CURSO DE ACCESS

Nivel Bsico

Introduccin a Access

MODULO 1

QUE ES BASE DE DATOS?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso.

QU ES UNA BASE DE DATOS PARA ACCESS?

En Access una base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos:
tablas consultas formularios Informes macros mdulos

CONSIDERACIONES SOBRE DISEO DE BD Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar extraer.

CONSIDERACIONES SOBRE DISEO DE BD

Luego, se definen las Tablas que compondrn la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios.
Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.

Las tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de datos son:

Introducir datos Almacenarlos Recuperarlos.

El gestor debe permitir:

Ordenar los datos Realizar bsquedas Mostrar distintas vistas de los datos Realizar clculos sobre ellos y resumirlos Generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.

TABLAS:

Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros.

CONSULTAS:

Operaciones que pueden realizase sobre los datos de las tablas

FORMULARIOS:

Pantallas que se presentan a los usuarios de una base de datos para que tengan un acceso amigable a los datos y operaciones

INFORMES:

Formatos de presentacin de los datos para generar copias impresas de la informacin registrada en la base de datos

MACROS Y MDULOS:
Segmentos de cdigo en lenguaje de alto nivel (Access Basic, Visual Basic, lenguaje de macros,...) que permiten realizar operaciones complejas con los datos y objetos de la base de datos.

CREACION DE BASE DE DATOS

El primer paso va a ser crear una base de datos vaca.

Los datos de una base de datos no necesitan ser explcitamente guardados.

Los datos estn siempre almacenados en disco (Esto es nicamente aplicable a los datos) El fichero de una base de datos Access tiene extensin MDB (Microsoft Data Base).

TIPOS DE BASES DE DATOS

A la forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.

Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida.

Manejo de Tablas

MODULO 2

Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

TABLAS
Una tabla es un conjunto de registros.

Cada registro estar compuesto por una coleccin de campos

Cada campo tendr un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar Cada tipo tendr unos atributos de tipo que limitan el dominio de los valores permitidos,

REGISTRO

Es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un conjunto y est compuesto por campos.

CREACIN DE TABLAS
Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar Access nos mostrar un formulario para la definicin de los campos. Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre, un tipo y una descripcin.

Podremos volver a modificar la estructura de la tabla siempre que queramos con el modo de ver diseo.
Si ya hay datos introducidos en la tabla, Access no permitir modificar la definicin de la tabla, o impondr restricciones

CAMPOS: TIPOS
Texto: Una cadena de caracteres de longitud limitada

Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada.

Numrico: Un nmero entero o real. Fecha/hora: Fecha, hora o ambos a la vez. Moneda: Un nmero con formato monetario. Autonumrico: Se trata de un valor numrico que el sistema genera Si/no: Un valor lgico. Objeto OLE: Un objeto de otra aplicacin, vinculado mediante OLE: sonido, imagen, vdeo, grfico... Hipervnculo : Un vnculo a un documento de Internet.

ATRIBUTOS DE LOS CAMPOS

Cada CAMPO dispone de atributos propios (precisin decimal, rango de valores, longitud de cadena, etc). Pero adems existen una serie de atributos comunes: Formato: define mediante una expresin el formato de los datos almacenados. Mscara de entrada : Fuerza a que los datos se introduzcan en un formato adecuado. Ttulo: Es el ttulo de la columna que aparecer en el modo de ver datos

Valor predeterminado : Un valor que automticamente introducir Access en el campo si el usuario no indica otro.
Regla de validacin : Una condicin que debe cumplir el dato introducido para que sea aceptado.

Texto de validacin : Un mensaje que Access mostrar al usuario cuando intente introducir un valor no permitido por una regla de validacin

CLAVE PRINCIPAL
Es un campo o conjunto de campos cuyos valores no se repiten y a travs de los cuales se identifica de forma nica al registro completo Si no tenemos ningn campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseo Access nos permitir aadir un campo

INTRODUCCION DE DATOS
El modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla estar vaca. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la insercin de nuevos registros.

INTERRELACIONES E INTEGRIDAD

La integridad referencial pretende asegurar que no se den situaciones de inconsistencia Para establecer las reglas de integridad referencial en Access debemos indicar qu campos de qu tablas estn relacionados.

MSCARA DE ENTRADA
Cdigo Funcin 0 Dgito (0-9). Introduccin obligatoria. No permite signos # Dgito o espacio. Introduccin opcional. Las posiciones en blanco se convierten en espacios y se permiten los signos 9 Dgito o espacio. Introduccin opcional. No permite signos L Letra (A-Z). Introduccin obligatoria ? Letra (A-Z). Introduccin opcional. A Letra o dgito. Introduccin obligatoria a Letra o dgito. Introduccin opcional & Cualquier carcter o espacio. Introduccin obligatoria C Cualquier carcter o espacio. Introduccin opcional .,:;-/ Marcador de posicin decimal y separador de miles, fecha y hora. < Convierte los caracteres en minsculas > Convierte los caracteres en maysculas ! Hace que la mscara de entrada se rellene de derecha a izquierda \ Hace que el carcter que venga a continuacin se presente como un carcter literal

REGLA DE VALIDACIN

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitir ese dato.

FORMULARIOS
Los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena.
Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario.

CONSULTAS
Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos especficos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario.
Las consultas permiten, adems, actualizar varios registros al mismo tiempo, as como realizar operaciones de muy diversas ndole con los datos almacenados en las tablas.