, estimular a prtica de

Caractersticas dos eventos associativos e coorporativos


Eventos Associativos Ligados a reas de Eventos coorporativos Referem-se s reas de

interesse, como: cientfica, tcnica, comercial, profissional e outras Participao voluntria Nmero maior de participantes, porm sem nenhuma garantia de presena; Recursos econmicos iniciais escassos. Reunies anuais.

administrao/ gesto, vendas, acionistas, produo etc. Presena obrigatria Nmero menor de participantes, porm com presena garantida; Evento financiado por recursos econmicos preestabelecidos pela empresa

A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos


ASPECTOS DIFERNCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA

ASSOCIAO Estrutura jurdica da associao

EMPRESA Organograma e estrutura administrativa

Objectivos fundamentais da associao


Nmero de associados da entidade

Objecto social e tipo negcio


Polticas e normas da empresa

A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos


Distribuio geogrfica dos associados Recursos econmicos, materiais tcnicos e humanos no esto disponveis para realizao do evento Distribuio geogrfica das sucursais, agentes representantes, distribuidores e outros Recursos econmicos, tcnicos e humanos disponveis para a realizao do evento

Caractersticas econmicas, culturais, sociais e outras dos associados

Elaborar um plano de estruturas Funo do promotor


O dono de um evento o promotor. Ele adquire,

mediante contratos especficos, os direitos de uso e de espao fsico e de utilizao do nome e das imagens dos protagonistas. Qualquer outra pessoa ou organizao que queira fazer uso de uma dessas coisas precisa negociar com o promotor.

Elaborar um Plano de Estruturas

Marketing de Eventos
Chamamos de Mix de marketing ao conjunto de

elementos ou variveis que interferem directa ou INDIRECTAMENTE na relao de uma organizao com o seu mercado.
Cada evento afectado mais ou menos pelos

seguintes elementos:

Plano de estruturas - Programa Importncia do Tema Data/ Horrio Local Reputao do protagonista (ou dos

protagonistas)
Preo final para o participante Diferena do preo final e preo com desconto Facilidade/ Dificuldade para inscrio

Programa
Tempo para inscrio antecipada Reputao do Promotor, do Patrocinador e de

outros colaboradores.
Qualidade e quantidade do material de

divulgao
Media escolhida para divulgao Cronograma de divulgao

Representao
Quem Quem na promoo de um Evento?

A ficha tcnica de um evento pode ser resumida

em uma nica linha, quando uma nica pessoa faz tudo acontecer.
Essa condio, no entanto, no a mais comum. A

organizao de qualquer evento, mesmo os


menores, conta com a participao e o trabalho de mais de uma pessoa. Normalmente, muita gente.

Algumas funes importantes que podemos relacionar:


Gestor de Projecto
A concepo do evento e o seu planeamento inicial

caracterizam o Gestor de Projecto. De uma forma simplificada, podemos dizer que o o gestor aquele que apresenta o PROJECTO do evento. No apenas quem tem a ideia, mas a pessoa ou a entidade que formata a ideia, descrevendo o pblico alvo, objectivos, previso de custos, previso de resultados, benefcios para os promotores, para os patrocinadores e para os participantes;

Algumas funes importantes que podemos relacionar:


Promotor
O promotor do evento a pessoa ou entidade que

compra a ideia do gestor. E assume, da para frente, todos os riscos e todos os benefcios. O promotor pode, e at comum que acontea, dividir esses riscos e benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco todo dele. O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que toma as decises fundamentais. a pessoa ou entidade que responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou consequncias do evento.

Algumas funes importantes que podemos relacionar:


Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos

acontecimentos. Fazer uma definio no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem as etapas serem feitas.
Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar

detalhes ao projecto do evento.

Algumas funes importantes que podemos relacionar:


Produtor
A produo do evento responsvel pela execuo

daquilo que ficou definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade responsvel pela produo) que toma as providncias, faz compras, contracta servios, enfim, materializa o evento, naquilo que diz respeito estrutura fsica.
O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela

materializao do evento.

Algumas funes importantes que podemos relacionar:


Patrocinador
caracteriza-se pela compra do direito de veiculao de um produto, de uma marca ou de uma ideia, associado realizao de um determinado grupo. O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar conveniente.
O patrocnio

Algumas funes importantes que podemos relacionar:


Colaborador
O

apoio frequentemente confundido com patrocnio. Ambos, colaborador e Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma diferena importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa como bem entender. J o colaborador contribui com produtos (mercadorias e servios) que sejam utilizados no evento.

Programa social para acompanhantes


Por exemplo, uma companhia area pode apoiar um

evento fornecendo passagens para os protagonistas (palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro que ser utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes. O resultado, para a pessoa que apoia ou patrocina um evento muito semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferena muito importante: enquanto o apoio viabiliza a realizao daquele evento em especial, o patrocnio viabiliza a realizao de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros projectos, porque uma contribuio mais

Funes do comit de organizao


O profissional de eventos
Promover eventos uma arte. Exige esforo, energia,

disciplina, dedicao e ainda sintonia entre os organizadores e o pblico para que tudo saia perfeito.
Muitos falam sobre um promotor de eventos como

profissional de eventos. Mas essa uma actividade e no uma profisso.


Para

se tornar um organizador de eventos necessrio tornar-se num especialista em pblicos, conhecer o pblico da organizao. Essa a base necessria para o organizador de eventos.

Organizao

Como atingir sucesso numa empresa de eventos

Palestra/ convidado
Organizao de equipe/ diviso de tarefas

Organizao
Servios de Secretaria As principais atividades
desenvolvidas so:

Preparao da correspondncia preliminar; Expedio da correspondncia preliminar para as

entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento; Tomada de preo e confeco de material administrativo (papel de carta , envelopes, impressos em geral e outros) necessrios ao evento; Controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida; Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros;

Organizao
Recebimento,

controle e classificao (sob superviso da comisso tcnica) dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados; Recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses (participantes e convidados); Obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list); Criao e execuo do fluxograma de informaes; Identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios para a organizao do evento. aconselhvel utilizar

Organizao
estratgia de comunicao e marketing; infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais

e servios; servio de transportes para participantes e convidados; programao social, cultural e turstica; agncia de viagem e turismo; recursos financeiros; cronograma bsico;

Organizao
Providncias e apoios para um evento de sucesso
Parte mais complexa do processo de preparao

e montagem de um evento, exigindo condies de comando do profissional responsvel para coordenar e controlar todas etapas.
A organizao de um evento depende de: apoio

operacional, logstico, de pessoal, e externo.

Organizao
Sala de imprensa
Local montado e equipado para atender imprensa e

fornecer informaes sobre o evento, onde so feitos as entrevistas e encontros com os jornalistas. Ela dever estar equipada com mesa de reunio e cadeiras, computadores com impressora, mquinas copiadoras, telefone e fax, material de apoio e informativos sobre o evento e servios de apoio.
Sala de segurana Local para servir de apoio aos elementos e

servios de segurana do evento. Poder ser utilizado como posto policial destacado para cobrir o acontecimento. Deve conter mesas e cadeiras, armrios para guarda de armamento, telefone,

Organizao
Cabine de luz, som e traduo
Local para servios de sonorizao, iluminao e

traduo do evento. Pela sua generidade recomenda-se a contratao de empresas especializadas em cada ramo. Apoio Logstico formado pelos equipamentos necessrios operacionalizao do evento.

MODELO DE CRONOGRAMA Evento Cliente Local Data / / Horrio Profissional responsvel

ATIVIDADES

DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV. INCIO LIMITE FINAL

1.Planeamento 2.Programao visual 3.Divulgao 4.Mailing List 5.Organizao 6.Instalaes

fsicas 7.Recursos humanos 8.Recursos materiais 9.Recursos audiovisuais e equipamentos 10.Avaliao

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS


1.Ttulo 2.Entidade e/ou

empresa promotora 3.Entidade e/ou empresa organizadora 4.Cidade sede 5.Local do evento 6.Tema do evento 7.Objectivos 8.Justificativa 9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes 10.Descrio do evento 11.Perodo de realizao do evento e horrio 12.Inscries e informaes 13.Taxa de inscrio e/ou ingresso 14.Recursos necessrios 15.1 recursos humanos 16.2 recursos materiais (administrativo) 17.3 materiais de divulgao 18.4 recursos audiovisuais e equipamentos 19.5 diversos 20.Instalaes 21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros) 22.Previso oramentria 23.1 receitas 24.2 despesas 25.Cronograma 26.Consideraes gerais

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo DISCRIMINAO
1 reserva do local

UNIDADE/SETOR
Coordenao de curso

RESPONSVEL
Carla matos

SITUAO
Em andamento

2 reunio para montagem da comisso organizadora da semana

Coordenao de curso

Carla matos

Ok

3 distribuio de atividades para as diversas comisses de trabalho

Coordenao geral do evento

Sandra regina

Ok

4 definir tema e programa do evento 5 contratar pessoas e/ou profissional autnomo p/ criao de material de divulgao

Comisso organizadora

Comisso financeira, de divulgao e marketing

6 buscar patrocnio e apoio cultural

Comisso financeira, de divulgao e marketing

7 definio do material de divulgao

Comisso organizadora

8 contratao de grfica p/ impresso do material de divulgao e administrativo

Comisso organizadora

9 fazer listagem de convidados e palestrantes


10 enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretoria da instituio e demais funcionrios

Secretaria do evento

Secretaria do evento

11 fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsvel

Secretaria do evento

12 fazer solicitao de servio de copa (caf,gua, ch)

Secretaria do evento

14 fazer folow up dos convidados, autoridades e outros

Secretaria do evento

15 fazer a divulgao na mdia

Comisso financeira,de divulgao e marketing

16 fazer a divulgao do evento na instituio

Comisso financeira, divulgao e marketing

17 mostrar as pastas dos participantes e convidados

Comisso de recepo

18 definio de recepcionistas e escala de trabalho

Comisso de recepo

19 verificao e liberao de estacionamento

Secretaria do evento

20 elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes

Secretaria do evento

21 providenciar os certificados dos participantes

Secretaria do evento

22- definir mestre de cerimnia

Comisso organizadora

23 treinar as recepcionistas

Coordenao geral do evento

25 convocar reunio de avaliao do evento

Coordenao geral do evento

26 elaborar relatrio de avaliao

Coordenao geral

Relao de pessoal necessrio ao evento


digitador eletricista encenador fotgrafo garom intrprete jornalista matre manobrista
Mestre de

cerimnias Motorista Office boy Operador para audiovisual Operador de som e luz Pessoal para servios gerais

Representante religioso Secretria

Segurana
Tradutor Outros

Funo do Comit Financeiro


Angariao de recursos financeiros O evento deve ser planeado para a sua otimizao com recursos, humanos, materiais e financeiros. Assim, a organizao depois de definida a poltica estratgica ou institucional do evento, dever dispor dos meios necessrios ao empreendimento. A principal fonte utilizada a ICCA, uma organizao que possui membros em quase todos os pases, fornecendo a estes, em carter exclusivo, todas as referncias sobre os congressos mundiais.

Funo do Comit Financeiro


O pagamento para contratao direta deve ser feito

mediante nota fiscal ou recibo, aps o evento ou como estiver disposto no contrato de prestao de servios. Para empresas, devem ser observadas as clusulas contratuais, sendo as mais usuais:
30% no ato da assinatura do contrato 30% um ms antes do evento

40% aps o evento, na entrega do relatrio final.

Funes do Comit Financeiro


O pagamento para contratao direta deve ser feito

mediante nota fiscal ou recibo, aps o evento ou como estiver disposto no contrato de prestao de servios. Para empresas, devem ser observadas as clusulas contratuais, sendo as mais usuais:
30% no ato da assinatura do contrato 30% um ms antes do evento 40% aps o evento, na entrega do relatrio final.

Em todos os casos, observar a Legislao Tributria

de cada atividade, empresa, profissional e tipo de servio.

Recepo
Requisitos bsicos para recepcionistas
Aparncia pessoal:
Uniformizadas Maquiagem sbria Cabelos presos Postura: Educao,
profissionalismo:

competncia

no

cordialidade,

simpatia Postura corporal adequada e correta

trabalho treinamento conhecimento do programa do evento conhecimento da pauta do dia conhecimento do local e suas facilidades.

O mestre de cerimnias

deve preencher certos requisitos para falar melhor e se apresentar bem. Ele deve possuir: boa memria habilidade e agilidade com as palavras criatividade entusiasmo observao sntese

ritmo
boa voz vocabulrio expresso corporal naturalidade conhecimento sobre o

assunto traje adequado jogo de cintura um bom roteiro

Apoio Externo
Garon atende o cliente, servindo, retirando os

pratos e oferecendo a sobremesa. Comin- auxiliar do garom, encarregado das bebidas e de limpeza da mesa. Segurana O sistema de segurana essencial a qualquer tipo de evento. A sua implantao divide-se em: segurana fornecida pela Polcia Civil (investigativa), pela Polcia Militar(ostensiva) e por meio de empresa especializada (prprio evento).

Apoio Externo
Apoio Externo
So os servios desenvolvidos fora do local da

realizao do evento. Aeroportos e pontos e desembarques Os recepcionistas devem receber os convidados, participantes, autoridades, orientando-os e encaminhando-os para hotis ou para o local do evento.

Funcionamento tcnico
Por tipos
Eventos baseados nas reunies
Brainstorming (sesso de criatividade) - Tcnica de

reunio, com objectivo de se atingir um resultado por meio de discusses das ideias dos participantes, com liberdade de imaginao e criatividade. Muito utilizada nas agncias de publicidade.

Funcionamento tcnico
Conferncia

Apresentao de um tema informativo, tcnico ou cientfico por uma autoridade em determinado assunto, para um grande nmero de pessoas, plateia. Ela mais formal que a palestra. A durao ideal de no mximo uma hora e meia. E deve-se dividir o tempo em apresentao e sesso de perguntas e

Funcionamento tcnico
Palestra
Palestra-

apresentao de um tema pr-determinado a um grupo pequeno, que j possui informao sobre o assunto. menos formal que a conferncia

Colquio
Apresentado por um profissional de

renome e tem como objectivo o esclarecimento de um tema ou a tomada de uma deciso. mais utilizado em classes especficas. Semelhante conferncia.

Funcionamento tcnico
Videoconferncia ou Teleconferncia
Apresentao de um tema a grupos de pessoas, que

tem interesse sobre o assunto, estando ele dispostos em espaos diferentes e distantes. So utilizados recursos audiovisuais e electrnicos. Workshop - uma palestra divida em partes terica e prtica. Seminrio uma discusso de um tema proposto, do qual se estuda todo o seu aspecto, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, no havendo tomada de deciso. A durao do seminrio

Funcionamento tcnico
Simpsio
Apresentao de um tema geral de grande interesse, que
dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objectivo final o intercmbio de informaes, com

tomada de deciso.
Os trabalhos so resumidos e compilados em manuais, e entregues aos participantes ao final do evento. A durao do simpsio , em mdia, de trs dias.

Funcionamento tcnico
Congresso

Reunio formal e peridica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, objectivando estudar, debater e chegar a concluses sobre um tema geral, que exposto em subtemas. apresentaes, trabalhos e propostas so redigidos em um documento nico e entregues aos congressistas juntamente com as concluses do evento. Tem durao

As

Funcionamento tcnico
Encontro- Reunio de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. As caractersticas do encontro so semelhantes s do congresso, porm com menor abrangncia de pblico e menor perodo de durao de um a trs dias. Conveno Evento interno de uma organizao, empresa, entidade ou partido com o objectivo de aperfeioamento, reciclagem, avaliao, troca de experincias entre os participantes. So utilizados vrios tipos de reunies na conveno. Geralmente

Funcionamento tcnico

Semana- Acontecimento realizado com sete dias

de durao nos segmentos acadmico e empresarial.


Debate- Discusso entre duas pessoas

defendendo o seu ponto de vista, geralmente antagnico e polmico. Pode ser aberto ao pblico ou transmitido pelos media.

Funcionamento tcnico
Mesa-redonda Debate com quatro a oito

pessoas, sentadas em semicrculo, sobre um assunto polmico, controverso e de interesse, tendo cada participante dez minutos para sua apresentao inicial. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada.
Painel - Evento caracterizado por um quadro de

apresentaes, no qual o orador principal e at quatro membros do painel explanam sua viso sobre um tema determinado. Ele dividido em duas partes distintas:

Funcionamento tcnico
Ele dividido em duas partes distintas:
Primeira

parte: apresentao do tema individualmente, obedecendo s regras da conferncia. Segunda parte: debate entre os membros do painel entre si e repostas plateia. Frum- Evento caracterizado pela troca de informaes e debate de ideias, com a presena de grandes audincias. Objectiva a participao da plateia, sempre numerosa.

Funcionamento tcnico
Entrevista

colectiva- evento caracterizado

pela presena de um especialista em determinado assunto ou representante de uma organizao que ser questionado sobre tema de seu conhecimento. Os entrevistadores so formados pela imprensa. Se houver somente um entrevistador, a entrevista ser exclusiva. Curso evento educativo onde se apresenta um tema especfico, objectivando o conhecimento, aperfeioamento ou reciclagem dos participantes, que no deve ultrapassar 35 pessoas. A durao do curso depende de vrios factores, variando entre mnimo de oito horas e mximo de

Exposio
Exposio exibio pblica

de produo artstica, industrial, tcnica e cientfica.


Feira exibio pblica com

o objectivo de venda directa ou indirecta, constituda de vrios stands.

Feira

Eventos desportivos
Eventos competitivos
Concurso Evento competitivo que se adapta a

vrias reas de interesse: artstica, cultural, cientfica. Possui um regulamento.


Torneio- Evento desportivo competitivo e de

grande complexidade na organizao. Dever seguir o regulamento especfico a modalidade desportiva escolhida.

Outros Eventos
Eventos demonstrativos ou expositivos
Excurso Formao de grupos de pessoas, com

objectivo de viagem para conhecimento cultural ou de lazer em lugares diferentes. Recomenda-se a contratao de uma agncia especializada no sector.
Show- Apresentao ao pblico-alvo de entretenimento,

com fim cultural ou no, baseado na msica, teatro ou outra modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias e auxilia na divulgao das campanhas .

Outros Eventos
Festival-

Festa de variedades, com diferentes apresentaes sobre o tema do evento ao pblicoalvo. lanamento de produtos, geralmente ligados moda, com utilizao de modelos e manequins. A sua durao no deve ultrapassar uma

Desfile - a apresentao e

Outros Eventos

Desfile

cvico Os desfiles cvicos tm organizao regulamentada por meio de normas e regulamentos definidos pelo cerimonial de cada instituio.

Manh/ Tarde/ Noite de Autgrafos Lanamento

de uma obra literria, objectivo a venda e divulgao para o pblico segmentado e com a presena do autor para autograf-la.

Outros Eventos

Inaugurao Apresentao ao pblico-alvo da

organizao de suas novas instalaes ou unidades, com um cerimonial especfico, com descerramento de placa ou desenlace de fita inaugural. Primeira Pedra Cerimnia que assinala o incio de uma obra, utilizada como estratgia para divulgao e registo para posteridade.

Outros Eventos
Visitas empresariais- Apresentao da empresa a

pblico segmentado, em dia especfico, atravs de visitao. Existem dois tipos de visitao: Open day ou poltica de portas abertas Visita de grupos de interesse da empresa. Visitas especiais: misses oficiais, visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades. Showcasing conceito de vitrine interactiva. Os produtos ou servios so expostos em vitrines fechadas, e os participantes no tem nenhum

Outros Eventos
Roadshow

consiste na demonstrao itinerante, montada sobre um autocarro ou caravana, que se desloca para reas geoeconmicas de determinado pas. produtos ou servios so expostos em vitrines fechadas, e os participantes no tem nenhum contacto directo com os expositores.

Showcasing conceito de vitrine interactiva. Os

Megaevento evento de lazer e turismo em larga

escala, como os Jogos olmpicos ou as feiras

Programa social Reservas em Hotis


Eventos baseados nas reunies coloquiais sociais
Brunch Um caf da manh-almoo, servido em

estilo buffet, realizado das 10 s 14 horas. um tipo de encontro muito indicado para reunies empresarias no perodo da manh. Happy hour Evento caracterizado por um drinque ao fim da tarde 17:30 s 19:00 - em bares, galerias, restaurantes.
Caf da manh Trata-se do tradicional caf da

manh oferecido em encontros profissionais. Deve ser

Programa social Reservas em Hotis


Coffe-break o tradicional lanche que tanto

pode ocorrer pela manh como a tarde no intervalo dos eventos. Serve-se me mesa decorada e estrategicamente colocada. Coquetel- uma reunio de pessoas para confraternizao de um acontecimento. Salgadinhos e bebidas diversas so cardpio do coquetel party; acrescentando um prato quente temos o coquetel souper e em estilo americano, o coquetel buffet. O vin dhonneur o coquetel servido por diplomatas em comemorao data nacional de

Programa social Reservas em Hotis


Almoo network Almoo reunio onde se discute a

agenda durante o aperitivo e utiliza-se do restante do tempo para encerramento do assunto.


Jantar O jantar mais formal que o almoo, com

planeamento e cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no Portugal so o servio francesa, o servio inglesa.

Reservas em Hotis
Hotel
Os profissionais destacados para recepcionar

os convidados em hotis devem: alojar os visitantes de acordo com as reservas; resolver algum imprevisto; fazer a ligao com os setores do aeroporto, social e transporte; coordenar o deslocamento dos participantes.

Reservas em Hotis
Social
A programao social um complemento do evento.

Recomenda-se um programa de acordo com o nvel e porte do evento, por meio de uma empresa especializada. Pode ou no ser oferecida aos participantes.
Transporte Os servios de transporte devem ser executados por empresas especializadas, com superviso e presena de um representante da organizao. A identificao dos transportes dever ser feita por meio de nmero, ou mesmo da prpria placa, fornecida aos participantes.

Dress kode
Traje
Aps a definio do estilo do evento formal ou

informal - estabelece-se o traje que ser sugerido aos convidados. Os trajes so divididos em: Gala e rigor Usado em ocasies especiais. Homens- casaca, fraque ou smoking. Mulheres- vestidos longos, sedas e tecidos nobres, brilhos, jias, bolsas pequenas e sapatos altos. Cabelos presos ou semi-presos.

Dress kode
Traje
Social Usado em ocasies especiais mas no to

solenes quanto s em que se usam trajes de gala e rigor.


Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem ser

substitudos por jias. Os sapatos de salto altos e bolsas finas.


Homens- terno escuro azul marinho, cinza

chumbo, preto - , liso ou risca de giz. Camisa social clara, gravata discreta, sapatos de cromo ou pelica.

Dress kode
Traje
Passeio completo aquele que se usa a toda

hora, para vrias ocasies.


Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos de qualidade.

Homens- ternos de cor clara cinza, bege e azul

durante o dia; durante a noite, roupas de cor escura. Tambm se recomenda o blazer ou o palet esporte, sempre usados com gravata.

Dress kode
Traje
Passeio Menos formal que o passeio completo Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e

blusa, vestidos, menos formais que o tailleur.


Homens- Mais informal que o passeio completo,

no se usa gravata.
Esporte Utilizado em ocasies descontradas.
Tanto para homens e mulheres o momento de

usar calas jeans, brim, bermudas, tnis.

Marketing Relaes Publicas


Os veculos de comunicao utilizados nessa apresentao so:
Folders; Vdeo; Revista especializada Microcomputador (CD-ROM); Outros.

Marketing Relaes Publicas


Preparao da captao
Na preparao da captao, alm da pesquisa

nas diversas fontes, como companhias areas, calendrios de eventos de rgos oficiais de turismo do Estado, as associaes e os organismos oficiais procuram uma listagem, solicitando ajuda e orientaes para apresentar a candidatura do seu pas, regio.

Trabalho de Imprensa/relaes pblicas


Divulgao
A divulgao tem duas premissas bsicas:
Informar sobre o evento como um todo; Criar uma expectativa junto a

diversos pblicos.

Para que isso ocorra o organizador poder dispor

dos seguintes materiais:

Trabalho de Imprensa/relaes pblicas


Estratgia de comunicao e marketing
Meios de comunicao
Jornais, revistas, rdios e TV Cartazes

Folhetos
Dilogo Briefing sobre o evento, programa e regulamento,

material publicitrio, promocional do evento.

Trabalho de Imprensa/relaes pblicas


Painis, outdoors e backlights Press release Internet Bus doors Medias alternativas

At a Prxima
Formador Antnio Jos Morais Cardoso

Mail ajmorc@hotmail.com

Tlm. 936620326