PROCESO DE AUDITORIA

MATERIAL PARA FORMACIN VERSIN 4. ABRIL DE 2007 ING. LUPITA SERRANO GMEZ

Fases de la Auditoria
Planeacin
Preparacin

Desarrollo

(In Situ) Informe y Cierre * Seguimiento

ETAPAS DE LA AUDITORIA
Establezca fecha y tiempo. Sitio / Area Preparacin Informe al Gerente Sepa que hace el rea. Presente los hechos

1
Reunin de Cierre
Reporte Seguimiento

Plan de auditoria
Lista de verificacin Reunin de apertura Realizacin de la Auditoria
SI
Acuerde los hechos RNC ? NO

Auditoria de Suficiencia
Manual Procedimientos Registros

Auditoria de Cumplimiento Levante el RNC.

Levante NC.

Fin

Accin correctiva

Tomado de Hernn Jimnez y Asociados

Las actividades preliminares a la realizacin de una auditora son:

Planeacin
Preparacin.
Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa.

PLANEACIN DE LA AUDITORIA

Aspectos de la fase de planeacin El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditorias Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditora

Planeacin de una Auditoria

La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado. De este modo, es mejor disear el sistema de auditorias internas con base en aquellas prcticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditorias externas. Ver figura 2. Norma ISO 19011.

PLANEACION
Al planificar una auditoria de cualquier tipo, se deben determinar los siguientes aspectos: frecuencia/tiempo responsabilidad criterios alcance duracin

PLANEACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

Para determinar los aspectos antes mencionados se deben tener en cuenta:
Ejecuciones

anteriores Estado crtico o complejidad Cambios al SGC Auditores competentes Otros recursos disponibles

PROGRAMA DE AUDITORA

Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o conjuntas. Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos. Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora.

PROCESO PARA LA GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA * Objetivos, Alcance, Criterios, Duracin, etc. IMPLEMENTACIN: * Actividades de Auditora * Competencia y evaluacin de los auditores SEGUIMIENTO Y MEDICIN MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORA

ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA

Criterio Procedimientos propios de la organizacin / normas / ISO 9001. Alcance Generalmente un PROCESO, o grupo de procesos. Auditorias horizontales / auditoras verticales Duracin Responsables Generalmente un da o menos. Auditor calificado

En la mayora de las organizaciones, es mejor realizar auditorias internas sobre procesos en los departamentos, a intervalos fijados a lo largo del ao. El programa de auditorias debe planificarse y darse a conocer con anticipacin, no se recomiendan auditorias sorpresivas. La frecuencia para realizar las auditorias debe ser decidida basandose en el estado de desarrollo e implementacin del sistema de calidad. Si las auditorias descubren muchas deficiencias, entonces la frecuencia de las auditorias se deber incrementar. Una vez el sistema de calidad se muestra efectivo, las auditorias internas pueden ser espaciadas a intervalos
anuales.

PREPARACIN DE LA AUDITORIA

Preparacin de la Auditoria
Propsito y alcance de la auditoria Revisin y evaluacin de la documentacin

(Revisar los registros de auditorias anteriores cuando sea aplicable).

Preparar el Plan de Auditora. Asignar tareas al equipo auditor. Establecer la lista de chequeo con base en los procedimientos que van a ser auditados.

Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente: a) los objetivos de la auditora; b) los criterios de auditora y los documentos de referencia; c) el alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse; d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ.

Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente: e) la hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor; f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompaantes; g) la asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.

LISTA DE VERIFICACIN
Es una ayuda valiosa para auditar, sirve como

gua, y es la principal herramienta del auditor para realizar con xito la auditoria.
Se utiliza como:

un documento de trabajo, y un registro.

El propsito de las listas es el de tener una herramienta que facilite el asegurar que se cumplan los objetivos y el alcance de la auditoria y que se concluya cada parte de la misma.

LISTA DE VERIFICACION
Al elaborar la lista, se debe considerar:

Los requisitos de la norma. Los procedimientos pertinentes. Los procesos que se llevan a cabo. Los documentos y registros que se utilizan.

El Ciclo PHVA. Los Principios del SGC.

Tener en cuenta los aspectos relevantes, debilidades de carcter general del SGC y las observaciones por procesos.

REVISIN
Una revisin y conclusin de las listas de verificacin Un estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipo. El listado de no cumplimientos.

PREGUNTAS Y REVISIN DE LA LISTA DE VERIFICACION

Revisin y conclusin de las listas de verificacin un estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipo. El listado de no cumplimientos.

EJEMPLOS DE PREGUNTAS

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

EJECUCION DE LA AUDITORIA
Realizacin de las actividades de auditora in situ (6.5)

-Realizacin de la reunin de apertura -Comunicacin durante la auditora -Papel y responsabilidades de los guas y observadores -Recopilacin y verificacin de la informacin -Generacin de hallazgos de la auditora -Preparacin de las conclusiones de la auditora -Realizacin de la reunin de cierre

REUNION DE APERTURA
La reunin de apertura es el primer paso en el proceso de auditoria en el sitio. Con ella se prepara el camino para: Confirmar canales de comunicacin Generar confianza y Cooperacin Confirmar plan de Auditora Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas Dar inicio a la auditora In Situ

REALIZACIN DE LA AUDITORIA Reunin de apertura

Contenido - Reunin de apertura

Puntos a tener en cuenta en la agenda para la reunin: Presentacin, y lista de asistencia Registro de auditoria Objetivos y alcance de la auditoria. Informe sobre el estudio de escritorio
Las

reuniones de apertura para auditorias internas sern informales. En las auditorias internas no se requieren acompaantes ni reuniones formales de apertura y cierre.

Contenido - Reunin de apertura

Explicacin del mtodo de la auditoria/muestreo. Explicacin de no conformidades y su clasificacin. Confidencialidad. Programa/itinerario. Sala de reunin/arreglos domsticos. Acompaantes. Reunin de cierre. Tipo de informe y seguimiento

REALIZACIN DE LA AUDITORIA Recoleccin de informacin

Propsitos de la auditoria
Verificar que el sistema de calidad: Existe y est completo Funciona correctamente Y es efectivo.
Para lograr estos propsitos se necesita Recopilar informacin sobre: Personas Procesos (Condiciones, equipos/herramientas/materiales) Criterios (Documentacin en general)

Evidencias Objetivas
Documentos,

registros Estadsticas, mediciones Evidencia fsica, observacin Condiciones ambientales, almacenamiento, equipos en funcionamiento CRITERIOS DE EVALUACIN DE LA DOCUMENTACIN: QUE EXISTE, SE DIFUNDE, Entrevista ES ADECUADA, IMPLEMENTADA,
Y SE HA MEJORADO.

ENTREVISTA
ESCUCHAR PREGUNTAR OBSERVAR

REGISTRAR
EVALUAR

ANALIZAR

CMO PREGUNTAR???
DE INTRODUCCIN
DE INTERPRETACIN

DE ESPECIFICACIN

ALTERNATIVAS

TIPOS DE PREGUNTAS

DE ESTRUCTURACIN

DE SEGUIMIENTO
PREGUNTAS SIMPLES O SENCILLAS

INDIRECTAS
SILENCIOS

CMO PREGUNTAR???
CMO SE PLANIFICA?
DESCRIBA EL PROCESO DE

CMO LO IMPLEMENTA?

CMO SE HAN ESTABLECIDO LOS CONTROLES MUSTREME EL REGISTRO DE

CMO FUNCIONA EL PROCESO?

CMO LO MIDE?
MUESTRME EL ACTA DE

CMO LO HA MEJORADO?

CMO SE HA LOGRADO

Preguntas

CMO, DNDE, CUNDO, QU, PORQU, QUIN MUSTREME LO QUE HACE. DONDE SE GUARDA ESO? COMO SE HACE ESO? CUANDO HARA ESO? QUE SUCEDE DESPUS DE TERMINAR ESTO? QUIEN HAR ESTO?. EVITAR LAS PREGUNTAS GUIADAS. EVITAR UN SI O UN NO.

EJEMPLOS

Donde guarda la copia de la lista de proveedores seleccionados? Ha sido usted entrenado para el trabajo que realiza? Cmo ha sido entrenado para eso? O Que tipo de entrenamiento recibi? Dnde se guarda cuando no se utiliza? Qu hace usted con los documentos de trabajo y productos cuando la inspeccin ha terminado?

Veo que, una vez que ha terminado su trabajo, usted archiva el registro en el lugar correspondiente. No es cierto?

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

EDUCACIN
ATRIBUTOS PERSONALES

EXPERIENCIA DE TRABAJO
(LABORAL Y CALIDAD)

EXPERIENCIA EN AUDITORAS

ENTRENAMIENTO EN AUDITORAS

CALIFICACIN DE AUDITORES CRITERIOS ISO 19011

EDUCACION Estudios secundarios. Habilidad para expresar conceptos e ideas. SER EXACTO Y CONCRETO FORMACION Conocimiento de la norma y : Tcnicas de examen indagacin,evaluacin e informes. Competencia demostrada. EXPERIENCIA Trabajo 4 aos en el sector 2 aos. Antes de ser auditor: 4 auditorias. HABILIDADES Mente abierta,buen criterio,aptitudes analticas y tenacidad.Maneja situaciones difciles.No es conflictivo. Persistente Gran capacidad de lectura

SE DEBE REVISAR SU DESEMPEO CADA 2 AOS.

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

PRINCIPIOS PROCEDIMIENTOS TCNICAS DE AUDITORAS

DOCUMENTOS DEL SGC SITUACIONES DE LA ORGANIZACIN LEYES, REGLAMENTOS, CONTRATOS

PRODUCTOS, PERSONAL, PROCESOS Y SUS INTERRELACIONES

HABILIDADES DEL AUDITOR

Ser tico, justo, honesto, discreto, seguro, de mente abierta Ser observador, persistente, perceptivo, verstil, diplomtico. Calmado, corts y hablar en forma clara y cuidadosa. Fijarse en la comunicacin no verbal y mantener siempre contacto visual con el auditado Ser objetivo Elogiar adecuadamente Dejar hablar, ser paciente y sencillo Concentrarse en las respuestas y enlazarlas con la lista de verificacin.

EL AUDITOR DEBE:

Tener buena capacidad para redactar informes. Manejar el tiempo Tener buenas habilidades comunicativas Comprender de manera rpida Ser puntual Insistir para que las personas a las que se les est preguntando, respondan por si mismas Evitar malentendidos

ESCUCHAR Y HABLAR EN IGUAL PROPORCIN CON EL NMERO DE SENTIDOS (ODOS, BOCA)

EL AUDITOR NO DEBE:

No polemizar, No discutir con el auditado No confundirse, No dejarse influenciar o engaar Nunca hablar con altivez, ni actuar con suficiencia. No irrespetar al auditado. No Blasfemar No comparar No apartarse del tema, ni del lugar de la auditora. No atascarse en una situacin No permitir que el auditado marque el ritmo de la auditoria No hacer suposiciones o presunciones.

Actuar con profesionalismo y decisin para manejar:

Auditados agresivos Auditados tmidos Personas ausentes Documentos extraviados Muestras preparadas con anticipacin Chantajes emocionales, y Otros casos especiales

EVALUACIN DE LAS COMPETENCIAS DEL AUDITOR

IDENTIFICAR TIPOS Y NIVELES DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ESTABLECER INDICADORES DE COMPETENCIAS SELECCIONAR EL MTODO DE EVALUACIN APROPIADO (Revisin de registros, Entrevistas, Observacin, Pruebas, Retroalimentacin). Comparar Resultados VS. Indicadores

REALIZACIN DE LA AUDITORIA Generacin de hallazgos

GENERACIN DE HALLAZGOS
DOCUMENTAR LOS HALLAZGOS REVISAR LOS HALLAZGOS DOCUMENTAR NO CONFORMIDADES

Utilizar la menor cantidad de palabras Hacer referencia exacta a los hechos, documentos, etc. Ser entendible para el dueo del proceso e interesados Por cada requisito incumplido se levanta una No conformidad No utilizar palabras como algunos, pocos, muchos No incluir nombres de personas o cargos preferiblemente. No expresar opiniones No identificar requisitos equivocados

Declaracin de los hallazgos

Revisin del hallazgo. Descripcin de la No Conformidad. Ejemplo de la evidencia objetiva. Resumen del requisito. Indicar el procedimiento y revisin aplicables El rea/departamento o funcin. La Norma y el nmero de la clusula.

EJEMPLO Norma ISO 9001: 2000 Captulo 7.4 COMPRAS Procedimiento QP6 Rev 2 Area Dpto. de Compras. Un nuevo proveedor de motores elctricos (Proveedores EM) no ha sido seleccionado en funcin de su capacidad para cumplir los requisitos especificados, sino en funcin del precio. Los proveedores y Subcontratistas deben ser seleccionados sobre la base de su capacidad para cumplir los requisitos especificados, de acuerdo con el Procedimiento QP6 Rev 2.

RNC Mayor
Hay un rompimiento total de algn procedimiento o instruccin de trabajo crtico para la calidad del producto, o en el funcionamiento del Sistema de Calidad. Hay una ausencia total de algn procedimiento exigido por la Norma aplicable en el Sistema de Calidad de la Organizacin. Hay varias faltas menores en el procedimiento, que al sumarlas, sugieren en forma colectiva un rompimiento total o importante en el procedimiento.

RNC Menor

Se levanta cuando se ha identificado una deficiencia (s) en un procedimiento o instruccin de trabajo, o en el funcionamiento del Sistema de Calidad de la organizacin, pero que son menos graves que las que justifican una RNC Mayor.

Observaciones
Buenas prcticas que puedan beneficiar otras reas de la organizacin. Informacin que no es lo suficientemente verificable para justificarlas como RNC. Deficiencias por las cuales el auditor est preparado para brindar a la organizacin el beneficio de la duda, y para auditorias internas, sugerencias para accin.

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

Reunin de cierre

Reunin de Cierre
Distribuir la lista de asistencia. Tener un registro de auditores firmado. Volver a explicar el propsito y el alcance. Indicar la decisin y la conclusin. Explicar el diligenciamiento del formato RNC. Explicar el RNC mayores y menores. Obtener la firma del representante del cliente.

Reunin de Cierre
Explicar el significado de la tcnica de muestreo. Informar sobre las observaciones. Enfatizar sobre la confidencialidad. Explicar el informe y seguimiento. Recoger el registro y la lista de asistencia. Dar las gracias. Felicitar cuando sea apropiado.

Informe de Auditora
INFORME AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

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FECHA DEL INFORME: FECHA DE LA AUDITORA: PROCESO AUDITADO:

DEPENDENCIA AUDITADA: OBJETO DE LA AUDITORA:

REPRESENTANTE DEPENDENCIA AUDITADA: l

ALCANCE DE LA AUDITORA Y CRITERIOS DE AUDITORA.

AUDITOR LIDER: AUDITORES: BALANCE DE NO CONFORMIDADES
NMEROS DE NO CONFORMIDADES NMERO DE NO OBSERVACIO NES NMERO DE NO CONFORMIDADES TOTALES

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: FORTALEZAS: OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO: ANEXOS FIRMA AUDITOR: FIRMA AUDITADO:

El auditor debe
Explicar todos los hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y precisa. Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos. Evitar envolverse en discusiones. Disculparse ante un error y modificar o retirar el RNC, si es necesario (Evitarlo). Evitar dar recomendaciones o consejos. Rechazar las soluciones rpidas como una nica solucin al hallazgo.

Y DISTRIBUCIN DEL INFORME

APROBACIN

FINALIZACIN DE LA AUDITORA
SI ES EL CASO

SEGUIMIENTO,