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Novedades CIO Versiones 7, 7.1 y 7.2 Marzo - Noviembre 2005

C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2

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Resumen de Novedades Versin 7.2 Noviembre 2005

Mdulo de Nmina mejorado. Nuevas opciones para Hojas de Trabajo (para facilitar el registro de trabajo ejecutado), mas flexibilidad en manejo de trabajos por destajo, clculo automtico de dominicales, mayor flexibilidad en la creacin de planillas, exportacin de planillas a Excel. Consulte la documentacin en el tutorial para detalles.

Nuevos reportes de Control del Presupuesto. Reporte de Variaciones mostrando cantidades, valores unitarios y valores totales presupuestados, ejecutados y proyectados. Reporte detallado de ejecucin. Consulte la seccin de Control del Presupuesto en el tutorial. Listados de ordenes de pago mejorados.
Acceso mas fcil al reporte de asignaciones del presupuesto, con opcin de impresin.
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Resumen de Novedades Versin 7.2 Noviembre 2005

Nuevos reportes impresos (incluyendo los nuevos reportes de control, y fichas de kardex para el almacn), y nuevas funcionas para el diseo de reportes (incluyendo CIOPresupCodigoAlterno() para imprimir el cdigo alterno de cualquier actividad). Copias de seguridad automticas. Ahora CIO saca copias de seguridad automticamente (cada 24 horas, verificando cada vez que el programa cierre). Se puede desactivar este proceso en Utilidades / Administracin / Copias de Seguridad.

Tutorial actualizado (con documentacin completa del mdulo de Nmina, incluyendo las ltimas opciones).

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Resumen de Novedades Versin 7.1 Julio 2005

Interfase con Microsoft Project - hemos trabajado para hacer la interfase con Microsoft Project mucho mas robusto en su manejo. CIO ahora utiliza mas medios para encontrar correctamente las actividades en Project y para asegurar la exportacin correcta de informacin entre los dos programas. Impresin de Anlisis de Precios Unitarios directamente en Microsoft Excel. Ahora se puede disear formatos (por ejemplo para entregar los APUs para licitaciones) directamente en Excel, y CIO puede llenar los formatos automticamente con los datos de su presupuesto. Opcin para recalcular el estado de cumplimiento de las requisiciones en el almacn. Disponible en los reportes de Requisiciones Enviadas (Resumido o Detallado) por medio del men. Esta opcin revisa cada requisicin para ver si ha sido cumplido con pedidos o no.

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Resumen de Novedades Versin 7 Marzo 2005

Panel de Control - nuevo sistema de acceso a las funciones principales de CIO. Tambin permite al usuario acceder a varios mdulos al mismo tiempo y crear su propia interfase para utilizar el CIO. Manejo de Estilos XP - ambiente mas agradable para usuarios de Windows XP. Acceso directo al HelpDesk desde CIO. Tablas y controles se ajustan al tamao de las ventanas. Importacin de bases de datos de Terceros e Insumos desde Excel. Descripciones largas en los APUs y actividades de presupuestos. Campos definidos por el usuario en los APUs. Mas textos disponibles para configuracin por el usuario (por ejemplo NIT). Textos adicionales en los presupuestos (para condiciones de oferta, o notas aclaratorias).
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Resumen de Novedades Versin 7 Marzo 2005

Proteccin de actividades en ejecucin para evitar su edicin en el presupuesto. Campos definidos por el usuario en subcontratos, actividades subcontratadas, actas, krdex, requisiciones, pedidos, entradas y salidas. Posibilidad de ajustar asignaciones desde el presupuesto en almacn y nmina, devolviendo o trayendo cantidades adicionales. Control del valor unitario en requisiciones y pedidos. No se permite exceder el valor establecido. Valores unitarios en pedidos y actividades subcontratadas con 4 posiciones decimales para mayor precisin Mejor control de cumplimiento de requisiciones con pedidos parciales.

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Resumen de Novedades Versin 7 Marzo 2005

Nuevo tipo de entrada al almacn - Entrada con Consumo Inmediato, para materiales que son utilizados de inmediato (como concreto). Discriminacin de IVA en los reportes de control. Adicionalmente el IVA ya esta discriminado en cada movimiento del almacn. Nuevas funciones para reportes. Nueva funcionalidad en la exportacin de datos contables, incluyendo separacin de campos, delimitacin de textos y exportacin en formato XML.

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Impresin de APUs en Excel

Ahora se puede disear en Excel formatos para imprimir los anlisis de precios unitarios de un presupuesto, y CIO llena el formato directamente con los datos de su presupuesto. En la ventana principal del presupuesto, en el men de reportes hay dos opciones nuevas disponibles Imprimir Formato en Excel e Integrar con Formatos en Excel. La primera es para imprimir, y la segunda es para informar a CIO como debe imprimir cada formato. El sistema funciona de manera muy sencilla. Despus de crear su formato en Excel, debe indicar a CIO donde imprimir cada tipo de datos en el formato. Esto bsicamente consiste en indicar, por ejemplo, en que columna va las descripciones de los materiales, y desde a hasta cuales filas. El sistema es muy flexible, porque tiene acceso a todos los datos normales de CIO para los APUs, como detalles de cada insumo, cantidades, desperdicios, precios, etc., y datos de encabezamiento como descripcin y cantidad de la actividad, valores y porcentajes de AIU, etc., etc. Solo hace falta informar a CIO donde ubicar cada elemento de informacin en el formato. En el momento de imprimir, tiene opciones de verificacin (por ejemplo para asegurar que todos los componentes caben en el espacio disponible), para tener una vista preliminar de cada APU, y otros opciones para facilitar el proceso. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 8

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Preparando el Formato - 1
Para iniciar el proceso, primero debe crear el formato en Excel. No hay ningn requisito de parte de CIO en la creacin del formato, pero obviamente hay que tener en cuenta la cantidad de informacin que hay que imprimir y el espacio disponible. Obviamente CIO hace sus propios clculos internamente de los APUs, pero es perfectamente posible crear sus propios clculos o sumas en el formato tambin. El formato se puede guardar como un archivo normal de Excel (XLS), o como una plantilla (XLT).

Con el formato creado, ahora debe indicar a CIO donde insertar los diferentes tipos de informacin. Esto se hace en la opcin de Integrar con Formatos en Excel.
En esta ventana podemos mantener un listado de todos los formatos disponibles, y detalles de como utilizarlos. Con el listado de formatos al frente, oprima el botn Crear e ingrese un cdigo, el tipo (Anlisis de Precios Unitarios), la descripcin del formato, y la ruta hacia el archivo Excel (se puede utilizar el botn ... para ubicar el archivo. Tambin se puede dar un rango de impresin para limitar la impresin a una parte de la hoja. Termine con Confirmar como normal en CIO. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 9

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Preparando el Formato - 2
Ahora se puede pasar a la segunda hoja, Campos, para ingresar datos de cada campo o columna de informacin que CIO debe insertar al formato. Este proceso consiste en identificar la informacin deseada en CIO, y dar una columna y fila como punto de insercin en la hoja Excel. En el caso de datos mltiples, por ejemplo la descripcin de los materiales, que se repite en una columna hasta terminar con todos los materiales, deben dar una fila de inicio, y una fila final para identificar un espacio que CIO puede utilizar para esta informacin.

Debe tener Excel abierto con el formato, para poder consultar el formato e identificar las celdas. En CIO, con la hoja de Campos a la vista, oprima Crear nuevamente, y CIO muestra la ventana para ingresar datos de un campo. No es muy importante la orden en la cual crean los campos - CIO los organiza automticamente desde arriba hacia abajo en el formato Excel.

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Preparando el Formato - 3
Debe llenar una hoja as para cada campo de informacin que hay que insertar en el formato en Excel. Hay varios Tipos de Datos disponible : Datos Actividad - corresponde a informacin general de la actividad - su descripcin, cantidad presupuestada, valor unitario y total, porcentajes de AIU, valor total de cada clase de insumo, etc. Datos Proyecto - algunas opciones bsicas como el nombre y cdigo del proyecto y presupuesto, y datos de la hoja Licitaciones de la ficha del presupuesto. Materiales, Equipos, Mano de Obra, Subcontratos, Transporte - el detalle de los componentes, con cdigos, descripciones, valores unitarios, cantidades y desperdicios.

Al seleccionar el Tipo de Datos, CIO llena el listado Campo con los datos disponibles para el tipo seleccionado. Debe seleccionar el campo requerido de este listado, y abajo CIO muestra una descripcin mas completa del campo. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 11

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Preparando el Formato - 4
Dependiendo del tipo de datos seleccionado, CIO activa o desactiva los diferentes espacios para informacin en la hoja.
Por ejemplo, en el caso de Datos de la Actividad o Datos del Proyecto, son campos nicos que solo requieren de la identificacin de una celda correspondiente en Excel. Entonces CIO pide la columna y fila para el campo. Para datos de materiales o mano de obra, o cualquier de las otras clases de insumos, debe indicar la fila final para colocar la informacin. Tambin CIO puede insertar la informacin cada segunda fila por ejemplo, utilizando la opcin de Insertar cada cuantas filas.

Finalmente se puede crear filtros para reorganizar informacin de otras maneras, por ejemplo para subdividir los equipos entre herramientas y otros equipos, o mano de obra entre mano de obra calificada y no calificada. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 12

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Filtros
Se puede crear filtros para organizar la informacin en su formato en Excel. Los filtros operan sobre un nuevo campo en la ficha de insumos. Por ejemplo, podemos marcar todos los equipos de tipo Herramienta con un H para poder separarlos despus en los formatos en Excel.

En este ejemplo, vamos a imprimir la descripcin de insumos de tipo Equipo en la columna C entre las filas 18 y 24. Adicionalmente hemos puesto un filtro para que solo incluye Equipos marcados con la Clase del Usuario H. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 13

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Imprimiendo con el Formato - 1

Ahora podemos imprimir los APUs de un presupuesto con el formato en Excel con la opcin correspondiente en el men. Como con las otras opciones en presupuestos, CIO imprimir los APUs para la parte del presupuesto seleccionado.

CIO presenta un listado de formatos disponibles. Solo los formatos que han sido incluidos en la ventana de integrar con formatos en Excel aparecen ac. Ahora se puede escoger entre tres opciones principales. La primera es para llenar el formato en Excel sin imprimirlo (se puede guardar cada APU en un archivo XLS). La segunda, Verificar datos y formato... repasa todo el proceso de imprimir sin fsicamente completarlo. Con esto CIO puede comprobar que hay suficiente espacio en el formato para todos los anlisis. Por ejemplo, si tiene 10 renglones en su formato para materiales y un APU tiene 11 materiales, CO detecta la inconsistencia y saca un aviso. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 14

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Imprimiendo con el Formato - 2

La tercera opcin, Imprimir, es obviamente para sacar la impresin final. Hay dos opciones adicionales disponibles en este caso : Visto preliminar - determina si Excel debe sacar una vista preliminar de cada APU antes de imprimirlo. Confirmar impresin - en este caso CIO saca un aviso de confirmacin antes de imprimir cada APU. El proceso de impresin es : 1. CIO calcula el presupuesto y abre Excel. 2. CIO abre el formato en Excel. 3. CIO llena el formato con los datos del primer APU. 4. Si ha seleccionado Vista preliminar..., Excel muestra la vista preliminar del APU. Debe cerrar la vista preliminar con el botn Cerrar en Excel. 5. Si ha seleccionado Confirmar impresin..., CIO saca una ventana pidiendo su confirmacin para imprimir. Si es el caso, CIO manda imprimir el APU. La impresora ser la impresora definida en Excel. 6. CIO cierre la hoja del formato (sin guardarla). 7. El proceso se repite desde el paso 2 para cada APU. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 15

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Panel de Control - 1
El Panel de Control es una nueva forma de manejar el CIO. Hasta el momento, para acceder por ejemplo al almacn de un Proyecto, debe ir a la opcin correspondiente del men principal, y luego seleccionar el Proyecto para finalmente llegar al mdulo requerido. El Panel de Control permite predefinir el Proyecto o Presupuesto, y tambin llegar directo a las opciones principales del programa con un solo clic.

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Panel de Control - 2
Puede devolver a la pgina principal del Panel con este botn Preseleccionar el proyecto o presupuesto ac Marcar ac y el Panel abre automticamente al abrir CIO

Estos botones muestran otras pginas con mas opciones

Llegar a la opcin requerida con un clic ac con el mouse

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Panel de Control - 3
Esta es otra pgina del Panel de Control.

Como se puede ver, el Panel muestra opciones especficas, como Crear Pedido o para acceder al Krdex del proyecto.

El usuario puede crear su propia interfase para el Panel de Control utilizando pginas tipo HTML, y con su propia organizacin de pginas y opciones. Para hacer esto, debe solicitar la documentacin directo desde Tekhne. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 18

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Panel de Control - 4
Un efecto del Panel de Control es muy importante para el uso de CIO. Hasta el momento no ha sido posible abrir dos mdulos distintos de CIO al mismo tiempo, con la excepcin de las bases de datos principales y los presupuestos. Parte de la razn es que al entrar en cualquier modulo de CIO, el men principal desaparece para ser reemplazado por el men particular del modulo.

Con el Panel de Control, es posible abrir todos los diferentes mdulos de CIO simultneamente, incluso la misma parte de programa dos veces con datos de diferentes proyectos. Por ejemplo se puede abrir los almacenes de dos diferentes proyectos al mismo tiempo, o abrir el modulo de subcontratos al mismo tiempo que el almacn. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 19

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Estilos XP
Para usuarios con Windows XP, CIO ya toma ventaja de los estilos XP

Ventana de CIO con estilo XP Ventana de CIO con estilo tradicional

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Acceso Directo al HelpDesk

Ya se puede acceder directamente al HelpDesk de Tekhne para solicitar soporte tcnico, desde el men de Ayudas de CIO. Para esto, CIO conectar automticamente al Internet.

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Ajustando Ventanas
Ahora, al agrandar cualquier de las ventanas en CIO, donde sea factible los listados y otra informacin tambin agranda para aprovechar del espacio.

Tablas como esta ya se ajustan al tamao de la ventana.

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Importando desde Excel - 1

Ahora se pueden importar datos de insumos y terceros directamente a CIO desde Excel. Esta opcin esta disponible en el men de Utilidades. Se puede importar la informacin a una base de datos existente, agregando mas insumos o terceros a su listado actual. Los tipos de informacin que se puede importar son : Grupos y Subgrupos de Terceros Grupos y Subgrupos de Insumos Grupos y Subgrupos de Anlisis Terceros Insumos En este momento no se pueden importar anlisis de precios unitarios.

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Importando desde Excel - 2

Primero se debe indicar que tipo de datos quiere importar. Luego debe seleccionar el archivo XLS de Excel. Excel debe estar instalado en el mismo equipo para permitir la lectura de los datos.

Se puede indicar un rango de filas para importar, por ejemplo para importar solo una parte de la hoja, o si el caso que la hoja tiene otra informacin o ttulos.
Finalmente se puede importar datos con cdigos predefinidos en la hoja, o dejar que CIO asigna cdigos automticamente. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 24

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Importando desde Excel - Grupos

A continuacin estn los detalles del formato de las hojas de calculo necesarios para importar los diferentes tipos de datos.

Grupos de Insumos, Terceros o Anlisis

Estos tres todos tienen el mismo formato. En Excel puede haber hasta cuatro columnas : Columna A - Cdigo del Grupo (opcional, si deja esta columna en ceros, debe marcar la opcin en CIO de Asignar cdigos automticamente). (Numrico) Columna B - Cdigo del Subgrupo (opcional, si deja esta columna en ceros, debe marcar la opcin en CIO de Asignar cdigos automticamente). Para grupos, esta celda debe estar vaco. (Numrico) Columna C - Descripcin del Grupo. Para subgrupos, esta celda debe estar vaca. Columna D - Descripcin del Subgrupo. Para grupos, esta celda debe estar vaca.

Ejemplo con codificacin

Ejemplo sin codificacin

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Importando desde Excel - Terceros

Columna A - Cdigo del Tercero (opcional, si deja esta columna en ceros, debe marcar la opcin
en CIO de Asignar cdigos automticamente). (Numrico) Columna B - Nombre del tercero. Columna C - Nmero NIT del tercero (debe ser tipo texto). Columna D - Tipo (1=Otro, 2=Proveedor, 3=Subcontratista, >=4 Tipos definidos por el usuario). Esta columna se puede dejar en blanco, CIO asume Tipo=2. (Numrico) Columna E - Cdigo Grupo. Se puede dejar en blanco y CIO asume 999. (Numrico) Columna F - Cdigo del Subgrupo. Se puede dejar en blanco. (Numrico) Columna G - Primera lnea de la direccin. Columna H - Segunda lnea de la direccin. Columna I - Ciudad. Columna J - Pas. Columna K - Indicativo telefnico (tipo texto). Columna L - Primer nmero telefnico (tipo texto). Columna M - Segundo nmero telefnico (tipo texto). Columna N - Nmero fax (tipo texto). Columna O - Nombre de la primera direccin de correo electrnico. Columna P - Primera direccin de correo electrnico. Columna Q - Nombre de la segunda direccin de correo electrnico. Columna R - Segunda direccin de correo electrnico. Columna S - Nombre del contacto en la empresa. Columna T - Texto adicional (Detalles). C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2

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Importando desde Excel - Insumos

Columna A - Cdigo del insumo (opcional, si deja esta columna en ceros, debe marcar la opcin en CIO
de Asignar cdigos automticamente). (Numrico) Columna B - Descripcin del insumo. Columna C - Tipo de insumo (1=material, 2=equipo, 3=mano de obra, 4=%subcontrato, 5=transporte, 6=subcontrato). Esta columna se puede dejar en blanco, CIO asume Tipo=1. (Numrico) Columna D - Unidad Columna E - Cdigo Grupo. Se puede dejar en blanco y CIO asume 999. (Numrico) Columna F - Cdigo del Subgrupo. Se puede dejar en blanco. (Numrico) Columna G - Precio. (Numrico) Columna H - Porcentaje IVA incluido en el precio. (Numrico) Columna I - Fecha del precio. Se puede dejar en blanco, CIO asume la fecha actual. Columna J - Porcentaje descuento. (Numrico) Columna K - Valor de flete. (Numrico) Columna L - Cdigo del proveedor. Se puede dejar en blanco, CIO asume 999. (Numrico) Columna M - Cdigo del juego de precios. Se puede dejar en blanco, CIO asume el juego de precios por defecto. (Numrico) Columna N - Cdigo de la moneda. Se puede dejar en blanco, CIO asume la moneda por defecto. (Numrico) Columna O - Referencia. (Tipo texto) Columna P - Das para le entrega. (Numrico) Columna Q - Texto adicional (Detalles). Columna R - Segunda unidad. Columna S - Cdigo del fabricante. Se puede dejar en blanco. (Numrico) C.I.O. Milenio Novedades Versin 27 7.2

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Importando desde Excel - Consejos

Un error comn que puede causar problemas al importar, es tener datos de tipo texto en columnas que deben ser numricos. La mejor forma de comprobar si los datos numricos realmente son tratados como nmeros en Excel es sencillamente colocando uno o dos posiciones decimales en el formato de celda para estas columnas. Datos que no son de tipo numrico no mostrarn los decimales. No es necesario llenar todas las columnas con datos. CIO requiere un mnimo de datos para importar, pero hemos dejado la posibilidad de llenar casi todos los campos de datos disponibles. Cualquier dato que no se necesita, sencillamente deja la celda en blanco. PERO LA ESTRUCTURA DE COLUMNAS SE DEBE MANTENER. Por ejemplo si no van a ingresar porcentajes de descuento en los insumos, de todas maneras debe dejar la columna J en la hoja a importar, para no descuadrar datos que vienen a la derecha de esta columna. Si deja a CIO a asignar cdigos automticamente, CIO arranca utilizando cdigos desde el ultimo cdigo utilizado en cada base de datos, pero como mnimo cdigo 100000 para insumos, desde 10000 para terceros, y desde 100 para grupos. Es responsabilidad del usuario asegurar que hay espacio suficiente en cada base de datos para importar. Por ejemplo si el ultimo insumo en su base de datos tiene cdigo 999950, solo hay capacidad para importar 49 insumos mas, con codificacin automtica, porque CIO arrancar desde 999951. Si la codificacin esta hecha por el usuario en la hoja a importar, se puede utilizar cualquier cdigo, y CIO verifica que los cdigos no son repetidos ni existen antes en la base de datos. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 28

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Descripciones Largas de Actividades

Ahora se puede ingresar descripciones tcnicas detalladas en las fichas de los APUs. Estas descripciones pasan a la ficha de las actividades en el presupuesto, donde se puede editar nuevamente, exactamente como las descripciones bsicas.

CIO copia la descripcin tcnica al presupuesto. Luego se puede editar en el presupuesto sin afectar el APU original, por ejemplo para personalizar la descripcin al presupuesto particular. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 29

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Texto Adicional en Presupuestos

Igualmente en la ficha de los presupuestos hay espacio para texto adicional de cualquier tipo para ampliar detalles del presupuesto, condiciones de la oferta, etc.

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Campos de Datos del Usuario

En muchas partes del programa se han agregado campos adicionales para recibir cualquier dato adicional del usuario. Los ttulos de estos campos se pueden personalizar en la opcin de Utilidades/Configuracin/Textos.

Campos definidos por el usuario

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Proteccin de Items en Ejecucin

Ahora, si el usuario intenta editar un dato crtico (como la cantidad) de un tem en el presupuesto, y el tem ya tiene informacin de control (por ejemplo en almacn o subcontratos), CIO avisa. Esto es para evitar que los usuarios editan estos tems, porque normalmente esto causar problemas en el control de obra. De todas maneras despus de avisar, CIO permite la edicin, pero ya bajo la responsabilidad del usuario.

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Editando Asignaciones del Presupuesto

El corazn del sistema de control de CIO es la manera de asignar actividades y trabajos desde el presupuesto hacia los mdulos de control - almacn, subcontratos, nmina y gastos generales. Hasta el momento, nicamente ha sido posible editar estas asignaciones en subcontratos, por ejemplo para agregar una cantidad adicional desde el presupuesto a un subcontrato, o para devolver trabajos al presupuesto para su posterior reasignacin a otro subcontratista. En nmina y gastos generales la nica manera de cambiar estas asignaciones era borrandolas totalmente, y en el almacn no fue posible la edicin de estas asignaciones presupuestales. Ahora se puede editar totalmente las asignaciones en el almacn y en el mdulo de nmina. Esta opcin no esta disponible para gastos generales, porque los gastos no se controlan por cantidad. La asignaciones del presupuesto funcionan de la siguiente manera. Como ejemplo, hay una actividad en el presupuesto, digamos Mamposteria, con una cantidad de 100m2. Asignamos este trabajo a un subcontrato con la opcin de Escoger del Presupuesto - CIO genera una actividad en el subcontrato para ejecutar estos 100m2. Luego decidimos dar la mitad del trabajo a otro subcontratista, pero si vamos al presupuesto, encontramos que todo ya esta asignado. Entonces toca ir al primer subcontrato, y devolver 50m2 al presupuesto. Luego se puede reasignar al nuevo subcontrato. Este proceso es muy diferente a sencillamente editar la cantidad subcontratada. Si editamos la cantidad subcontratada, colocando 50 en lugar de 100, CIO asume que no vamos a ejecutar los otros 50m2. El proceso de editar la asignacin es para reorganizar trabajo presupuestado, no para eliminar o adicionar trabajos por fuera del presupuesto. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 33

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Editando Asignaciones - Nmina

Para editar asignaciones en el mdulo de nmina, debe identificar la actividad (en la opcin de Actividades Planeadas), y oprimir el botn de Editar Asignacin. CIO muestra la ventana de edicin, indicando la cantidad asignada desde el presupuesto a esta actividad, cuanto queda disponible en el presupuesto, y cuanto se puede devolver hacia el presupuesto, si es el caso. Obviamente trabajos ya ejecutados no se pueden devolver. Debe indicar si quiere aumentar o disminuir la cantidad asignada a la nmina, y la cantidad del ajuste. En el caso ilustrado, se puede devolver hasta 20.24m2 al presupuesto (como no hay ejecucin), o traer hasta 10m2 adicionales desde el presupuesto.

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Editando Asignaciones - Almacn

El proceso es parecido en el almacn. Para acceder a la opcin de editar asignaciones, debe ir a la ficha de krdex del material, y seleccionar el destino que quiere afectar.

Editar asignacin

Seleccionar destino para editar su asignacin

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Editando Asignaciones - Almacn

Los efectos de editar una asignacin en el almacn son mas complejos. Tpicamente, al asignar los materiales de una actividad desde el presupuesto al almacn, CIO trae todos los materiales incluidos en el anlisis de precios unitarios. Entonces si vamos a afectar uno de estos materiales, es necesario afectar todo el anlisis de la misma manera. Entonces normalmente al seleccionar la opcin de editar una asignacin, CIO muestra el listado de otros materiales afectados, y explica las posibles acciones. En este ejemplo, hay dos materiales, una tableta por m2 y cemento por kg. Se asignaron 48m2 de la actividad al almacn, pero parte ya esta ejecutada, entonces se puede devolver en este caso hasta 27.37m2 de la actividad hacia el presupuesto. Si decidimos devolver 20m2 de la actividad al presupuesto, CIO eliminar la cantidad correcta de tabletas por m2 y cemento por kg correspondientes a estos 20m2. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 36

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Pedidos y Requisiciones
Hay varios ajustes en el manejo de Pedidos y Requisiciones.
1. No se puede pedir materiales a un precio por encima del precio terico del almacn. Tal como es el caso con la cantidad, si es necesario pedir a un precio superior, primero alguien con la autoridad correspondiente debe editar el precio terico. 2. Los valores unitarios de los materiales en un pedido se puede especificar con hasta 4 decimales de precisin. Esto es para evitar problemas en pases dolarizados donde el valor unitario puede requerir mas precisin que los 2 decimales que era el limite anterior. Lo mismo aplica a los precios unitarios de las actividades subcontratadas. 3. Control de cumplimiento de requisiciones. Con la versin anterior, al crear un pedido para cumplir una requisicin, CIO marcaba la requisicin como cumplida aun en casos donde haba pedido una cantidad inferior - entonces CIO no estaba controlando correctamente los casos donde haba dos pedidos para cumplir una sola requisicin. Ahora CIO maneja estos casos correctamente, comparando la cantidad en cada pedido con la requisicin correspondiente.

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Entrada con Consumo Inmediato - 1

Hay Un nuevo tipo de Entrada disponible en el almacn, la Entrada con Consumo Inmediato. Este documento permite registrar el recibo de uno o varios materiales, y su uso inmediato en la obra, como es el caso con concreto por ejemplo.

En la primera hoja debe ingresar los datos de la entrada del material de un pedido seleccionado, con los datos normales. CIO muestra todos los materiales del pedido, y se puede editar la cantidad recibida de cada uno.

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Entrada con Consumo Inmediato - 2

En la segunda hoja, debe ingresar los datos de uso de los materiales, otra vez con los datos normales de una salida en CIO.

Se puede indicar la cantidad de cada material gastada en cada actividad de su distribucin de uso.
Internamente, CIO genera los documentos normales de entrada y salida, y si queda algn saldo disponible de los materiales entregados, esto quedar como parte del stock del almacn.

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Discriminacin de IVA en Control

Ahora en el mdulo de Control del Presupuesto, hay dos juegos de reportes - los existentes que no han variado, y una segunda copia de cada reporte donde el valor de IVA ejecutado esta discriminado. Esto esta hecho con el fin de simplificar el uso en diferentes pases donde hay manejo distinto del IVA.

Valores ejecutados no incluyen el valor de IVA

Valor de IVA ejecutado mostrado en una columna aparte

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Discriminacin de IVA en Control

Para lograr esto en una manera practica, y para no demorar demasiado los clculos, es necesario indicar el manejo de IVA en algunas partes del programa donde no era necesario antes. Si no requiere la discriminacin de IVA en los reportes, no hay necesidad de cambiar su forma de utilizar el CIO. No hay cambios en subcontratos ni en nmina - en subcontratos el manejo existente de IVA ya es adecuado para este fin, y el mdulo de nmina esta diseado sobre la base de que la nmina no causa IVA. En Gastos Generales, ahora el CIO pide unos datos adicionales para cada actividad para aclarar el manejo de IVA en cada una. CIO utiliza esta informacin para separar el IVA en los informes de Control. Si despus en la Orden de Pago, el usuario cambia el manejo de IVA, CIO no tendr en cuanta este cambio para el manejo de los reportes de control. Manejo de IVA de cada actividad en Gastos Generales.

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Discriminacin de IVA en Control

El proceso es parecido en el Almacn. Es necesario especificar el manejo de IVA para cada material en el krdex. Para proyectos nuevos, CIO hace esto de manera automtica, pero para proyectos ya en ejecucin es necesario que el usuario debe hacerlo manualmente. En el caso de proyectos existentes, si despus de editar el manejo de IVA de cada material no esta apareciendo bien discriminado el IVA en los reportes de control, se puede utilizar la opcin de Recalcular Movimientos del men Editar en el listado de Krdex, para que CIO actualiza sus datos con la informacin del IVA.

Manejo de IVA de cada material en el almacn

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Discriminacin de IVA en Control

Es importante aclarar que este cambio no afecta ningn otro calculo en los reportes de control. Los reportes donde el IVA no esta discriminado siguen iguales, y en los reportes con el IVA aparte, la nica diferencia es que las columnas Total Ejecutado, Subcontratos, Consumos Almacn, Gastos Generales y Nmina no incluyen IVA, y este valor esta presentado en la columna Valor IVA Ejecutado. En estos reportes, para la comparacin con el presupuesto, donde normalmente CIO compara el valor presupuestado contra la columna Total Ejecutado, ahora lo compara con la suma de las columnas Total Ejecutado (sin IVA) + Valor IVA Ejecutado - o sea la comparacin con el presupuesto es igual. Obviamente, tendiendo la columna de IVA discriminado, es sencillo para el usuario o en reportes o exportando a Excel, hacer sus propios sumas con estas columnas.

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Otros Cambios
Reportes
Hay algunas funciones nuevas para el diseo de reportes : CIOMoneda() - devuelve la moneda por defecto en el reporte. CIONombreMes() - devuelve el mes como un palabra (ej. Febrero por mes 2). CIOPrecios() - devuelve el juego de precios por defecto del reporte. CIOPresItemDescTecnica() - devuelve la nueva descripcin larga (la descripcin tcnica) de un tem del presupuesto. CIOReciboConcepto() - utilizado en la impresin de recibos de caja (equivalente a la funcin CIOPagoConcepto()). CIOTasaCambio() - devuelve la tasa de cambio de una moneda.

Contabilidad
En la exportacin de datos contables, hay una gran variedad de opciones nuevas. La documentacin de esto se puede solicitar directo de Tekhne.

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Creando su Propio Panel de Control

El Panel de Control consiste en una serie de pginas en formato HTML. Estas pginas se guardan en el directorio Sistema de CIO. El nico requerimiento es que debe haber una pgina con el nombre inicio.htm - esta es la pgina que CIO intenta cargar al abrir el Panel de Control. Una vez abierta la pgina inicio.htm se puede utilizar cualquier tipo de hiper-vinculo para navegar entre sus propias pginas para crear su propia interfase para el CIO. Se puede ver ejemplos prcticos, sencillamente abriendo las pginas del Panel de Control en un editor de HTML o programa para el diseo de pginas web (como Frontpage o Dreamweaver). Lo crtico, despus de cargar la pgina inicial, es poder dar comandos a CIO para controlarlo. Esto se hace de la siguiente manera. Para crear un botn en su pgina para abrir el listado del krdex del almacn por ejemplo, debe editar las propiedades del hiper-vinculo del botn, colocando como vinculo el texto CIO.011. Ahora al seleccionar este botn cuando la pgina esta visible en el Panel de Control, CIO abrir el krdex para el proyecto o presupuesto seleccionado en el momento. Siempre los comandos tienen el formato CIO seguido por un punto, seguido por un nmero de tres dgitos que especifica el comando a ejecutar.

Entonces se puede definir cualquier organizacin de comandos con botones o otros hiper-vnculos para agrupar las opciones de CIO en un diseo de pgina adecuado a su propia forma de trabajar.
Para mayor claridad, sugerimos examinar las pginas existentes del Panel de Control. A continuacin estn todos los comandos disponibles en este momento. C.I.O. Milenio Novedades Versin 7.2 45

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Comandos - Panel de Control

Informacin BASES DE DATOS Insumos Grupos de Insumos APUs Grupos de APUs Sub-anlisis Terceros Grupos de Terceros PROYECTOS Proyectos CONTRATOS Subcontratos Contratos GASTOS GENERALES Gastos Generales CIO.042 CIO.009 CIO.010 CIO.001 CIO.002 CIO.003 CIO.004 CIO.005 CIO.006 CIO.007 CIO.008 Comando

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Informacin ALMACEN Venta de Acceso Almacn Kardex Anlisis de Destinos Crear Requisicin Lista Resumida de Requisiciones (Enviadas) Lista Resumida de Requisiciones sin Cumplir (Enviadas) Lista Detallada de Requisiciones (Enviadas) Lista Detallada de Requisiciones sin Cumplir (Enviadas) Lista Resumida de Requisiciones (Recibidas) Lista Resumida de Requisiciones sin Cumplir (Recibidas) Lista Detallada de Requisiciones (Recibidas) Lista Detallada de Requisiciones sin Cumplir (Recibidas) Crear Pedido Lista Resumida de Pedidos Lista Resumida de Pedidos sin Cumplir Lista Detallada de Pedidos Lista Detallada de Pedidos sin Cumplir Crear Entrada Crear Entrada Global Crear Entrada con Consumo Inmediato Lista Resumida de Entradas Lista Detallada de Entradas Comando CIO.064 CIO.011 CIO.012 CIO.013 CIO.014 CIO.015 CIO.016 CIO.017 CIO.018 CIO.019 CIO.020 CIO.021 CIO.022 CIO.023 CIO.024 CIO.025 CIO.026 CIO.027 CIO.030 CIO.031 CIO.028 CIO.029

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Informacin ALMACEN Crear Salida Lista Resumida de Salidas Lista Detallada de Salidas NOMINA Ventana de Acceso Nmina Hojas de Vida Cuadrillas Actividades Planeadas Crear Registro de Trabajo Lista de Registros de Trabajo Crear Planilla Lista de Planillas REGISTROS DE DOCUMENTOS Ventana de Acceso Registros de Documentos Crear Registro de Documento Lista de Registros por Fecha de Documento Lista de Registros por Fecha de Vencimiento CIO.066 CIO.043 CIO.044 CIO.045 CIO.065 CIO.035 CIO.036 CIO.037 CIO.038 CIO.039 CIO.040 CIO.041 Comando CIO.032 CIO.033 CIO.034

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Informacin ORDENES DE PAGO Ventana de Acceso Ordenes de Pago Crear Orden de Pago Crear Orden de Pago para Planilla (un solo cheque) Crear Orden de Pago para Planilla (cheque por persona) Lista de Ordenes de Pago Lista de Registros de Documentos Pendientes por Pagar CUENTAS DE COBRO Ventana de Acceso Cuentas de Cobro Crear Cuenta de Cobro Lista de Cuentas de Cobro por Fecha de Documento Lista de Cuentas de Cobro por Fecha de Vencimiento RECIBOS DE CAJA Ventana de Acceso Recibos de Caja Crear Recibo de Caja Lista de Recibos de Caja CIO.069 CIO.054 CIO.055 CIO.068 CIO.051 CIO.052 CIO.053 Comando

CIO.067 CIO.046 CIO.049 CIO.050 CIO.047 CIO.048

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Informacin CONTROL PRESUPUESTO Control del Presupuesto CONTROL TERCEROS Ventana de Acceso Control Terceros Resumen de Terceros Estado de Subcontratistas Estado de Proveedores Estado (Todos) OTROS Presupuesto Modificado Registro de Ejecucin del Presupuesto Configuracin Proyectos CIO.058 CIO.059 CIO.057 CIO.070 CIO.060 CIO.061 CIO.062 CIO.063 CIO.056 Comando

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