Seminario Gestao Fiscalizacao de Contratos 26-11-09 PM Serra

SECRETARIA DE ESTADO DE CONTROLE E TRANSPARNCIA
GOVERNO DO ESTADO DO ESPRITO SANTO
IV SEMINRIO DE GESTO E FISCALIZAO DE CONTRATOS

PALESTRANTE: M IVONETE BEZERRA DE S THIEBAUT
AUDITORA DO ESTADO COORDENADORA DE AUDITORIA
IV SEMINRIO DE GESTO E FISCALIZAO DE CONTRATOS Vitria, 09-07-2009
O que SECONT?
PODER EXECUTIVO ESTADUAL GOVERNADOR
GOVERNADORIA
PGE
SEDU FAMES
SECONT
SESP SEGER ESESP SOCIEDADE DE ECONOMIA MISTA
D I R E T A
A D M P B L I C A
SECRETARIAS
AUTARQUIAS
DETRAN
EMPRESA PBLICA
I N D I R E T A
OBJETIVOS GERAIS
Conscientizar os servidores sobre a importncia e a necessidade de se acompanhar e controlar adequadamente a execuo dos contratos; Minimizar a incidncia de falhas decorrentes de deficincia no acompanhamento e na fiscalizao da execuo dos contratos; Maximizar o aproveitamento das contrataes pblicas atravs de adequado acompanhamento e fiscalizao da execuo dos contratos;
Fornecer aos servidores Orientaes prticas acerca das regras e procedimentos legais que devem ser observados no acompanhamento da execuo dos contratos firmados pela Administrao pblica;
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Identificar os mecanismos de controles adotados pela Administrao para gerenciar e fiscalizar os contratos firmados;
Avaliar a pertinncia dos controles institudos sob os aspectos da eficincia, eficcia e efetividade;
Recomendar aes de controle necessrias ao adequado acompanhamento e fiscalizao da execuo dos contratos firmados;
Auxiliar os Gestores no desempenho das atividades relacionadas ao gerenciamento das contrataes, mediante edio de normativos legais, promoo de treinamentos especficos, orientao tcnica, etc...;
Disseminar as boas prticas entre os demais rgos/entidades do Estado;

Incentivar a realizao do cadastramento de todos os contratos firmados pelos rgos, com os respectivos aditivos, em meio digital Planilha Eletrnica a fim de viabilizar a adequada insero desses dados no SIGA.
ASPECTOS AVALIADOS
PERFIL DOS GESTORES E FISCAIS DE CONTRATOS SISTEMA DE CONTROLE DOS CONTRATOS CONHECIMENTO DA LEGISLAO APLICVEL AOS CONTRATOS OBSERVNCIA REGULARIDADE FISCAL, TRABALHISTA E PREVIDENCIRIA SUBORDINAO HIERRQUICA DOS EMPREGADOS TERCEIRIZADOS EXIGNCIA DE ADOO, PELA CONTRATADA, DE ADEQUADO CONTROLE DE SEUS EMPREGADOS SANO AOS CONTRATADOS CONFERNCIA DOS VALORES DEVIDOS MECANISMOS DE AVALIAO DA QUALIDADE DOS SERVIOS PRESTADOS
PRINCPIOS CONSTITUCIONAIS QUE REGEM A ADMINISTRAO PBLICA ART. 37
Legalidade Impessoalidade Moralidade Publicidade Eficincia

7
LEI N 8.666/93
Regulamenta o inciso XXI do art. 37 da Constituio Federal, instituindo normas para licitaes e contratos.
Todas as aquisies realizadas pela Administrao Pblica esto sujeitas s normas da Lei n 8.666/93.
Acompanhamento e Fiscalizao da Execuo dos Contratos

Lei n 8666/93 - Art. 67
Exigncia do acompanhamento e fiscalizao da execuo dos contratos firmados por um representante da Administrao especialmente designado.
CONTRATO
todo e qualquer ajuste entre rgos ou entidades da Administrao Pblica e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formao de vnculo e a estipulao de obrigaes recprocas, seja qual for a denominao utilizada.
(Lei n 8.666/93 art. 2 nico)
10
GERENCIAMENTO DE CONTRATOS COMPETNCIA LEGAL
REA ADMINISTRATIVA OU SETOR DE CONTRATOS
11
FISCALIZAO DA EXECUO DOS CONTRATOS
COMPETNCIA LEGAL
SERVIDOR COM A QUALIFICAO TCNICA COMPATVEL COM O OBJETO CONTRATADO PODE SER DE OUTRO SETOR E DEVER ATUAR IN LOCO
O B S
Um mesmo servidor poder gerenciar e fiscalizar um contrato

12
GESTO DE
FISCALIZAO DO CONTRATO
CONTRATOS
13
Gestor do Contrato
Alm de conhecimentos tcnicos, o gestor de contratos deve conhecer e utilizar ferramentas e instrumentos gerenciais adequados s especificidades do(s) contrato(s) que gerencia (Jacoby)
14
Gestor do Contrato
o servidor que, vinculado a um rgo pblico, designado para acompanhar a execuo dos contratos firmados e promover as medidas necessrias fiel execuo das condies previstas no ato convocatrio e no prprio instrumento de contrato (Jacoby);
15
Gestor do Contrato
Entre as diversas atribuies do Gestor, vale destacar a importncia da sua atuao em relao s alteraes dos termos contratuais nas diversas possibilidades em que mostrarem necessrias(Jacoby)
16
Alterao Contratual
Toda e qualquer modificao no objeto contratado e demais disposies a ele relacionadas no regime de execuo, no prazo, no valor ou forma de pagamento do contrato e na garantia financeira oferecida
17
Requisitos
Todas as alteraes devem visar melhoria das condies contratuais e ao suprimento das necessidades do rgo;
Modificaes = Termo Aditivo

18
Gestor do Contrato
Alm de conhecimentos tcnicos, o gestor de contratos deve conhecer e utilizar ferramentas e instrumentos gerenciais adequados s especificidades do(s) contrato(s) que gerencia (Jacoby)
19
Gestor do Contrato
o servidor que, vinculado a um rgo pblico, designado para acompanhar a execuo dos contratos firmados e promover as medidas necessrias fiel execuo das condies previstas no ato convocatrio e no prprio instrumento de contrato (Jacoby);
20
Gestor do Contrato
Entre as diversas atribuies do Gestor, vale destacar a importncia da sua atuao em relao s alteraes dos termos contratuais nas diversas possibilidades em que mostrarem necessrias(Jacoby)
21
Toda e qualquer modificao no objeto contratado e demais disposies a ele relacionadas no regime de execuo, no prazo, no valor ou forma de pagamento do contrato e na garantia financeira oferecida
Alterao Contratual
22
Todas as alteraes devem visar melhoria das condies contratuais e ao suprimento das necessidades do rgo; As modificaes na execuo do contrato, para que sejam admitidas, exigem a formalizao do devido aditivo
Requisitos
23
AJUSTES FINANCEIROS NOS CONTRATOS
Reajustes
Aplicao de ndices em frao pr-determinada de tempo = correo monetria
Reviso / Realinhamento
Busca do equilbrio inicial do contrato (reequilbrio econmico-financeiro = relao entre os componentes da planilha de custos) = imprevisibilidade
Repactuao
Acordo entre as partes contratantes de novo valor aps o decurso de tempo mnimo, de acordo com alterao do salrio normativo da categoria profissional prevista em Conveno Coletiva
24
Atribuies do Gestor do Contrato em relao s alteraes contratuais:
evitar a alterao contratual, porm, se tal for necessria, atuar de forma a impedir danos ao Errio;
verificar
a real necessidade de alterao contratual e opinar sobre a convenincia ou no da aceitao ou imposio;

envidar
esforos para que as alteraes sejam formalizadas no devido tempo.

25
Somente atravs de um correto gerenciamento do contrato que ser possvel torn-lo mais eficiente e adequado ao interesse da sociedade.
26
Fiscalizao da Execuo dos Contratos
DESIGNAO FORMAL
C R I T R I O S
QUALIFICAO CONHECIMENTO DO OBJETO PERFIL PROFISSIONAL
NO
ATESTADOR DE NOTA FISCAL
27
FATO
comum se deparar com situaes em que a pessoa que atesta a nota contesta sua responsabilidade em relao entrega do objeto contratado uma vez que ele apenas atesta a nota.
28

INSTRUO NORMATIVA MPOG/SLTI N 2, DE 30 DE ABRIL DE 2008
(Publicada no DOU em 2/5/2008)
Dispe sobre regras e diretrizes para a contratao de servios, continuados ou no.
Revoga a IN MARE N 18/1997
29

IN MPOG/SLTI N 2/2008
ANEXO IV GUIA DE FISCALIZAO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAO
FISCALIZAO
INICIAL DIRIA MENSAL ESPECIAL
30
Aes Bsicas da fiscalizao da execuo dos contratos de prestao de servios IN MPOG/SLTI N 2/2008 : ANEXO IV GUIA DE FISCALIZAO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAO
F I S C A L I Z A O ELABORAR PALNILHA-RESUMO DE TODO O CONTRATO (n de empregados,
nomes, CPF, funo, salrio, adicionais, gratificao, benefcios vale-transporte, auxilio-alimentao horrio de trabalho, frias, licenas, faltas ocorrncias, horasextras, etc)
I N I C I A L
CONFERIR AS ANOTAES NA CTPS (por amostragem) CONSULTAR EVENTUAIS OBRIGAES CONSTANTES DAS CCT; VERIFICAR CONDIES DE ISALUBRIDADE OU PERICULOSIDADE; (EPI, ADICIONAIS)
31
F I S C A L I Z A O ELABORAR PALNILHA-MENSAL (nomes, CPF, funo, dias efetivamente
trabalhados, horas-extras, frias, licenas, faltas ocorrncias, etc);
M E N S A L
Exigir da empresa cpias das folhas de ponto, comprovantes de pagamento de salrios, vale-transporte, auxilio alimentao;
Exigir cpia dos comprovantes dos recolhimentos dos encargos sociais (INSS e FGTS) e regularidade fiscal CONFORME IN AGE N 01/2008;
32
F I S C A L I Z A O CONFERIR quais empregados esto prestando servios e quais funes. (Anotar na PLANILHA-MENSAL);
D I R I A
Verificar o cumprimento da jornada de trabalho;
EVITAR ordens diretas aos terceirizados TRATAR COM O PREPOSTO;
EVITAR toda e qualquer alterao na forma de prestao de servios;

33
F I S C A L I Z A O OBSERVAR a data-base da categoria prevista na CCT;
E S P E C I A L
CONTROLE das frias e licenas na Planilha-Resumo;
OBSERVAR o respeito pela empresa s estabilidades provisrias (cipeiro, gestante, estabilidade acidentria);
34
SMULA N 331 - TST 331 - Contrato de prestao de servios. Legalidade (Reviso da Smula n 256 - Res. 23/1993, DJ 21.12.1993. Inciso IV alterado pela Res. 96/2000, DJ 18.09.2000)
I - A contratao de trabalhadores por empresa interposta ilegal, formando-se o vnculo diretamente com o tomador dos servios, salvo no caso de trabalho temporrio (Lei n 6.019, de 03.01.1974).
35
II - A contratao irregular de trabalhador, mediante empresa interposta, no gera vnculo de emprego com os rgos da administrao pblica direta, indireta ou fundacional (art. 37, II, da CF/1988).
36
III - No forma vnculo de emprego com o tomador a contratao de servios de vigilncia (Lei n 7.102, de 20.06.1983) e de conservao e limpeza, bem como a de servios especializados ligados atividade-meio do tomador, desde que inexistente a pessoalidade e a subordinao direta.
37
SMULA N 331 - TST

331 - Contrato de prestao de servios. Legalidade (Reviso da Smula n 256 - Res. 23/1993, DJ 21.12.1993. Inciso IV alterado pela Res. 96/2000, DJ 18.09.2000) IV - O inadimplemento das obrigaes trabalhistas, por parte do empregador, implica a responsabilidade subsidiria do tomador dos servios, quanto quelas obrigaes, inclusive quanto aos rgos da administrao direta, das autarquias, das fundaes pblicas, das empresas pblicas e das sociedades de economia mista, desde que hajam participado da relao processual e constem tambm do ttulo executivo judicial
(art. 71 da Lei n 8.666, de 21.06.1993).
38
Lei n 8666/93 - Art. 68
O contratado dever manter preposto, aceito pela Administrao, no local da obra ou servio, para represent-lo na execuo do contrato.
39
CONTRATOS DE PRESTAO DE SERVIOS MEDIANTE CESSO DE MO-DE-OBRA
O QUE SE CONTRATA
SERVIO
NO
PESSOAS
40
Termo de Encerramento - FORMAL

Documento firmado junto ou aps o trmino da relao contratual; Deve registrar as condies de trmino da relao; Preferencialmente deve conter as quitaes havidas; Deve ser assinado por partes autorizadas.
41
1. GESTO DE CONTRATOS
Item Atribuies Bsicas do Gestor Lei
Lei 8666/93 1.01 Instituir mecanismo de controle de art. 60 numerao seqencial cronolgica dos contratos firmados por exerccio. Lei 8.666/93 1.02 Providenciar a publicao do resumo art. 61 nico e na Imprensa Oficial no prazo legal. IN-AGE n 001/2003
1.03 Registrar (utilizando um carimbo adequado) no contrato a data da respectiva publicao do resumo no Dirio Oficial, mantendo cpia da publicao anexa.
Lei 8.666/93 art. 60
42
Item 1.04 Atribuies Bsicas do Gestor Manter arquivo organizado com uma via de cada contrato firmado. Registrar em sistema de controle adequado, os contratos em execuo e os respectivos perodos de vigncia. Cobrar, das empresas contratadas a garantia referente execuo do contrato.
Lei
Lei 8666/93 art. 60 Lei 8666/93 art. 57 e 60
1.05
1.06
Lei 8.666/93 art. 55, VI
43
Item
1.07
Atribuies Bsicas do Gestor

Arquivar, em lugar seguro, aps o registro contbil no SIAFEM e a adoo dos controles internos pertinentes, os documentos originais das modalidades de garantias oferecidas (Carta de Fiana e Seguro-Garantia), deixando nos autos apenas uma cpia dos referidos documentos. Designar FORMALMENTE o servidor responsvel pelo acompanhamento da execuo do contrato. Registrar, em sistema de controle adequado, o nome do servidor designado responsvel pelo ao acompanhamento da execuo do contrato.
Lei
Lei 8666/93 art. 56, 4
1.08
Lei 8666/93 art. 67 Lei 8.666/93 art. 67

44
1.09
Item
1.10

Capacitar, adequadamente, o servidor responsvel pela execuo do contrato acerca das suas responsabilidades e das disposies legais aplicveis. Iniciar, em tempo hbil, os procedimentos necessrios prorrogao dos contratos em vigor ou a realizao de nova contratao, de forma que no ocorra interrupo dos servios contratados. Viabilizar as alteraes contratuais necessrias acompanhadas das devidas justificativas Aditivos, Apostilamentos, Retificaes, etc.
Lei
Lei 8666/93 art. 67
1.11
Lei 8666/93 art. 57
1.12
Lei 8.666/93 art. 65
45
Item
1.13

Adotar as medidas cabveis para a aplicao das sanes previstas, nos casos inexecuo total ou parcial do contrato, respeitados o contraditrio e a ampla defesa e a competncia legalmente atribuda ao agente pblico. Conferir, cuidadosamente, os documentos apresentados relativos cobrana pelos servios prestados, checando: o quantitativo, os clculos, os valores, a descrio, etc., confrontando-os com os registros prprios relativos ao efetivo acompanhamento dos servios prestados (*).
Lei
Lei 8666/93 art. 87
1.14
Lei 8666/93 art. 66 Lei 4320/64 Art. 63
46
2. FISCALIZAO DA EXECUO DOS CONTRATOS

Item Atribuies Bsicas do Fiscal Lei
Lei 8666/93 art. 67 Lei 8.666/93 art. 67 1
2.01 Acompanhar in loco a efetiva realizao dos servios prestados. 2.02 Anotar, em registro prprio todas as ocorrncias relacionadas execuo do contrato (inclusive as boas prticas). 2.03 Determinar, ao preposto da contratada, as aes necessrias correo de faltas e/ou defeitos observados.
Lei 8.666/93 art. 67 1
47

Item Atribuies Bsicas do Fiscal Lei
Lei 8666/93 art. 67 2 Lei 8.666/93 art. 76
2.04 Solicitar, em tempo hbil, ao superior hierrquico a adoo de providncias que ultrapassem a sua competncia. 2.05 Rejeitar, no todo ou em parte, os servios executados em desconformidade com os termos contratuais. 2.06 Comunicar ao Setor de Contratos (Gestor dos Contratos) as ocorrncias passveis de punio nos termos do art. 87 da Lei n 8.666/93.
Lei 8.666/93 art. 87
48

Item
2.07
Atribuies Bsicas do Fiscal

Conferir, cuidadosamente, os documentos apresentados relativos cobrana pelos servios prestados, checando: o quantitativo, os clculos, os valores, a descrio, etc. confrontando-os com os registros prprios relativos ao efetivo acompanhamento dos servios prestados (*). Exigir, mensalmente, a apresentao da GFIP correspondente aos empregados relacionados ao contrato. Atestar a efetiva realizao do objeto contratado para fins de pagamento das faturas correspondentes.
Lei
Lei 8666/93 art. 66 Lei 4320/64 art. 63 Lei 8.666/93 art. 71 2 Lei 8.666/93 art. 67 e 73
2.08
2.09
49
RESULTADO OBSERVADO
AUDITORIAS REALIZADAS DURANTE O EXERCCIO 2008/2009 Avaliao dos controles internos adotados na Gesto e Fiscalizao dos Contratos
50
RESULTADO OBSERVADO
PERFIL DOS GESTORES E FISCAIS DE CONTRATOS
CARGOS COMISSINADOS
NO ORIENTADO PARA AS FUNES

BOA FORMAO ACADMICA NM / ES
51
RESULTADO OBSERVADO
SISTEMA DE CONTROLE DOS CONTRATOS
PLANILHA EXCEL INFORMAES SIAFEM DESATUALIZADAS ELEVADO % DE FISCAIS DE CONTRATOS SEM COPIA DO CONTRATO
52
RESULTADO OBSERVADO
SISTEMA DE CONTROLE DOS CONTRATOS
OBRIGAES CONTRATUAIS DESCUMPRIDAS Fornecimento de uniforme Identificao dos empregados por meio de crachs Apresentao da garantia referente prorrogao da vigncia
53
RESULTADO OBSERVADO
CONHECIMENTO DA LEGISLAO APLICVEL AOS CONTRATOS
Pouca familiaridade, por parte dos fiscais, com a legislao bsica que rege as contrataes pblicas Lei n 8.666/93
54
RESULTADO OBSERVADO
OBSERVNCIA REGULARIDADE FISCAL, TRABALHISTA E PREVIDENCIRIA
Falta de comprovao das rescises contratuais Ausncia de recolhimento das retenes relativas ao INSS e ISS Ausncia de pagamento do FGTS No apresentao do Protocolo de Envio de Arquivos emitido pela Conectividade Social Ausncia de GFIP
55
RESULTADO OBSERVADO
SUBORDINAO HIERRQUICA DOS EMPREGADOS TERCEIRIZADOS
Orientao para o desempenho das atividades, Determinao de atribuies (ordens) = CONTRATADA/PREPOSTO % ELEVADO = CONTRATANTE
configura subordinao = gera demanda trabalhista sujeita ao regressiva

56
RESULTADO OBSERVADO
EXIGNCIA DE ADOO, PELA CONTRATADA, DE ADEQUADO CONTROLE DE SEUS EMPREGADOS
Resposta = exige! Prtica/Fato = realizada pelos fiscais
57
RESULTADO OBSERVADO
CONFERNCIA DOS VALORES DEVIDOS
GFS
58
RESULTADO OBSERVADO
MECANISMOS DE AVALIAO DA QUALIDADE DOS SERVIOS PRESTADOS
Inexistncia de mecanismo apropriado de avaliao da qualidade dos servios prestados

CRITRIOS SUBJETIVOS
59
RESULTADO OBSERVADO
SANO AOS CONTRATADOS
Baixa incidncia Falta registro formal das ocorrncias
60
SNTESE DAS PRINCIPAIS IRREGULARIDADES OBSERVADAS
Desconhecimento, por parte de alguns fiscais de contratos, dos normativos legais que regem as contrataes pblicas e as relaes trabalhistas;
Orientao direta, pelo fiscal, aos empregados da empresa prestadora de servio terceirizado no desempenho de suas atribuies;
Deficincia dos mecanismos de controle adotados para acompanhamento e fiscalizao dos contratos; Descumprimento, por parte dos contratados, de obrigaes contratuais pactuadas;
61
SNTESE DAS PRINCIPAIS IRREGULARIDADES OBSERVADAS
Inobservncia s obrigaes trabalhistas e previdencirias relativamente aos contratos de servios terceirizados com disponibilizao de mo-de-obra; Ausncia de registro das desconformidades decorrentes do descumprimento das obrigaes pactuadas para aplicao das sanes previstas nos contratos Inexistncia de avaliao sistematizada da qualidade dos servios prestados. Indisponibilidade do instrumento contratual para o servidor responsvel pela fiscalizao;
62
RECOMENDAES
Registrar no SIAFEM, as garantias decorrentes de todos os contratos
celebrados e suas alteraes;
Instituir mecanismos de controle que garantam o cumprimento, pelos contratados, das obrigaes fiscais, trabalhistas e sociais (INSS e FGTS), conforme estabelecido na IN AGE n 001/2008;
Capacitar, continuamente, os servidores responsveis pela gesto e fiscalizao da execuo dos contratos, instruindo-os acerca dos normativos legais aplicveis s contrataes e conscientizando-os de suas responsabilidades; Instituir mecanismos de controle que garantam o recebimento, pelos responsveis pela fiscalizao da execuo dos contratos, de cpia com o inteiro teor do instrumento contratual;
63
RECOMENDAES
Avaliar os servios prestados, utilizando-se critrios objetivos, que possibilitem a melhoria contnua desses servios; Exigir que as empresas contratadas: - viabilizem a atuao efetiva do preposto para atendimento s demandas inerentes s contrataes; - treinem os empregados para as funes que estes devero desempenhar; - forneam todos os equipamentos de trabalho e uniformes, nos termos dos contratos; Aplicar as sanes cabveis, de acordo com as disposies contratuais e legais, nos casos de descumprimento das obrigaes pactuadas; Utilizar documentos padronizados formulrios para facilitar o registro de todas as ocorrncias relacionadas execuo dos contratos;
64
RECOMENDAES
Definir um fluxo para a tramitao das informaes provenientes dos fiscais de contratos, a fim de que estas cheguem tempestivamente ao Gestor dos contratos, possibilitando a adoo das aes necessrias ao cumprimento das obrigaes reciprocamente assumidas; Cobrar das empresas contratadas a apresentao das garantias, inclusive referentes aos perodos de prorrogao de vigncia dos contratos, conforme prev a Lei n 8.66693, art. 55, VI e art. 56, 4; Organizar todas as informaes relativas aos contratos, afim de que essas informaes sejam cadastradas no SIGA com o grau de confiabilidade necessrio correta e adequada identificao das contrataes efetivadas; Conciliar, no SIAFEM, os saldos das contas de controle de contratos e efetuar as baixas dos saldos de contratos j encerrados e das garantias vencidas;
65
IMPORTANTE
Quando no se pode
fazer tudo o que se deve, deve-se fazer tudo o que se pode.
Max Frontin
66
M IVONETE BEZERRA DE S THIEBAUT COORDENADORA DE AUDITORIA N FUNCIONAL: 253279 TELEFONE: 3132-5366 e-mail: ivonete@secont.es.gov.br
67

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