1

Indicadores de Gestin

TEMS A TRATAR
Objetivos Reflexin 1 Qu es un Sistema de Gestin? Qu es el Control de Gestin? Qu son los Indicadores de Gestin? Indicadores MECI 1000 Diseo de Indicadores MECI 1000 Reflexin 2 Etapas del Sistema de Indicadores Diagnstico de Gestin Descripcin de los procesos

TEMS A TRATAR
Qu medir? Enfoque de Indicadores Modelo de Efectividad Total Indicadores de Eficiencia Indicadores de Eficacia Indicadores de Efectividad Ficha Tcnica de Indicadores Taller de Indicadores (4 horas)

OBJETIVOS
Describir en forma genrica la filosofa administrativa de los indicadores de gestin y sus principales componentes. (4 horas) Coordinar a travs de equipos organizados por procesos, la construccin de indicadores de gestin. (4 horas)

REFLEXIN
Eficacia

Si no se miden los resultados, las Organizaciones van a la deriva, NO APRENDEN y tampoco permiten o exigen que los individuos que pertenecen a ellas lo hagan.

La funcin de las evaluaciones es decirles a los administradores y a los participantes cmo van y qu les hace falta. Un principio bsico de la administracin es que uno obtiene lo que mide.
RUDOLF HOMMES* - *El Tiempo Noviembre 28 de 2003

QU ES UN SISTEMA DE GESTIN?
SISTEMA Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que actan entre s Polticas Objetivos Procesos Recursos GESTIN Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin

Indicadores

Planificacin Control Aseguramiento Mejoramiento

QU ES EL CONTROL DE GESTIN?

Es la evaluacin que permite a la alta direccin medir en forma eficaz, sistemtica y objetiva la marcha de la organizacin, as como modificar el rumbo de la misma si se considera necesario, o adoptar las medidas correctivas para volver al camino original.

QU SON LOS INDICADORES DE GESTIN?

1. Son una medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus polticas, objetivos y metas. 2. Son una expresin cuantitativa del comportamiento de las variables o de los atributos de un servicio, un proceso, o una organizacin.

INDICADORES MECI 1000:2005

Indicadores de eficiencia: Establecen la relacin entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtencin de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operacin.

Indicadores de Efectividad (impacto): Miden la satisfaccin de las necesidades de la ciudadana o las partes interesadas.

REFLEXIN
Lo que no se mide, no se conoce, lo que no se conoce no se administra; lo que no se administra no se mejora
Planear Organizar Dirigir Controlar

10

Desterrar de raz el yo creo, me parece, yo pienso

N.N

ETAPAS DEL SISTEMA DE INDICADORES

11

1. Diagnstico de la organizacin y su cultura de la evaluacin de la gestin. 2. Descripcin de los procesos y su informacin asociada.
3. Diseo de los indicadores.

DIAGNSTICO DE GESTIN

12

1. La organizacin est direccionada por reas o por procesos, y cules son. 2. Estn identificados los responsables, objetivos, recursos y procedimientos documentados de las reas o procesos. 3. La organizacin planifica peridicamente sus actividades administrativas y operativas, y las comunica a todos los niveles.

4. Se asegura el personal de realizar las actividades de acuerdo con las disposiciones planificadas. 5. Existe un sistema o sistemas de medicin de la gestin. Cules. 6. Las acciones de mejora en la organizacin se realizan con base en hechos y datos.

V A

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

Proceso:
LOGO

13

Cdigo: Versin: Pgina 1 de 1 Responsable:

Requisitos de la Norma NTCGP 1000 Aplicables:

Objetivo: Proveedores Entradas P H V A Recursos Fsicos: Humanos: Ambiente de Trabajo: Documentos (Incluye Legales y Reglamentarios) Internos: Actividades Salidas

Clientes

Indicadores

Metas (Frecuencia)

Externos:

Riesgos

DISEO DE INDICADORES

14

Estrato
Estratgico:
Corporativo y de largo plazo

Formulacin

Medicin

Anlisis

Tctico:
Unidades estratgicas de negocio, a mediano plazo

Operativo:
Equipos de trabajo, a corto plazo

15

QU MEDIR?

Planes y Programas (Indicadores temporales) Unidades Estratgicas Poltica y Objetivos Procesos (Indicadores permanentes: cantidad, calidad, tiempo, recursos y resultados)

ENFOQUE DE INDICADORES
EFICIENCIA: Es el uso racional de los recursos disponibles en en el funcionamiento de la organizacin y en la prestacin del servicio. EFICACIA: Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad del producto que satisface las necesidades y demandas de los clientes y partes interesadas.

16

EFECTIVIDAD: 1. Es la evaluacin del impacto de la gestin del proceso en el cliente de acuerdo al uso racional de los recursos. 2. Es la evaluacin de la utilidad de los resultados en funcin de los intereses ms amplios de la organizacin.

MODELO DE EFECTIVIDAD TOTAL

PROVEEDORES
CLIENTES

17
Elementos constitutivo s del Sistema Empresa

Insumos

PROCESO

Resultados

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Eficiencia (Recursos) Personas Insumos (Materiales) Mquinas y Equipos Tiempos Gastos Utilizacin Rotacin Disponibilidad (informacin) Uso del captal (Dinero) Motivacin Instalaciones

Eficacia (Atributos) Calidad Oportunidad en la entrega Amabilidad Confiabilidad Quejas Satisfaccin del cliente Servicio

Efectividad (Impacto) Rendimiento Productividad Cobertura Participacin en el mdo. Impacto Crecimiento Beneficios Retencin de clientes Incremento de clientes Nuevos productos

ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES

18

tiles Pertinentes Prcticos

FRMULA

INDICADORES DE EFICIENCIA
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS

19

Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Grado de aprovechamiento de los recursos Recursos/Productos o Actividades

EFICIENCIA

EFICACIA

Como una razn:

Consumo de Recursos Producto

Como un ndice:
Unidades Recursos / Unidad de Recurso
Unidades Esperadas/ Unidad de Recurso X 100

INDICADORES DE EFICACIA
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS

20

Extensin en la que se alcanzan los resultados planificados Como una razn:

Cantidad de unidades aceptadas

EFICIENCIA

EFICACIA

Atributos de calidad, Producto/Grado de satisfaccin del cliente

Total Unidades Producidas

Como un ndice:
Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas Nivel de Referencia X 100

INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se optimizan los recursos.
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS

21

Como una razn:

EFECTIVIDAD

Actividades Realizadas
EFICIENCIA EFICACIA

Actividades Esperadas

Como un ndice:
Nmero de Personas Beneficiadas /Poblacin Objetivo Nivel de Referencia X 100

Cartilla o Manual de Indicadore s

FICHA TCNICA DE INDICADORES

FICHA TCNICA
orientacin de la medicin dirigida hacia la eficiencia, eficacia o efectividad

22

Factor: __________________ Tipo de Indicador: _____________________ Nombre:

Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al establecer la relacin entre variables o el factor clave _____________________________________________________

se refiere a las variables que se quiere analizar

Interpretar el resultado obtenido frente a la medicin efectuada a partir de las variables definidas para el indicador Definicin:____________________________________________________

Objetivo:_____________________________________________________

se refiere al uso que se le quiere dar a la informacin obtenida

resultado que se desea alcanzar Responsable: _________________________________________________ respecto del se refiere a los estndares de Factor Crtico a comparacin de los indicadores medir Nivel de Referencia: _______________________ Meta (Opcional): ______ se refiere a los puntos o actividades del proceso Frecuencia: Punto de Lectura: _____________ en las cuales debe realizarse la medicin. Usuarios: ____________________________________________________ Deben quedar claros los procedimientos Periodicidad con que se realizar la medicin del ______________________ indicador

Frmula de Clculo:

Observaciones: _______________________________________________

TALLER DE INDICADORES 1. Conformar equipos de trabajo. 2. Cada equipo debe seleccionar 2 procesos. 3. Leer los requisitos asignados a cada proceso. 4. Revisar el objetivo de cada proceso.

23

5. Proponer indicadores y metas para cada proceso.

REFLEXIN
El riesgo involucrado en administrar en el limbo, o en medio de la desinformacin precisa y objetiva es demasiado grande, y las condiciones actuales no nos permiten darnos el gusto de seguir administrando con base en supuestos y vaguedades. Es necesario identificar las variables que afectan el desarrollo de las empresas: diagnstico situacional.
Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

24

REFLEXIN

25

Hoy da se ha comprobado que hacer mucho no es lo mismo que hacer lo que se requiere y hacerlo correctamente.

REFLEXIN

26

La mejor manera de afrontar el cambio es generndolo, para que los dems sean quienes se adapten.

REFLEXIN

27

Hacer lo correcto correctamente.