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GESTO DE MUDANAS

Professora Ms. Daniele Gruska Benevides Prata


Psicloga Mestre em Administrao de Empresas

EM QUE CONSISTE A GESTO DE MUDANAS?

Aprimoramento de processos, ferramentas e tcnicas para gerenciar questes ligadas s pessoas em uma mudana de atitude para atingir o melhor resultado possvel.

Afinal, por que as organizaes mudam?


Por um conjunto de razes externas e internas, mas incontrolveis e inevitveis.

Principais Razes:
Mercado & Competitividade Inovaes Tecnolgicas Globalizao Necessidades Legais

Portanto, as organizaes mudam por uma questo de Sobrevivncia, para crescer e prosperar!

As organizaes e as pessoas

As organizaes so formadas por pessoas. Portanto, as Mudanas Organizacionais so operadas pelas pessoas. As pessoas tm que querer mudar.

A mudana atravs das pessoas


Mudana significa quebrar e alterar relacionamentos com coisas que prezamos. A perda de controle pode custar muito no mbito pessoal

Sentimento de Perda Medo da mudana

Medo do Desconhecido

Medo de Perder: Controle Confiana Competncia Poder etc.

Gerenciando a transio
Geralmente as pessoas resistem a transio e no s mudanas em si.

Desenvolver e colocar em prtica o plano da

mudana eficaz; Identificar os influenciadores no processo de transio; Desenvolver e implementar estratgias para gerenciar finalizaes e perdas; Desenvolver estratgias para guiar as pessoas atravs da regio neutra; Desenvolver estratgias para ajudar as pessoas a criarem um novo comeo.

Objetivo da Gesto da Mudana


O objetivo do Gerenciamento da Mudana ter uma abordagem equilibrada dos aspectos tcnicos e organizacionais, visando minimizar as possveis resistncias e obter uma transformao mais eficaz, completa, em menor tempo.

A Gesto da Mudana indica o caminho


A abordagem equilibrada de aspectos tcnicos e organizacionais contribui para uma transformao mais rpida e completa.

Mudana Integrada
+

performance

Expectativas Altas Esforo de realizao e complexidade

Transio Pura
Comprometimento com a mudana

Confuso

tempo
Resistncia

Desespero

As resistncias podem ser trabalhadas atravs de aes pr-ativas

Resistncia devido ao desconhecido Resistncia de pessoas-chave Falta de razo clara para o projeto Incertezas sobre habilidades disponveis Implementao de um sistema

Comunicao Gerenciamento de Influenciadores

Direo / Viso da mudana


Anlise das demandas de treinamento Execuo do Treinamento

Abordagem da Gesto da Mudana


Plano de Suporte ps-implantao

Gesto de Influenciadores

Gesto da aprendizagem dos usurios finais

Minimizando os riscos do projeto e maximizando sua aceitao e resultados

Impactos Organizacionais

Comunicao Formao de Equipe

Gesto da Mudana Fases do Projeto


Modelagem Realizao Preparao do Projeto Preparao Final
Pessoas
Ascendant
SAP

Go Live e Suporte

Processos Knowledge Tecnologia

Impactos Organizacionais Comunicao

Influenciadores

Desenvolvimento equipe / transf . Conhec . Treinamento usurios finais

Plano

suporte

Objetivos da Comunicao
Comunicao

A comunicao um dos mecanismos mais importantes para ajudar as pessoas a se adaptarem s mudanas dos processos e novas formas de trabalho. Um processo de comunicao saudvel e claro uma das atividades mais importantes na sustentao do projeto. Ele deve explicar o que est sendo feito, como as pessoas sero envolvidas, alavancar uma maior motivao e celebrar os acontecimentos.

Comunicao - Fases da Comunicao


O diagrama abaixo resume as expectativas do pblico, estratgias e objetivos gerais das mensagens nas quatro fases:
Entendimento Desconhecimento dos objetivos, benefcios e escopo do projeto Expectativa do pblico Expectativas no realistas Rumores e boatos Questionamento Medo do desconhecido Inquietao quanto ao impacto pessoal Questionamento quanto ao engajamento pessoal Aceitao Reconhecimento dos benefcios pessoais Valor para a organizao entendido Curiosidade em usar a nova tecnologia Sustentao Mudana internalizada Comportamento de suporte

Estratgia

Promoo da Mudana Assegurar que as razes para mudana estejam claras para todos

Desenvolvimento Promover canais de comunicao que permitam feed-back contnuo entre as partes

Motivao e suporte Motivar as pessoas em deixar o mtodo antigo Influenciar as pessoas para os novos mtodos Convocar para o Treinamento e capacitao

Reforo e manuteno Reforar o comportamento/ conhecimento adequado a nova organizao Promover e consolidar a nova cultura Celebrar o sucesso

Objetivos

Iniciar preparao das pessoas para mudana

Plano de Comunicao
Abordagem Divulgar, atravs dos meios de comunicao disponveis na organizao, informaes sobre as atividades do projeto. Estratgia Elaborar aes por fase do projeto, elenc-las com aes de comunicao que possibilitem o entendimento de cada fase, e que facilitem o desenvolvimento e produo de material de divulgao quando necessrio. Componentes do Plano: Definio dos canais de comunicao Definio do Pblico Alvo Identificao das mensagens

Conceito de Impactos Organizacionais


Impactos Organizacionais

MUDANAS em uma organizao ocorrem por um conjunto de razes externas e internas, mas incontrolveis e inevitveis. Tais mudanas geram IMPACTOS que devem ser TRATADOS, garantindo que o processo de transio no seja prejudicado.

Impactos Organizacionais Dimenses de Anlise


Pessoas e Cultura
Perfis; Conhecimentos e habilidades. Formas de trabalho; Criao, eliminao e transferncia de tarefas; Alterao significativa em alguma tarefa; Criao e Alterao de novos controles e indicadores de desempenho.

e s

Processos

d e

Estrutura e Postos de Trabalho

reas mais impactadas pelos processos e sistemas, e mudanas necessrias; Postos de trabalhos criados ou afetados. Papis e responsabilidades Identificao de potencial criao, eliminao e alterao de normas, procedimentos e polticas; Procedimentos de aprovao/ alada.

Normas e Procedimentos

A n l i

Impactos Organizacionais - por que falar deles?


Reviso/alterao Polticas, Normas e Procedimentos Direcionamento para Capacitao dos usurios finais

Anlise dos Impactos Organizacionais

Aes de comunicao

Direcionamento para alteraes na estrutura futura

Objetivo da Gesto dos Influenciadores


Gesto de Influenciadores

Todo processo de transformao acarreta preocupaes e resistncias, sendo a Gesto dos Influenciadores responsvel por identificar e acompanhar os formadores de opinio da organizao (indivduos ou grupos) de forma a trazer para o projeto o apoio e suporte dessas pessoas (grupos) que sero, em ultima instncia, afetados em um novo modelo.

Desenvolvimento da equipe

Formao de Equipe

A frente de Gerenciamento da Mudana responsvel por desenhar, coordenar e facilitar as atividades da equipe realizadora com a equipe do projeto, de forma a fornecer subsdios para a integrao entre as equipes, desenvolvendo habilidades essenciais para o trabalho em equipe.

EQUIPE REALIZADORA

Abordagem
Realizar atividades/eventos e ou aes de integrao, para promover o alinhamento e comprometimento da equipe. Estas atividades devem ter a participao de todos, e a periodicidade pode ser a cada mudana de fase do projeto, ou esporadicamente, dependendo da necessidade percebida pela equipe de gerenciamento da mudana, em comum acordo com a gerncia do projeto. Exemplo de atividades realizadas para o Projeto Integrao:

Kick off do Projeto (incio e fim de fase) Pesquisas de Clima e acompanhamento das aes decorrentes Criao do Mural

Objetivo do Suporte psimplantao


Plano de Suporte ps-implantao

Apoiar os usurios em toda operao do sistema e corrigir erros no detectados durante as fases de testes e treinamento.

Treinamento dos usurios finais por etapas


1 2 3 4

Desenvolver a estratgia
Levantamento da situao atual e definio da estratgia do treinamento dos usurios finais.

Desenhar o Programa
Definio e desenho do currculo (catlogo de cursos).

Desenvolver o Prottipo
Definir um tema e elaborar um modelo dos materiais de treinamentos a serem utilizados.

Desenvolver os Materiais de Treinamento

Confeco dos manuais, base de dados, materiais dos cursos.

Executar o Programa
Implementao do programa de treinamento.

Avaliar o Programa
Avaliao de performance, com o objetivo de revisar mtodos e ferramentas utilizadas.

Riscos de um treinamento inadequado


Usurios com baixa performance Treinamento Funcional e/ou Tcnico Incompleto Usurios Frustrados ao utilizarem o sistema Processos de negcio com baixa performance Empresa no atinge os benefcios esperados Impactos Negativos no Servio aos Clientes

Transferncia do Conhecimento Incompleta

Pessoas Culpam o Novo Sistema

Usurios perdem a confiana

Necessidade de retreinar os usurios para obter: Segurana com o novo sistema Confiana no uso de suas habilidades

Materiais de Treinamento a serem utilizados


Informaes Conceituais

Informaes conceituais sero fornecidas para comunicar os novos processos de negcio e os impactos de um sistema integrado nos processos e funes da empresa.
Instrues passo-a-passo
Step 1 Step 2 Step 3

As instrues criadas atravs do template (Scripts) contem informaes detalhadas de como realizar as tarefas passo-apasso no sistema.

Os exerccios permitem que os usurios pratiquem a utilizao do sistema no ambiente de sala de aula onde podem receber ajuda imediata e Exerccios feedback dos instrutores. A prtica da utilizao do sistema crtica para garantir a transferncia do conhecimento. Os guias de referncia rpida pemitem aos usurios finais o acesso a informaes pertinentes enquanto esto no ambiente de Quick Reference produo. Informaes gerais e fluxos do Guide processo de negcio so exemplos de informaes que podem ser referenciadas para os usurios finais num formato amigvel. Procedimentos Nos procedimentos os usurios podero ter uma viso clara de como ser a nova rotina de trabalho das reas.
Step 1 Step 2

OBRIGADA!