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Metodologa de Wilson y la Cruz de Malta

Cruz de Malta

Es una tcnica para apoyar el anlisis y rediseo de Sistemas de Informacin, desarrollada en 1980 por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir de un proyecto para la British Airways. Recibe su nombre por el parecido en la forma de la condecoracin de la antigua orden de la Cruz de Malta.

Cruz de Malta

Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visin integral de los procesos de informacin y su relacin con las funciones del sistema; de tal manera que permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la informacin.

Wilson establece que para el desarrollo de los sistemas de informacin se deben considerar 2 aspectos:

a. Como las organizaciones existen en un ambiente cambiante, los Sistemas de Informacin, en su funcionalidad y utilidad, necesitan ser revisados continuamente. b. Dada la situacin cambiante, los nuevos Sistemas de Informacin necesitan ser desarrollados paralelamente a los existentes.

Estructura

Ubicando los 4 puntos cardinales en el centro de la cruz, se forman en los extremos 4 matrices: NO, NE, SO y SE. La mitad superior de la cruz (matrices NO y NE) contiene las actividades relevantes del sistema, junto con una indicacin de los flujos de informacin de actividad actividad. La mitad inferior de la cruz (matrices SO y SE) contiene una descripcin de los procedimientos existentes para el procesamiento de la informacin.

El eje norte es una lista de las actividades (As) relevantes del sistema bajo estudio, por ejemplo: Facturar, medir, cobrar, etc. Los ejes este y oeste son idnticos y contienen los datos o las categoras de informacin (CIs) esenciales para el soporte de las actividades, al nivel de resolucin elegido, por ejemplo: demanda de agua, gastos de operacin, padrn de usuarios, etc. El eje oeste, representando las entradas, es la imagen o espejo del eje este, representando las salidas.

El eje sur es un listado de los procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs) y representa el estado existente de la red de procesamiento, manual o automatizada, por ejemplo: anlisis y determinacin de cuotas, monitoreo y control de fugas, clculo del costo por fugas de agua, etc.

Procedimiento de Desarrollo

La tcnica se realiza en dos fases: La fase de construccin de la cruz de malta y la fase de interpretacin de la misma.

Construccin de la Cruz de Malta

Esta fase esta integrado por cinco etapas:

a. Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de estudio, de acuerdo a la metodologa propuesta por Checkland, es decir; definir la escala de estudio y el nivel de desagregacin o resolucin sobre el cual se analizar el sistema.

b. Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades (As), o tareas primarias, que deben de realizarse para cumplir el propsito del sistema. Por ejemplo: Analizar y evaluar redes de transporte, reestructurar la red vial, pronosticar comportamientos del transporte, monitoreo y control del trnsito y transporte, etc.

c. Definir la informacin mnima necesaria para soportar estas actividades. Esta informacin determina las categoras de informacin (CIs) para cada actividad. Por ejemplo: Inventario del parque vehicular, control del parque vehicular, nmero de usuarios origen destino, nmero de vehculos en horas pico, etc.

d. Identificar quin (en trminos de funcin) es el responsable para qu conjunto de actividades. Aqu es importante definir quin(es) necesita o proporciona qu informacin (lo necesaria) y para qu propsito.

e. Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs) que representa el uso eficiente de los recursos. Estos no necesariamente estn preestablecidos, ms bien la idea es disearlos aqu. Por ejemplo: Registro federal y estatal de automotores, revista de unidades, estudios y encuestas del subsector, dispositivos automticos de control de trnsito, etc.

En la Cruz de Malta se colocan las actividades (As) y las categoras de informacin (CIs) por orden de importancia. Los procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs) que se registran son los existentes, manuales o automatizados. Analizando el flujo de la informacin, algunos de estos se mantendrn, otros sern eliminados y unos ms habr que disear.

Ahora bien, para representar el flujo de la informacin, se procede a llenar con xs las cuatro matrices de la cruz.

La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la categora de informacin CI1 son usados por PPI2 para producir una salida procesada en la categora de informacin CI2, en la matriz SE.

La x en la matriz NE muestra que la informacin CI1 es producida por la actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la informacin de la categora y as proveer datos oportunamente como entrada de PPI2. El significado de las dos xs en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2. En la prctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI2 ha sido iniciado por solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto probablemente no sea un problema.

Las matrices NO y NE representan una imagen completa de las actividades y de los flujos de informacin de actividad a actividad considerada relevante. Las matrices SO y SE representan los proceso de informacin existentes y los flujos de informacin de rol a rol de los responsables de las actividades; ilustrando sus alcances y sus interacciones

Para el caso particular que el sistema no cuente con algn procesamiento de informacin, estas matrices estarn en blanco, tenindose la oportunidad de disear todos los PPIs. Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE, entonces la red de procesamiento de datos es exactamente igual que la requerida por el modelo conceptual de actividades primarias. La Cruz de Malta se completa haciendo un mapeo del flujo de informacin de las actividades del modelo conceptual con los procesos de informacion existente.

Relacionando la parte baja con la parte alta de la Cruz de Malta surgirn un conjunto de preguntas acerca del total de la red de procesamiento de la informacin. Algunas de estas preguntas pueden ser: La existencia de un PPI proporcionando informacin de entrada a una actividad, indica una duplicidad en el procesamiento de datos?

Pudiera ser ms eficiente el procesamiento utilizando datos ya procesados por algn PPI, que emplear datos en bruto? Los PPIs existentes y sus salidas cumplen con la necesidad total de informacin de cada actividad? Son consistentes los formatos de salida de los PPIs que soportan una misma actividad y hay formatos ms tiles para los propsitos de esa actividad?

Qu otras actividades requieren de los datos provistos por el PPI y que no fueron considerados en el diseo? La Cruz de Malta no proporciona las respuestas, pero enfoca las preguntas a las reas pertinentes. Una vez analizado el flujo de la informacin se lleva a cabo el rediseo de los procedimientos. Entonces se decide si la informacin es procesada mediante mtodos manuales o computacionales. Se identifica la fuente de los datos, entre otras cosas, como por ejemplo, si esos datos se almacenarn en una base de datos central o distribuida.

Interpretacin de la Cruz de Malta

Habiendo llenado la Cruz de Malta se pueden obtener algunas conclusiones de acuerdo al significado de cada matriz, es as que:

La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y seala quines, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qu PPIs. Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE. En esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad, ser el responsable directo de actualizar la informacin y vigilar que fluya correctamente.

Mediante el anlisis de las columnas de la matriz SO se pueden observar los requerimientos para el diseo y operacin de bases de datos. Siempre que exista una columna con demasiadas xs, significa que la informacin asociada es frecuentemente utilizada por varios PPIs. De all la necesidad de crear una base de datos compartida.