CENTRO FEDERAL DE EDUCAO TECNOLGICA DO PARAN CEFET PR UNIDADE DE PATO BRANCO DEPARTAMENTO DE CINCIAS E ENGENHARIA CURSO SUPERIOR DE CINCIAS

S CONTBEIS

LEANDRO ROBERTO BOENO LERIAS E

EDSON MATTANA

INTEGRAO DE INFORMAES CONTBEIS E GERENCIAIS.

E
IMPORTNCIA DA INFORMTICA PARA A CONTABILIDADE

A contabilidade um dos conhecimentos mais antigos, que surgiu pela necessidade prtica do gestor do patrimnio, normalmente o seu proprietrio, que estava preocupado em elaborar um instrumento que lhe permitisse, entre outros benefcios, conhecer, controlar e medir resultados. Mesmo sendo uma cincia antiga, foi nas duas ltimas dcadas que a contabilidade alcanou um lugar de destaque no cenrio mundial, devido ao rpido avano da Tecnologia da Informao , e da aplicao do conhecimento intelectual na busca da vantagem competitiva.

Os sistemas informatizados proporcionaram contabilidade inmeras vantagens, que vo desde o lanamento e processamento das informaes at a gerao dos relatrios que podem ser produzidos pelo sistema. A segurana, a confiabilidade e rapidez nas informaes prestadas, so as principais vantagens de um sistema contbil informatizado.

A utilizao de sistemas informatizados ligados s reas administrativas, financeiras, comerciais, fiscais e contbeis, mudaram o perfil da profisso contbil. Antes, os contadores ocupavam grande parte do seu tempo fazendo lanamentos contbeis, preenchendo guias, elaborando balancetes e outros relatrios contbeis. Nos dias atuais, em virtude das novas exigncias do mercado, o contador deve analisar mais do que executar, e dedicar grande parte do seu tempo no desempenho de funes ligadas a controladoria e auditoria.

Atualmente, grande parte das empresas necessitam esperar at o final do ms, ou incio do prximo (vrios dias, s vezes), para que seus administradores possam saber o resultado contbil, ou econmico das decises que j tomaram h quase 30 dias atrs. Isso no condiz com as presses sofridas pelos administradores no processo de gesto. Como cincia que evolui, a contabilidade tambm dever atender aos novos desafios que o ambiente exige que sejam superados.

Neste contexto, surgem em ao os chamados Sistemas de Informao Contbeis em Tempo Real. Nesses sistemas, uma transao introduzida, em qualquer momento e localidade pode gerar um lanamento contbil e a atualizao instantnea dos saldos das contas. Atualizao instantnea ou em tempo real, em contabilidade significa que os resultados da empresa podem ser Computados e monitorados a cada instante.

As pequenas e mdias empresas ainda esto em fase de descoberta dos sistemas informatizados. Algumas j informatizaram determinadas reas, a exemplo das reas comerciais, financeiras e administrativas, com utilizao simplificada, usufruindo muito pouco dos recursos potenciais que um sistema possibilita. A maior dificuldade dessas empresas tem sido enfrentar as mudanas de procedimento, ou seja, sair do sistema convencional com que as rotinas eram executadas no dia-a-dia, e entrar completamente no sistema informatizado para desempenhar todas as atividades. Pois, qualquer que seja o sistema informatizado a ser adotado, qualquer que seja o nmero de detalhes necessrios a sua alimentao e qualquer que seja a finalidade de sua implantao, sempre existiro problemas relacionados resistncia das pessoas.

O Que sistema? Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formar um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo. Um sistema informatizado compreende um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnolgicos e financeiros, combinados segundo uma seqncia lgica para transformar dados em informao. Sistema informatizado um conjunto de rotinas que contm vrios programas e subprogramas, rotinas essas que so desenvolvidas para aplicao em reas especficas da empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar informaes e produzir relatrios de acompanhamento e controle interno.

Sistema o mesmo que um software aplicativo, que conceituado como um conjunto de programas de computador, desenvolvidos em linguagem de programao de alto nvel que tem como objetivo realizar tarefas especficas, contando sempre com a participao humana. A funo principal do software aplicativo aplicar o poder do computador para dar s pessoas, grupos e organizaes a capacidade de resolver problemas e executar atividade ou tarefas especficas. Quando um contador ou um tomador de decises quer que um computador faa um determinado trabalho, um ou mais aplicativos so usados.

Na definio dos autores a empresa pode ter vrios sistemas interligados ou no, dependendo da convenincia. As empresas devem dar preferncia aos sistemas integrados, mas que possam funcionar de forma independente. Isto permitir que elas implantem os mdulos separadamente e depois efetivem a integrao com as reas envolvidas, se houver dificuldade de implantao simultnea. Assim, possvel ter um sistema de controle de estoques funcionando sem estar integrado contabilidade, o que poder ser feito a qualquer tempo desde que os equipamentos e os sistemas instalados atendam aos requisitos exigidos para este fim.

Sistema Financeiro O software FINANCEIRO da Soluo Viasoft para gerenciamento de empresas consiste em uma ferramenta para controle operacional, financeiro e gerencial.

Funes: Controle de fluxo e saldo de caixa/bancos; Previses oramentrias; Apurao do fluxo previsto e realizado; Controle de contas a receber e a pagar, com gerenciamento automtico do clculo de juros (simples ou composto) e da multa no recebimento de ttulos em atraso; Gerenciamento de lanamentos, previses e duplicatas em qualquer moeda a partir da cotao diria; Gerenciamento de cheques emitidos/recebidos; Apurao da ficha financeira de clientes e fornecedores;

 Impresso de cheques emitidos, boletos/duplicatas, carns,

notas promissrias e recibos; Gerenciamento de vendas com cartes de crdito, vales e outras formas de recebimento; Faturamento de vendas de reservas/consignaes "A Faturar"; Apurao do pagamento de comisses dos representantes; Emisso de cartas, avisos de dbito e etiquetas de mala direta com texto fixo ou com dados de clientes e fornecedores j cadastrados, baseado em layout padro ou configurvel, inclusive com a possibilidade de envio das cartas por e-mail; Controle de acessos para cada usurio por empresa; Auditoria: registro de todas as operaes efetuadas pelos usurios no software.

Sistema Vendas Totalmente integrado com os demais softwares Viasoft para ambiente Windows, o software Vendas foi desenvolvido para ser operado de forma simples, rpida e eficaz Funes Cadastro de produtos separados por Grupos e Sub-Grupos, venda com preo normal/promocional Fotos dos produtos; Cadastro de clientes (Por ramo de atividade e/ou regio comercial); Formao de preo de Venda atravs de Mark-up; Oramento de Venda; Gerao de Venda a partir do oramento; Pedidos de Venda, inclusive com possibilidade de faz-lo em vrias moedas;

 Devolues de Venda; Recebimento da Venda em Dinheiro, Cheques, A Prazo (duplicatas), Cartes de Crdito, Vales e Conta Movimento; Acompanhamento das Liberaes de desconto e Limite de crdito efetuado; Emisso de Leitura X e Reduo Z; Emisso de Cupons Fiscais pelo Acerto da Venda Balco; Cadastramento de Alquotas para o ECF; Gerao da Movimentao de Estoques (Sadas, Transferncias) totalmente integrada com o software Viasoft Estoque; Sadas de Estoque nas Vendas, por locais de Estoque (Loja, almoxarifado, banca); Emisso de Notas fiscais de produtos ou produtos/servios; Impresso de notas fiscais com numerao por srie;

 Emisso da Listas de Preo de acordo com prazos de pagamento; Consulta de Preos em vdeo pela descrio, cdigo, ou cdigo de barras do produto; Configurao de layout de notas fiscais 80 ou 132 colunas; Configurao de layout para Boletos, Duplicatas, Carns e Nota Promissria; Emisso de Recibos; Oramento de Ordem de Servio; Gerao da Ordem de Servio a partir do Oramento; Ordem de Servio; Consignao de Mercadorias com controle de entregas; Controle de Cargas (Vendas, Faturamento e Acerto Financeiro);

Sistema Estoque O software Estoque torna possvel realizar o acompanhamento total da movimentao dos produtos na empresa. Pode-se gerenciar custos, fazer formao dos preos de venda, realizar pedidos de compras, compras, emisso de notas fiscais de entrada, entre outras diversas funes relacionadas ao gerenciamento do estoque e das compras de uma empresa. Dispe de diversas rotinas eficazes e de fcil utilizao. Possibilita a utilizao de grades de produtos, artifcio bastante utilizado quando se deseja ter um produto e controlar as suas variaes (como cores e tamanhos, por exemplo). Outra caracterstica interessante do Viasoft Estoque a possibilidade de haver vrios Locais de Estoque (almoxarifados), onde pode-se ter os produtos disponveis em vrios locais fsicos, moviment-lo e visualiz-lo em cada local ou na empresa como um todo (consolidado).

Podemos ainda citar algumas das outras caractersticas importantes do software Estoque, tais como: converso entre unidades de medida (embalagens), produtos similares, produtos com mesmo uso, entre outras. Alm dos processos de controle dos estoques, h vrias rotinas para o gerenciamento da entrada dos produtos na empresa: oramentos e pedidos de compras, compras, devolues de compras. Pode-se gerar compras a partir de oramentos ou at mesmo fazer a entrega de pedidos.
H integrao com os outros softwares Viasoft como Vendas, Financeiro, Indstria, Fiscal e Contbil.

Sistema Fiscal O sistema de Controle Fiscal um aplicativo que tem como finalidade automatizar e controlar a Escrita Fiscal de uma organizao, e com uma caracterstica fundamental: - A Flexibilidade. Possui um carter de automatizao munido de muita segurana e praticidade. uma ferramenta desenvolvida pela Viasoft Informtica para empresas ou escritrios contbeis que desejam fazer sua escriturao fiscal dentro das mais modernas tcnicas disponveis no mercado em programao e gerenciamento de banco de dados.

A principal funo do sistema Fiscal apurar impostos, tais como:

GIA-ICMS - (Guia de Apurao do ICMS) - A GIA tem por finalidade informar as operaes realizadas em cada perodo de apurao registradas no livro de Registro de Apurao do ICMS. Esse processo tambm pode ser realizado no sistema Fiscal.

DFC-GI - (Declarao Fisco-Contbil e Guia de Informaes para o estado do Paran) outro processo que pode ser realizado no sistema Fiscal. Carta de Correo - possvel efetuar no Sistema Fiscal Cartas de Correes em relao aos lanamentos de notas fiscais, sem precisar de formulrios pr-impresso.

Sistema Contbil

O Contbil um software de Contabilidade Gerencial multiusurio desenvolvido para o ambiente Windows pela Viasoft Informtica, que dispensa conhecimentos aprofundados em informtica para ser operado. O usurio precisa apenas conhecer a rea Contbil, pois a operacionalidade do sistema de fcil compreenso e utilizao. Destina-se Escritrios Contbeis ou empresas que desejam fazer sua escriturao Fiscal.

Funes: Na digitao dos lanamentos pode ser visualizado o fechamento do mesmo, validando os dbitos e crditos utilizados e seus respectivos valores. Do contrrio o sistema processa a informao e solicita a incluso de uma nova seqncia. No momento em que se est fazendo um lanamento possvel consultar ou incluir contas ou histricos sem ter a necessidade de abandonar a tela de lanamentos; Os lanamentos peridicos (ex: aluguel, salrios) podem ser simplificados. Entrada otimizada: todos os campos das telas do software so de fcil entendimento, e a entrada de dados otimizada para que seja assumida a informao anterior, evitando-se a digitao de informaes repetitivas ou j cadastradas.

Integrao de Sistemas
A integrao de sistemas de informaes, so as relaes de interdependncia entre os sistemas, que resultam principalmente na troca de informaes entre eles. Com a utilizao destes recursos, plenamente possvel interligar os sistemas gerenciais com os sistemas contbeis. A integrao dos sistemas possibilita uma comunicao entre as reas afins, ou seja, reas que tem o mesmo interesse pelas informaes que sero processadas na empresa. Sendo que a contabilidade a rea mais beneficiada com as redes e a integrao dos sistemas devendo ser tambm a mais envolvida no processo, pois para ela devem fluir quase todas as informaes da empresa.

O fluxo de informao para a contabilidade, por meio dos sistemas integrados, elimina a repetio de lanamentos, uma vez que eles s precisam ser processados nas reas de origem. Nas empresas que utilizam os sistemas integrados, a contabilidade o centro de convergncia das informaes. Nesses casos, o contador direciona sua ateno para as atividades de acompanhamento e controle, filtrando as informaes antes de serem integrada contabilidade, analisando e conciliando contas e relatrios, promovendo as correes e os ajustes necessrios.

A integrao dos sistemas apresenta vantagens e desvantagens quando de seu uso na empresa, estando as desvantagens relacionadas com a necessidade de um rgido controle das informaes que fluem de uma rea para a outra.
Por ser a contabilidade a rea que formaliza o registro legal das operaes da empresas, ela precisa controlar as informaes recebidas diretamente das outras reas, providenciando uma avaliao crtica desses registros. Isso significa uma dificuldade grande para o contador, que precisa contar com pessoas qualificadas nas demais reas que vo alimentar a contabilidade da empresa com informaes.

As principais vantagens da integrao dos sistemas dizem respeito agilidade com que as informaes so processadas na empresa, fluindo rapidamente entre as reas envolvidas ou interessadas por elas. Associada a isso est a facilidade de conferncia, sendo, em alguns casos, desnecessrio conciliar as contas movimentadas pelos controles paralelos. Isso possvel porque no existe repetio de lanamento, que, em muitos casos, o motivo da divergncia de um setor para o outro. Quando feito um lanamento de baixa de duplicata no financeiro, esse mesmo lanamento enviado para a contabilidade nos sistemas integrados, sem nenhuma chance de l ser registrado de forma diferente. Se ele estiver correto no sistema financeiro, estar correto tambm na contabilidade.

As desvantagens ficam por conta de eventuais erros de lanamentos ou configuraes nas reas que alimentam a contabilidade. Isso precisa ser criteriosamente, para evitar que erros cometidos em outras reas sejam refletidos naquele setor da empresa. O contador no pode perder o controle da situao e sempre que possvel deve recorrer filtragem das informaes ou dos lanamentos, ou seja, s permitir que as informaes sejam integradas a contabilidade aps a conferncia e confirmao de sua regularidade.

Comparando-se os fatores positivos em relao aos negativos, pode-se afirmar que existem muito mais vantagens do que desvantagens na integrao dos sistemas paralelos com a contabilidade.

CORNACHIONE JR., Edgard Bruno Informtica. So Paulo, Editora Atlas S.A. - 1998

BASTOS, Antonio V. B. Comprometimento organizacional: um balano dos resultados e desafios que cerca essa tradio de pesquisa. Revista de Administrao de Empresas. So Paulo, v. 33, n. 3, p. 52-64, 1993.
OLIVEIRA, Contabilidade Informatizada. So Paulo, Editora Atlas S.A. - 1997

COSTA, Vnia M. F. As influncias de um programa de participao nos resultados no comprometimento organizacional: o caso de uma empresa gacha do ramo moveleiro. Florianpolis: 2000. Dissertao (mestrado), Universidade Federal de Santa Catarina.
MAAS, Antonio Vico, Administrao de Sistemas de Informao. So Paulo, Editora rica S.A. 2002. CRUZ, Tadeu, Sistemas de Informaes Gerenciais. So Paulo, Editora Atlas S.A. 1998. LOUREIRO GIL, Antonio de, Sistemas de Informaes Contbil/Financeiros. So Paulo, Editora Atlas S.A. 1995. STAIR, Ralph M., Princpios de Sistemas de Informao. So Paulo, Editora LTC S.A. 1998

Aquele que se enamora da prtica, sem a cincia,

como um navegante
que entra no navio sem timo ou sem bssola, que jamais tem certeza de onde vai. Sempre a prtica deve ser edificada sobre a boa teoria. Leonardo da Vinci