GESTIN EMPRESARIAL II

ARAUJO CHOQUE, CHRISTIAN COBEAS VINATEA, WILDER

FUNDAMENTOS DEL CONTROL DE GESTIN

CONTENIDO
1. 2. 3. 4. La funcin del control Instrumentos de control El control de gestin El sistema de control 4.1 Estructura 4.3 Sistema de informacin 5. Resumen

La funcin del Control

Verificar que la ejecucin esta siendo realizada de acuerdo a lo planeado. Tomar de acciones correctivas para atenuar las desviaciones que se encuentren. Siempre habrn diferencias entre lo obtenido realmente y lo planeado. Actualizar el Plan con los datos reales, para poder ser ms confiables en las proyecciones.

La funcin del Control

Toda organizacin busca: Maximizar satisfaccin del cliente Maximizar rentabilidad

La funcin del Control

Las acciones que se derivan del control actan sobre: 1. Los propios objetivos y planes, en cuanto que por probarse incorrectos hayan de modificarse 2. La organizacin establecida para alcanzar los objetivos y planes, cuando se muestre deficiente para ste propsito 3. La ejecucin de los planes, si no es la ms apropiada

Instrumentos de Control
Control a priori: orientado a la decisin y a la ejecucin

P O E C
lanear rganizar jecutar
Control a posteriori: orientado a la mejora

ontrolar

Instrumentos de Control
Planeamiento
Anlisis de todos los aspectos del Proyecto:

Diseo del Sistema de Produccin

Etapas y frentes del Proyecto Secuencia de ejecucin Duracin de las etapas Recursos necesarios Actividades crticas Etc.

INFORMACIN del Proyecto

Aspectos Organizativos y Estratgicos

Factores claves de xito Estructuras de control Organizacin y facilidades PdR/GA Gestin contractual QA/QC Recursos humanos Temas administrativos Temas financieros Logstica Responsabilidad social Etc.

+
TALENTO (Experiencia, Conocimiento, Criterio, etc.)

Plan del Proyecto

RESULTADOS (outputs): -Cronograma General. -Presupuesto Meta. -Cronograma de Recursos. -Flujo de caja. -Estructuras de Control. -Etc.

Instrumentos de Control
Control Formal

Control Informal

Instrumentos de Control
Presupuestos

Ejecucin
Inicio de construccin HOY Gestin a la Fecha Gestin del Saldo por Ejecutar Fin de construccin

Planeamiento
Largo alcance. Lnea Base (metas) del proyecto (costo, plazo, etc)

Programacin
Planificacin detallada de corto alcance para asegurar el plan

P
O

E C

Previsto
Cmo debera estar? (costo, plazo, etc) Por qu hay diferencias? Qu acciones puedo tomar?

Brechas

Real
Situacin real (costo, plazo, etc)

Proyeccin del Saldo

Volver a planear lo que me falta Usar informacin del Control de Proyectos

Cumplimiento de procesos

Proyeccin total
Plan actualizado: resultado ms probable del proyecto a su trmino NUEVA BASE PARA LA PROGRAMACIN

Control de Gestin

P O E C
lanear rganizar jecutar
Los planes se van a cumplir ahora a la perfeccin? Ya no necesitar controlar?
Aseguramiento Anticipacin Coordinacin

ontrolar

Sistema de reactivo verificacin y retroalimentacin

Cmo vamos? Estamos bien o estamos mal? El Control nos As comoayuda vamos, a cumplir llegamos? los objetivos Qu hacemos?

rogramacin

del Proyecto

Control de Gestin
Qu necesito para Controlar?
Un Planeamiento previo, que me pueda dar un escenario Previsto Un sistema de informacin que me permita obtener el escenario Real Unos indicadores y reportes adecuados

Los resultados del Control deben ser oportunos, confiables y sustentables

Inicio de proyecto

Control de Gestin
HOY Gestin a la Fecha

Fin de proyecto

Gestin del Saldo por Ejecutar

1. Medir cmo estoy 2. Calcular un previsto 3. Comparar

Planeamiento
Largo alcance. Lnea Base (metas) del proyecto (costo, plazo, etc)

Previsto
Cmo debera estar? (costo, plazo, etc) Por qu hay diferencias? Qu acciones puedo tomar?

Brechas

4. Analizar las causas

5. Tomar accin

Real
Situacin real (costo, plazo, etc)

Proyeccin del Saldo

Volver a planear lo que me falta Usar informacin del Anlisis de Brechas

6. Proyectar
7. Volver a empezar!

Proyeccin total
Plan actualizado: resultado ms probable del proyecto a su trmino NUEVA BASE PARA LA PROGRAMACIN

Definicin de Control

Sistemas de Control
Las estrategias para cada Proyecto/Negocio sern distintas. Las herramientas y metodologas de gestin a utilizar no sern siempre las mismas. Se establecen el marco de criterios, metodologas y herramientas para el diseo del modelo de gestin de cada Proyecto.

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Sistemas de Control
PRESUPUESTO
OPORTUNI DAD DE NEGOCIO ANALISIS DEL NEGOCIO VIABILIDAD FINANCIERA/ ACCIONISTA

EJE BSICO Planeamiento Programacin Control de Costos Control de Indicadores Control de Avance Logstica Control de Calidad Control Financiero Gestin Contractual

NEGOCIO

PRODUCTOS/SERVICIOS /PROYECTOS

CREACIN/ IMPLEMENTACIN DE LA EMPRESA/ NEGOCIO

DESARROLLO DEL NEGOCIO

EVALUACIN DEL NEGOCIO/ PLANES A FUTURO

EJECUCIN

PdR GA y RS

Estructura de desglose de trabajo

Organiza y define el alcance total al subdividir en paquetes de trabajo, que se pueden:
Programar Presupuestar Supervisar Controlar

Es la base para la Planificacin.

Sistema de informacin
Qu se requiere?
Estructura de Control Partidas de Cuentas Contables Control Mat MO EQ SC
Frente A Partida 1 Partida 2
Frente / Partida

Rubros
CI Total

Partida 3 Partida 4 Frente B Partida 1 Partida 2 Partida 5 Partida 6 Total

Es lo primero que se hace al empezar el proyecto/negocio Sirve para ordenar la informacin de avance y consumo de recursos

100%

Sistema de informacin
Qu se requiere?
Estructura de Control Sistema de toma de informacin de la operacin
REPORTES DE CONTROL

INFORMACIN DE AVANCE INFORMACIN DE RECURSOS

Sistema de informacin
Qu se requiere?
Estructura de Control Sistema de toma de informacin de la operacin Reportes e indicadores adecuados
REPORTE DE CONTROL DE PRODUCTIVIDAD (IP DE MO)
Proyecto: Semana: Fecha: Frente: 48 23 de Noviembre al 29 de Noviembre del 2012 OBRA TOTAL

ACUM SEMANA ACTUAL HH GANADAS Y PERDIDAS

PROYECTADO PARA EL SALDO 0.5900 0.4155 0.3000 0.5000 0.3000 0.0260 107.4600 120.0000 60.0000
ACUMULADO REAL PROYECTADO PARA TOTAL PROY A FIN EL SALDO DE OBRA

PRODUCTIVIDAD (RATIO)
CDIGO 0013 0015 0016 0019 0020 0022 0047 0003 0004 0007 PARTIDAS DE CONTROL CONCRETO PREMEZCLADO HABILITACIN DE ACERO ENCOFRADO REVOQUES Y ENLUCIDOS TARRAJEOS Y DERRAMES ACABADO DE LOSA COLOCACIN DE ACERO TOPOGRAFIA SUPERVISION CAPATACES ACARREO DE MATERIALES CON EQUIPO UND m3 kg m2 m2 m m2 kg sem sem sem META 0.6100 0.0150 0.4320 0.4000 0.5000 0.5000 0.0260 196.5810 134.7220 51.2820 ACUMULADO REAL 0.5960 0.0124 0.4115 0.2000 0.4374 0.2606 0.0236 153.9603 169.2923 55.8246 LTIMA SEMANA 0.6034 0.3807 0.1916 0.4495 0.2393 0.0210 127.0000 60.0000 60.0000

146.19 966.02 3,625.64 6,569.94 2,305.17 8,895.69 1,008.14 2,685.10 -2,247.07 -258.93

16.48 -0.00 173.45 14,872.48 0.00 1,158.57 0.00 3,297.48 323.88 -113.33

162.67 966.02 3,799.09 21,442.42 2,305.17 10,054.26 1,008.14 5,982.58 -1,923.19 -372.26

Resumen
PLANEAMIENTO ORGANIZ. EJECUCIN CONTROL

Definicin de Determina las Identificacin de Clculo de previstos estrategias de ejecucin medidas a utilizar restricciones Anlisis de brechas + aspectos para lograr lo que Interaccin Toma de acciones administrativos se desea produccin + correctivas Diseo de los sistemas Asignacin de soporte productivos Responsabilidades Mejora continua Factores claves de xito Ordenamiento y Herramientas Detalle macro coordinacin con de Medicin Anteponer reas de soporte Asegurar que

Disear Sistema de la operacin Flujo Ininterrumpido y Eficiente

se cumpla el Plan

Eficiencia del Sistema

Que no pare el Flujo

Aprender de las Interrupciones

Acciones orientadas primero al Flujo

Resumen
PLANEAMIENTO ORGANIZ. EJECUCIN CONTROL

La Eficiencia (del Sistema y de las Partes) ser consecuencia de:

Un sistema productivo bien diseado (planeamiento) Un flujo continuo (confiabilidad de la programacin) Optimizacin de los procesos (anlisis del trabajo) Toma acciones eficaces e informadas (control)

Resumen
Inicio de obra Gestin a la Fecha HOY Fin de obra Gestin del Saldo por Ejecutar

Avance Previsto

Recursos Previstos para el Avance Previsto

Valor Planeado Control de Avance

Recursos Previstos para el Avance Real

Valor Previsto Control de Costos Control de Productiv

Avance Real
Recursos Reales para el Avance Real Valor Real

Resumen
Total: 1,000m3 concreto x $2 = $2,000
Inicio de obra Gestin a la Fecha HOY Fin de obra Gestin del Saldo por Ejecutar

Avance Previsto
500m3 concreto

Recursos Previstos $1,000 para el Avance Previsto

Valor Planeado Control de Avance

SPI
1.2

Recursos Previstos para el Avance $1,200 Real

Valor Ganado Control de Costos Control de Productiv

Avance Real

CPI
1.1

600m3 concreto

Recursos Reales para el Avance $1,100 Real

Valor Real

Resumen
Atrasado + Ahorrando Plan 100% cumplido Atrasado + Perdiendo Adelantado + Perdiendo Adelantado + Ahorrando

SPI
1.2

CPI
1.1

EL COMUNICADOR Y LA EMPRESA DE COMUNICACIONES

Captulo Primero

EL COMUNICADOR Y LA EMPRESA DE COMUNICACIONES

INTRODUCCION:
Estos principios giran en torno al objeto que va administrar el comunicador, su tarea y el terreno donde los realizar. Terreno o escenario que presenta nuevos retos y formas de trabajar. Este captulo, reflexiona precisamente sobre eso, sobre los nuevos recursos, lenguajes y habilidades que debe tener en cuenta el comunicador para el desempeo eficiente de su trabajo como gerente de la comunicacin en las organizaciones.

Qu queremos comunicar?
En este mundo nada es verdad o mentira. Todo es segn de color del cristal con que se mira... La verdad es lo que es y sigue siendo verdad aunque se piense al revs.

Qu es comunicar?
No solo es distribuir la informacin (sntesis significativa de un saber al servicio de las personas) es intercambiar conocimientos con otras personas y es por lo tanto un proceso de doble sentido. Su finalidad es que otras personas adquieran un conocimiento que no tiene y que este les permita actuar bien y libremente.

Tipos de comunicacin Formal: donde se sigue la cadena de autoridad. Puede ser descendente, ascendente o lateral. Informa o espontanea: es la que no est reglada en la organizacin. Incluye al chisme.

La comunicacin y Eficacia
Comunicacin y eficacia: contribuye a que las personas hagan mejor su trabajo. Se comunica para logar mejores resultados. Lo que se espera de las personas: Metas y resultados (Qu?, Cundo?, Cunto?). Lo que las personas recibirn de la organizacin: incentivos y remuneraciones (Cules?, Cunto? Y A qu nivel de productividad?).

La comunicacin y Atractividad
Comunicacin y Atractividad: influye en la medida que contribuye a que las personas sientan una mayor satisfaccin por el hecho de realizar su trabajo. Comunicacin que logre transmitir y destacar el valor de la experiencia profesional en el campo, las posibilidades de desarrollo futuros (ascensos, promociones, formacin profesional, etc.). Debe ser muy clara y verdadera.

Fines de la comunicacin en la empresa

Para que las personas realicen mejor su trabajo: explicacin de objetivos, responsabilidades, procesos. Para que las personas se sientan satisfechas: desempeo, incentivos, lnea de carrera. Para que las personas se sientan ms identificadas con la organizacin: importancia del servicio ofrecido por la institucin, responsabilidad social de la empresa, etc.

La Gestin de la organizacin

En muchas oportunidades el profesional de la comunicacin y el periodista tendr en sus manos los manejos de recursos (tanto fsicos como humanos). Asumir este tipo de roles demanda, en consecuencia, tener unos mnimos conocimientos sobre asuntos distintos a los de su profesin y adquirir una serie de habilidades que, preferiblemente son muchos los frentes en los que estos profesionales pueden entrar a tener tareas de corte administrativo: gestionando contenidos, venta del producto, publicidad, recursos financieros, recursos humanos.

Desarrollar nuevas habilidades

En su sentido ms puro es gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Es decir, dar orden y una correcta disposicin a todo aquello susceptible de tenerlos. En este marco terico, la administracin del plan estratgico de comunicaciones es apenas una de las actividades que podra bien desarrollar el profesional en mencin. Entonces, hay mucho para administrar: recursos humanos, recursos financieros, recursos comerciales y ms.

La Necesidad del equipo

Para el gestor de empresas, ello constituye mucho ms que una simple premisa. Es casi un imperativo. En la formacin de un equipo tienen que estar presentes personas con habilidades complementarias: tcnico-funcionales, de resolucin de problemas y toma de decisiones y con capacidades para establecer relaciones interpersonales

Y a la hora de disear la estrategia, la conformacin del equipo de trabajo es fundamental, pero ms aun reconocer y gestionar el talento, lo que es sumamente complejo; conformar un buen equipo es evidenciar que ha sido identificado el perfil de cada uno de sus miembros y que se ha hecho total claridad de cul ha de ser el aporte que har a la organizacin. En cuanto a la retencin, por ejemplo, un estudio de APD y Hay Group, muestra que lo principales motivos de atraccin del talento son el desarrollo profesional (20%), trabajar en una empresa lder (14%) y trabajar en una innovadora (13%). Sin embargo, el factor de la alta retribucin solo es un motivo principal en un 7% de los casos. Esto, a manera de referencia porque lo importante es conocerlas pues de ello depender el hoy denominada gestin de talento.

Y no solo en de la empresas de comunicacin, sino el de toda organizacin interesada en llevar a cabo un trabajo integral, en aras de la bsqueda de resultados que satisfagan intereses de unos y otros.

La cultura de la planeacin

Tanto a los recursos fsicos como a los recursos humanos. Para ello vale la pena explorar cada una de las actividades que el gestor ha de tener en cuenta al formular un esquema de planeacin:

Definicin de las prioridades, a partir de la asignacin de recursos. Es nada ms y nada menos que alinear los objetivos del negocio, haciendo la revisin de los presupuestos frente a factores extrnsecos e intrnsecos de la organizacin.
En desarrollo de la planeacin es posible establecer una serie de actividades que permitan monitorear el desempeo de las personas y el cumplimiento de los objetivos, calendario en mano y con la definicin de alcances.

Ideas geniales, estrategias geniales

El objetivo de la estrategia consiste en derrotar a la competencia; recuerda que eres buen directivo si propones metas valiosas y atractivas, y generas pasin y entusiasmo en tu gente.

Sabe Ud. Escuchar?

La comunicacin ascendente y descendente son vitales para la empresa.

Verifica Ud. Si ha sido correctamente entendido.

Escucha Ud.las preguntas de sus subordinados y/o piensa que con lo que Ud. expres tuvieron suficiente?

Permite Ud. Que le hagan preguntas difciles?